AZ ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA
SZERZŐDÉSKÖTÉSI RENDJE
2015
2 Tartalomjegyzék
1.§ A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA ............................................................................ 3 2.§ ALAPFOGALMAK ............................................................................................................ 3 3.§ A FŐISKOLA, MINT SZERZŐDŐ FÉL MEGNEVEZÉSE .............................................. 4 4.§ KÉPVISELETI ÉS KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI JOGOSULTSÁG.......................... 4 A rektor .................................................................................................................................. 4 A kancellár ............................................................................................................................. 5 Az átruházott képviseleti és kötelezettségvállalási jog .......................................................... 5 A meghatalmazás ................................................................................................................... 6 5.§ A SZERZŐDÉS KÖTELEZŐ TARTALMI ELEMEI ........................................................ 6 6.§ A SZERZŐDÉS ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK, ALÁÍRÁSÁNAK FOLYAMATA .................... 7 Általános szabályok, a szerződés szakmai és jogi előkészítése ............................................. 7 A szerződés szakmai ellenjegyzése ........................................................................................ 8 Jogi vizsgálat, ellenjegyzés .................................................................................................... 9 Pénzügyi ellenjegyzés .......................................................................................................... 10 Kancellári egyetértés ............................................................................................................ 10 Aláírás .................................................................................................................................. 11 Iktatás, nyilvántartás............................................................................................................. 11 7.§ JOGOK VISSZAVONÁSA ............................................................................................... 11 8.§ SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS .............................................................................................. 12 9.§ ÉRTÉKHATÁROK .......................................................................................................... 12 Ajánlatkérés .......................................................................................................................... 12 Megrendelés, Vállalkozási szerződések ............................................................................... 12 10.§ FELELŐSSÉG ................................................................................................................. 12 11.§ KIVÉTELEK ................................................................................................................... 13 12.§ ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ............................................................................................ 13 I.aSZÁMÚ MELLÉKLET ....................................................................................................... 14 JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY ......................................................................................... 14 II. SZÁMÚ MELLÉKLET ....................................................................................................... 15 SZERVEZETI EGYSÉGEK ÁLTAL A FŐISKOLA NEVÉBEN KÖTÖTT SZERZŐDÉSEK FEJLÉCÉNEK ÉS ALÁÍRÁSÁNAK FORMAI ELŐÍRÁSA................ 15 III. SZÁMÚ MELLÉKLET ..................................................................................................... 16 MEGHATALMAZÁS MINTA ........................................................................................... 16
3
1.§ A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA (1) Jelen szabályzat (továbbiakban: szabályzat) célja az Eszterházy Károly Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) szerződéskötési gyakorlatának egységesítése, az aláírás rendjének rögzítése, a felelősségi körök és jogosultságok meghatározása a nemzeti felsőoktatásról szóló 2012. évi CCIV. törvénnyel (Nftv.), a Főiskola Gazdálkodási Szabályzatával a Főiskola Beszerzési, Közbeszerzési, valamint Projekt Szabályzatával összhangban, azok kötelezettségvállalásokra, ellenjegyzésekre vonatkozó rendelkezéseinek és az eljárási szabályokra vonatkozó kiegészítése terén. (2) A szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére és a hallgatói önkormányzat alapszabályában meghatározott valamennyi szervezeti egységére, valamint a Főiskola valamennyi alkalmazottjára, függetlenül attól, hogy az alkalmazás közalkalmazotti, vagy egyéb jogviszonyban történik. 2.§ ALAPFOGALMAK (1) Szerződés: A szabályzat alkalmazása során – elnevezésétől függetlenül (pl. szerződés, megállapodás, egyezmény) – szerződésnek (továbbiakban: szerződés) kell tekinteni mindazon két, vagy több személy egybehangzó, joghatás kiváltására irányuló szabályszerűen megtett jognyilatkozatát: - amelyben a Főiskola pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére, - amelyben bármilyen magatartás gyakorlására, vagy attól tartózkodásra, tűrésre, vagy - amelyben jövőbeni jognyilatkozat megtételére vállal kötelezettséget; vagy - amelyben ilyen tartalmú jogokat szerez, illetve követelésekre válik jogosulttá; - amelynek teljesítéséért a Főiskola anyagi felelősséget vállal; - amelyet oktatási, kutatási, kulturális, sport és egyéb nonprofit együttműködés céljából köt meg. (2) Érvényes szerződés: az a szerződés érvényes, amely a hatályos magyar jogszabályok, valamint jelen szabályzat formai és tartalmi követelményeinek megfelelően lett megkötve. (3) Szabályszerűen megtett jognyilatkozat: minden, ami foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, kinevezésre, szerződés (megállapodás), megrendelés megkötésére, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás, árubeszerzés vagy beruházás, felújítás igénybe vételére irányul. (4) A szerződéses kötelezettség összege: a szerződés teljes futamidejére számított bruttó ellenszolgáltatás összege. (5) Szakmai teljesítés igazolása: az arra jogosultnak szakmailag igazolnia kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, a szakmai kötelezettségvállalás maradéktalan teljesítését.
