Az IPA Magyar Szekció Számvizsgáló Bizottságának Ügyrendje I. A Számvizsgáló Bizottság és tagjai 1. Az IPA Magyar Szekció (a továbbiakban: Magyar Szekció) Számvizsgáló Bizottsága (a továbbiakban: Bizottság) a Magyar Szekció Alapszabályában (továbbiakban: Alapszabály) létrehozott költségvetést és gazdálkodást ellenőrző szerv. 2. A Bizottság a Magyar Szekció alapszabályában, a hatályos jogszabályok, valamint a jelen Ügyrend előírásainak figyelembevételével ellenőrzi a Magyar Szekció gazdálkodásának szabályszerűségét, a Szekció vagyonának gondos és takarékos kezelését, a költségvetésben jóváhagyott előirányzatokat cél szerinti felhasználását. az önálló IPA szervezetek gazdálkodását, a Magyar Szekció által nyújtott támogatás mértékig. 3. A Bizottságnak az Alapszabály értelmében három tagja van, akiket a Magyar Szekció Küldöttgyűlése választ meg, az Alapszabályban meghatározott módon és időtartamra. A tagok visszahívhatók és újra választhatók. 4. Ha valamely tag megbízatása bármely okból, a mandátum lejárta előtt megszűnik, a következő rendes Küldöttgyűlés új tagot köteles választani. Az így megválasztott személy megbízatásának ideje azonos lesz a Bizottság fennmaradó része mandátumának idejével. 5. A Bizottság tagjai munkájukat társadalmi megbízatásként végzik, díjazásban nem részesülnek, költségtérítést a Magyar Szekció Elnöksége külön határozatban állapíthat meg. 6. A Bizottság tagjai személyesen kötelesek eljárni. Helyettesítésnek, képviseletnek nincs helye. 7. A megbízás a Küldöttgyűlés által történő megválasztással és az érintett személy által történt elfogadással jön létre. 8. A Bizottság tevékenysége során kizárólag a Küldöttgyűlésnek felelős. Munkájáról évente köteles tájékoztatni a Magyar Szekció Elnökségét és beszámolni a Küldöttgyűlés előtt.
9. A Bizottságot, vagy annak bármely tagját e minőségében csak a Küldöttgyűlés utasíthatja. A Bizottság e minőségben eljáró tagját, munkájuk végzésében a Magyar Szekció, illetve a tagszervezetek tisztségviselői nem akadályozhatják. 10. A Bizottságot az elnök (továbbiakban: Elnök) vezeti, akit a tagok választanak meg maguk közül. Az elnök megválasztására egyszerű szótöbbséggel kerül sor. 11. Az elnök feladatai: a Magyar Szekció Elnökségének ülésein tanácskozási joggal részt vesz, megszervezi és vezeti a Bizottság ellenőrzéseit, képviseli a Bizottságot, a Bizottság vizsgálatainak eredményéről tájékoztatja a Magyar Szekció Elnökségét és a Küldöttgyűlést, a Küldöttgyűlésen és az Elnökség ülésein szükség szerint ismerteti és képviseli a Bizottság álláspontját, véleményét, ellátja mindazon feladatokat, amelyeket jogszabály és az Ügyrend az Elnök részére megállapít. 12. A Bizottság elnökének feladatait – akadályoztatása esetén – az elnök által megbízott valamelyik tag látja el. 13. A tag tisztségéről bármikor írásban, a Küldöttgyűléshez címzett nyilatkozatban lemondhat. A visszahívás szabályait az Alapszabály határozza meg. 14. A Bizottsági tagság megszűnik: a megbízás időtartamának lejártával, visszahívással, törvényben szabályozott kizáró ok bekövetkeztével, lemondással, a tag halálával. 15. Az Elnöki megbízásról külön is le lehet mondani, amely nem érinti a Bizottsági tagságot.
II. A Bizottság feladatai és működése 1. A Bizottság ellenőrzi a Magyar Szekció működését, gazdálkodását a törvények, az Alapszabály és más szabályzatok szerint.
