BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia teknologi yang sangat pesat ini, komputer memberikan banyak pengaruh terutama di bidang bisnis dan organisasi. Komputer pada mulanya hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan internasional, tetapi semenjak adanya kemajuan teknologi terutama di bidang pendidikan menyebabkan komputerisasi dalam penggunaannya lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan manusia. Sehingga para pengusaha dari banyak perusahaan memilih menggunakan komputer dalam menjalankan usahanya. Hal ini terbukti banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi dalam menjalankan bisnisnya. Komputer sudah dimanfaatkan sebagai sarana pengolah data pada berbagai instansi, perusahaan, pertokoan, dan sebagainya untuk mendukung kemajuan usaha mereka. Kebutuhan informasi pada sebuah perusahaan mutlak diperlukan, sebab dengan adanya informasi tersebut seorang manajer atau pemilik dapat mengambil keputusan dengan tepat untuk memajukan perusahaan yang dipimpinnya. Sistem informasi merupakan salah satu produk komputerisasi yang sudah terbukti sangat membantu banyak perusahaan dalam menjalankan aktifitas perusahaan seharihari. Sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pengambilan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Pengolahan data merupakan suatu hal yang penting pada suatu instansi ataupun perusahaan. Dengan bantuan komputer, pengolahan data menjadi lebih efisien dibandingkan dengan cara manual. Pengolahan data yang besar jika dikerjakan secara manual dapat menimbulkan kesulitan bahkan kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan karena faktor kesalahan manusia (human error). Kesimpulannya adalah bahwa semua jenis perusahaan, besar maupun kecil, akan sangat terbantu sekali bila memiliki sebuah sistem informasi yang diimplementasikan
1
pada perusahaan tersebut. Toko-toko usaha menengah, seperti toko-toko besi juga tentunya sangat memerlukan sistem informasi sejenis untuk lebih meningkatkan kinerja perusahaan sebab faktor stok-stok barang yang sangat banyak. Dalam Tugas Akhir ini akan dibangun sebuah sistem informasi mengenai penjualan dan pembelian untuk keperluan peningkatan efektifitas dan efisiensi pelayanan. Sebagai pendukung pelayanan di sebuah toko sepeda yang mempunyai relasi dengan para konsumen, dan pihak-pihak supplier (pemasok) barang, baik yang berada di dalam dan luar kota. Untuk itu perlu adanya suatu sistem informasi yang murah dan dapat melakukan pengecekan secara cepat dan akurat. Dengan adanya media ini diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan lebih baik kepada para konsumennya. Berdasarkan dari apa yang telah diamati, penulis memutuskan untuk membuatkan sebuah program sistem informasi yang cukup lengkap dan yang pasti tetap sesuai dengan keinginan dari pengguna sistem informasi tersebut. Dan diharapkan dengan adanya sistem informasi tersebut akan sangat membantu toko dalam meningkatkan kinerjanya. 1.2. Perumusan Masalah Selama ini Toko Sepeda tersebut masih menerapkan sistem konvensional dalam menjalankan kegiatan usahanya. Dengan jumlah barang yang tidak sedikit itu tentunya pemilik toko akan sangat kesulitan dengan permasalahan-permasalahan yang ada, kalkulasi dan rekapitulasi berkas-berkas akan memakan waktu yang cukup lama. Dengan mempertimbangkan efektifitas serta efisiensi waktu dan tenaga, khususnya untuk menambah kinerja dari toko, penulis akhirnya merumuskan sebuah sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan dari pengelola atau pemilik toko. Sistem informasi ini harus mampu memecahkan masalah yang berkenaan dengan rekapitulasi dan kalkulasi berkas-berkas sehingga dapat membantu meringankan pekerjaan dari pemilik toko. Oleh sebab itu sistem informasi yang dibangun harus bisa menjawab beberapa perumusan masalah di bawah ini:
2
•
Apakah sistem ini bisa menghitung pencatatan hutang dan piutang yang terjadi?
•
Apakah sistem ini bisa mempermudah pelaksanaan transaksi yang terjadi baik itu dalam pembelian maupun penjualan?
•
Apakah sistem ini bisa menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh toko tersebut secara lengkap serta untuk menghitung pendapatan toko per periode?
•
Apakah sistem ini bisa membackup data-data yang telah ada dengan tujuan supaya data yang penting tidak akan hilang begitu saja?
