BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Suatu perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Seringkali semakin besar suatu perusahaan, maka akan semakin membutuhkan suatu cara untuk mengatur sumber daya manusia yang ada, sehingga apabila tidak dilakukan dengan benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia. M engatur karyawan adalah sulit dan rumit, untuk itulah perusahaan harus memperhatikan pengaturan sumber daya manusia agar selaras antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk memperhatikan kesejahteraan para karyawan yang sudah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka untuk perusahaan dengan cara memberikan gaji, upah, tunjangan, insentif yang layak dan tepat waktu. Hal ini bukan saja sering didapati pada perusahaan dengan skala kecil, namun perusahaan skala besar juga seringkali mengabaikan persoalan seperti ini. Seperti misalnya, didalam perusahaan yang sudah menggunakan komputer didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, seringkali komputer digunakan hanya untuk hal- hal yang berhubungan dengan luar perusahaan, seperti misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan dan pembelian perusahaan. Padahal dengan adanya seluruh komputer yang terhubung kedalam suatu
2 jaringan, maka proses pengaturan sumber daya manusia dapat memanfaatkan fasilitas tersebut. PT Istana Kebayoran Raya M otor merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan mobil dan suku cadang serta jasa perbaikan untuk mobil – mobil keluaran Honda yang membutuhkan sumber daya manusia yang handal guna meningkatkan kegiatan operasional perusahaan secara efisien dan efektif. Jumlah karyawan perusahaan ini ada 147 orang. Sistem sumber daya manusia yang berjalan pada saat ini masih menggunakan sistem penyimpanan data karyawan yang lama, yang hanya disimpan dalam bentuk file dalam program excel sehingga proses update data karyawan dilakukan secara manual yaitu dengan membuka file tersebut. Selain itu, sistem yang berjalan saat ini belum dapat menyajikan laporan- laporan yang lengkap dan rinci kepada pihak manajemen sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Tidak hanya itu, proses penggajian dan pengupahan masih menggunakan sistem manual sehingga menghadapi berbagai masalah antara lain : pencatatan waktu hadir karyawan masih sering terjadi kecurangan ( titip absen ) yang menyebabkan tidak akuratnya perhitungan insentif kehadiran untuk karyawan dan tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi, masalah human error dalam penghitungan gaji dan upah karena harus dikaitkan dengan perhitungan lembur. M asalah akan menjadi semakin besar jika jumlah karyawannya semakin banyak. Oleh karena itulah perusahaan harus mempunyai standar penilaian tersendiri atas pengaturan dan pengendalian kegiatan personalia. Selain itu,
perusahaan harus
mempunyai sistem penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi yang dapat membantu perusahaan dalam memproses data gaji dan upah karyawan dengan cepat, mudah dan akurat. Berdasarkan latar belakang diatas, maka dibuatlah skripsi dengan
3 topik sistem informasi sumber daya manusia dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya M anusia Berbasis Web Pada PT Istana Kebayoran Raya M otor “. Sistem baru yang diusulkan ini berupa sistem informasi terkomputerisasi berbasis web dalam jaringan intranet perusahaan. Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan dapat membantu, memperbaiki, dan meningkatkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan agar berjalan dengan cepat dan benar.
1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah menganalisis dan merancang suatu sistem informasi sumber daya manusia. Penulis membatasi masalah – masalah yang akan dibahas sebagai berikut : 1. Penelitian pada divisi sumber daya manusia PT Istana Kebayoran Raya Motor yang meliputi: •
Perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru Sub-sistem perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru bertujuan untuk
mendapatkan
orang-orang
yang
memiliki
kemampuan
untuk
melaksanakan tugas dengan baik. •
Pelatihan karyawan Sub-sistem pelatihan dirancang untuk meningkatkan keterampilan dalam pekerjaan yang sekarang.
•
Penilaian kinerja karyawan Sub-sistem penilaian kinerja sangat membantu perusahaan dalam menentukan pelatihan dan pengembangan, promosi dan mutasi
4 •
Promosi, mutasi dan demosi Pelaksanaan
perpindahan
jabatan
karyawan
bertujuan
untuk
menempatkan sumber daya manusia pada posisi yang tepat sehingga dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja yang lebih tinggi. •
Pemutusan hubungan kerja Sub-sistem pemberhentian hubungan kerja mencakup pemberhentian hubungan kerja atas keinginan perusahaan dan atas keinginan karyawan itu sendiri.
