BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Di era informasi yang semakin berkembang, menuntut pihak perusahaan maupun intansi pemerintah untuk berlomba-lomba meningkatkan kemampuan didalam menyediakan suatu data dan informasi yang cepat dan akurat terutama didalam bidang pengelolaan keuangangan perusahaan, hal tersebut dilakukan bertujuan untuk meningkatkan performa bisnis yang dijalankan. Banyaknya manfaaat yang dirasakan atas penerapan sistem informasi akuntansi di perusahaan membuat banyak perusahaan maupun instansi pemerintah mulai beralih dari sistem manual kedalam sistem komputerisasi, salah satu manfaat yang dapat dirasakan dari sistem informasi akuntansi seperti yang diungkapkan oleh Siamak Nejadhosseini Soudani (2012) “AIS is the whole of the related components that are working together to collect, store and disseminate data for the purpose of planning, control, coordination, analysis and decision making. Therefore, impact of AIS on elements of organizational performance such as: performance management and financial performance is examined.” Kebutuhan serupa juga diakui oleh pihak pengelola unit fasilitas penunjang pada Universitas Terbuka.Universitas Terbuka adalah Perguruan Tinggi Negeri (PTN) yang didirikan ke-45 di Indonesia yang menerapkan sistem belajar terbuka dan jarak jauh. Sistem belajar ini terbukti efektif untuk meningkatkan daya jangkau dan pemerataan kesempatan pendidikan tinggi yang berkualitas bagi semua warga negara Indonesia, termasuk mereka yang tinggal di daerah-daerah terpencil, baik di seluruh nusantara maupun di berbagai belahan dunia. Universitas terbuka telah mendapatkan akreditasi nasional maupun internasional. Secara internasional UT telah memperoleh akreditasi internasional Council for Open and Distance Education (ICDE) Standart Agency (ISA), dan UT telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 1
2
dari Badan Sertifikasi SAI Global dan SGS. Dalam segi bahan ajar, Universitas Terbuka memiliki bahan ajar cetak dan non cetak seperti kaset audio video, CD, siaran video dan televise, serta bahan ajar berbasis computer dan internet (CAI dan Web-Supplement). Dalam perkembangannya, pertumbuhan jumlah mahasiswa dan kegiatan akademis Universitas Terbuka lebih cepat dan lebih besar dari pertumbuhan fasilitas yang dimilikinya. Oleh karena itu sebagai bentuk komitmen Universitas Terbuka dalam memberikan kualitas dan pelayanan terbaik dalam bidang pendidikan, maka UT membangun fasilitas sarana dan prasarana yang dapat menunjang kegiatan dalam pengembangan mutu baik karyawan atau mahasiswa yang sedang menjalankan proses belajar. Pada awalnya, fasilitas penunjang dibangun dengan tujuan sebagai sarana dan prasarana untuk memberikan berbagai bentuk pelatihan dan berbagai kegiatan yang dapat meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki. Namun kini masyarakat umum dapat melakukan penyewaan fasilitas tersebut untuk mengadakan suatu pelatihan atau berbagai bentuk acara. Unit fasilitas penunjang Universitas terbuka mengelola beberapa jenis sarana dan prasarana seperti: 1.
Wisma dengan 107 kamar, dengan daya tampung 3.000 siswa;
2.
Ruang rapat berfungsi untuk kegiatan pertemuan, seminar, workshop. Terdiri dari 3 jenis yaitu ruang sidang gedung serbaguna, ruang sidang yang terdapat di masing-masing gedung wisma, aula gedung pusat kualitas;
3.
Gedung balai sidang Universitas Terbuka Convention Center kapasitas 1250 kursi di lantai dasar dan 750 kursi di tribun;
4.
Sarana outdoor & gazebo danau;
5.
Sarana olahraga terdiri dari Jogging Track, lapangan tenis, lapangan futsal, lapangan basket, dan sarana fitness;
6.
Gedung pusat kualitas;
7.
Poliklinik;
8.
Pencucian mobil dan motor;
9.
Gedung zona public, yang terdiri dari ruang kantor BRI, BTN, kantor Pos, koperasi, Pujasera, tanah TK Ananda, dan ruang ATM.