(6) Ellenjegyzés: az ellenjegyzés az aláíráshoz szükséges szakmai/pénzügyi/jogi megfelelést igazolja.
4
3.§ A FŐISKOLA, MINT SZERZŐDŐ FÉL MEGNEVEZÉSE (1) A Főiskola, mint jogi személy jogokat és kötelezettségeket szerezhet, illetve vállalhat. (2) Az egyes szervezeti egységek a Főiskola felelőssége mellett szerezhetnek jogokat és vállalhatnak kötelezettséget, ezért minden szerződést minden esetben a Főiskola köt meg, függetlenül attól, hogy a szerződés által ténylegesen jogosított vagy kötelezett fél a Főiskolán belül valamely szervezeti egység. 4.§ KÉPVISELETI ÉS KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI JOGOSULTSÁG A rektor (1)A Főiskola első számú felelős vezetője és képviselője a rektor, aki eljár és dönt mindazokban az ügyekben, amelyeket jogszabály, a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a Kollektív Szerződés nem utal más személy vagy testület hatáskörébe. (2) A rektor a Főiskola alaptevékenységnek megfelelő működéséért felelős, ennek keretében gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. Az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, a megbízási jogviszonyban állók tekintetében illetmény, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. (3) A rektor távolléte, vagy akadályoztatása, érintettsége esetén halaszthatatlan esetben a rektor helyettesítésére az SzMSz 22.§ (8) bekezdés alapján az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes jogosult. A rektor és az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes együttes távolléte, akadályoztatása esetén a rektor helyettesítésére, a nemzetközi és tudományos ügyekért felelős rektorhelyettes jogosult. A rektor távollétében és akadályoztatása esetén szerződés, kötelezettségvállalás aláírására a rektor helyett rektorhelyettes halaszthatatlan esetben jelen sazbályzat és írásbeli, általános vagy eseti meghatalmazás alapján jogosult. (4) A Főiskola nevében kötelezettségvállalási dokumentumok cégszerű aláírására az alábbi esetekben - a gazdálkodást is érintő kérdésekben a kancellár egyetértésével - kizárólag a rektor jogosult: a) mindazokban az ügyekben, amelyeket jogszabály, a Főiskola SzMSz-e, jelen szabályzat, a kollektív szerződés nem utal más személy vagy testület hatáskörébe; b) az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, a megbízási jogviszonyban állók tekintetében illetmény, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítása; c) hazai, európai uniós és nemzetközi pályázati források vonatkozásában támogatási szerződés aláírása, amennyiben az adott pályázat fő célja szerint az alaptevékenységhez kötődik; d) oktatási, kutatási köznevelési feladathoz kapcsolódó kötelezettség; e) a Főiskola egészét érintő, különösen országos hatáskörű szervvel, költségvetési szervvel, önkormányzattal vagy stratégiailag kiemelt jelentőségű gazdálkodó szervezettel kötendő együttműködési megállapodás;
5 f) a Főiskola egészét érintő szerződés, amelyben a Főiskola nemzetközi félként vesz részt. A kancellár (1) A kancellár a Szervezeti és Működési Szabályzat 24.§ (1) és (2) bekezdés a)-f) pontjában meghatározott feladatai tekintetében a Főiskola vezetőjeként jár el, ezen ügykörök vonatkozásában képviseleti, kötelezettségvállalási joga van. (2) A kancellár az Nftv. 13/A.§ (1)-(2) bekezdéseiben, valamint az SzMSz. 24. §-ban meghatározott feladatai tekintetében a Főiskola magasabb vezetőjeként jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok cégszerű aláírására, így kötelezettségvállalási jog gyakorlására kizárólag a kancellár jogosult az alábbi esetekben: a) közbeszerzési eljárás, és annak eredményeként kötendő szerződés, b) a Főiskola működtetésével kapcsolatos kötelezettség, c) gazdasági társaságokban részesedés szerzésre irányuló kötelezettségvállalás, d) főiskolai tulajdonú gazdasági társaságok részére nyújtott támogatás, tagi kölcsön, e) a Főiskola érdekeltségébe tartozó gazdasági társaság üzletrészének értékesítése f) ingatlan