Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp
Eenheid/Cluster/Team BV-IM-IT
aanbiedingsbrief bij Onderzoeksrapport Open Source 1- Notagegevens Notanummer
61385
c B&W d e f g
12-2-2008
Datum
6-2-2008
b Raad c d e f g
13-2-2008
2- Bestuursorgaan
Portefeuillehouder Weth. Hiemstra
g OR c d e f College van B & W - Burgemeester - Weth. Hiemstra - Weth. Adema
Besluitenlijst b Agenda c d e f g
- Weth. Fleskes - Weth. Berkelder - Weth. Van den Berg
d.d. 12-2-2008
Routing
d.d.
c Akkoordstukken d e f g
c Vertrouwelijk d e f g
d.d.
Directeur R.Wielinga Weth. Hiemstra Gem.Secretaris
par. b adj.secr. c d e f g
b gem.secr. c d e f g
BIS n i openbaar n j k l m j besloten n k l m j Vertrouwelijk k l m
adj. Secr. (paraaf adjunct-secretaris) Bijlagen Onderzoeksrapport Open Source Beschrijving huidig concept B & W d.d.: 12-2-2008 Besloten wordt: 1 2
3 4
5
6
Kennisnemen van het rapport onderzoek naar de Open Source c.q. Open Standaarden trend en de mogelijkheden en de consequenties voor de gemeente Deventer; instemmen met het op zorgvuldige wijze toepassen van ontwikkelingen op het gebied van Open Standaarden voor het geheel van de gemeentelijke ICT huishouding onder de condities zoals aangegeven in het actieplan van het ministerie van Economische Zaken; instemmen met de beleidslijn om een implementatiestrategie te ontwikkelen voor toepassing van Open Source oplossingen die uiterlijk in 2010 klaar is; instemmen met het voornemen tot 2010 op experimentele basis, via proefprojecten, ervaring op doen met het toepassen van Open Source toepassingen indien op basis van een business case komt vast te staan dat dit een verantwoorde keuze is aangezien de relatieve onbekendheid en onervarenheid met deze toepassingen anders te veel onvoorspelbare risico’s met zich meeneemt en de geformuleerde ambities onder druk zet; de toepassing van Open Standaarden en Open Source een integraal onderdeel uit laten maken van het dit jaar op te stellen I-beleid zodat de juiste kaders worden gesteld voor de toepassing ervan; de nota en de bijlagen toe te zenden aan de raad.
Financiële aspecten: In te vullen door de initiërende dienst Financiële gevolgen voor de gemeente?
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Voorstel openbaarmaking b De nota en het besluit openbaar te maken c d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken nadat d e f g
c De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… d e f g
c Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op d e f g
c De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op d e f g
Communicatie over vervolg j De communicatie verloopt als volgt (Hierover is overleg geweest met het team Communicatie) k l m n j Zie bijgaand(e) communicatieplan/ -paragraaf k l m n i Communicatie is niet van toepassing, omdat j k l m n
ADVIESRADEN: In te vullen door de initiërende dienst Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Toelichting en overwegingen Inleiding De Raad heeft bij de behandeling van de begroting 2008 een motie aangenomen waarin het College wordt verzocht te onderzoeken op welke wijze Open Source software en Open Standaarden door de gemeente Deventer voor het ambtelijk apparaat en voor de eindgebruiker van de digitale dienstverlening gebruikt kan worden. Daarnaast zijn er landelijke ontwikkelingen waarbij het gebruik van met name Open Standaarden en daarnaast Open Source toepassingen worden gestimuleerd. In dat kader is er onlangs door het Ministerie van Economische Zaken en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een actieplan opgesteld. Het College heeft een extern adviseur gevraagd een onderzoek uit te voeren naar de Open Source c.q. Open Standaarden trend en