Az ózdi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése

Az ózdi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése

Az ózdi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A-2008-0192

Javaslattétel

2010. november 30.

1


Tartalomjegyzék 1

Bevezetés ...................................................................................................................................... 4

2

Önértékelési rendszer................................................................................................................ 5 2.1.1

3

Az Önértékelés folyamata ......................................................................................... 7

Városfejlesztés .......................................................................................................................... 12 3.1

Bevezető .............................................................................................................................. 12

3.2

Megállapítások ................................................................................................................... 12

3.2.1

Városfejlesztési tevékenység megvalósítása.................................................... 13

3.2.2

Humánerőforrás ........................................................................................................ 14

3.2.3

Lakónépesség, munkaerő-piaci programok ...................................................... 15

3.2.4

Egészségügy, környezet és természetvédelem ................................................ 15

3.2.5

Közlekedés ................................................................................................................. 16

3.2.6

Gazdaságfejlesztés................................................................................................... 16

3.2.7

Város rehabilitáció.................................................................................................... 17

3.2.8

Turizmus...................................................................................................................... 17

3.3

Javaslat................................................................................................................................ 17

3.3.1

Városfejlesztési tevékenység megvalósítása.................................................... 19

3.3.2

Humánerőforrás ........................................................................................................ 19

3.3.3

Lakónépesség, munkaerő-piaci programok ...................................................... 20

3.3.4

Egészségügy, környezet és természetvédelem ................................................ 20

3.3.5

Közlekedés ................................................................................................................. 21

3.3.6

Gazdaságfejlesztés................................................................................................... 22

3.3.7

Város rehabilitáció.................................................................................................... 22

3.3.8

Turizmus...................................................................................................................... 23

2


4

5

3.4

Folyamatábra ..................................................................................................................... 23

3.5

Városfejlesztéshez, beruházási tevékenységhez kapcsolódó mutatószámok. 24

3.6

Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása.................................. 28

Testületi és bizottsági döntéshozatal .................................................................................. 37 4.1

Testületi és bizottsági döntéshozatal .......................................................................... 37

4.2

Folyamatábrák ................................................................................................................... 43

4.3

Mutatószámok.................................................................................................................... 46

Közbeszerzés ............................................................................................................................. 48 5.1

Közbeszerzési Szabályzat .............................................................................................. 48

5.2

Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése ............................................. 48

5.2.1

Nemzetközi kitekintés .............................................................................................. 48

5.2.2

A Zöld közbeszerzés bevezetési menetrendje és főbb szempontjai........... 52

5.2.3 Szabályrendszer arra vonatkozóan, hogy a különböző beszerzési típusoknál milyen mértékben kell figyelembe venni az egyes környezetvédelmi szempontokat: ........................................................................................................................... 61 6

Kommunikáció ........................................................................................................................... 68 6.1

A partnerség erősítése .................................................................................................... 68

6.2 Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére.......................................... 72 6.3 Civil, és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa............................................................................................................................... 82 6.4 Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve hálózatokon nyugvó működési mód előterjesztésére ........................................................ 91 7

Mellékletek .................................................................................................................................. 96

3


1 Bevezetés Ózd Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az Államreform operatív program keretében „Az ózdi polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése” tárgyú projektet valósítja meg. A végrehajtás során 2010. augusztus 31-ig megtörtént a kijelölt 4 kulcsfolyamat helyzetelemzése. A kijelölt kulcsfolyamatok az alábbiak voltak: városfejlesztés képviselő-testületi és bizottsági döntéshozatal közbeszerzés kommunikáció. Jelen anyag keretében a kulcsfolyamatokra vonatkozó javaslattétel történik meg.

4


2 Önértékelési rendszer A Polgármesteri Hivatal helyzetelemzése során megállapítást nyert, hogy szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközöket nem használnak, azonban a kérdőíves felmérés alapján a képviselők támogatnák egy ilyen rendszer bevezetését. A hivatali munkatársakat ez a kérdés eléggé megosztotta, hiszen 54,5 % és 45,5 %ban volt a támogatók és ellenzők aránya.

A Polgármesteri Hivatal működésének hatékonysága érdekében egy önértékelési rendszer bevezetésére teszünk javaslatot.

Önértékelő rendszerrel szemben támasztott elvárások: alkalmazása legyen egyszerű; a munkatársak saját maguk tudják végrehajtani; adjon képet a szervezet adottságairól; figyelmet fordít az ügyfelek észrevételeire; bemutatja a hivatal eredményeit; lehetővé teszi a polgármesteri hivatal önjavítását; időbeli összehasonlíthatóságot biztosít. A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény szerinti egyéni teljesítményértékelési rendszert alkalmazzák, mind a pozitív, mind a negatív irányú illetményeltérítés gyakorlat.

A közigazgatás szolgáltató funkciójának erősítése elsősorban vezetői felelősség, hiszen a közigazgatás működtetésének célja a polgárok problémáinak egyszerű, gyors, szakszerű és pontos megoldása, és erre nyújt garanciát a kreatív, az új módszerek, megoldások alkalmazására képes vezető.

5


Minden vezető alapvető érdeke, hogy a közigazgatási szervezet feladatait mind hatékonyabban valósítsa meg. Ehhez segítséget nyújt az emberi erőforrással való gazdálkodás.

Vezető meghatározza: a személyi állomány milyen struktúrában végezze feladatát; a feladatokhoz milyen személyiségi jegyekkel rendelkező munkatársak szükségesek, ennek érdekében milyen továbbképzések indokoltak; a köztisztviselők munkaköri leírását; a köztisztviselők teljesítmény követelményét; az alkalmazási szempontokat; a motivációs rendszert. Vezetői feladatok közé tartozik többek között az is, hogy a szervezet hatékony működését

elősegítse,

rendszeresen

ellenőrizze

a

munkavégzést

és

a

tapasztalatokra alapozva a szervezetet fejlessze. Mindezekhez segítséget nyújthat egy megfelelően kialakított önértékelési rendszer, amelynek helyes alkalmazásával olyan mérőszámokat kell kialakítani, amelyek lehetővé teszik, hogy a szervezet megállapíthassa fejlődését. Tekintettel arra, hogy a vezető határozza meg, hogy az egyes feladatok ellátásához milyen személyiségi jegyekkel rendelkezzenek a munkatársak, ezért javasoljuk a hivatalra vonatkozó kompetencia térkép elkészítését. Informatikai alkalmazások segítségével mára munkaköri elemzés révén egyszerűen és gyorsan megvalósítható az egy-egy munkakörben fontos kompetenciák optimális szintjének mérése.

Az egyes személyiség tesztek az optimális kompetencia-profillal összehasonlítva adnak pontos értékelést a munkatársakról, illetve a pályázókról kiválasztás, fejlesztés és motiválás céljából.

6


2.1.1 Az Önértékelés folyamata

1. Önértékelési munka irányítását végző helyi vezető kiválasztása A helyi vezető feladatai: •

gyűjtse össze és tanulmányozza a szakirodalmat;

•

készítsen SWOT analízist és kockázatelemzést a folyamatokat befolyásoló külső és belső tényezőkről;

•

készítse el a vezetői döntés tervezetét.

A SWOT analízis és a kockázatelemzéshez a vezető vonja be a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek vezetőit is. 2. Az önértékelés megvalósításáról szóló döntés tartalmazhatja: •

az önértékelés céljának meghatározását;

•

a hivatal tevékenységének átvilágítását (SWOT analízis készítése);

•

a bevezetés előnyeinek és hátrányainak elemzését;

•

az önértékelő csoport alkalmazását;

•

a folyamat kezdő és befejező időpontját;

•

az esetleges költségvonzatot.

Lényeges, hogy a jegyző a döntés tervezetét egyeztesse a polgármesterrel. Az önértékelés alapja a vezetők és a munkatársak együttműködése, ezért kiemelten fontos, hogy a munkatársak kellő információval rendelkezzenek a

7


folyamat végrehajtásához (munkaértekezleten történő ismeretátadás), valamint a hivatali vezetés legyen elkötelezett a folyamat végrehajtása mellett. 3. Önértékelő csoport kiválasztása A Polgármesteri Hivatal létszámára tekintettel javasolt önértékelő csoport kiválasztása. A csoport ajánlott létszáma 10-15 fő. 4. Kérdőívek testre szabása Ebben a szakaszban a hivatal meghatározhatja indikátorait, jellemzőit. 5. Adatgyűjtés A kérdőívek kitöltéséhez szükséges az adatgyűjtés. Fontos eldönteni, hogy milyen időszakra terjedjen ki pl.: felmérést megelőző 2-3 évre. Adatgyűjtési

technikák

lehetnek

szükséges

dokumentumok

vizsgálata,

ügymenetvizsgálat; munkanap-fényképezés, mutatószámok vizsgálata stb. 6. Önértékelő csoport felkészítése, oktatása A csoport kiválasztását követően a tagoknak képzésen kell részt venni, hogy az önértékelés helyes végrehajtásához kellő információ álljon rendelkezésükre. 7. Kérdőívek kitöltése Az önértékelési folyamat központi eleme a kérdőívek kitöltése. Nagyon fontos, hogy ne csoportmunka keretében történjen, hanem egyénileg és tények alapján. 8. Összegző anyag és értékelő lista készítése A kitöltött kérdőívek kiértékelését kell elvégezni és egy értékelő listát összeállítani. 9. Rangsorolás A javasolt fejlesztendő területeket rangsorba állíthatjuk. 10.

Fejlesztések meghatározása, végrehajtás tervezése A rangsor alapján kiválasztott fejlesztéseket intézkedési tervbe foglaljuk. Az intézkedési terv tartalmazza, hogy milyen feladatokat, mikorra és milyen erőforrások felhasználásával végzünk el és ezekhez felelősöket is rendelünk. Az intézkedési tervet minden munkatárssal meg kell ismertetni.

11.

Önértékelési munka végrehajtásának értékelése

8


Ebben a szakaszban történik meg az eredményesség teljes körű elemzése, a végső beszámoló, mint dokumentáció elkészítése, valamint a belső és külső értékelés. 12.

Munkatársak tájékoztatása Nem szabad megfeledkezni a munkatársak tájékoztatásáról, az önértékelés eredményeinek publikálásáról, a fejlesztések elindításáról. Minél tájékozottabbak a munkatársak, annál nagyobb az esélye, hogy partnereink lesznek a fejlesztésekben, utalva a Kommunikációs fejezetben foglaltakra.

13.

Monitoring, értékelés, ellenőrzés Monitoring alatt egy adott tárgy, vagy szolgáltatás illetve az azt meghatározó jellemzők időbeni állapotváltozásainak nyomon követését értjük. Az értékelés során megtudhatjuk, hogy az intézkedéseink milyen módon járultak hozzá célkitűzéseink megvalósításához, ezek az eredmények hogyan tarthatóak fenn. A monitoring a megfigyelt tárgy, szolgáltatás adott pillanatban érvényes állapotát írja le, míg az értékelés két időpont között eltelt időszakban bekövetkezett változásokat minősíti a kiindulási állapothoz vagy az elvárt szinthez képest.

A Polgármesteri Hivatal vezetésének el kell dönteni, hogy be kívánja-e vezetni az önértékelést a hivatal munkájába. Amennyiben pozitív döntés születik, akkor felmerül a kérdés, hogy a Hivatal saját elképzelései szerint halad, vagy bevezeti a CAF rendszert. A CAF, Általános Értékelési Keretrendszer néven épült be a hazai közigazgatásba. A rendszer célja, hogy meghatározott kritériumok vizsgálatán keresztül a szervezet tevékenységében rejlő, annak eredményességét és hatékonyságát leginkább befolyásoló problémák azonosíthatóak legyenek, amelynek alapján meghatározhatók a teljesítmény továbbfejlesztésére irányuló javaslatok. A CAF rendszer online változata már kidolgozásra került és ingyenesen elérhető a közigazgatási szervek számára. A szolgáltatás támogatja a CAF önértékelési folyamat teljes körű, felhasználóbarát, elektronikus megvalósítását. A rendszer alkalmazása megkönnyíti a CAF önértékelést, amely segítséget nyújt a hivatal

9


teljesítőképességének növeléséhez, közigazgatási szolgáltatásai minőségének javításához.

A CAF modell logikája a következő ábrán található.

10


A Polgármesteri Hivatal eredményességét mérő mutatószámok rendszere

A fenti ábrán látható mutatószámok közül számos olyat találunk, amelyeket eddig is gyűjtött a hivatal, csak azokat épp nem szedte rendszerbe és az értékelésük is elmaradt. A vázolt mutatószámok között vannak olyanok is, amelyek gyűjtésére eddig nem került sor, de javasolt. A mutatószám rendszer felállítása és alkalmazása alapján nyert adatokat a szervezet az önértékelés során tudja hasznosítani, hiszen az önértékelés előkészítő szakaszában az adatgyűjtésnél nyújtanak segítséget. A mutatószámok a szervezet sajátosságaira tekintettel tovább specifikálhatók.

11


3 Városfejlesztés Az

ózdi

polgármesteri

hivatal

szervezetfejlesztése

ÁROP-1.A.2/A-2008-0192

pályázat kijelölt kulcsfolyamatainak városfejlesztési fejezetének helyzetelemzését végeztük el a pályázati kiírásnak megfelelő tartalommal és határidő keretben. A helyzetelemzés keretében leadott átfogó anyaghoz kiegészítő vagy módosító vélemény nem érkezett, ezért azt tovább gondolva tesszük meg javaslatainkat.

3.1

Bevezető

Megvizsgáltuk a rendelkezésünkre álló dokumentumokat, a Képviselő-testület által elfogadott stratégiákat, terveket, programokat: 1. Esélyegyenlőségi program 2. Integrált Városfejlesztési Stratégia 3. Közoktatási Esélyegyenlőségi Intézkedési Terv 4. Az Ózdi Kistérség foglalkoztatási stratégiája 5. Ózd város Környezetvédelmi programja 6. Ózd város Helyi Hulladékgazdálkodási Terve 7. Ózd város Hulladékgazdálkodási Tervének felülvizsgálata 8. Településfejlesztési Koncepció Leírtuk a múlt illetve a jelen helyzetet, kitértünk a humánerőforrás, lakónépesség, munkaerő-piaci

programok,

egészségügy,

környezet

és

természetvédelem,

közlekedés, gazdaságfejlesztés, város rehabilitáció, turizmus témakörökre. Kifejtettük a lehetséges jövőképet, fejlesztési célokat és a döntési folyamat elvárt rendjét.

3.2

Megállapítások

Ózd Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalának– működését szabályozó legalapvetőbb dokumentumai a jogszabályi előírásoknak megfelelnek.

12


Felméréseink során nem csak dokumentumokat vizsgáltunk, hanem megpróbáltuk minél több dolgozó véleményét kikérni a hivatal működéséről. Tettük ezt azért, hogy minél mélyebben megismerjük az Önkormányzatot, a Polgármesteri Hivatalt. Városfejlesztés témakörben, vizsgáltuk a rendelkezésre álló dokumentumokat, így széles körben megismertük azokat a stratégiailag fontos irányelveket, amelyek e témakörben irányt adnak a szervezet jövőbe irányuló cselekvési rendszerének. Személyes interjúk keretében sikerült pontosítani az egyes részterületekhez tartozó feladatokat, így egységes egészként tudtuk kezelni a Képviselő-testület által megalkotott iránymutatásokat. A helyzetelemzési anyagban a városfejlesztéssel kapcsolatban tett megállapításokat az alábbiakban foglaljuk össze.

3.2.1 Városfejlesztési tevékenység megvalósítása Városfejlesztési tevékenységnek a közérdek által meghatározott minőségben, időtartamban és pénzügyi feltételekkel történő megvalósításához minden esetben hozzáértő, szakmailag jól felkészült irányító csapat munkája nélkülözhetetlen. Anyagunkban kitértünk a lehetséges megoldási módozatokra, amelyek segítségével iránymutatás adható az irányító csapat létrehozására:

A polgármesteri hivatalon belüli szervezet létrehozása A fejlesztést irányító csapatot a Hivatalon belül, akár egy meglévő szervezeti egységhez kapcsoltan, akár önálló formában is létre lehet hozni. Ha az önálló szervezeti egység a polgármester, vagy bizottság közvetlen irányítása alatt működik, az a legkedvezőbb megoldás. Amennyiben új szervezeti egységet az Önkormányzat nem kíván felállítani, úgy célszerű munkacsoportot működtetni.

Az Önkormányzattól független szervezet, külső vállalkozó megbízása Az Önkormányzat kockázata ebben az esetben a legnagyobb. A megbízás megfontolandó, ha nem áll rendelkezésre az a tárgyi és személyi kapacitás, ami a feladat elvégzéséhez elengedhetetlenül szükséges.

Önálló fejlesztő társaság létrehozása

13


Többségi

önkormányzati

tulajdon

megléte

esetén

biztosítható

az

Önkormányzat koncepcionális irányítása, valamint a társaság működésének folyamatos ellenőrzése. A szervezet önálló, működését „piaci alapokra” lehet helyezni, amennyiben az Önkormányzattal kötött alapszerződésben ebben teszik érdekeltté. Akkor érdemes ebben a megoldásában gondolkodni, ha az Önkormányzat által indítandó fejlesztési akciók elérnek egy bizonyos nagyságrendet. Általános esetben a megfelelő volumenű akció akkor van meg, ha a társaságnak az akciók megvalósításának díjazásából származó bevétele a – „normális működési évben”, – felmerülő ráfordításokat fedezni tudja.

3.2.2 Humánerőforrás A munkaerő piac sajátosságai, elhelyezkedési lehetőségek, a kínált munkahelyek minősége befolyásolják a városban élők életminőségét, a térség népességmegtartó erejét. Az adatokból következtetni lehet a helyi gazdaság fejlettségére, a működő gazdasági szerveztek munkahelyteremtő kapacitására. Látható, hogy az Önkormányzat nem tud befolyást gyakorolni a képzési rendszerre, mert csak az alapfokú oktatási intézmények tartoznak hozzá. A városban működő szakközépiskolák és szakmunkásképző intézetek a munkaerő-piaci igényeknek megfelelően igyekeznek kialakítani a képzési rendszerüket. Minden település népességmegtartó erejét nagymértékben befolyásolja a helyben elérhető szolgáltatások köre. Ennek tükrében alapvetően tudja befolyásolni az oktatási,

nevelési

intézmények

társadalmi

megelégedettsége

a

település

oktatáspolitikáját, így ezen keresztül a helyben élő és agglomerátumához tartozó polgárok komfortérzetét, a valós tudást adó képzésbe vetett hitüket. Az Önkormányzatnak törekednie kell arra, hogy a Polgármesteri Hivatalban és az Intézményeiben dolgozók meg tudják kapni a szükséges képzési és továbbképzési lehetőséget, valamint a javadalmazási és motiváló rendszer olyan legyen, ami lehetővé teszi a hosszú távú létszámtervezést.

14


3.2.3 Lakónépesség, munkaerő-piaci programok 1980-es

évek

eleje

óta,

az

ipari

termelés

hanyatlásának

hatására

Ózd

lakónépessége csökkenő tendenciát mutat. Jelentősen megnőtt a települést elhagyók száma, hiába a szaporodási ráta növekvő tendenciája, ez nem tudja kompenzálni az elvándorlást.