beruházásával, vásárlásával, értékesítésével, egy éven túli hasznosításával kapcsolatban kötendő szerződés, g) hazai, európai uniós és nemzetközi pályázati források vonatkozásában támogatási szerződés aláírására a kancellár jogosult, amennyiben az adott pályázat fő célja szerint az intézmény működéséhez, illetve beruházáshoz kötődik h) az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, az óraadó oktatói megbízási jogviszonyban állók kivételével a felsőoktatási intézményben foglalkoztatott alkalmazottak tekintetében illetmény, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítása. (3) A kancellár távolléte, akadályoztatása, érintettsége esetén halaszthatatlan esetben jelen szabályzat és írásbeli, általános vagy eseti megbízás alapján a Kancellári Hivatal vezetője, az ő akadályoztatása esetén a Gazdasági és Műszaki Főigazgató jogosult a fenti kötelezettségvállalási dokumentumok, szerződések aláírására. Az átruházott képviseleti és kötelezettségvállalási jog (1) A rektor a főiskola kötelezettségvállalása során történő képviseleti jogát – ide nem értve az 1. pont (3) bekezdés szerinti helyettesítést - esetenként, vagy az ügyek meghatározott körében a jelen szabályzat által nem szabályozott esetekben írásban adott, a képviselet szintjét és terjedelmét is meghatározó meghatalmazással a Főiskola alkalmazottjára átruházhatja. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. (2) A rektor által adott kötelezettségvállalási jogok átruházásáról szóló meghatalmazásokat a kancellárnak meg kell küldeni. (3) A kancellár az Nftv. 13/A.§ (2) bekezdés b), d) és e), illetve az SzMSz 24.§ (2) bekezdés b), d) és e) pontjában meghatározott jogkörök tekintetében a Főiskola kötelezettségvállalása során történő képviseleti jogát – ide nem értve a 2. pont (3) bekezdése szerinti helyettesítést esetenként, vagy az ügyek meghatározott körében, a jelen szabályzat által nem szabályozott esetekben, a képviselet szintjét és terjedelmét is meghatározó írásbeli meghatalmazással a Főiskola alkalmazottjára átruházhatja.
6 (4) A rektor és a kancellár által jelen szabályzattal átruházott jogkörök: - A gyakorlóiskola igazgatója részére átruházott jogkör a gyakorlóiskolát érintő, közalkalmazotti és egyéb jogviszonyban foglalkoztatottak szerződésének megkötése; - a rektorhelyettes, a dékán, a főigazgató, az intézetigazgató, a tanszékvezető, igazgató, osztályvezető részére átruházott munkáltatói jogkörök: szabadságengedélyezés, munkaköri leírás aláírása, jelenléti ív aláírása. (5) A (4) bekezdésben nem szabályozott esetekben az átruházott hatáskör kereteinek mértékét az SzMSz, az egyes szabályzatok rendelkezései, illetve a rektor és a kancellár által adott meghatalmazás határozzák meg. (6) Amennyiben átruházott hatáskörében az adott szervezeti egység vezetője jogosult a szerződést megkötni, az átruházott hatáskör tényére a megkötendő szerződésben utalni kell, hivatkozva a jelen szabályzat mellékletét képező, a rektor vagy kancellár által kibocsátott írásbeli meghatalmazásra. A meghatalmazás (1) A meghatalmazásokat meg kell küldeni a Kancellári Hivatalnak, mint a Főiskola jogi ügyeiért felelős egységnek. (2) A meghatalmazásokról a Kancellári Hivatal nyilvántartást vezet. A nyilvántartás rendjét a Kancellár külön utasításban határozza meg. A nyilvántartás tartalmazza a meghatalmazó és a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás keltének és érvényességének dátumát, általános vagy eseti jellegét. Eseti meghatalmazás esetén meg kell jelölni az ügykört, melyben a meghatalmazásra sor került. (2) A jelen §-ban hivatkozott meghatalmazás mintája jelen szabályzat 3. számú mellékletét képezi. Azoknak tartalmazniuk kell a meghatalmazott nevét, adatait, az ügy vagy az ügyek csoportjának megnevezését, az ügy/ügyek vonatkozásában a képviselet időtartamát, az átruházott jogosultságok körét a képviselet szintjét és terjedelmét. 5.