Az elektronikus iratok levéltári átadása során alkalmazott iratátadási csomagra vonatkozó műszaki követelmények v 1.0

Az elektronikus iratok levéltári átadása során alkalmazott iratátadási csomagra vonatkozó műszaki követelmények

v 1.0

Budapest 2013. szeptember 18.

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0

Tartalomjegyzék 1.

Általános követelmények ............................................................................................................................... 2

2.

A SIP szerkezetére vonatkozó követelmények ............................................................................................... 3

3.

A header mappában elhelyezett metadata.xml fájlra vonatkozó előírások ................................................... 5

4.

A content mappában elhelyezett fájlokra vonatkozó előírások ................................................................... 13

5.

A tanúsított iratkezelő szoftverekből történő iratátadás (1.típus) speciális követelményei ........................ 15

6.

A nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadására (2. típus) vonatkozó speciális követelmények ............................................................................................................................................. 31

7.

Egyéb irategyüttesek iratszintű átadására (3. típus) vonatkozó speciális követelmények ........................... 64

8.

Egyéb iratanyag nem iratszintű átadására (4. típus) vonatkozó speciális követelmények ........................... 79

9.

A SIP csomag beküldésére vonatkozó előírások ........................................................................................... 83

Melléklet: Releváns fogalmak .............................................................................................................................. 84

1

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Jelen dokumentumban az elektronikus iratok levéltárba adásának követelményei kerülnek meghatározásra. E követelmények betartása biztosítja, hogy minden iratátadás megfelel mind a levéltár archiválási infrastruktúrájának, mind a maradandó értékű elektronikus iratanyag kezeléséhez kapcsolódó levéltári belső feldolgozási folyamatoknak. Jelen követelményrendszernek teljes értékű részétt képezik a HU_SIP_METS.XSD és a HU_SIP_EAD.XSD xml sablonok, amelyek a nemzetközi levéltári gyakorlatban használt METS és EAD adatstruktúra szabványok magyar levéltári igényekhez alakított szigorúbb formái. Jelen dokumentumban az iratátadás során alkalmazott xml adatsruktúrák egyes adatelemeinek számosságára vonatkozó előírásokat a következő konvenciókkal jelöljük:

    1.

0 .. 1 (nem kötelező, maximum 1 db érték szerepelhet) 1 .. 1 (pontosan 1 db elemet kötelező szerepeltetni) 0 .. N (nem kötelező, tetszőleges számú érték szerepelhet) 1 .. N (kötelező legalább 1 db értéket szerepeltetni, tetszőleges számú tobábbi érték szerepelhet)

Általános követelmények 1.1. A levéltár számára minden elektronikus iratot a Nyílt Archívum Információs Rendszerekre vonatkozó ISO 14721:2003 szabványban szereplő ún. Iratátadási Információs Csomagként (továbbiakban: SIPként) kell átadni. 1.2. A követelmények iratkezelő rendszerekből, különböző adatbázisok adataiból, fájlrendszerből, vagy elektronikus iratok összetartozó gyűjteményből való levéltári átadásra egyaránt vonatkoznak. 1.3. Valamennyi átadás az alábbi négy fő átadás típus egyikébe kell, hogy essen: 1. típus: Tanúsított iratkezelő rendszerből történő átadás 2. típus: Nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadása 3. típus: Egyéb iratanyag iratszintű átadása 4. típus: Egyéb iratanyag nem iratszintű átadása A SIP előállításának követelményei az archiválás előtti dokumentum eredetétől függően változhatnak. A következő ábra segít annak eldöntésében, hogy a specifikációnak melyik fejezete melyik átadás típus esetén releváns:

2


Az iratanyag tanúsított elektronikus iratkezelő rendszerrel volt kezelve?

Nem

Az iratképző képes az iratanyagot az előírt, iratszinten strukturált formában átadni?

Igen

Nem Igen Iktatás típusú nyilvántartással kezelték az iratanyagot?

Az illetékes levéltár engedélyezi a szabványtól eltérő átadást?

Nem

Igen

Tanúsított iratkezelő rendszerből történő átadás (1. típus)

Nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadása (2. típus)

Nem

Igen

Egyéb iratanyag iratszintű átadása (3. típus)

Egyéb iratanyag nem iratszintű átadása (4. típus)

1. ábra

1.4. (Opcionális) Az Iratképzőknek ajánlott az új iratnyilvántartásban érintett informatikai rendszerek (adatbázisok, iratkezelő rendszerek stb.) létrehozása és bevezetése előtt a levéltárral a kapcsolatot felvenni. A levéltár az iratátadóknak támogatást nyújt abban, hogy az új rendszerek megfeleljenek az iratátadási eljárás követelményeinek. 1.5. (Opcionális) Olyan alkalmazások szolgáltatásfejlesztői és szoftverfejlesztői, amelyeket a közfeladatot ellátó intézményekben elektronikus iratok, vagy a levéltári törvény 3.§ c) pontja szerint iratnak minősülő egyéb elektronikus adatelemek létrehozására és nyilvántartására használnak, az adatátadási interfészek előállítása során jelen követelményeket figyelembe kell, hogy vegyék. Kérdésekkel és pontosításokért közvetlenül az illetékes levéltárhoz fordulhatnak. 1.6. A levéltári átadás előkészítését a Levéltári átadási megállapodás biztosítja. Ennek során a levéltár a jelen műszaki követelményekkel összhangban megválaszolja az iratátadási eljárásra vonatkozó, illetve az elektronikus iratátadások tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó archiválás előtt felmerülő további kérdéseket. 1.7. Egy Levéltári átadási megállapodás szerinti beküldés egy vagy több Beküldési szakaszból állhat, amelynek mindegyike egy SIP beküldését jelenti. Ez egyszerűsíti az átadást és mind az átadó, mind a levéltár számára megkönnyíti annak lebonyolítását. 1.8. A levéltári átadási megállapodásban megjelölt, maradandó értékű elektronikus iratokat technikailag és tartalmilag a jelen műszaki követelményekben leírtaknak megfelelően kell előkészíteni, és egy vagy több helyesen létrehozott SIP-ben kell átadni. Ha ez nem így történik, a dokumentumokat a levéltár nem veszi át. Javításra, illetve a követelményeknek megfelelő új SIP létrehozására visszaküldi az Iratátadónak. 2.

A SIP szerkezetére vonatkozó követelmények 2.1. Az OAIS modellt alapul véve, a levéltár specifikációja szerinti SIP két különálló részből áll, amelyeket mindig együtt kell átadni. Az első rész a Fejléc. Ez a rész XML formátumban tartalmaz minden

3

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 szükséges metaadatot (a csomagra és az elsődleges adatokra vonatkozó leíró információt). A második rész a Tartalom. Ez tartalmazza az összes elsődleges adatot, vagyis az iratokat alkotó elektronikus fájlokat. (Lásd 3. ábra).

2. ábra

2.2. Minden információs csomag azonos szerkezet szerint épül fel. Az átadás típusától (iratkezelő alkalmazás vagy egyéb rendszer) függetlenül ugyanaz a szerkezete. Ez a szerkezet egy fájlstruktúrán alapul, amely felépítésére és elnevezési konvenciójára nézve az egyes mappák és fájlok előírásai érvényesek. 2.3. A SIP minden esetben egy ZIP64 szabványnak megfelelő tömörítetlen állomány, amelynek elnevezése a SIP szóval kezdődik, amelyet meghatározott azonosító információ követ. A legfelső mappa elnevezése mindig a következő példa szerint épül fel: • [Átadás időpontja]: az átadási időpont felépítése: ÉÉÉÉHHNN • [Átadó neve]: az iratátadó megnevezése a hivatalos rövidítéssel megadva. (például MEH, KIM, KSH). Ha nincs hivatalos rövidítés, akkor egy rövid, az iratátadót kifejező megjelölést kell választani. • [Sorszám]: Az adott eljárásban a beküldési szakasz sorszáma. felépítése: 000 Az elnevezés egyes elemeit aláhúzás jellel kell egymástól elhatárolni: Pl. SIP_20131201_KSH_001.zip 2.4. Az átadás során létrehozott SIP állománnyal egyidejűleg kell létrehozni a SIP checksum adatait tartalmazó fájlt. A checksum fájl aláírásával lényegében az átadás/átvétel dokumentáció szerinti lezajlásának elismerése történhet meg. Ez lehetőséget ad arra, hogy egyfelől az átadott/átvett fájlok darabszámát és méretét másfelől az átadott állomány azonosságát ellenőrizzük. A .txt kiterjesztésű checksum fájl tartalma mindössze hat sor, az alábbiak szerint: metadata.xml: 12096 MD5: EE2E1131A1B1AC10FA9F2F70FA29E7DC SHA1: 87AD7942EF6C28C7E2F43AB950C427870940B167 SIP_LU_20120104_001.zip: 1028096 MD5: 2EB5E9BDC06E388EC6785D5FFDDFBDE4 SHA1: E10265A9E1339436552EBE0D083972CF2C1D4DA4

4

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Ez a hat sor egyértelműen azonosítja az átadott állományt, és akár papíron is alkalmas az átvétel bizonylatolására, szükségtelenné téve az átadónak az átadott állomány eltárolását. A checksum fájl segítségével az átadott SIP és a metadata.xml fájl méretadatát tudjuk ellenőrizni. A SIP-be becsomagolt fájlok méretének, megnyithatóságának, formátum-megfelelőségének ellenőrzéséhez ennél több időre van szükség. Ez a levéltári átvétel során az Ellenőrzés lépésben történik. A checksum fájl elnevezése SIP_20131201_KSH_001.txt

a

SIP

elnevezésével

azonos

módon

épül

fel.

Pl.

2.5. A zip állomány mindig pontosan két mappát tartalmaz. Ezeknek a neve

 header  content További mappákat vagy fájlokat a legfelső szinten elhelyezni nem megengedett 2.6. A header mappa egy és csakis egy fájlt tartalmazhat, amelynek előre definiált neve metadata.xml. További fájlok a metaadat mappában nem megengedettek. 2.7. A content mappa a SIP digitális objektumait tartalmazza. 2.8. A content mappa legalább két mappát tartalmaz. A content/documentation mappa tartalmazza az átadáshoz, az adatok értelmezéséhez szükséges dokumentációt (pl. adatszótárak, az átadott állományok eredeti adatbázis formátuma, eredeti adatszerkezetének leírása, az átadáskor megvalósuló transzformációk stb.. A content/data mappa tartalmazza az elsődleges iratokat. Ez azt jelenti, hogy a mappa az összes olyan fájlt tartalmazza, amelyekből a SIP-ben lévő tartalmi információ összeáll. A data mappa további mappákra tagolódhat. 2.9. A csomag méretére, a mappák és fájlok darabszámára, a mappák és fájlok neveinek hosszára, a nevekben használható karakterekre illetve az elérési utak hosszára vonatkozóan csak az iratképzőnél és az illetékes levéltárban használta fájlrendszerek és a ZIP64 formátum belső korlátait kell figyelembe venni. 3.

A header mappában elhelyezett metadata.xml fájlra vonatkozó előírások 3.1. A metadata.xml állomány egy HU_SIP_METS.xsd definíció szerinti állomány. 3.2. A metadata.xml-en belül megengedett több adatcsere-sémát használni. A METS lehetővé teszi, hogy a szabályos METS dokumentum más sémákat is tartalmazzon. 3.1. A metaadatok beágyazva, a HU_SIP_EAD.xsd defincíciónak megfelelő EAD xml állományokban helyezkednek el a METS dokumentumban az <mdWrap> elemekben. 3.2. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni magának a SIP-nek a leírására. Ezt az elemkészletet az alkalmazás szabályainak megfelelően valamennyi metadata.xml-nek tartalmaznia kell a gyökér és a METS Header szekciójában. Név

Azonosító

Leírás

Számosság

A csomag azonosítója, amely 1 .. 1 egyedileg képes azonosítani magát a csomagot. (Azonos lehet a SIP csomag egyedi elnevezésével)

METS.XML

<mets: OBJID>

5

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név

Leírás

Számosság

METS.XML

Leírás

Rövid szöveg, ami leírja a csomag 0 .. 1 tartalmát

<mets: LABEL>

OAIS csomag típus

Meghatározza az OAIS modellen belül az adott csomag szerepét. Itt mindig: „SIP”

1 .. 1

<mets: type>

Létrehozási idő

A csomag létrehozásának dátuma és ideje

1 .. 1

<metsHdr: CREATEDATE>

Státusz

Ezzel a metaadattal kell meghatározni a csomag státuszát: „NEW”; (Új csomag); „REPLACEMENT” (Helyettesítő csomag) ismételt átadás esetén; „TEST” teszt jellegű adatok beküldése esetén.

0 .. 1

<metsHdr: RECORDSTATUS>

Átadás típusa

A csomag átadási típusa: 1 .. 1 „Tanúsított iktatás”; „Strukturált iktatás”; „Strukturált iratnyilvántartás”; „Struktúrálatlan”.

Átadás típusát leíró dokumentum

A csomag átadási típusát részletesen meghatározó dokumentum címe és elérhetősége.

1 .. 1

Átadási megállapodás

Az iratátadó és a levéltár között kötött iratátadási megállapodás iktatószáma és dátuma. A két adatot pontosvesszővel kell elválasztani.

1 .. 1

Korábbi átadási megállapodás

A SIP tartalmára vonatkozó 0 .. N korábbi átadási megállapodás iktatószáma és dátuma, amely pl. két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan.

Beküldés

A Beküldési szakasz megnevezése, azonosítója

0 .. 1

Beküldési sorszám

A SIP sorszáma a beküldési szakaszon belül

0 .. 1

Levéltári anyag törzsszáma

A SIP-ben lévő levéltári anyaghoz 0 .. 1 kapcsolódó, már a levéltár őrizetében lévő anyag törzsszáma

Levéltári anyag megelőző törzsszáma

A SIP-ben lévő levéltári anyag korábbi törzsszáma két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan.

0 .. N

6


Leírás

Számosság

METS.XML

Bizalmasság

A csomag tartalmának esetleges biztonsági minősítése (Titkos/Bizalmas/stb.)

0 .. 1

Selejtezhetőség

Ez az adat lehetővé teszi, hogy a SIP szintjén meghatározzuk az átadott állomány selejtezhetőségét, amire pl. TESZT típusú átvétel során lehet szükség. (Selejtezhető, Nem selejtezhető)

0 .. 1

Iratképző neve

A szervezet pontos neve, ahol a csomagban szereplő iratok eredetileg keletkeztek.

1 .. 1

Iratképző azonosítója

A szervezet egyedi azonosítója, 1 .. 1 ahol a csomagban szereplő iratok eredetileg keletkeztek.

<note>

Iratnyilvántartó rendszer neve

Annak az iratnyilvántartó vagy más informatikai rendszernek a neve, amelyből a csomagban szereplő adatok (iratok) származnak

1 .. 1

Iratnyilvántartó rendszer verziója

Annak az iratnyilvántartó vagy más informatikai rendszernek a verziószáma, amelyből a csomagban szereplő adatok (iratok) származnak

0 .. 1

<note>

Iratátadó szerv neve

Az átadási csomagot készítő szervezet neve (alapértelmezetten azonos az iratképzővel). Az iratátadó sok esetben azonos az iratképzővel, más esetben iratőrzőként jár el.

1 .. 1

Iratátadó szerv azonosítója

Az átadási csomagot készítő szervezet egyedi azonosítója (alapértelmezetten azonos az iratképzővel)

0 .. 1

<note>

Közreműködő neve

A csomag készítésében 0 .. N közreműködő neve. A legtöbb esetben az iratátadó maga állítja össze a csomagot, de nem ritka, hogy erre külön szakértőt vagy céget bíz meg.

Közreműködő azonosítója

A csomag készítésében 0 .. N közreműködő egyedi azonosítója

<note>

Átadó rendszer neve

Annak az informatikai rendszernek a neve, amely a csomagot generálta.

0 .. 1

Átadó rendszer

Annak az iratnyilvántartó vagy

0 .. 1

7


Leírás

Számosság

METS.XML

verziója

más informatikai rendszernek a verziószáma, amelyből a csomagban szereplő adatok (iratok) származnak

TYPE="OTHER" OTHERTYPE= "SOFTWARE"> <note>

Kapcsolattartó neve

A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy neve.

0 .. N

Kapcsolattartási adatok

A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy egyedi azonosítója. (Pl.: e-mail címe)

0 .. N

<note>

Illetékes levéltár neve

A levéltári szervezet neve, amely 0 .. 1 a SIP befogadását végzi.

Illetékes levéltár azonosítója

A levéltári szervezet egyedi azonosítója, amely a SIP befogadását végzi.

<note>

0 .. 1

3.1. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a beágyazott leíró xml-ekhez: Név

Leírás

Számosság

METS.XML

Azonosító

XML ID

0 .. 1

<mdWrap: ID>

Megnevezés

Címke az adott metaadat tartalom dokumentumon belüli azonosításához.

0 .. 1

<mdWrap: LABEL>

Metaadat formátum

A társított metaadat formátuma: 1 .. 1 EAD TEXTMD NISOIMG OTHER

<mdWrap: MDTYPE>

Egyéb metaadat formátum

Amennyiben szerzői jogi információkat akarunk megadni, akkor az MDTYPE értéke „OTHER” lesz, és itt kell meghatárzni a pontos típust: METSRIGHTS

0 .. 1

<mdWrap: OTHERMDTYPE>

Metaadat verzió

Metaadat modell verzió

0 .. 1

<mdWrap: MDTYPEVERSION>

3.2. A metadata.xml-ben a dmdSec szekció tartalmazza a levéltári átadási csomagban átadásra kerülő iratanyag teljeskörű leíró metaadatait, illetve a kísérő dokumentációhoz tartozó fájlok minimális leírásait. 3.3. A metadata.xml-ben a leíró metaadatok (dmdSec) szakaszban az egyes tartalmi irategységek és iratelemek leírására mindig az EAD formátumot kell használni. A csomag dokumentációs elemeihez („content\documentation” mappában található fájlok) tetszőleges, a METS szabványnak megfelelő leírási formátum használata megengedett.

8

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 3.4. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a metadata.xml dmdSec szekciójában: Név

Leírás

Számosság

METS.XML

Azonosító

XML ID

1 .. 1

Csoport azonosító

Egy csoporthoz tartozó több metaadat szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha megváltozott adattartalmakat is letároljuk ugyanazoknál az objektumoknál (változáskövetés.)

0 .. 1

Létrehozási idő

A metaadat létrehozásának dátuma és ideje.

0 .. 1

Státusz

A metaadat státusza (pl., superceded - elavult, current aktuális, etc.).

0 .. 1

3.5. Az amdSec szekció a levéltári átadási csomagban található összes tételről tartalmazhat adminisztratív metaadatokat: struktúráról, adat file-okról, a leíró metaadat szekcióról és az adminisztratív metaadat szekcióról magáról is. A SIP csomagban kétféle elemet használunk: (technikai metaadatok), (szerzői és szomszédos jogok metaadatok). A METS formátum ismeri még a <sourceMD> (analóg/digitális forrás metaadatok), és (digitális lelőhely metaadatai) elemeketis, de ezeket a SIP csomagban nem használjuk, mivel a forrás metaadatok és lelőhely metaadatok elkülönített rögzítése nem szükséges – a releváns információk a technikai metaadatok között elhelyezhetőek. 3.6. A metadata.xml-ben a technikai metaadatoknak (techMD) és a szerzői és szomszédos jogi metaadatoknak (rightsMD) három formája megengedett:

 Képfájlok esetén a speciális képi, és képfeldolgozási információk rögzíthetőek a MIX (NISO Metadata for Images in XML) leíró formátummal.

 Szöveges fájlok esetében egy sor fontos kiegészítő adat adható át a textMD (Technical Metadata for Text ) xml sablon használatával.

 A specifikus szerzői jogi információk is rögzíthetőek a METSRights

(RightsDeclarationMD

Extension Schema) segítségével. 3.7. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a metadata.xml amdSec szekciójának techMD elemében: Név

Leírás

Számosság

METS.XML

Azonosító

XML ID

1 .. 1

Csoport azonosító


0 .. 1

Adminisztratív azonosító

XML ID adminisztratív 0 .. 1 metadatokhoz, amelyek az aktuális leíró vagy adminisztratív

9


Leírás

Számosság

METS.XML

metadatokat használják. Hivatkozás a ID attribútumára. Létrehozási idő


0 .. 1

Státusz


0 .. 1

3.8. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a metadata.xml amdSec szekciójának rightsMD elemében: Név

Leírás

Számosság

METS.XML

Azonosító

XML ID

1 .. 1

Csoport azonosító


0 .. 1


XML ID adminisztratív 0 .. 1 metadatokhoz, amelyek az aktuális leíró vagy adminisztratív metadatokat használják. Hivatkozás a ID attribútumára.

