BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Produk obat – obatan yang diproduksi, oleh perusahaan – perusahaan
farmasi yang ditunjukan untuk menyembuhkan orang sakit oleh karena itu prosedur penanganan bahan baku dan bahan kemas di industri farmasi memegang peranan yang sangat penting. Bahan baku yang terdiri dari bahan aktif dan non aktif atau bahan pembantu adalah bahan awal terbuatnya sebuah produk obat. Kesalahan prosedur atau penyimpangan dapat berakibat pada ketidak efektifan obat sampai pada kerusakan obat. Sementara ketidaktepatan penerimaan dan penyerahan bahan baku dapat berakibat terjadinya ”mix – up ” atau kesulitan penelusuran suatu batch bahan baku apabila diperlukan. Bahan kemas yang di gunakan merupakan bahan kemas primer dan bahan kemas skunder yang termasuk dalam katagori bahan kemas primer adalah bahan kemas yang berhubungan langsung dengan produk seperti alumunium foil, PVC, ampul, botol, foam, PP cap serta tube crime. Bahan kemas ini berfungsi sebagai wadah utama serta melindungi produk dari lingkungan sekitar. Sementara bahan kemas sekunder dapat memberikan informasi lengkap mengenai produk yang umumnya dibuat sebagus mungkin untuk menarik minat pembeli. Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan phisis banyak perusahaaan melibatkan investasi rupiah terbesar
2
dalam pos aktiva lancar. Perusahaan yang menanamkan dananya terlalu banyak pada persediaan akan menimbulkan biaya simpan yang berlebihaan, dan mungkin mempunyai ”Opportunity Cost”. Istilah pesediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumberdaya-sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhaan permintaan. Permintaan akan sumberdaya internal maupun external. Persediaan ini meliputi persedian bahan mentah, bahan dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan.
1.2
Identifikasi Masalah PT.Sydna Farma merupakan perusahaan yang bergerak dibidang farmasi.
Pada perusahaan ini proses produksi dilakukan berdasarkan pesanan yang diterima dari pelanggan (Make to Order). Selama ini pemesanan bahan baku sering kali menimbulkan masalah seperti kelebihaan dan kekurangan bahan baku terutama bahan non aktif. Apabila kelebihaan bahan baku akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan mempunyai resiko bahan baku akan habis masa waktu pemakaian dalam kurun waktu yang cukup lama. Dengan melihat kondisi yang ada penelitian ini ditunjukan untuk meningkatkan pengendalian persediaan yang telah berlangung dalam perusahaan agar dapat menjadi lebih baik. Dengan menggunakan metode persediaan yang terbaik dalam memecahkan masalah yang terjadi diperusahaan. Untuk menelusuri penyebab kesalahan dalam perencanaan tersebut maka tinjauan harus dilakukan
3
terhadap rangkaian kegiatan perencanaan mulai dari perencanaan Agregat, Konvesi, Master Production Schedul (MPS) dan pembuatan
Material
Requairement Planning (MRP). Jika penyebab kesalahan telah diketahui, perbaikan tetap harus dilakukan pada ketiga aspek perencanaan tersebut karena pada dasarnya saling berhubungan satu sama lain. Dari penjelasan di atas dapat dirumuskan masalah yang dihadapi oleh PT.Sydna Farma adalah: “Bagaimana cara merencanakan kebutuhaan raw material dengan tepat ?”.
1.3
Ruang Lingkup Untuk mengetahui secara jelas mengenai perencanaaan pengendalian material
yang diterapkan pada PT.Sydna Farma, diperlukan penelitian secara menyeluruh terhadap aktifitas yang ada di departemen PPIC, untuk memperjelas penelitian ini dan dapat menuju ketujuan yang diinginkan, maka dilakukan pembatasan masalah. Hal ini dimaksudkan agar objek penelitian dapat terarah sesuai dengan tujuan dan pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah : 1.
Penelitian dibatasi untuk perencanaan material produk pada klasifikasi kelas A dengan tiga jenis tipe obat yaitu tipe Exlut, Marcel dan Thyrix.
2.
Data permintaan yang digunakan untuk produk Exluton, Marcelon dan Thyrax yang diperoleh dari PT.Sydna Farma adalah merupakan data permintaan pesanan enam bulan kedepan yaitu bulan Januari sampai bulan Juni 2007.