§ A SZERZŐDÉS KÖTELEZŐ TARTALMI ELEMEI (1) Az írásbeli szerződés megkötésének kötelező tartalmi elemei a következők: - szerződés címe; - a szerződő felek neve, adataik és szerződéses pozíciójuk megnevezése; - szerződő felek képviselőjének neve, adatai, pozíciója, utalás meghatalmazásra; - a szerződés céljának, tárgyának részletes, egyértelműen beazonosítható megnevezése, bemutatása; - a szerződő feleknek a szerződésből fakadó lényeges jogainak és kötelezettségeinek ismertetése; - a szolgáltatás és az ellenszolgáltatás tárgyának, a szakmai, műszaki teljesítés mennyiségi és minőségi jellemzőinek meghatározása; - a kifizetendő összeg meghatározása, vagy a számlázás alapjául szolgáló egységár megnevezése, több év előirányzatai terhére vállalt kötelezettség esetén évenkénti ütemezésben; - a pénzügyi teljesítés devizanemének megnevezése; - a szolgáltatás és ellenszolgáltatás teljesítésének, illetve kifizetésének határidejének pontos meghatározása,
7 - a fizetés, illetve teljesítés feltételeinek, illetve módjának meghatározása, valamint a teljesítési igazolás aláírására jogosult személy megnevezése; - késedelem lehetséges szankciói; - szerződésszegés esetei, következményei; - kapcsolattartók neve, elérhetősége; - titoktartási nyilatkozat; - keltezés; - a Főiskola részéről a szükséges ellenjegyzések, különös tekintettel a pénzügyi ellenjegyzésre (keltezéssel ellátva), - a szerződő felek, illetve képviselőik szabályos aláírása, - a szerződő fél nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy átlátható szervezetnek minősül. (2) A szerződésekben a Főiskola nevén, székhelyén, a képviselő nevén és beosztásán kívül rögzíteni kell a Főiskola intézményi azonosító számát, adószámát, statisztikai számjelét és a bankszámlaszámát is (szükség esetén a telephelyét is). (3) A szerződésekben a partner nevén, székhelyén, a képviselő nevén és beosztásán kívül rögzíteni kell a partner cégjegyzékszámát, adószámát és a bankszámlaszámát is (szükség esetén a telephelyét is). (4) Idegen nyelvű szerződések esetén lehetőség szerint tükörfordítást kell alkalmazni, amennyiben ez nem lehetséges, abban az esetben az idegen nyelven írott szerződéshez mellékelni kell a magyar nyelvű fordítást. 6.§ A SZERZŐDÉS ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK, ALÁÍRÁSÁNAK FOLYAMATA Általános szabályok, a szerződés szakmai és jogi előkészítése (1)A Főiskola által kötendő szerződés szakmai előkészítése, a másik féllel való egyeztetés annak a szervezeti egységnek a feladata, amelynek tevékenységi körében felmerült a szerződéskötés igénye. A szerződés előkészítését a teljes szerződéskötési folyamatra figyelemmel, kellő határidőben, a szerződés aláírásának tervezett időpontja előtt legalább 15 munkanappal kell elkezdeni. (2) A szerződés jogi véleményezése - eltérő rendelkezés hiányában - a Kancellária hatáskörébe tartozik. Amennyiben a szerződés tartalma lehetővé teszi, a szerződés elkészíthető kidolgozott, a főiskola jogtanácsosa által jóváhagyott szerződésminták alkalmazásával. A szerződést az annak alapjául szolgáló dokumentumokkal (pl.: ajánlattételi felhívás, beérkezett ajánlatok) együtt a szakmai előkészítést követően elektronikus úton kell megküldeni véleményezésre a főiskola jogtanácsosának, aki a véleményezéssel a szerződést 3 munkanapon belül elektronikusan küldi vissza a szakmai előkészítőnek. Akadályoztatás és különösen bonyolult jogügylet esetén ez a határidő további 4 munkanappal meghosszabbítható. (3) A szakmai előkészítést és jogi véleményezést követően a szerződést meg kell küldeni a másik félnek aláírásra. Amennyiben a másik fél változtatást kezdeményez a korábban már véleményezett szerződésen, úgy ismételt jogi véleményezés szükséges. (4) A másik fél által aláírt szerződésnek a Főiskolán történő aláírása az alábbi lépésekből áll: 1. Iktatás, nyilvántartás annál az egységnél, akinél a szerződéskötési folyamat elindul