Létrehozási idő


0 .. 1

Státusz


0 .. 1

3.9. A metadata.xml állományban további kiegészítő adminisztratív sémák használata a Levéltári átadási megállapodásban rögzítettek szerint történhet. 3.10. A metadata.xml fileSec szekció az átadási csomag tartalmát hordozó fájlokra vonatkozó információkat tartalmazza. (Leltár és fizikai lehelyezkedés a SIP csomag content mappájában.) 3.11. A fájl szintű leírás fontos eleme a fájl-csoport, amely lehetővé teszi az egyedi fájlok tetszőleges logikai csoportosítását a metaadat-hozzárendelésekhez. ( elem). A fájlcsoportokhoz a következő metaadatok rögzíthetők: Név

Leírás

Számosság

Azonosító

XML ID

1 .. 1


XML ID adminisztratív 0 .. 1 metadatokhoz, amelyek az aktuális leíró vagy adminisztratív metadatokat használják. Hivatkozás a ID

METS.XML < fileGrp: ADMID>

10


Leírás

Számosság

METS.XML

attribútumára. Használat

A csoportban található file-ok 0 .. 1 felhasználási területe (pl. master, referencia, nézőkép).

< fileGrp: USE>

3.12. A fileSec szekcióban a elem a digitális fájlra vonatkozó alapadatokat és hivatkozásokat tartalmazza. A SIP csomag content és documentation mappájában elhelyezett állományokra vonatkozóan a következő metaadatokat kell rögzíteni: Név

Leírás

Számosság 1 .. 1

METS.XML

Azonosító

XML ID

MIME típus

IANA MIME típus, amivel társítva 0 .. 1 lett a fájl. (ld. IANA internetes oldala.)

Sorozatszám

Ha a fájl egy csoport tagja, akkor 0 .. 1 a csoportban a sorozatszámot tartalmazza.

Méret

File mérete byte-ban.

0 .. 1

Létrehozás dátuma


0 .. 1

Ellenőrző összeg

A fájl érintetlenségét igazoló „checksum” értéke.

1 .. 1

Ellenőrző összeg típusa

Checksum algoritmus HAVAL, MD5, SHA-1, SHA-256, SHA-384, SHA-512, TIGER, WHIRLPOOL

0 .. 1


Kapcsolat a idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás a , <sourceMD>, és/vagy elemek ID attribútumára. Ha egynél több metaadatot kell összekapcsolni, akkor azok azonosítóit szóközzel elválasztva egymás után kell rögzíteni.

0 .. 1

Leíró azonosító

Kapcsolat a idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás az ID attribútumára.

0 .. 1


Annak a csoportnak az azonosítója, amelyikhez a fájl tartozik.

0 .. 1

Használat

A fájl használata (pl., master, használati példány, nézőkép).

0 .. 1

< file: USE>

3.13. A fileSec szekcióban a elem az adott állománynak a SIP csomag content/data és content/documentation mappájában való pontos helyét rögzíti Xlink szintaktikával. (A helyre mutató

11

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 bejegyzésnek mindenképpen xlink:href alakúnak kell lennie.) Az elérési út megadásakor mindig a content mappát kell a fájlhierarchia kiinduló („gyökér”) elemének tekinteni. A SIP csomag content mappájában elhelyezett állományok elhelyezkedésével kapcsolatban a következő metaadatok rögzíthetőek: Név

Leírás

Számosság

METS.XML

Azonosító

XML ID

1 .. 1

Használat

A hivatkozott fájl használatára vonatkozó információ.

0 .. 1

Hely típus

A helyre vonatkozó információ. 1 .. 1 Levéltári átadáshoz használt METS dokumentumokban mindig „URL”.

3.14. A metadata.xml-ben a strukturált térkép <structMap> szekció a METS dokumentum lelke, amely a forrás irategyüttes hierarchikus elrendezését rögzíti. A csomagban három különböző hierarchiát lehet elhelyezni: „AGGREGATION” (a nyilvántartott iratok fizikai elrendezése: iktatókönyvek/ügyiratok, irategyüttesek, iratok hierarchiája); „CLASSIFICATION” (a nyilvántartott iratok logikai elrendezése: az irattári terv vagy besorolási séma hierarchiája); „DOCUMENTATION” (a csomag adattartalmától független, kiegészítő dokumentumok). 3.15. A strukturált térkép hierarchiája egymásba ágyazott „divízió”
elemekből épül fel. Minden egyes szint ezzel kezdődik, az attribútumok értéke határozza meg – nevezetesen a TYPE - a struktúrában a helyét (pl. mint a könyvekben a fejezetek, alfejezetek). Minden
kapcsolódhat (az elemeken keresztül) egy vagy több file-hoz, amely az adott iratelem tényleges tartalmát tartalmazza. A divízió elemhez a következő metaadatok rögzíthetőek: Név

Leírás

Számosság 1 .. 1

METS.XML

Azonosító

XML ID

Sorrend

A
sorrendjét határozza 0 .. 1 meg, egy sorozaton belül egy numerikus értékkel.

Névsorrend

A
sorrendjét határozza 0 .. 1 meg egy sorozaton belül egy karaktersorozattal: nem numerikus alapú számozásnál használható helyettesíthető a LABEL attribútummal.

Címke

A
tartalmának azonosítását 0 .. 1 szolgáló cimke. (pl. könyvcím, fejezetcímek)

Leíró azonosító

Kapcsolat a 1 .. 1 idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás a megfelelő ID attribútumára.


Kapcsolat az 0 .. 1 idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás a , <sourceMD>, és/vagy elemek ID attribútumára.

12


Leírás

Számosság

METS.XML

Ha egynél több metaadatot kell összekapcsolni, akkor azok azonosítóit szóközzel elválasztva kell rögzíteni. Típus

A
típusát határozza meg. A 1 .. 1 SIP csomagban, AGGREGATION és CLASSIFICATION hierarchiák esetén mindig az adott hierarchia szinthez tartozó EAD leírás <archdesc level> metaadatával azonos. DOCUMENTATION hierarchia esetén értéke mindig „documentation”.

3.16. A divízió elemen belül a fájlhivatkozást az „fájl mutató” (fptr) elemek tartalmazzák. Minden elemben egyetlen metaadat rögzíthető: Név Fájl azonosító

4.

Leírás Kapcsolat a megfelelő fájlhoz. Hivatkozás a szekció egy elemének ID attribútumára.

Számosság 1 .. 1

METS.XML

A content mappában elhelyezett fájlokra vonatkozó előírások 4.1. A content/data mappában vannak a levéltári átadás elsődleges adatai. Elsődleges adatnak tekinthető mindazon digitális dokumentum, melyeket az iratképzők (iratkezelő rendszerek, vállalatirányítási rendszerek vagy más adatbázis-alkalmazások) hoznak létre. Különböző típusai léteznek, így például szövegfájlok, képek, adatbázisok, prezentációk, stb. Az elsődleges adatok lehetnek elektronikusan keletkezett (born digital) dokumentumok illetve utólag digitalizált dokumentumok. Ebben az értelemben minden felmerülő dokumentumot elsődleges adatnak nevezünk. A content/documentation mappában vannak elhelyezve azok a dokumentumok, amelyek az eredeti állományok keletkezésére, használatára az esetleges konverziókra vonatkozóan az iratképzőnél vagy az átadás során keletkeztek. 4.2. Az iratátadók felelősek az archiválásra alkalmas dokumentumok archiválható formátumba történő konvertálásáért. Az elsődleges adatok (iratanyag) konvertálása minden esetben a dokumentumoknak a SIP-be integrálása előtt kell, hogy megtörténjen. 4.3. A fájlok kiterjesztései a konvencióknak megfelelően, a mindenkori fájlformátumoknak kell, hogy megfeleljenek. 4.4. A SIP-ben lévő fájlokat nem szabad titkosítani. 4.5. A SIP-ben lévő fájlokat nem szabad jelszóval védeni. 4.6. (Opcionális) Előnyös, ha a dokumentumot már eleve a levéltári formátumnak megfelelően hozzák létre, vagy minél előbb a levéltári formátumba konvertálják. Az iratkezelő rendszerben a konvertálást legkésőbb az ügyirat lezárásakor kell megtenni.

13

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 4.7. Karakterszintű megjelenítésre vonatkozó szövegszerű adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátum: Egyszerű szövegformátum TXT kiterjesztéssel. Karakterszinten túli jellemzőket nem használó, a fenti karakterformátumot alkalmazó állomány, a következő sorlezárás jelzések egyikével: együttes kocsivissza-soremelés, önálló soremelés vagy önálló kocsivissza (együttesen: egyszerű szöveg formátum) ISO 10646:2003 (Unicode v.4.0) Befogadható formátum: Egyszerű szövegformátum TXT kiterjesztéssel. Karakterszinten túli jellemzőket nem használó, a fenti karakterformátumot alkalmazó állomány, a következő sorlezárás jelzések egyikével: együttes kocsivissza-soremelés, önálló soremelés vagy önálló kocsivissza (együttesen: egyszerű szöveg formátum) ISO 8859-2:1999 (Latin-2), a magyar referenciakészletre vonatkozóan az MSZ 77953:1992 ASCII és ASCII/PC kód szerinti eltéréssel is 4.8. Karakterszinten túli jellemzőket meghatározó szövegszerű adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok: MSZ ISO/IEC 26300:2009 Open Document Format 1.0 MSZ ISO/IEC 29500-1:2009, MSZ ISO/IEC 29500-2:2009, MSZ ISO/IEC 29500-3:2009, MSZ ISO/IEC 29500-4:2009 Office Open XML (OOXML) Befogadható formátumok Word 97-2003 Binary File Format és későbbi változatok Excel 97-2003 Binary File Format és későbbi változatok Rich Text Format 1.0 és későbbi változatok 4.9. Képi elemek megjelenítésére is alkalmas szövegszerű adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátum ISO 19005-1:2005 Portable Document Format 1.4 PDF/A 1a Befogadható formátumok Portable Document Format 1.4 és későbbi változatok (a fájlnak a felhasznált betűkészleteket beágyazva kell tartalmaznia; a fájl feldolgozhatósága (nyomtatás, kereshetőség, másolás) nem korlátozható) 4.10. Képi adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok ISO 12639:2004. TIFF 4.0, 6.0 Befogadható formátumok ISO/IEC 15444-1:2004. JPEG 2000 ISO/IEC 10918-1 JPEG 4.11. Hangállományok adatmegjelenítési formátumai közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok Waveform Audio Format (WAVE) Free Lossless Audio Codec Format (FLAC) Befogadható formátumok Audio Video Interleave (AVI) ISO/IEC 11172-3 MPEG 1 – Audio layer 3 (MP3) 4.12. Mozgóképi adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok ISO/IEC 13818-2 MPEG-2. ISO/IEC 14496-10 MPEG-4

14

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Befogadható formátumok Audio Video Interleaved File Format (AVI) 4.13. Strukturált adatformátumok közül a következő elfogadható a levéltárak számára: Ajánlott formátum Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) 5.

A tanúsított iratkezelő szoftverekből történő iratátadás (1.típus) speciális követelményei 5.1. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 14.§ (1) bekezdése szerinti iktatási nyilvántartásra vonatkozóan a jelen fejezet szerinti speciális követelményeket kell alkalmazni, amennyiben az iratképző tanúsított iratkezelő rendszerrel kezelte az átadandó iratanyagot. 5.2. A tanúsított iratkezelő rendszereknek képesnek kell lenniük az e dokumentumban meghatározott speciális struktúrában exportálni, illetve az elektronikus levéltári rendszer felé közvetlenül átadni a teljes iratnyilvántartás adatait. A tanúsított iratkezelő rendszerek adattartalmát a DLM Forum Foundation által elfogadott, az Európai Unióban iratkezelési ajánlásként működő MoReq2010 specifikációnak1 megfelelő, az annak részeként publikálts XML sablonoknak 2 megfelelő export formátumban kell előállítani. 5.3. A Korm. rendelet a 39. §-ban részletesen előírja a rögzítendő adatok körét, amelyet a a 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet előírásai az iratkezelő szoftverek tekintetében kiegészítenek.3 5.4. Az iratátadás során az iratokat megfelelő strukturális rendezettséggel, metaadatokkal ellátva kell átadni:

 Az információknak iratszintű bontásban kell elkülönítve lenniük, úgy, hogy minden nyilvántartott irat egy vagy több fájl formájában kerül rögzítésre (nem elfogadható, ha egy fizikai fájlban elkülöníthetetlenül keveredik több irat tartalma).

 Az iratokat elsődlegesen iktatókönyvekbe rendezve kell átadni.  Főszám/alszám iktatószám alkalmazása esetén az iktatókönyvön belül az iratokat elsődlegesen ügyiratokba rendezve kell átadni. A főszámos iktatási egység adja az ügyirat irathierarchia-szintet, az alszámos iktatási egységeket pedig az ügyirat egyes nyilvántartott iratai képezik.

 Az ügyirat (főszám/alszám) alapú iktatókönyvekben lehetőség van az ügyirat alatti iratcsoportosítások létrehozására is. Az ügyiraton belüli iratcsoportosítás elsősorban ügyiratdarabokat jelent, amelyek mindig időbeli szakaszokra osztja az ügyiratot. Emellet bizonyos esetekben alkalmazható az ügyiratkötet csoportosítás is, ami pedig tartalmai részekre (például: kimenő és bemenő levelek, előterjesztések, határozatok, stb.) osztja az ügyiratot. Amennyiben egy ügyiraton belül mindkét felosztásra szükség van, akkor mindig az ügyiratdarab jelenti a felső szintet, vagyis az ügyiratdarabok bonthatóak tovább ügyiratkötetekre. Az egyes nyilvántartott

1

MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems 2010 Version 1.1 http://moreq2010.eu/export.xsd; http://moreq2010.eu/export/core_services.xsd"; http://moreq2010.eu/export/electronic_components.xsd; http://moreq2010.eu/export/hierarchical_classification.xsd 3 Ez egy meglehetősen kötött, és elsősorban a kimenő és bejövő levelek kezelésére kialakított rendszert határoz meg, de ez a kötöttségekekn keresztül rendkívül következetes iratkezelési rendet valósít meg, ezért a MoReq 2010 export formátum kezelésére képes szoftverek probléma nélkül, a megfelelő struktúrában és adattartalommal képesek előállítani a megfelelő SIP-hez szükséges tartalom-információt. Ehhez az szükséges, hogy a MoReq 2010 szabványos export xml-ben az iktatási hierarchia egyes szintjeihez hozzá legyenek rendelve a specifikus, kiegészítő kontextus metaadatok. 2

15

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 iratok iktatószáma (alszáma) mindig az ügyirathoz kapcsolódik, függetlenül az esetleg alkalmazott ügyiratdarab, esetleg ügyiratkötet csoportosításoktól.

 A főszám/alszám nélküli, sorszámos iktatószám alkalmazása esetén az iratokat közvetlenül az iktatókönyvekbe kell elhelyezni.

 Mind az iratokhoz, mind az iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, ügyiratdarabokhoz (esetleg ügyiratkötetekhez) egyértelműen hozzá kell rendelni a rájuk vonatkozó metaadatokat.

 A tényleges tartalmat hordozó fizikai fájlokat mindig az egyedi nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolni. 5.5. Ennél a csomagtípusnál mindig kötelező használni egy hierarchikus kategóriarendszert, az irattári tervet, amelynek tartalmaznia kell az iratanyag megőrzésére vonatkozó szabályrendszer leírását is. Az irattári tervre vonatkozó szabályok:

 Az irattári terv egyes tételeihez kell meghatározni a kötelező megőrzési időt, illetve az iratok megőrzésévelel kapcsolatos egyéb előírásokat. (Megőrzési leírás.)

 Főszám/alszámos iktatás esetén az ügyirathoz (főszámhoz) kell rendelni az irattári tételt, amelynek megőrzési előírásai alapértelmezetten az ügyirat valamennyi nyilvántartott iratára (alszámára) egységesen érvényesek. Sorszámos iktatás esetén az irattári tételt közvetlenül az egyedi nyilvántartott irathoz kell rendelni.

 Az ügyiratokhoz, vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan irattári tételt szabad hozzárendelni, amelynek már nincsenek rész irattári tételei.

 Kivételes esetben az ügyiratokhoz (főszám/alszámos iktatás) illetve a nyilvántartott iratokhoz (sorszámos iktatás) lehetőség van egyedi megőrzési előírást is megadni, amely felülírja a hozzárendelt irattári tételben meghatározott megőrzési előírásokat. 5.6. A SIP szerkezetére vonatkozó speciális előírások: Tanúsított iktatási nyilvántartásból való átadásnál a metadata.xml fájl amdSec-ben nem szükséges adminisztratív metaadatokat rögzíteni, a dmdSec és fileSec szekció csak a moreq2010_export.xml leírását tartalmazza, a structMap szekcióban csak az egyetlen dmdSec és fileSec elem összekapcsolása szerepel. A tartalom mappa egyetlen moreq2010_export.xml állományt tartalmaz, amelyben a MoReq szabványnak megfelelően megtalálhatóak az iktatási hierarchia minden eleméhez tartozó digitális tartalmak, illetve leíró metaadatok.

16


3. ábra

A dmdSec szekcióban található beágyazott leíró EAD xml a moreq2010_export.xml fájlra, mint az elsődleges adatokat hordozó állományra vonatkozóan rögzíti a következő metaadatokat: Név

Leírás

Számosság

EAD.XML

Jelzet

A MoReq2010 export állomány azonosítója

1 .. 1

<eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése)

Cím

A MoReq2010 export állomány szöveges megnevezése.

0 .. 1

<eadheader>// /

Leírás szintje

A MoReq2010 export állományba foglalt irategyüttes legmagasabb hierarchia szintjének megfelelő azonosító: class, collection, file, fonds, item, otherlevel, recordgrp, series, subfonds, subgrp, subseries, stb.

1 .. 1

<archdesc: LEVEL>

Az iratképző neve

Az adott MoReq2010 exportállományt létrehozó szervezet megnevezése

0 .. 1

<archdesc>// /

Tartalmi összefoglalás

Az adott MoReq2010 exportállomány tartalmára vonatkozó rövid

0 .. 1

<archdesc>//

17


Leírás

Számosság

EAD.XML

összefoglaló leírás. Megjegyzés

megjegyzés, kommentár

Idő(kör) kezdete4

Az iratanyag létrehozásának 0 .. 1 kezdete

<archdesc>//

Idő(kör) vége

Az iratanyag létrehozásának 0 .. 1 befejezése

<archdesc>//

Részletes tartalmi leírás

Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásit, tartalmát bemutató leírás

0 .. 1

<archdesc>/ <scopecontent>/

Földrajzi tárgyszavak

Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek

0 .. N

<archdesc>//=”l ocation_index” <archdesc>///

Nyelv

Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

0 .. N

<archdesc>// /

Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba 0 .. 1 hozható előtörténeti információk

<archdesc>//

A megőrzés története

Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek)

<archdesc>/<custodhist>/

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

Amennyiben az iratanyag 0 .. 1 nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete.

<archdesc>//

Jövőbeni gyarapodás

Az iratanyaghoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása.

<archdesc>//

A leírási egység szerkezete

Az iratanyag belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk.

<archdesc>/<arrangement>/

Hozzáférési korlátozások

Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás

<archdesc>/ /

Felhasználási korlátozások

Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás

Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás

0 .. 1

0 .. 1

0 .. 1

0 .. 1

0 .. N

<archdesc>//<note>/

<archdesc>/<userestrict>/

<archdesc>//

4

Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAP-NAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem.

18


Leírás

Számosság

EAD.XML

és őrzőhelye

során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás

Másolatok léte és őrzőhelye

Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye

0 .. N

<archdesc>//

Kapcsolódó leírási egységek

Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei

0 .. N

<archdesc>//

Leírási szabályok

Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás.

0 .. 1

<eadheader>/<profiledesc>/

A dátumok és időpontok esetén (unitdate EAD elem) mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értéket ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, függetlenül attól, hogy az adott XML elem tényleges értékében milyen dátumformátum szerepelt. 5.7. A moreq2010_export.xml metaadat struktúrájára vonatkozó speciális előírások: Az iktatás típusú iratnyilvántartások esetén az iktatási előírások, a 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet előírásai a metaadatok tekintetében egy szigorúan kötött struktúrát írnak le. A struktúra egyik rétegét az irattári tervben szereplő irattári tételek hierarchiája adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyes ügyiratok belső iratszerkezete.