4
3.
Perhitungan akan dibatasi pada Januari 2007 sampai Juni 2007 berdasarkan kalender operasional PT.Sydna Farma.
4.
Sistem pengendalian kualitas dan perencanaannya tidak dibahas dalam penulisan ini, tetapi dianggap sudah ada sehingga tinggal menjalankan sesuai dengan keadaan nyata.
5.
Perhitungan
untuk
perencanaan
agregat
menggunakan
model
transportasi (metode North West Corner Rule, Vogel Approximation Method dan Least Cost). 6.
Pada perhitungannya akan menggunakan metode MRP dengan menggunakan jumlah pesanan Lot sizing Lot For Lot ( LFL ). MRP hanya dilakukan untuk komponen-komponen yang dipesan dari supplier jadi berupa bahan baku yang belum mengalami pembentukan pada lini fabrikasi diperusahaan.
1.4
Tujuan dan Manfaat Tujuan yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui perencanaan dan pengendaliaan persediaan yang optimum dimana perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan faktor penentu kelancaran suatu kegiatan proses produksi. 2. Merencanakan kapan harus memproduksi atau memesan bahan baku agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman bahan baku dan untuk mengetahui kuantitas / jumlah pemesanan yang akan dipesan.
5
3.
Meminimasi biaya persediaan.
4. Dapat menyeimbangan antara supply dan demand yang memerlukan biaya terkecil/termurah. Manfaat dari penelitian ini adalah 1. Bagi perusahaan Penelitian ini dapat berguna bagi PT.Sydna Farma sebagai masukan dan pertimbangan dalam membuat kebijakan – kebijakan perencanaan dan persediaan bahan baku. Dengan penelitian ini perusahaan tahu kapan harus memproduksi dan memesan bahan baku. 2. Bagi Universitas Penelitian ini dapat menambah daftar penelitian bagi Universitas Bina Nusantara khususnya Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri 3. Bagi Penulis •
Penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengalaman dan wawasan serta pola pikir dalam bidang perencanaan dan pengendalian bahan baku.
•
Penelitian ini dapat menambah pengalaman dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
•
merealisasikan teori dan ilmu yang didapat selama perkuliahan dengan dunia kerja sesungguhnya dan menemuka pemecahan masalah bagi perusahaan.
6
1.5
Gambaran Umum Perusahaan PT. Sydna Farma merupakan perusahaan yang bergerak di bidang farmasi
yang memproduksi obat-obat yang terbagidalam bentuk solid hormonal, solid non sex hormonal, injeksi dan syurup. Perusahaan ini bediri pada bulan Januari 2007, PT. Sydna Farma merupakan perusahaan yang baru didirikan dan akan berkembang karena PT. Sydna Farma memiliki keinginan untuk menjadi mitra yang dapat diandalkan dalam memberikan pelayanan produksi obat yang sesuai dengan kualitas dan standard GMP yang terbaru. Adapun tujuan lain yang ingin dicapai yaitu untuk memberikan kepuasan kepada para pemegang saham dengan cara memberikan kepastian atas kelangsungan perusahaan melalui inovasi, pertumbuhan dan profitabilitas (keuntungan) secara berkesinambungan. Komitmen dari PT. Sydna Farma adalah berperan aktif di tengah masyarakat, dengan bertanggung jawab bukan hanya terhadap pemegang saham dan para karyawan, tetapi juga terhadap para profesional di bidang medis dan jutaan pasien yang menggunakan produknya setiap hari.
1.5.1 Struktur Organisasi Factory (Pabrik) PT.Sydna Farma Struktur organisasi mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan dan hubungan antar posis–posisi itu, juga semua tanggung jawab pekerja saling melengkapi. Struktur organisasi berdampak pada efisiensi suatu perusahaan dalam menghasilkan produknya, secara tidak langsung berdampak pada nilai perusahaan. Oleh karena itu, struktur organisasi yang baik sangat di perlukan dalam suatu perusahaan, dan setiap perusahaan akan memiliki struktur
7
organisasi yang berbeda–beda sesuai dengan operasi perusahaan tersebut. PT.Sydna Farma termasuk pada tipe organisasi fungsional karena jabatan-jabatan bekerja sesuai departemen yang sudah ditetapkan. Berikut ini adalah struktur organisasi PT.Sydna Farma.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT.Sydna Farma
1.5.2 Produk PT.Sydna Farma PT.Sydna Farma memproduksi obat-obat dalam bentuk solid hormonal, solid non sex hormonal, injeksi dan syrup serta terapi sulih hormon. Adapun berdasarkan efek farmakologinya produk-produknya adalah sebagai berikut:
8
a. Kontrasepsi 1) Mercil
: Pil KB pilihan pertama untuk wanita yang akan memulai atau kembali memulai menggunakan pil.