8 2. Szakmai ellenjegyzés 3. Jogi ellenjegyzés 4. Pénzügyi/gazdasági ellenjegyzés 5. 9.§ szerint Kancellári egyetértés 6. Aláírás (Kötelezettségvállalás) A szerződést az annak előkészítésében közreműködők kézjegyükkel láthatják el, mely igazolja, hogy a szerződés a Főiskola részéről megfelelő. (5) A (4) bekezdésben ismertetett lépéseket - amennyiben jelen szabályzat kivételt nem tesz kötelezően alkalmazni kell a szerződéskötések esetében. Az egyes ellenjegyzések és az aláírás a szerződés végén, név, titulus nyomtatott feltüntetése, és bélyegző használata mellett történik. Minden aláírást, ellenjegyzést, kézjeggyel ellátást a szerződés minden példányán végre kell hajtani. (6) A (4) bekezdésben ismertetett lépések a célszerű sorrendet mutatják, melytől eltérni csak indokolt esetben lehet. A kötelezettségvállalást jelentő aláírás azonban ekkor is csak utolsóként kerülhet a szerződésre. (7) A (4) bekezdésben ismertetett lépéseket végrehajtó személyekre érvényesek az összeférhetetlenségi szabályok, melyek közül a legfontosabbak a következők: - adott szerződés esetén nem lehet ugyanaz a személy a kötelezettségvállaló aláíró és a pénzügyi ellenjegyző; - adott szerződés esetén nem lehet ugyanaz a személy a pénzügyi érvényesítő és a pénzügyi ellenjegyző. (8) A szerződéskötés során a jelen szerződés hatálya alá tartozó személyek kötelesek – a szerződés ellenértéke vonatkozásában az értékhatárok szem előtt tartásával – a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény, a Főiskola Beszerzési, valamint Közbeszerzési eljárási szabályzatának, Projektszabályzatának, jelen szerződés 9.§ előírásait maradéktalanul betartani, valamint a Polgári Törvénykönyv és a szerződés tárgya szerinti vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint eljárni. (9) Minden fizetési kötelezettséget keletkeztető szerződést az aláírást megelőzően (a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően) mint kötelezettségvállalást, a gazdálkodási rendszerben rögzíteni kell, amennyiben jogszabály kivételt nem tesz. (10) A szerződéseket legalább három, egymással szó szerint mindenben megegyező, eredeti példányban kell aláírni. A szerződésben mindig fel kell tüntetni, hogy hány példányban készült. Az eredeti példányok közül 1 példány a szerződő partnert, 1 példány azt a szervezeti egységet illeti, ahol a szerződéskötés igénye felmerül, 1 példány pedig megküldésre kerül a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság részére. A szerződés szakmai ellenjegyzése (1) A szakmai ellenjegyzés igazolja azt, hogy a szerződéstervezet szakmai szempontból megfelelő, célszerű, a Főiskola érdekeit – az adott korlátok között – a legjobban szolgálja. (2) A szakmai ellenjegyzőnek a szerződés tárgyának, tartalmának megítélésében jártas és kompetens személynek kell lennie.
9
(3) Szerződés eltérő rendelkezése hiányában a szakmai ellenjegyző írja alá az adott szerződés teljesítését követően a teljesítésigazolást. (4) A megrendelés esetében, illetve amennyiben a szakmai ellenjegyző személye megegyezik a kötelezettségvállaló személyével, a szakmai ellenjegyzés mellőzhető. (5) A szakmai ellenjegyző – annak az egységnek a vezetője, ahol a szakmai előkészítés zajlik - felelőssége az alábbiakra terjed ki: - szerződéskötés szükségszerűségére és indokoltságára, - szerződéskötés határidőben történő kezdeményezésére, előkészítésére, - szerződés szakmai tartalmára, - a szakmai teljesítésigazolás határidőben történő kiállítására, - a rá irányadó határidő betartására. Jogi vizsgálat, ellenjegyzés (1) Az 6.§ (2) bekezdése alapján, a jogi véleményezést követően, a szerződéskötések során a jogi ellenjegyzés kötelező. A jogi ellenjegyző igazolja, hogy a szerződés a szükséges alaki és tartalmi kellékekkel rendelkezik, nem ütközik az adott szerződésre vonatkozó jogszabályi előírásokba és a Főiskola belső szabályzataiba, illetve közhiteles nyilvántartásokba. (2) A jogszabály alapján előírt kötelező ügyvédi ellenjegyzést a Főiskola jogtanácsosa, vagy a Főiskola által megbízott ügyvéd (ügyvédi iroda) köteles megtenni, a jogszabály által kötelezően előírt közjegyzői hitelesítést igénylő szerződéseket a Főiskola által felkért közjegyző hitelesíti. (3) Az adott szerződés ellenjegyzéséért felelős jogi ellenjegyző a szerződés szakmai előkészítését követően, az aláírási folyamat megkezdése előtt az 6.