19


4. ábra

Az irattári terv a MoReq 2010 fogalmai szerint egy speciális, adott célhoz kötött elsődleges besorolási séma, amelynek belső szabályai nem ellentétesek a magyar előírásokkal: a besorolási séma kategóriái elágazó szigorú hierarchiát alkotnak, és csak olyan kategóriának lehet alkategóriája, amelyhez még nem tartozik nyilvántartott irat. Az iratkezelő szoftverek tanúsítási követelményeinek megfelelően a fenti irathierarchia minden szintjéhez szükséges a megfelelő metaadatok átadása, a MoReq2010 export formátumán belül. 5.8. Az irattári tételek metaadataira vonatkozó speciális előírások: A MoReq struktúrában mindig létre kell hozni egy gyökér elemet (HierarchicalClass-t), amely a teljes irattári tervre vonatkozó leíró adatokat tartalmazza. Az irattári tételekhez („HierarchicalClass”) a MoReq 2010 alapértelmezetten a következő metaadatokat rögzíti: MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

System Identifier

egyedi azonosító

M14.4.100

1 .. 1

Created Timestamp

létrehozási időbélyeg

M14.4.9

1 .. 1

Originated Date/Time

keletkezési dátum/idő

M14.4.61

1 .. 1

Title

irattári tétel neve

M14.4.104

1 .. 1

Description

irattári tétel leírása

M14.4.16

0 .. 1

Scope Notes

hatókör megjegyzés

M14.4.97

0 .. 1

20

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 MoReq metaadat Default Disposal Schedule Identifier

Leírás

MoReq azonosító

számosság

Az alapértelmezett megőrzési szabály M14.4.11 azonosító (a megőrzési szabály tartalmazza a megőrzési időt és a kivezetési eljárást: megtartás/selejtezés/felülvizsgálat/le véltári átadás).

1 .. 1 0 .. 15

Hierarchical Parent Class Az adott irattári terv elemnek a M201.7.2 Identifier hierarchián belüli szülőelemének azonosítója.

1 .. 1 0 .. 16

Access Control List / Access Control Entry

0 .. N

Az adott elemre vonatkozó D14.3.1 D14.3.2 hozzáférési jogosultságok. Az export állományban azokat jogosultsági adatokat kell szerepeltetni, amelyek az irattári tételekre vonatkozó funkciókhoz köthetőek, és egyértelműen megfeleltethetőek valamelyik szabvány MoReq „CLASS” funkciónak (F14.5.23 – F14.5.36).

További kontextus metaadatok, amelyeket a magyar törvényi előírások alapján a tanúsított iratkezelő szoftverekben létre kell hozni, és az export állományban is rögzíteni kell: MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

class_num

Irattári tételszám

ContextualElements

1 .. 1

period_begin7

Érvényességi idő kezdete

ContextualElements

1 .. 1

period_end

Érvényességi idő vége

ContextualElements

1 .. 1

Ahhoz, hogy az irattári terv rögzíthető legyen, a MoReq2010-ben elkülönülten kezelt megőrzési szabályokat (Disposal Schedule) is rögzíteni kell: MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

System Identifier

egyedi azonosító

M14.4.100

1 .. 1

Created Timestamp


M14.4.9

1 .. 1


keletkezési dátum/idő

M14.4.61

1 .. 1

Title

megőrzési szabály neve

M14.4.104

1 .. 1

Description

megőrzési szabály leírása

M14.4.16

0 .. 1

5

Ez az érték csak azokban az irattári tételekben kötelező, amelyeknek nincs további alábontása. (Csak ezek rendelhetők ügyiratokhoz.) 6 A gyökér szintű irattári terv elemnek értelemszerűen nincs szülőeleme, egyedül ott nincs értéke a Hierarchical Parent Class Identifier elemnek. 7 A period_begin és a period_end alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének kezdetével és végével az irattári terv egésze és minden irattári tétel esetén is. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni, úgy hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező levéltári tervet alkossanak. Egyetlen iratátadási csomagban sem szerepelhet több irattári terv, illetve egyes tételek csak akkor szerepelhetnek duplikálva, ha megváltoztak és az érvényességi idejük ezt tükrözi.

21

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

Scope Notes

hatókör megjegyzés

M14.4.97

0 .. 1

Mandate

Szabályozási hivatkozás

M14.4.51

0 .. 1

Disposal Action Code

A megőrzési idő lejárta utáni javasolt M14.4.18 teendő leírása: 1 = Határidő nélkül megőrzendő 2 = Lejárati idő végén felülvizsgálandó 3 = Levéltárba adandó 4 = Selejtezendő

1 .. 1

Retention Trigger Code

A megőrzési idő kezdetének meghatározása: 8 = ÜGYIRAT EGYÉB METAADATA ALAPJÁN

M14.4.94

0 .. 1

Retention trigger Element Identifier

Megőrzési idő kezdetét meghatározó M14.4.95 adat. (A magyar iktatási szabályok alapján mindig a Closed mező8)

0 .. 1

Retention Period Interval Megőrzési idő kód: Code 0 = NINCS MEGŐRZÉSI IDŐSZAK 1 = NAPOK 2 = HETEK 3 = HÓNAPOK 4 = ÉVEK

M14.4.90

1 .. 1

Retention Period Duration Number

M14.4.89

1 .. 1

Megőrzési idő érték

5.9. Az iktatókönyvek, ügyiratok, és az ügyiraton belüli iratcsoportosítások (ügyiratdarab, ügyiratkötet) – összefoglaló néven irategyüttesek (MoReq „Aggregation”) – metaadataira vonatkozó speciális előírások. Az iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, illetve ügyiratdarabokhoz és ügyiratkötetkhez, mint irategyüttesekhez („aggregációkhoz”) a MoReq 2010 alapértelmezetten a következő metaadatokat rögzíti: MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

System Identifier

egyedi azonosító

M14.4.100

1 .. 1

Created Timestamp


M14.4.9

1 .. 1

Closed Timestamp

lezárási időbélyeg

M14.4.5

1 .. 1

Destroyed Timestamp

selejtezési időbélyeg

M14.4.17

0 .. 1

First Used Timestamp

első iktatás időbélyeg

M14.4.32

1 .. 1

Last Addition Timestamp utolsó iktatás időbélyeg

M14.4.48

1 .. 1


irategyüttes kelte

M14.4.61

1 .. 1

Title

irategyüttes címe (megnevezése)

M14.4.104

1 .. 1

Description

irategyüttes leírása

M14.4.16

0 .. 1

Scope Notes

Megjegyzés, kommentár

M14.4.97

0 .. 1

8

A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

22

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 MoReq metaadat Class Identifier

Leírás irattári tétel azonosítója

MoReq azonosító

számosság

M14.4.4

1 .. 1

Access Control List / Az adott elemre vonatkozó D14.3.1 Access Control Entry D14.3.2 hozzáférési jogosultságok. Az export állományban azokat jogosultsági adatokat kell szerepeltetni, amelyek az iktatókönyvekre, ügyiratokra, ügyiratdarabokra és ügyiratkötetekre vonatkozó funkciókhoz köthetőek, és egyértelműen megfeleltethetőek valamelyik szabvány MoReq „AGREGATION” funkciónak (F14.5.1 – F14.5.22).

0 .. N

A fenti egyedi adatelemek mellett a MoReq2010 exportállományban a Moreq2010 saját előírásai szerint rögzíteni kell az irategyüttesek naplózási adatait (ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az objektummal [megtekintés is], melyik adatot, ki, mikor, miért módosította) és a különböző felhasználóknak az adott irategyüttesre vonatkozó hozzáférési jogosultságait is. A gyökér szintű iktatókönyvön kívül a többi irategyütteshez (ügyirat, ügyiratdarab, ügyiratkötet) a MoReq2010 még a következő metaadatokat is rögzíti: MoReq metaadat Parent Identifier

Leírás

MoReq azonosító

Aggregation szülő irategyüttes azonosító (ügyirat M14.4.100 esetén: iktatókönyv azonosító; ügyiratkötet esetén: főszám/ügyirat azonosító; ügyiratdarab esetén főszám/ügyirat azonosító vagy ügyiratkötet azonosító)

Aggregated Timestamp

hozzárendelési időbélyeg

M14.4.9

számosság 1 .. 1

1 .. 1

Az iktatókönyvek, ügyiratok, ügyiratdarabok és ügyiratkötetek esetében a következő kiegészítő adatra mindig szükség van: MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

aggregation_level

Irathierarchia szint „REGISTER”=iktatókönyv „FILE”=ügyirat „SUBFILE”=ügyiratdarab „SUBDIVISION”=ügyiratkötet

ContextualElements

1 .. 1

aggregation_num

irategyüttes azonosítószám

ContextualElements

1 .. 1

Csak az ügyiratok esetében szükséges további kontextus metaadatok, amelyeket a magyar törvényi előírások alapján a tanúsított iratkezelő szoftverekben minden ügyirathoz tárolni kell, és az export állományban is rögzíteni szükséges:

23

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 MoReq metaadat9

Leírás

MoReq azonosító

számosság

classification_date

Besorolás dátuma

ContextualElements

1 .. 1

disposal_action

Tényleges lejárati teendő

ContextualElements

0 .. 1

retention_interval

Tényleges megőrzési idő egység

ContextualElements

0 .. 1

retention_interval_durati on

Tényleges megőrzési idő

ContextualElements

0 .. 1

handling_notes

Kezelési feljegyzés

ContextualElements

0 .. 1

location_index


ContextualElements

0 .. N

subjects

Tárgyszavak

ContextualElements

0 .. N

pre_file_num

Előirat

ContextualElements

0 .. 1

post_file_num

Utóirat

ContextualElements

0 .. 1

connected_file_num

Kapcsolatos ügyirat (amennyiben van ilyen, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N

owner

Felelős (személy vagy beosztás)

ContextualElements

1 .. 1

administrator

Ügyintéző

ContextualElements

0 .. 1

administering_deadline

intézés határideje

ContextualElements

0 .. 1

administering_date

elintézés időpontja

ContextualElements

0 .. 1

administering_mode

intézés módja

ContextualElements

0 .. 1

inhouse_archiver

irattári átvevő (amennyiben az irat ContextualElements irattárba kerül)

0 .. 1

inhouse_archiving_date

Irattárba helyezés időpontja

ContextualElements

0 .. 1

destroy_deadline

A tervezett selejtezési időpont

ContextualElements

0 .. 1

transfer_deadline

A tervezett levéltárba adás időpontja

ContextualElements

0 .. 1

loan_date10

Kölcsönzés időpontja

ContextualElements

0 .. N

borrower

Kölcsönző

ContextualElements

0 .. N

loaner

Kölcsönzést engedélyező

ContextualElements

0 .. N

loan_term

Kölcsönzési határidő

ContextualElements

0 .. N

take_back

Visszavétel

ContextualElements

0 .. N

take_back_person

Visszavevő

ContextualElements

0 .. N

9

A kontextus metaadatok esetén a MoReq megnevezés nem része a MoReq specifikációnak, azokat kizárólag a magyar iktatási rendszerek export formátumához kötelező használni, az itt leírt formában. 10 A loan_date, borrower, loaner, loan_term, take_back, take_back_person adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db kölcsönzési esemény szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a „Description” nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze.

24


Leírás

MoReq azonosító

számosság

destroy_time

Selejtezés időpontja (amennyiben az irat selejtezésre került)

ContextualElements

0 .. 1

destroyer

A selejtezést végző személy (amennyiben az irat selejtezésre került)

ContextualElements

0 .. 1

supervisor

A selejtezést ellenőrző személy (amennyiben az irat selejtezésre került)

ContextualElements

0 .. 1

transferred_timestamp

Levéltárba adás időpontja (amennyiben az iratot levéltárba kell adni)

ContextualElements

0 .. 1

transfer_deliverer

Levéltárnak átadó (amennyiben az iratot levéltárba kell adni)

ContextualElements

0 .. 1

transfer_recipient

Levéltári átvevő (amennyiben az iratot levéltárba kell adni)

ContextualElements

0 .. 1

location

ügyirat helye

ContextualElements

0 .. 1

5.10. A nyilvántartott iratok metaadataira vonatkozó speciális előírások. A nyilvántartott iratokhoz (MoReq „Record”) a MoReq 2010 alapértelmezetten a következő metaadatokat rögzíti: MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

System Identifier

egyedi azonosító

M14.4.100

1 .. 1

Created Timestamp


M14.4.9

1 .. 1


nyilvántartott irat kelte

M14.4.61

1 .. 1

Destroyed Timestamp

selejtezési időbélyeg

M14.4.17

0 .. 1

Title

nyilvántartott irat címe (megnevezése, tárgya)

M14.4.104

1 .. 1

Description

nyilvántartott irat leírása

M14.4.16

0 .. 1

Parent Aggregation Identifier

szülő irategyüttes azonosító (főszám/ügyirat azonosító vagy ügyiratdarab azonosító vagy ügyiratkötet azonosító)

M14.4.100

1 .. 1

Aggregated Timestamp

hozzárendelési időbélyeg

M14.4.9

1 .. 1

Class Identifier

irattári tételszám (mindig ugyanaz, mint az ügyiraté)

M14.4.4

1 .. 1

Disposal Schedule Identifier

A tényleges megőrzési szabály azonosító (a főszám/alszámos iktatásnál a magyar szabályok szerint erre nincs szükség).

M14.4.22

0 .. 1

Access Control List / Access Control Entry

Az adott elemre vonatkozó hozzáférési jogosultságok. Az export állományban azokat

D14.3.1 D14.3.2

0 .. N

25

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 MoReq metaadat

Leírás

MoReq azonosító

számosság

jogosultsági adatokat kell szerepeltetni, amelyek a nyilvántartott iratokra vonatkozó funkciókhoz köthetőek, és egyértelműen megfeleltethetőek valamelyik szabvány MoReq „RECORD” funkciónak (F14.5.115 – F14.5.140).

A fenti egyedi adatelemek mellett a MoReq2010 exportállományban a Moreq2010 saját előírásai szerint rögzíteni kell a nyilvántartott iratok naplózási adatait (ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az objektummal [megtekintés is], melyik adatot, ki, mikor, miért módosította) és a különböző felhasználóknak az adott nyilvántartott iratra vonatkozó hozzáférési jogosultságait is. További kontextus metaadatok, amelyeket főszám/alszámos iktatás esetén az ügyiratokhoz (főszám) rendelt nyilvántartott iratok (alszám) esetén létre kell hozni a hazai szabályok szerint: MoReq metaadat11

Leírás

MoReq azonosító

számosság

record_num

irat iktatószám

ContextualElements

1 .. 1

note

Megjegyzés

ContextualElements

0 .. 1

location_index


ContextualElements

0 .. N

subjects

Tárgyszavak

ContextualElements

0 .. N

case_id

Ügyazonosító (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik)

ContextualElements

0 .. 1

case_sys_id

Ügykezelő rendszer azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik)

ContextualElements

0 .. 1

handling_notes

Kezelési feljegyzések

ContextualElements

0 .. 1

record_direction

Irat irány (KIMENŐ; BEJÖVŐ; BELSŐ KELETKEZÉSŰ)

ContextualElements

1 .. 1

arrived_timestamp

Beérkezés időpontja

ContextualElements

0 .. 1

arriving_mode

Beérkezés módja

ContextualElements

0 .. 1

delivery_priority

Kézbesítés prioritása

ContextualElements

0 .. 1

taker

Érkeztető

ContextualElements

0 .. 1

arriving_id

Érkeztetési azonosító

ContextualElements

0 .. 1

sender_name

Küldő neve

ContextualElements

0 .. 1

sender_organization

Küldő szervezet

ContextualElements

0 .. 1

sender_address

Küldő címe

ContextualElements

0 .. 1

11

A kontextus metaadatok esetén a MoReq megnevezés nem része a MoReq specifikációnak, azokat kizárólag a magyar iktatási rendszerek export formátumához kötelező használni, az itt leírt formában.

26


Leírás

MoReq azonosító

számosság

recipient_name12

Címzett neve

ContextualElements

0 .. N

recipient_organization

Címzett szervezet

ContextualElements

0 .. N

recipient address

Címzett címe

ContextualElements

0 .. N

medium_type

Adathordozó típusa (papír, elektronikus stb.)

ContextualElements

0 .. 1

opener

Küldemény bontója (amennyiben nem azonos az érkeztetővel)

ContextualElements

0 .. 1

opening_timestamp

Bontás időpontja (amennyiben nem ContextualElements azonos az érkeztetés időpontjával)

0 .. 1

opening_note

Bontással kapcsolatos megjegyzés

ContextualElements

0 .. 1

record_creator

Iktató (az iktatást végző személy)

ContextualElements

0 .. 1

record_status

Iktatás státusa (iktatva, nem kell iktatni, téves iktatás)

ContextualElements

0 .. 1

sender_record_id

Küldő iktatószáma/hivatkozási szám ContextualElements

0 .. 1

supplements

Mellékletek (amennyiben van ilyen) ContextualElements

0 .. N

supplement_no

Mellékletek száma (amennyiben van ContextualElements ilyen)

0 .. 1

connected_record

Kapcsolódó irat (amennyiben van ilyen, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N


Intézési határidő (határidős ügyek esetében)

ContextualElements

0 .. 1

administering_mode

Intézés módja (amennyiben szükséges intézkedés)

ContextualElements

0 .. 1

adjustment_timestamp

Elintézés időpontja (amennyiben szükséges intézkedés)

ContextualElements

0 .. 1

main_signer

Kiadmányozó (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

main_signing_timestamp

Kiadmányozás dátuma (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

other_signer13

Egyéb aláíró (amennyiben szükséges, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N

other_signing_timestamp

Egyéb aláírás dátuma (amennyiben szükséges, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N

sendout_timestamp

Expediálás időpontja (kimenő iratok ContextualElements

0 .. 1

12

A recipient_name, recipient_organization, recipient address adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db összetartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db címzett szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a „Description” nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze. 13 Az „other signer” és az „other_signing_timestamp” adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány egyéb aláírás szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a „Description” nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékpárok tartoznak össze.

27


Leírás

MoReq azonosító

számosság

esetében) sendout_mode

Expediálás módja (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

sender

Expediáló (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

first_used

A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete

iratanyaga ContextualElements

0 .. 1

last_addition

A nyilvántartott irat létrehozásának vége


0 .. 1

További kontextus metaadatok, amelyeket sorszámos (nem főszám-alszámos) iktatás esetén a közvetlenül az iktatókönyvekhez rendelt nyilvántartott iratok esetén létre kell hozni a hazai szabályok szerint: MoReq metaadat14

Leírás

MoReq azonosító

számosság

record_num

irat iktatószám

ContextualElements

1 .. 1

note

Megjegyzés

ContextualElements

0 .. N

location_index


ContextualElements

0 .. N

subjects

Tárgyszavak

ContextualElements

0 .. N

case_id

Ügyazonosító (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik)

ContextualElements

0 .. 1

case_sys_id

Ügykezelő rendszer azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik)

ContextualElements

0 .. 1

handling_note

Kezelési feljegyzések

ContextualElements

0 .. 1

record_direction

Irat irány (KIMENŐ; BEJÖVŐ; BELSŐ KELETKEZÉSŰ)

ContextualElements

1 .. 1

arrived_timestamp

Beérkezés időpontja

ContextualElements

0 .. 1

arriving_mode

Beérkezés módja

ContextualElements

0 .. 1

delivery_priority

Kézbesítés prioritása

ContextualElements

0 .. 1

taker

Érkeztető

ContextualElements

0 .. 1

arriving_id

Érkeztetési azonosító

ContextualElements

0 .. 1

sender_name

Küldő neve

ContextualElements

0 .. 1

sender_organization

Küldő szervezet

ContextualElements

0 .. 1

sender_address

Küldő címe

ContextualElements

0 .. 1

14

A kontextus metaadatok esetén a MoReq megnevezés nem része a MoReq specifikációnak, azokat kizárólag a magyar iktatási rendszerek export formátumához kötelező használni, az itt leírt formában.

28


Leírás

MoReq azonosító

számosság

recipient_name15

Címzett neve

ContextualElements

0 .. N

recipient_organization

Címzett szervezet

ContextualElements

0 .. N

recipient address

Címzett címe

ContextualElements

0 .. N

medium_type

Adathordozó típusa (papír, elektronikus stb.)