3
Dengan adanya infrastruktur sarana yang dapat dinilai sangat baik tidaklah cukup untuk memberikan kualitas pelayanan terbaik, sistem pengelolaan data dan informasi atas fasilitas penunjang yang dinilai kurang terkelola dengan baik menyebabkan timbulnya suatu permasalah baru. Pencatatan berbagai bentuk transaksi yang masih menggunakan sistem manual sangatlah berbanding terbalik dengan tingginya kebutuhan akan kecepatan dan keakuratan data dan informasi didalam pengelolaan fasilitas penunjang. Banyaknya jenis transaksi yang terjadi dikarenakan proses aktivitas penyewaan fasilitas yang tinggi mempengaruhi keputusan kepala divisi fasilitas penunjang untuk memanfaatkan dan menggunakan teknologi sistem informasi yang terintegrasi. Dimana hal tersebut diharapkan akan mempermudah dan meningkatkan kinerja seluruh anggota divisi selain itu dapat mengurangi dan menekan masalah yang timbul dari penggunaan sistem pengelolaan data terdahulu. Bertitik tolak dari uraian diatas, maka penulis skripsi ini disusun dengan
Judul
“PEMBANGUNAN
SISTEM
INFORMASI
UNIT
FASILITAS PENUNJANG PADA UNIVERSITAS TERBUKA”.
1.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup sistem informasi di dalam manajemen pengelolaan fasilitas penunjang sangatlah luas, untuk itu penulis hanya menitik beratkan pada analisis dan perancangan sistem pada fasilitas wisma, Universitas Terbuka convention center, ruang sidang, sarana olahraga, gazebo danau, dan gedung serbaguna. Sehingga pembahasan terkait pembangunan sistem informasi ini meliputi:
1.
Proses pemesanan dan penyewaan fasilitas penunjang Universitas Terbuka yang terdiri dari wisma, Universitas Terbuka convention center, ruang sidang, sarana olahraga, gazebo danau dan gedung serbaguna;
4
2.
Proses pencatatan penerimaan kas terkait pendapatan jasa yang meliputi pembayaran tunai, pembayaran down payment, pembayaran sisa pelunasan atas penyewaan fasilitas penunjang Universitas Terbuka, dan pajak pertambahan nilai atas transaksi penyewaan;
3.
Proses pencatatan penggunaan, pengajuan dan pelaporan terkait barang persediaan fasilitas penunjang Universitas Terbuka;
4.
Proses pencatatan pengelolaan fasilitas meliputi pencatatan kerusakan, perbaikan dan kehilangan fasilitas;
5.
Proses pembuatan laporan pengelolaan atas penyewaan fasilitas penunjang Universitas Terbuka.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1
Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang hendak dicapai didalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis dan mengidentifikasi proses bisnis yang sedang berjalan didalam penyewaan fasilitas penunjang Universitas Terbuka untuk mengetahui kelemahan didalam proses tersebut; 2. Merancang suatu sistem informasi fasilitas penunjang yang terkomputerisasi, dimana sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan divisi fasilitas penunjang sehingga dapat menjadi suatu solusi dari permasalahan yang sedang dihadapi.
1.3.2
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Memberikan kemudahan para pegawai didalam divisi fasilitas penunjang untuk melakukan proses menyimpan, mengolah dan menyajikan data sehingga tercipta sistem pengendalian dan operasi yang baik; 2. Membantu pegawai penanggung jawab administrasi keuangan dan konsumsi fasilitas penunjang serta penanggung jawab sarana
5
dan prasarana fasilitas penunjang terkait pembuatan
laporan
penerimaan kas, pengajuan, dan penggunaan persediaan dengan menyajikan laporan transaksi secara akurat; 3. Meningkatkan pengendalian internal terutama dalam proses pemantauan transaksi atas pengelolaan fasilitas bagi kepala divisi fasilitas penunjang Universitas Terbuka. 1.4
Metodologi
Adapun langkah-langkah metode penelitian terdiri dari: a.
Tahap Perencanaan Proyek (Project Planning Phase) Di dalam tahap ini perencanaan proyek memiliki tujuan untuk melakukan identifikasi terhadap ruang lingkup sistem yang baru.
b.