§ (2) bekezdését is figyelembe véve lehetőség szerint három munkanapon belül köteles a szerződést véleményezni. (4) A szerződés jogi ellenjegyzésére a jogi véleményezést követően csak akkor kerülhet sor, ha azon a partner aláírása és a szakmai ellenjegyezés már szerepel. A szerződésre a jogi ellenjegyzés tényét a szerződésnek a jogtanácsoshoz érkezését követő lehetőség szerint 1 munkanapon belül rá kell vezetni. (5) A jogi ellenjegyző köteles meggyőződni arról, hogy a Főiskola Beszerzési, Közbeszerzési Szabályzatának előírásai maradéktalanul betartásra kerültek. (6) A jogtanácsos által jóváhagyott szerződésminták alapján készült szerződések, valamint a megrendelés jogi ellenjegyzése mellőzhető. (7) A jogi ellenjegyző felelőssége az alábbiakra terjed ki: - a szerződés jogi szempontból a szükséges alaki és tartalmi kellékekkel rendelkezik; - nem ütközik az adott szerződésre vonatkozó jogszabályi előírásokba és a Főiskola belső szabályzataiba, illetve közhiteles nyilvántartásokba; - vonatkozó jogszabályok betartatása - a rá irányadó határidő betartására.
10
Pénzügyi ellenjegyzés (1)Pénzügyi ellenjegyzés tekintetében a Főiskola Gazdálkodási Szabályzatának előírásai, valamint az alábbiak szerint kell eljárni. (2) A szerződés aláírása kizárólag pénzügyi ellenjegyzéssel érvényes. A pénzügyi ellenjegyző a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Főigazgatója (továbbiakban: GMF Főigazgató), vagy az általa írásban kijelölt, a Főiskola alkalmazásában álló személy lehet. (3) A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (4) A pénzügyi ellenjegyző a feladatai ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (5) A pénzügyi ellenjegyző kötelezettsége a szerződéseknek - jogszabály által előírt esetekben - a költségvetési főfelügyelő által előzetesen történő véleményeztetése. (6) A pénzügyi ellenjegyzésnek a szerződés GMF-re történő beérkezését követő 3 munkanapon belül meg kell történnie, akadályoztatás esetén ez a határidő további 4 munkanappal meghosszabbítható. Kancellári egyetértés (1) A kancellár egyetértési jogot gyakorol mindazon ügyleteknél, ahol nem kötelezettségvállalóként jár el, így a rektornak, a rektor és a kancellár által átruházott hatáskörben eljáró munkavállalóknak, és a szenátusnak, illetve a szenátus által átruházott jogkörben eljáró tanácsoknak, bizottságoknak az intézmény gazdálkodását, szervezetét, működését érintő gazdasági következményekkel járó döntései és intézkedései tekintetében. A kancellári egyetértés e döntések érvényességének, illetve hatálybalépésének feltétele. (2) Amennyiben jogszabály, a Főiskola SzMSz-e, a Gazdálkodási Szabályzat és jelen szabályzat értelmében az adott szerződés aláírása nem kancellári hatáskör, úgy az egyetértési jog gyakorlása - figyelemmel az (1) bekezdésben foglaltakra – a pénzügyi ellenjegyzést követő kötelező lépés a szerződéskötés folyamatában. Ennek érdekében a pénzügyi ellenjegyzést követően a szerződést az egyetértési jog gyakorlása érdekében meg kell küldeni a Kancellári Hivatalba. (3) A kancellári egyetértési jog gyakorlására kizárólag a kancellár jogosult. A kancellár távolléte, akadályoztatása esetén halaszthatatlan esetben, írásbeli, általános vagy eseti meghatalmazás alapján a Kancellári Hivatal vezetője, az ő akadályoztatása esetén a Gazdasági és Műszaki Főigazgató jogosult a kancellári egyetértési jog gyakorlása tekintetében a kancellár helyettesítésére. Ebben az esetben az aláírási jog a kancellár neve mellett „a kancellár akadályoztatására tekintettel” megjelöléssel gyakorolható. Az ebben a pontban foglalt meghatalmazás útján történő helyettes kijelölése nem minősül az egyetértési jog átruházásának.