3.2.4 Egészségügy, környezet és természetvédelem A lakosság egészségügyi állapotára napjainkban is hatással vannak a kohászat által okozott szennyezések, illetve az iparág leépítése, amely mentálisan is terhelte a város

lakóit.

Ezek

szenvedélybetegségek

következményeként aránya

kiugróan

a

tüdő-megbetegedések

magas.

A

és

a

tüdő-megbetegedések

gyakorisága Ózdon eléri a megyei átlag négyszeresét.

Levegő 2002-ben készíttette el a város környezetvédelmi programját, amely részletesen elemzi a város környezeti állapotát. Megállapítható, hogy a levegőminőség helyzetében az elmúlt években lezajlott ipari szerkezetváltások jelentős javulást eredményeztek.

Élővizek 5 állami tulajdonú és 4 önkormányzati tulajdonú vízfolyás – közül objektív adatokkal csak a Hagony patak jellemezhető. Az alacsony szennyvíz-csatornázottság, a rossz minőségű derítők, szikkasztók és az illegális kommunális hulladéklerakók is nagyban hozzájárulhatnak a vízminőség romlásához.

Talaj Az iparterületeken a talaj szennyezettsége közismert. A város területén nagy kiterjedésben találhatóak ipari eredetű hulladékokat, döntően salakot deponáló felületek. Ezek a talaj állapotán, és a tájkép rombolásán túl még diffúz légszennyezést is okoznak.

15


Parkok és egyéb zöldfelületek A város zöldfelületei bel- és külterületi erdőkből, közparkokból, kegyeleti parkokból, temetőkből, magánkertek, üzemek, intézmények parkterületeiből, a kiskertekből és a még kellően nem hasznosított egyéb területekből tevődnek össze.

Vízellátás, szennyvízkezelés Az össz lakásszámhoz viszonyítva az ivóvízvezeték-hálózatba bekapcsolt lakások száma 93%, a közcsatorna hálózatba bekapcsolt lakások száma pedig 60%.

3.2.5 Közlekedés A megyében nagy az olyan falvak aránya, melyekből az országosnál nehezebben megközelíthetők a legközelebbi nagyobb települések, városok. Ózd a fővárostól nagy távolságra, nehezen megközelíthetően helyezkedik el, a megyeszékhelytől pedig 58 km távolságra fekszik. A várost kétszámjegyű főút szeli ketté. A városfejlesztési tervekben szerepel a főútvonal kitelepítése és helyére egy sétálóutca jellegű belvárosi rész kialakítása.

3.2.6 Gazdaságfejlesztés A városban jelenleg működő nagyobb társaságok többsége döntően az elmúlt évtizedek jelentős ipari múltjába rejlő szakértelemre alapozta betelepülését. A Polgármesteri Hivatal mögött található bevásárlóközpontnak köszönhetően mára a kereskedelem és szolgáltatók is nagyobb arányú megjelenésére lehet számítani a közeljövőben. Ózd ipari reorganizációjának egyik gátja az, hogy a város nehezen megközelíthető a magyarországi

gazdasági

vérkeringést

biztosító

autópályákról,

illetve

vasúti

fővonalakról.

16


3.2.7 Város rehabilitáció A belváros akcióterületeivel sikerült a Polgármesteri Hivatal mögötti a korábbi gyáregység helyén, rendezett körülmények között, a várost kistérségi viszonylatban vonzó kereskedelmi egységekkel bővíteni. Az Észak-Magyarországi Régió ipari parkjai közül 12 működik Borsod-AbaújZemplén megyében, ebből 1 Ózdon. Az Ózdi ipari park 50 hektáros területen jött létre. A park betelepítésére reorganizációs beruházásokat várnak. A város kiemelt stratégiai célkitűzései között szerepel egy zöldmezős ipari park kialakítása.

3.2.8 Turizmus Az idegenforgalmi potenciál vegyes képet. A turisták nagy része magyar állampolgár, a külföldi vendégek nagy része pedig kelet-közép európai országokból érkezik, jellemzően kevés vendégéjszakát töltenek el, költési hajlandóságuk kicsi. Ózd vonzó hegyvidéki környezete természeti szépségekben igen gazdag.

3.3

Javaslat

Javaslatainkat a korábban rögzített és azt pontosító megállapításaink sorrendjében tesszük meg, mely alapján a könnyebb döntés irányába teszünk alternatívát, természetesen a döntéshozó szabad döntési jogkörének figyelembevételével. Javaslataink szervesen kapcsolódnak a helyzetelemzésben már leírtakhoz, így azt egységes egészként kell kezelni. A város a kitűzött pozitív jövőkép elérését a következő főbb stratégiai célkitűzések megvalósításával biztosíthatja: Ózd növelje a térségben betöltött szerepét, kistérségi szerepköre erősödjön, Ózd folyamatosan növelje versenyképességét, tartós fejlődési pályára álljon, Ózd biztosítsa az itt élők számára a minél jobb életkörülményeket, a demográfiai, munkaerő-piaci és szociális feszültségeket enyhítse, törekedjen a vonzó településkép elérésére,

17


Ózd mind a város, mind a kistérség tekintetében csökkenti a szegregáció térbeli és társadalmi mértékét, konkrét, célzott intézkedéseket tesz az integráció előmozdítása érdekében, Ózd elősegíti az alacsony státuszú, munkanélküli lakosság, főként a szegregátumban élők foglalkoztathatóságának, munkaerő-piaci helyzetének javítását, aktív stratégiával hozzájárul a foglalkoztatási szint javulásához, Humán erőforrás fejlesztése Minőségi képzés fejlesztése, új irányok a középiskolai szakképzésben, átképzésben; A régiós közép és felsőoktatási intézmények és a helyi gazdasági szervezetek együttműködésének javítása; Képzési és oktatási együttműködések és kapcsolatok ne csak a statisztikai kistérség és régió, hanem a város teljes gazdasági vonzáskörzetére terjedjenek ki; A műszaki kutatás-fejlesztés infrastrukturális szükségleteinek biztosítása (kutatólaboratóriumok, műszerek); Alulképzettség csökkentése a városi lakosság körében; A lakosság térségi kötődésének erősítése (helytörténet, helyi kultúra, hagyományok); A város kulturális központtá fejlesztése (kiállítóközpontok, galériák, fesztiválokrendezvények); Működő és fejlődő gazdaság A gazdasági életet támogató szervezetek létrejöttének támogatása; A város idegenforgalmának megtöbbszörözése, a vendégéjszakák számának növelése; A régi gazdasági kapcsolatok erősítése; Kapcsolatépítés a vállalkozások és az önkormányzat között (egyablakos ügyintézés, e-önkormányzat); Turisztikai vonzerők fejlesztése és térségi összekapcsolása; A környezet védelme és a fizikai környezet javítása: Környezetkímélő iparágak letelepítése;

18


Környezetbarát tudat erősítése a lakosság és a gazdasági szereplők körében; Szelektív hulladékgazdálkodás, regionális hulladékgazdálkodási központ; Barnamezős területek rehabilitációja; Megújuló energiaforrások használatának bevezetése; Az épített környezet kiemelt védelme

3.3.1 Városfejlesztési tevékenység megvalósítása Javaslatunk alapján, létre kell hozni egy 100%-os Önkormányzati tulajdonban lévő fejlesztő társaságot, vagy egy meglévő Önkormányzati tulajdonban lévő társaság tevékenységi körét ki kell bővíteni ezen feladatkörrel. A döntéshozónak mérlegelni kell a jövőbeni fejlesztési lehetőségeit. Akkor érdemes ebben a megoldásában gondolkodni, ha az Önkormányzat által indítandó fejlesztési akciók elérnek egy bizonyos nagyságrendet. Amennyiben ez a helyzet nem áll fenn akkor vagy az adott akciók megvalósítására és a megvalósítás időtartamára szervezett projekt-társaság, vagy az önkormányzatok társulása ajánlható.

3.3.2 Humánerőforrás Ózdon törekednek a lehető legjobb oktatási szervezet felállítására, a szegregátum kezelésére, a helyben szükséges munkaerő „előállítására”. A döntéshozónak vizsgálni kell a gazdasági racionalitást, és az egységes irányítás alá vonás lehetőségét, valamint az érdekérvényesítő képességét a hosszú távú képzési igények kielégítése érdekében. A munkavilágából tartósan kiszorult emberek visszavezetése a munkába, képzéssel egyéni tanácsadással, életvezetési programokkal megtámogatottan kell működnie. Ez által csökkenek az önkormányzat segélyezési terhei, szociális rendszer korszerűbbé tehető és kiadásai csökkenthetőek.. Az egyéni felelősségre jobban építő, a speciális igényeket jobban figyelembe vevő szolgáltató és foglakoztatási programok kiépítése szükséges.

19


3.3.3 Lakónépesség, munkaerő-piaci programok Ózd városának vezetése, a személyes megbeszéléseken leszűrt információk birtokából pontosan tudja a lakónépesség megtartásának fontos voltát. A Képviselő-testületnek akciótervet kell kidolgozni az elvándorlás megfékezésére, elősegítve a helyben boldogulást. Meg kell találni azokat a kitörési pontokat, ami kedvezővé teszik a várost az itt élők illetve az ide települni szándékozók számára. Véleményünk szerint, ebben a pontban kormányzati segítség és szerepvállalás nélkül nem lehet eredményt elérni.

3.3.4 Egészségügy, környezet és természetvédelem Minden település „élhetőségét” nagyban befolyásolja az ott élők egészségügyi helyzete, a környezet és természetvédelemre fordított erőfeszítések megvalósulása. Látni kell, hogy Ózd öregedő város, ahol fokozott figyelmet kell fordítani az egészségügyi ellátó rendszer biztosítására, annak hatékony és gazdaságos működésére. Ennek keretében fejleszteni kell az általános egészségügyi ellátást, fokozott figyelmet kell szentelni az idősek egészségügyi helyzetére. Ezzel összefüggésben erősíteni kell a gyermek ellátást. A szociális idősgondozás – otthoni gondozó hálózat kiépítése kedvező hatást gyakorolhat. Ózd intézmény centrikus idős ellátásának az olcsóbb és korszerűbb az egyéni igényeket jobban figyelembe vevő szolgáltató hálózatának kiépítése szükséges. Az alap - és szakellátást nyújtó szociális szolgáltatások mennyiségének és minőségének fejlesztése elengedhetetlen.

Levegő A rendelkezésre álló adatokból kitűnik, hogy a település levegő minősége javuló tendenciát mutat, amelyre törekedni kell a jövőben is. Lehetőség szerint, kihasználva a domborzati viszonyokat további erdősítéssel és a betelepülni vágyó gazdasági társaságok tudatos elhelyezésével kell megteremteni az alapot, különös figyelmet fordítva

az

uralkodó

szélirányból

bekövetkező

lehetséges

kedvezőtlen

levegőszennyezés elkerülésével.

20


Élővizek Ózd városában nem releváns az élővizek helyzetének elemzése.

Talaj Ózd

egyik

legnagyobb

problémája,

a

korábbi

ipari

városból

megmarad

talajszennyezés. Meg kell valósítani a rekultivációt, amire kormányzati, Európai Uniós pályázati források megszerzését kell előirányozni.

Parkok és egyéb zöldfelületek Példamutató Ózd város fejlesztése a parkok és egyéb zöldfelületek kialakításában. A belvárosi rehabilitáció folyamán törekedni kell a további zöldfelületek kialakítására, a külső területek ez irányú fejlesztése mellett.

Vízellátás, szennyvízkezelés Törekedni kell a teljes szennyvízhálózat megvalósítására. Korunk egyik legnagyobb problémája lehet, ha a szennyvizet nem megfelelő módon juttatják vissza a környezetbe. Ezáltal szennyezet, emberi fogyasztásra nem javasolt folyadék kerül a szervezetbe, ami károkat okoz és rontja az emberek általános egészségügyi helyzetét. A korábbi tervek alapján el kell érni, hogy a lakások 85%-a legyen bekapcsolva szennyvízhálózatba.

3.3.5 Közlekedés Városfejlesztési

szempontból

az

egyik

legjelentősebb

kérdés

a

település

megközelíthetősége, elérhetősége, autópályához való közelsége. Ebben a szegmensben Ózd nagy hátrányban van. A település vezetésének teljes energiájával

törekedni

kell

az

országos

közúthálózati

rendszerbe

való

kapcsolódásának menedzselésében. Meg kell találni azokat a lehetőségeket, amelyek lehetővé teszik autópálya hiányában a település elérését autóúttal vagy gyorsforgalmi úttal. Fontos, hogy ne

21


csak Magyarország viszonylatában gondolkozzanak, hanem széles látókör alapján Szlovákia útjainak kapcsolódási lehetőségeit is fel kell tárni. Ózd közvetlen bekötése Sajópüspöki, Bánréve megkerülésével a 25-ös és 26-os főközlekedési út között összekötő út építésével a tervezett Miskolc - Bánréve 2x2 sávos autóútba elengedhetetlenül fontos a település életében.

3.3.6 Gazdaságfejlesztés Ózd városának folytatni kell a közelmúltban megkezdett beruházásait, melynek segítségével folyamatosan tárnak fel új területeket és építik ki hozzá az alapvető közműhálózatot. A kialakított és eladásra szánt ingatlanok tekintetében a lehető legszélesebb körben kell megtenni a megismertetést, mert csak így tudnak kellő ismertséget generálni. A mai korban sajnos a befektetők megannyi szempont szerint vizsgálják a leendő befektetéseik földrajzi helyszínét. Ózdnak a rendelkezésére álló pozitív lehetőségeit kell bemutatni. Helyzetbe kell hozni a befektetőt. Ki kell emelni azokat a főbb pontokat, amelyek felkeltheti a figyelmét az érdeklődőnek. Ki kell használni a gazdasági szegénységéből fakadó „pozitívumokat”, így a rendelkezésre álló munkaerőt, a betanított munkát végzők nagy számát, a térség hátrányos helyzetét, ami pályázatok esetén nagyobb támogatottságot jelent.

3.3.7 Város rehabilitáció Külön kell választani a gazdaság élénkítő és a látványberuházásokat. Mind a kettőre szükség van, csak eltérő intenzitással. Ózd belvárosa rendezett, alkalmas arra, hogy a belvároshoz kapcsolódó és a belvárosi szegmenshez szorosan összefüggő igényeket kielégítse. A zöldmezős ipari park beruházáshoz köthető anyagi javakat elő kell teremteni, a szükséges környezetszennyeződéseket meg kell szüntetni. Támogatni kell azokat a betelepülni szándékozókat, akik hosszú távú, nagy munkaerő felvevő tevékenységet kívánnak végezni. Folyamatosan kutatni kell azokat a területeket, ahol egybefüggő, nagy területek állhatnak rendelkezésre.

22


A város vezetésének meg kell teremteni azokat az építési szabályokat, amelyek lehetővé teszik a gyors reagálást a különböző igények kielégítésére, szem előtt tartva a helyben megengedhető építési normáknak való megfelelést.

3.3.8 Turizmus Tapasztalataink alapján nem jellemző Ózdra a turizmusból származó bevétel, vagy az eltöltött vendégéjszakákból látható kedvező tendencia. A településnek elsősorban a környezete adta lehetőséget kell kihasználni. Ki kell alakítani és el kell „adni” egy a településre vagy környékre jellemző cselekvést, múzeumot, ipari szolgáltatást. Tudatos marketing tevékenységgel fel kell építeni ezt a cselekvést, fel kell készíteni a települést a lehetséges látogatók fogadására.

3.4

Folyamatábra

Városfejlesztési kérdés esetén a döntési modellhez kapcsolódó folyamatábrák a 4. fejezetben találhatóak.

Kapcsolatok Feladatunk végrehajtása során az alábbi kapcsolati mátrixot állítjuk fel. Látható, hogy milyen szoros összefüggés van a kijelölt kulcsfolyamatok és a feladatok között. Városfejlesztési szempontból megállapítást nyert, hogy az alábbi feladatpontokkal lehet összefüggést találni: 1. Általános

döntési

kompetenciák,

eljárások

korszerűsítése

a

stratégiai

menedzsment érdekében 2. Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása 3. A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása 4. Az

önkormányzat

által

felügyelt

intézményekkel

való

rendszeres

információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolások beépítése a hivatal működésébe 5. A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése

23


6. Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése 7. Projektszemlélet erősítése

Megállapítható, hogy szinte minden esetben kapcsolati pont van városfejlesztési szempontból a Testületi és Bizottsági döntéshozatallal valamint a Beszerzéssel és minden esetben a Kommunikációval.

3.5

Városfejlesztéshez,

beruházási

tevékenységhez

kapcsolódó

mutatószámok

A szabályozás a felhalmozási kiadások körében megkülönbözteti a beruházásokat és a felújításokat. A beruházás - az érvényes számviteli előírások szerint - az üzembe nem helyezett tárgyi eszköz beszerzésére, létesítésére fordított kiadás, saját vállalkozásban történt előállítására fordított kiadás, a beszerzett tárgyi eszközök üzembe helyezése érdekében az üzembe helyezésig, a raktárba történő beszállításig végzett tevékenység kiadásai, továbbá mindazon tevékenység kiadása, amely a tárgyi eszköz beszerzéséhez egyedileg hozzákapcsolható. A beruházási tevékenység a beruházás megtervezésétől annak megvalósításáig terjed. A beruházási folyamatok, beruházások gazdaságosságának elemzése felöleli az egyenletesség, valamint a ciklikusság vizsgálatát, kiterjed az újonnan induló, folyamatban lévő, befejeződő beruházásokra. A beruházások megvalósulása akár éveken át is tarthat. A több éves kihatású beruházásoknál az elemzés szempontjai körébe kell sorolni annak vizsgálatát is, hogy az időtáv elhúzódása eredeti terv szerinti-e (átmenő beruházás), vagy nem az eredeti terv szerinti (áthúzódó beruházás). Az egyes beruházások vonatkozásában elemezhető a készültségi fokuk és vizsgálható annak változása. A készültségi fok meghatározására műszaki és pénzügyi szempontból is sor kerülhet. A gyakorlatban általában az előbbi szintje magasabb az utóbbinál.

24


A

műszaki

készültségi

fok

számítása

technikai,

teljesítményi

paraméterek

figyelembevételével történik.

A pénzügyi készültségi fok számításának képlete a következő:

Pénzügyi készültségi fok (%)=

Beruházásra adott idődőpontig kifizetett összeg × 100 Beruházás teljes kiadása

A beruházási tevékenység értékelésének fontos része a beruházás gazdaságosságának elemzése. A gazdaságossági szempontokat már a tervezés szakaszában érvényesíteni kell. Szem előtt kell tartani azonban, hogy a közszolgálati feladatok ellátása területén nemcsak gazdaságossági szempontok szerepelhetnek beruházási döntések meghozatalánál. Esetenként érvényesíteni kell például a hatékonyság, a feladatváltozás körülményeire való reagáló képességet, az EUkompatibilitás követelményeit is.