de mogelijkheden en consequenties voor de gemeente Deventer. Dit eindrapport is als bijlage toegevoegd. Voor een goed begrip is het belangrijk om onderscheid te maken tussen Open Source en Open Standaarden. Beide begrippen worden in de praktijk vaak in één adem genoemd en dat kan tot de nodige verwarring leiden aangezien het verschil tussen beide begrippen groot is. Voor een toelichting op het verschil tussen Open Source en Open Standaarden verwijzen wij naar bijlage 4 van het bijgevoegde onderzoeksrapport. In deze notitie wordt het standpunt van het College verwoord als reactie op de door de Raad aangenomen motie en het door de externe adviseur opgestelde rapport. Beoogd resultaat Het College onderschrijft de aanbevelingen die gedaan worden in het externe onderzoeksrapport dat wil zeggen: z het op zorgvuldige wijze toepassen van ontwikkelingen op het gebied van Open Standaarden voor het geheel van de gemeentelijke ICT huishouding onder de condities zoals aangegeven in het actieplan van het ministerie van Economische Zaken z het zoveel mogelijk op zorgvuldige wijze gebruik maken van Open Source Software en daarvoor een implementatiestrategie te ontwikkelen, die in 2010 klaar is. z het tot 2010 via proefprojecten ervaring op doen met het toepassen van Open Source toepassingen indien op basis van een business case komt vast te staan dat dit een verantwoorde keuze is aangezien de relatieve onbekendheid en onervarenheid met deze toepassingen anders te veel onvoorspelbare risico’s met zich meebrengt en de geformuleerde ambities onder druk zet. z de toepassing van Open Standaarden en Open Source een integraal onderdeel uit laten maken van het dit jaar op te stellen I-beleid, zodat de juiste kaders worden geschapen voor de toepassing ervan. Het College is van mening dat op deze wijze de huidige uitgangspunten van het ICT beleid en reeds gedane investeringen binnen de gemeente Deventer en de ambities op het gebied van de toepassing van Open Standaarden en Open Source, op verantwoorde en zorgvuldige wijze met elkaar in balans zijn gebracht. Tevens wordt op deze wijze volledig aangesloten bij landelijke ontwikkelingen en kan ook worden samengewerkt met andere gemeenten. Zodoende kan ook worden vastgehouden aan de ambities op het gebied van het verbeteren van de (digitale) dienstverlening aan burgers, de invoering van nieuwe manieren van werken binnen de organisatie en het verbeteren van de interne bedrijfsvoering. Kader Binnen de gemeente Deventer wordt er al enkele jaren aandacht besteed aan de ontwikkelingen op het gebied van Open Standaarden en Open Source. Zo zijn er ervaringen opgedaan met het gebruik van Open Source voor de website, maar wordt er bijvoorbeeld op dit moment ook gewerkt aan de inzet van Linux voor diverse backoffices en de hosting van de telefooncentrale. In het ICT beleid van de gemeente wordt ook al geruime tijd aandacht besteed aan de uitwisselingsmogelijkheden en de interoperabiliteit tussen verschillende bouwstenen, systemen en met externe organisaties. Dit heeft ondermeer geleid tot de keuze voor één platform, waarmee naast schaalvoordeel en kostenbesparing, ook een efficiëntieverbetering en een integrale aanpak van de ICT architectuur kon worden bewerkstelligd. Standaardisatie van gegevens, en de mate waarop deze aansluiten bij landelijke initiatieven van onder andere de ICTU (EGEM, Advies Andere Overheid, Overheid heeft Antwoord©, Basisadministraties GBA/BAG, enz.), speelde daarbij een belangrijke rol. Zodra er landelijke standaarden worden vastgesteld die overheidsbreed gehanteerd moeten worden (zie ook bijlage 2 beschrijving huidig concept), kan de gemeente hier naar verwachting snel aan voldoen.