2) Marvel
: Pil KB untuk para akseptor loyal. Pil KB yang paling banyak
3) Exlut
diresepkan.
: Pil KB yang hanya mengandung Progesteron, umumnya digunakan oleh ibu-ibu yang sedang menyusui.
b. Terapi Sulih Hormon 1)
Livil
:...Terapi
sulih
hormon
bebas
haid
untuk
wanita
pascamenopause dengan spesifisitas jaringan yang unik. 2)
Ovest
: Terapi untuk keluhan lokal urogenital yang diakibatkan oleh defisiensi estrogen.
c. Produk lainnya, seperti Oradex, Cotaz Fort, Thyrix, Durabol, dll Berdasarkan bentuk sediaannya jenis produk obat yang dihasilkan dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu : a.
Steril Injectables
:Pit’s,
Oradex,
Pavul,
Deca,
Sustan. b.
Liquid
: Visceralg Syrup
c.
Solid Sex Hormones
: Marvel, Mercil, Exlut, Gracia dll.
d.
Solid non Sex Hormones : Oradex, Thyrix, Orgabol, dll.
Durabol,
9
1.5.3
Production Planning and Inventory Control (PPIC) Departemen PPIC dipimpin oleh seorang manajer yang memiliki tugas dan
tanggung jawab dalam menjamin ketersediaan barang yang dibutuhkan pabrik dalam jumlah yang tepat sehingga dapat memenuhi permintaan dari bagian pemasaran, memenuhi kualitas dan pada waktu yang tepat. Manajer PPIC bersama staff melakukan pemantauan terhadap ketersediaan bahan baku untuk produksi serta jumlah stok finished product yang dibutuhkan oleh pasar. Bagian PPIC mensuplai finished product berdasarkan permintaan konsumen. Departemen PPIC terbagi menjadi dua bagian yaitu perencanaan (planning) dan gudang (warehousing). 1. Perencanaan (Planner) Secara garis besar tugas bagian perencanaan (planner) terdiri dari inventory control serta perencanaan pemesanan dan pembelian. Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Perencanaan adalah sebagai berikut: a. Membuat perencanaan kegiatan produksi Bagian ini membuat perencanaan produksi enam bulan ke depan berdasarkan forecast dari bagian pemasaran. Estimasi ini didasarkan pada stock position yaitu suatu lembar kerja yang menggambarkan posisi produk secara keseluruhan, meliputi stok yang sudah siap untuk dijual, stok yang sedang dalam proses produksi dan rencana produksi atas material yang sudah dipesan. b. Melakukan kontrol persediaan barang Dalam hal ini, bagian perencanaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh bahan (raw material, chemicals dan packaging material) yang
10
dibutuhkan untuk kegiatan produksi tersedia dalam jumlah cukup pada waktu yang ditentukan dan sesuai spesifikasi yang dipersyaratkan. Kontrol persediaan barang ini dilakukan dengan berbagai kegiatan yaitu : 1) Pemantauan terhadap open order report. Open order report adalah suatu gambaran kapan produk tertentu harus di deliver kekonsumen dalam waktu tiga bulan mendatang. 2. Pengawasan terhadap bahan baku yang mendekati tanggal kadaluwarsa untuk dilakukan re-assay (pemeriksaan ulang). Setiap akhir bulan, sistem komputer akan memberikan data material baik bahan aktif, bahan tambahan maupun bahan kemas yang 4 bulan lagi akan habis masa daluarsanya. Untuk bahan baku aktif, 1 bulan sebelum tanggal kadaluarsa, harus dilakukan pemeriksaan ulang oleh QC. Setelah diperiksa dan memenuhi syarat maka bahan tersebut penggunaannya dapat diperpanjang (extend) selama 2 bulan ke depan. c. Membuat Manufacturing Order (MO) dan Packaging Order (PO) MO merupakan suatu lembar kerja awal atau dasar bagi bagian produksi untuk memulai suatu kegiatan produksi. Sedangkan PO merupakan suatu lembar kerja awal atau dasar bagi bagian packing untuk memulai suatu kegiatan pengemasan. d. Membuat Purchasing Order Dasar dari pembuatan purchasing order ini adalah perhitungan kebutuhan material baik yang berasal dari lokal maupun impor. Untuk kebutuhan material impor digambarkan dalam bentuk Plan Order meliputi jumlah, jenis