11 (4) A kancellár az Nftv. 13/A.§ (5) bekezdése alapján egyetértési jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott körében az intézmény vezető beosztású alkalmazottjára írásbeli meghatalmazással átruházhatja. Aláírás (1)A szerződéskötési rendben a Főiskola képviselője, kötelezettségvállalója a szerződést a szükséges ellenjegyzéseket követően, illetve amennyiben jogszabály, a Főiskola SzMSz-e, a Gazdálkodási Szabályzat és jelen szabályzat értelmében az adott szerződés aláírása nem kancellári hatáskör, úgy az egyetértési jog gyakorlását követően írja alá. (2) Képviseleti és aláírási jog a 4.§ 1. (3) bekezdés és a 4.§ 2. (3) bekezdés szerinti helyettesítés esetén az aláírási joggal alapvetően felruházott jogosult neve mellett, „akadályoztatása miatt”/ „távolléte miatt” megjelöléssel gyakorolható. (3) Átruházott képviselet esetén a meghatalmazás tényére a meghatalmazás megjelölésével a szerződésben utalni kell. Ilyenkor a szerződés aláírására a meghatalmazott saját neve alatt jogosult. Iktatás, nyilvántartás (1) A szerződést/megrendelést a szerződést, megrendelést kezdeményező szervezeti egységnél minden esetben nyilvántartásba kell venni, azaz iktatni kell. (2) Eltérő rendelkezés hiányában a szerződés aláírt példányaiból egy példány a Főiskola azon szervezeti egységét illeti, ahol a szerződéskötés igénye felmerült, egy példány a szerződő partnert illeti, egy példány a GMF irattárban kerül elhelyezésre. A Rektori Hivatalnak és a Kancellári hivatalnak minden szerződés esetén hozzáférési jogot kell biztosítani. (3) A szerződéskötési folyamat feldolgozása, lépéseinek követhetősége, a folyamat gyorsítása és egyszerűsíthetősége érdekében a Kancellária vezeti a szerződések nyilvántartását, melynek rendjét a Kancellár külön utasításban határozza meg. 7.§ JOGOK VISSZAVONÁSA A rektor, valamint a kancellár jogosult bármely szerződés esetén a jelen szabályzat alapján átruházott aláírási jogot magához vonni.
12
8.§ SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS Szerződésmódosítás és a szerződés megszűntetése esetén jelen szabályzat 2-7.§-ban meghatározottak alapján kell eljárni.
9.§ ÉRTÉKHATÁROK Ajánlatkérés (szolgáltatás megrendelés és árubeszerzés esetén) (1)Nettó 200.000,- Ft-8.000.000,- Ft közötti értékhatárnál – pályázatra vonatkozó eltérő szabályozás hiányában - legalább 3 árajánlat szükséges. Az ajánlattételi felhívást aláírja a Kötelezettségvállaló, Pénzügyi ellenjegyző, ha nem a kancellár a kötelezettségvállaló, Kancellári egyetértés szükséges. (2) Nettó 8.000.000,- Ft értékhatár fölött közbeszerzési eljárás lebonyolítása szükséges, az eljárás a közbeszerzési megrendelő kiállításával indul. A közbeszerzési megrendelőt aláírja a Kötelezettségvállaló, Pénzügyi ellenjegyző, ha nem a kancellár a kötelezettségvállaló, Kancellári egyetértés szükséges. (3) A közbeszerzésre, központosított közbeszerzésre és a pályázatok eltérő szabályozása esetén az ott rögzített szabályokban foglaltak szerint szükséges eljárni. (4) Jelen pont rendelkezései beszerzési eljárás keretében is érvényesek. Megrendelés, Vállalkozási szerződések (1) Amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik, a 200.000,-Ft forint értékű vagy az alatti kötelezettséget tartalmazó kötelezettségvállalások esetén – pályázatra vonatkozó eltérő szabályozás hiányában - elegendő a megrendelés alkalmazása, amit aláír a Kötelezettségvállaló, Pénzügyi ellenjegyző, ha nem a kancellár a kötelezettségvállaló, Kancellári egyetértés szükséges. (2) Nettó 200.000,- Ft értékhatár fölött jelen szabályzat szerinti szerződéskötés minden esetben szükséges, ezen értékhatár alatt az ügy jogi természetétől függően megrendelő kitöltése, vagy szerződéskötés szükséges. A Főiskola Beszerzési szabályzatában részletezett három árajánlatos eljárás esetén, illetve projektben ezen értékhatár alatt is szerződéskötés szükséges. 10.§ FELELŐSSÉG Jelen szabályzatban foglaltak betartásáért minden érintett dolgozó erkölcsi, anyagi, munka- és büntetőjogi felelősséggel tartozik.