Az ellátottsági mutatók a beruházási tevékenység hatását, a közfeladatok ellátási szintjét mutatják. A közfeladat-ellátási fajlagos mutatók szerepe megnövekedett a nemzetközi összehasonlításokban, egyes mutatók meghatározó mértéket jelentenek a nemzetközi szervezetekbe való belépés esetén. Az ellátottsági mutatók rendszere bemutatja a település infrastrukturális fejlettségét. Ezért elemzésük és értékelésük mindenképpen fontos feladat. A gyakorlatban mennyiségi és minőségi mutatókat különböztetünk meg. Mennyiségi mutató esetében a fejlesztés naturáliában megadott állományát kell a népességhez, vagy annak valamely csoportjához hasonlítani.

A

minőségi

ellátottsági

mutató

bővíti

az

elemzést

minőségi

szempontokkal is.

Infrastrukturális ellátottságot jellemző főbb mutatók: Lakásellátás - 100 lakott lakásra jutó

25


•

lakónépesség (fő),

•

családok száma (db),

•

szobák száma (db),

-

1000 lakosra jutó lakásépítés (db),

-

100 épített lakásra jutó lakásmegszűnés (db).

Közműellátás -

vezetékes vízzel ellátott lakások aránya (%),

-

közcsatorna hálózatba bekapcsolt lakások aránya (%),

-

csőtörések száma a vízvezeték hálózatban (%),

-

egy km közüzemi vízvezetékes-hálózatra jutó szennyvíz-csatornahálózat (km), 100 közüzemi vízhálózatba bekapcsolt lakásra jutó közüzemi szennyvíz-

-

csatornahálózatba bekapcsolt lakás (db), burkolt utak aránya (%),

-

- kiépített önkormányzati belterületi utak aránya (%), - kiépített járdaterület aránya (%). Közvilágítás -

közvilágítási hálózat hossza, aránya (m, %),

-

közvilágítási lámpahelyek száma (db).

Egészségügyi és szociális ellátás -

10 000 lakosra jutó •

nyilvántartott orvosok száma (fő),

•

dolgozó orvosok száma (fő),

•

kórházi ágyak száma (db),

•

szakorvosi órák száma (óra),

-

egy házi orvosra jutó népesség száma (fő),

-

egy szakorvosi órára jutó esetek száma (db),

-

100 bölcsődés korúra jutó férőhely száma (db),

26


-

100 bölcsődei férőhelyre jutó elhelyezett bölcsődés korúak száma (fő),

-

egy szakképzett gondozónőre jutó bölcsődések száma (fő),

-

10 000 hatvan éven felülire jutó szociális gondozott (fő), •

tartós bentlakásos intézményekben (fő),

•

átmeneti elhelyezést nyújtó intézményekben (fő),

•

házi segítségnyújtás keretében (fő),

-

egy házi gondozóra jutó ellátott (fő),

-

gondozottak számának aránya (%), •

tartós elhelyezést,

•

átmeneti elhelyezést nyújtó intézményben,

- gondozottak számának aránya az igényekhez (%). Oktatás (alapfokú oktatás) -

100 óvodai ellátásra jogosultra jutó férőhely (db),

-

100 óvodai férőhelyre jutó óvodás (fő),

-

óvodás gyermek az ellátásra jogosultak %-ában,

-

egy óvónőre jutó óvodások száma (fő),

-

az óvodában étkezők az óvodások %-ában,

-

egy iskolai: •

tanulócsoportra/osztályra jutó tanuló (fő),

•

osztályteremre jutó tanuló (fő),

•

osztályteremre jutó tanulócsoport (tcs),

- egy tanerőre jutó tanulók száma (fő), - napközis tanulók aránya (%), Kultúra, művelődés - 1000 lakosra jutó könyvtári egység (db), - beiratkozott olvasó (fő), - 1000 lakosra jutó kölcsönzött könyvtári egység (db), - múzeum, kiállítások száma (db),

27


- 1000 lakosra jutó múzeumlátogatás (látogatás/1000 fő). Környezet-, vízgazdálkodás - tisztítást igénylő szennyvíz (M m3), - elszállított hulladék (E m3), - hulladékgyűjtésbe bevont lakások aránya (%), - egy lakosra jutó zöldterület (m2), - egy lakosra jutó parkterület (m2), - játszóterek területe (m2).

3.6

Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása

Jelen anyagrész a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolásának hátterét, feltételeit és lehetőségeit vizsgálja Ózd Város Önkormányzatánál. E témakör relevanciáját alátámasztja a hazai önkormányzati helyzetkép vizsgálata, mely szerint jelenleg nincs egységesen alkalmazható módszertan.

Jelen fejezetben megfogalmazottakkal támogatni kívánjuk azt az igényt, hogy a gazdálkodási

koncepció

erősödjön

és

megvalósuljon

ennek

rendszerbeli,

folyamatbeli támogatottsága is. Ehhez erősíteni kell a stratégiai tervezést, meg kell ismerni és alkalmazni kell a stratégiai menedzsment módszertanát. Így korszerű eljárásrendek

kialakítására

nyílik

lehetőség,

a

döntési

mechanizmusok

támogatásához. Ezzel párhuzamosan javasolt erősíteni a projektmenedzsment szemléletet,

a

módszereinek

felhasználását,

valamint

támogatni

a

projektmenedzsment ismeretek készségszintű elsajátítását.

Ózd Város Önkormányzata rendelkezik olyan stratégiai dokumentumokkal, melyek meghatározzák az egyes szakterületek szakmai céljait. Az éves költségvetéssel azonban ezek a koncepciók csak elvi rokonságban vannak. A feladat, a több évre szóló tervezési lépcsők módszeresebbé tétele és becsatornázása az éves tervekbe.

28


Ehhez szükséges egy olyan önkormányzati szintű tervezési szemlélet kialakítása, mely a stratégiaalkotás csúcsától, a víziótól kezdve újragondolja a város céljait, majd ezt tudatosan átfordítja a célhierarchia alsóbb szintjeire. Ehhez kiválóan illeszthető a nemzetközi példákból is ismert Balanced Scorecard módszer használata, mely a stratégiai célokhoz mutatószámokat és akciókat rendel.

Kérdés azonban, hogy a tevékenységek milyen körét érintse ez az újratervezés? Középtávon azt látjuk célravezetőnek, ha az önkormányzat adottságnak tekinti a kötelezően ellátandó feladatokra, illetve szerződésben már lekötött kötelezettségek teljesítésére allokált összegeket. Ezek esetében folytatódhatna a már bevált tervezési gyakorlat. Az önkéntesen vállalt feladatok, illetve az EU-s forrásokból megvalósuló fejlesztések esetén azonban mindenképpen érdemes az új szemléletű tervezés alkalmazása, a célok újragondolása, s illesztése a költségkeretekhez. Mindezek gyakorlati kivitelezését olyan informatikai eszköz alkalmazásával célszerű megoldani, mely hatékonyan támogatja a controllingot. A tervezés megújításának koncepciójában elengedhetetlen szerepe van humán erőforrásnak: a rendszer csak akkor működhet jól, ha megfelelő vezetői támogatás áll mögötte, valamint a tervezéssel kapcsolatos operatív feladatokat ellátó munkatársak megfelelően képzettek, s rendszert gyorsan és pontosan tudják használni.

Stratégiai tervezés módszertana Az önkormányzatok stratégiai tervezésének középpontjában a stratégiai tervezés során a jogszabályok által meghatározott kötelező jellegű feladatok ellátása mellett olyan célok állnak, mint a település lakosainak elégedettsége, a lakóközösség fejlesztése és a város versenyképességének növelése, a piaci szereplők növekvő bevonásával. Évről-évre szerteágazó jellegű és irányú feladatok fogalmazódnak meg a városvezetésben, melyeket konkrét stratégiát megalkotva és alkalmazva könnyebben elérhet,

saját

maga

túlvállalásának

kockázatát

minimalizálva.

A

tervek

megvalósításához szükséges forrásokat nehézkes előre kalkulálni.

29


Az előre kalkulálható bevételek mellett - melyeket bizonyos tényezők figyelembe vételével az állami forrásból kap az önkormányzat - számolnunk kell előre nem tervezhető bevételekkel, melyek a jövőben éppúgy lehetnek eseti, mint folyamatos források. A bevételeket kalkulálva nem feledkezhetünk meg az elapadó forrásokról sem, melyek vagy csökkenő, vagy teljesen megszűnő formában csökkentik a későbbi stratégiaalkotás során a célok megvalósítására rendelkezésünkre álló összeget, így jelentősen befolyásolják majd a folyamat outputjául szolgáló tervezetet.

Alkalmazható módszerek a következők: • SWOT analízis • SWOT portfólió veszélymátrix • Misszió megfogalmazása • Balanced Scorecard SWOT analízis A SWOT analízis tulajdonképpen a stratégia tervezés egyik módszere, mely saját helyzetünk, "képességeink" feltérképezésére szolgál. Ezzel a módszerrel a projektmenedzsment eszközök képzés során már megismerkedtek. Az előrelátó, körültekintő tervezéshez elengedhetetlen, hogy az Önkormányzat vezetése felmérje reális lehetőségeit. Az elemzés eredményeként egy olyan táblázatot kapunk, amely segíti az elemzést végzőt jelenlegi helyzetének kritikus értékelésében, valamint megmutatja, milyen erőforrásokat képes mozgósítani a szervezet, azaz mik a lehetőségei, és milyen veszélyekre számíthat. Az analízis azáltal szolgálja egy szervezet stratégiájának megalapozását, hogy számba veszi a szervezet belső erősségeit és gyengeségeit, illetve a külső környezeti adottságokból fakadó lehetőségeket és veszélyeket. A SWOT analízist rendszerint egy átfogó környezetelemzés előzi meg, mely feltárja az önkormányzat környezetében azokat a faktorokat, melyek a jelenben, illetve a jövőben befolyásolják a működésének eredményességét. Ez a lépcső azért fontos, mert a jelenlegi helyzethez kitűnően alkalmazkodó stratégiai, illetve pénzügyi terv a

30


jövőben jelentős áttervezésre szorulhat a nem, vagy rosszul felmért környezeti változások és hatások okán. Miután minden területet alaposan és kritikusan megvizsgáltunk, a különböző területek alá besorolt külső és belső tényezőket át kell alakítanunk konkrét célokká és tevékenységekké, amelyek megvalósítása az elkövetkezendő időszak feladata. Érdemes továbbá elgondolkodni azon, hogy erősségeink hogyan illeszkednek a szervezet veszélyeihez, valamint lehetőségeink kompenzálják-e gyengeségeinket?

SWOT portfólió veszélymátrixa

A SWOT portfolió veszélymátrixa a SWOT elemzés eredményeihez próbálja rendelni azokat a lehetséges veszélyforrásokat és a hozzájuk tartozó veszélyfaktor relevánsságát, amelyek az önkormányzat számára potenciális kockázatot rejtenek a jövőre nézve, és ennek megfelelően a jelenben végbemenő stratégiaalkotás során kulcsfontosságú szereppel bírnak, mint módosító, korrigáló tényezők. A SWOT elemzés során veszélyforrásként számba vett tényezőket, azok

31


bekövetkezésének valószínűsége és súlyossága alapján vizsgálja. A veszélymátrix lehetővé teszi a stratégiai és pénzügyi tervet fenyegető veszélyek jelzését, s így a felállított tervek kellően rugalmassá válnak az esetlegesen bekövetkező negatív hatásokkal szemben. A veszélymátrixban szereplő elemek pontos meghatározása tehát kulcsfontossággal bír. Gyakran elkövetett hiba hogy a stratégiaalkotásban közreműködő szereplők nem tulajdonítanak

elég

nagy

fontosságot

a

kezdeti

lépéseknek

-

így

a

környezetfelmérésnek, SWOT analízisnek és vízió-meghatározásának- mondván, hogy azok túl átfogóak, nem adnak pontos irányt a további lépésekhez. Ez a meglátás támadható, hiszen pontos felmérés, stabil alapokra helyezett tervezés nélkül is lehet véletlenszerűen sikeres célmeghatározást elérni, ám ennek esélye túlzottan csekély ahhoz, hogy az imént említett teendőkre ne fordítsunk kellő figyelmet.

Misszió

A vízió egy elképzelt, kívánatos jövőképet fogalmaz meg jól kommunikálható formában, mely valamennyi érintett számára világossá teszi, milyen megálmodott jövő érdekében tevékenykedik az önkormányzat. A misszió ennek átfordítása: olyan átfogó cél, mely azt írja le, hogy milyen érintett csoportok mely igényeit és hogyan szeretnénk kielégíteni. A részletes kidolgozás a későbbi stratégiatervezési lépések feladata. A misszió alkalmas lehet a külső kommunikációra: megfogalmazódik benne a legfőbb érintettek, a település lakosai felé a kommunikálható küldetés, így számukra is tisztán látható lesz, hogy a város vezetése mely területekre helyezi a főbb hangsúlyokat. A misszió meghatározása felsővezetői feladat, de az alsóbb szintek bevonására szükség van. A jövőkép egy olyan jövőbeli állapot felrajzolása, amelynek elérését a szervezet mindennél fontosabbnak tartja. Egy stratégiai fontosságú eszköz, amely összeköti a szervezet valamennyi dolgozóját, s lehetővé teszi a szervezettel való azonosulást, erősíti az elkötelezettséget a stratégia és a célok iránt.

32


A misszió keretet ad továbbá a stratégiai és taktikai akcióknak. A jövőkép segítségével mindenki számára világos lesz, hogy milyen irányba fejlődik az önkormányzat szervezete, és hogy az egyes ötletek megvalósítása belefér-e az általános irányba. Az egyénekben kialakul egy belső mérce, egy értékrend, amelynek alapján el tudják dönteni, hogy mely lépések helyesek, s milyen magatartásformák segítik a jövőkép elérését.

A Balanced Scorecard szemlélete A Balanced Scorecard egy szemléletet jelenít meg, és támogatja a szervezetek célorientált és mérhető mutatószámok strukturált rendszerén alapuló irányítását. A BSC vagy magyar nevén a kiegyensúlyozott mutatószám rendszer a szervezeti teljesítményre helyezi a hangsúlyt, és ezzel a stratégia, vagy/ és az éves tervek értékelését tudja folyamatosan támogatni. A mutatószám rendszerek fontos értékelési szempontok, elhanyagolásuk a stratégia megvalósításának gátjai. A módszer jelentősége, hogy gyors és átfogó képet nyújt a vezetőségnek a szervezet működéséről. Azért kiegyensúlyozott, mert az időszakról időszakra elért pénzügyi eredmény vizsgálatán túl, más dimenziókat is bevon •

a szolgáltatást igénybe vevők ítélete,

•

működési folyamatok milyensége

•

a szervezet tanulási képességei.

A BSC rendezettséget mutat azon tevékenységek sorozatával, melyet sorra kell venni, ha stratégiához nyúlunk, és stratégiáról beszélünk, valamint amennyiben az alapoktól kívánunk elindulni. A mérhetőséget az értékbeli mutatók mellett a naturálisakra is kiterjeszti, ami különösen fontos az Önkormányzat működtetése szempontjából. Irányítástámogatásként konkrét intézkedési tervek meghatározásáig viszi el a mindennapi munkát, melyek a teljes hierarchiát lefedik a felsővezetőtől a közvetlen irányítóig és végrehajtóig. Ugyanezen mutatók biztosítják a döntéstámogatást az intézkedések végrehajtásánál is.

33


A BSC valójában egy kiválóan strukturált teljesítménymérő- és értékelő rendszer; gyakorlatilag egy rendszerbe foglalt a különböző szintű eredményesség mérésére alkalmas mutatószámok halmaza, miáltal alkalmas eszközként szolgál a stratégia megvalósításának irányítására. A módszer támogatja a stratégiai célok, hosszú távú tervek kommunikálását közös értelmezését. Személyekig lebonthatóan konkrét elvárásokat ad, mely alapján mindenki tudhatja, hogy mivel járulhat hozzá a célok megvalósításához. Fontos ugyanakkor, hogy ez „csupán" egy módszer, ami nem helyettesíthet döntéseket, stratégia alkotást és annak megvalósítását szolgáló intézkedések végrehajtását sem. Alkalmazása esetén nagy szükség van a résztvevők kommunikációjára, aktív részvételére, tanulására, és nyitottságára. Csak a kialakítást, bevezetést követő folyamatos működtetés következtében érhető el teljesülése és haszna, melyek a teljesség igénye nélkül a következők: •

egységes, jövőorientált szemléletet teremt a stratégia közös értelmezésével és lebontásával;

•

modellt képez a szervezet egészének és részeinek az irányításához;

•

célorientált(abb) és tudatos(abb) működést biztosít;

•

gördülékenyebb, biztosabb irányítást tesz lehetővé, melyre az eltérés esetén történő beavatkozás jellemző

•

támogatja a stratégiai célok rendszerének közérthető, pontos kommunikációját a munkatársak felé;

•

számszerű összehasonlítást tesz lehetővé évről-évre, és a tevékenységek és a tevékenységeket végzők között;

•

konkrét elvárásokkal növeli az alkalmazottak biztonságérzetét;

•

alapot szolgáltat az érdekeltség és motiváció fejlesztésére;

•

támogatja a Humán Erőforrás menedzsment szemléletét;

•

„kikényszeríti" a stratégia újragondolását, aktualizálását.

Bevezetési folyamat Röviden bemutatunk egy lehetséges BSC bevezetési folyamatot, hogy érzékeltessük a tanulmányban felvázolt struktúra összefüggéseit. 1.

lépés

34


A BSC kiindulási alapja a szervezet jövőképe, stratégiája - ha valaki egy stratégiát szeretne megvalósítani, annak értelemszerűen rendelkeznie ezzel. A gyakorlatban a stratégia kidolgozása egy BSC keretein belül, vagy azon kívül is történhet. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy mindkét esetben érdemes a BSC -1 alkalmazni, és ez igaz a stratégia első kialakítására, és a stratégia periodikus felülvizsgálataira is. A

kommunikáció

leggyakoribb

formájának

a 10 - 15 fős

úgynevezett

„

workshopok",.vagyis munkaértekezletek bizonyultak. Ezeken szabad „ötleteléssel" (brainstorming) kreatívan működnek együtt a résztvevők. Egy BSC projekt elején a résztvevőknek megegyezésre kell jutniuk abban, hogy mely dolgokat tekintenek pozitívnak a szervezetnél, s melyek azok, amik változtatásra szorulnak. Ennek célszerű módja a különböző nézőpontok rögzítése, de keretet adhat az együtt gondolkodásnak a SWOT, mint elemzési eszközrendszer. A lényeg az őszinte szembenézés, a jobbítási szándék és annak elfogadása, hogy a változásra érett dolgokat igazán csak akkor lehet megváltoztatni, ha egyúttal a résztvevők a megtartásra érdemes dolgok megőrzésére is törekednek.

