AZ ENGEDÉLLYEL RENDELKEZŐ FELNŐTTKÉPZÉST FOLYTATÓ INTÉZMÉNYEK LEGFONTOSABB KÖTELEZETTSÉGEI AZ ENGEDÉLY MEGADÁSÁT KÖVETŐEN (kivonat a vonatkozó jogszabályokból)
Képzési program Felnőttképzési tevékenységét az engedélyezett képzéseihez kidolgozott képzési programnak megfelelően kell folytatnia. A képzési program ‐ a jogszabályi előírások betartásával – az „A”, „B” és „C” képzési körben módosítható, de ebben az esetben gondoskodni kell a módosított képzési program szakértő általi minősítéséről. Kötelező módosítani a képzési programot, amennyiben „A” képzési kör esetén a szakképesítés szakmai és vizsgakövetelményében, vagy a kerettantervében meghatározott szakmai követelménymodulok száma, elnevezése, tartalma, vagy az OKJ‐ban az iskolarendszeren kívüli képzésre előírt képzési időtartam úgy változik, hogy az érinti a képzési programban szereplő óraszámot „B” képzési kör esetén a szakmai programkövetelmények nyilvántartásában szereplő, a képzésre vonatkozó adatok megváltoznak, kivéve, ha kizárólag a programkövetelmény szakmacsoportba történő besorolása változik meg, vagy a Magyar Képesítési Keretrendszer szerinti szintjének meghatározására kerül sor „C” képzési kör esetén a nyelvi programkövetelmények nyilvántartásában szereplő, a képzésre vonatkozó adatok megváltoznak „D” képzési körben az engedélyezés/bejelentés során benyújtott képzési programok 2016. 01. 01‐től nem módosíthatóak, változtatás esetén azt újból engedélyeztetni szükséges.
Felnőttképzési szerződés Minden felnőttképzésben részt vevő felnőttel felnőttképzési szerződést kell kötnie. A felnőttképzési szerződést írásban kell megkötni. A szerződésen fel kell tüntetni, hogy a szerződés a felnőttképzési törvény alapján megkötött felnőttképzési szerződés. A szerződés tartalmazza: 1. a képzésnek az engedéllyel rendelkező képző intézmények nyilvántartásában szereplő megnevezését, nyilvántartásba vételi számát, OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzés esetén a szakképesítés OKJ számát 2. a képzési csoport képzésének év, hónap, nap szerinti kezdési időpontját 3. a képzési csoport haladásának tananyagegységekre bontott, óraszám és helyszín szerinti ütemezését 4. a képzési csoport képzése befejezésének tervezett időpontjára vonatkozó adatokat, figyelembe véve az előzetesen megszerzett tudás beszámítását 5. a képzés elvégzésével megszerezhető dokumentum megjelölését 6. a résztvevőnek a képzés során nyújtott teljesítménye ellenőrzésének, értékelésének módját, a vizsgára történő bocsátás feltételeit 7. az elméleti tanórákról, a gyakorlati képzésről, illetve a konzultációkról való megengedett hiányzás mértékét és ennek túllépése esetén a képzésben részt vevőt érintő következményeket 8. a gyakorlati képzés helyét, időtartamát, ütemezését, valamint a felnőtt számára a gyakorlati foglalkozással összefüggésben esetlegesen biztosított juttatásokat 9. a vizsga szervezésének módját, formáját, OKJ szerinti szakképesítés, illetve nyelvi képzés esetén az előírt vagy javasolt vizsgaszervező intézmény megnevezését
10. a képzési díj – külön a vizsgaszervező intézmény által megjelölt vizsgadíj és az esetlegesen szükséges javítóvizsga díjának – mértékét és fizetésének módját, figyelembe véve az előzetesen megszerzett tudás beszámítását, valamint a képzési díj megfizetésének a képzés megvalósítása teljesítésével arányban álló ütemezését 11. a képzéshez nyújtott támogatás összegének költségvetési és európai uniós források szerint történő feltüntetését 12. a képzésben részt vevő felnőtt, illetve a felnőttképzést folytató intézmény szerződésszegésének következményeit A felnőttképzést folytató intézménynek a tankötelezettsége teljesítése mellett felnőttképzésben is részt vevőkkel – a polgári jog általános szabályai szerint – szerződést kell kötnie a fenti tartalommal. Tanköteles tanulóval OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzésre szerződés nem köthető. A felnőttképzést folytató intézmény az OKJ szerinti képzéseihez kapcsolódó vizsgadíjat csak a vizsgára történő jelentkezéskor kérheti a képzésben részt vevőtől. A képzési díjat egy összegben köteles meghatározni a felnőttképzési szerződésben, továbbá a felnőttképzési szerződésben feltüntetett képzési díjon felül más jogcímen – kivéve a vizsgadíjat és a javítóvizsga díját – további díjat vagy költséget nem állapíthat meg a képzésben részt vevő terhére.