11
dan waktu material tersebut akan digunakan. Purchased order ini merupakan suatu bentuk kepastian pelaksanaan pemesanan yang terjadwalkan 1 bulan sebelumnya kepada para supplier. 2. Warehousing Dipimpin oleh seorang supervisor gudang dibantu oleh beberapa orang staff yang membantu teknis pelaksanaan harian gudang, antara lain petugas penimbangan, petugas penerimaan barang dari supplier dan sebagainya. Bagian gudang bertugas memberikan pelayanan penerimaan dan pengeluaran bahan baku, bahan kemas, produk semi finished dan finished product. Sedangkan pengeluaran barang dapat berupa pengeluaran bahan baku, bahan kemas dan produk setengah jadi ke departemen produksi untuk digunakan pada proses produksi dan pengemasan serta pengeluaran finished product ke distributor untuk dipasarkan. Seluruh kegiatan pengeluaran barang oleh gudang dilakukan dengan menerapkan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) Alur penerimaan barang di bagian gudang : a. Barang yang dikirim oleh supplier diperiksa oleh petugas gudang berdasarkan Purchasing Order meliputi jenis dan jumlah barang serta kondisi fisik barang dan ditempelkan label karantina. Hasil pemeriksaan oleh petugas gudang dicatat dalam Daftar Periksa Penerimaan Barang. Selain itu petugas gudang juga memeriksa kesesuaian supplier yang biasa mengirim barang. Bila terdapat cacat fisik maka barang langsung dikembalikan kepada supplier dan memberitahu bagian pembelian. Bila tidak ditemukan cacat fisik, maka barang
12
tersebut ditempatkan di ruangan sementara kedatangan barang dan diberi label karantina yang berwarna kuning. b. Bagian gudang kemudian memberitahukan melalui Request for Quality Control Analysis (RQCA) intra mail kepada bagian QA/QC untuk melakukan pemeriksaan. c. Bagian QA/QC mengambil sampel untuk diperiksa dan menempelkan label sample taken yang berwarna putih. d. Petugas gudang menyimpan barang tersebut di ruang karantina sambil menunggu released dari bagian QC. e. Bila bahan yang diuji telah memenuhi semua persyaratan maka bahan akan mendapat status released dan diberi label released yang berwarna hijau, kemudian
dipindahkan
ke
tempat
masing-masing
tergantung
suhu
penyimpanan. Bagian gudang kemudian mengeluarkan Warehouse Receipt Voucher (WRV) sebagai bukti pencatatan bahwa barang tersebut telah termasuk ke dalam inventory gudang dan dapat dipergunakan untuk proses produksi atau proses pengemasan. f. Apabila hasil pemeriksaan oleh QA/QC tidak memenuhi persyaratan atau spesifikasi maka bahan akan ditolak dan ditempelkan label rejected (merah), kemudian dipindahkan ke Rejected Area. Bahan selanjutnya dikembalikan ke supplier atau dimusnahkan tergantung dari perjanjian dengan supplier.
13
Alur Pengeluaran barang dari gudang ke distributor : a. Bagian marketing menerima Purchasing Order (PO) dari distributor. b. Bagian marketing mengirimkan Sales Order (SO) ke bagian gudang, kemudian bagian gudang akan menyiapkan barang yang diminta oleh distributor dan membuat Delivery Note untuk mengantar barang ke distributor.