2.

lépés

A következő lépés a működési modell kidolgozása, illetve pontosítása. Ehhez minden önálló

területnek

a

következő

három

kérdést

kell

következetes

módon

megválaszolnia: 1. Kik az Önkormányzat szolgáltatásait igénybevevők és miben állnak alapvető szükségleteik? 2. Mely képesítő kritériumoknak kell megfelelnünk ahhoz, hogy ezen igényeket hatékony módon lehessen kielégíteni? 3. Miben áll egyediségünk, mely szolgáltatások terén nyújtunk jobbat, mint bármely más szervezet, különösen a fontosnak ítélt paraméterekben?

3.

lépés

Ezen összefüggésben érdemes két további kérdésre is megkeresni a választ: •

Mely függő kapcsolattól kellene a jövőben megszabadulni és ehhez kikre/mire van szükségünk?

35


•

Hogyan érhető el, hogy a releváns érdekcsoportok támogassák a stratégiai ambíciókat?

4.

lépés

A stratégiai alapok lefektetése után meg kell határozni: •

egy áttekinthető tervezési időtávot, célszerű több évben előre gondolkodni, és hozzáilleszteni a nemzeti tervekhez, koncepciókhoz, illetve a pályázati forrásokhoz,

•

a jelenbeli cselekvéseket orientáló súlypontokat, melyek a működési modellből adódnak,

•

a jövőbeli célállapot (mit kívánnak elérni azzal, amit a jövő érdekében most csinálnak?),

•

a küldetést (milyennek szeretnék, ha mások látnák a szervezetet miután a jövőbeli célállapotot elérte?)

•

a mutatószám rendszert (honnan lehet tudni, és hogyan mérhető, hogy elérte e a szervezet a jövőbeli célállapotot, víziót, vagy missziót) .

Ügyelni kell azonban arra, hogy a jövőbeli célállapotot és a küldetést a konkrét cselekvések szintjére kell lefordítani. A stratégiai témák meghatározása során a jövőbeli célállapot további konkretizálására kerül sor. Minden egyes témához határozott célt és mutatószámot is kell rendelni, mellyel mérhető, hogy elérték-e az adott témában a kitűzött célt - ezek lesznek későbbiek során a mérföldkövek. Gyakorlati tapasztalat, hogy egy időben csak kevés témával érdemes foglalkozni, inkább egymás után kell megoldani azokat. Ugyancsak fontos eldönteni, hogy a jövőbeli célállapot felé vezető út során mely szervezeti érdekcsoportok tudják támogatni a stratégiai célkitűzéseket, és ezeket be kell vonni a folyamatba, hogy azonosulhassanak vele, támogassák azt.

36


4 Testületi és bizottsági döntéshozatal

4.1

A

Testületi és bizottsági döntéshozatal

helyzetelemzést

megelőzően

a

Polgármesteri

Hivatallal

együttműködve

kiválasztásra kerültek a kulcsfolyamatok, melyek közül a Testületi és bizottsági döntéshozatal kulcsfolyamatra tesszük meg javaslatainkat a helyzetelemzésben tett megállapítások alapján:

A gazdasági programot a képviselő-testület határidőben fogadja el. A munkatervhez kapcsolódóan a civil szervezetek javaslatot tehetnek, ezért a munkaterv honlapon történő publikálásával biztosítani kell a lehetőséget a véleménynyilvánításra. Nagyon fontos, hogy mindehhez megfelelő idő álljon rendelkezésre, mert különben nem érzi a célcsoport az ügy jelentőségét. Az elfogadott munkatervet minél szélesebb körben és több csatornán keresztül nyilvánosságra kell hozni. Az önkormányzati SZMSZ vonatkozó részeit módosítani szükséges. Év végén a következő évi munkaterv összeállításakor vizsgálni szükséges a tárgyi évi munkaterv teljesülését. A képviselő-testületi és bizottsági ülések meghívóit javasoljuk a honlap főoldalán megjelentetni. A honlapon az Önkormányzat/a testületről/ menüpont alatt található két további menü: o jegyzőkönyvek – 2010. július 27-i képviselő-testületi ülés található rajta, azóta eltelt időszakban nem tették közzé a jegyzőkönyveket. o rendeletek, határozatok – a rendeletek egységes szerkezetben vannak a honlapon, de a határozatok egyáltalán nincsenek fenn. A rendeletek közül a 2010. évi költségvetésről szóló rendeletet sem lehet megtalálni.

37


Javasoljuk, hogy az észrevételekre tekintettel történjen meg a honlap frissítése, valamint a felelősök kijelölése. Amennyiben a felelősök kijelölése megtörtént, a munkaköri leírásuk egészüljön ki a fenti feladatokkal.

A lejárt határidejű határozatokról ugyan beszámol a hivatal, azonban a képviselők az ügyeikben történő feladatellátásról való visszacsatolásokat többségében hiányolják vagy kevésnek érzik, ezért javasoljuk, hogy fordítsanak nagyobb figyelmet a munkatársak és a képviselők közötti kommunikációra.

Workflow felület definiálása

A Polgármesteri Hivatal munkájának hatékonyabbá tétele érdekében javasoljuk workflow felület kialakítását és használatát az alábbi irmérvek figyelembe vételével.

A Polgármesteri Hivatalban jelenleg a képviselő-testület, bizottságok, kisebbségi önkormányzatok

üléseinek

és

a

keletkezett

dokumentumok

egységes

és

összekapcsolódó elektronikus nyilvántartása, valamint azok internetes publikálása nem megoldott. Ez nem azt jelenti, hogy a Polgármesteri Hivatal ezen tevékenységeket nem látja el, hanem olyan eszközöket alkalmaz jelenleg (papír alapú nyilvántartás/elektronikus nyilvántartás vegyesen), amelyek nem teszik lehetővé az egységes rendszerben történő, áttekinthető folyamatkezelést.

A felület alapvető feladata a döntések előkészítésén keresztül a végrehajtásig, a döntések

(határozatok,

rendeletek,

stb.)

adatainak

kezelése,

azok

visszakereshetősége, valamint a döntések során kitűzött határidők és a felelősök jelentéseinek nyomon követése. Emellett biztosítja a döntések publikálását az interneten.

A másik fő funkciója a rendszernek az ülések (testületi, bizottsági, kisebbségi) megtervezése előterjesztések készítése és kezelése, napirendi pontok, javaslatok, alternatívák rögzítése, valamint az ülésekre a lejárt határidejű döntésekről szóló

38


beszámolók elkészítése. A rendszer akkor lenne teljes, ha az üléseken használt programmal is kompatibilis és átjárható.

39


Workflow felület jellemzői

Szerveren keresztül működtethető. Lehetőség legyen arra, hogy a képviselők, felhasználók otthonról is hozzáférjenek a szoftverhez és használhassák azt. Ózd Város Önkormányzata, a Polgármesteri Hivatal, az intézmények, az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok is kezelhetik a rendszert megfelelő jogosultságok beállítása mellett. Átlátható, egységes kezelőfelület. Döntéshozók (testületek, bizottságok, stb.) és azok taglistájának rögzítése. Szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer. A jogosultságok kiosztása döntéshozónként is lehetséges, így korlátozni lehet, hogy ki milyen döntéshozó adataihoz férhet hozzá, milyen módon. A programba való sikeres bejelentkezések és sikertelen bejelentkezési kísérletek naplójának megtekintési lehetősége. Rendszergazdai üzenetküldési lehetőség minden bejelentkezett felhasználó részére. Döntések rögzítése. Tárolható adatok az alap adatok mellett: határidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés dátuma, formája, szavazati arányok, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok. Teljes jegyzőkönyv készítés. A döntésekről kivonat készítése. Döntések gyors visszakeresési lehetősége tetszőleges szempontok szerint. A döntések folyamatos sorszámozásának biztosítása. A döntések publikálásának lehetősége a www.ozd.hu weboldalon. Biztosított legyen, hogy a zárt határozatok csak megfelelő jogosultság mellett elérhetőek.

40


A döntésekért felelősök, hivatali felelősök jelentéseinek elkészítési lehetősége megfelelő jóváhagyási folyamat beépítésével. A döntések végrehajtásainak és a felelősök jelentéseinek gyors áttekintési lehetősége. Beszámoló készítési lehetőség a döntéshozó számára a végrehajtott döntésekről. Előterjesztések

elkészítése,

rögzítése

megfelelő

jóváhagyási

folyamat

beépítésével, valamint kereshetőség biztosítása. A határozatok és rendeletek esetében a módosítások megfelelő kezelése. Az előterjesztések előkészítésénél az indokolási rész, illetve a határozati javaslat vagy rendelettervezet külön részben történő rögzítése. A határozati javaslatok, illetve rendelettervezetek így könnyen átemelhetők elfogadásukat követően. Az előterjesztések véleményezési és jóváhagyási folyamatának rögzítése. Ülések (testületi, bizottsági, kisebbségi, intézményvezetői) előkészítésének, a napirendi pontok megtervezésének lehetősége. A napirendek lehetnek nyíltak vagy zártak. Az

ülésekhez

kapcsolódó

előterjesztések

és

mellékleteinek

csatolási

lehetősége. Meghívó elkészítése, nyomtatása és esetleges módosítása. Rendeletmódosítások és egységes szerkezetbe szerkesztés kezelése. Templatek A workflow felülethez kapcsolódó templatek használatát javasoljuk, mely biztosítja a formai, valamint a tartalmi elemek egységét

Formai követelmények: A Kommunikációs fejezetben szereplő Arculattervnek megfelelően kialakított formátum,

valamint

egységes

fejléc,

amelyen

az

előterjesztésre

jogosult

megnevezése szerepel.

41


Előterjesztés: Tartalmi követelmények: az előterjesztés tárgyát és sorszámát, érdemi részében: o az előzményeket, előző határozatokat, a javasolt döntés várható hatásait, következményeit; o a határozati javaslat által hivatkozott koncepciót, mellékletet, melyet az előterjesztéshez mellékelni kell; az előterjesztés készítőjét, a konkrét határozati javaslatot felelős és határidő megjelölésével, javaslatot arra, hogy mely szakbizottság tárgyalja, szerződés esetén a jogtanácsos, az ügyvéd ellenjegyzését, a törvényességi ellenőrzés megtörténtét, a sürgős eljárás indokoltságát, határozati javaslat esetén az elfogadás egyszerű, vagy minősített többséget igényel, az egyeztetésbe bevonandó partnerekre tett javaslatot. Határozat: Tartalmi követelmények: Határozat száma, naptári év elejétől kezdődően folyamatos sorszám/év; A zárt határozatok a sorszám/év után „Z” megjelölést kapnak; A bizottsági határozatokat bizottságonként külön jelölve kell nyilvántartani; Határozat szövege, Határidő és felelős megjelölése, Dátum, Aláíró, vagy kiadmány hiteléül megjelöléssel aláírásra jogosult. Rendelet: Tartalmi követelmények: Rendelet száma, naptári év elejétől kezdődően folyamatos sorszámmal;

42


Rendelet szövege; Polgármester és Jegyző aláírása; Az önkormányzati rendelet kihirdetésének napjától a kifüggesztés kezdőnapja és a levétel dátuma.

Jegyzőkönyv: Tartalmi követelmények: Az ülés sorszáma/év; Zárt ülés esetén az ülés sorszáma/év után „Z” megjelölést kap; Az ülés minősítése, helye, időpontja; Megkezdésének és bezárásának időpontja; Jelenlévők neve és jelenlétük minősége; Napirend; Az előterjesztett határozati javaslatok; Meghozott határozatok a szavazati arányok feltüntetésével; Az ülésen a szavazati joggal rendelkezők létszámában történő változás rögzítése; Polgármester és Jegyző aláírásának helye. 4.2

Folyamatábrák

Döntési eljárás átalakítása a rendeletalkotással, koncepciókészítéssel kapcsolatban

A Kommunikációs fejezetben részletesen teszünk említést két új jogszabályról: a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvényről; a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló 2010. évi CXXXI. törvényről, melyek a helyi döntési folyamatokra is kihatással lesznek.

Az alábbi folyamatábrákból látszik, hogy az előzetes szükségességi vizsgálatokra, valamint a véleményezési szakaszra a jövőben nagyobb hangsúlyt kell fordítani.

43


Ezért lényeges a Kommunikációs fejezethez összeállított adatbázis, melynek segítségével

a

véleményezésbe

bevonandó

célcsoportok

könnyebben

meghatározhatóak.

Határozathozatal és rendeletalkotás folyamata

44


Rendeletalkotás folyamata

Koncepciókészítés folyamata

45


Előzetes hatásvizsgálat és a projektmenedzsment kapcsolata

4.3

Mutatószámok

1. Éves munkaterv megalapozottságát mérő mutatószámok

Ülések tervezettségére vonatkozó mutatószám: Tárgyévben munkaterv szerint megvalósult ülések száma osztva a munkatervben szereplő ülések számával (%).

Napirendek tervezettségére vonatkozó mutatószám: Tárgyévben

munkaterv

szerint

megvalósult

napirendek

száma

osztva

a

munkatervben szereplő napirendek számával (%).

2. Döntés-előkészítés fajlagos költsége (eFt) pályázatok tükrében

46


Adott időszakban a döntés-előkészítés folyamatának összes költsége osztva az adott időszakban benyújtott összes pályázat számával.

3. Döntés-előkészítés fajlagos kapacitásigénye (embernap) pályázatok tükrében Adott időszakban a döntés-előkészítés folyamatára szükséges/fordított összes idő osztva az adott időszakban elbírált összes pályázat számával.

47


5 Közbeszerzés 5.1

Közbeszerzési Szabályzat

Jelen dokumentum 1. számú melléklete tartalmazza Ózd Város Önkormányzat új Közbeszerzési

szabályzatát,

illetve

az

ahhoz

tartozó

folyamatábrákat

és

mutatószámokat.

5.2

Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése

Jelen fejezet keretében ismertetjük a környezetbarát közbeszerzési gyakorlatokat, valamint kidolgozásra került egy szabályrendszer, amely bemutatja, hogy különböző beszerzési

típusoknál,

milyen

mértékben

kell

figyelembe

venni

az

egyes

környezetvédelmi szempontokat.

5.2.1 Nemzetközi kitekintés

1.) Nemzetközi törekvések és EU-s jogszabályi környezet

Az EU egyik legfőbb célja a fenntartható fejlődés, különösen amióta az Európai Unióról szóló szerződésben deklaráltan is megjelent (1997-es belefoglalását követően). 2000-ben Lisszabonban vezetői szinten fogalmazódott meg az a közösségi célkitűzés, hogy az EU-t „a világ legversenyképesebb tudásalapú gazdaságává tegyék, amely képes fenntartható gazdasági fejlődést elérni, úgy, hogy több és jobb munkahelyet és nagyobb társadalmi kohéziót teremt” 2010-re. Az EU fenntartható fejlődési stratégiájának a 2001-es göteborgi Európai Tanács alkalmával történő elfogadása után a lisszaboni stratégiát kiegészítették egy harmadik, környezetvédelmi pillérrel.1

1 COM(2001) 264 végleges

48


A Tanács és az Európai Parlament 2002-ben elfogadta a 6. környezetvédelmi cselekvési programot2, amelyben meghatározásra kerültek az EU-ra vonatkozó környezetvédelmi cselekvési irányok a következő tíz évre vonatkozólag, továbbá kijelöltek négy olyan elsőbbségi területet, amelyen sürgős cselekvésre van szükség, úgy, mint: klímaváltozás, természet és bio-diverzitás, erőforrás-gazdálkodás, környezet és egészség. Nemzetközi szinten az EU vezető szerepet játszott kiemelkedő jelentőségű nemzetközi környezetvédelmi megállapodások és egyezmények előkészítésében és bevezetésében. Ennek jegyében pl. a 2002-es, klímaváltozásról szóló Kiotói Jegyzőkönyv ratifikálása révén az EU elkötelezte magát az üvegházhatást okozó gázok kibocsátásának 8%-kal történő csökkentése mellett, a 2008–2012 közötti időszakban - az 1990-es szinthez képest. Világméretekben a zöld közbeszerzésnek kiemelt szerep jutott a fenntartható fejlődés

kérdésében,

a

2002.08.26.-2002.09.04.

között,

Johannesburgban

megrendezett csúcstalálkozó végrehajtási tervében. Ennek célja ösztönözni a „megfelelő

hatóságokat

arra,

hogy

döntéshozatalkor

vegyék

figyelembe

a

fenntartható fejlődéssel kapcsolatos megfontolásokat”, és „hogy támogassák az olyan közbeszerzési politikákat, amelyek segítik a környezetvédelmi szempontból megfelelő termékek és szolgáltatások létrejöttét és terjesztését”3. A Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD) keretén belül a tagállamok egy tanácsi ajánlást dolgoztak ki „a közbeszerzés környezetvédelmi teljesítményének növelése érdekében”.4 Az Európai Bizottság 2001. július 4-én értelmező közleményt5 bocsátott ki, amelyben definiálta a lehetséges közösségi jogi eszközöket, amelyek segítségével a környezetvédelmi szempontok a közbeszerzési eljárásokban érvényre juttathatóak.

2

Az Európai Parlament és Tanács 2002. július 22-i 1600/2002/EK határozata, amely a hatodik közösségi környezetvédelmi cselekvési program alapjait fekteti le (HL L 242., 2002.9.10.). 3 Ld. még: http://www.un.org/esa/sustdev/documents/WSSD_POI_PD/English/POIToc.htm 4 2002. január 23. – C(2002) 3 – http://www.oecd.org/. 5 A Bizottság 2001. július 4-i értelmező közleménye a közbeszerzés tárgyában alkalmazandó közösségi joggal, valamint a környezetvédelmi megfontolásoknak a közbeszerzésbe történő integrálásával kapcsolatban (COM(2002) 274 végleges).