ContextualElements

0 .. 1

opener

Küldemény bontója (amennyiben nem azonos az érkeztetővel)

ContextualElements

0 .. 1

opening_timestamp

Bontás időpontja (amennyiben nem ContextualElements azonos az érkeztetés időpontjával)

0 .. 1

opening_note

Bontással kapcsolatos megjegyzés

ContextualElements

0 .. 1

record_creator

Iktató (az iktatást végző személy)

ContextualElements

0 .. 1

record_status

Iktatás státusa (iktatva, nem kell iktatni, téves iktatás)

ContextualElements

0 .. 1

sender_record_id

Küldő iktatószáma/hivatkozási szám ContextualElements

0 .. 1

supplements

Mellékletek (amennyiben van ilyen) ContextualElements

0 .. N

supplement_no

Mellékletek száma (amennyiben van ContextualElements ilyen)

0 .. 1

connected_record

Kapcsolódó irat (amennyiben van ilyen, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N


Intézési határidő (határidős ügyek esetében)

ContextualElements

0 .. 1

administering_mode

Intézés módja (amennyiben szükséges intézkedés)

ContextualElements

0 .. 1

adjustment_timestamp

Elintézés időpontja (amennyiben szükséges intézkedés)

ContextualElements

0 .. 1

main_signer

Kiadmányozó (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

main_signing_timestamp

Kiadmányozás dátuma (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

other_signer16

Egyéb aláíró (amennyiben szükséges, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N

other_signing_timestamp

Egyéb aláírás dátuma (amennyiben szükséges, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N

sendout_timestamp

Expediálás időpontja (kimenő iratok ContextualElements

0 .. 1

15

A recipient_name, recipient_organization, recipient address adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db összetartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db címzett szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a „Description” nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze. 16 Az „other signer” és az „other_signing_timestamp” adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány egyéb aláírás szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a „Description” nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékpárok tartoznak össze.

29


Leírás

MoReq azonosító

számosság

esetében) sendout_mode

Expediálás módja (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

sender

Expediáló (kimenő iratok esetében)

ContextualElements

0 .. 1

classification_date

Besorolás dátuma

ContextualElements

1 .. 1

handling_notes

Kezelési feljegyzés

ContextualElements

0 .. 1

location_index


ContextualElements

0 .. N

subjects

Tárgyszavak

ContextualElements

0 .. N

pre_file_num

Előirat

ContextualElements

0 .. 1

post_file_num

Utóirat

ContextualElements

0 .. 1

connected_file_num

Kapcsolatos ügyirat (amennyiben van ilyen, több is lehet)

ContextualElements

0 .. N

owner

Felelős (személy vagy beosztás)

ContextualElements

1 .. 1

administrator

Ügyintéző

ContextualElements

0 .. 1


intézés határideje

ContextualElements

0 .. 1

administering_date

elintézés időpontja

ContextualElements

0 .. 1

administering_mode

intézés módja

ContextualElements

0 .. 1

inhouse_archiver

irattári átvevő (amennyiben az irat irattárba kerül)

ContextualElements

0 .. 1

inhouse_archiving_date

Irattárba helyezés időpontja

ContextualElements

0 .. 1

destroy_deadline

A tervezett selejtezési időpont

ContextualElements

0 .. 1

transfer_deadline

A tervezett levéltárba adás időpontja

ContextualElements

0 .. 1

loan_date17

Kölcsönzés időpontja

ContextualElements

0 .. N

borrower

Kölcsönző

ContextualElements

0 .. N

loaner

Kölcsönzést engedélyező

ContextualElements

0 .. N

loan_term

Kölcsönzési határidő

ContextualElements

0 .. N

take_back

Visszavétel

ContextualElements

0 .. N

take_back_person

Visszavevő

ContextualElements

0 .. N

destroy_time

Selejtezés időpontja (amennyiben az ContextualElements irat selejtezésre került)

0 .. 1

destroyer

A selejtezést végző személy (amennyiben az irat selejtezésre került)

0 .. 1

ContextualElements

17

A loan_date, borrower, loaner, loan_term, take_back, take_back_person adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db kölcsönzési esemény szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a „Description” nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze.

30


Leírás

MoReq azonosító

számosság

supervisor

A selejtezést ellenőrző személy (amennyiben az irat selejtezésre került)

ContextualElements

0 .. 1

transferred_timestamp

Levéltárba adás időpontja ContextualElements (amennyiben az iratot levéltárba kell adni)

0 .. 1

transfer_deliverer

Levéltárnak átadó (amennyiben az iratot levéltárba kell adni)

ContextualElements

0 .. 1

transfer_recipient

Levéltári átvevő (amennyiben az iratot levéltárba kell adni)

ContextualElements

0 .. 1

location

ügyirat helye

ContextualElements

0 .. 1

first_used

A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete


0 .. 1

last_addition

A nyilvántartott irat létrehozásának vége


0 .. 1

5.11. Az export során teljes egészében át kell adni az iratkezelő rendszerben található valamennyi eseménynapló elemet a MoReq2010 „E14.2.8” jelölésű „Event” entitások formájában. 5.12. A dátum értékeket minden esetben az ISO8601-es szabvány szerinti formátumban kell rögzíteni. 5.13. Az export során az iratképző iratnyilvántartásában szereplő, a korábbi pontokban megjelölteken túli metaadatok is mindig belekerülnek a moreq2010_export.xml állományba úgy, hogy az ezek számára létrehozott megfelelő kontextus metaadat része az exportnak. 6.

A nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadására (2. típus) vonatkozó speciális követelmények 6.1. Azokra a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 14.§ (1) bekezdése szerinti iktatási nyilvántartásokra vonatkozóan, amennyiben az iratképző nem olyan tanúsított iratkezelő rendszerrel kezelte az átadandó iratanyagot, amely képes MoReq2010 formátumú export állomány előállítására, a jelen fejezet szerinti speciális követelményeket kell érvényesíteni. 6.2. Az iratátadás során az iratokat megfelelő strukturális rendezettséggel, metaadatokkal ellátva kell átadni:

 Az információknak iratszintű bontásban kell elkülönítve lenniük, úgy, hogy minden nyilvántartott irat egy vagy több fájl formájában kerül rögzítésre (nem elfogadható, ha egy fizikai fájlban elkülöníthetetlenül keveredik több egyedi nyilvántartott irat tartalma).

 Az iratokat elsődlegesen iktatókönyvekbe rendezve kell átadni.  Főszám/alszám iktatószám alkalmazása esetén az iktatókönyvön belül az iratokat elsődlegesen ügyiratokba rendezve kell átadni. A főszámos iktatási egység adja az ügyirat irathierarchia-szintet, az alszámos iktatási egységeket pedig az ügyirat egyes nyilvántartott iratai képezik.

 Az ügyirat (főszám/alszám) alapú iktatókönyvekben lehetőség van az ügyirat alatti iratcsoportosítások létrehozására is. Az ügyiraton belüli iratcsoportosítás elsősorban ügyiratdarabokat jelent, amelyek mindig időbeli szakaszokra osztják az ügyiratot. Emellet bizonyos esetekben alkalmazható az ügyiratkötet csoportosítás is, ami pedig tartalmai részekre (például: kimenő és bemenő levelek, előterjesztések, határozatok, stb.) osztja az ügyiratot.

31

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Amennyiben egy ügyiraton belül mindkét felosztásra szükség van, akkor mindig az ügyiratdarab jelenti a felső szintet, vagyis az ügyiratdarabok bonthatóak tovább ügyiratkötetekre. Az egyes nyilvántartott iratok iktatószáma (alszáma) mindig az ügyirathoz kapcsolódik, függetlenül az esetleg alkalmazott ügyiratdarab, esetleg ügyiratkötet csoportosításoktól.

 A főszám/alszám nélküli, sorszámos iktatószám alkalmazása esetén az iratokat közvetlenül az iktatókönyvekbe kell elhelyezni.

 Mind az iratokhoz, mind az iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, ügyiratdarabokhoz (esetleg ügyiratkötetekhez) egyértelműen hozzá kell rendelni a rájuk vonatkozó metaadatokat.

 A tényleges tartalmat hordozó fizikai fájlokat mindig az egyedi nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolni. 6.3. Ennél a csomagtípusnál mindig kötelező használni egy hierarchikus kategóriarendszert, az irattári tervet, amelynek tartalmaznia kell az iratanyag megőrzésére vonatkozó szabályrendszer leírását is. Az irattári tervre vonatkozó szabályok:

 Az irattári terv egyes tételeihez kell meghatározni a kötelező megőrzési időt, illetve az iratok megőrzésévelel kapcsolatos egyéb előírásokat. (Megőrzési leírás.)

 Főszám/alszámos iktatás esetén az ügyirathoz (főszámhoz) kell rendelni az irattári tételt, amelynek megőrzési előírásai alapértelmezetten az ügyirat valamennyi nyilvántartott iratára (alszámára) egységesen érvényesek. Sorszámos iktatás esetén az irattári tételt közvetlenül az egyedi nyilvántartott irathoz kell rendelni.

 Az ügyiratokhoz, vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan irattári tételt szabad hozzárendelni, amelynek már nincsenek rész irattári tételei.

 Kivételes esetben az ügyiratokhoz (főszám/alszámos iktatás) illetve a nyilvántartott iratokhoz (sorszámos iktatás) lehetőség van egyedi megőrzési előírást is megadni, amely felülírja a hozzárendelt irattári tételben meghatározott megőrzési előírásokat. 6.4. Az ilyen esetekben is biztosítani kell, hogy a Korm. rendelet a 39. §-ban részletesen előírt adatok teljes körét, az ott lefektetett iratstruktúrának megfelelően adja át az iratképző. Ebben az esetben a METS formátumnak megfelelő metaadat-struktúrába kell exportálni az iktatórendszerben tárolt metaadatokat úgy, hogy annak belső szerkezete leképezze az iktatórendszer hierarchiáját egészen az egyedi nyilvántartott iratok szintjéig. Ez azt jelenti, hogy ebben az esetben kiegészítő fejlesztéssel, migrációs eszközökkel és manuális munkával kell az iktatási iratnyilvántartás tartalmát egy meghatározott szabványos formátumúvá alakítani. Ez az iratátadó feladata. 6.5. A 6.4 pontban meghatározott szabványos formátumú metaadat-szerkezet mellett minden esetben át kell adni az adott nyilvántartást SIARD 18 szabványnak megfelelő .siard formátumú fájlba konvertálva, a csomag „documentation” mappájában. A siard formátumú átadás helyett az átadási megállapodásban a levéltár engedélyezheti az adatállomány más struktúrált formátumban való átadását is. 6.6. A content/data mappában elhelyezkedő digitális állományokat úgy kell előállítani (szétbontani), hogy azok az iratnyilvántartásban szereplő egyedi nyilvántartott iratokhoz egyértelműen hozzárendelhetőek legyenek. (A content/data mappa fájlstruktúrája legalább irat szintű bontásban, de akár kisebb komponensek szintjén, mappákba rendezett egyedi fájlokban tartalmazza az átadásra kerülő elektronikus tartalmat.) 6.7. A SIP metaadat struktúrájára vonatkozó speciális előírások: 18

SIARD: Software Independent Archiving of Relational Databases. A Svájci Szövetségi Levéltár által az adatbázisok hosszú távú megőrzéséhez kifejlesztett formátum.

32

A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Az iktatás típusú iratnyilvántartások esetén jogaszabályokban leírt az iktatási előírások, akkor is egy szigorúan kötött struktúra használatát írják elő, ha az iratanyag nem tanúsított szoftverrel volt kezelve. A struktúra egyik rétegét az irattári tervben szereplő irattári tételek hierarchiája adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyes ügyiratok belső iratszerkezete.

5. ábra

6.8. A header mappában egy az iratátadási eljáráshoz igazított (leegyszerűsített) METS szabványú XML (metadata.xml) található. 6.9. A metadata.xml ebben az esetben az átadás általános leíró információi mellett annyi dmdSec szekciót tartalmaz, ahány egyedi, metaadatokkal ellátható eleme van az irathierarchiának, és mind a besorolási séma kategóriáihoz, mind az iktatókönyvekhez, mind az ügyiratokhoz (esetleg ügyiratkötekhet és ügyiratdarabokhoz), mind az egyedi nyilvántartott iratokhoz önálló EAD XML-ek vannak beágyazva a metaadatokkal.

33


6. ábra

6.10. Az iktatási hierarchiában az irattári terv egészéhez (gyökér eleméhez) a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név

Leírás

Számosság

EAD.XML

EAD azonosító

A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos az irattári terv egyedi azonosítójával)

1 .. 1

<eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése)

EAD Megnevezés

A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos az irattári terv megnevezésével)

0 .. 1

<eadheader>// /

azonosító

Az irattári terv egyedi azonosítója (alapértelmezetten: „ITévszám”)

1 .. 1

<archdesc>//

irattári terv megnevezése

Az irattári terv szöveges megnevezése

1 .. 1

<archdesc>//

Irathierarchia szint

Az irathierarchiában betöltött hely. Az irattári tervnek megfelelő értéket kell kapnia.

1 .. 1

<archdesc: LEVEL=„otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=„classification”>

Tartalmi összefoglalás

Az irattári tervre vonatkozó 0 .. 1 rövid összefoglaló leírás.

<archdesc>//

34


Leírás

Számosság 0 .. 1

EAD.XML

Megjegyzés

megjegyzés, kommentár

Készítési idő

Az irattári terv készítésének 1 .. 1 pontos ideje.

<archdesc>//

Érvényességi idő

Az irattári terv érvényességi 1 .. 1 idejének kezdete és vége. Alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének kezdetével és végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni, úgy hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező levéltári tervet alkossanak. Egyetlen iratátadási csomagban sem szerepelhet több irattári terv.

<archdesc>// <archdesc>//

Eseménynapló bejegyzések19

Esemény időpontja

<archdesc>/// /

0 .. N

<archdesc>//<note>/

Érintett felhasználó <archdesc>/// /<event>/ Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER”

Érintett metaadat

Korábbi érték

<archdesc>/// /<event>/ <archdesc>/// /<event>/ <subject> <archdesc>/// /<event>/ <subject: source= „old_value”>

19

A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni.