Na afweging van alle voor- en nadelen en verschillende alternatieven ten opzichte van elkaar is jaren geleden door de gemeente Deventer de keuze gemaakt om te kiezen voor een architectuurmodel dat gebaseerd is op Microsofttechnologie. Daarbij is ook gestuurd op de aanschaf van zoveel mogelijk generieke pakketten, veelal gebaseerd op Microsofttechnologie, om tot een integrale, samenhangende en betrouwbare architectuuroplossing te komen. Doel daarvan was enerzijds standaardisatie en het realiseren van goede uitwisselingsmogelijkheden, waarmee uiteindelijk ook aan de wensen van open standaarden en eenvoudige gegevensuitwisseling kan worden voldaan en anderzijds het realiseren van schaalvoordelen. In het gekozen architectuurmodel neemt Microsoft Office Sharepoint Services (MOSS) 2007 een centrale plaats in. Via Microsoftkoppelingen kan er eenvoudig informatie (documenten, aanvragen, vragen, nota’s, etc.) worden uitgewisseld tussen loket (digitaal en fysiek), midoffice, werkplek en archief. Hierbij is informatie over medewerkers, producten, aanvraag en status integraal beschikbaar. Ook de uitwisseling van informatie met derden, bijv. in het kader van de wMO, kan met behulp van de huidige informatiearchitectuur eenvoudig tot stand worden gebracht. De gemeente heeft op deze gebieden de afgelopen jaren goede resultaten geboekt en loopt op een aantal terreinen zelf voorop. Een groot aantal gemeenten en bedrijven toont dan ook interesse in de keuzes die in de afgelopen jaren binnen de gemeente Deventer zijn gedaan op het gebied van ICT toepassingen. Met het gekozen architectuurmodel is ook geïnvesteerd in het realiseren van de door de Raad geformuleerde ambities op het gebied van digitaal werken binnen de organisatie. Op het gebied van digitaal werken heeft de gemeenteraad twee duidelijke ambities geformuleerd voor de organisatie: het activiteiten gerelateerd werkplekconcept (flexwerken) voor eigen medewerkers en het digitaal loket voor burgers en bedrijfsleven. De ambities zijn vastgesteld door de Raad in het kader van het project Deventer Doet Digi Werkt (DDDW). Voor het realiseren van deze ambities is geïnvesteerd in een combinatie van Sharepoint, MOSS2007 en Meridio. Ook voor het realiseren van het digitaal loket is geïnvesteerd in deze combinatie, aangevuld met een aantal losse componenten. Bij deze losse componenten kan in enkele gevallen wel gebruik worden gemaakt van open source oplossingen, zoals dat bijvoorbeeld is gedaan bij de authenticatie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van DigiD. Bij die open source oplossing is continuïteit en uitwisselbaarheid gewaarborgd dankzij de bijbehorende beheersorganisatie. Het huidige architectuurmodel is ook dusdanig opgezet dat hiermee de doelstellingen op het gebied van de realisatie van het klantcontactcentrum voor onze gemeente worden ondersteund. De combinatie van Sharepoint, MOSS 2007 en Windows maakt bijvoorbeeld de volgende functionaliteiten mogelijk: z De gegevensuitwisseling van Sharepoint en het -steeds verder te ontwikkelen- gegevensmagazijn maken het mogelijk dat gegevens over klanten, bedrijven en objecten kunnen worden toegevoegd aan digitale aanvragen en later ook aan alle andere correspondentie met burgers en bedrijven z Doordat aanvragen in een zakenmagazijn kunnen worden opgeslagen, ontstaat unieke klantstatusinformatie, die vervolgens kan worden gebruikt bij de afhandeling van aanvragen en bij de beantwoording van klantvragen (veelal verzoek om informatie of status van aanvragen) z Doordat de Microsoftarchitectuur het mogelijk maakt om via Active Directory (dit zijn de inloggegevens van alle medewerkers) een koppeling te leggen tussen medewerkers en werkstromen (workflow), kunnen aanvragen op een intelligente manier aan werknemers worden toebedeeld. Via Sharepoint kan die informatie snel worden opgevraagd. Zo kan een telefoniste (het contactcentrum) bijvoorbeeld via de aanvraagcode zien wie een bepaalde aanvraag in behandeling heeft. Doordat de workflow ook de status bijhoudt, is direct duidelijk wat er nog moet gebeuren voordat de aanvraag is afgerond. Een klant kan dan snel worden geïnformeerd en, indien dan nog nodig, worden doorverbonden met de juiste medewerker/team. z Ook externe informatiesystemen kunnen via Sharepoint worden ontsloten. Daardoor kunnen gegevens van ketenpartners of andere overheden eenvoudig worden toegevoegd aan de eigen informatie. Het College acht het van groot belang dat de huidige uitgangspunten van het ICT beleid binnen de gemeente Deventer en de investeringen die de afgelopen jaren zijn gedaan op zorgvuldige wijze in balans worden gebracht met de ambities op het gebied van de toepassing van Open Standaarden en Open Source. Zoals gezegd is het College van mening dat dit het geval is met de voorgestelde maatregelen en de aanbevelingen in het onderzoeksrapport. Daarnaast zal aan dit aspect verder aandacht worden besteed in de I-beleidsvisie die dit jaar wordt vernieuwd. Argumenten Wij zetten hieronder nog eens de belangrijkste argumenten op een rij voor de voorgestelde maatregelen voor de toepassing van Open Standaarden en Open Source toepassingen:
z
Zowel voor de toepassing van Open Standaarden als voor Open Source toepassen geldt dat dit een middel moet zijn en geen doel op zichzelf. De algemene lijn zowel ten aanzien van het toepassen van Open Standaarden als Open Source is dat steeds per situatie moet worden bekeken of en zo ja in welke mate het toepassen daarvan daadwerkelijk in de praktijk de voordelen heeft zoals deze in theorie worden verondersteld. De voordelen van Open Standaarden zijn daarbij evident. De voordelen van Open Source toepassingen (zie daarvoor pagina 23. e.v. van het onderzoeksrapport)liggen op een hoger, vooral politiek niveau , maar zijn nadelig voor de bedrijfsvoering. De toepassing van Open Source oplossingen voor generieke systemen dient daarom zorgvuldig te worden afgewogen op basis van een business case.
z
Met de voorgestelde maatregelen sluit het College volledig aan bij landelijke ontwikkelingen. Deventer kan dit niet in z'n eentje, en zal het op dit vlak ook moeten hebben van de samenwerking met andere gemeenten.
z
Met de voorgestelde maatregelen wordt naar het oordeel van het College op evenwichtige en zorgvuldige wijze een balans aangebracht tussen de huidige uitgangspunten van het ICT beleid binnen de gemeente Deventer en de investeringen die de afgelopen jaren zijn gedaan met de (terechte) ambities op het gebied van de toepassing van Open Standaarden en Open Source. Door nu (te) drastisch naar andere, op open source gebaseerde oplossingen te kijken, komt de realisatie van geformuleerde ambities in gevaar en dit zou leiden tot tijdverlies, verlies aan functionaliteit en (aanzienlijke) desinvesteringen bijvoorbeeld op het gebied van ontwikkelde kennis en opgedane praktijkervaringen.
Draagvlak Verwacht wordt dat een geleidelijke invoering kan rekenen op meer draagvlak bij de medewerkers. Klanten en relaties, burgers en bedrijven, die in overgrote meerderheid Microsoft produkten gebruiken, moeten er op kunnen rekenen, dat ook deze formaten beschikbaar blijven. Door tegelijk ook landelijke standaarden als ODF (Open Document Format) te ondersteunen, sluiten we niemand uit. Zo zorgen we nu, en in de toekomst, voor de juiste service en dienstverlening. Tot slot willen we hier nog vermelden dat deze nota geheel in overeenstemming is met het actieplan van Staatssecretaris Heemskerk. Financiële consequenties De bovenstaande strategie zal vooralsnog geen financiele consequenties hebben. Aanpak/uitvoering De toepassing van Open Standaarden en Open Source oplossingen en de kaders die daarbij gehanteerd worden, zullen verder worden uitgewerkt in de nog op te stellen I-visie.