1.3. Batasan Sistem Berdasarkan apa yang telah dikonsultasikan dengan pemilik dari toko itu sendiri, maka didapatkan beberapa kesimpulan dan batasan masalah yang perlu dan tidak perlu untuk ditangani oleh sistem informasi ini. Batasan masalahnya adalah sebagai berikut: • Program dirancang sedemikian rupa sehingga bisa menangani masalah setup. Adapun setup yang ditawarkan oleh program adalah setup stok barang, setup supplier (pemasok) barang, setup konsumen. • Program bisa menangani pencatatan transaksi penjualan maupun pembelian secara partai dan eceran. • Program dapat menangani pencatatan dan pembayaran hutang serta piutang. • Program menyediakan laporan-laporan seperti Laporan Penjualan Kredit maupun Tunai, Laporan Hutang Supplier maupun Piutang Konsumen, Laporan Stok Barang, Laporan Pendapatan , Laporan Retur Item, dan Laporan Penjualan Kredit per Sales. • Program menyediakan fasilitas untuk pengeluaran barang yang telah cacat dan tidak dapat dijual maupun dikembalikan pada supplier. Untuk kasus ini barang lama maupun barang baru jumlah kerugian didasarkan pada harga barang yang terakhir (harga dipukul rata). • Program menyediakan fasilitas back up data dan untuk menghapus seluruh data – data transaksi (tutup buku).
3
1.4. Metodologi Penelitian Penulis menggunakan beberapa metode dalam melaksanakan tugas akhir ini, antara lain: • Metode observasi, melakukan observasi langsung untuk mengetahui keadaan dari perusahaan secara fisik. • Teknik Survei dan wawancara, metode ini merupakan metode yang sangat penting dalam menentukan langkah-langkah awal pengerjaan sistem informasi. Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pengelola dan pemilik toko serta beberapa konsumen toko. • Studi pustaka, untuk menunjang penulis dalam menyelesaikan sistem informasi ini, penulis membutuhkan beberapa referensi buku sebagai bahan acuan untuk menulis program secara baik dan benar. • Konsultasi, untuk mengkonsultasikan segala sesuatu yang menyangkut masalah tugas akhir dan meminta masukan-masukan agar di dalam penyusunan Tugas Akhir ini dapat memperoleh hasil yang optimal. 1.5. Tujuan Penelitian Hasil penelitian ini ditujukan sebagai salah satu syarat utama untuk mendapatkan gelar kesarjanaan Strata 1 pada Fakultas Teknik Program Studi Teknik Informatika, Universitas Kristen Duta Wacana, Yogyakarta. Secara khusus, sistem informasi ini dibuat untuk dapat membantu Toko Sepeda dalam menjalankan kegiatan usahanya. Dan diharapkan juga peralihan dari sistem konvensional ke sistem komputerisasi dapat meningkatkan mutu dan pelayanan toko kepada para konsumen. 1.6. Cara Evaluasi Sistem informasi secara teknis dinilai telah berhasil apabila sistem ini dapat memberikan solusi terhadap masalah transaksi dan inventori yang ada pada toko, misalnya terjadi kesalahan pencatatan nota yang keluar ataupun pada pencatatan masalah hutang dan piutang.
4
Sistem ini harus dapat memberikan keluaran (output) berupa laporan-laporan yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh toko. 1.7. Sistematika Penulisan Penulisan ini dibagi dalam beberapa bab dan terstruktur. Adapun sistematika dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: •
Bab I Pendahuluan Bab ini berisikan dan menjelaskan latar belakang masalah, rumusan permasalahan, batasan masalah, metodologi penulisan, tujuan penulisan, cara evaluasi dan sistematika penulisan
•
Bab II Landasan Teori Pada bab ini akan diberikan beberapa konsep dari teori yang melandasi penulisan makalah dan pembuatan sistem informasi.
•
Bab III Analisis dan Desain Sistem Berisi perancangan sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Perancangan Basis Data dengan menggunakan MDL (Model Data Logika), Perancangan Input (Perancangan Bentuk Layar Masukkan) dan Perancangan Output (Perancangan Laporan), analisa dan perancangan dari sistem informasi yang akan dibuat, diagram aliran data atau Data Flow Diagram (DFD), algoritma sistem informasi, dan perancangan input dan outout (I/O) sistem informasi.
•
Bab IV Implementasi Sistem Bab ini mengintegrasikan analisa dan perancangan sistem informasi, landasan teori dan pemikiran ke dalam bentuk program. Bab ini juga berisikan analisa tentang program, kelebihan dan kekurangan program tersebut.
•
Bab V Penutup Berisikan
kesimpulan
terhadap
hasil
penelitian
serta
saran
terhadap
pengembangan sistem informasi.
5