35


Leírás

Számosság

<archdesc>/// /<event> /<subject: source= "„new_value”>

Új érték

Esemény leírás

Hozzáférési jogok

Érintett felhasználó

EAD.XML

<archdesc>/// /<event>/ 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.11. Az iktatási hierarchiában az irattári tételekhez a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos az irattári tételszámmal) 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos az irattári tétel nevével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Irathierarchia szint Az irathierarchiában betöltött hely. Az irattári tételnek megfelelő értéket kell kapnia. 1 .. 1 <archdesc: LEVEL=”class”> irattári tételszám Az irattári tétel azonosítója 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> irattári tétel neve Az irattári tétel megnevezése 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Készítési idő Az irattári tétel keletkezési ideje 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „originated_date”> Tartalmi összefoglalás Az irattári tétel tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Érvényességi idő Az irattári tétel érvényességi idejének kezdete és vége. Alapértelmezetten minden irattári tétel érvényességi 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „period_begin”> <archdesc>/<did>/<unitdate label= „period_end”> 36 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML ideje azonos az adott iratátadási csomagban átadott teljes iratanyag időkörének kezdetével és végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni, úgy hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező levéltári tervet alkossanak. Egyetlen iratátadási csomagban sem szerepelhet több irattári terv. Alapértelmezett lejárati teendő A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezett javasolt teendő leírása „Határidő nélkül megőrzendő” „Lejárati idő végén felülvizsgálandó” „Levéltárba adandó” „Selejtezendő” 1-1 <archdesc>/<note type= ”default_disposal_action”>/ Alapértelmezett megőrzési idő egység Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő jellege: „Nincs megőrzési időszak” „Napok” „Hetek” „Hónapok” „Évek” (Magyarországon általában évek) 1 .. 1 <archdesc>/<note type= ”default_retention_period_inte rval”>/ Alapértelmezett megőrzési idő érték Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő értéke 1 .. 1 <archdesc>/<note type= ”default_retention_period_dur ation”>/ Eseménynapló bejegyzések20 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó 20 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 37 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.12. Az iktatási hierarchiában az iktatókönyvekhez a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos az iktatókönyv egyedi azonosítójával) 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos az iktatókönyv megnevezésével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> iktatókönyv azonosító Az iktatókönyv egyedi azonosítója 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> 38 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML (alapértelmezetten: az iktatókönyv jellegét megadó 3 betűs egyedi azonosító+évszám) iktatókönyv megnevezése Az iktatókönyv szöveges megnevezése 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Irathierarchia szint Az irathierarchiában betöltött hely. Az iktatókönyvnek megfelelő értéket kell kapnia. 1 .. 1 <archdesc: LEVEL=„otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=„register”> Készítési idő Az iktatókönyv készítésének 1 .. 1 pontos ideje. <archdesc><did>/<unitdate label= „originated_date”> Lezárási idő Az iktatókönyv lezárásának pontos ideje. 1 .. 1 <archdesc><did>/<unitdate label= „closed_date”> Az iratképző neve Az adott irategyüttest létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> Idő(kör) kezdete21 Az iktatóköny iratanyaga létrehozásának kezdete (alapértelmezetten az iktatókönyvben szereplő ügyiratok keletkezési évének január elseje) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége Az iktatóköny iratanyaga létrehozásának vége (alapértelmezetten az iktatókönyvben szereplő ügyiratok keletkezési évének december 31-e) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás Az iktatókönyv tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Részletes tartalmi leírás Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásit, tartalmát bemutató leírás 0 .. 1 <archdesc>/ <scopecontent>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> Nyelv Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. 0 .. N <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> 21 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 39 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba 0 .. 1 hozható előtörténeti információk <archdesc>/<bioghist>/ A megőrzés története Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés közvetlen forrása Amennyiben az iratanyag 0 .. 1 nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Jövőbeni gyarapodás Az iratanyaghoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása. <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ A leírási egység szerkezete Az iratanyag belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. <archdesc>/<arrangement>/ Hozzáférési korlátozások Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás <archdesc>/ <accessrestrict rel="nofollow">/ Felhasználási korlátozások Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás 0 .. 1 0 .. 1 0 .. 1 <archdesc>/<userestrict>/ Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás és őrzőhelye során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás 0 .. N <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó leírási egységek Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei 0 .. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ Leírási szabályok Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> 40 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Eseménynapló bejegyzések22 Leírás Esemény időpontja Számosság 0 .. N EAD.XML <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.13. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokhoz a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név EAD azonosító Leírás A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos az ügyirat iktatószámával) Számosság 1 .. 1 EAD.XML <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári 22 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 41 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos az ügyirat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Iktatószám Az ügyirat azonosítója: a főszámot tartalmazó iktatószám 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> Tárgy Az ügyirat szöveges megnevezése (tárgya) 1 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unittitle> Irathierarchia szint Az irathierarchiában 1 .. 1 betöltött hely. Az ügyiratnak megfelelő értéket kell kapnia. („FILE”) <archdesc: LEVEL=„FILE”> Kezelési feljegyzés kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”handling_notes”> / Készítési idő Az ügyirat létrehozásának ideje 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=„originated_date”> Lezárási idő Az ügyirat lezárásának pontos ideje. 1 .. 1 <archdesc><did>/<unitdate label= „closed_date”> Irattári tételszám Annak az irattári tételnek az 1 .. 1 azonosítója, ahova az ügyirat be van sorolva. <archdesc>/<fileplan>// <ref> Besorolás dátuma Az irattári tételbe sorolás pontos időpontja, ISO8601 dátumformátumban. 1 .. 1 <archdesc>/<fileplan>// <date type=”classification_date”> Tényleges lejárati teendő A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározottat: „Határidő nélkül megőrzendő” „Lejárati idő végén felülvizsgálandó” „Levéltárba adandó” „Selejtezendő” 0 .. 1 <archdesc>/<note type= ”actual_disposal_action”>/ Tényleges megőrzési idő egység Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározottat: „Nincs megőrzési időszak” „Napok” „Hetek” 0 .. 1 <archdesc>/<note type= ”actual_retention_period_inter val”>/ 42 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML „Hónapok” „Évek” (Magyarországon általában évek) Tényleges megőrzési idő Az ügyirathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja a besorolási sémából adódó megőrzési időt. 0 .. 1 <archdesc>/<appraisal rel="nofollow">//< date type= ”actual_retention_period_dura tion”> Tárgyszavak Tárgyszókészlet 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>”s ubjects” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<subject> Előirat Előirat iktatószáma 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=” pre_file_id”>// <ref> Utóirat Utóirat iktatószáma 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=” post_file_id”>// <ref> Kapcsolatos ügyiratok Kapcsolatos ügyiratok iktatószámai (amennyiben van ilyen, több is lehet) 0 .. N <archdesc>/<did>/<note type=” connected_file_ids”>/<list>/<it em><ref> Felelős Felelős személy vagy beosztás 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”owner”>/<name> Ügyintéző Ügyintéző 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=” administrator”>/<name> intézés határideje Az ügyintézés befejezésének tervezett határideje 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” administering_deadline”> Elintézés időpontja Az ügyintézés befejezésének tényleges időpontja 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” administering_date”> Intézés módja Az ügyintézésre vonatkozó leírás 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”administering_mode”> / Irattári átvevő Irattári átvevő (amennyiben 0 .. 1 az irat irattárba kerül) <archdesc>/<did>/<origination label=”inhouse_archiver”>/<na me> Irattározás ideje Irattárba helyezés időpontja 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” inhouse_archiving_date”> 43 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML Selejtezhetőség időpontja A tervezett selejtezési időpont 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” destroy_deadline”> Levéltárba adhatás időpontja A tervezett levéltárba adás időpontja 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” transfer_deadline”> Kölcsönzések Kölcsönzés időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<date type=”loan_date”> <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<name: role=”borrower”> Kölcsönző személy <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<name: role=”loaner”> Kölcsönzést engedélyező személy <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<date type= „loan_deadline”> Kölcsönzési határidő <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<date type= „take_back_date”> Visszavétel kölcsönzésből <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<name: role= „tb_person” > Visszavevő személy Selejtezés időpontja23 Selejtezés időpontja (amennyiben az irat selejtezésre került) Selejtező A selejtezést végző személy 0 .. 1 (amennyiben az irat selejtezésre került) <archdesc>/<processinfo type=” destroyer”>//<name> Ellenőr A selejtezést ellenőrző személy (amennyiben az irat selejtezésre került) 0 .. 1 <archdesc>/< processinfo type=”supevisor”>/ /<name> Levéltárba adás Levéltárba adás időpontja (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=”transfer_time”>//<d ate> Levéltári átadó Levéltárnak átadást végző személy (amennyiben az 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=” 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=”destroy_time”>//<da te> 23 A levéltárba adás során a leselejtezett iratok nem kerülnek átadásra, de az ezekre vonatkozó iktatókönyvi adatokat át kell adni a levéltárnak. 44 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság iratot levéltárba kell adni) EAD.XML transfer_deliverer”>//<nam e> Levéltári átvevő Levéltári átvevő (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=” transfer_recipient”>// <name> Irat helye Irat fizikai helye 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<physloc> Az iratképző neve Az adott irategyüttest létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> Idő(kör) kezdete24 Az ügyirat iratanyaga létrehozásának kezdete 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége Az ügyirat iratanyaga létrehozásának vége 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás Az ügyirat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Részletes tartalmi leírás Az ügyirat hatókörét, és az ügy hátterét kifejtő leírás 0 .. 1 <archdesc>/<scopecontent>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> Nyelv Az ügyirat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. 0 .. N <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> Őrzéstörténet Az ügyirat korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) 0 .. 1 <archdesc>/<custodhist>/ Forrás Amennyiben az ügyirat nem 0 .. 1 az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Biográfiatörténet Az ügyirattal kapcsolatba hozható előtörténeti információk 0 .. 1 <archdesc>/<bioghist>/ Bővíthetőség Az ügyirathoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ Elrendezés Az ügyirat belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére <archdesc>/<arrangement>/ 24 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 45 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML vonatkozó speciális információk. Hozzáférhetőség Az ügyirat tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás 0 .. 1 Használhatóság Az ügyirat felhasználásához, 0 .. 1 korlátozásaihoz kapcsolódó leírás <archdesc>/<accessrestrict rel="nofollow">/ <archdesc>/<userestrict>/ Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás és őrzőhelye során az eredeti ügyirat nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás 0 .. N <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott ügyirat létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó iratanyag Az ügyirat tartalmához 0 .. N kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei <archdesc>/<relatedmaterial>/ Leírási szabályok Az ügyiratot kezelő szervezetben az iratnyilvántartások kezelésének speciális, az adott ügyiratra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> Eseménynapló bejegyzések25 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ 25 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 46 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML <subject> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.14. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokon belül lehet kisebb irategyütteseket is képezni. Az ügyiratdarabokhoz és ügyiratkötetekhez a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos az ügyiratdarab/ügyiratkötet azonosítójával) 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos az ügyiratdarab/ügyiratkötet megnevezésével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> azonosító Az ügyiratdarab/ügyiratkötet egyedi azonosítója (alapértelmezetten a főszámhoz kapcsolt, jelöléssel ellátott sorfolytonos sorszám, amely egyértelműen megkülönböztethető az alszámtól) 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> Megnevezés Az 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> 47 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML ügyiratdarab/ügyiratkötet szöveges megnevezése (tárgya) Irathierarchia szint „subfile” vagy „subdivision” 1 .. 1 (ezek a típusok nem szerepelnek az alap szintek között) <archdesc: LEVEL=”otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=”subfile”> <archdesc: OTHERLEVEL=”subdivision”> Az iratképző neve Az adott irategyüttest létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> Idő(kör) kezdete26 Az ügyiratdarab/kötet iratanyaga létrehozásának kezdete 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége Az ügyiratdarab/kötet iratanyaga létrehozásának vége 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás Az ügyiratdarab/kötet tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Részletes tartalmi leírás Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásit, tartalmát bemutató leírás 0 .. 1 <archdesc>/ <scopecontent>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> Nyelv Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. 0 .. N <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba 0 .. 1 hozható előtörténeti információk <archdesc>/<bioghist>/ A megőrzés története Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés közvetlen forrása Amennyiben az iratanyag 0 .. 1 nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Jövőbeni gyarapodás Az iratanyaghoz várhatóan <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ 0 .. 1 0 .. 1 26 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 48 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML a későbbiekben érkező további anyagok leírása. A leírási egység szerkezete Az iratanyag belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. <archdesc>/<arrangement>/ Hozzáférési korlátozások Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás <archdesc>/ <accessrestrict rel="nofollow">/ Felhasználási korlátozások Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás 0 .. 1 <archdesc>/<userestrict>/ Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás és őrzőhelye során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás 0 .. N <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó leírási egységek Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei 0 .. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ Leírási szabályok Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> Eseménynapló bejegyzések27 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> 27 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 49 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.15. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokon belül nyilvántartott iratokhoz a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat iktatószámával) 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Irathierarchia szint Az irathierarchiában betöltött hely. Az iratnak megfelelő értéket kell kapnia. („record”) 1 .. 1 <archdesc: LEVEL=„otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=„record”> Iktatószám A nyilvántartott irat azonosítója: a főszámot és alszámot tartalmazó iktatószámmal 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> 50 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML Tárgy A nyilvántartott irat szöveges megnevezése (tárgya) 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Kezelési feljegyzés kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”handling_notes”> / Iktatás dátuma Iktatás dátuma 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „originated_date”> Tárgyszavak Tárgyszókészlet 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=” subjects” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<subject> Ügyazonosító Ügyazonosító (amennyiben 0 .. 1 az információ ügykezelő rendszerből érkezik) <archdesc>/<did>/<note type=”case_id”>// <ref> Ügykezelő rendszer azonosítója Ügykezelő rendszer 0 .. 1 azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) <archdesc>/<did>/<note type=”case_sys_id”>// <ref> Irat irány Az irat lehet bejövő, kimenő, vagy belső keletkezésű. Értékei: BEJÖVŐ KIMENŐ BELSŐ <archdesc>/<did>/<note type=”record_direction”> / Beérkezés időpontja Az iratnak az iratképzőhöz 0 .. 1 való érkezésének időpontja (bejövő irat esetében) <archdesc>/<did>/<unitdate label= „arrived_date”> Beérkezés módja Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének módja (bejövő irat esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”arriving_mode”> / Kézbesítés prioritása Kézbesítés prioritása 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”delivery_priority”>/ Érkeztető Érkeztető személy 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”Taker”>/<name> Érkeztetési azonosító Érkeztetési azonosító 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”arriving_id”>/ Küldő neve Küldő neve 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”Sender”>/<name> Küldő szervezet Küldő szervezet 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=” Sender”>/<corpname> Küldő címe Küldő címe 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”Sender”>//<address rel="nofollow">/ <addressline rel="nofollow"> 1 .. 1 51 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Címzettek Számosság 0 .. N EAD.XML <archdesc>/<odd TYPE=”Recipient”>/ Címzett neve /<persname> Címzett szervezet /<corpname> Címzett címe /<address rel="nofollow">/<addressline rel="nofollow"> Adathordozó típusa Adathordozó típusa (papír, elektronikus) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <physdesc label=”medium_type”> Paper, Electronic Küldemény bontója Küldemény bontója (amennyiben nem azonos az érkeztetővel) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination label=”opener”>/<name> Bontás időpontja Bontás időpontja (amennyiben nem azonos az érkeztetés időpontjával) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „opening_timestamp”> Bontási megjegyzés Bontással kapcsolatos megjegyzések 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”opening_note”> Iktató Iktató (az iktatást végző személy) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”record_creator”>/<nam e> Iktatás státusza Iktatás státusa (iktatva, nem 0 .. 1 kell iktatni, téves iktatás) <archdesc>/<did>/<note type=”record_status”> Hivatkozási szám Küldő saját iktatószáma (bejövő iratoknál) Címzett saját iktatószáma (kimenő iratoknál) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type= „reference_record_id”>//<r ef> Mellékletek Mellékletek leírása (amennyiben van ilyen) 0 .. N <archdesc>/<did>/<note type=”Supplements”>/ Mellékletek száma Mellékletek száma (amennyiben van ilyen) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”supplement_no”> Kapcsolódó iratok Kapcsolódó irat (amennyiben van ilyen, több is lehet) 0 .. N <archdesc>/<did>/<note type=”ReferTo”>/ <list>/<item>/<ref> Ügyintézési határidő Intézési határidő (határidős 0 .. 1 ügyek esetében) <archdesc>/<did>/<unitdate label=„administering_deadline” > Elintézés módja Intézés módja (amennyiben 0 .. 1 szükséges intézkedés) <archdesc>/<did>/<note type= ”administering_mode”> Elintézés időpontja Elintézés időpontja (amennyiben szükséges intézkedés) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=„adjustment_time”> Kiadmányozó Kiadmányozó (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”ApprovedBy”>/<name> Kiadmányozás dátuma Kiadmányozás dátuma 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate 52 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság (kimenő iratok esetében) Egyéb aláírás EAD.XML label=„ApprovalDate”> 0 .. N <archdesc>/<odd type=” other_approval”>/ Egyéb aláíró neve /<name> Egyéb aláírás dátuma ISO8601 dátumformátumban. /<date> Expediálás időpontja Expediálás időpontja (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „sendout_time”> Expediálás módja Expediálás módja (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type= ”sendout_mode”> Expediáló Expediáló (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”Sender”>/<name> Az iratképző neve Az adott nyilvántartott iratot létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> Idő(kör) kezdete28 A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának kezdete 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának vége 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> Nyelv Az irat tartalmában használt 0 .. N nyelvekre vonatkozó leírás. <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba 0 .. 1 hozható előtörténeti információk <archdesc>/<bioghist>/ A megőrzés története Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés közvetlen forrása Amennyiben az iratanyag 0 .. 1 nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. 0 .. 1 <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ 28 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 53 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság 0 .. 1 EAD.XML Jövőbeni gyarapodás Az iratanyaghoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása. A leírási egység szerkezete Az iratanyag belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. <archdesc>/<arrangement>/ Hozzáférési korlátozások Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás <archdesc>/ <accessrestrict rel="nofollow">/ Felhasználási korlátozások Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás 0 .. 1 <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ <archdesc>/<userestrict>/ Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás és őrzőhelye során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás 0 .. N <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó leírási egységek Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei 0 .. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ Leírási szabályok Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> Eseménynapló bejegyzések29 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ 29 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 54 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság „VIEW” „OTHER” <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok EAD.XML Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.16. A sorszámos (nem főszám/alszámos) iktatási rendszerben a nyilvántartott iratokat közvetlenül az iktatókönyvekhez kell rendelni és a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás egyedi azonosítója (Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat iktatószámával) 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Iktatószám A nyilvántartott irat azonosítója: sorszámos iktatószám 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> Tárgy A nyilvántartott irat szöveges megnevezése (tárgya) 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Irathierarchia szint Az irathierarchiában 1 .. 