Személyes adatok kezelése A képzésben résztvevőkről az alábbi adatokat kell nyilvántartani:
nevét, születési nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, nemét, állampolgárságát, lakóhelyének és tartózkodási helyének címét, telefonszámát, nem magyar állampolgár Magyarországon való tartózkodásának jogcímét és a tartózkodásra jogosító okirat, okmány megnevezését és számát
tankötelezettsége teljesítése mellett felnőttképzésben is részt vevő esetén szülője, törvényes képviselője nevét, lakóhelyét, tartózkodási helyét, telefonszámát
a képzési jogviszonnyal összefüggő (iskolai és szakmai végzettségével, nyelvi ismereteivel, képzésbe történő felvételével, tanulmányainak értékelésével és minősítésével, a képzéssel megszerzett szakképesítés vagy egyéb kompetencia megnevezésével, a vizsga helyével, időpontjával, eredményével kapcsolatos) adatokat
társadalombiztosítási azonosító jelét
Az adatokat államháztartási vagy európai uniós források igénybevételének és felhasználásának ellenőrzése céljából az e támogatásokat ellenőrző szervek számára továbbítani kell. Az adatokat a keletkezésüktől számított öt évig kell nyilvántartani és kezelni. A résztvevők adatai statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai célú felhasználásra személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók.
Tájékoztatási kötelezettség A felnőttképzést folytató intézmény köteles: A képzési program nyilvántartásba‐vételi számát a tevékenysége gyakorlása során használt képzési dokumentációban, valamint a képzéssel kapcsolatos üzleti dokumentumokon folyamatosan kell használni, arról ügyfeleit tájékoztatni, tevékenységéről közreadott írásos tájékoztatójában, programfüzetében szerepeltetni, és az ügyfelek által jól látható módon kifüggeszteni.
A képzés megkezdését megelőzően legalább három munkanapot biztosítani az ügyfelek részére a felnőttképzési tevékenységére vonatkozó tájékoztatóhoz, valamint a képzési programhoz való hozzáféréshez. Folyamatosan biztosítani a felnőttképzési tevékenységére vonatkozó tájékoztatóhoz, valamint a képzési programhoz való hozzáférést az OKJ szerinti szakképesítések és egyéb szakmai képzések esetén az OKJ‐ban szereplő szakmacsoport szerinti szakképesítésért felelős miniszter részére, annak kérésére.
Adatszolgáltatási kötelezettség Engedélyezett képzéseinek folytatásáról legkésőbb a képzés első képzési napján adatot kell szolgáltatnia. Ezt a FIR rendszerben kell rögzíteni. Adatszolgáltatási kötelezettsége áll fenn a szolgáltatott adatokban bekövetkezett változás esetén is. A képzés kezdő napjára és a résztvevők létszámára vonatkozó adatokat az adatváltozás keletkezésével egyidejűleg, de legkésőbb az adatváltozás keletkezésének napján, az ütemezés és a képzés befejezésének napjára vonatkozó adatokat az adatszolgáltatásban szereplő időpontok bekövetkezéséig köteles bejelenteni. OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzés esetén a modulzáró vizsgával összefüggésben a szakképesítés és a modulok megnevezéséről, a modulzáró vizsga napjáról, kezdő időpontjáról és helyszínéről, a vizsgán részt vevők számáról adatot szolgáltat, melyet a modulzáró vizsga kezdő napját megelőző harmadik napig köteles megtenni. Köteles bejelenteni az engedéllyel rendelkező képző intézmények nyilvántartásában szereplő adataiban bekövetkezett változásokat ‐ a változásnak a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szerv által történő átvezetésének napjától számított ‐ harminc napon belül. Az elégedettségméréssel összefüggésben a kötelező kérdésekre adott válaszok átlageredményét képzésenként és kérdésenként a képzés befejezését követő negyvenöt napon belül a felnőttképzési információs rendszerbe továbbítania kell. Ezt a FIR rendszerben kell rögzíteni. Felnőttképzési tevékenységéről a képzés befejezésekor – az OKJ szerinti szakképesítések vizsgái, valamint az államilag elismert nyelvvizsgák kivételével ‐ az OSAP szerint statisztikai célú adatot kell szolgáltatnia. Nagyon fontos, hogy az adatszolgáltatások és bejelentések határidőben történjenek, a mulasztás bírságot von maga után!
