BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia industri yang semakin kompetitif dalam era globalisasi sekarang ini menuntut industri atau perusahaan untuk dapat menyusun strategi yang tepat agar dapat terus berkompetisi dan tetap bertahan dalam persaingan antar industri yang cukup ketat. Untuk mencapai hal tersebut, perusahaan dituntut untuk selalu dapat meningkatkan kinerja dan kualitas dari kegiatan produksinya tersebut. Apabila hal ini tidak dilakukan, maka perusahaan tersebut akan semakin tersisih dari persaingan. Dalam dunia industri yang semakin hari semakin ketat, setiap perusahaan dituntut untuk memiliki suatu value added dalam proses produksi yang dilakukan dan juga hasil keluarannya (output) yang menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut dibanding dengan para kompetitor sejenis lainnya. Pada era globalisasi sekarang ini peran teknologi informasi pun tidak dapat terelakkan dan telah menjadi kebutuhan utama dalam kehidupan manusia. Pemanfaatannya telah merambah ke seluruh aspek kehidupan tidak terkecuali dunia industri. Pemanfaatan Teknologi Informasi secara tepat dapat membantu perusahaan dalam berbagai hal, salah satunya adalah pengambilan keputusan operasional, taktikal, dan strategis, yang diharapkan dapat meningkatkan produktifitas dan kinerja perusahaan.
2 Perusahaan yang menjadi objek penelitian ini, PT. Karya Mandiri, merupakan badan usaha yang bergerak di bidang industri yang menghasilkan produk berupa kayu finger joint untuk pembuatan tulang pintu (door core) dan produk furniture. Pada saat ini, perusahaan memiliki 7 unit mesin pengolah bahan baku kayu limbah menjadi barang jadi berupa kayu finger joint, untuk memenuhi permintaan pembeli. Perencanaan penjadwalan produksi adalah aktivitas untuk menetapkan produk yang diproduksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan, namun kegiatan penjadwalan tersebut bersifat tidak pasti atau dinamis, dalam artian walaupun penjadwalan telah direncanakan sedemikian rupa tetapi kenyataannya dalam pelaksanaan proses produksi sering tidak sesuai dengan penjadwalan produksi yang sudah ditetapkan sebelumnya karena adanya gangguan-gangguan teknis seperti kerusakan mesin yang tidak diharapkan dan tingkat permintaan yang tidak menentu dan sulit untuk diprediksi tergantung pada keadaan industri dan ekonomi dunia yang berimbas kepada industri domestik. Untuk mengatasi hal tersebut tentunya diperlukan suatu metode untuk mengantisipasi masalah tersebut. Penjadwalan dan perkiraan kebutuhan bahan baku yang kurang tepat dapat menghambat jalannya proses produksi yang pada akhirnya dapat mengakibatkan menurunnya daya saing perusahaan terhadap para kompetitor sejenis. Dari masalah yang telah diungkapkan di atas terlihat bahwa perusahaan sangat bergantung terhadap informasi yang dapat secara cepat siap disajikan untuk mendukung pengambilan keputusan secara efektif. Oleh karena itu, untuk mendukung pengembangan perusahaan di masa yang akan datang maka sistem
3 penjadwalan produksi perlu didukung dengan sebuah sistem informasi yang dapat mendukung dalam mengatur penjadwalan kegiatan produksi yang dinamis dalam menghadapi perubahan yang mungkin dapat terjadi sewaktu–waktu.
1.2 Perumusan Masalah Setelah melakukan pengamatan pada PT. Karya Mandiri, diketahui bahwa perusahaan seringkali mengalami kesulitan dalam mengatur proses produksi dari pesanan
sehingga
menyebabkan
keterlambatan
pengiriman
pesanan,
yang
disebabkan oleh beberapa faktor, seperti banyaknya pesanan yang masuk dan penjadwalan produksi masih dilakukan secara manual. Beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Karya Mandiri adalah sebagai berikut :
Berapa jumlah optimal produk yang harus diproduksi sesuai dengan sumber daya yang dimiliki dan profit yang dapat diperoleh perusahaan setelah dilakukan optimalisasi?
Berapa jumlah kuantitas bahan baku yang harus dipesan dan kapan harus melakukan pemesanan kembali bahan baku?
Berapa jumlah safety stock produk kayu finger joint yang harus diproduksi?
Sistem informasi seperti apakah yang dibutuhkan oleh perusahaan yang mampu mengorganisir proses perencanaan penjadwalan produksi hingga perencanaan kebutuhan bahan baku dengan baik?