49


Az Európai Bíróság vonatkozó döntései e körben további iránymutatással szolgáltak.6 A 2004. március 31-én elfogadott közbeszerzési irányelvek7 a környezetvédelem terén már rendezték és kiegészítették a közösségi joganyagot. A tételes szabályozásban, továbbá a preambulumban külön nevesítették a környezetvédelmi szempontoknak a műszaki specifikációban, az alkalmassági és bírálati feltételekben, továbbá a szerződéses feltételekben történő érvényesítésének a lehetőségét. Bár a közösségi irányelvek kötelező jelleggel csak a közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó becsült értékű közbeszerzésekre vonatkoznak, a Bíróság döntése értelmében az Európai Unióról szóló szerződésben foglalt közösségi alapelvek (egyenlő bánásmód, és átláthatóság, továbbá az áruknak a tagállamok közötti szabad áramlása, a szabad letelepedéshez való jog, a szolgáltatások nyújtásának szabadsága) révén a küszöbértékek alá eső szerződésekre is irányadóak.8

2.) Zöld közbeszerzés – útmutatók az uniós célok eléréséért

A közszféra Európa-szerte az egyik legjelentősebb fogyasztó: az EU teljes GDPjének mintegy 17%-át, azaz évi 2 milliárd eurót fordít beszerzéseire9. Az Európai Unió – mindebből kiindulva – célkitűzésévé tette a közbeszerzések zöldebbé tételét, bízva abban, hogy egyrészről ennek mintaértéke, továbbá a közbeszerzésben beszerzett javak és szolgáltatások kisebb környezetterhelése összességében ösztönző és közvetlen pozitív környezetvédelmi hatásán keresztül hozzájárulhat a globális környezetvédelmi célok megvalósításához. A közbeszerzésekre vonatkozó, az Európai Parlament és Tanács 2004/18/EK és a 2004/17/EK irányelveinek a nemzeti szabályozásba történt átvétele közvetlen

6 A Bíróság 2002. szeptember 17-i döntése a C-513/99 sz. esettel kapcsolatban és a 2003. december 4-i döntése a C448/01 sz. esettel kapcsolatban. 7 Az Európai Parlament és a Tanács 2004. március 31-i, 2004/18/EK irányelve az építési beruházásra, árubeszerzésre és szolgáltatásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról (a továbbiakban a 2004/18/EK irányelv) és az Európai Parlament és a Tanács 2004. március 31-i 2004/17/EK irányelve a vízügyi, energiaipari, közlekedési és postai ágazatban működő ajánlatkérők beszerzési eljárásainak összehangolásáról (a továbbiakban a 2004/17/EK irányelv). 8 Forrás: „Buying Green”, Luxembourg: Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala, 2005 9 forrás: http://ec.europa.eu/environment/gpp/what_en.htm

50


lehetőséget

teremt

a

környezetvédelmi

szempontok

érvényesítésére

a

közpénzek felhasználása során. Mindezeken túl az Európai Unió Bizottsága a Fenntartható fogyasztás és termelés és fenntartható Iparpolitika Akció Tervében (SCP/SÍP Action Plan) konkrét lépéseket javasol a zöld közbeszerzések erősítésére, továbbá a Zöld Közbeszerzés egy jobb környezetért (COM 2008, 400, megjelent: 2008. július 16.) célkitűzéseinek mind erősebb kommunikációjával arra törekszik, hogy a tagállamok körében a közszféra zöldebbé tételéhez hatékony módszertanokat, eszközöket és gyakorlati útmutatásokat adjon. A Zöld Közbeszerzés önkéntes eszköz, azonban ennek a GDP mind nagyobb hányadát megcélzó, mind elterjedtebb és mind hatékonyabb felhasználását – széles szakértői és az érintettek igen széles értelemben vett körének bevonásával történő konzultációval megalkotott – szakértői anyagokkal támogatja.

Oktatási

és

zöld

közbeszerzési

gyakorlati

útmutatók

az

http://ec.europa.eu/environment honlapon Magyarországra kidolgozva, magyar nyelven

is elérhetőek, főbb termék- és szolgáltatás-körönként specifikálva.

3.) Elterjedt zöld közbeszerzési gyakorlatok alapelemei

A fentiek szerint elérhető konkrét útmutatók alapján e helyütt csupán néhány, az EU Zöld

Közbeszerzési

gyakorlatának

legfontosabb

alapelemei

kiemelésére

koncentrálhatunk. Amint arra az Európai Bizottság „Zöld Közbeszerzés!” kézikönyve is rámutat: „Az előkészítő szakasz kulcsfontosságú. Alapos elemzésre és tervezésre van szükség egy tender elindítása előtt, ha környezetvédelmi célokat akarunk elérni.”10 Ennek jegyében javasolt: a beszerzési igényeket előzetes, szigorú kontroll alá vetni és ahol ez lehetséges a „kevesebb fogyasztás, kevesebb szennyezés” elvét kell követni; alapos, előzetes piacfelmérést kell végezni, amelynek során törekedni kell a zöld megoldások megismerésére (pl. a tervezett beszerzéssel érintett terület

10 Forrás: „Buying Green”, Luxembourg: Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala, 2005

51


ökocímkés

termékei/szolgáltatásai,

zöld

alternatívák

sajátosságai,

környezetvédelmi előnyei feltérképezésére); az előzetes igényfelmérések esetén erősen javasolt az életciklus-árazás modellből kiindulni, azaz a teljes életciklus (beszerzés-üzembehelyezés; üzemeletetés;

leszerelés-selejtezés)

árát,

ideértve

a

kapcsolódó

környezetvédelmi jellegű ráfordításokat is áraztatni, vizsgálni kell (pl. az üzemeltetés során jelentkező energia-igényt, környezetterhelést, vagy a leszerelés során előálló veszélyes anyagok minőségét, feldolgozhatóságát stb.); az előkészítés körében célszerű kifejezett környezetvédelmi hatástanulmányt készíteni,

továbbá

figyelembe

termékre/szolgáltatásra/kivitelezésre

kell

irányadó

venni közösségi

az

adott

környezetvédelmi

irányelveket és előírásokat (melyekkel jellemzően a nemzeti joganyag folyamatosan harmonizált); az előbbiek megfelelő alkalmazásával a műszaki specifikáció és a szerződéses feltételek meghatározása során lehetséges környezetvédelmi szempontok érvényesítése (technológiában, anyagban, üzemeltetésben, előállításban, szállításban

stb.,)

figyelemmel

az

ajánlatkérő

e

körben

érvényesülő

szabadságának közbeszerzési alapelvi korlátaira: az esélyegyenlőség, az egyenlő

bánásmód

és

az

egyenértékű

megoldások

elfogadásának

követelményeire; a beszerzés tárgyára korlátozva, de annak releváns környezetvédelmi aspektusaihoz

igazítottan

az

alkalmassági

feltételekben

és

a

bírálati

szempontrendszerben lehetőség szerint környezetvédelmi szempontokat is érvényesíteni szükséges.

5.2.2 A Zöld közbeszerzés bevezetési menetrendje és főbb szempontjai11

11 A fejezet kidolgozása során felhasználtuk az alábbi forrásokat: Európai Bizottság: Zöld közbeszerzés! A környezetvédelmi szemléletű közbeszerzés kézikönyve. 2005; Agenda 2013 Projektház: Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése (Powerpoint prezentáció).

52


A zöld szemléletű közbeszerzés kialakítása várhatóan az Ózdi Polgármesteri Hivatalban is több lépésben zajló hosszú folyamat:

a környezetbarát beszerzési politika meghatározása, definiálása; a céloknak az önkormányzati célrendszerbe történő integrálása; környezetbarát beszerzési irányelvek kidolgozása; a környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos felelősségi és döntési körök kialakítása, a közbeszerzési szabályzat „zöld közbeszerzési eljárásokra” vonatkozó elemeinek megfelelő módosítása; az e körbe tartozó beszerzések elsődleges köre, illetve az e körbe való besorolás elveinek rögzítése; a meghatározott termékkörök, illetve előírások vonatkozásában adatbázisok feltárása, létrehozása, és működtetése; az egyes környezetbarát közbeszerzési eljárások megindítását megelőző speciális eljárási lépések körének meghatározása, intézményi szinten: források az előkészítő tevékenységhez; esetleges megemelt források és a beszerzéshez megfelelő szakértelem biztosítása általánosan, és eljárásokhoz rendelten; az egyes környezetbarát közbeszerzési eljárások megindítását megelőző speciális eljárási lépések körének meghatározása, eljárási szinten: beszerzés szükségessége, az igényelt teljesítmény, előzetes piackutatás; az

egyes

környezetbarát

közbeszerzési

eljárások

során

alkalmazható/alkalmazandó feltételek körének meghatározása; az egyes környezetbarát közbeszerzési eljárások során hozandó döntésekben követendő speciális elvek meghatározása; a környezetbarát közbeszerzési politikában kitűzött célok megvalósulásának figyelemmel kísérése, évente történő kiértékelése; szükség

esetén

a

környezetbarát

közbeszerzéssel

kapcsolatos

célok,

felelősségi és döntési körök, illetve a környezetbarát beszerzési irányelvek módosítása; „zöld iroda” működtetésének célként történő előírása, ennek során betartandó szabályok definiálása;

53


A környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos folyamatok 3 szintjén kell a környezetvédelmi elvek érvényesítését meghatározni:

1. intézményi szinten; 2. az egyes eljárások szintjén; 3. az eljárási folyamatok szintjén.

54

1. ábra: A zöld közbeszerzési modell bevezetési folyamata

55

1.) Az intézményi szintű szabályozásban érvényesítendő környezetvédelmi elvek – a bevezetés intézményi feltételei:

1.1. Intézményi szintű szabályozás, alapelvek, célok lefektetése és beépítése az intézményi szabályozási rendszerbe alapelvi szinten figyelemmel arra, hogy az

egyes

eljárásokban

alkalmazandó

szigorúbb

elvek

ezen

alapelvi

szabályozáson alapulhatnak:

a környezetbarát beszerzési irányelvek meghatározása, elfogadása; a környezetbarát beszerzési politika meghatározása, definiálása; a céloknak az önkormányzati célrendszerbe történő integrálása; környezetbarát beszerzési irányelvek kidolgozása. A zöld közbeszerzési elvek bevezetésének főbb céljai:

A környezetbarát beszerzési politika általános céljai – a környezet, a klíma védelme, az energiával és általában a természeti erőforrásokkal való takarékosság stb. A környezetbarát beszerzésekkel kapcsolatos konkrét célok meghatározása (pl. a környezetbarát szempontok alkalmazási köre – mely termékcsoportoknál, milyen mértékben, milyen korlátok között)

1.2. Környezetbarát beszerzési politika meghatározása, definiálása

Gondolja át, hogy mely termékek, szolgáltatások vagy építési beruházások a legmegfelelőbbek mind környezetvédelmi hatásuk, mind egyéb tényezők, mint pl. a rendelkezésre álló információ, piaci kínálat, a rendelkezésre álló technológiák, költségek és kilátások alapján. Fogalmazza meg környezetvédelmi politikáját az előzőek szerint rendelkezésére álló információk alapján, világosan, ugyanakkor a tényleges társadalmi és piaci környezetben vállalható, betartható módon és mértékben.


1.3. A céloknak az önkormányzati célrendszerbe történő integrálása

Határozza meg igényeit, illetve fogalmazza meg azokat megfelelően. Válasszon egy zöld címet politikájának a külvilággal való közléséhez, amely optimális áttekinthetőséget biztosít a lehetséges beszállítók, illetve szolgáltatók, valamint az Ön által szolgált polgárok számára. A választott iránynak, címnek megfelelően

szabályozási

rendszerében,

de

különösen

beszerzési

szabályzataiban jelenítse meg ezen elveket konkrét rendelkezésekre lebontva.

1.4. A környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos felelősségi és döntési körök kialakítása, a közbeszerzési szabályzat „zöld közbeszerzési eljárásokra” vonatkozó elemeinek megfelelő módosítása:

közbeszerzési terv: a szabályozás térjen ki a terv összeállítása során az előzőek

szerint

kialakított

környezetvédelmi

irányelvek

szerinti

zöld

közbeszerzési körbe történő besorolásra is. Így a „szigorúbb elvárások” várható érvényesítésére már előzetes döntés születik, és a terv nyilvánosságával ez széles körben, előzetesen ismertté válhat; az egyes eljárások megindítását megelőzően, az előkészítésekhez rendelten eltérő, kiegészítő eljárási lépések előírása (monitorozás, piackutatás, speciális szempontok meghatározása, értékelési rendszer szimulálás minta ajánlatokkal); amennyiben az intézmény struktúrája ezt megkívánja, eltérő szintekre helyezni az egyes eljárási döntéseket; a szabályozásba beépíteni az egyes környezetbarát eljárások vonatkozásában szükséges egyedi felelősségi és döntési szinteket, kompetenciákat;

1.5. Az e körbe tartozó beszerzések elsődleges köre, a besorolt beszerzésekkel szembeni elvárások, illetve az e körbe való besorolás elveinek rögzítése.

1.6. A meghatározott termékkörök, illetve előírások vonatkozásában adatbázisok feltárása, működtetésére annak érdekében van szükség, hogy az egyes

57


beszerzési eljárások esetén előírandó, előírható feltételrendszer definiált és reális lehessen. A világos és pontos technikai előírások, környezetvédelmi tényezők meghatározásához előzetes ismeretek, adatbázisok szükségesek, amelyekből a lehetséges megfelelőségi/meg nem felelőségi feltételek a konkrét eljárásokban meghatározhatóak lesznek:

keressen ökocímkéket, ill. környezetvédelmi jellemzőkkel kapcsolatos példákat adatbázisokban; használja fel más ajánlatkérőknél bevált gyakorlati tapasztalatokat, és a kapcsolatok tudatos menedzselése és kihasználása (networking) technikáját az információk megszerzése és terjesztése céljára; ismerje meg a tudományos alapon nyugvó, költségkalkulációs életcikluselemzést; ne hárítsa át a környezeti hatásokat az életciklus egyik szakaszáról a másikra; ismerje meg a vonatkozó teljesítményalapú vagy funkcionális előírásokat az újító jellegű zöld ajánlatok ösztönzésére; ismerje meg, vegye figyelembe a környezetvédelmi teljesítményt, mint pl. az alkalmazott

nyersanyagokat,

a

fenntartható

termelési

módszereket

(amennyiben ez releváns a végtermék vagy szolgáltatás szempontjából), az energiahatékonyságot, a megújuló energiaforrások felhasználását, kibocsátást, hulladékot, az újrahasznosíthatóságot, veszélyes vegyi anyagokat stb.;

1.7. Az egyes környezetbarát közbeszerzési eljárások megindítását megelőző speciális eljárási lépések körének meghatározása, intézményi szinten:

források az előkészítő tevékenységhez: környezetbarát közbeszerzési eljárások előkészítése (közbeszerzési műszaki leírások, feltételek meghatározása, részletesebb elemezések elkészítése stb.) speciális szakértelem bevonását teszi szükségessé, mely az eljárási költségek

58


emelkedéséhez vezethet. Ezzel számolnia kell az intézménynek az eljárási költségek tervezése során; megemelt források biztosítása a beszerzéshez: a „zöld technológia”, zöld közbeszerzési folyamat eredménye általában, a jelenlegi viszonyok között, magasabb beszerzési értékű teljesítés lesz (más kérdés, hogy éppen hosszú távon ez vélhetőleg megtérül). A beszerzési források tervezése során ezen többlet teherrel számolnia kell az intézménynek ebben a beszerzési körben; megfelelő szakértelem biztosítása általánosan, és eljárásokhoz rendelten: mind az eljárás feltételeinek meghatározása, mind az elbírálási szakasz, a beszerzés tárgya szerinti szakértelem vonatkozásában speciális, többlet ismeretekkel rendelkező szakértő bevonását teheti szükségessé, így ennek biztosítását az intézménynek meg kell oldani.

1.8. Az egyes eljárásokat követően, illetve időszakosan, intézményi szinten ellátandó feladatok továbbá: a környezetbarát közbeszerzési politikában kitűzött célok megvalósulásának figyelemmel kísérése, évente történő kiértékelése; szükség

esetén

a

környezetbarát

közbeszerzéssel

kapcsolatos

célok,

felelősségi és döntési körök, illetve a környezetbarát beszerzési irányelvek módosítása;

2.) Az eljárási folyamatok szintjén érvényesítendő környezetvédelmi elvek

E körben az intézmény, környezetvédelmi politikájához illeszkedően törekedni kell az ún. „zöld iroda” működtetésére. Ennek megnyilvánulási formái: saját és az intézmények irodái, épületei építése, felújítása során környezetbarát építési módszerek preferálása; energiatakarékos megoldások alkalmazása az irodaszerek beszerzése során;

59


fénymásolók, nyomtatók, egyéb irodai berendezések beszerzése során a káros ózon kibocsátásra, energia felhasználásra törekvő, újratölthetőséget biztosító berendezések előnyben részesítése; cserélhető betéttel ellátott tollak alkalmazása; energiatakarékos világító testek alkalmazása; ökocimkével ellátott berendezések, eszközök beszerzése; kommunikációban, és az egyes feladatok elvégzése során az elektronikus utat kell előnyben részesítenie. A dokumentálás elektronikus adathordozókon történjen, és csak a felek által elfogadott utolsó verziók kerülnek kinyomtatásra, amennyiben az feltétlenül szükséges; újrahasznosított papír alkalmazása irodai papírfelhasználás legalább 30%-ban (az újrahasznosított anyagtartalom ezekben a papírokban > 90%). A papírtakarékosság

érdekében

a

nyomtatók

alapbeállítása

a

kétoldalas

nyomtatás, környezetbarát szerkesztési elveket alkalmaz (minimális margó, minimális fehér hely, kisebb betűméret, természetesen az olvashatóság szem előtt tartásával), elektronikusan kommunikál, amikor lehetséges. A használt lapokat szelektáltan gyűjti.

A zöld közbeszerzés teljes bevezetési folyamata mintegy 1–1,5 évre becsülhető. Az első időszakban (kb. fél év) megtörténhet a rendeletalkotás, valamint a beszerzések egy szűkebb körében (kiválasztott termékcsoportoknál vagy megadott értékhatár feletti/alatti

beszerzéseknél)

kerüljenek

kipróbálásra

az

intézmény

által

meghatározott egy-két kiemelt környezetvédelmi elv, majd fokozatosan haladva az intézményi szemlélet teljes átfordítására sor kerülhet az előzőekben rögzítettek szerint.

60


5.2.3 Szabályrendszer arra vonatkozóan, hogy a különböző beszerzési típusoknál milyen mértékben kell figyelembe venni az egyes környezetvédelmi szempontokat:

1.) A zöld közbeszerzés rendszerébe sorolt beszerzések elsődleges köre és a zöld közbeszerzés érvényesítésének szempontjai:

építési beruházások és a 2. mellékletben felsorolt szolgáltatások beszerzése esetén is figyelembe veendők a környezet minőségét és az életminőséget meghatározó környezeti tényezők, így például a lerakásra kerülő szilárd hulladék mennyisége, a helyi felszíni vizek tisztasága vagy a vegyszerek felhasználásának környezet-egészségügyi következményei, ezért a lerakóra kerülő szilárd hulladék csökkentésére, a felszíni vízszennyezés és a veszélyes vegyi anyagok felhasználásának korlátozására a beszerzések területén is törekedni kell: o legalább egy környezetvédelmi (energiatakarékosság, másodlagos anyagok felhasználása, építési hulladék minimalizálás) szempont figyelembe vétele az épület-felújításokkal, épület-beruházásokkal kapcsolatos közbeszerzéseknél; o az eljárásba építve kerüljön érvényesítésre (érvényességi, értékelési szempont, vagy szerződéses feltételként), hogy a kivitelezés során az ideiglenes

területfoglalás

minimalizálása,

az

anyagszállítási

útvonal

optimalizálása, a gondos kivitelezés a zaj, por, pollen, elhagyott hulladék stb. megelőzése; o kivitelező/anyag beszerzésnél, megfelelő mérnöki és piaci vizsgálat után, reálisan tervezendő/előírandó 30–100% másodnyersanyag hasznosítás; o rendezvényszervezés során az „Ajánlások Zöld fesztiválok szervezéséhez” c. kiadványban12

részletezett

tevékenységekre

vonatkozó

speciális

követelményeknek meg kell felelni;

12 Szerzők: Halmay Richard, Kovács Bence, Nagy Tamás, Újszászi Györgyi. Kiadó: Független Ökológiai Központ. Letölthető: http://fenntarthato.hu/fesztival/zold_fesztival_ajanlasok.pdf

61


o szolgáltatások megrendelésénél, ha ezt a beszerzés nagyságrendje egyébként

indokolja,

kerületben/városban

előírás

folyamatos

lehet,

hogy

jelenlétét

„Vállalja,

biztosítja,

azaz

hogy

a

irodával,

kirendeltséggel rendelkezik a teljesítés időszakában annak érdekében, hogy a kapcsolattartás megfelelő legyen”. környezetvédelmi követelmények érvényesítése árubeszerzések, például a helyi

pályázati

úton

megvalósuló

tisztítószer

és

élelmiszer-nyersanyag

beszerzések 10%-ánál: o az intézményi élelmiszer-beszerzéseknél érdemes a vegyszerek nélkül előállított bioélelmiszerek arányát fokozatosan növelni. Az önkormányzat így a gyerekek fejlődésére, egészségére gyakorolt kedvező hatás mellett, ha mégoly kicsi, de biztos és folyamatosan bővülő piacot teremthet a környező területek mezőgazdasági termelői számára. Ez a biztos piac ösztönözheti a bioélelmiszerek helyi előállítását, ami a kínálat bővüléséhez és az árak csökkenéséhez vezet; o a tisztítószer beszerzéseknél az önkormányzat szempontjából a kisebb kiszerelésű vegyszerek beszerzéséből adódó csomagolási hulladék-többlet elkerülése, és a különösen veszélyes adalékanyagok mellőzése szükséges. A csomagolási hulladék visszaszorítása nemcsak hulladék-elhelyezési szempontból, hanem a nagyobb kiszerelésű anyagok alacsonyabb ára miatt is indokolt; o a szállítási szolgáltatást és csomagolást is tartalmazó szállítási szerződések 100 %-a esetében szükséges környezetvédelmi előírásokat meghatározni.

