Az egyetemi levelezőrendszerbe integrált megosztható Naptár szolgáltatás használata Események, feladatok, meghívók felvitele és megosztása
A Naptár szolgáltatás • Tulajdonképpen egy elektronikus határidőnapló, mely képes figyelmeztetéseket is küldeni megadott email címre feladatok vagy események kapcsán • Meghívásokat és azok visszaigazolását kezeli
Naptár megjelenése • Beállítható, hogy napi, heti, havi vagy egymás utáni 7 napos bontásban jelenjen meg a naptár (lásd a következő ábra) • Mini naptár alkalmazás is megjeleníthető a bal oldali területen, illetve elrejthető • Adott nap színesen jelölve, meglévő események szintén
Naptár megjelenése • Megjeleníthető: – Naptár formátumban (képen) – Az adott naptárformátum szerinti időtartamhoz tartozó • napirendek, • meghívók, • feladatok listája a fenti – hasonló elnevezésű menüsorból
Naptár megjelenése
Naptár megosztása • Naptár beállításait a bal oldali menüsor megfelelő ikonjára kattintva lehet megváltoztatni • Az Info fül alatt a naptár nevét, leírását lehet megadni, beállítható az alapértelmezett időzóna, illetve a naptárban megjelenő események színe • A Megosztás fül alatt állítható, ki milyen jogosultságok mellett férhessen a naptárunkhoz Az alapbeállítás szerint „Minden felhasználó” „Meghívás” jogosultsággal fér a naptárunkhoz. Ezt nem célszerű alacsonyabb szintűre átállítani vagy elvenni, mert az ilyen esetben érkező meghívók nem kerülnek be a naptárunkba, így visszaigazolásuk sem lehetséges.
Naptár megosztása
Naptár megosztása • Amennyiben szeretnénk valakinek a naptárához hozzáférni, először engedélyt kell kapnunk az adott személytől, aki a naptárának a beállításaiban a „Megosztás” fülön adhatja azt meg. • Fontos! A hozzáférés megadásánál nem az email cím szerepel, ezért célszerű a címjegyzékből hozzáadni névre keresve. Azonban jól megadható a cusmanazonosító@uni-corvinus.hu beírásával is. Az e-mail cím megadása hibás, ilyenkor a megjelölt személy nem fog a naptárhoz hozzáférni.
Naptár megosztása • Akikkel megosztjuk a naptárunkat, azok láthatják az abban szereplő eseményeket a hozzáférési jogosultságuknak megfelelően. A jogosultságok (a magasabb szintű jogosultságok felé haladva): – Elérhetőség ellenőrzése: új esemény felvételekor, melyre szeretnének meghívni kollégákat, ellenőrizhetik, szabad-e a kollága az adott időben. A naptárra külön nem érdemes feliratkozni, mert ott továbbra sem lesz látható előre, hogy az adott személy elfoglalt-e vagy sem. – Meghívás: tartalmazza az elérhetőség ellenőrzését és meghívó küldése esetén lehetővé teszi, hogy az bekerüljön a naptárunkba. Ez az alapbeállítás. – Olvasás: az előbbi jogok mellett, akiknek ilyen jogosultságot adtunk, olvashatják is a naptárunkba felvett eseményeket, de oda nem vehetnek fel újat. Amelyik naptár esetén ilyen hozzáférést kapunk, arra már érdemes feliratkozni is. – Olvasás+Írás: olvashatják és bele is írhatnak a naptárba, ahol ilyen joggal rendelkeznek. – Tulajdonos: ugyanazokkal a jogokkal bír a naptár felett, mint a jogosultságot adó, vagyis ő maga is oszthat ki rá hozzáféréseket.
Feliratkozás naptármegosztásra • A „Feliratkozás naptármegosztásra” ikonra (bal oldali első ikon legördülő menüjéből) kattintva megjelenő űrlapon kereshetünk rá a kívánt személyre, majd a megfelelő naptárt kiválasztva és a „Feliratkozás” gombra kattintva menthetjük el ezen igényünket. Ekkor az illető naptára megjelenik a saját naptárunk alatt.