4 1.3 Ruang Lingkup Pada penelitian ini, penulis akan membatasi ruang lingkup pembahasan penelitian pada :
Penelitian dilakukan pada perusahaan PT. Karya Mandiri yang beralamat di kawasan pergudangan Pantai Indah Dadap Blok CJ No.40, Tangerang.
Produk yang diteliti merupakan produk yang masih aktif diproduksi oleh PT. Karya Mandiri, yaitu kayu finger joint jenis Meranti, Kempas, Merbau, Bengkirai, dan Campuran Buah.
Jumlah mesin yang digunakan adalah mesin yang masih dapat digunakan dalam keadaan baik.
Bahan baku yang digunakan berupa kayu limbah.
Sistem informasi yang akan dirancang digunakan untuk mendukung pihak manajemen dalam hal pembuatan jadwal produksi.
1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini antara lain :
Perusahaan dapat mengetahui jumlah produksi yang optimal dengan sumber daya yang tersedia sehingga dapat memberikan keuntungan yang maksimal.
Perusahaan dapat mengetahui jumlah bahan baku yang harus dipesan dan kapan harus memesan kembali.
Perusahaan dapat mengetahui jumlah safety stock produk kayu finger joint yang harus diproduksi.
5
Merancang suatu sistem yang mampu mengorganisir proses perencanaan penjadwalan produksi hingga perencanaan kebutuhan bahan baku dengan baik. Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini antara lain :
Perusahaan dapat menentukan berapa keuntungan maksimal yang diperoleh berdasarkan jumlah produksi yang optimal.
Perusahaan dapat menentukan jumlah optimal bahan baku yang harus dipesan dan jadwal pemesanan kembali bahan baku.
Perusahaan dapat menentukan jumlah safety stock produk kayu finger joint yang harus diproduksi.
Meningkatkan kecepatan pemrosesan informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam membuat keputusan yang berkaitan dengan penjadwalan produksi.
1.5 Gambaran Perusahaan 1.5.1
Sejarah Perusahaan Bentuk badan hukum dari Karya Mandiri merupakan perseroan terbatas. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2003 dan berlokasi di kawasan pergudangan Pantai Indah Dadap Blok CJ No.40, Tangerang. PT. Karya Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri yang menghasilkan produk berupa kayu finger joint yang biasanya digunakan untuk pembuatan berbagai macam produk furniture dan door core. Lokasi pabrik, gudang penyimpanan, dan kantor perusahaan ini berada di Jakarta. Pada saat sekarang ini, perusahaan memiliki 7 unit mesin pengolah bahan baku kayu limbah menjadi barang jadi berupa kayu finger joint, untuk memenuhi
6 permintaan pembeli. Sasaran perusahaan dalam menjual kayu finger joint ini adalah untuk diexport ke Korea Selatan. Pada masa yang akan datang, perusahaan ini berharap dapat menghasilkan jenis barang lainnya yang terbuat dari kayu tersebut seperti kursi dan meja. Perusahaan ini juga merencanakan untuk mencapai wilayah penjualan yang lebih luas, yakni dapat memasarkan hasil produksinya ke kota-kota di Pulau Jawa dan untuk selanjutnya di luar Jawa.
1.5.2
Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional
untuk
mencapai
tujuan.
Struktur
Organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Ada berbagai alternatif bagi perusahaan untuk membuat keputusan mengenai pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan bermacam-macam kegiatan yang dilaksanakan organisasi tersebut. Cara-cara untuk mengelompokkan berbagai kegiatan itu adalah dapat berdasarkan fungsifungsi yang terdapat dalam perusahaan, barang/jasa yang dihasilkan, wilayah pemasaran, kelompok-kelompok pelanggan, dan sebagainya. Proses penyusunan pola struktur organisasi yang dianut PT. Karya Mandiri adalah berdasarkan fungsi-fungsi yang terdapat dalam perusahaan (bentuk departementalisasi fungsional). Pola departementalisasi yang demikian
7 mengelompokkan setiap kegiatan yang sama atau sejenis dalam membentuk suatu kesatuan organisasi, sehingga semua karyawan yang melakukan pekerjaan/fungsi yang sama akan dikelompokkan dalam satu kelompok. Misalnya, seorang tenaga penjual dan seorang pengawas penjualan akan dikelompokkan dalam suatu kesatuan kerja, yaitu di bagian pemasaran produk. Struktur organisasi beserta uraian mengenai tugas, wewenang, maupun tanggung jawab dalam PT. Karya Mandiri adalah sebagai berikut : 1.
