AZ ÉPÍTŐIPARI CÉGEK SZERVEZETÉRŐL ÉS BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁRÓL WÉBER LÁSZLÓ CÍMZETES EGYETEMI DOCENS, VÁLLALKOZÁSI ÉS MARKETING IGAZGATÓ / MAGYAR ÉPÍTŐ ZRT.
TULAJDONOS(OK) CÉGALAPÍTÁS, CÉGVÁSÁRLÁS Milyen képességei vannak ennek a cégnek? Tőke, eszközök, szakemberek, múltbeli tevékenység (referencia), piaci helyzet; tételezzük fel, hogy az építőipari kivitelezési profilt választják Mit akar ez a cég csinálni? fővállalkozás, generál-kivitelezés, (egyszakmás) alvállalkozás, szolgáltatás (pl. munkaerő) Milyen formában jön létre? részvénytársaság (nyrt., zrt.), kft., bt., egyéni vállalkozás, stb. - megfelelő formát kell választani, megszervezni és működtetni a céget Mi a tulajdonos(ok) célja? maximális hozam (nyereség) a befektetett pénzük után a cég referenciaképességének növelése ( új megbízások)
MENNYIRE SAJÁTOS AZ ÉPÍTŐIPARI CÉG MŰKÖDÉSE? annyira, amennyire az építőipari termelés az; emlékeztetőül: - mindig megrendelésre termel, nem raktárra, - a megrendelői köre (vevőköre) állandóan változik, - a megrendelővel kötött szerződés lényeges eleme a bizalom, - a terméke egyedi, nagy értékű, hosszú élettartamú, - az építési munka igen bonyolult műszaki feladat, - a magvalósítás hosszabb időtartamot vesz igénybe, - a termelés állandóan változó helyszínen és az időjárási feltételeknek kitett körülmények között folyik, - számos szervezet és ezek eszközeinek fokozott helyszíni kooperációja szükséges, -a vállalkozónak jelentős összeget előre kell invesztálnia, hiszen a megrendelő utólag fizeti meg a munka ellenértékét sok speciális működési vonás ! A címbeli témánkról általánosságban fogunk tárgyalni, de a példánk legyen most egy nagyobb építőipari vállalkozó szervezet (kivitelező cég) fővállalkozási vagy generálkivitelezési profillal, zrt. vagy kft. formában.
A VÁLLALATI SZERVEZETRŐL TULAJDONOS(OK)
MENEDZSMENT
SZERVEZETI EGYSÉGEK (munkamegosztás a cégen belüli alapvető folyamatokban) Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki , jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van; sokféle kapcsolódási lehetőségük van (szervezeti struktúra) – lásd később
MEGBÍZÁST SZEREZNI (a vállalkozási, ajánlatadási szervezet munkája és kooperációja) MARKETING TEVÉKENYSÉG piaci elemzések és stratégia, taktika gazdasági szervezet reklám, kiállítások, sajtó, stb. – célközönség? ELŐMINŐSÍTÉS, PREKVALIFIKÁCIÓ (közbeszerzés, szabad kezes vállalkozás) referenciák termelési szervezet műszaki alkalmasság termelési + személyzeti szervezetek gazdasági, pénzügyi alkalmasság gazdasági szervezet jogi nyilatkozatok jogi szervezet AJÁNLATKÉSZÍTÉS mi alapján? tenderterv általában M=1:100 tervek + műleírások + költségvetési kiírás nemegyszer kiviteli terv van már – determináltabb a feladat
MIRE VÁLLALKOZNI? MILYEN FELTÉTELEKKEL? MENNYIÉRT? gyakorlattal rendelkező építész- és építőmérnökök : a műszaki tartalom meghatározása ; felmérések, kiegészítések, alternatívák, elemzések, egyeztetések, tartalmi optimalizálás a lehetséges közreműködőkkel; időbeli és térbeli organizáció termelési + műszaki szervezetek árkalkuláció (előkalkuláció) – mennyibe fog kerülni? normák, egységárak, mennyiségek kontroll: az utókalkuláció adatai (más hasonló szerkezet, munkatétel mennyibe került?) gazdasági szervezet szerződéses feltételek
gazdasági + jogi szervezetek
TÁRGYALÁSOK – felelős képviselet, szintetizálás SIKERES VÉGEREDMÉNY: a (fő)vállalkozási szerződés megkötése
Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki , jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van.
