BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada era globalisasi, perkembangan teknologi dan informasi sedang mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat. Pemanfaatan teknologi informasi dapat memberikan bantuan yang sangat berguna bagi perusahaan dalam meningkatkan dan memaksimalkan kinerja setiap divisi yang terdapat di dalamnya. Oleh karena itu, semakin banyak pula eksekutif perusahaan yang menyadari hal ini berupaya untuk menerapkan teknologi informasi tersebut di dalam perusahaannya. Seiring dengan semakin banyaknya perusahaan baru yang lahir dan berkembang pesat serta ditunjang dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih,
mengakibatkan
semakin
ketatnya
persaingan
dalam
dunia
perekonomian. Persaingan yang dihadapi perusahaan tidak hanya berasal dari dalam negeri saja tetapi juga harus bersaing dengan perusahaan – perusahaan asing di tingkat global. Perusahaan harus melakukan perbaikan secara berkesinambungan untuk dapat terus bersaing. Oleh karena itu, strategi dan proses bisnis yang sudah tidak sesuai dalam merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat harus diganti dan terus diperbaharui, karena arus informasi secara cepat merupakan faktor yang penting dalam menciptakan nilai 1
2
kompetitif bagi suatu perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang terintegrasi agar dapat memproses informasi secara real time. Untuk menjawab berbagai tantangan dan kebutuhan akan sistem yang ada, teknologi ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sebuah solusi dikarenakan teknologi ERP dapat mengintegrasikan seluruh unit fungsional yang ada di dalam suatu organisasi sehingga menjadi suatu sistem yang handal dan mampu menjalankan proses bisnis secara real time. PT. M ANUFACTURING TIRE yang merupakan perusahaan manufaktur ban sepeda motor dengan menerapkan tekhnologi muktahir dari Jepang dan Jerman dalam menciptakan tire, ban resmi motor Honda yang dirancang sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI) dan pengakuan mutu internasional dengan sertifikasi ISO 9001:2008.
Dalam menjalankan proses bisnisnya agar sistem dapat terintegrasi, PT. MANUFACTURING TIRE telah melakukan implementasi ERP - Oracle EBusiness
Suite versi
12,
adapun
modul yang diterapkan
pada PT.
MANUFACTURING TIRE yakni modul Finance, Order Management, Procure to Pay, Quality Control, Plan-to-Produce, Product Development, Enterprise Asset Management, dan Forecast-to-Plan.
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka kami tertarik untuk melakukan analisis terhadap pengembangan aplikasi ERP - Oracle E-Business Suite di PT. MANUFACTURING TIRE. Adapun dengan pertimbangan diatas,
3
maka topik laporan internship ini adalah “Pengembangan Sistem ERP - Oracle E-Business Suite Pada M odul Plan-to-Produce di PT. M ANUFACTURING TIRE”.
1.2
Ruang Lingkup M ateri penulisan laporan ini meliputi modul Plan-to-Produce di PT. MANUFACTURING TIRE yang akan dibahas sebagai berikut :
•
Objek pembahasan dibatasi pada analisis kesesuaian sistem ERP - Oracle EBusiness Suite berdasarkan kebutuhan perusahaan akan modul Plan-toProduce dengan menggunakan analisis Fit/Gap.
Adapun pembahasannya
meliputi: Pembahasan yang berkaitan dengan Form Discrete Job. Pembahasan yang berkaitan dengan Form Transact Move Orders. Pembahasan yang berkaitan dengan Form Move Orders.
•
Objek pembahasan dibatasi pada analisis permasalahan pada proses pendataan di Bagian Building dengan menggunakan analisis Fit/ Gap. Adapun pembahasannya meliputi: Pembahasan yang berkaitan dengan masalah pendataan hasil reject material di Bagian Building.