Minőségbiztosítás A miniszter rendeletében meghatározott minőségbiztosítási keretrendszernek megfelelő minőségbiztosítási rendszert kell működtetnie. („D” képzési körben engedélyezett képzéseknél nem kell teljesíteni) Kétévenként legalább egyszer el kell végeztetnie az intézmény tevékenységének külső értékelését. Gondoskodnia kell az általa meghatározott minőségcélok évente történő felülvizsgálatáról és szükség szerinti módosításáról. („D” képzési körben engedélyezett képzéseknél nem kell teljesíteni) A képzések befejezését követően – a támogatott képzések esetén a támogatást nyújtó bevonásával ‐ mérnie kell a képzésben részt vevők elégedettségét. Oktatói minősítési rendszert kell működtetnie. („D” képzési körben engedélyezett képzéseknél nem kell teljesíteni)
Az előzetes tudásmérést az „A” és „C” képzési kör szerinti támogatott képzések esetén kötelezően, a „B” és „D” képzési körös képzések esetén a képzésre vonatkozó támogatási szerződés kötelező előírása alapján, egyébként a jelentkező kérésére biztosítania kell. A képzés támogatója, a képzésre jelentkező vagy a képzésben részt vevő részéről felmerülő igény esetén felnőttképzést kiegészítő tevékenységet kell nyújtania. OKJ szerinti képzések esetén a gyakorlati képzést a szakképzésről szóló törvény szerint meghatározott szakmai és vizsgakövetelmények alapján kell szerveznie. A képzés befejezését követő kilencven napon belül gondoskodnia kell a képzés záróvizsgájának megvalósításáról. A képzés vagy a képzést lezáró vizsga sikeres befejezését követően hatvan napon belül ki kell adnia a képzés elvégzését vagy a vizsga sikeres befejezését igazoló dokumentumot. Felnőttképzési információs rendszert kell működtetnie. Ügyfélszolgálati és panaszkezelési rendszert kell működtetnie.
Elégedettségmérés A felnőttképzésben résztvevővel a képzéssel kapcsolatos elégedettségének felmérése céljából ‐ a résztvevő azonosíthatóságát kizáró módon ‐ kérdőívet kell kitöltetni. Az elégedettségmérést „A” és „B” képzési körben megvalósított képzés esetén a képzés elvégzését igazoló bizonyítvány vagy tanúsítvány átvételének időpontjában, „C” és „D” képzési körben megvalósított képzés esetén a képzés utolsó foglalkozásán kell elvégezni. A kérdőív legfeljebb tizenöt kérdésből állhat azzal, hogy a kitöltő az érintett képzéssel összefüggő kérdésekre válaszol. Tartalmát a kormányrendelet melléklete határozza meg. Támogatott képzés esetén ‐ a támogatót a kérdőív kitöltésének időpontjáról legalább a kitöltést megelőző tizenöt nappal korábban értesíteni kell, és fel kell hívni a kötelezően feltett kérdések új kérdésekkel történő kiegészítésének lehetőségére. A kérdőívet a támogató javaslatainak figyelembevételével kell véglegesíteni. A kérdőívet képzésenként és kérdésenként ki kell értékelni. A csoportonkénti kiértékelő lap az alábbi adatokat tartalmazza: a felnőttképzést folytató intézmény megnevezése, székhelye az engedélyezett képzés megnevezése a képzési csoport felnőttképzési intézmény által megállapított azonosító száma a képzési csoport létszáma a kérdőív kitöltésekor és az értékelhető kérdőívek száma a kérdőívekre adott válaszok kérdésenkénti összesítésének átlageredménye két tizedesre kerekítve a kiértékelés napjának megjelölése a kiértékelést és összesítést végző személy aláírása a kiértékelést jóváhagyó aláírása Az elégedettségméréssel összefüggő dokumentumokat a hatósági ellenőrzés befejezéséig kötelező megőrizni.