Események felvétele • Új eseményt vagy a naptárban a megfelelő nap megfelelő idősávjára vagy az „Új esemény” ikonra kattintva lehet felvenni • Idősáv esetén egy buborék jelenik meg. Ott az esemény létrehozható rögtön, amennyiben elegendő a megnevezés megadása. Az időpont a kész eseményen egérrel változtatható • Az „Esemény létrehozása” gomb ugyanahhoz az űrlaphoz vezet, mintha az „Új esemény” ikonra kattintottunk volna
Események felvétele
Új esemény • Megadandó az esemény – elnevezése – kezdete – időtartama vagy a vége
• Megadható az esemény – helyszíne – leírása – legördülő ablakból megadható, hogy publikus, vagy magánjellegű legyen-e, illetve hogyan jelenítse meg a naptárban azt az időintervallumot („szabad”, „elfoglalt”)
• Illetve az eseményhez meghívó csatolható
Új esemény
Új esemény - Meghívás • A meghívandó személy naptárában (amennyiben rendelkezik ilyen jogosultsággal) ellenőrizhető, ráér-e • A meghívandó személy felvehető a címjegyzékből is • Később az esemény megnyitásánál a meghívottak neve mellett különböző színű ikonok jelzik a meghívás elfogadásának/elutasításának tényét
Új esemény - Meghívás
Új esemény – egyéb funkciók • A középső terület felső ikonsorában a következőket lehet az eseményhez beállítani: – Csatolás: szükséges mellékletek, anyagok hozzáadása az eseményhez – Ismétlés: beállítható rendszeres eseményeknél (pl. a mindig ugyanakkor tartandó heti projekt-értekezletek), így egyszeri megadással megjelenik a megfelelő rendszerességgel akár több hónapra előre – Emlékeztető: az esemény előtt megadott időben (pl. 1 nap/óra...) jelezhetünk magunknak pl. e-mailben – Időzóna
• Az esemény a „Mentés” ikonra kattintva jelenik meg a naptárban
Beérkező meghívók fogadása • Eseményekre érkező meghívások között is különbséget kell tennünk: • Belső egyetemi rendszer naptárából érkező meghívók webmailből küldve • Egyéb szerverek naptáraiból érkező meghívók
• Amennyiben az egyetemi rendszerből érkezik a meghívás, a korábban említett alapbeállítás mellett az bekerül a naptárunkba • Ahhoz, hogy ez észrevehetően történjen meg, szükséges a Beállítások->Naptár->Értesítések menü alatt bejelölni a „Küldjön értesítést e-mailben, ha új meghívó érkezik, vagy egy meghívás valamely paramétere megváltozik” pontot.
Meghívó visszaigazolása I. • Belső meghívó esetén • Az értesítő e-mailben szereplő dátum szerint a naptárban megtalálható a bejegyzés, melyet visszaigazolhatunk aszerint, hogy részt veszünk-e az eseményen vagy sem. (Vagy akár feltételesen függőben is hagyhatjuk azt.) • Az ilyen meghívók közvetlenül az értesítő emailből nem igazolhatóak vissza!
Meghívó visszaigazolása II. • Külső meghívás esetén • Vannak meghívók, melyek az értesítő e-mailből visszaigazolhatóak – ezeket értelemszerűen a jelzett helyen meg lehet tenni • Nem minden meghívó igazolható vissza • Megfelelő formátumú (iCal) csatolmányként érkező esmények letöltés, majd importálás után a naptárba bekerülhetnek külön begépelés nélkül
• Mindemellett vannak olyan rendszerek, melyek meghívóit nem tudja kezelni az egyetemi naptár illetve levelező. Ilyenkor csak értesítő e-mail érkezik.
Feladatok felvétele • Új feladat felvétele a fenti menüsorban található „Új feladat” ikonra kattintva lehetséges • A megjelenő ablakban beállítható a feladat – – – –
Megnevezése Prioritása Megjelenítésre vonatkozó információk „További részletek megadása” pontra kattintva az új esemény felvételéhez tartozó űrlap jelenik meg a részletes megadhatóság érdekében
• Ez a naptárban nem jelenik meg csak a Feladatok menü alatt, de beállítható hozzá ugyanúgy emlékeztető, meghívó illetve anyag csatolható hozzá
Feladatok felvétele
Feladatok felvétele
Nyomtatás, export/import • A Naptár, az események, és a feladatok nyomtathatóak is – ikonra kattintva kiválasztható, hogy pl. napi, heti,… bontásban történjen • A Címjegyzékhez hasonlóan a Naptár is importálható és exportálható megfelelő formátumú (iCal) fájlból illetve fájlformátumba