13 11.§ KIVÉTELEK A projektek során történő kötelezettségvállalások tekintetében jelen szabályzatot a Főiskola Projekt Szabályzatával összhangban kell alkalmazni, az ott megfogalmazott speciális szabályok figyelembe vételével. 12.§ ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1)Jelen szabályzatot a Szenátus a 2015. május 27. napján tartott ülésén az RH/44/2015. számú határozatával fogadta el. A szabályzat az elfogadás napját követő napon lép hatályba, és azt követően hatályba lépő szerződésekre kötelezően alkalmazandó. (2) Nem minősül a jelen szabályzat módosításának a mellékletül szolgáló dokumentum és a szerződésminták – jogszabályi vagy gazdasági változásokhoz igazodóan történő – módosítása. Eger, 2015. május 27.
Dr. Liptai Kálmán s.k. rektor
Csathó Csaba s.k. kancellár
14 I.aSZÁMÚ MELLÉKLET JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY - 2011. évi CCIV. törvény a nemzeti felsőoktatásról - 2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről - 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról - 2000. évi C. törvény a számvitelről - 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról - 2013.V. törvény a Polgári Törvénykönyvről - 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról - az adott szerződés típusa és tárgya szerinti egyéb jogszabályok
15
II. SZÁMÚ MELLÉKLET SZERVEZETI EGYSÉGEK ÁLTAL A FŐISKOLA NEVÉBEN KÖTÖTT SZERZŐDÉSEK FEJLÉCÉNEK ÉS ALÁÍRÁSÁNAK FORMAI ELŐÍRÁSA …… SZERZŐDÉS, amely létrejött egyrészről az ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA székhely: 3300 Eger, Eszterházy tér 1. Intézményi azonosító: Statisztikai számjel: Adószám: Számlavezető pénzintézet: Magyar Államkincstár Bankszámlaszám: ... Képviselő: ………………….…….rektor / ……………………… kancellár, jelen szerződés tekintetében …………… sz. meghatalmazásnak megfelelően: ………………………………….. (név), ………………………. (titulus), , mint megbízó/megrendelő/…stb., - másrészt ……………………. (székhely, cégjegyzékszám, adószám, statisztikai számjel, számlavezető pénzintézet, bankszámlaszám, képviseletében: … ügyvezető/a cég által megjelölt személy), mint megbízott/vállalkozó/…stb. között
Kelt.: …………………………….. …………………………. Megbízó/Megrendelő: név, titulus ………………………………………. Név Kancellári egyetértés: Dátum:………………….. ……………………………………. név, titulus Pénzügyi ellenjegyző: ………………………………………… Jogi ellenjegyző: ………………………………………… Szakmai ellenjegyző:
…………………………. Megbízott/Vállalkozó: név, titulus
16
III. SZÁMÚ MELLÉKLET MEGHATALMAZÁS MINTA A jelen szabályzat 4.§-ban meghatározott átruházott hatáskörök esetére MEGHATALMAZÁS Ikt.szám: Alulírott ………………… Rektor / ………………………… kancellár (szül:…………………………….., anyja neve:…………………………., lakcím:……………………………………..), mint az Eszterházy Károly Főiskola rektora/kancellárja a Nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi. CCIV tv., és az Eszterházy Károly Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata alapján meghatalmazom ………………………………..-t (szül: …………………………….., anyja neve:…………………………., lakcím: ……………………………………..), mint a ………………………………… (szervezeti egység neve/pályázat esetén pályázati azonosító) …….………-t (titulus), hogy a szabályzatban rögzítettek szerint ……………………………………………………tárgyban/ügykörben/általános képviseleti jogkörrel a Főiskolát képviselje, nevében eljárjon, mely jogkör keretében /kötelezettséget vállalhat / jogokat szerezhet / az ezek rögzítésére kötendő szerződéseket aláírhatja / nyilatkozatot tehet 1. Jelen meghatalmazás az aláírás napján lép hatályba, és ………………… napjával / visszavonással, vagy a meghatalmazás alapjául szolgáló megbízás megszűnésével hatályát veszti. Kelt.: Eger,……………………………………..
rektor/kancellár Meghatalmazó A meghatalmazást elfogadom: ………………… Meghatalmazott Előttünk, mint tanúk előtt: Név: Név: Aláírás: Aláírás: Lakcím: Lakcím:
Név: Név: Aláírás: Aláírás: Lakcím: Lakcím:
1
Az adott ügyben a képviseleti jogkört egyedileg és pontosan meg kell határozni.