4
•
Objek pembahasan dibatasi pada analisis kebutuhan sistem ERP - Oracle E-Business Suite pada modul Plan-to-Produce berdasarkan user requirement. Adapun pembahasannya meliputi : Pembahasan
yang berkaitan
dengan
pengisian Form
Move
Transaction di Bagian Building. Pembahasan yang berkaitan dengan pembuatan report material defect untuk jenis material Green Tire (AM ), Ply Cord (BM ) dan Bead Wire (WM ) di Bagian Produksi.
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian meliputi: 1. M enganalisis proses bisnis berjalan pada modul Plan-to-Produce di PT. MANUFACTURING TIRE. 2. M enganalisis kesesuaian sistem ERP - Oracle E-Business Suite pada modul Plan-to-Produce berdasarkan kebutuhan user, serta memberikan solusi dan perbaikan sistem ERP - Oracle E-Business Suite. 3. M embuat Report Material Defect untuk jenis material Green Tire (AM ), Ply Cord (BM ) dan Bead Wire (WM ) di Bagian Produksi. 4. M enganalisis proses pendataan material reject di Bagian Building guna mencari solusi dan memberikan perbaikan dengan cara melakukan revisi form manual untuk pendataan material reject di Bagian Building.
5
M anfaat Penelitian meliputi : 1. M emahami proses bisnis yang berjalan pada modul Plan-to-Produce di PT. MANUFACTURING TIRE. 2. Pembuatan Standard Job pada sistem ERP - Oracle E-Business Suite lebih terkontrol sehingga ketidaksesuaian antara planning dengan jumlah produksi dapat diminimalisasi. 3. Perpindahan barang dari satu subinventory ke subinventory lainnya melalui menu Allocate dan Transact Move Orders pada sistem ERP - Oracle EBusiness Suite lebih terkontrol. 4. Sekuritas transaksi Rework Out pada sistem ERP - Oracle E-Business Suite akan lebih terkendali dengan cara menerapkan pembatasan hak akses user. 5. M empercepat proses pengerjaan Move Transaction pada sistem ERP - Oracle E-Business Suite di Bagian Building. 6. Terdatanya material defect untuk jenis material Green Tire (AM ), Ply Cord (BM ) dan Bead Wire (WM ) di Bagian Produksi, ke dalam bentuk report di sistem ERP - Oracle E-Business Suite sehingga apabila pihak manager atau Bagian Produksi membutuhkan data tersebut secara cepat maka mereka dapat mengaksesnya melalui menu report di Oracle E-Business Suite.
6
7. Pendataan material reject di Bagian Building lebih akurat sehingga perbedaan Stock-on-Hand barang secara data dengan Stock-on-Hand barang secara aktual di Bagian Building dapat diminimalisasi.
1.4
Metodologi M etode yang digunakan dalam penulisan laporan ini meliputi M etode Pengumpulan Data, M etode Analisis dan Kerangka Berpikir. Adapun pelaksanaan metode - metode tersebut sebagai berikut :
1.4.1 Metode Pengumpulan Data 1.
Observasi secara Langsung (Internship) Dilakukan dengan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian di lapangan dalam kurun waktu tertentu. M etode ini digunakan untuk memperoleh data dengan mengamati proses bisnis yang terjadi secara real dan langsung di lapangan. Hal ini dilakukan agar pengamat benar-benar ikut serta dalam proyek yang dikerjakan melalui intership.
2. Studi Pustaka Dilakukan dengan membaca dan meringkas referensi dari buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.
7
M etode ini digunakan untuk mendapatkan teori dan konsep-konsep dasar mengenai perencanaan strategi informasi, dan mencari referensi bahan dari internet.
3.
Kuisioner Dilakukan dengan membagikan kuisioner kepada pihak yang berhubungan dengan user Bagian Produksi untuk mengukur hasil pengembangan sistem yang telah dilakukan. Data yang didapat dapat dijadikan suatu bentuk hasil evaluasi penelitian yang telah dilakukan.
