Az üzemanyag vételezés szabályai Fenti témakör az Országos Mentőszolgálat(továbbiakban :OMSz)-nál 2006-ban lett kidolgozva Minőségügyi Kézikönyv-ben Az Országos Mentőszolgálat üzemanyag ellátási,üzemanyagkártya-kezelési,valamint üzemanyagszámla-ellenőrzési szabályzata címmel. Jelen szabályzat hatálya kiterjed az OMSz valamennyi szervezeti egységére és a munkáltatóval közalkalmazotti jogviszonyban álló valamennyi közalkalmazottjára. 1.Az üzemanyagkártya 1.1Az OMSz a vagyonkezelésében, használatában lévő gépjárművek üzemeltetéséhez szükséges üzemanyagot a jogszabályi előírásoknak megfelelően, készpénzkímélő módon, üzemanyagkártya (kártya) használatával vásárolja, szerzi be. A kártya készpénz helyettesítő eszköz, a kezelésére, használatára vonatkozó tudnivalók, előírások az alábbiak. 1.2 1.) A kártya a kibocsátó tulajdonát képező, sorszámozott, lejárati határidővel rendelkező elektronikus fizetési eszköz. A kártya a kibocsátó tulajdonában (vagy a vele szerződésben) lévő kimérőhelyen használható. 2.)A vásárláshoz használt kártya típusa: rendszámra szóló Ezüst vagy Arany Kártya, mely a rajta feltüntetett üzemanyagfajta vásárlására jogosít. Az Ezüst Kártya nem kér kódot,míg az Arany Kártya PIN-kóddal ellátott. 3.)A kártya érvényességi ideje a kibocsátás hónapjától számított 2 év. 4.)Tilos a kártyát zálogba adni, vagy óvadékként harmadik személynél elhelyezni. 5.)A kártyát hőtől és mágneses hatástól, valamint fizikai igénybevételtől (erős hajlítás, a mágneses sáv karcolódása) óvni kell. A bármely okból a továbbiakban nem használt/nem használható kártyát (gépkocsi végleges üzemképtelensége, forgalomból kivonása, rendszámcseréje miatt, vagy kártyasérülés, érvényesség lejárta esetén) a mentőállomáson haladéktalanul be kell vonni és a mágnes csík kilyukasztásával használhatatlanná kell tenni. A véglegesen bevont kártyát az érvénytelenítéshez a Főigazgatóságnak meg kell küldeni. 6.)A kártya elvesztését, vagy ellopását a kibocsátónak letiltás-, a Főigazgatóságnak pótlás céljából jelezni kell a hiány észlelését és ellenőrzését követően haladéktalanul. A kártya hiányát azonnal jelezni kell a mentőállomás gépjármű üzemeltetésért felelős munkatársának, aki értesíti a műszaki vezetőt(helyettesét). A műszaki vezető (helyettese) a legrövidebb időn belül intézkedik a kártya letiltására a kártya kibocsátója felé (éjjel-nappal a 06-80/3999 999 ingyenesen hívható zöld számon) és erről a Főigazgatóságot szóban tájékoztatja. Amennyiben a kártya felkutatása eredménytelenül zárul, a letiltás igényét két munkanapon belül szóban, majd írásban meg kell erősíteni. Igénybejelentéshez, letiltáshoz az 1.sz.melléklet szerinti adatlapot kell kiállítani és a Főigazgatóságnak – Fax vagy E-mail útján – megküldeni. A kártyával kapcsolatos teendők ügyintézése a műszaki vezető feladata. 1.2 Az üzemanyagkártya kezelése 1.)A kártyákról a forgalmi rendszám, a kártyaszám, az érvényesség és az üzemanyagfajta feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni régió/mentőállomás szinteken. 2.)A kártyaállományt a mentőállomásokon a nyilvántartás alapján hónap végén ellenőrizni kell. Az ellenőrzés az állomás gépjármű üzemeltetésért felelős munkatársának a feladata, az ellenőrzés tényét a kártyanyilvántartáson „ellenőrízve” rájegyzéssel, az időpont feltüntetésével és aláírásával igazolja. A hiányt, eltérést a műszaki vezetőnek írásban jelenteni kell.
3.)Gondoskodni kell a kártyák biztonságos őrzéséről és követhető, dokumentált átadásárólátvételéről (2.1 függelék,2.sz.melléklet). 2.Üzemanyag vásárlása 2.1Üzemanyagvásárlás minden esetben kártyával történhet, kivétel ez alól a kártyahiány, mely esetben – kártya átvételéig – számla alapján teljesített készpénzes vásárlás megengedett. Kártyahiba, vagy rendszerhiba esetén a vásárlás jegyzőkönyv felvételével, egyedi engedélyszám alapján – készpénzfizetés nélkül – lehetséges.( A jegyzőkönyv minden olyan adatot tartalmaz, amely az elektronikus fizetés alkalmával a tankolási bizonylatokon szerepel.) Amennyiben a vásárlás akadályba ütközik, értesíteni kell a műszaki vezetőt (helyettesét), aki közvetlenül felveszi a kapcsolatot a szolgáltató központjával (telefonon) és az ott kapott információk alapján jár el. 2.2 Üzemanyag vételezés menete 1.) A kezelő/gépkocsivezető betölti a gépjármű üzemanyagtartályába a kártyán megjelölt fajtájú (benzin/gázolaj) üzemanyagot. 2.) A gépkocsi vezetője a pénztárnál előre jelezze a kimérőhely dolgozójának, hogy az üzemanyag-vásárlás kártyára történik. 3.) A fizetéshez a kártyát át kell adni és a bizonylaton való feltüntetéshez be kell mondani a menetlevél azonosító számát (valamennyi karaktert). 4.) A kimérőhely dolgozója ellenőrízni köteles a kártyán szereplő és a gépjármű rendszámának azonosságát, a kártya érvényességét és azt, hogy a kártya nem szerepel-e tiltólistán. 5.) Ha a kezelő a kártyát bevonja, vagy a kártyára történő vásárlást visszautasítja, az intézkedés okát is tartalmazó jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyv egy példányát átadja a gépkocsivezetőnek, aki köteles azt a mentőállomás illetékesének átadni. 6.) A kezelő a vásárlásról a terminál által kinyomtatott értékesítési bizonylat (szlip) MOL példányát aláírja és lepecsételi, majd aláíratja a gépkocsivezetővel is az üzemanyag átvételének igazolásaként. A kezelő a bizonylat vevői példányát a pénztárgép által kinyomtatott részletes nyugtával átadja a gépkocsivezetőnek. 7.) A gépkocsivezető a pénztárnál köteles ellenőrízni a bizonylatok adatait (összevetve az üzemanyagfajtával, a tankolás tényleges mennyiségével, a menetlevél számával). A dokumentumon csak a menetlevél hibás azonosítója javítható ( a kezelő által és aláírásával), egyéb javítás nem megengedett. Amennyiben a bizonylatok mennyiségi, minőségi és dátum adatai eltérnek a valóságostól, kérni kell a kimérőhely kezelőjét jegyzőkönyv felvételére, egyidejűleg értesíteni kell az eltérésről a műszaki vezetőt. A bizonylatot és a nyugtát a gépkocsivezető leadás előtt lássa el aláírásával. Az aláírásoknak (mind a MOL, mind az OMSz dokumentumain) olvashatónak kell lenniük. A tankolás adatait (mennyiség, időpont, km óra állás) és a bizonylat (szlip) azonosító számát az ápolónak fel kell jegyeznie a menetokmányra és megfelelőségüket olvasható aláírásával kell igazolni.