A MEGBÍZÁST TELJESÍTENI (a termelési szervezet munkája és kooperációja) MEGTERVEZNI A KOMPLEX KIVITELEZÉSI FOLYAMATOT! 1. konkrét és részletes időbeli és térbeli organizáció - személyzet: irányító és megvalósító stáb - technológiai sorrend - a minőség biztosításának feltételei - az időtervezés és szempontjai - területek, felvonulás,építésgépesítés - költségek és megtérülésük vállalkozási + műszaki + gazdasági szervezetek
2. a közreműködők kiválasztásának szempontjai - tervezők, alvállalkozók, szállítók, szolgáltatók - vannak-e a cégnek saját termelő egységei és azokat hogyan foglalkoztatja (preferálja)? - versenyeztetés, ajánlatkérések lehetőségei, keretei - a kockázatmegosztás lehetőségei - munkanemi sajátosságok - összefüggések gazdálkodási kérdésekkel vállalkozási + gazdasági + műszaki + jogi szervezetek 3. gazdasági és gazdálkodási kérdések - a munka gazdasági (üzleti) tervének elkészítése - az időbeli ütemezés és a pénzügyek - finanszírozási terv, likviditás, cash flow - fedezet - nyereség gazdasági + jogi szerveztek ÖSSZEFÜGGÉSEK ÉS KÖLCSÖNHATÁSOK A FELSOROLTAK KÖZÖTT
RÉSZE-E A VÁLLALKOZÁSNAK A KIVITELI TERVEZ(TET)ÉS? ha igen, akkor ennek kézbentartása kiemelt fontosságú (tartalom, szakági tervezések, stb.) vállalkozási szervezet „az idő pénz” – folyamatos, szakaszos tervszállítás; párhuzamos tervezési és kivitelezési (rész)folyamatok; ütemezés A KONKRÉT KIVITELEZÉS FOLYAMATA - termelés-előkészítés (tervek, felmérések, összefüggések, a feltételek megteremtése) - alvállalkozói, szállítói ajánlatkérések, versenyeztetés, majd szerződéskötések - termelő munka a kiviteli tervek alapján - (anyagbeszerzés, szállítás) - szervező munka: egymásra-épülés, munkaterületek, kiszolgálás, az elkészült szerkezetek megóvása - ellenőrzési tevékenység: műszaki tervek, minőség, mennyiségek
A KONKRÉT KIVITELEZÉS FOLYAMATA (folytatás) - ellenőrzési tevékenység: műszaki tervek, minőség, mennyiségek - külső kapcsolattartás: megrendelő, tervező, közreműködők, hatóságok - gazdálkodás: számlázás, kifizetések, egyensúly, likviditás - dokumentálás: építési napló, minőségi dokumentumok, átadási terv vállalkozási + gazdasági + jogi + műszaki szervezetek MŰKÖDTET-E A CÉG SAJÁT KIVITELEZŐ (TERMELŐ) SZERVEZETET ? irányítás, anyag- és eszközellátás, munkaerő-gazdálkodás, együttműködés a többi termelő szervezettel gazdasági + műszaki szervezetek SZINTE „IPARÁGI SPECIALITÁS” A LÉTESÍTMÉNY ÉS/VAGY MEGVALÓSÍTÁSÁNAK KIVITELEZÉS KÖZBENI MEGVÁLTOZTATÁSA; EZ AZ ÉPÍTÉSI FOLYAMAT SAJÁTOSSÁGAI MIATT CSAKNEM ÁLTALÁNOS JELENSÉG
ELSŐSORBAN MI VÁLTOZHAT? a műszaki tartalom a szerződéses feltételek (teljestési határidő, pénzügyi feltételek, együttműködés más partnerekkel, stb.) KI ÉS MIÉRT VÁLTOZTAT? A KEZDEMÉNYEZŐ LEHET a megrendelő például: megváltozott igények (tulajodonosi, használói, bérlői változások, technológiai váltás, korszerűsítés, egyéb kapcsolódó beruházások, stb.) módosuló pénzügyi lehetőségei (hitelek, másra is kell forrás, stb.) saját határidői - problémái (tervezés, technológia, stb.) hatósági előírások változásai (tűzvédelem, közlekedés, stb.) a kivitelező például: az anyagbeszerzési, technológiai lehetőségek változása a felek számára gazdaságosabb megoldások keresése sokszor „mögöttes indok” is lehet (pl. elrontotta az eredeti árajánlatát : ár, határidő, stb.)