Alur penyerahan dan penerimaan barang ke/dari departemen produksi : a. Depertemen PPIC mengeluarkan MO/PO ke bagian produksi b. Bagian produksi mengeluarkan Material Requisition Sheet (MRS) ke bagian gudang sebagai surat permintaan untuk mengeluarkan bahan baku atau bahan kemas yang diperlukan untuk proses produksi. c. Bila proses produksi telah selesai, bagian produksi akan mengirimkan semi finished product atau finished product ke bagian gudang. d. Semi-finished product dikirim ke gudang bersama formulir PDS untuk disimpan sebelum dikemas. Semi-finished product diberi label Work in Progress (WIP) oleh bagian produksi. Semi-finished product tersebut dapat dilakukan proses selanjutnya (Packing). Setelah proses packing selesai dan bagian QA/QC akan mengambil contoh dan menempelkan label karantina. Apabila produk tersebut sudah selesai dianalisa, maka bagian QA/QC akan menempelkan label released yang berwarna hijau. Bagian produksi juga mengirimkan barang yang tidak memenuhi syarat setelah melalui pemeriksaan bagian QA/QC ke gudang, baik semi-finished product, finished product maupun bahan kemas disertai Tanda Terima Penyerahan Barang (TTPB).
14
Sistem Inventory Gudang Gudang di PT.Sydna Farma terdiri dari empat ruang penyimpanan yang sesuai dengan persyaratan dari produk yang akan disimpan, yaitu: a. Main storage ( 15-30oC, RH 45-80%) b. Cold Storage (2-8 oC) c. Dry Storage ( 15-26 oC, RH < 45%) d. Solvent storage (<35 oC, RH 45-80%) Gudang juga memiliki satu ruang penyimpanan yang diperuntukkan bagi bahanbahan permintaan bagian produksi yang telah disiapkan dan barang-barang yang statusnya “WIP” untuk ditimbang yang disebut staging area (<25 o, RH 45-80%).
1.5.4 Dispensing/Penimbangan Alur kerja proses dispensing adalah sebagai berikut : a. Perintah pembuatan obat berdasarkan Manufacturing Order (MO) dari planner kepada bagian produksi. b. Bagian produksi membuat Material Requisition Sheet (MRS) dan dilampirkan bersama MO. MRS dan MO diserahkan kepada petugas gudang sehari sebelum pelaksanaan penimbangan. c. Petugas gudang menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan MRS dan MO yang diterima. d. Bahan sudah disiapkan disimpan di staging area, kecuali untuk solvent yang mudah terbakar tetap disimpan di gudang solvent sampai saat penimbangan dilakukan.
15
e. Melakukan penyiapan penimbangan, antara lain label penimbangan dan jalur penimbangan (Line Clearance Check List). Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa di ruang penimbangan tidak terdapat bahan lain yang tidak berhubungan dengan bahan-bahan yang akan ditimbang. Hasil pemeriksaan dicatat dalam formulir line clearance oleh petugas gudang. f. Pelaksanaan
kalibrasi
timbangan
dilakukan
setiap
akan
melakukan
penimbangan dan dicatat pada log book Pemeriksaan Fungsi Timbangan, kemudian diparaf oleh petugas yang mengkalibrasi dan supervisor gudang. Kalibrasi internal dilakukan oleh bagian QC setiap 6 bulan sekali, sedangkan kalibrasi eksternal dilakukan oleh Badan Metrologi setiap satu tahun sekali. g. Penimbangan, dilakukan oleh petugas penimbangan dan disaksikan oleh supervisor atau asisten supervisor produksi. h. Setelah penimbangan dilakukan pencatatan pada label penimbangan, dan disertakan print out hasil penimbangan pada label tersebut, kemudian diparaf oleh kedua petugas, yaitu petugas penimbangan dan petugas produksi
1.5.5 Lokasi Pabrik dan Fasilitasnya PT.Sydna Farma berlokasi di Jalan R.C Veteran, Bintaro, Jakarta Selatan yang berdekatan dengan daerah pemukiman penduduk. Pada saat ini luas lahan PT. Sydna Farma adalah sebesar 20.000 m2, dengan luas areal yang dibangun meliputi 600 m2 bangunan kantor dan 4.000 m2 bangunan pabrik. Fasilitas pabrik meliputi Produksi, Pengendalian Mutu, Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan serta Pemeliharaan dan Pelayanan teknis.