Direktur Tugas
yang
paling
utama
dari
direktur
adalah
merumuskan/menetapkan tujuan, membuat perencanaan jangka panjang maupun menengah, serta menentukan kebijaksanaan/strategi perusahaan secara keseluruhan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam kaitannya dengan tugas-tugas tersebut, direktur juga berwenang dan bertanggung jawab dalam : •
Memberikan persetujuan, menolak sebagian ataupun seluruh program kerja dan anggaran yang telah disusun, termasuk dalam hal investasi modal kerja atau perluasan perusahaan.
•
Mengawasi seluruh pelaksanaan kegiatan dalam perusahaan agar sesuai dengan rencana, strategi maupun kebijaksanaan perusahaan.
2.
Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi Kegiatan yang utama dari kepala bagian keuangan dan akuntansi adalah mengawasi agar segala kebijaksanaan perusahaan dalam bidang keuangan dan akuntansi telah dilaksanakan dengan baik. Tugas,
8 wewenang, dan tanggung jawab Kabag keuangan dan akuntansi secara lebih mendalam meliputi : •
Membantu direktur dalam perencanaan untuk merumuskan tujuan jangka panjang, menengah, maupun pendek serta strategi dan kebijaksanaan di bidang keuangan dan akuntansi melalui pembuatan program kerja dan rencana anggaran tahunan untuk bagian keuangan dan akuntansi.
•
Mengawasi pelaksanaan penyediaan dan pengamanan dana keuangan bagi operasi perusahaan sehari-hari.
•
Mengawasi pelaksanaan pencatatan transaksi-transaksi keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku, termasuk pengawasan sistem pelaporan keuangan dan manajemen oleh bagian akuntansi dan keuangan.
3.
Kepala Bagian Komersil Kepala bagian komersil mempunyai tugas utama untuk mengawasi segala kebijaksanaan perusahaan dalam bidang pembelian maupun pemasaran telah dijalankan sesuai dengan yang telah direncanakan. Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepala bagian komersil yang lain adalah : •
Mengawasi pelaksanaan sistem pemasaran produk perusahaan dan pembelian bahan baku untuk proses produksi oleh bagian penjualan dan pembelian.
9 •
Mengawasi pelaksanaan pembelian mesin-mesin produksi, maupun aktiva tetap lainnya.
4.
Kepala Bagian Personalia dan Umum Tugas kepala bagian personalia dan umum yang paling utama adalah mengawasi segala kebijaksanaan perusahaan dalam bidang personalia dan umum telah dijalankan dengan baik. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepala bagian personalia yang lainnya adalah : •
Mengawasi dan membentuk suatu sistem yang memadai dalam hal pencarian, penyeleksian, penempatan, perotasian, promosi, degradasi, dan pemberhentian karyawan.
•
Menetapkan dan mengawasi pelaksanaan sistem penilaian prestasi karyawan.
5.
Kepala Bagian Produksi Kepala bagian produksi mempunyai tugas utama dalam mengawasi pelaksanaan produksi. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepala bagian produksi secara lebih mendalam meliputi : •
Merencanakan dan melaksanakan kegiatan produksi, sehingga memberikan hasil produksi yang memenuhi persyaratan dalam mutu (kualitas) dengan biaya produksi yang ekonomis.
•
Mengawasi pelaksanaan kerja oleh bagian gudang, pengendalian kualitas, dan bagian teknik.
6.
Kepala Seksi Akuntansi
10 Kepala seksi akuntansi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Membantu kepala bagian keuangan dan akuntansi dalam merumuskan kebijaksanaan perusahaan di bidang akuntansi.
•
Mengawasi kegiatan di bidang akuntansi, termasuk menyusun anggaran.
•
Melaksanakan pengawasan terhadap penerapan sistem akuntansi yang efisien, sesuai dengan prosedur dan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.
•
Mengawasi penyusunan laporan keuangan perusahaan, baik untuk keperluan internal maupun eksternal.
7.
Kepala Seksi Keuangan Kepala seksi keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Membantu kepala bagian keuangan dan akuntansi dalam merumuskan kebijaksanaan perusahaan di bidang keuangan.
•
Mengawasi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang tunai maupun cek.
•
Menyelenggarakan administrasi penagihan piutang dan pengawasan penagihannya.
•
Mengawasi kegiatan yang berkaitan dengan urusan perbankan, perpajakan, maupun berbagai asuransi.
8.
Kepala Seksi Penjualan
11 Kepala seksi penjualan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Melakukan pengawasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan penjualan, sesuai dengan rencana dalam program pemasaran yang telah ditetapkan.