2. A Bizottság alapvető feladatait az Alapszabály határozza meg. 3. A 2. pontban meghatározottakon túlmenően a Bizottság köteles megvizsgálni a Magyar Szekció Elnöksége által részére írásban megküldött minden gazdasági, pénzügyi jelentést, illetve az Magyar Szekció Elnöksége szándéka szerint megküldött egyéb, gazdálkodással, pénzügyi tevékenységgel kapcsolatos iratot, amely a Magyar Szekció Elnöksége hatáskörébe tartozó ügyekre vonatkozik, illetve amely ügyet a Küldöttgyűlés elé kell terjeszteni. 4. A Bizottság ellenőrzéseit éves ütemterv alapján, illetve soron kívüli intézkedést igénylő esetben a Magyar Szekció Elnökségének felkérése, illetve a saját elhatározása alapján végzi. Az ellenőrzéseket az elnök vezeti. Az ellenőrzés időpontjáról az elnök a tagokat, és az ellenőrzöttet annak megkezdése előtt legalább 14 nappal, írásban értesíti, a hely és az időpont megjelölésével. A Bizottság ellenőrzéseiről jegyzőkönyvet kell felvenni, mely tartalmazza a dátumot, a jelenlévők névsorát, az ellenőrzés tartalmát. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ellenőrzöttel, annak tartalmaznia kell az ellenőrzött esetlegesen eltérő véleményét is. 5. A Bizottság, működése során az Magyar Szekció Elnökétől, a Magyar Szekció Elnökségének tagjaitól, az Etikai Bizottságtól és a tagszervezetek Elnökségétől tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhet, a Magyar Szekció könyvelési irataiba teljes körűen, a tagszervezetek könyvelési irataiba pedig az I.2. pontban meghatározott mértékig betekinthet, azokat megvizsgálhatja. A Bizottság az egyes feladatok elvégzésével bármely tagját megbízhatja, de azok meg is oszthatók az egyes tagok között. 6. Az Elnök, illetve akadályoztatása esetén az által megbízott bizottsági tag jogosult a Magyar Szekció Elnökségének ülésein, illetve Kibővített Elnökségi üléseken, tanácskozási joggal, illetve a tagszervezetek Elnökségének ülésein, a Számvizsgáló Bizottság tevékenységével összefüggő napirendi pont megtárgyalása, megfigyelőként részt venni. 7. A Számvitelről szóló törvény szerinti éves beszámolóról a Küldöttgyűlés csak a Számvizsgáló Bizottság írásbeli jelentésének birtokában határozhat. 8. A Bizottság üléseit az Elnök hívja össze és vezeti le. Az ülés összehívására szóló meghívónak tartalmaznia kell az ülés napirendi pontjait. A meghívást írásban 8 nappal az ülés előtt kell megküldeni, csatolva a napirendekhez meglévő iratanyagot is. Halasztást nem tűrő esetben a Bizottságot szóban vagy elektronikus úton is össze lehet hívni. Az ilyen módon lefolytatott gyűlés tárgyát képező anyagot az Elnök a tagok részére megküldi elektronikus úton, és amennyiben az Elnök a megküldött anyag vonatkozásában szavazást rendel el, úgy a tagok számára általa meghatározott, legalább egy és legfeljebb három napon belül kötelesek a tagok nyilatkozni. 9. A Bizottság összehívását az ok és a cél megjelölésével a bizottság bármely tagja írásban kérheti az Elnöktől, aki a kérelem kézhezvételétől számított nyolc napon belül köteles intézkedni
a Bizottság ülésének harminc napon belüli időpontra történő összehívásáról. Ha az Elnök a kérelemnek nem tesz eleget, a tag maga jogosult a gyűlés összehívására. 10. A Bizottság üléseit általában a Magyar Szekció székhelyén tartja, de a bizottság tagjai közötti egyetértés esetén az ülés bárhol megtartható. Szükség esetén a Bizottság ülése elektronikus kapcsolat útján is megvalósulhat, amennyiben az megfelelően dokumentálható. 11. Az Elnök jelöli ki a jegyzőkönyvvezetőt, ő bocsátja szavazásra a kérdéseket és hirdeti ki a szavazás eredményét. Az ülések jegyzőkönyveit két, az Elnök és a jelenlevő bizottsági tagok által hitelesített példányban kell elkészíteni. Az iktatott és nyilvántartásba vett jegyzőkönyvek egy példányát a Bizottság őrzi, a másik példány a Magyar Szekció irattárába helyezendő. 12. A Bizottság szükség szerint, de legalább félévente ülést tart. Ha az Magyar Szekció Elnöksége észleli, hogy a Bizottság összehívását akár az e pontban meghatározott időben, akár a 8. pontban meghatározottak szerinti esetben elmulasztották, úgy a Magyar Szekció Elnöksége jogosult azt összehívni a 7. pontban meghatározott szabályok szerint. 13. A Bizottság határozatképes, ha legalább két tagja jelen van. A Bizottság határozatait minden esetben legalább a teljes tagság többségének (két tag) egyező döntésével hozhatja meg. Ez a határozatképesség az elektronikus úton történő szavazásra is irányadó. 14. A Bizottság elnöke a bizottság gyűléseire külső szakértőket is meghívhat. 15. Az Elnök köteles a Magyar Szekció Elnökségét tájékoztatni és a rendkívüli Küldöttgyűlés összehívását kezdeményezni, ha arról szerez tudomást, hogy a Magyar Szekció működése során olyan jogszabálysértés vagy a Magyar Szekció érdekeit súlyosan sértő esemény (mulasztás) történt, amelynek megszüntetése vagy következményeinek elhárítása, enyhítése a Küldöttgyűlés döntését teszi szükségessé; a Magyar Szekció Elnökségének egésze vagy valamely vezető tisztségviselő felelősségét megalapozó tény merült fel. 16. A rendkívüli Küldöttgyűlést a Magyar Szekció Elnöke az Alapszabályban meghatározott módon köteles összehívni. Amennyiben a rendkívüli Küldöttgyűlés összehívására az Alapszabály 7.§ (5) és (8) bekezdésében meghatározott módokon nem került sor, úgy az Elnök köteles haladéktalanul értesíteni a törvényességi felügyeletet ellátó szervezetet.
III. Vegyes rendelkezések
1. A Bizottság tagjai kötelesek az ellenőrzéseik kapcsán tudomásukra jutott adatokat, információkat, értesüléseiket üzleti titokként kezelni, és megőrizni. Nem jelenti a titoktartási kötelezettség sérelmét a munkavégzés során és annak kapcsán a jelzési és tájékoztatási kötelezettség teljesítése érdekében a Magyar Szekció Elnökének, Elnökségének és a törvényességi felügyeletet ellátó szervnek adott tájékoztatás. 2. A Számvizsgáló Bizottság Ügyrendjét a Magyar Szekció Küldöttgyűlése 2013. április 5-én 31/2013. (04.05.) számú határozatával elfogadta.
Szűcs István Számvizsgáló Bizottság Elnöke