Bármely beszerzéshez, ha ezt a beszerzés nagyságrendje egyébként indokolja, előírás lehet, „hitelesített környezetirányítási rendszer (ISO 14001 vagy EMAS vagy ezzel egyenértékű rendszer) megléte”.

62


2.)

Eljárási

szintű

szabályok

a

zöld

közbeszerzések

előkészítése

és

lebonyolítása során

2.1 Az egyes környezetbarát közbeszerzési eljárások megindítását megelőző speciális eljárási lépések körének meghatározása, eljárási szinten: beszerzés szükségessége A

környezettudatos

beszerzéshez

tartozik

a

beszerzés

tényleges

szükségességének, annak szükséges és elégséges mértékének, feltételének előzetes vizsgálata. az igényelt teljesítmény A környezeti szempontok érvényesítésének legfőbb területe maga az „igényelt teljesítmény” meghatározása. Azaz a beszerzés tárgyával szemben elvárt

környezetvédelmi

elvek,

előírások

alapvetően

magában

a

közbeszerzési műszaki leírásban határozandók meg, mint elvárás. Ugyanis az eljárás során szakértői értékelési szempontok körében az alternatív megoldások is elfogadásra kerülhetnek, ha az ár-érték arány hagyományos megoldás

„győzelmét”

hozzák.

Ez

esetben

viszont

nem

válik

érvényesíthetővé a „környezeti elv”, amit pedig a beszerző ezen beszerzések körében célként tűzött ki. Így elsődleges eszközként a kijelölt beszerzések esetén az ajánlatkérői elvárásokat tükröző közbeszerzési műszaki leírás az érvényesítés legjobb és legbiztosabb eszköze. Természetesen ennek körében is csak az előzőek szerint rögzített elvek, és a piackutatásokkal alátámasztott

verseny

tisztaságát

biztosító

feltételek

alkalmazása

lehetséges, illetve megengedett. Világos

és

pontos

környezetvédelmi

technikai

tényezők

előírásokat

felhasználásával,

kell ahol

összeállítani, ez

lehetséges

(megfelelőségi/meg nem felelőségi feltételek) előzetes piackutatás Ez az adatbázisokban rendelkezésekre álló adatokon túl, a konkrét környezettudatos

beszerzéssel

az

eljárás

megindításakor

hatályos

63


információk, adatok összegyűjtésére irányuljon, az eredményes és minden tekintetben sikeres eljárás érdekében. 2.2 Az

egyes

környezetbarát

közbeszerzési

eljárások

során

alkalmazható/alkalmazandó feltételek körét az alábbi tényezők mentén kell meghatározni: a) alkalmassági szempontok, b) bírálati szempontok és c) különleges szerződéses feltételek.

Lépései a következők:

a) A műszaki-szakmai alkalmassági feltételek meghatározásánál törekedni kell arra,

hogy

olyan

ajánlattevőket

lehessen

alkalmasnak

nyilvánítani,

akik

környezetbarát termékekkel, ill. technológiákkal rendelkeznek, és működésük során tudatosan alkalmaznak környezetbarát módszereket, környezetgazdálkodási elveket. Ennek keretében:

Árubeszerzések (különösen szállítási szolgáltatást és csomagolást is tartalmazó szállítási szerződések), szolgáltatás megrendelések (különösen hulladékkezelési, szállítási, karbantartási, tervezési, projektmenedzsment szolgáltatások), valamint építési beruházások (felújítások és új építések egyaránt) esetén is törekedni kell az alábbi szempontok érvényesítésére:

a

szerződések

teljesítése

során

felmerülő

környezetvédelmi

kérdések

kezelésében megfelelő mértékű releváns tapasztalattal, esetleg végzettséggel bíró szakemberek alkalmazása; a

környezet

terhelésének

csökkentését

lehetővé

tevő

eszközökkel,

berendezésekkel való rendelkezés (akár saját tulajdonú, akár bérelt stb.).

64


Árubeszerzés esetében esetén ezentúl – ahol releváns – törekedni kell az alábbi szempontok érvényesítésére:

környezetbarát termelési képességek igazolása, ill. elismert (bármely nemzeti rendszerben akkreditált) tanúsító szervezettől származó tanúsítvány megléte, amely tanúsítja, hogy a leszállítandó áru megfelel bizonyos környezetvédelmi előírásoknak.

Szolgáltatás megrendelés és építési beruházás esetén továbbá – ahol releváns – törekedni kell az alábbi szempont érvényesítésére:

a beszerzés tárgyára vonatkozó ISO 14001 vagy EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) környezetvédelmi vezetési rendszer meglétét igazoló akkreditált tanúsító szervezet által kiadott tanúsítvány vagy bármely EU tagállamban letelepedett szervezettől származó egyenértékű tanúsítvány megléte.

b) Az értékelési szempontrendszer kidolgozásánál törekedni kell arra, hogy olyan ajánlatok részesüljenek kedvezőbb elbírálásban, amelyek a környezetre lehető legkisebb

hatást

gyakorló

megoldásokat

tartalmaznak,

ill.

környezetbarát

tulajdonságokkal rendelkeznek. Ennek gyakorlati megvalósításaként törekedni kell az ún. „életciklus-”, ill. „életciklusköltség”-megközelítés alkalmazására (különösen árubeszerzések

és

építési

beruházások

esetén),

valamint

környezetbarát

teljesítményparaméterek és funkciók előnybe részesítésére (árubeszerzések, szolgáltatás

megrendelések

és

építési

beruházások

esetén),

az

alábbi

meggondolásokkal:

Amennyiben feltárható, a költségeket és környezeti hatásokat nemcsak a szerződéskötéstől a leszállításig/beüzemelésig kell összegezni, ill. az értékelési részszempontok szintjén összevetni, hanem a teljes életciklusra vetítve, azaz akár a nyersanyagok kitermelésétől a teljes leselejtezésig („életciklusmegközelítés”).

65


Az „ajánlati ár” vagy „összességében legelőnyösebb ajánlat” értékelési részszempont szerinti kiértékelést lehetőség szerint teljes életciklusköltség számítás metodikájával kell végezni (pl. nettó jelenérték számítás képlete, az adott beszerzésre szabott módosításokkal). Az életciklusköltség-megközelítés alkalmazása esetén megvizsgálandó, hogy a szerződés hatálya az – árubeszerzés esetén az üzembe helyezést követően, építési beruházás esetén a létesítmény átadás-átvételét követően felmerülő – üzemeltetési feladatokra is kiterjesztésre kerüljön, és a közbeszerzési eljárás is ilyen módon kiterjesztve kerüljön előkészítésre, majd lebonyolításra. Az olyan környezeti szempontok, mint az energiafelhasználás, az élettartam (esetleg bizonyos részegységek élettartama), az újrafelhasználható anyagok aránya, az újratölthetőség, a keletkező hulladék mennyisége stb. egyfelől önálló értékelési rész- vagy alszempontokként is szerepeltethetők (objektív értékelési módszereket rendelve melléjük). Másfelől költségkihatásuk szerepeltetendő a teljes életciklus számítás képletében is, figyelembe véve, hogy az értékelési módszerek úgy legyenek meghatározva, hogy ne ugyanazon költség típusú résztényezők kerüljenek értékelésre mindkét részszempontnál (Kbt. 57. § (4) bekezdés d) pont). A zöld közbeszerzési rész- és alszempontokat megfelelő súlyozással kell ellátni (összességében legalább 10 % legyen az összesített súlyszámok arányában).

c) A szerződés szerinti teljesítési feltételek kialakításakor arra kell törekedni, hogy mint zöld szemléletű szerződésben külön környezetvédelmi feltételek kerüljenek előírásra. Amennyiben lehetséges, környezetbarát szállítási módszereket kell előírni. Lehetőség szerint külön szerződés biztosító mellékkötelezettségi rendszert kell kötni az ajánlati szinten bevállalt környezetvédelmi előírások/vállalások tényleges betartásának kikényszerítésére, illetve ezek hiányos/hibás teljesítése esetén a szigorú szankcionálásra.

66


Bármilyen feltételeket is támaszt a potenciális ajánlattevők és ajánlatuk számára, az mindig kapcsolódjék a szerződés tárgyához, illetve az ajánlatkérő definiált környezeti politikájához. 2.3 Az egyes környezetbarát közbeszerzési eljárások során hozandó döntésekben követendő speciális elvek meghatározása. Az ajánlatkérőnek az eljárás során hozandó döntéseiben – a vonatkozó jogszabályokban előírtakon túl – következetesen ragaszkodnia kell az eljárás feltételeiben, illetve intézményi dokumentumaiban rögzített környezetvédelmi alapelveihez.

67


6 Kommunikáció 6.1

A partnerség erősítése

Az

ózdi

polgármesteri

hivatal

szervezetfejlesztése

ÁROP-1.A.2/A-2008-0192

pályázat kijelölt kulcsfolyamatainak kommunikációval kapcsolatos fejezeteinek helyzetértékelését követően jelen fejezetünk célja a jelenlegi gyakorlat javítására, módosítására vonatkozó javaslataink összefoglalása. Az önkormányzati kommunikációs tevékenység elsődleges célja, hogy előre megtervezett módon jól informálják valamennyi, a közfeladat ellátása kapcsán az érintett célcsoportot, hogy szerepüket a helyi ügyekben a megfelelő módon tudják betölteni, aktívan részt tudjanak venni a helyi kormányzásban, így elősegítve a közszolgáltatások

minőségének

a

javulását,

valamint

a

lakossági

megelégedettségének növelését.

Amikor kommunikációról beszélünk, mindig három alapvető kérdésre keressük a választ: 1) Mit szeretnénk kommunikálni? 2) Kinek szeretnénk eljuttatni az üzenetet? 3) Hogyan szeretnénk kommunikálni?

Másként értelmezve, hiába állnak rendelkezésre fejlett eszközök, ha nincs hír, amit tovább lehetne adni, illetve, hiába vannak hírek, ha nem találjuk meg minden emberhez a megfelelő csatornát.

1) Mit szeretnénk kommunikálni: avagy az önkormányzat üzenete A szabályozott kommunikációs tevékenység kialakításához első lépésként javasoljuk, hogy az önkormányzat vezetői határozzák meg, hogy a település milyen képet szeretne kialakítani magáról, milyen szerepet tölt be a térség életében. A városban

68


élők identitásának fontos része a hagyományokhoz való ragaszkodás, de a lakosság kötődésének sokkal erősebb része magának Ózdnak az élhetősége. A város üzenetének meghatározásakor javasoljuk figyelembe venni az önkormányzat meglévő, és kialakításra kerülő stratégiáiban megfogalmazott célokat, hiszen amikor pozitív képet szeretnénk kialakítani, akkor nem elegendő csak bizonyos üzeneteket hangoztatni, az üzenetek mögött tartalomra van szükség: stratégiára, a hosszú távú elképzelésekkel harmonizáló döntésekre, valamint a cselekedetekre. Mivel az önkormányzat, azon belül elsősorban a Polgármesteri Hivatal, az intézmények

és

az

önkormányzati

gazdasági

társaságok

tevékenysége

elválaszthatatlan egymástól, emiatt az általuk közvetített üzeneteknek is meg kell egyezniük és a lakosság számára az összetartozást, a közös célok kitűzését és megvalósításuk iránti elkötelezettséget kell közvetítenie.

2) Kinek szeretnénk eljuttatni az üzenetet: avagy a célcsoport azonosítás A kommunikációs tevékenységek során második lépésként a kommunikálni kívánt üzenet fogadóit szükséges pontosan azonosítani, ugyanis a különböző célcsoportok számára az üzenetet megfelelően személyre szabottan kell megfogalmazni. Minél jobb és pontosabb a célcsoport szegmentálása, annál hatékonyabban lehet kommunikálni.

A helyzetértékelés során meghatározottak szerint javasoljuk minden egyes kommunikációs tevékenység megkezdését megelőzően az adott üzenettel elérni kívánt célcsoportok pontos azonosítását. Ezt követően célszerű kiválasztani a megfelelő

kommunikációs

differenciáltan,

más-más

eszközöket, módon

hiszen

történő

a

különböző

megszólításával

célcsoportok

biztosítható

a

kommunikációs tevékenység hatékonyságának növelése.

69


3) Hogyan szeretnénk kommunikálni: avagy a Kommunikációs Stratégia kialakítása A kommunikációs eszközök száma, a célcsoportok árnyaltsága, és a kommunikálni kívánt

üzenetek,

eredmények

sokszínűsége

miatt

javasoljuk

Ózd

város

Önkormányzat Kommunikációs Stratégiájának a megalkotását.

A

kommunikációs

tevékenység

szabályozásának

alapvető

célja,

hogy

az

önkormányzat, az intézményei és saját tulajdonában lévő gazdasági társaságai számára megadja a kommunikáció- és kapcsolatszervezési tevékenység sikeres és hatékony ellátásához szükséges általános kereteket, amelyek magukba foglalják a szervezeti struktúra fejlesztését, valamint a folyamatos és tudatos kommunikáció feltételeinek biztosítását.

A Kommunikációs Stratégia főbb elemei: Belső kommunikáció: a szervezeten belül kialakított, folyamatosan fenntartott kommunikációs és kapcsolatszervező tevékenységek megvalósítása annak érdekében, hogy az információáramlás ne ütközzön akadályba. Arculatterv: az önkormányzat és szervezeteinek egységes arculatának kialakítása, amely tulajdonképpen üzenet is egyben, hiszen befolyásolja a róluk alkotott képet a lakosság körében, míg a város arculata a külső szemlélő véleményét az Ózdról. Külső kommunikáció: o

Különböző célcsoportok azonosítása: pontos, naprakész adatbázisok kialakítása, kezelése;

o

Tájékoztatáspolitika: nyilatkozati jogkörök meghatározása;

o

PR – Közönség-kapcsolat: ügyfélszolgálati tevékenység, lakossági fórum, képviselői fogadóóra, közmeghallgatás, egyeztető fórum, stb.;

o

Kommunikációs eszközök folyamatos kezelése és fejlesztése: honlap, Ózdi Körkép, Ózdi Városi TV, stb.

70


A Kommunikációs Stratégiával szemben támasztott követelmények: Átfogó cél: A közös fejlesztési célok iránti elköteleződés, az együttműködés szükségességének tudatos szintre emelése. Specifikus célok: A lakosság identitásának, a lokálpatriotizmus érzésének erősítése, ezzel együtt pedig az elégedettségük növelése. Hivatalon belüli vezetői és egyéb kommunikáció szabályozása. Egységes arculat kialakítása. Alkalmazottakat motiválni és érdekeltté tenni a kijelölt célok megvalósításában. A fejlesztések, elérendő célok, tevékenységek megfelelő szintű, előre megtervezett kommunikációja, kihasználva a rendelkezésre álló kommunikációs eszközöket. Kommunikációs eszközök fejlesztése, kibővítése. Ózd város Önkormányzat Kommunikációs Stratégiájának a megalkotásakor egyaránt javasoljuk figyelembe venni a jelen projekt során elvégzett helyzetfelmérések eredményeit, illetve a különböző témakörökre vonatkozó javaslatokat.

71


6.2

Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére

Az önkormányzati működés hatékonyságának legfontosabb mutatója a lakosság elégedettsége.

Napjainkban, amikor a kommunikációs csatornák számának és jellegének széles tárháza rendelkezésre áll, elmondható: nem elegendő egy önkormányzatnak jól működnie, megfelelő döntéseket hoznia és azokat végrehajtatnia, hanem nagy hangsúlyt

kell

fektetnie

az

eredményeinek

kommunikációjára,

a

lakosság

tájékoztatására is.

Jelen fejezetünk célja, hogy javaslatot tegyen Ózd Város Önkormányzatának a lakosság tájékoztatását szolgáló, jelenleg alkalmazott módszereinek javítására, módosítására, bővítésére.

Mivel az Önkormányzat működésének a célja a lakosság életminőségének és ezáltal az elégedettségének növelése, ezért elengedhetetlen a célok, a folyamatok és az eredmények megfelelő kommunikációja a lakosság felé. A közönség-kapcsolat (Public Relation, PR), azaz a lakossággal való folyamatos párbeszéd minden tekintetben fontos, hiszen a lakosságtól mindig valós képet kaphatunk a település állapotáról, az aktuális igényekről és fejlesztési szükségletekről, ugyanakkor, mint az önkormányzat legfőbb „ügyfelei”, kulcskérdés a megfelelő tájékoztatásuk az őket érintő kérdésekről, lehetőségekről.

A

lakosság

tájékoztatásának

megtervezésénél

ugyanakkor

elkerülhetetlenül

figyelembe kell venni azt a tényt, hogy az emberekhez nap, mint nap több csatornán keresztül nagy mennyiségű információ érkezik, melyek közül sokszor nehéz kiszűrni az egyén számára értékkel és jelentőséggel bíró elemeket. A lakosok, helyi vállalkozók, civil szervezetek a saját lakókörnyezetükkel kapcsolatos híreket

72


fontosnak tartják, azonban ha nem megfelelő formában férnek hozzá az információkhoz, könnyen lehet, hogy átsiklanak felette.

A hosszú távon is hatékony kommunikáció kialakításához javasoljuk tehát meghatározni a közvetíteni kívánt üzenetek körét, kijelölni a megvalósításért felelős személyeket, szervezeti egységeket, akik a kommunikációs eszközök felhasználását irányítják, annak érdekében, hogy azok alkalmazása ne ad hoc jelleggel, hanem a kommunikációs stratégiában kitűzött célokat szem előtt tartva történjen.