1 <archdesc: 55 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság betöltött hely. Az iratnak megfelelő értéket kell kapnia. („record”) EAD.XML LEVEL=„otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=„record”> Kezelési feljegyzés kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”handling_notes”> / Készítési idő Iktatás dátuma 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „originated_date”> Lezárási idő Az ügyirat lezárásának pontos ideje. 1 .. 1 <archdesc><did>/<unitdate label= „closed_date”> Irattári tételszám Annak az irattári tételnek az 1 .. 1 azonosítója, ahova az ügyirat be van sorolva. <archdesc>/<fileplan>// <ref> Besorolás dátuma Az irattári tételbe sorolás pontos időpontja, ISO8601 dátumformátumban. 1 .. 1 <archdesc>/<fileplan>// <date type=”classification_date”> Tényleges lejárati teendő A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározottat: „Határidő nélkül megőrzendő” „Lejárati idő végén felülvizsgálandó” „Levéltárba adandó” „Selejtezendő” 0-1 <archdesc>/<note type= ”actual_disposal_action”>/ Tényleges megőrzési idő egység Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározottat: „Nincs megőrzési időszak” „Napok” „Hetek” „Hónapok” „Évek” (Magyarországon általában évek) 0 .. 1 <archdesc>/<note type= ”actual_retention_period_inter val”>/ Tényleges megőrzési idő Az ügyirathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja a besorolási sémából adódó megőrzési időt. 0 .. 1 <archdesc>/<appraisal rel="nofollow">//< date type= ”actual_retention_period_dura tion”> Tárgyszavak Tárgyszókészlet 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=” Subjects” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<subject> Kezelési feljegyzés kezelési feljegyzések, 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note 56 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság amelyek az ügyintézés során keletkeztek EAD.XML type=”handling_notes”> / Előirat Előirat iktatószáma 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=” pre_file_id”>// <ref> Utóirat Utóirat iktatószáma 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=” post_file_id”>// <ref> Kapcsolatos ügyiratok Kapcsolatos ügyiratok iktatószámai (amennyiben van ilyen, több is lehet) 0 .. N <archdesc>/<did>/<note type=” connected_file_ids”>/<list>/<it em><ref> Felelős Felelős személy vagy beosztás 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”owner”>/<name> Ügyintéző Ügyintéző 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=” administrator”>/<name> Intézés határideje Az ügyintézés befejezésének tervezett határideje 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” administering_deadline”> Elintézés időpontja Az ügyintézés befejezésének tényleges időpontja 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” administering_date”> Intézés módja Az ügyintézésre vonatkozó leírás 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”administering_mode”> / Irattári átvevő Irattári átvevő (amennyiben 0 .. 1 az irat irattárba kerül) <archdesc>/<did>/<origination label=”inhouse_archiver”>/<na me> Irattározás ideje Irattárba helyezés időpontja 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” inhouse_archiving_date”> Selejtezhetőség időpontja A tervezett selejtezési időpont 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” destroy_deadline”> Levéltárba adhatás időpontja A tervezett levéltárba adás időpontja 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=” transfer_deadline”> Kölcsönzések Kölcsönzés időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<date type=”loan_date”> <archdesc>/<odd type=” 57 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság Kölcsönző személy EAD.XML loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<name: role=”borrower”> <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<name: role=”loaner”> Kölcsönzést engedélyező személy <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<date type= „loan_deadline”> Kölcsönzési határidő <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<date type= „take_back_date”> Visszavétel kölcsönzésből <archdesc>/<odd type=” loan”>/<chronlist>/<chronitem >/<event>/<name: role= „tb_person” > Visszavevő személy Selejtezés időpontja30 Selejtezés időpontja (amennyiben az irat selejtezésre került) Selejtező A selejtezést végző személy 0 .. 1 (amennyiben az irat selejtezésre került) <archdesc>/<processinfo type=” destroyer”>//<name> Ellenőr A selejtezést ellenőrző személy (amennyiben az irat selejtezésre került) 0 .. 1 <archdesc>/< processinfo type=”supevisor”>/ /<name> Levéltárba adás Levéltárba adás időpontja (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=”transfer_time”>//<d ate> Levéltári átadó Levéltárnak átadást végző személy (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=” transfer_deliverer”>//<nam e> Levéltári átvevő Levéltári átvevő (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=” transfer_recipient”>// <name> Irat helye Irat fizikai helye 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<physloc> Ügyazonosító Ügyazonosító (amennyiben 0 .. 1 az információ ügykezelő rendszerből érkezik) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=”destroy_time”>//<da te> <archdesc>/<did>/<note type=”case_id”>// <ref> 30 A levéltárba adás során a leselejtezett iratok nem kerülnek átadásra, de az ezekre vonatkozó iktatókönyvi adatokat át kell adni a levéltárnak. 58 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML Ügykezelő rendszer azonosítója Ügykezelő rendszer 0 .. 1 azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) <archdesc>/<did>/<note type=”case_sys_id”>// <ref> Irat irány Az irat lehet bejövő, kimenő, vagy belső keletkezésű. Értékei: BEJÖVŐ KIMENŐ BELSŐ <archdesc>/<did>/<note type=”record_direction”> / Beérkezés időpontja Az iratnak az iratképzőhöz 0 .. 1 való érkezésének időpontja (bejövő irat esetében) <archdesc>/<did>/<unitdate label= „arrived_date”> Beérkezés módja Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének módja (bejövő irat esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”arriving_mode”> / Kézbesítés prioritása Kézbesítés prioritása 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”delivery_priority”>/ Érkeztető Érkeztető személy 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”Taker”>/<name> Érkeztetési azonosító Érkeztetési azonosító 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”arriving_id”>/ Küldő neve Küldő neve 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”Sender”>/<name> Küldő szervezet Küldő szervezet 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=” Sender”>/<corpname> Küldő címe Küldő címe 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”Sender”>//<address rel="nofollow">/ <addressline rel="nofollow"> 0 .. N <archdesc>/<odd TYPE=”Recipient”>/ Címzettek 1 .. 1 Címzett neve /<persname> Címzett szervezet /<corpname> Címzett címe /<address rel="nofollow">/<addressline rel="nofollow"> Adathordozó típusa Adathordozó típusa (papír, elektronikus) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <physdesc label=”medium_type”> Paper, Electronic Küldemény bontója Küldemény bontója (amennyiben nem azonos az érkeztetővel) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination label=”opener”>/<name> Bontás időpontja Bontás időpontja (amennyiben nem azonos az érkeztetés időpontjával) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „opening_timestamp”> 59 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML Bontási megjegyzés Bontással kapcsolatos megjegyzések 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”opening_note”> Iktató Iktató (az iktatást végző személy) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”record_creator”>/<nam e> Iktatás státusa Iktatás státusa (iktatva, nem 0 .. 1 kell iktatni, téves iktatás) <archdesc>/<did>/<note type=”record_status”> Hivatkozási szám Küldő saját iktatószáma (bejövő iratoknál) Címzett saját iktatószáma (kimenő iratoknál) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type= „reference_record_id”>//<r ef> Mellékletek Mellékletek leírása (amennyiben van ilyen) 0 .. N <archdesc>/<did>/<note type=”Supplements”>/ Mellékletek száma Mellékletek száma (amennyiben van ilyen) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”supplement_no”> Kapcsolódó iratok Kapcsolódó irat (amennyiben van ilyen, több is lehet) 0 .. N <archdesc>/<did>/<note type=”ReferTo”>/ <list>/<item>/<ref> Ügyintézési határidő Intézési határidő (határidős 0 .. 1 ügyek esetében) <archdesc>/<did>/<unitdate label=„administering_deadline” > Elintézés módja Intézés módja (amennyiben 0 .. 1 szükséges intézkedés) <archdesc>/<did>/<note type= ”administering_mode”> Elintézés időpontja Elintézés időpontja (amennyiben szükséges intézkedés) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=„adjustment_time”> Kiadmányozó Kiadmányozó (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”ApprovedBy”>/<name> Kiadmányozás dátuma Kiadmányozás dátuma (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=„ApprovalDate”> Egyéb aláírás 0 .. N <archdesc>/<odd type=” other_approval”>/ Egyéb aláíró neve /<name> Egyéb aláírás dátuma ISO8601 dátumformátumban. /<date> Expediálás időpontja Expediálás időpontja (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „sendout_time”> Expediálás módja Expediálás módja (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type= ”sendout_mode”> Expediáló Expediáló (kimenő iratok esetében) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<origination label=”Sender”>/<name> Az iratképző neve Az adott nyilvántartott iratot létrehozó szervezet 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> 60 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML megnevezése Idő(kör) kezdete31 A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának kezdete 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának vége 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<head>=” Subjects” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> Nyelv Az irat tartalmában használt 0 .. N nyelvekre vonatkozó leírás. <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba 0 .. 1 hozható előtörténeti információk <archdesc>/<bioghist>/ A megőrzés története Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés közvetlen forrása Amennyiben az iratanyag 0 .. 1 nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Jövőbeni gyarapodás Az iratanyaghoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása. <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ A leírási egység szerkezete Az iratanyag belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. <archdesc>/<arrangement>/ Hozzáférési korlátozások Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás <archdesc>/ <accessrestrict rel="nofollow">/ Felhasználási korlátozások Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás és őrzőhelye során az eredeti iratanyag 0 .. 1 0 .. 1 0 .. 1 0 .. N <archdesc>/<userestrict>/ <archdesc>/<originalsloc>/ 31 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 61 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó leírási egységek Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei 0 .. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ Leírási szabályok Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> Eseménynapló bejegyzések32 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” Érintett metaadat Korábbi érték Új érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> 32 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 62 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság Esemény leírás Hozzáférési jogok EAD.XML <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> Érintett felhasználó 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 6.17. Az iratképző iktatási rendszerében használt, a korábbi pontokban megjelölteken túli metaadatokat is bele kell tenni a megfelelő EAD xml-be:  Az általános szöveg és szám típusú mezőket az <archdesc>/<odd>//<note>/ elemben a <note> elem „TYPE” megkülönböztetve. attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával  A dátum típusú mezőket az <archdesc>/<odd>//<date> elemben a <date> elem „TYPE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A belső hivatkozásokat az <archdesc>/<odd>//<note>//<ref> elemben a <note> elem „TYPE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A személyek nevét az <archdesc>/<odd>//<persname> elemben a <persname> elem „ROLE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A cégek/szervezetek nevét az <archdesc>/<odd>//<corpname> a <corpname> elem „ROLE” attribútumával illetve elemben az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A címeket az <archdesc>/<odd>//<note>//<address rel="nofollow">/<addressline rel="nofollow"> elemben a <note> elem „TYPE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  Amennyiben a fenti értékekből összekapcsolt, adategyütteseket kell rögzíteni, akkor azokat egy <archdesc>/<odd>/ elembe lehet összekapcsolni az <odd> elem „TYPE” attribútumával azonosítva. Ha az összekapcsolt adategyüttesben ugyanabból az adattípusból több is szerepel, akkor azokat szöveg és szám, cím vagy hivatkozás esetén az <archdesc>/<odd>//<note> „TYPE” attribútumával, dátum esetén <archdesc>/<odd>//<date> elem „TYPE” attribútumával, személyek vagy szervezetek esetében pedig <archdesc>/<odd>//<persname> illetve <archdesc>/<odd>//<corpname> elemek „ROLE” attribútumával lehet megkülönböztetni az adategyüttesen belül.  Amennyiben a fenti elemekből hasonló egyedi elemekből álló listákat kell képezni, akkor azokat egy <archdesc>/<odd>/<list> elem <item> elemeibe lehet elhelyezni az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve. 6.18. Az előző pontban meghatározottaktól eltérő szerkezetű vagy tartalmú kiegészítő adatokról az átadási megállapodásban kell rendelkezni. 6.19. Az EAD xml-be kerülő dátum és időpont értékek (<unitdate> és <date> EAD elemek) esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értéket ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, függetlenül attól, hogy az adott XML elem tényleges értékében milyen dátumformátum szerepel. 6.20. Ebben az átadási formában az amdSec-ben szükséges lehet adminisztratív metaadatokat rögzíteni akár minden logikai vagy fizikai iratelemhez. 63 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 6.21. A fileSec szekció a SIP csomag content/data és content/documentation mappák fájlstruktúrájában szereplő valamennyi egyedi állományhoz tartalmazza a fájlok leírását. 6.22. A structMap szekcióban pedig fel kell építeni a teljes iratstruktúra hierarchikus modelljét, és az egyes elemekhez megfelelő módon hozzá kell rendelni a metaadatokat illetve a fájl-információkat. <Div> elemet kell készíteni valamennyi irattári tétel, iktatókönyv, ügyirat, ügyiratdarab/ügyiratkötet és nyilvántartott irat számára 7. Egyéb irategyüttesek iratszintű átadására (3. típus) vonatkozó speciális követelmények 7.1. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 10. § (1) szerinti nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyüttesekre vonatkozóan a jelen fejezet szerinti speciális követelményeket kell alkalmazni. Jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni azokra a szakmai nyilvántartásokra, adatbázisokra, szakrendszerekre, amelyek különböző iratok nem iktatás során létrejövő nyilvántartási adatait tartalmazzák.33 7.2. Az iratátadás során az iratokat megfelelő strukturális rendezettséggel, metaadatokkal ellátva kell átadni:  Az információknak iratszintű bontásban kell elkülönítve lenniük, úgy, hogy minden nyilvántartott irat egy vagy több fájl formájában kerül rögzítésre (nem elfogadható, ha egy fizikai fájlban elkülöníthetetlenül keveredik több irat tartalma).  Az iratokat tetszőleges irategyüttesekbe lehet csoportosítani, akár több irathierarchia-szintet létrehozva.  Az iratokból álló, különböző szintű irategyütteseknek el kell különülniük, és biztosítani kell, hogy egy irategyüttesekhez csak akkor tartozzanak nyilvántartott iratok, ha annak már nincsenek további rész-irategyüttesei. (Egy irathierarchia szinten vagy csak iratok, vagy csak irategyüttesek lehetnek.)  Mind az iratokhoz, mind az irategyüttesekhez egyértelműen hozzá kell rendelni a rájuk vonatkozó metaadatokat.  A tényleges tartalmat hordozó fizikai fájlokat mindig az egyedi nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolni. 7.3. Ennél a csomagtípusnál alapértelmezetten kötelező használni egy (akár nagyon egyszerű szerkezetű, szélsőséges esetben néhány egyedi tételből álló) hierarchikus kategóriarendszert, a besorolási sémát34, amelynek tartalmaznia kell az iratanyag megőrzésére vonatkozó szabályrendszer leírását is. A besorolási séma használatának mellőzését az illetékes levéltár az iratátadási megállapodásban engedélyezheti. A besorolási sémára vonatkozó szabályok:  A besorolási séma egyes kategóriához kell meghatározni a kötelező megőrzési időt, illetve az iratok megőrzésévelel kapcsolatos egyéb előírásokat. (Megőrzési leírás.)  Minden egyedi irathoz valamilyen formában hozzá kell rendelni a megőrzésre vonatkozó leírásokat. Ez történhet egy besorolási séma egyedi hozzárendelésével, a magasabb szintről történő öröklésével, vagy az adott nyilvántartott iratra vonatkozó egyedi megőrzési leírás rögzítésével. 35 33 Amennyiben az adott nyilvántartás, adatbázis, szakrendszer, stb. nem iratokkal kapcsolatos adatokat tartalmaz, akkor a 4. típusú átadást kell alkalmazni. 34 A besorolási séma azonos lehet az iratképző iktatásnál használt hivatalos irattári tervével, de bizonyos iratnyilvántartások esetén érdemes eltérő szerkezetű vagy egyszerűbb struktúrát használni a tartalmi kategorizálásra, illetve a megőrzési előírások rendszerezésére. 35 A kapcsolódó megőrzési leírások érvényesítésének sorrendje: 1. Egyedileg megadott megőrzési leírás, 2. ha ilyen nincs, akkor a hozzárendelt beosorolási kategóriából származó megőrzési leírás, 3. ha ilyen nincs, akkor a 64 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0  Az egyes irategyüttesekhez, vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan besorolási kategóriát szabad hozzárendelni, amelynek már nincsenek alkategóriái. 7.4. A nyilvántartó alkalmazásokban kezelt metaadatokból (beleértve a besorolási sémát is) és az elsődleges adatokból (tartalomból) ezekben az esetekben is szabványos átadási csomagot kell létrehozni: a METS formátumnak megfelelő metaadat-struktúrába kell rendezni a nyilvántartásban tárolt metaadatokat úgy, hogy annak belső hierarchiája leképezze a nyilvántartási hierarchiát egészen az egyedi nyilvántartott iratok szintjéig. A content/data mappában elhelyezkedő digitális állományokat úgy kell előállítani (szétbontani), hogy azok legalább az iratnyilvántartásban szereplő egyedi nyilvántartott iratokhoz egyértelműen hozzárendelhetőek legyenek. Szükséges esetben kiegészítő fejlesztéssel, migrációs eszközökkel és manuális munkával kell az iktatási iratnyilvántartás tartalmát az itt meghatározott szabványos formátumúvá alakítani. Ez az iratátadó feladata. 7.5. A 7.4 pontban meghatározott szabványos formátumú metaadat-szerkezet mellett minden esetben át kell adni az adott nyilvántartást SIARD 36 szabványnak megfelelő .siard formátumú fájlba konvertálva, a csomag „documentation” mappájában. A siard formátumú átadás helyett az átadási megállapodásban a levéltár engedélyezheti az adatállomány más struktúrált formátumban való átadását is. 7.6. A SIP Header/metaadat.xml struktúrájára vonatkozó speciális előírások: Az átadásra kerülő iratanyag metaadatai struktúrájának egyik rétegét az adott nyilvántartás besorolási sémájának megfelelő kategória-hierarchia adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyedi nyilvántartott iratokból képzett irategyüttes („aggregáció”) hierarchia. A struktúra felépítésénél két alapelvet kell figyelembe venni: Egyrészt a besorolási sémából az alkategóriákat már nem tartalmazó (legalsó) elemeket lehet hozzárendelni a nyilvántartott iratokhoz és irategyüttesekhez. Másrészt a nyilvántartott iratokat közvetlenül tartalmazó irategyütteseknek már nem lehetnek gyerekaggregátumai. (Csak az irathierarchia alsó irategyütteseihez lehet nyilvántartott iratokat rendelni.) hierarchiában felette levő első olyan irategységhez hozzárendelt besorolási kategóriából származó megőrzési leírás, amelyhez hozzárendeltek ilyent. 36 SIARD: Software Independent Archiving of Relational Databases. A Svájci Szövetségi Levéltár által az adatbázisok hosszú távú megőrzéséhez kifejlesztett formátum. 65 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Besorolási séma Kategória 2 Kategória 1 Kategória 1.1 Kategória 1.2 Kategória 2.1 Kategória 2.2 Kategória 2.2.1 Irategyüttes 1 Irategyüttes 2 Irategyüttes Irategyüttes Nyilvántartott irat Irategyüttes Irategyüttes Irategyüttes Irategyüttes Nyilvántartott irat Kategória 2.2.2 Nyilvántartott irat Irategyüttes Irategyüttes Nyilvántartott irat Nyilvántartott irat Nyilvántartott irat Nyilvántartott irat Nyilvántartott irat Nyilvántartott irat 7. ábra 7.7. A „Header” mappában egy az iratátadási eljáráshoz igazított (leegyszerűsített) METS szabványú XML (metadata.xml) található. 7.8. A Header mappában lévő metadata.xml annyi dmdSec szekciót tartalmaz, ahány egyedi, metaadatokkal ellátható eleme van az irathierarchiának, és mind a besorolási séma kategóriáihoz, mind az irat-aggregációkhoz, mind az egyedi nyilvántartott iratokhoz önálló EAD és kiegészítő XMLek vannak beágyazva a tényleges metaadatokkal. Ebben az esetben az amdSec-ben szükséges lehet adminisztratív metaadatokat rögzíteni, és a fileSec szekció a SIP csomag content/data és content/documentation mappák fájlstruktúrájában szereplő valamennyi állományhoz tartalmazza a fájlok leírását. A structMap szekcióban pedig fel kell építeni a teljes iratstruktúra hierarchikus modelljét, és az egyes elemekhez megfelelő módon hozzá kell rendelni a metaadatokat illetve a fájlinformációkat. A content/data mappa fájlstruktúrája legalább irat szintű bontásban, de akár kisebb komponensek szintjén, mappákba rendezett egyedi fájlokban tartalmazza az átadásra kerülő elektronikus tartalmat. 66 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 8. ábra 7.9. Az iktatási hierarchiában a besorolási séma egészéhez (gyökér eleméhez) a következő metaadatokat kell rögzíteni az megfelelő EAD xml-ben: Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás azonosítója 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos a besorolási séma megnevezésével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> azonosító A besorolási séma egyedi azonosítója (alapértelmezetten: „BSévszám”) 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> besorolási séma megnevezése A besorolási séma szöveges 1 .. 1 megnevezése <archdesc>/<did>/<unittitle> Irathierarchia szint Az irathierarchiában 1 .. 1 betöltött hely. A besorolási sémának megfelelő értéket kell kapnia. <archdesc: LEVEL=„otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=„classification”> Tartalmi összefoglalás A besorolási séma tartalmára vonatkozó rövid <archdesc>/<did>/ <abstract rel="nofollow"> 0 .. 1 67 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML összefoglaló leírás. Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Készítési idő A besorolási terv készítésének pontos ideje. 1 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate> Eseménynapló bejegyzések37 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó Elvégezhető funkció <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> 7.10. A nyilvántartási hierarchiában az besorolási séma kategóriáihoz a következő metaadatokat rögzíti a megfelelő EAD.xml: 37 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 68 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás azonosítója 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos a kategória megnevezésével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Irathierarchia szint Az irathierarchiában 1 .. 1 betöltött hely. A kategóriának megfelelő értéket kell kapnia. („class”) <archdesc: LEVEL=”class”> Kategória azonosító A kategória egyedi azonosítója 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> Kategória megnevezése A kategória megnevezése 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Készítési idő A kategória keletkezési ideje 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „originated_date”> Tartalmi összefoglalás A kategória tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Alapértelmezett lejárati teendő A megőrzési idő lejárta utáni alapszintű javasolt teendő leírása „Határidő nélkül megőrzendő” „Lejárati idő végén felülvizsgálandó” „Levéltárba adandó” „Selejtezendő” 1-1 <archdesc>/<note type= ”default_disposal_action”>/ Alapértelmezett megőrzési idő egység Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő jellege: „Nincs megőrzési időszak” „Napok” „Hetek” „Hónapok” „Évek” (Magyarországon általában évek) 1 .. 