HOGYAN KEZELIK A VÁLTOZÁSOKAT A FELEK? általában „valamit valamiért” – alku köttetik (szerződésmódosítás) melyik fél van éppen előnyösebb helyzetben? a változtatások csaknem mindig új költségekkel járnak; többlet-tartalom, más határidő, más pénzügyi ütemezés, stb. a végső megállapodás lehet ± 0 összegű is ezekre a kivitelező ajánlato(ka)t ad , egyeztetés, megállapodás, ezután módosított műszaki tervek vállalkozási + műszaki + jogi szervezetek ennek megfelelően a kivitelezőnek módosítania kell az erre a munkára vonatkozó saját műszaki ütemtervét, gazdálkodási, pénzügyi tervét és a közreműködőkkel kötött szerződéseit, valamint átütemeznie a saját kapacitásait (- vagy + lehet); ez sokszor nagyon összetett probléma gazdasági + jogi szervezetek A TERMELÉSI FOLYAMAT VÉGÉN: MŰSZAKI ÁTADÁS-ÁTVÉTEL, AZAZ A VÁLLALKOZÓ TELJESÍTETTE A SZERZŐDÉST (MEGBÍZÁST)
Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki , jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van;
GAZDÁLKODNI (a gazdasági szervezet munkája és kooperációja) nem csak az egyes munkákra (projektekre) fókuszál, hanem átfogja a cég egészét is - felelősség, hatáskör gazdasági tervezés – célok, stratégiai tervezés hogyan legyen a cég gazdaságilag stabil és nyereséges? rugalmasság – reagálás a (sokszor kényszerű) változásokra vállalkozási + termelési szervezetek költségek és bevételek – a vállalkozó előbb teljesít, utána fizetik ki - közvetlen költségek: ami beépül az építménybe - közvetett (általános) költségek: proporcionálisan szétosztva - árbevétel = elvégzett munka x egységárak ha a ∑ költségek < árbevétel, akkor nyereséges a munka / cég, ∑ költségek > árbevétel, akkor veszteséges a munka / cég termelési szervezet
pénzügyek – a bevételek és kiadások összhangja likviditás = fizetőképesség (egy adott időpontban van-e miből fizetni?) egy nagyobb cégnél igen összetett (sokváltozós) feladat ez műszaki teljesítés után X (30, 60, 90) nappal fizet a megrendelő, ám a kiadások folyamatosan merülnek fel: pl. munkabér, anyag, közüzemi díjak, adók, alvállalkozók, stb. előleg, visszatartás banki kapcsolatok – hitelek, szabad pénzeszközök valamennyi szervezet számvitel, könyvelés - az elvégzett munkák, illetve a cég működése költségeinek és bevételeinek utólagos rendszerezése, elemzése mérlegkészítés kontrolling – a folyamat közbeni számbavétel (intézkedni!) valamennyi szervezet bérügyvitel – munkabér, társadalombiztosítás valamennyi szervezet adózási ügyek teljes körűen (áfa, szja-előleg, nyereségadó, előlegek, illetve APEH-ellenőrzések, stb.)
Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki , jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. feladatok Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van.
KISZOLGÁLNI, TÁMOGATNI A FŐ FOLYAMATOKAT (a kiszolgáló, támogató szervezetek munkája és kooperációja) műszaki ügyek – szabványok, műszaki előírások, technológiai utasítások, minőségellenőrzés, ISO műszaki fejlesztés – új technológiák, anyagok jogi ügyek – szerződéskötések, módosítások, különböző viták és perek személyzeti ügyek – megfelelő munkaerő biztosítása,(szak) képzés, munkaegészségügy biztonsági kérdések – munkavédelem, tűzvédelem, vagyonvédelem, titokvédelem
ellenőrzési ügyek – belső ellenőrzés (a folyamatba épített kontroll mellett célzott ellenőrzések) anyag- és eszközbeszerzés, fuvarozás, építésgépesítés – ha a cégnek vannak saját termelőegységei, azokat el kell látni a munkájukhoz szükséges eszközökkel; mérettől, forgalomtól függ, hogy milyen szervezet(ek) szükséges(ek) ehhez a feladathoz cég-működtetési ügyek – kvázi belső igazgatás a menedzsment támogatására PR tevékenység, számítástechnika, informatika, szervezés , stb. egyedi ügyek intézése – célfeladatok, sajátos kérdések, kiegészítő tevékenységek, folyamatok kezdeti lépései (új profil, üzletág, stb.) speciális tanácsadók (+ külső szakértők) az egész szervezetcsoportot illetően valamennyi szervezet
Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki , jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van egymással; ezek az összefüggések az adott vállalkozás szervezeti és működési rendjéből (szabályzatából), illetve az az alapján készített szervezeti ábrából (organigram) olvashatók ki. Vállalatirányítási rendszerek, szervezési modellek divatok a vállalatszervezésben? (hierarchikus, csúcsos vagy lelapított piramis, outsorcing, mátrix, stb.)
Lássuk a következő dián egy nagy kivitelező szervezet szervezeti ábráját (organigramját) ! Jellemzői: éves forgalma: 18–20 milliárd forint, elsősorban Magyarországon tevékenykedik, átlagos létszáma ~300 fő
Egy kisebb cég esetében a fő folyamatok nyilvánvalóan nagyon hasonlóak, de a konkrét munkamegosztás a vállalkozáson belül más lehet – más szervezeti rend, kevésbé tagolt a menedzsmentben helye lehet a tulajdonosoknak is (kft. ügyvezetés, zrt. igazgatóság, stb.) , így részt vesznek a cég operatív irányításában is; családi cégek (tkp. mérettől függetlenül) Szervezettség és rugalmasság – nem ellentmondó kategóriák ezek; az építési folyamatban (a tevékenység sajátosságai miatt) mindig változik valami, meglepetések jönnek, a megoldott problémák újakat szülnek – a jól működő szervezetnek ezekre rugalmasan kell tudnia reagálni
ÖSSZEFOGLALÁSKÉNT Ismerni kell, hogyan működnek a kivitelező szervezetek, hiszen - ha tervező lesz valaki, ők valósítják meg az elképzeléseit, - ha pedig kivitelezőnek áll, a munkája keretét jelentik Igen összetettek ezek szervezeti struktúrák, hiszen maga az építés is bonyolult feladat; erős egymásrautaltságban és kölcsönhatásban dolgoznak a meghatározó szervezeti egységek, szinte „minden mindennel összefügg” meg kell érteni ezt a belső munkamegosztást - mi miért történik? miért úgy reagál az adott cég, vagy annak egy egysége, ahogyan reagál? Emlékeztetőül az alapkérdés: miért működteti a tulajdonos a cégét? nyereség és referenciaképesség Ha tudatosul bennünk a kivitelező szervezet működési célja és folyamata, könnyebben megtaláljuk a megoldásokat – ezáltal is sikeresebb lehet a munkánk tervezőként is, megvalósítóként is