1.4.2 Metode Analisis M etode Fit/ Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan pada Bagian Produksi terkait dengan sistem ERP - Oracle E-Business Suite dan pendataan material reject di Bagian Building.
8
1.4.3 Kerangka Berpikir
Gambar 1.1 Kerangka Berpikir
9
1.
M engidentifikasikan M asalah Langkah awal yang dilakukan oleh penulis adalah mengidentifikasikan permasalahan yang timbul pada sistem ERP Oracle E-Business Suite.
2.
M engumpulkan Data Setelah masalah diketahui, maka langkah kedua ialah mengumpulkan data dengan metode observasi secara langsung (internship), menggunakan kuesioner, dan studi pustaka.
3.
Analisis Sistem Data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis dengan menggunakan metode Fit/ Gap Analysis. Analisis tersebut bertujuan untuk menjawab permasalahan-permasalahan yang ada.
4.
Development Sistem Berdasarkan
hasil
analisis
yang
dilakukan,
maka
pengembangan sistem merupakan langkah yang sesuai untuk mengatasi permasalahan yang timbul.
10
5.
Testing Sistem Setelah proses pengembangan sistem selesai dilakukan, maka hasil pengembangan sistem tersebut akan dilakukan proses testing terlebih dahulu agar sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Testing juga dilakukan untuk menemukan kesalahankesalahan dari pengembangan sistem yang telah dilakukan.
6.
Implementasi Setelah proses testing sistem dilakukan, maka selanjutnya sistem tersebut diimplementasikan ke sistem ERP Oracle EBusiness Suite.
7.
Evaluasi Setelah implementasi diterapkan, maka sistem yang telah dijalankan tersebut harus dilakukan evaluasi. Hal tersebut bertujuan untuk mendapatkan feedback dari user untuk proses pengembangan sistem selanjutnya. Evaluasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan mengukur kepuasan
user
atas
pengembangan
sistem
diimplementasi dengan menggunakan kuesioner.
yang
telah
11
1.5
Sistematika Penulisan Laporan ini dijabarkan dalam 5 (lima) bab yang terdiri dari: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab pertama ini menguraikan secara singkat mengenai latar belakang penulisan laporan, ruang lingkup yang berisi batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penulisan laporan, tujuan yang hendak dicapai dan manfaat yang diharapkan dari penulisan ini, metodologi pembuatan laporan berupa metode pengumpulan data dan kerangka berpikir, dan sistematika penulisan yang digunakan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab kedua memberikan penjelasan mengenai teori-teori dasar/ umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori mengenai ERP - Oracle E-Business Suite, Analisis Fit/ Gap dan teori-teori pendukung lainnya.
BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab
ini
menggambarkan
tentang
gambaran
umum
perusahaan, struktur organisasi perusahaan, proses bisnis yang
12
berjalan, serta analisis kebutuhan dan permasalahan baik dari sistem ERP - Oracle E-Business Suite, maupun proses pendataan material reject di Bagian Building yang masih dilakukan secara manual.
BAB 4 : PENGEM BANGAN SISTEM ORACLE E-BUSINESS SUITE MODUL PLAN-TO-PRODUCE Bab ini berisi pembahasan mengenai pengukuran kinerja, analisis permasalahan dan hasil pengembangan sistem yang menggunakan metode Fit/ Gap Analysis dan pengkuran keberhasilan pengembangan sistem. Adapun hasil dari analisis tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan user serta dilakukannya pengembangan, baik dari sistem ERP - Oracle E-Business Suite maupun proses pendataan material reject yang masih dilakukan secara manual. Hal tersebut bertujuan untuk mendukung aktivitas produksi di PT. MANUFACTURING TIRE.
BAB 5 : SIM PULAN DAN SARAN Bab kelima merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari hasil analisis dan pengembangan sistem, serta berisi saran-saran yang berguna dalam pengembangan sistem ke arah yang lebih baik