1 <archdesc>/<note type= ”default_retention_period_inte rval”>/ Alapértelmezett megőrzési idő érték Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő értéke 1 .. 1 <archdesc>/<note type= ”default_retention_period_dur ation”>/ 69 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Eseménynapló bejegyzések38 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 7.11. Az irathierarchiában az egyes irategyüttesekhez a következő metaadatok rögzíti a megfelelő EAD.xml: Név EAD azonosító Leírás A metaadat leírás azonosítója Számosság 1 .. 1 EAD.XML <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) 38 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 70 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 EAD megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos a irategyüttes megnevezésével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Irategyüttes azonosító Az irategyüttes egyedi azonosítója 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> Irategyüttes megnevezése Az irategyüttes szöveges megnevezése 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Irathierarchia szint Az irathierarchiában 1 .. 1 betöltött hely. Az irategyüttesnek megfelelő értéket kell kapnia. („recordgrp”) <archdesc: LEVEL=„recordgrp”> Készítési idő Az irategyüttes létrehozásának ideje 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label=„originated_date”> Lezárási idő Az irategyüttes lezárásának pontos ideje. 1 .. 1 <archdesc><did>/<unitdate label= „closed_date”> Besorolási séma azonosító Annak a besorolási kategóriának az azonosítója, ahova az irategyüttes be van sorolva. 0 .. 1 <archdesc>/<fileplan>// <ref> Besorolás dátuma A besorolási sémába való besorolás pontos időpontja. 0 .. 1 <archdesc>/<fileplan>// <date type=”classification_date”> Tárgyszavak Tárgyszókészlet 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”S ubjects” <archdesc>/<index>/<indexentr y>/<subject> Az iratképző neve Az adott irategyüttest létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> Idő(kör) kezdete39 Az iratanyag létrehozásának kezdete 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége Az iratanyag 0 .. 1 létrehozásának befejezése <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás Az irategyüttes tartalmára 0 .. 1 vonatkozó rövid összefoglaló leírás. <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> Megjegyzés megjegyzés, kommentár <archdesc>/<did>/<note>/ 0 .. 1 39 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 71 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Részletes tartalmi leírás Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásit, tartalmát bemutató leírás 0 .. 1 <archdesc>/ <scopecontent>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<head>=”S ubjects” <archdesc>/<index>/<indexentr y>/<geogname> Nyelv Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. 0 .. N <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba hozható előtörténeti információk 0 .. 1 <archdesc>/<bioghist>/ A megőrzés története Az iratanyag korábbi 0 .. 1 őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés közvetlen forrása Amennyiben az iratanyag nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. 0 .. 1 <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Jövőbeni gyarapodás Az iratanyaghoz 0 .. 1 várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása. <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ A leírási egység szerkezete Az iratanyag belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. 0 .. 1 <archdesc>/<arrangement>/ Hozzáférési korlátozások Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás 0 .. 1 <archdesc>/ <accessrestrict rel="nofollow">/ Felhasználási korlátozások Az iratanyag felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás 0 .. 1 <archdesc>/<userestrict>/ Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás 0 .. N és őrzőhelye során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó leírási egységek Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó 0 .. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ 72 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei Leírási szabályok Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<de scrules> Eseménynapló bejegyzések40 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem>/ <event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó Elvégezhető funkció 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/< function> 40 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 73 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 7.12. Az irathierarchiában a nyilvántartott iratokhoz a következő metaadatok rögzíti a megfelelő EAD.xml: Név Leírás Számosság EAD.XML EAD azonosító A metaadat leírás azonosítója (Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat azonosítójával) 1 .. 1 <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) EAD Megnevezés A metaadat leírás szöveges megnevezése. (Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat címével) 0 .. 1 <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper> Iratazonosító A nyilvántartott irat azonosítója 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitid> Cím A nyilvántartott irat szöveges megnevezése (tárgya) 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unittitle> Leírási szint Az irathierarchiában betöltött hely. Az iratnak megfelelő értéket kell kapnia. („record”) 1 .. 1 <archdesc: LEVEL=„otherlevel”> <archdesc: OTHERLEVEL=„record”> Készítési idő A nyilvántartott irat keletkezési ideje 1 .. 1 <archdesc>/<did>/<unitdate label= „originated_date”> Tárgyszavak Tárgyszókészlet 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=” Subjects” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<subject> Besorolási séma azonosító Annak a besorolási kategóriának az azonosítója, ahova az irat be van sorolva. 1 .. 1 <archdesc>/<fileplan>// <ref> Besorolás dátuma A besorolási sémába való 1 .. 1 besorolás pontos időpontja. <archdesc>/<fileplan>// <date type=”classification_date”> Tényleges lejárati teendő A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározottat: „Határidő nélkül megőrzendő” „Lejárati idő végén felülvizsgálandó” „Levéltárba adandó” „Selejtezendő” <archdesc>/<note type= ”actual_disposal_action”>/ Tényleges megőrzési idő egység Az irathoz tartozó tényleges 0 .. 1 megőrzési idő jellege, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározottat: 0-1 <archdesc>/<note type= ”actual_retention_period_inter val”>/ 74 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML „Nincs megőrzési időszak” „Napok” „Hetek” „Hónapok” „Évek” (Magyarországon általában évek) Tényleges megőrzési idő Az irathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja a besorolási sémából adódó megőrzési időt. 0 .. 1 <archdesc>/<appraisal rel="nofollow">//< date type= ”actual_retention_period_dura tion”> Ügyazonosító Ügyazonosító (amennyiben 0 .. 1 az információ ügykezelő rendszerből érkezik) <archdesc>/<did>/<note type=”case_id”>// <ref> Ügykezelő rendszer azonosítója Ügykezelő rendszer 0 .. 1 azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) <archdesc>/<did>/<note type=”case_sys_id”>// <ref> Irat státusza A nyilvántartott irat státusza (amennyiben ügyintézés kapcsolódik hozzá) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”record_status”> Mellékletek száma Mellékletek száma (amennyiben van ilyen) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”supplement_no”> Kapcsolódó iratok Kapcsolódó irat (az iratképző saját iratnyilvántartásán belül) 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note type=”connected_records”>/ <list>/<item>/<ref> Levéltárba adás Levéltárba adás időpontja (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) 0 .. 1 <archdesc>/<processinfo type=”transferred_time”>// <date> Irat helye Irat fizikai helye 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<physloc> Az iratképző neve Az adott nyilvántartott iratot létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> Idő(kör) kezdete41 A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának kezdete 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának vége 0 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Tartalmi összefoglalás A nyilvántartott irat 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> 41 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 75 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. Megjegyzés megjegyzés, kommentár 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<note>/ Földrajzi tárgyszavak Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek 0 .. N <archdesc>/<index>/<head>=”l ocation_index” <archdesc>/<index>/<head>=” Subjects” <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> Nyelv Az irat tartalmában használt 0 .. N nyelvekre vonatkozó leírás. <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> Szervtörténet/életrajz Az iratanyaggal kapcsolatba 0 .. 1 hozható előtörténeti információk <archdesc>/<bioghist>/ A megőrzés története Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés közvetlen forrása Amennyiben az iratanyag 0 .. 1 nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Jövőbeni gyarapodás Az iratanyaghoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása. <archdesc>/<accruals rel="nofollow">/ A leírási egység szerkezete Az iratanyag belső 0 .. 1 elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. <archdesc>/<arrangement>/ Hozzáférési korlátozások Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás <archdesc>/ <accessrestrict rel="nofollow">/ Felhasználási korlátozások Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás 0 .. 1 0 .. 1 0 .. 1 <archdesc>/<userestrict>/ Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás és őrzőhelye során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás 0 .. N <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok léte és őrzőhelye Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye 0 .. N <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó leírási egységek Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső 0 .. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ 76 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML iratnyilvántartásának nem részei Leírási szabályok Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0 .. 1 <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> Eseménynapló bejegyzések42 Esemény időpontja 0 .. N <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<date type=„log_date”> Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/<chronitem> /<event>/ <name: role=”User”> Végrehajtott művelet= „DELETE” „CHANGE” „VIEW” „OTHER” <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <function> <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject> Érintett metaadat <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <subject: source= „old_value”> Korábbi érték <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event> /<subject: source= „new_value”> Új érték Esemény leírás Hozzáférési jogok Érintett felhasználó <archdesc>/<odd type=” log”>/<chronlist>/ <chronitem>/<event>/ <title> 0 .. N <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/ <item>/<name: role=”User”> 42 A levéltárba adás során elsősorban az adott elem megtekintésére, illetve a metaadatainak módosítására, vagy az elem törlésére vonatkozó eseményeket szükséges rögzíteni. 77 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML <archdesc>/<userestrict type=” accesscontrol”>/<list>/<item>/ <function> Elvégezhető funkció 7.13. Az iratképző a nem iktatás típusú, specifikus iratnyilvántartásaiban egyéb, az adott feladatra vonatkozó metaadatokat is tárol a korábbi pontokban megjelölteken túl. Az iratátadás során ezeket a mettaadatokat is át kell adni a levéltárnak kiegészítve az irategyüttesek és nyilvántartott iratok fent ismertetett alapadatait tartalmaz EAD xml-eket. A 2-es típusú csomagban definiált metaadatokat az ott rögzített struktúrában kell átadni, minden más adatot a következőknek megfelelően:  Az általános szöveg és szám típusú mezőket az <archdesc>/<odd>//<note>/ elemben a <note> elem „TYPE” megkülönböztetve. attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával  A dátum típusú mezőket az <archdesc>/<odd>//<date> elemben a <date> elem „TYPE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A belső hivatkozásokat az <archdesc>/<odd>//<note>//<ref> elemben a <note> elem „TYPE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A személyek nevét az <archdesc>/<odd>//<persname> elemben a <persname> elem „ROLE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A cégek/szervezetek nevét az <archdesc>/<odd>//<corpname> a <corpname> elem „ROLE” attribútumával illetve elemben az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  A címeket az <archdesc>/<odd>//<note>//<address rel="nofollow">/<addressline rel="nofollow"> elemben a <note> elem „TYPE” attribútumával illetve az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve.  Amennyiben a fenti értékekből összekapcsolt, adategyütteseket kell rögzíteni, akkor azokat egy <archdesc>/<odd>/ elembe lehet összekapcsolni az <odd> elem „TYPE” attribútumával azonosítva. Ha az összekapcsolt adategyüttesben ugyanabból az adattípusból több is szerepel, akkor azokat szöveg és szám, cím vagy hivatkozás esetén az <archdesc>/<odd>//<note> „TYPE” attribútumával, dátum esetén <archdesc>/<odd>//<date> elem „TYPE” attribútumával, személyek vagy szervezetek esetében pedig <archdesc>/<odd>//<persname> illetve <archdesc>/<odd>//<corpname> elemek „ROLE” attribútumával lehet megkülönböztetni az adategyüttesen belül.  Amennyiben a fenti elemekből hasonló egyedi elemekből álló listákat kell képezni, akkor azokat egy <archdesc>/<odd>/<list> elem <item> elemeibe lehet elhelyezni az <odd> elem „TYPE” attribútumával megkülönböztetve. 7.14. Az előző pontban meghatározottaktól eltérő szerkezetű vagy tartalmú kiegészítő adatokról az átadási megállapodásban kell rendelkezni. 7.15. Az EAD xml-be kerülő dátum és időpont értékek (<unitdate> és <date> EAD elemek) esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értéket ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, függetlenül attól, hogy az adott XML elem tényleges értékében milyen dátumformátum szerepel. 7.16. Ebben az átadási formában az amdSec-ben szükséges lehet adminisztratív metaadatokat rögzíteni akár minden logikai vagy fizikai iratelemhez. 7.17. A fileSec szekció a SIP csomag content/data és content/documentation mappájának struktúrájában szereplő valamennyi egyedi állományhoz tartalmaznia kell a fájlok leírását. 78 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 7.18. A structMap szekcióban fel kell építeni a teljes iratstruktúra hierarchikus modelljét, és az egyes elemekhez megfelelő módon hozzá kell rendelni a metaadatokat illetve a fájl-információkat. <Div> elemet kell készíteni valamennyi besorolási séma kategória, irategyüttes és nyilvántartott irat számára 8. Egyéb iratanyag nem iratszintű átadására (4. típus) vonatkozó speciális követelmények 8.1. Azokban az esetekben, amikor a levéltárnak átadandó iratanyag nem az előző pontokban leírt iratszintű, strukturált formátumban volt kezelve, és utólag sem lehetséges a megfelelő szerkezetre történő konszolidálása, migrálása az illetékes levéltár egyedi engedélyt adhat következő speciális követelményeknek megfelelő iratátadásra. 8.2. Ebben az iratátadási formában az átadandó metaadat-készletre, annak struktúrájára, illetve az elsődleges adatok (tartalom) felépítésére, szétbontására vonatkozó előírásokat a Levéltári átadási megállapodásban kell rögzíteni. Törekedni kell arra, hogy a kialakított metaadatszerkezet és tartalom az adott anyag belső sajátosságaihoz, és az iratképző egyéb lehetőségeihez igazodva minél inkább megközelítse az egyéb irategyüttesek iratszintű átadásának leírásában (lásd: 3. típus) meghatározott szerkezetet. 8.3. A metaadat mappában lévő metadata.xml az átadás általános leíró információi mellett annyi dmdSec szekciót tartalmaz, amennyi szükséges az átadandó anyag egyes elkülöníthető részeinek metaadatokkal való ellátáshoz. Minden ilyen szekcióban önálló EAD xml-ek vannak beágyazva a tényleges metaadatokkal. Ebben az esetben az amdSec-ben szükséges lehet adminisztratív metaadatokat rögzíteni, és a fileSec szekció a SIP csomag content/data és content/documentation mappájának fájl struktúrájában szereplő valamennyi állományhoz tartalmazza a fájlok leírását. A structMap szekció használata erősen függ attól, hogy milyen mértékben hierarchikus, strukturált az átadandó anyag. 8.4. A content/data és content/documentation mappa fájlstruktúrája a rendelkezésre álló bontásban mappákba rendezett egyedi fájlokban tartalmazza az átadásra kerülő elektronikus tartalmat. Törekedni kell arra, hogy az itt alkalmazott fájlok a lehető legjobban megközelítsék az iratszintű bontást, de az sem zárható ki, hogy egyetlen – iratkezelés szempontjából nem strukturált - fájl (pl. adatbázis) található itt. 79 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 9. ábra 8.5. Mind a csomag egészéhez, mind a beazonosítható részeihez a hozzárendelt metaadatokat itt is elsődlegesen az egyes dmdSec szekciókba ágyazott EAD xml-ekben kell rögzíteni legalább a következő metaadatokkal: Név Leírás Számosság EAD.XML Jelzet Az átadási csomag 1 .. 1 azonosítója <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a „HU” kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) Cím Az átadási csomag 1 .. 1 szöveges megnevezése. <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/ <titleproper > Idő(kör) kezdete43 Az iratanyag létrehozásának kezdete 1 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_from”> Idő(kör) vége Az iratanyag létrehozásának befejezése 1 .. 1 <archdesc>/<did>/ <unitdate label= „coverage_to”> Leírás szintje Az átadási csomagba 1 .. 1 foglalt irategyüttes legmagasabb <archdesc: LEVEL> 43 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a „NORMAL” attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAPNAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 80 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML hierarchia szintjének megfelelő azonosító: class, collection, file, fonds, item, otherlevel, recordgrp, series, subfonds, subgrp, subseries Tartalmi összefoglalás Az átadási csomag 0 .. 1 tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. Megjegyzés megjegyzés, kommentár Az iratképző neve Az adott 0 .. 1 exportállományt létrehozó szervezet megnevezése 0 .. 1 <archdesc>/<did>/<abstract rel="nofollow"> <archdesc>/<did>/<note>/ <archdesc>/<did>/<origination> A megőrzés története Az iratanyag korábbi 0 .. 1 őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) <archdesc>/<custodhist>/ A levéltárba kerülés Amennyiben iratanyag nem közvetlen forrása iratképzőnél keletkezett, rögzíthető eredete. <archdesc>/<acqinfo rel="nofollow">/ Részletes leírás Hozzáférési korlátozások az 0 .. 1 az itt az tartalmi Az iratanyag 0 .. 1 tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait, tartalmát bemutató leírás <archdesc>/<scopecontent>/ Az iratanyag 0 .. 1 hozzáférésével kapcsolatos adat- és titokvédelmi korlátozások leírása <archdesc>/<accessrestrict rel="nofollow">/ 81 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Név Leírás Számosság EAD.XML Felhasználási korlátozások Az iratanyag 0 .. 1 felhasználásának korlátozásával kapcsolatos információ <archdesc>/<userestrict>/ Nyelv Az iratanyag 0 .. 1 tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. <archdesc>/<langmaterial>/ Eredeti példányok Amennyiben az 0 .. 1 iratátadás során az léte és őrzőhelye eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás <archdesc>/<originalsloc>/ Másolatok őrzőhelye <archdesc>/<altformavail rel="nofollow">/ Kapcsolódó egységek léte és Az átadott iratanyag 0 .. 1 létező másolatainak pontos helye leírási Az átadott iratanyag 0 .. 1 tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei Leírási szabályok Az iratanyagot 0 .. 1 kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. <archdesc>/<relatedmaterial>/ <eadheader>/<profiledesc>/ <descrules> 82 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 8.6. Amennyiben ez lehetséges, az átadandó adatállomány tartalmi részét egy vagy több az eredeti adatszerkezetet megőrző SIARD formátumú adatbázisba is konvertálni kell, és ezeket is át kell adni. 9. A SIP csomag beküldésére vonatkozó előírások 9.1. Az információs csomagok gyors és egyszerű kezelése érdekében a SIP-et egy ZIP64 szabvány szerinti tömörítetlen fájlba kell becsomagolni. 9.2. Az elkészült csomagot az illetékes levéltárhoz alapértelmezetten hálózati úton kell eljuttatni az illetékes levéltár Hivatali kapujának felhasználásával a következő megoldások egyikével:  A tanúsított iratkezelő alkalmazásba beépített a levéltári átadáshoz generált export állomány automatikus feladása funkcióval a Hivatali kapun keresztül.  Az illetékes levéltár Hivatali kapujára való manuális feltöltéssel. 9.3. A hálózati úton történő iratátadás esetén a csomagok mérete nem haladhatja meg a Hivatali Kapun keresztüli fájl átadás méret korlátait. Ha az átadásra kerülő iratanyag mérete ennél nagyobb, akkor azokat vagy több SIP-re kell szétbontani, vagy az egy SIP-et tartalmazó állományt kell a ZIP szabványnak megfelelő darabolt formában előállítani és továbbítani. 9.4. Amennyiben az átadás nem hálózati úton történik, a SIP csomagot olyan adathordozón kell rögzíteni, amelyről a Levéltár képes az információt kinyerni. Az alapértelmezetten használható adathordozók:  CD optikai lemez (az ECMA-130 szabványnak megfelelő CD-ROM lemezek, az ECMA-394 szabványnak megfelelő CD-R lemezek, az ECMA-395 szabványnak megfelelő CD-RW lemezek), ISO 9660 (CDFS) vagy ISO 13346 (UDF) szabványnak megfelelő fájlrendszerrel  DVD optikai lemez (a DVD Forum specifikációinak megfelelő DVD-ROM, DVD-R, DVD-RW lemezek, az ISO 17344 szabványban meghatározott DVD+R lemezek, az ISO 17341 szabványban meghatározott DVD+RW lemezek) ISO 9660 (CDFS) vagy ISO 13346 (UDF) szabványnak megfelelő fájlrendszerrel  Blu-Ray Disc lemez (a Blu-Ray Disc Association specifikációinak megfelelő BD-ROM, BD-R, BD-RE lemezek) ISO 13346 (UDF) szabványnak megfelelő fájlrendszerrel  USB meghajtó (bármilyen az USB Implementers Forum USB 1.0, USB 2.0 vagy USB 3.0 szabványának megfelelő, „A” típusú csatlakozóval rendelkező, FAT16 vagy FAT 32 fájlrendszert használó tárolóeszköz) 9.5. Az adathordozón a SIP csomagot tartalmazó becsomagolt konténer formátumot mindig a gyökérkönyvtárban kell elhelyezni. Az adathordozó a SIP csomagon kívül más fájlt nem tartalmazhat. 9.6. Az átadás más adathordozón is történhet, amennyiben azt levéltár és az iratképző szerv az átadási megállapodásban rögzíti. 83 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 Melléklet: Releváns fogalmak44 fogalom definíció adat Előírásos módon kezelt információ, mely alkalmas a továbbításra, bemutatásra vagy feldolgozásra akár kézi, akár automatizált úton. befogadás A benyújtótól, vagy az adminisztrációs felügyelet alatt álló belső egységektől benyújtott „iratátadási információs csomagok” (SIP) levéltári fogadása, és tartalmuknak a tároláshoz való felkészítése. A befogadás funkciói az alábbiakat tartalmazzák:  SIP-ek fogadása (beleértve a már befogadott SIP-ek törlésére vonatkozó igények fogadását is),  a SIP-ek ellenőrzése (ennek része az aláírás ellenőrzése),  AIP létrehozása (ennek része az aláírást érvényesítő adatok összegyűjtése),  A SIP-ek befogadásának visszaigazolása a benyújtónak,  DI kinyerése az AIP-okból, s ezek archív adatbázisba foglalása,  az archív tárolás és az adatkezelés frissítésének összhangba hozása. benyújtó iratátadási csomag Az a személy (vagy szerepkör), aki/amely a megőrzendő adatokat szolgáltatja az archiválási szolgáltató számára (aki benyújtásra jogosult). információs Az archiválási szolgáltatónak egy benyújtó által beküldött információs csomag. Formáját és tartalmát közvetlenül a benyújtó és az archiválási szolgáltató közötti szerződések, közvetve a szolgáltató archiválási szabályzata és általános szerződési feltételei határozzák meg. besorolási séma Hierarchikus osztályozási rendszer, amely valamilyen szempont szerint lehetővé teszi a nyilvántartott iratok, illetve dossziék rendezését, úgy, hogy minden irat illetve dosszié egy és csakis egy, a hierarchia legalsó szintjén elhelyezkedő kategóriájához rendelődik hozzá. dokumentum lásd: irat elektronikus dokumentum lásd: elektronikus irat elektronikus iratkezelő az iratkezelési rendszer működését támogató, irat-nyilvántartási funkciókkal szoftver (vagy rendszer, rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan röviden: EIR) kiegészítő rendszere 44 A szabályozási projektben korábban elkészült „Fogalomtérkép” alapján. 