Tahap Analisis (Analysis Phase) Tahap ini digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan data dan informasi secara detail untuk kebutuhan bisnis dan persyaratan pengolahan sistem yang baru, selain itu data dan informasi juga di analisis sehingga membentuk gambaran bisnis secara lengkap dan menyeluruh dengan tujuan untuk memaparkan dan memudahkan dalam proses pemahaman masalah secara mendetail. Didalam mengunpulkan data, peneliti menggunakan beberapa metode pengumpulan data yang terdiri dari: • Penelitian kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan data referensi dan teori-teori yang bersumber dari buku-buku, artikel-artikel di Internet atau media cetak lainnya sesuai dengan masalah dan topik didalam penulisan skripsi. • Penelitian lapangan (Field Research) Terdapat beberapa langkah dalam mengumpulkan data dari penelitian lapangan seperti: - Pengamatan (Observation) Dengan langsung mendatangi unit fasilitas penujang dan mengamati sistem aktivitas operasional unit fasilitas
6
penunjang Universitas Terbuka yang sedang berjalan, untuk menemukan secara langsung permasalahan yang terjadi didalam sistem yang berjalan.
- Wawancara (Interview) Dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada pihakpihak terkait untuk mengetahui masalah dan kelemahan didalam sistem yang sedang berjalan.
- Dokumentasi (Documentation) Dilakukan dengan mengunpulkan dokumen terkait topik penulisan skripsi, sebagai bahan analisa masalah.
c.
Tahap desain (Design Phase) Dalam tahap design bertujuan untuk merancang suatu sistem solusi berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan dan untuk menentukan keputusan apa saja yang dibuat setelah melewati tahap analisis. Di dalam tahap ini penulis menggunakan metode Object Oriented and Design oleh Satzinger, Jackson dan Burd dalam menyusun perancangan. Adapun diagram yang dibuat dalam penulisan ini terdiri dari Activity Diagram sistem lama dan sistem yang diusulkan sepertiactivity diagram, event table, use case diagram, use case description, domain class diagram, first-cut class diagram, system sequence diagram, completed three layer sequence diagram, updated design class diagram, package diagram, user interface.
d.
Tahap implementasi (Implementation Phase) Di dalam tahap ini bertujuan untuk membangun, menguji dan menginstal sebuah sistem informasi yang handal dan terlatih dimana hal tersebut dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dan manfaat sesuai dengan pengguna sistem, di dalam fase ini penulis melakukan proses pengcodingan sesuai dengan diagram–diagram yang telah dibuat sebelumnya di dalam fase perancangan sistem. Dalam proses perancangan dan pembangunan sistem penulis menggunakan Visual
7
Basic serta memberikan spesifikasi baik hardware maupun software yang dibutuhkan selama proses training terhadap pengguna sistem tersebut kedepannya.
1.5
Sistematika Penulisan
Di dalam sistematikan penulisan dan gambaran umum dalam tiap bab didalam skripsi dapat dijabarkan sebagai berikut:
BAB 1
PENDAHULUAN Di dalam bab ini akan membahas terkait dengan latar belakang masalah yang menjadi dasar sebuah penelitian dilakukan dan disertai dengan tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup, metodologi yang digunakan di dalam melakukan penelitian serta sistematika penulisan yang berguna untuk menjelaskan isi pembahasan yang dibahas dalam setiap bab.
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan terkait teori – teori yang menjadi landasan dasar penelitian di dalam membahas permasalahan, antara lain teori terkait dengan Object Oriented Analysis and Design.
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Di dalam bab ini menggambarkan dan menjabarkan terkait profil perusahaan yaitu struktur organisasi, pembagian tugas baik dalam hal wewenang dan tanggung jawab karyawan terkait pembagian tugas, analisa kelemahan dan masalahmasalah yang ditemukan disertai dengan alternatif solusi yang diajukan dalam upaya penanganan masalah tersebut.
8
BAB 4
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
ADMISISTRASI
PENGOLAHAN
FASILITAS
PENUNJANG UNIVERSITAS TERBUKA Di dalam bab ini dijelaskan terkait dengan analisa serta perancangan
sistem
informasi
administrasi
pengolahan
fasilitas penunjang yang diusulkan kepada pihak yang bersangkutan dengan tujuan dan maksud sebagai alternatif terhadap proses dimana pengimplementasian sistem diajukan dalam bentuk Object-Oriented Analysis and Design with Unified Process.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Di dalam bab ini merupakan bagian akhir dalam penulisan
skripsi
yang
mengandung
dan
menjabarkan
kesimpulan atas manfaat dan kegunaaan sistem baru yang diusulkan di dalam mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi di dalam pengelolaan fasilitas penunjang Universitas Terbuka sehingga dapat bermanfaat untuk menaikan dan memajukan mutu kualitas pelayanan.