Dokumentumok Vezetnie és őriznie kell a képzés megvalósításával összefüggő alábbi dokumentumokat: képzési csoportonként egységes dokumentumot kell vezetnie, amelynek tartalmazni kell 1.
képzési program megnevezését
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
a képzésnek az engedéllyel rendelkező képző intézményekről vezetett nyilvántartásban szereplő nyilvántartásba vételi számát, OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzés esetén a szakképesítés OKJ számát a képzési csoport felnőttképzési intézmény által megállapított azonosítóját a képzési csoport névsorát a képzési csoport képzés kezdő időpontjára, ütemezésére, befejezésére, résztvevők számára vonatkozó adatait (adatszolgáltatással egyezzen) a képzési csoport oktatóinak nevét az általuk oktatott tananyagrész megnevezésével az adatokban bekövetkezett változást a változás időpontjával az elméleti tanórán, gyakorlati foglalkozáson, konzultáción vezetett, a képzésben részt vevő felnőtt által aláírt jelenléti íveket a képzésben résztvevővel elektronikus úton folytatott szakmai felkészítést, ellenőrzést igazoló dokumentumokat
10. képzésben részt vevő felnőtt személyi adatait 11. a képzés megkezdéséhez és folytatásához szükséges feltételeket igazoló eredeti dokumentumokat vagy azoknak a felnőttképzést folytató intézmény által hitelesített másolatait 12. a felnőttképzési szerződést 13. a képzési programot 14. a képzésnek a képzési program szerinti megvalósítását igazoló dokumentumokat 15. a haladási naplót (naprakészen, folyamatosan, a résztvevők hiányzásaival dokumentáltan kell vezetni), tartalmazza:
a foglalkozás megtartásának időpontját
a foglalkozás megnevezését
a foglalkozás oktatójának nevét és aláírását
a foglalkozás képzésen belüli órája sorszámának megjelölését
a foglalkozás témájának megjelölését és rövid leírását
a foglalkozás résztvevőinek aláírásával ellátott jelenléti ívet
a távolmaradó résztvevők név és óraszám szerinti összesítését
a képzés befejezésének dátumát
16. a képzésben részt vevő felnőttnek a sikeres vizsga letételét vagy a képzés elvégzését igazoló dokumentumának a kiállító által hitelesített másolatát vagy a felnőttképzést folytató intézmény vizsgaszervezése esetén a bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példányát 17. a statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését igazoló adatlap eredeti példányát a képzés megvalósításához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítását szolgáló szerződések eredeti példányát gyakorlati képzés dokumentumait az oktatók foglalkoztatásával összefüggő dokumentumokat Az egységes dokumentum elektronikus formában is vezethető, ha az oktatók és a résztvevők elektronikus aláírása megfelel az elektronikus aláírásról szóló törvényben foglalt rendelkezéseknek.
Vagyoni biztosíték Az engedélyezett felnőttképzési tevékenysége folytatásának teljes időtartamára és a felnőttképzési tevékenysége megszűnését követő hat hónapig megfelelő mértékű vagyoni biztosítékkal kell rendelkeznie. A vagyoni biztosíték mértéke az üzleti év időszakára
vonatkozóan az előző évnek a felnőttképzésből származó, a számvitelről szóló törvény szerint elszámolt, tényleges értékesítési nettó árbevétele kettő százaléka, de legalább ötszázezer forint. A megelőző évi árbevétel összegét minden üzleti év fordulónapját követő hatodik hónap tizenötödik napjáig az NSZFH részére be kell jelentenie. Először az engedély megszerzését követő évben kell teljesíteni. A bejelentéssel egyidejűleg igazolnia kell, hogy rendelkezik megfelelő mértékű vagyoni biztosítékkal. A vagyoni biztosítékról szóló szerződésben történő bármilyen változás esetén meg kell küldenie az NSZFH‐nak a módosított, vagy az új szerződés másolatát a szerződés megkötésétől számított harminc napon belül. A felnőttképzési tevékenységének részbeni vagy teljes megszüntetését köteles az NSZFH részére haladéktalanul bejelenteni, amelyben kéri az NSZFH jóváhagyását a vagyoni biztosíték felhasználásához. A bejelentéshez mellékelnie kell a folyamatban lévő, előleg‐befizetéssel rendelkező képzéseiről szóló kimutatást. A kimutatásnak tartalmaznia kell:
a képzés megnevezését
a képzésben résztvevők névsorát és a felnőttképzési szerződésben szereplő adataikat
az előlegként befizetett képzési díj befizetőjének megnevezését és lakcímét vagy székhelyét, ha az eltér a képzésben résztvevőtől
a befizetett összeg számlamásolattal igazolt nagyságát
a befizető számára visszafizetésre javasolt összeg nagyságát (az előlegként befizetett képzési díjnak az elmaradt képzési részre eső időarányos összegét növelni kell ezen összegnek a jegybanki alapkamattal ‐ a képzés elmaradt idejére ‐ számított kamatösszegével)
a hitelintézet vagy a biztosító intézet által vagyoni biztosíték mértékéről kiadott igazolást
a képzésben résztvevő személyekkel megkötött felnőttképzési szerződések másolatait