84 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom definíció elektronikus adatkezelés levéltári A levéltári állományt azonosító és dokumentáló leíró információk és az archívum kezeléséhez használt adminisztrációs adatok telepítését, karbantartását és elérését biztosítja. Az adatkezelés funkciói az alábbiakat tartalmazzák: az archív adatbázis funkciók adminisztrálása, adatbázis frissítések végrehajtása, benne az elektronikus aláírások megújítása (a megőrzés tervezés funkcionális egység ajánlásai alapján, az adminisztráció funkcionális egység közvetítésével), az adatkezelés adataira irányuló lekérdezések és igazolás kérések végrehajtása, a végrehajtás kimenete (eredmények és igazolások) biztosítása a hozzáférés funkcionális egység számára. elektronikus adminisztráció levéltári A levéltári rendszer általános működtetését biztosító OAIS szoftvermodul. Az adminisztráció funkciói az alábbiakat tartalmazzák: a benyújtóval kötendő (benyújtási-befogadási) szerződések kezelése, a benyújtott információs csomagok átvizsgálása az archiválási szabályoknak való megfelelés biztosítására, a rendszer hardver és szoftver elemeinek konfiguráció kezelése, rendszerfunkciók biztosítása az archiválás műveletek felügyeletére és javítására, valamint az archívum tartalmának leltározására, frissítésére (aláírás megújítások, új adathordozókra másolás), jelentések készítésére, archiválási szabványok és szabályzatok készítése és karbantartása, támogatás biztosítása a hozzáférők számára, a tárolt lekérdezések, adat kérések és igazolás kérések aktivizálása. elektronikus archív tárolás levéltári Az AIP-ek tárolását, karbantartását és visszakeresését biztosító OAIS egység. Az archív tárolás funkciók az alábbiakat tartalmazzák: AIP-ek fogadása (a befogadás funkcionális egységtől) és letárolása, a tárolási hierarchia kezelése, az archív állományt tároló adathordozók frissítése, a szokásos és a különleges hibaellenőrzések végrehajtása, katasztrófa helyreállítási képesség biztosítása, AIP-k biztosítása (a hozzáférés funkcionális egység számára) a kérések teljesítéséhez. elektronikus hozzáférés levéltári A hozzáférőt a tárolt információk létezésének, leírásának, elhelyezkedésének és elérhetőségének a meghatározásában meghatározott szabályok és feltételek szerint támogató OAIS szoftver egység, amely egyúttal lehetővé teszi, hogy a hozzáférő információkat kérjen és kapjon. A hozzáférés funkciói az alábbiakat tartalmazzák: a hozzáférővel való kommunikáció, a lekérdezések és a különböző (adat, igazolás, segítség) kérések fogadása; a védett információkhoz való hozzáférés korlátozása (a jogosultságok kezelése); a lekérdezések és a különböző (adat, igazolás, segítség) kérések végrehajtásának összhangba hozása a sikeres befejezés érdekében és válaszok létrehozása (eredmények, kibocsátott információs csomagok (DIP), igazolások és segítségek) és kibocsátása a kibocsátott válaszok eljuttatása a hozzáférőkhöz. 85 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom definíció elektronikus levéltári Ez a funkcionális egység felügyeli az archiválási rendszer környezetét, valamint megőrzés tervezés javaslatokat tesz annak érdekében, hogy az archiválási rendszer által tárolt információ hosszú távon érvényes és elérhető maradjon, még az alkalmazott kriptográfiai algoritmusok elévülése és az eredeti számítógépes környezet elavulása esetén is. A megőrzés tervezés funkciói az alábbiakat tartalmazzák: az archívum tartalmának értékelése és időszakos javaslatok az archivált információ frissítésére az aktuális archivált aláírások megújításával, vagy az archivált állomány új adathordozóra másolásával; javaslatok kidolgozása az archiválási szabványokhoz és szabályzatokhoz; a technológiai környezetben és a benyújtó/hozzáférő szolgáltatásra vonatkozó elvárásában bekövetkező változások figyelemmel kísérése; részletes frissítési tervek, szoftver prototípusok és tesztelési tervek készítése. elektronikus nyilvántartott Elektronikus formában létező, elektronikus adathordozón tárolt, elektronikus irat iratkezelő rendszer segítségével nyilvántartott irat. elsődleges séma besorolási Az iratnyilvántartásban használt besorolási sémák közül az, amelyikbe előírás szerint kötelező besorolni a nyilvántartott iratokat. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv. eseménynapló Egyedi entitások (pl. metaadat-elemek) változtatásával járó tranzakciókról és egyéb tevékenységekről a korábbi események rekonstruálására alkalmas részletességben nyilvántartott adatok. exportálás Elektronikus iratokról és metaadataikról készülő másolatok készítésének folyamata más rendszer számára. Megjegyzés: az irat megmarad az EIR-ben az exportálás után, ellentétben az áthelyezéssel. felhasználói csomag információs Az a forma, melyben az archiválási szolgáltató egy AIP egy részét vagy egészét átadja egy adatkérésre adott válaszként a hozzáférőnek. gépi adathordozó Külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz. hosszú távú megőrzés Információ helyes és függetlenül is értelmezhető formában való fenntartása hosszú időn keresztül. hozzáférhetőség Az iratok/levéltári iratok elérhetősége kutatás részére mind a jogi felhatalmazás, mind a szükséges segédletek léte révén. A hozzáférhetőséget befolyásolhatja még az iratok/levéltári anyagok védelmének igénye fizikai állaguk miatt, a használható formátumok és az anyagok kutatókhoz való közelsége. iktatás Iratoknak egy speciális iratnyilvántartásba, az iktatókönyvbe történő nyilvántartásba vétele. A közfeladatot ellátó intézményekben az iktatásban kell nyilvántartani a bejövő és kimenő küldeményeket, és ez a belső keletkezésű iratok esetében is az iratnyilvántartás alapértelmezett formája, amelytől csak különösen indokolt esetben térhetnek el, speciális irat-nyilvántartási formák alkalmazásával. iktatókönyv Kiemelt jelentőségű iratnyilvántartás, amelyet elsősorban a bejövő és kimenő küldemények, illetve olyan belső keletkezésű általános iratok nyilvántartására használnak, amelyeket más speciális iratnyilvántartásban nem rögzítenek. iktatószám Olyan hivatkozási szám, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatási nyilvántartásba kerülő iratot. illetékes levéltár Az a levéltár, amelynek levéltári illetékességébe tartozik az adott levéltári anyag válogatása, levéltárba adása és megőrzése, hozzáférhetővé tétele, illetve a levéltárba át nem vett anyagok selejtezésének engedélyezése. 86 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom definíció információ Bármely, elektronikus úton feldolgozható, tárolható, továbbítható adat, jel, kép tekintet nélkül arra, hogy annak tartalma jogi védelemben részesül-e. információs csomag Egy képzeletbeli tároló, mely két különböző típusú információt tárol: tartalom információt és megőrzés leíró információt. irat Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített, értelmes adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón. irat életciklusa Egy irat élettartama létrehozásától nyilvántartásba vételén át a végső selejtezéséig. iratanyag átadás-átvétele Selejtezési tevékenység, melynek során a nyilvántartott iratokat egy másodlagos tárhelyre vagy levéltári létesítménybe szállítják. iratdarab A legkisebb intellektuálisan oszthatatlan levéltári egység. irategyüttes besorolási kategória, dosszié, aldosszié vagy kötet (irattári tétel, ügyirat, ügyiratdarab) iratképző Olyan szervezet/testület, család vagy személy, amely személyes vagy testületi tevékenysége során iratokat hozott létre, halmozott fel és/vagy őrzött meg. iratképző szerv Azon közigazgatási szerv vagy igazgatási egység melyben iratanyag keletkezik, vagy ahova azok érkeznek és összegyűjtetnek a hivatal feladatával összefüggésben. iratkezelés Az adott szervezet működése szempontjából valamilyen gazdasági, jogi vagy szervezeti jelentőséggel bíró, illetve általános közéleti, kulturális vagy történelmi okból megőrzendő iratanyag és kísérő információik létrehozását, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; iratkezelő rendszer lásd: elektronikus iratkezelő rendszer iratnyilvántartás Az adott szervezet működése szempontjából valamilyen gazdasági, jogi vagy szervezeti jelentőséggel bíró, illetve általános közéleti, kulturális vagy történelmi okból megőrzendő iratanyag és kísérő információik meghatározott rend szerinti nyilvántartása. Az iratnyilvántartás minimális követelménye, hogy a minimálisan meghatározott iratinformációkat, és az elsődleges besorolási sémába való elhelyezkedésére vonatkozó adatokat megbízható módon, nyomon-követhetően és sérthetetlenül tárolja. Elektronikus iratnyilvántartás esetén a tárolt iratok megváltoztathatatlanságát is biztosítania kell. A közfeladatot ellátó intézmények számára az alapértelmezetten kötelezően használt irat-nyilvántartási forma az iktatás. Irattári (Ügykörjegyzék) Terv A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló besorolási séma, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. irattári tétel Az irattári tervben az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak. 87 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom definíció irattári tételbe sorolás A dossziénak (iktatási nyilvántartás esetén az ügyiratnak) az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása. irattári tételszám Az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód. irattípus Iratok valamely osztálya, melyet közös fizikai jellemzők (pl. vízfestmény, rajz) és/vagy intellektuális jellemzők (pl. napló, közlöny, üzleti könyv, jegyzőkönyv) alapján különítünk el. kezelési feljegyzések Az ügyirat vagy az egyes nyilvántartott iratok kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások. komponens Különálló bitfolyam, mely egymagában vagy más bitfolyamokkal együtt, elektronikus iratot képez. konverzió Digitális transzformáció melyben megváltozik egy Archív Információs Csomag Tartalmi Információja és Megőrzési Leíró Információja. Iratok egyik hordozóközegről vagy formátumról másikra alakításának folyamata. közfeladatot ellátó szerv Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy. közirat A keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amelyet a közfeladatot ellátó szerv iratnyilvántartásba vett. A közfeladatot ellátó szerveknél minden irat közirat, (vagyis iratnyilvántartásban kell kezelni) amely az adott szervezet működése szempontjából valamilyen gazdasági, jogi vagy szervezeti jelentőséggel bír, illetve általános közéleti, kulturális vagy történelmi okból megőrzendő iratanyagnak számít. közlevéltár A nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár. kutatás A felhasználó által kezdeményezett munkafázis, mely során a felhasználó a levéltár segédletét számára érdekes lehetséges állományok azonosítására és vizsgálatára használja. leíró információ az az információ, melynek alapján meg lehet találni, hogy melyik csomag tartalmaz egy keresett CI-t. (Ez lehet egy egyszerű leíró cím, de lehet egy olyan attribútum halmaz is, melyre keresési lehetőség biztosított.) Szükséges még az archiválási szolgáltatók által tárolt, fogadott, illetve kibocsátott információs csomagok megkülönböztetése is. levéltár (1) A maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. (2) Nagyobb terjedelmű levéltári egység. Olyan fondok csoportja, amelynek fondképzőit szervezeti kapcsolat fűzte egymáshoz, vagy amelyek fondképzői azonos jellegű szervek voltak, vagy amelyek korábban önálló levéltári intézmény őrizetében voltak. Levéltár és szekció (vagy fondcsoport) sok szempontból rokon fogalmak. Nagyobb levéltárakat szekcióknak szoktak minősíteni. levéltárba adás A lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű nyilvántartott iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak. levéltárba vétel Az a folyamat, melynek során egy átmeneti irattár vagy levéltár állományához elemeket adnak megalapozott és jogilag rendezett áthelyezés, megőrzésre való elhelyezés, vásárlás, ajándékozás vagy hagyaték útján. jogszabályban 88 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom levéltári megállapodás definíció átadási Egyezség a levéltár és az iratképző között mely meghatároz egy adatmodellt az elektronikus levéltári Adatfeldolgozási Folyamat számára. Ez az adatmodell azonosítja a formátumot, tartalmakat és a logikai felépítéseket, melyeket a benyújtó használ, valamint azt, hogy ezek hogy jelennek meg egyes közegekben vagy telekommunikációs folyamatokban. levéltári egység Fondokat magában foglaló levéltári dokumentumok bármely csoportosítása, a levéltári elrendezés folyamata során körvonalazott elvek alapján. Egy levéltári egység lehet: fond, sorozat, dosszié, iratdarab vagy ezek variációi, az intézeti szabványoktól függően. Levéltári leírás céljára az egységek alegységekre oszthatók. A legkisebb (és így oszthatatlan) levéltári egység az iratdarab. levéltári feldolgozás Az levéltárba helyezés, rendezés, leírás és szabályos tárolás tevékenységei iratokkal/levéltári iratokkal kapcsolatban. levéltári fondok Lásd: fondok Levéltári Egység Információs Levéltári Információs Csomag, melynek Tartalmi információi nincsenek lebontva további Tartalmi információ elemekre, melyeknek megvan a saját teljes megőrzés leíró információja. „Atomi” Levéltári Információs Csomagnak tekinthető. Levéltári Információs Egység például egy régió hőmérsékleteit ábrázoló számtáblázat, valamennyi kapcsolódó dokumentációval, amely leírja, hogy a hőmérsékleteket hol és hogyan mérték, a méréshez milyen eszközöket használtak, ki végezte a méréseket, milyen céllal végezték őket, hogyan dolgozták fel a mérési adatokat, ki őrizte a méréseket azóta, hogy elvégezték őket, hogyan kapcsolódnak a mérések más információkhoz, hogyan hivatkozhatnak mások a mérésekre, stb. Levéltári Gyűjtemény Információs Levéltári Információs Csomag, melynek Tartalmi információit más Levéltári Információs Csomagok halmaza képezi. levéltári kutatás A levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében. levéltári leírás Egy leírási egység és esetleges alkotórészei hiteles reprezentációjának létrehozása, olyan információk kinyerése, elemzése, rendszerezése és rögzítése révén, melyek a levéltári anyag azonosítását, kezelését, fellelhetőségét és magyarázatát szolgálják, valamint megvilágítják azt a kontextust és iratrendszert, amelyben az anyag keletkezett. A kifejezés egyben ennek az eljárásnak az eredményét is jelöli. maradandó érték Azok a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb értékek, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatok, melyek megalapozzák az iratok/levéltári iratok meghatározatlan idejű vagy végleges fenntartását. maradandó értékű irat A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. megőrzés Azon folyamatok és tevékenységek összessége melyek szerepet kapnak a dokumentumok sérülések elleni védelmében és a dokumentumok romlásának megállításában és állapotuk rögzítésében. A megőrzés része lehet az információ áthelyezése más adathordozóra, mint például a mikrofilm. megsemmisítés A kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. 89 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom definíció metaadat nem iktatás iratnyilvántartás Az önálló információs egységekre vonatkozó kísérő, kiegészítő adat, amely az alaptartalommal együtt alkot egy teljes értékű adatobjektumot (irat/dokumentum, nyilvántartott irat, dosszié, aldosszié). jellegű Olyan irat-nyilvántartási forma, amely nem vagy nem teljesen felel meg az iktatásra vonatkozó előírásoknak, de az iratnyilvántartásokra vonatkozó általános elvárásokat teljesíti. nyilvántartásba vétel Az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus iratot az adott szervezet működése szempontjából gazdasági, jogi vagy szervezeti jelentőséggel bíró, illetve általános közéleti, kulturális vagy történelmi okból megőrzendőnek találnak, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el. nyilvántartásba vett irat Elkészített vagy átvett digitális dokumentum, melyet az iratképző a saját iratnyilvántartásában kezel. nyilvántartott irat Olyan irat, amelyet az adott szervezet működése szempontjából gazdasági, jogi vagy szervezeti jelentőséggel bír, illetve általános közéleti, kulturális vagy történelmi okból megőrzendő, ezért iratnyilvántartásba veszik. nyilvántartott migrációja iratok A nyilvántartott iratok áthelyezésének folyamata egyik rendszerből a másikba azzal a céllal, hogy biztosítva legyen folyamatos hozzáférhetőségük, amint a rendszer elavulttá válik, miközben az iratok fizikai és szellemi formája érintetlen marad. repertórium Lásd: raktári jegyzék segédlet A fogalom felöleli az olyan leírásoknak és hivatkozásoknak a legszélesebb körét, amelyek levéltári feldolgozás eredményeként jöttek létre, vagy amelyeket a levéltár átvett az iratanyag feletti adminisztratív és intellektuális ellenőrzésének megteremtése során. Célja a levéltári anyagban való tájékozódás elősegítése. selejtezés A lejárt megőrzési határidejű nyilvántartott iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése. szervellenőrzés Olyan felmérés, mely alapvető információkat gyűjt egy szervezet iratairól, beleértve mennyiségüket, irattípusukat, elhelyezkedésüket, fizikai állapotukat, raktározási adottságaikat, felgyűlésük ütemét és felhasználásukat az iratkezelés és/vagy levéltári tevékenység tervezésének érdekében. szervtörténet A segédlet azon része, mely a leírt anyagot létrehozott vagy felhalmozott szervezet(ek) történetét mutatja be, a szerkezetére és működési kötelezettségeire összpontosítva. szerző Az a személy vagy szervezet/testület, amelyikhez egy adott dokumentum intellektuális tartalma köthető. Nem tévesztendő össze az iratképzővel. tanúsítvány (1)Egy dokumentumnak vagy másolatának hivatalos jellegét bizonyító tevékenység vagy dokumentum. (2)Az elektronikus hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírásellenőrző adatot a egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget Tartalmi információ Azon információkészlet, mely eredetileg a megőrzés tárgyát képezi. Információs elem, mely Tartalmi Adatelemből és az általa képviselt információból áll. Tartalmi információ például egy hőmérsékleteket tartalmazó, és akként is értelmezendő egyedi számtáblázat, mely azonban nem tartalmazza a dokumentációt, mely a történetet és az eredetet magyarázná, miszerint az adatok hogyan kapcsolódnak egyéb megfigyelésekhez, stb. 90 A levéltári iratátadási csomag műszaki követelményei v 1.0 fogalom definíció teljesértékű nyilvántartott Olyan nyilvántartott irat, mely az iratképző és az igazságszolgáltatási rendszer által irat elvárt valamennyi kellékkel rendelkezik ahhoz, hogy teljes értékű jogkövetkezményeket garantáljon. teljesség A nyilvántartott irat jellemzője, mely az iratképző és a igazságszolgáltatási rendszer által elvárt valamennyi kellék jelenlétére vonatkozik, amely ahhoz szükséges, hogy teljes értékű jogkövetkezményeket garantáljon. Egyszerűbben és érthetőbben megfogalmazva az eredeti nyilvántartott iratok jellemzőivel bír. ügyirat Konkrét folyamat vagy tevékenység eredményeként keletkező, egy vagy több tranzakcióhoz egészben vagy részben kapcsolódó, strukturált vagy részben strukturált dosszié, amely az adott ügyben keletkezett valamennyi iratot magába foglalja. Az iktatási nyilvántartásokban a dossziék mindig ügyiratok. ügyiratdarab Olyan ügyiraton belüli irategység, amelyhez az ügyintézés egy elkülönült fázisához tartozó iratok kerülnek. vegyes ügyirat papíralapú és elektronikus nyilvántartott iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat. verzió Egy dokumentum (irat) állapota fejlődésének bizonyos pontján. Megjegyzés: a verzió általában a dokumentum valamely piszkozata, vagy a végső dokumentum. 91 </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> <div class="modal fade" id="report" tabindex="-1" role="dialog" aria-hidden="true"> <div class="modal-dialog"> <div class="modal-content"> <form role="form" method="post" action="https://adoc.pub/report/az-elektronikus-iratok-leveltari-atadasa-soran-alkalmazott-i" style="border: none;"> <div class="modal-header"> <button type="button" class="close" data-dismiss="modal" aria-hidden="true">×</button> <h4 class="modal-title">Report "Az elektronikus iratok levéltári átadása során alkalmazott iratátadási csomagra vonatkozó műszaki követelmények v 1.0"</h4> </div> <div class="modal-body"> <div class="form-group"> <label>Your name</label> <input type="text" name="name" required="required" class="form-control" /> </div> <div class="form-group"> <label>Email</label> <input type="email" name="email" required="required" class="form-control" /> </div> <div class="form-group"> <label>Reason</label> <select name="reason" required="required" class="form-control"> <option value="">-Select Reason-</option> <option value="pornographic" selected="selected">Pornographic</option> <option value="defamatory">Defamatory</option> <option value="illegal">Illegal/Unlawful</option> <option value="spam">Spam</option> <option value="others">Other Terms Of Service Violation</option> <option value="copyright">File a copyright complaint</option> </select> </div> <div class="form-group"> <label>Description</label> <textarea name="description" required="required" rows="3" class="form-control" style="border: 1px solid #cccccc;"></textarea> </div> <div class="form-group"> <div style="display: inline-block;"> <div class="g-recaptcha" data-sitekey="6LcEnMcZAAAAAFHzKKgaE-Qh57XzUTzpfRElD4dP"></div> </div> </div> <script src='https://www.google.com/recaptcha/api.js'></script> </div> <div class="modal-footer"> <button type="button" class="btn btn-default" data-dismiss="modal">Close</button> <button type="submit" class="btn btn-primary">Send</button> </div> </form> </div> </div> </div> <script> $(document).ready(function () { var inner_height = $(window).innerHeight() - 250; $('#pdfviewer').css({"height": inner_height + "px"}); }); </script> <footer class="footer" style="margin-top: 60px;"> <div class="container-fluid"> Copyright © 2025 ADOC.PUB. All rights reserved. <div class="pull-right"> <a href="https://adoc.pub/about">About Us</a> | <a href="https://adoc.pub/privacy">Privacy Policy</a> | <a href="https://adoc.pub/term">Terms of Service</a> | <a href="https://adoc.pub/copyright">Copyright</a> | <a href="https://adoc.pub/contact">Contact Us</a> | <a href="https://adoc.pub/cookie_policy">Cookie Policy</a> </div> </div> </footer>  <div class="modal fade" id="login" tabindex="-1" role="dialog" aria-labelledby="myModalLabel"> <div class="modal-dialog" role="document"> <div class="modal-content"> <div class="modal-header"> <button type="button" class="close" data-dismiss="modal" aria-label="Close" on="tap:login.close">×</button> <h4 class="modal-title" id="add-note-label">Sign In</h4> </div> <div class="modal-body"> <form action="https://adoc.pub/login" method="post"> <div class="form-group"> <label class="sr-only" for="email">Email</label> <input class="form-input form-control" type="text" name="email" id="email" value="" placeholder="Email" /> </div> <div class="form-group"> <label class="sr-only" for="password">Password</label> <input class="form-input form-control" type="password" name="password" id="password" value="" placeholder="Password" /> </div> <div class="form-group"> <div class="checkbox"> <label class="form-checkbox"> <input type="checkbox" name="remember" value="1" /> Remember me </label> <label class="pull-right"><a href="https://adoc.pub/forgot">Forgot password?</a></label> </div> </div> <button class="btn btn-primary btn-block" type="submit">Sign In</button> </form> </div> </div> </div> </div>  <script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id=UA-177279549-1"></script> <script> window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'UA-177279549-1'); </script> <script src="https://adoc.pub/assets/js/jquery-ui.min.js"></script> <link rel="stylesheet" href="https://adoc.pub/assets/css/jquery-ui.css"> <script> $(function () { $("#document_search").autocomplete({ source: function (request, response) { $.ajax({ url: "https://adoc.pub/suggest", dataType: "json", data: { term: request.term }, success: function (data) { response(data); } }); }, autoFill: true, select: function( event, ui ) { $(this).val(ui.item.value); $(this).parents("form").submit(); } }); }); </script>  <div id="ADOCPUB_cookie_box" style="z-index:99999; border-top: 1px solid #fefefe; background: #FFC107; width: 100%; position: fixed; padding: 5px 15px; text-align: center; left:0; bottom: 0;"> Our partners will collect data and use cookies for ad personalization and measurement. <a href="https://adoc.pub/cookie_policy" target="_blank">Learn how we and our ad partner Google, collect and use data</a>. <a href="#" class="btn btn-success" onclick="accept_ADOCPUB_cookie_box();return false;">Agree & close</a> </div> <script> function accept_ADOCPUB_cookie_box() { document.cookie = "ADOCPUB_cookie_box_viewed=1;max-age=15768000;path=/"; hide_ADOCPUB_cookie_box(); } function hide_ADOCPUB_cookie_box() { var cb = document.getElementById('ADOCPUB_cookie_box'); if (cb) { cb.parentElement.removeChild(cb); } } (function () { var ADOCPUB_cookie_box_viewed = (function (name) { var matches = document.cookie.match(new RegExp("(?:^|; )" + name.replace(/([\.$?*|{}\[\]\\\/\+^])/g, '\\$1') + "=([^;]*)")); return matches ? decodeURIComponent(matches[1]) : undefined; })('ADOCPUB_cookie_box_viewed'); if (ADOCPUB_cookie_box_viewed) { hide_ADOCPUB_cookie_box(); } })(); </script>  </body> </html>

Az elektronikus iratok levéltári átadása során alkalmazott iratátadási csomagra vonatkozó műszaki követelmények v 1.0

Recommend Documents