•
Penggajian dan pengupahan M encakup pencatatan waktu hadir karyawan, penghitungan gaji dan upah, tunjangan, insentif kehadiran, lembur, pembayaran gaji dan upah, penghitungan bonus, pengalokasian service mobil, pembuatan daftar gaji dan upah dan laporan absensi.
2. M enganalisis prosedur kerja sistem yang sedang berjalan pada divisi sumber daya manusia PT Istana Kebayoran Raya M otor. 3. M embuat perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang baru
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. M engetahui cara perekrutan, seleksi dan penerimaan, pelatihan, penilaian kerja, promosi, mutasi dan demosi, pemutusan hubungan kerja, penggajian dan pengupahan yang diterapkan dalam perusahaan.
5 2. M enganalisis sistem informasi sumber daya manusia yang sedang berjalan untuk menemukan kelemahan dan kebutuhan terhadap informasi baru. 3. M erancang dan memperbaiki sistem informasi sumber daya manusia yang sedang berjalan dengan merancang suatu sistem informasi sumber daya manusia terkomputerisasi dengan menggunakan web perusahaan pada PT Istana Kebayoran Raya M otor.
M anfaat yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah : 1. M embantu memudahkan pendataan dan pelaporan seluruh kegiatan sumber daya manusia dari perekrutan, penyeleksian, penerimaan karyawan baru sesuai dengan kebutuhan, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan ( mengetahui karyawan yang berprestasi ), pemutusan hubungan kerja sehingga perusahaan dapat mengolah sumber daya manusia secara optimal yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan. 2. M embantu memudahkan penghitungan gaji dan upah secara terotomatisasi sehingga memudahkan perusahaan membayar gaji, upah, insentif bagi karyawan. 3. M embantu pihak manajemen untuk mendapatkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam pengambilan keputusan dan kebijakan- kebijakan mengenai kepegawaian.
1.4. Metodologi Penelitian M etode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi : 1) M etode analisis Analisis yang dilakukan melalui 2 (dua) tahap, antara lain :
6
Penelitian kepustakaan Dalam penulisan kepustakaan, akan dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran buku-buku, literatur-literatur dan bacaan-bacaan lain, sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini.
Penelitian lapangan Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung ke perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu : 1. Pengamatan M eninjau dan mengamati langsung ke perusahaan mengenai hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem. 2. Pengumpulan data Data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab personel–personel dalam perusahaan, kebijakan dan prosedur kegiatan personalia yang sedang berjalan, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sumber daya manusia lainnya. 3. Wawancara M engajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak perusahaan, sehingga sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2) M etode Perancangan M etode perancangan yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan M athiassen, yang terdiri dari :
7 a. Problem domain analysis, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain: •
Classes
•
Structure
•
Behaviour
b. Application domain analysis, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain: •
Usage
•
Function
•
Interface
c. Architecture Design, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain: •
Criteria
•
Component Architecture
•
Process Architecture
1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 ( lima) bab dimana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut: BAB 1
PENDAHULUAN Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang dari penulisan skripsi ini, ruang lingkup yang membatasi penyusunan skripsi, tujuan dan manfaat skripsi ini dibuat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang menjelaskan isi dari tiap bab.
BAB 2
LANDAS AN TEORI
8 Pada bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam penyusunan skripsi ini antara lain teori yang mendukung dalam pemecahan masalah yang berkaitan dengan Sistem Informasi Sumber Daya M anusia, dan teori mengenai Object Oriented Analysis and Design. BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan, berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, prosedur yang dijalankan dalam manajemen SDM dan identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan.
BAB 4
PERANCANGAN
S IS TEM
INFORMAS I
S UMBER
DAYA
MANUS IA BERBAS IS WEB PAD A PT IS TANA KEBAYORAN RAYA MOTOR Bab ini membahas tentang usulan perancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan M athiassen, yang terdiri dari : Problem domain analysis, Application domain analysis, Architecture Design. BAB 5
S IMPULAN DAN S ARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran – saran yang bermanfaat selanjutnya
bagi
perusahaan
untuk
pengembangan
sistem