A lakosság tájékoztatásának legfontosabb területei: 1) Közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítése; 2) Az elért eredmények kommunikációja.

1) Közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítése Közérdekű

adatnak

minősül

a

helyi

önkormányzati

feladatot,

valamint

a

jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó (a személyes adat fogalma alá nem eső), bármilyen módon, vagy formában rögzített információ, vagy ismeret.

A közérdekű adatok tájékoztatásával kapcsolatban az alábbi tevékenységek gyakorlatának és felelősségi körének szabályozása szükséges: Adatkezelés és nyilvántartás; Adatfeldolgozás; Nyilvánosságra hozatal módja és felelősei; Adatok megismerésére irányuló igények teljesítése; Adatvédelem.

A személyes adatok védelméről es a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992.evi LXIII. törvény 20.§ (8) bekezdése szerint a helyi önkormányzati feladatot ellátó szerveknek a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét rögzítő szabályzatot kell készíteni. Tekintettel arra, hogy a Polgármesteri

73


Hivatal jelenleg ilyen szabályzattal nem rendelkezik, az eljárásrend keretében javasoljuk annak a kidolgozását.

2) Az elért eredmények kommunikációja A

közérdekű

adatokkal

kapcsolatos

információszolgáltatáson

kívül

egy-egy

megvalósuló beruházás, vagy a közszolgáltatások problémamentes működése önmagában is plasztikusan szemlélteti, hogy az önkormányzat döntéshozói jól végzik munkájukat. Ugyanakkor nem felejthetjük el, hogy a meg nem valósult beruházások, a leromlott minőség is üzenetet hordoz. Ráadásul a lakosság alapvető igénye, hogy a szolgáltatások minősége legalább jó legyen, tehát például egy jól járható utat inkább semlegesnek ítélnek meg – mivel a jogos adófizetői elvárások teljesültek –, és nem pozitívan. Azzal a kihívással, hogy rossz híreket könnyebb generálni, nap mint nap szembe kell nézni. Ezt a jelenséget lehet azzal kompenzálni, hogy a megvalósuló beruházásokat, jól látható eredményeket még erősebben hirdetjük. Vannak azonban olyan eredmények, amelyek nem jelennek meg látványosan (például költségmegtakarítás), ezek kommunikálására még erősebben igénybe kell venni minden lehetséges eszközt. Ahhoz, hogy ezeknek az eredményeknek a kommunikálása ne csak „politikai lózungnak” tűnjenek, a későbbiekben hozzá kell kötni látható eredményeket. Például: a gazdálkodás optimalizálása az utca emberének nem látható, viszont a munkagödör látványakor, a szolgáltatások színvonalának javulásakor vissza lehet utalni a korábbi nem látható eredményekre: „A felelős és hatékony önkormányzati gazdálkodás tette lehetővé a köz érdekét szolgáló fejlesztéseket”.

Az elért eredmények hatékony kommunikációja érdekében a hivatal valamennyi dolgozójában tudatosítani kell ennek a tevékenységnek a jelentőségét, valamint a folyamatban betöltött szerepük fontosságát, tekintettel arra, hogy az input és az output információknak egyaránt a hordozói. Cél a szemléletváltás megvalósítása, mely az információk közvetítése iránti elköteleződés, valamint az együttműködés szükségességességének tudatos szintre emelésében realizálódik.

74


Kommunikációs eszközök A közérdekű adatok, valamint az eredmények kommunikációjára különböző eszközök

állnak

az

önkormányzat

rendelkezésére.

A

különböző

üzenetek

közvetítésekor a célcsoport pontos azonosítását követően, a Kommunikációs Stratégiában meghatározott kereteket figyelembe véve kell kiválasztani a céloknak leginkább megfelelő eszköz(öke)t.

A külső kommunikációs eszközök megfelelő használatával elérhetővé válik, hogy az önkormányzat és a lakosság, valamint a helyi gazdasági és civil szféra szereplői között

a

kölcsönös

bizalom

kiépítése

és

annak

elmélyítése,

valamint

a

döntéshozatalba a nyilvánosság bevonása és a megfelelő tájékoztatása.

A helyzetértékelés során az alábbi eszközöket elemeztük, amelyekkel kapcsolatban jelen fejezetünkben összefoglaljuk a fejlesztési javaslatainkat.

1) Helyi újság: Ózdi Körkép A helyi újság megjelenésének gyakorlata a javaslattételi szakasz folyamán már megtörtént az önkormányzat részéről. Döntés született arról, hogy a kéthetente történő megjelenés helyett az újság havonta jelenjen meg 15.000 darabos példányszámban, és minden háztartás számára ingyenesen kézbesítésre kerüljön. A megváltozott formai gyakorlatnak megfelelően célszerű újragondolni az újság tartalmi felépítését is. Lényeges szempont, hogy az eseményekről készült (krónika-jellegű) beszámolókon kívül törekedjék azoknak az információknak a megjelenítésére, amelyek máshonnan nem, vagy nehezen hozzáférhetőek, ugyanakkor lassan vesztik el aktualitásukat, így nem teszik a lapot már a megjelenés pillanatában túlhaladottá. I Ilyen lassan-avuló téma lehet például a lakosság mindennapi életét érintő helyi rendeletek, törvények magyarázata, hivatali ügymenetek leírása, településtörténeti érdekességek vagy épp helyi potentátok, hírességek életének, gondolatainak bemutatása. Utóbbiak „technikai jellegűből” „helyivé” teszik az újságot, személyessé a hangvételt és, ami az agglomerációban különösen éles kérdés, erősítik a

75


településhez tartozás, a lokálpatriotizmus érzését is, amely társadalom-politikai szempontból további előnyöket generál.

Mivel az Ózd Körkép segítségével lehetővé válik egy igen széles és egyáltalán nem tagolt célcsoport megszólítása az önkormányzat számára, célszerűnek tartanánk a felnőtt lakosság mellett a fiatalabb generáció érdeklődésének megfelelő rovatok bevezetését. Ezzel elérhetővé válna, hogy felkeltsék az érdeklődésüket a helyi ügyek iránt, magukénak érezzék a településsel kapcsolatos eseményeket, vagyis megalapozná a lokálpatriotizmus érzésüket.

Egyéb javaslatok: Az újságban külön rovat létrehozása az óvodás korú gyermekek (aktuális rajzpályázat nyertes alkotásainak megjelentetése, játékok, kifestő,stb.), az iskolás korú gyermekek (írhatnának cikket az őket aktuálisan érintő, érdeklő témákról: zene, filmek, iskolai esemény; vers és/vagy novella pályázat, stb.), nyugdíjas

korosztály

(folytatásban

irodalmi

művek

megjelentése,

keresztrejtvény, stb.), illetve a hölgyek (divat, horoszkóp, gyereknevelés, stb.) és urak (technikai újdonságok, sport,stb.) számára. Negyedévente

egy

aktuális

témát

teljesen

felölelő,

tematikus

kiadás

bevezetése. A környező települések bevonásával szélesíteni a célcsoportok körét, lehetőséget biztosítva számukra az újságban történő megjelenéshez, így bővíteni lehet a célcsoportok körét, a hirdetők számát és a példányszámot is.

2) Honlap: www.ozd.hu A honlap teljes körű felülvizsgálatára egy munkacsoport felállítását javasoljuk. A munkacsoportban résztvevők személyi körét a polgármester és a jegyző által javasolt módon célszerű kiválasztani. A Kommunikációs Stratégia részeként definiálni szükséges, hogy a honlap egyes pontjainak szakmai és technikai szinten történő naprakészen tartásáért ki

76


a felelős. Az ezzel kapcsolatos feladat- és hatásköröknek a munkaköri leírásokban is szerepelnie kell. A

világháló

kezdeményező

szemléletű

használata,

módszereinek

feltérképezése és integrálása az önkormányzat kapcsolattartási rendszerébe. Lehetőséget biztosítani a honlapon a regisztrált felhasználók számára különböző fórumok használatára, ahol új témát (topic) tudnak kezdeményezni, illetve hozzá tudnak szólni az őket érdeklő kérdésekhez. Moderálási szabályzat kialakítása és annak betartásáért felelős személy kinevezését. A civil szervezetek, valamint az önkormányzati és az egyéb vállalkozások számára lehetőség biztosítása a honlapon történő megjelenéshez. Az önkormányzat, valamint az intézmények és az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok honlapjának arculatának egységesítése.

A honlap negyedévenkénti felülvizsgálata, fejlesztési lehetőségek feltárása, ügyfél elégedettség mérés.

3) Ügyintézés minősége, ügyfélszolgálat Az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásával jelen fejezetben elsősorban, mint kommunikációs eszközzel foglalkozunk. Az ügyintézés és ügyfélszolgálati tevékenység, mint szolgáltatás minősége és arculata tulajdonképpen a hivatal és az önkormányzat üzenete is egyben, hiszen befolyásolja a róluk alkotott képet a lakosság körében.

A pozitív kép kialakításakor a kommunikációs eszközök tekintetében az egységes arculat kialakítása és a könnyen kezelhetőségre kell törekedni. Ezzel kapcsolatban az alábbi javaslatokat tesszük: A

hivatalban

használt

összes

nyomtatványt,

dokumentumot

egységes

formátumba kell hozni, lehetőség szerint úgy, hogy kizárólag a kitöltendő részek legyenek szerkeszthetőek, amelyekhez akár megjegyzéseket is lehet „csatolni”, megkönnyítve ezzel a kitöltők dolgát. Az így megszerkesztett nyomtatványokat a honlapon is elérhetővé kell tenni pontos ügyintézési eljárásrendek leírásával.

77


A fentiek szerint egységesíteni kell a levél, fax és email formátumot is. Az ügyintézési eljárásrend átláthatósága mellett fontos szabályozni az ügyfélfogadási protokollt, vagyis, hogy hogyan kell viselkedni az ügyfelekkel: udvariasság, megjelenés, gyorsaság, visszajelzések, tájékoztatás, stb. Ügyfélhívó rendszer beszerzésére lenne szükség. 4) Ózdi Városi Televízió Az Ózdi Városi Televízió műsorainak tartalmi felülvizsgálata szükséges lakossági elégedettség felmérés, illetve az önkormányzat szervezeteinek együttműködésével, egyrészt a helyi újság megjelenési gyakorlatának változása miatt, másrészt, mert a kérdőíves felmérés alapján a hírvivő képességét a válaszadók nem tartották minden szempontból megfelelőnek.

5) Egyéb eszközök A megfelelő szintű tájékoztatáshoz Kommunikációs Stratégiára van szükség, amelynek része a helyi társadalom igényeinek megfelelő tájékoztatáspolitika. A polgárközeli önkormányzás, a szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a helyi közösség aktívan részt vegyen saját környezetének alakításában, befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással lévő folyamatokat. Ideális esetben az önkormányzati képviselő a fő közvetítő csatorna a helyi társadalom felé. Azonban – a képviseleti demokrácia szellemében – a döntéshozóknak nem csak adni, hanem fogadni is kell az információkat. Erre alkalmas kommunikációs eszközök például

az

Ózd

Önkormányzat

Szervezeti

és

Működési

Szabályzatában

meghatározottak szerint: Közmeghallgatás:

a

Képviselő-testület

évente

egy

alkalommal

közmeghallgatást tart. A közmeghallgatásról a helyben szokásos módon kell a lakosságot

tájékoztatni.

A

közmeghallgatáson

hozzászólni

kívánó

állampolgárnak a hozzászólásra jelentkezéskor meg kell adnia nevét és meg kell jelölnie a közérdekű témát. Az elnök a jelentkezés sorrendjében adja meg a szót. A Képviselő-testület a hozzászólás időtartamát 10 percben állapítja meg.

A

közmeghallgatáson

elhangzott

kérdésekre

lehetőleg

azonnal

78


válaszolni kell. Amennyiben a közérdekű kérdés vagy javaslat az ülésen nem válaszolható meg, illetőleg nem dönthető el, az illetékesnek a Polgármesteri Hivatalon keresztül harminc napon belül írásban kell megválaszolni az állampolgár megadott lakcímére. A válaszadás tényéről a jegyző a Képviselőtestületet tájékoztatja. Lakossági fórum: a lakosság, a társadalmi és civil szervezetek tájékoztatását a fontosabb döntésekbe való bevonását az önkormányzat lakossági fórum intézményével biztosítja. A lakossági fórumot az egyéni választókerületekben megválasztott képviselő hívja össze. A lakossági fórum napirendjéről, helyéről és idejéről az érintetteket a helyben szokásos módon a területi képviselő tájékoztatja. A területi képviselőnek a lakossági fórum megszervezéséhez a Polgármesteri Hivatal – igény szerint – adminisztratív segítséget nyújt.

Javaslat A hivatalon belül a nyilatkozati rend és jogkörök kialakítása, és annak a munkakörökben történő rögzítése szükséges. A tájékoztatáspolitikával kapcsolatos tevékenységek definiálása, és rögzítése a Sajtóreferens munkakörében.

Kapcsolattartási terv A Polgármesteri Hivatal és a lakosság különböző célcsoportjai, valamint az intézmények, a helyi vállalkozók és civil szféra között sokféle eszköz használható a kapcsolattartásra, ezek közül a formális lehetőségek a következők: • Telefon (vezetékes, vagy mobil); • Telefax; • Postai levelezés; • Televízió (országos, vagy helyi adók); • Rádió (országos, vagy helyi adók); • Internet (blogok, fórumok, honlap, email, stb.) • Nyomtatott sajtó (országos, vagy helyi lapok);

79


• Helyi információs felületek (hirdetőtáblák, plakátok) Az alábbiakban a kapcsolattartási tervben a résztvevő csoportok általános köreinek jellemzői alapján felvázoljuk az informálásukra alkalmas kommunikációs eszközök körét. Figyelembe kell venni azonban azt a tényt is, hogy minden egyes új üzenetnek, információnak más-más közösséghez kell eljutnia, vagyis a célcsoportok sohasem általánosan adottak, hanem a mindenkori helyzetből következnek, illetve, hogy egy személy, vagy szervezet minden esetben több csoportba is beletartozik, tehát minél több célcsoportot megszólítunk különböző eszközök segítségével, annál valószínűbb, hogy a célszemélyekhez eljuttatjuk az üzenetünket.

A táblázatban „X”-el jelöltük a biztos, vagy legalábbis erősen valószínűsíthető elérhetőségeket, „?”-el a bizonytalan, az adott közvetítő használatától függő kapcsolattartási lehetőségeket, „-„ jellel pedig az adott csoport esetében az alkalmazható eszközöket.

Érintettek

Telefon

Telefax

Postai levelezés

Televízió

Rádió

Internet

Lakosság Nyugdíjasok Munkanélküliek Kisebbségek Tanulók Helyi vállalkozók Felügyeleti szervek Intézmények Civil szervezetek Társszervek

? ? ? ? X X X X X

X X X ? X

X X X X X X X X X

X X X ? ? X X -

X X X ? ? X X -

? ? ? X X X X X X

Helyi Nyomtatott információs sajtó felület X X X ? X X X -

X X X ? X X X -

3) Mutatószámok 1. Ügyfélkapcsolatok fajlagos költsége (eFt) Az adott időszakban az ügyfélkapcsolatok folyamatának összes költsége osztva az ügyfelektől érkező megkeresések számával. 2. Ügyfélszolgálatra vonatkozó teljesítménymutatók Egy munkatársra jutó megkeresés (db)

80


Ügyfelektől

érkező

megkeresések

száma

egy

hónapban

osztva

az

ügyfélszolgálaton dolgozó munkatársak számával. Elintézési idő (nap) Feltett kérdések megválaszolásának átlagos ideje.

81


6.3

Civil,

és

a

vállalkozói

szférával

kialakítható

kapcsolatok

megszervezésének mechanizmusa

A

helyi

társadalom

szervezett

keretek

között

válik

kommunikációs

és

véleményformáló partnerré az önkormányzat számára, amelyben részt vesznek a civil szervezetek és a gazdasági élet szereplői is. Az interaktív kommunikáció megköveteli, hogy ez a hálózat tripartid legyen, vagyis a civil és a gazdasági szféra képviselőin kívül jelenjen meg benne a közszféra, azaz önkormányzatok szervei, intézményei.

Az Önkormányzat és a helyi gazdasági szféra, valamint a civil szervezetek közötti kapcsolati háló alapvető szerepet játszhat a különböző gazdasági, társadalmi programok

kidolgozásában,

végrehajtásában

és

ellenőrzésében,

amelyek

hozzájárulnak a különböző társadalmi csoportok, szektorok és vállalkozási formák közötti különbségek csökkentéséhez, valamint ellensúlyozzák az ezzel kapcsolatos kirekesztés különböző formáit.

Jelen fejezet célja, hogy feltárja azokat a lehetőségeket, amelyek segítségével elérhető az önkormányzat és a civil, valamint a vállalkozói szféra közötti partneri viszony.

Kontakttérkép, kontaktháló kialakítása Ahogy a lakossággal történő kommunikáció esetében, úgy a civil és a vállalkozói szférával

való

kapcsolattartás

különböző

formáinak

megszervezésénél

is

kulcsfontosságú feladat a célcsoportok pontos ismerete és azonosítása, hiszen a település versenyképessége függ gazdasági potenciáljuktól, valamint attól, hogy az önkormányzat céljait ismerik-e, mennyire tudnak azonosulni velük, és együttműködni a megvalósítás során.

82


A 4. számú melléklet a Központi Statisztikai Hivatal nyilvántartása alapján készült. A lekérdezés alapja az Ózdon székhellyel rendelkező vállalkozások, szervezetek volt, tehát a kontakttérkép, kontaktháló a helyi vállalkozói szféra képviselőin kívül az összes, a szűrési feltételnek megfelelő szervezetet is tartalmazza.

Kapcsolattartási csoportok: A táblázat alapján többek között az alábbi, különböző kapcsolattartási csoportok szűrésére van lehetőség: • Név; • Gazdálkodási forma (GFO kódok alapján); • Tevékenység kategória (TEÁOR kódok alapján); • Főtevékenység (TEÁOR kódok alapján); • Cím; • Működés kezdete. Javaslat A kapcsolattartási rend kialakításánál elsődleges lépés az 4. számú melléklet alapján egy

pontos

és

részletes,

különböző

témakörönként

(székhely,

telephely,

tevékenységi kör, stb.) szűrési lehetőséggel rendelkező egységes elektronikus adatbázis létrehozása a helyi civil és vállalkozói szféra képviselőiről, amelynek egy kivonata az önkormányzat honlapján is elérhető lenne.