•
Mengusahakan
terselenggaranya
hubungan
baik
dengan
para
pelanggan. •
Membantu tugas kepala bagian komersil dalam perumusan rencana maupun kebijaksanaan perusahaan di bidang pemasaran, dengan memberikan saran-saran dan pendapat.
•
Memberikan laporan pelaksanaan penjualan kepada kepala bagian komersil.
9.
Kepala Seksi Pembelian Kepala seksi pembelian mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Mengawasi pelaksanaan pembelian bahan baku, mesin-mesin produksi, serta aktiva tetap lainnya sesuai dengan rencana perusahaan.
•
Mengusahakan perolehan harga pembelian yang ekonomis, melalui penyelenggaraan administrasi atas setiap data supplier dilampiri dengan harga penawarannya.
•
Menyelenggarakan administrasi penagihan piutang dan pengawasan penagihannya.
12 •
Mengawasi persediaan bahan baku untuk keperluan proses produksi.
•
Membantu
kepala
bagian
komersil
dalam
merumuskan
kebijaksanaan/strategi, dan program perusahaan di bidang pembelian. •
Memberikan laporan pelaksanaan pembelian kepada kepala bagian komersil.
10. Kepala Seksi Personalia Kepala seksi personalia mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan pencarian, penyeleksian, penempatan, dan pemberhentian karyawan.
•
Mengawasi dan mengendalikan kebijaksanaan perusahaan atas masalah personalia tetap dipatuhi dalam penyelenggaraan sehari-hari.
•
Membantu kepala bagian personalia dan umum dalam merumuskan kebijaksanaan perusahaan di bidang personalia.
11. Kepala Seksi Umum Kepala seksi umum mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Memonitor hubungan yang terjalin antara perusahaan, relasi bisnis, ataupun anggota masyarakat lainnya.
•
Mengawasi semua penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pengiriman surat-surat/dokumen-dokumen perusahaan baik untuk lingkungan internal maupun eksternal.
13 •
Melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan pemberian informasi atau publikasi mengenai perusahaan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
•
Memberikan laporan pelaksanaan kerja kepada kepala bagian personalia.
•
Membantu kepala bagian personalia dan umum dalam merumuskan kebijaksanaan perusahaan di bidang umum.
12. Kepala Bagian Gudang Kepala bagian gudang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Menjamin keamanan persediaan bahan baku, barang jadi, maupun aktiva-aktiva lainnya milik perusahaan yang berada di gudang penyimpanan.
•
Melaksanakan penerimaan dan pengiriman barang sesuai dengan otorisasi dari pimpinan yang terkait.
•
Membantu kepala bagian produksi dalam merumuskan kebijaksanaan mengenai penyimpanan barang.
13. Kepala Seksi Pengendalian Mutu Kepala seksi pengendalian mutu mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan proses produksi mulai dari masuknya bahan baku ke mesin produksi, sampai menghasilkan barang jadi yang siap dijual.
14 •
Melakukan pengecekan serta pengawasan atas mutu hasil produksi.
•
Menyelenggarakan administrasi data-data yang berhubungan dengan kualitas dan kuantitas unit produksi.
•
Membantu kepala bagian produksi dalam merumuskan kebijaksanaan mengenai peningkatan kualitas hasil produksi.
14. Kepala Seksi Teknik Kepala seksi teknik mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Mengawasi penggunaan mesin-mesin produksi, termasuk juga aktiva tetap lainnya.
•
Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan perbaikan mesin-mesin produksi yang mengalami kerusakan.
•
Menyelenggarakan administrasi mengenai pelaksanaan kerja bagian teknik untuk keperluan pelaporan kepada kepala bagian produksi.
•
Membantu kepala bagian produksi dalam merumuskan kebijaksanaan mengenai perawatan dan perbaikan mesin-mesin produksi milik perusahaan.
Agar lebih jelas, dapat diperhatikan bagan struktur organisasi PT. Karya Mandiri pada gambar 1.1 berikut ini.
15 BAGAN ORGANISASI PT. KARYA MANDIRI
DIREKTUR
KEPALA BAGIAN KEUANGAN & AKUNTANSI
BAGIAN AKUNTANSI
BAGIAN KEUANGAN
KEPALA BAGIAN KOMERSIL
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN PEMBELIAN
KEPALA BAGIAN PERSONALIA & UMUM
BAGIAN REKRUTMEN
BAGIAN UMUM
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Karya Mandiri
KEPALA BAGIAN PRODUKSI
BAGIAN GUDANG
BAGIAN PENGENDALIAN MUTU
BAGIAN TEKNIK