Az elektronikus adatbázis, és az abból kialakítható csoportfelületek további fejlesztésekre is lehetőséget ad, ilyen lehet például: Civil szervezetek adatszolgáltatásának egyszerűsítése; Email címek alapján különböző csoportok létrehozása, és testre szabott hírlevelek küldése; Regisztrációt követően egyes ügytípusok intézésének elektronikus úton történő kezelése;

83


Honlapon, regisztrációt követően, különböző csoportfelületek kialakítása, ahol a szervezetek véleményezni tudják a különböző dokumentumokat, illetve saját tevékenységeikkel kapcsolatban információkat tudnak közzé tenni; A civil és a vállalkozói szféra közötti kapcsolatépítési, együttműködési lehetőségek elősegítése; Az Internet különböző közösségi oldalain a nem hivatalos kapcsolattartási formák kihasználása. Stb. Az

önkormányzat

honlapja

képes

segíteni

a

helyi

gazdasági

szereplők

érvényesülését is. Érdemes figyelembe venni annak a lehetőségét, hogy a honlapon a civil szervezetek ingyenesen, a városban működő vállalkozások pedig térítés ellenében megjelenési lehetőséget kapjanak.

A helyi vállalkozásokat és egyéb szervezetek tömörítő adatbázis működtetésének fedezetét a hirdetők által befizetett reklámozási díj jelentheti, de az optimális méret után némi nyereséget is jelenthet az önkormányzatnak, amelyből, legalábbis részben a jelenlegi honlap fejlesztéssel kapcsolatos költségei megtérülnének, illetve a későbbi informatikai infrastruktúra-fejlesztések is fedezhetőek.

Önkormányzati Hírlevél Jelenleg Ózd városi Önkormányzatának nincsen hírlevele, a civil szervezetek és a helyi vállalkozók tájékoztatása az aktuális ügyekről a havonta megjelenő helyi újságon, a helyi televízión, a honlapon, az ügyfélszolgálaton, valamint egyéb személyes megkeresések útján történik.

Javaslat Figyelembe véve a helyi újság megjelenési gyakorlatát és tartalmi felépítését, célszerűnek tartjuk egy önkormányzati hírlevél bevezetését, amely elősegítené a civil és a vállalkozói szféra folyamatos tájékoztatását az önkormányzat működéséről, az aktuális ügyek alakulásáról.

84


Az önkormányzati hírlevéllel kapcsolatban megfogalmazható elsődleges cél, hogy előre megtervezett módon, jól informálják az érintetteket, hogy szerepüket a helyi ügyekben a megfelelő módon tudják betölteni. A nagyobb állampolgári tudatosság arra

ösztönzi

a

közösség

tagjait,

hogy

aktívan

vegyenek

részt

a

helyi

kormányzásban.

Az

önkormányzati

hírlevél

megjelenési

gyakorlatának,

valamint

a

tartalmi

felépítésének kialakításánál az alábbi tényezőket kell figyelembe venni: 1) Tartalmi felépítés. 2) Megjelenési gyakorlat;

1) Tartalmi felépítés A hírlevél tartalmi felépítésének meghatározása során első lépésként arról kell dönteni, hogy a Kontaktháló segítségével kialakítható különböző célcsoportoknak megfelelően, testre szabottan, vagy a közösség minden tagjának, szervezetének azonos tartalommal kerüljön kidolgozásra. A különböző és pontosan szegmentált célcsoportok számára specifikált üzenet és a megfelelő

kommunikációs

eszköz

megtalálása

elősegíti

a

hatékonyabb

kommunikációt. A tartalmi felépítéssel kapcsolatos kérdésekkel a célcsoport meghatározását (egységes, vagy specifikált hírlevél), illetve a megjelenési gyakorlat, vagyis kapcsolati rend kialakítását követően célszerű foglalkozni.

2) Megjelenési gyakorlat; A hírlevél megjelenésének gyakorlatával kapcsolatban az alábbi kérdésekben szükséges döntést hozni. Megjelenés gyakorisága: Alkalmi jelleggel; Havi szinten; Negyedévente;

85


Félévente; Évente. Megjelenés formája: Papír alapon (ebben az esetben a kiküldés gyakorlatát is meg kell határozni); Honlapon; E-mailen; Hirdetőtáblán.

Kapcsolattartási eljárásrend kialakítása Ózd működése, gazdasági potenciálja, és folyamatos fejlődése szorosan összefügg az önkormányzat és a helyi civil és vállalkozói szféra közötti partnerség kialakításával és működésével, hiszen ahhoz, hogy eséllyel pályázzanak az uniós támogatásokra, összefogásra van szükség, ami közös projektek, pályázatok kidolgozásában valósulhat meg.

Az összefogás szükséges továbbá azért is, hogy a civilek mind szélesebb körben tudjanak együttműködni, akár önkormányzati feladatokat átvállalni, illetve a település lakosságát összefogni, élettel megtölteni a közösségi tereket.

Főként a helyi civil szervezetek, valamint a vállalkozói szféra jelentősége különösen két területen mutatkozik meg: Társadalmi jelentőség: a társadalmi-kulturális élet fontos alkotó elemei, erősítik az állampolgársági tudatot, valamint a demokrácia fejlődését; Gazdasági jelentőség: tárgyi és anyagi eszközök felett rendelkeznek és jelentős emberi erőforrásokat mozgósítanak alkalmazottaik és önkénteseik révén.

86


Kapcsolattartási eljárásrend Az eljárásrend kialakításának elsődleges célja egy jól működő, kölcsönös érdekeken alapuló partneri viszony és bizalom megteremtése az önkormányzat és a helyi civil és vállalkozói szféra között. A kapcsolattartási rend kialakításánál, nem csak a teljes folyamatot, illetve a különböző kommunikációs eszközök használatát, hanem meg kell határozni a civil szervezetekkel és vállalkozókkal történő kapcsolattartásért felelősöket és azok feladat és hatáskörét a munkaköri leírásokban is rögzíteni szükséges

Kapcsolattartási rend és a döntési eljárásrend összefésülése A civil szervezetek és a vállalkozói szféra érdekeltségének és aktivitásának megteremtéséhez elengedhetetlenül fontos az együttműködés összehangolása és koordinálása, a véleménynyilvánítás lehetőségének megteremtése, valamint a folyamatos tájékoztatás a képviselő-testületi és bizottsági döntést előkészítő szakasztól egészen a megvalósításig.

A Kontakttérkép segítségével a különböző témájú előterjesztések előkészítésénél az adott témában érintett, illetve szakértelemmel rendelkező szervezetek szűrése egyszerűsödne. Az ilyen módon szűkített célcsoport meghatározással elérhetővé válik az önkormányzati ügyekben való aktív részvétel.

A kapcsolattartási rend megalkotásánál az önkormányzat alapelvként elfogadja, hogy az önkormányzati feladatok, szolgáltatások ellátásába és a döntés-előkészítési folyamatba bevonja a helyi civil és vállalkozói szférát, valamint az ehhez szükséges tárgyi és személyi feltételeket megteremti.

A széles körű egyeztetés lehetővé teszi az érintettek számára az önkormányzat elszámoltathatóságát. A döntési eljárásrend átalakítása kapcsán, valamint a jogalkotásról szóló és a részvételi törvény alapján a képviselő-testületnek jogalkotási kötelezettsége keletkezik a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvétellel

87


kapcsolatban az alábbiak szerint. A társadalmi részvételt nem csak a jogszabály alkotások során indokolt szabályozni, hanem minden, a város életére kihatással lévő stratégiák, koncepciók, programok megalkotásánál.

2010. évi CXXX. törvény a jogalkotásról Az

Alkotmánybíróság

2010.

december

31-ei

hatállyal

megsemmisítette

a

jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvényt, ezért eddig az időpontig újra kell szabályozni a jogalkotás rendjének törvényi szabályait. A felülvizsgálat során – az Alkotmánybíróság 121/2009. (XII. 17.) AB határozatában foglaltakra támaszkodva – kialakított szabályozási koncepció célja, hogy a jogalkotási törvény elavult rendszerét egy olyan törvényi szabályozás váltsa fel, amely figyelembe veszi az alkotmányos berendezkedésben végbement változásokat és a jogalkotás kialakult gyakorlatát. A jogszabály hatálybalépése: 2011. január 01.

Jogszabály előkészítésére vonatkozó kiemelt tárgykörök: Előzetes hatásvizsgálat; Indokolási kötelezettség; Jogszabálytervezetek véleményezése. Jogszabályok felülvizsgálatára vonatkozó kiemelt tárgykörök: Utólagos hatásvizsgálat; Jogszabályok tartalmi felülvizsgálata.

A törvény módosítja a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvényt az alábbiak szerint. (1) A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 16. §-a a következő (4) és (5) bekezdéssel egészül ki: „(4) Ha az önkormányzati rendelet kihirdetett szövege eltér az önkormányzati rendelet aláírt szövegétől, a polgármester vagy a jegyző kezdeményezi az eltérés helyesbítését. Az önkormányzati rendelet a hatálybalépését megelőzően, de legkésőbb a kihirdetést követő tízedik munkanapon helyesbíthető. Az eltérés

88


megállapítása esetén a helyesbítés megjelentetéséről a jegyző az önkormányzati rendelet kihirdetésével azonos módon gondoskodik. (5) A képviselő-testület normatív határozatát a (2) és (3) bekezdésben foglaltak megfelelő alkalmazásával közzé kell tenni.”

2010. évi CXXXI. törvény a jogalkotásról jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről A jogalkotásról szóló új törvényhez kapcsolódva a jogszabály-előkészítés során alkalmazandó

társadalmi

egyeztetés

megteremtve

annak

lehetőségét,

a

keretszabályait hogy

a

kívánja

lehető

meghatározni,

legtöbb

vélemény

becsatornázásával és mérlegelésével megalapozott jogszabályok születhessenek. A törvényi szabályozás mindvégig figyelemmel van a lehető legszélesebb körű társadalmi

részvétel

lehetőségének,

valamint

a

jogszabály-előkészítés

hatékonyságának biztosítása közötti egyensúly fenntartására. A törvény a társadalmi egyeztetés két formáját – általános és közvetlen – szabályozza.

A

törvényben

szabályozott

általános

egyeztetés

részben

az

elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvénynek a jogszabályelőkészítés nyilvánosságára vonatkozó rendelkezéseit veszi át, illetve bővíti. Az elektronikus információszabadságról szóló törvényhez képest többletet jelent például a tekintetben is, hogy immár nem csak az egyeztetésre bocsátott tervezeteket, hanem az azokra beérkezett véleményekről készült összefoglalót is közzé kell tenni. A törvény rendelkezéseinek értelmében a társadalmi egyeztetésre bocsátott jogszabályok tekintetében az előkészítés meghatározott pontján bárkinek lehetősége nyílik véleményt nyilvánítani az adott tervezetről. A társadalmi egyeztetés másik formája, a közvetlen egyeztetés pedig annak kereteit adja meg, hogy a jogszabályok előkészítése során közvetlenül is bevonhatóak legyenek azok a szervezetek, amelyek leginkább képesek az adott szabályozási tárgykörhöz kapcsolódó széles spektrumú vélemények képviseletére. E szervezetek szakmai reputációjuk révén segíteni tudják a jogszabály-előkészítés során a minőségi és hatékonysági szempontok érvényesülését.

89


A jogszabály hatályba lépésének időpontja: 2011. január 1. Kivételt képez az alábbi módosítás, mely 2011. július 1-jén lép hatályba. 17. § A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény a következő 103/B. §sal egészül ki: „103/B. § Felhatalmazást kap a helyi önkormányzat képviselő-testülete, hogy a helyi sajátosságoknak megfelelően az általa megalkotott rendeletek előkészítésében való társadalmi részvétel szabályait rendeletben állapítsa meg.”

90


6.4

Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve hálózatokon nyugvó működési mód előterjesztésére

A helyzetfelmérés során kitértünk a hivatalon belüli kommunikációra, és az azzal kapcsolatos dolgozói véleményekre. A kérdőíves felmérésekből kiderült, hogy a dolgozók túlnyomó többsége meg van elégedve a hivatalon belüli munkatársi kapcsolatokkal és a közvetlen felettesek szakmai felkészültségével és az erkölcsi megbecsülésükkel. A jelenlegi teljesítményértékelés az egyedüli tényező, amelyről vegyes képet mutat a felmérés.

A

Polgármesteri

Hivatalban

jelenleg

nincsen

kommunikációra

vonatkozó

szabályozás. A személyes kommunikáció szóbeli és írásbeli formáját is alkalmazzák, illetve a jegyző és a polgármester minden hétfőn osztályvezetői értekezletet tart, ahol értékelik az elvégzett munkát, és az aktuális, minden csoportot érintő feladatokat tárgyalják meg. A vezetői értekezleteket követően az egyes osztályvezetők csak abban az esetben tartanak csoportértekezletet, ha az egész osztályt érintő témákról kívánnak tájékoztatást adni. Egyéb esetekben pedig az osztályvezetők az egyes ügyintézőkkel egyeztetik a feladatokat.

A Kommunikációs Szabályzat belső kommunikációra vonatkozó részében, az alábbi célokat szem előtt tartva, tehát célszerű a jelenlegi rendszert feltérképezni, a folyamatokat

rögzíteni,

valamint

az

esetleges

hiányosságokkal

kapcsolatos

eljárásrendekkel kiegészíteni.

Belső kommunikáció A szervezeten belüli kialakított, folyamatosan fenntartott kommunikációs és kapcsolatszervező tevékenységek megvalósítása annak érdekében, hogy az információáramlás ne ütközzön akadályba. Alapvető elvárás: olyanná kell tenni a szervezeti légkört, hogy a célok elérése minden munkatárs legszemélyesebb ügyévé váljék!

91


Céljai:

A szervezeten belüli, a vezetők és az alkalmazottak, valamint a szervezeti egységek közötti, kölcsönös információáramlás, kapcsolattartás formáinak, eszközeinek meghatározása, szabályozása.

A vezetés és a munkatársak közötti megfelelő viszony kialakításával, valamint a megfelelő munkahelyi körülmények javításával hozzájárul a munka hatékonyságának a növekedéséhez.

Segíti a szervezet céljaival való azonosulást, a jó munkahelyi légkör kialakulását, a belső konfliktusok feltárását és kezelését.

Hozzájárul a szervezetről alkotott kép kedvező alakulásához.

Lehetővé teszi a szervezet számára, hogy céljait a legrövidebb úton, hatékonyan, azonnali ellenőrzés mellett, rövidebb idő alatt és kisebb költségigénnyel érhesse el.

Belső kommunikációval kapcsolatban szabályozandó területek köre:

Személyes kommunikáció szóban:

Személyes kommunikáció írásban:

Csoportkommunikációs módszerek:

Vezetői kommunikáció

Csapatépítés

Javaslatok a szabályzat kialakításához:

A vezetői kommunikáció során szabályozni kell, mind a lefelé, mind a felfelé haladó

információáramlást

a

szervezeti

hierarchián

belül,

a

belső

kommunikáció összes módszerének és eszközének a kihasználásával.

Egy átfogó teljesítmény-követelmény rendszer kialakítása és bevezetése.

Csapatépítésre vonatkozó javaslatok: o Névnapok, születésnapok közös megünneplése minden hónapban; o Ünnepek szervezeten belüli megtartása: karácsony, mikulás, húsvét, stb.

92


o Minden évben június-júliusban egy közös program az intézmények és a hivatal alkalmazottainak és családjaiknak Köztisztviselők napját lehet tartani: kirándulás, bográcsozás, stb.

A hatékony belső kommunikáció megteremtése érdekében szükséges a képviselő-testület és a Polgármesteri hivatal SZMSZ-ét felülvizsgálni, illetve módosítani.

A hivatalnál a munkaköri leírások módosítására van szükség, a feladat és felelősségi körök, valamint a helyettesítés meghatározásával.

A belső kommunikáció útját, módját, vagyis a kommunikációs csatornákat, és azok használatát szabályozni kell, hogy ne forduljon elő a túl-, vagy alulinformáltság, illetve hogy ne adjon félreértésre okot, hogy ki kitől kaphat utasítást.

A vezetői megbeszélésről minden esetben jegyzőkönyv készül, amelyben rögzítésre kerülnek a célok, a projektek, és azok felelősei, a megvalósítás határideje. A dokumentáltság biztosítja az ellenőrzési, illetve a monitoring tevékenységet a vezetőség részére.

Az előzőekben részletezettek szerint célszerű meghatározott időszakonként Bizottsági elnökök tanácsát is összehívni.

A vezetői megbeszélést követően a csoportok vezetői informálják a saját csoportjukat az őket érintő témákról, valamint kinevezhetik a felelősöket, meghatározhatják a határidőket. Az informálás módja lehet szóbeli és/vagy írásbeli, azonban a számon kérhetőség érdeke azt diktálja, hogy minden esetben készüljön írásos feljegyzés is az utasításokról.

A különböző egyéni, vagy csoportos teljesítményekkel kapcsolatosan minden esetben kapjanak az alkalmazottak valamilyen visszajelzést a munkájukról.

Informatikai támogatás A belső kommunikáció megteremtéséhez megfelelő informatikai hátteret kell biztosítani, ahol folyamatosan nyomon lehet követni az adott projektek állapotát, a munkatársak teljesítményét. Ilyen rendszer lehet a megfelelő kontrolling és

93


monitoring tevékenység érdekében egy workflow (munkafolyamat-irányító) rendszert bevezetése. Workflow: A WorkFlow menedzsment nem más, mint a különböző folyamatok számítógépes megvalósítása vagy automatizálása részben vagy egészben. workflow

olyan

folyamatok

automatizálásával

foglalkozik,

ahol

dokumentumok, információk és feladatok cserélődnek ki a résztvevők között, egy közös cél elérése érdekében.

Az ÁROP projekt keretében Ózd Város Polgármesteri Hivatala egy Belső Csoportmunka Portál beszerzését és bevezetését is megvalósítja. A rendszer az alábbi elemekből áll:

A rendszer fő funkciói: Vitafórum Hírek kezelése Belső dokumentumtár jogosultságkezeléssel Interaktív felmérések Képtár Projekttár, feladatokkal Naptár Wiki Partnerlista (CRM modul) Felhasználókezelés, Admin modul Egyéb funkciók o Hivatkozáslista o Egyéni lista o Egyszerű lap o e-mail értesítés

94


A rendszer hatékonyságát, illetve a kulcsfolyamatokra tett hatását a projekt jelen szakaszában nem tudjuk vizsgálni, tekintettel arra, hogy a hivatalban a bevezetés még nem történt meg.

Mivel a kommunikációs tevékenység alapvető célja, hogy megadja a kapcsolattartási és -szervezési tevékenység sikeres és hatékony ellátásához szükséges általános kereteket javasoljuk a workflow rendszer bevezetésénél figyelembe venni annak a lehetőségét, hogy az önkormányzat, az intézményei és saját tulajdonában lévő gazdasági társaságai számára is elérhető legyen a rendszer. Amennyiben ez nem lehetséges, a hivatal belső portájának kibővítését javasoljuk a workflow funkciókkal, és az legyen elérhető az önkormányzat összes szervezete számára.

95


7 Mellékletek 1. Közbeszerzési szabályzat és folyamatábrák 2. Környezeti szempontok által érintett szolgáltatás megrendelések tárgyai 3. Közbeszerzési mutatószámok 4. Civilek és vállalkozók táblázata

96

Az ózdi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése

Recommend Documents