Az „Egyéni bérek és keresetek” adatszolgáltatás rögzítő programjának használati útmutatója A rögzítő program elérhetősége: www.munka.hu--Foglalkoztatás--Statisztika--Egyéni bérek és keresetek statisztikája – Rögzítő programok.
A rögzítő programba kézzel lehet adatokat bevinni, illetve előzőleg elkészített/lementett fájlokat is be lehet olvasni.
Regisztráció: Minden évben újra kell regisztrálni. Ennek oka, hogy az előző évi adatokat kitöröljük az adatbázisból. (Sajnos rossz tapasztalataink vannak a már korábban bevitt adatok „újrafelhasználásával”.)
Belépés: A regisztráció után rögtön be lehet lépni, nem kell megvárni a visszaigazoló e-mailt. Amennyiben a jelszavát elfelejtette, új jelszót a lap alján található „Elfelejtett jelszó” gomb megnyomásával kérhet. Ha nem sikerül belépni, vagy nem kap az elfelejtett jelszóról e-mailt, kérjük, hívjon minket telefonon.
Az adatok bevitele: 1. A cég/intézmény kikeresése a „Szervezet keresése” címszó alatt: A belépés után a szervezetet ki kell választani az adatbázisból. Lépések: 1. A „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt kattintson az új szervezet rögzítése gombra. Új ablak jelenik meg. 2. Írja be a szervezet törzsszámát, és nyomja meg a mentés gombot. 3. A program visszaáll a kezdőoldalra, és a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatti táblában jeleníti meg azokat az adatokat, amelyek a megadott törzsszámhoz adatbázisunkban szerepelnek (név, cím, szakágazati kód, stb.). Amennyiben a szervezet nem található meg az adatbázisban, és nem jelenik meg egy cég sem a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt, kérjük, telefonáljon nekünk! Egy kitöltő több szervezet adatait is megkeresheti, és felviheti!!
2. A kikeresett szervezet borító adatainak bevitele a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt Lépések: 1. A „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt megjelenő kis táblában kattintson rá a szervezet nevét és egyéb adatait megjelenítő sorra. Ekkor megjelenik a sor elején egy pipa, és a sor besárgul. Ezzel a lépéssel kiválasztotta azt a szervezetet, amelyre adatot akar felvinni. (Vannak olyan adatszolgáltatók pl. könyvelő cégek, akik egyszerre több intézmény adatát viszik fel.) 2. A borító adatainak kitöltéséhez kattintson a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatti terület alján található „Szerkesztés” gombra. Ekkor megjelennek az adatszolgáltatás borítólapján található kérdések. Kérjük az adatokat a kitöltési segédlet segítségével töltse ki. Ha tudja a kódokat, írja be, ha nem, válasszon a lenyíló ablakokból. 3. Ha kész, nyomjon a mentés gombra. A borító lapot csak úgy lehet elmenteni, ha a kötelező cellák teljesen ki lettek töltve. Ha egy kötelező adat hiányzik, azt a mentés során pirossal jelöljük. A piros cellákat ki kell javítani/egészíteni, úgy, hogy a hibás cellára rákattintva be kell írni a helyes/hiányzó adatot. Helyes kitöltés és érvényes mentés esetén a program visszaáll a kezdőoldalra, és a szervezet sorában az Állapot cellában megjelenik a „Rendben” kifejezés.
3. A telephelyek felvitele/az adatlap fejlécének kitöltése Az „Adatlap fejléc (telephelyek)” alatti kis táblában lehet felvinni a szervezet telephelyét/eit és azok adatait. Minden telephelyhez egy külön adatlap, és így egy külön adatlap fejléc tartozik. Lépések: 1. Kattintson az „Adatlap fejléc (telephelyek)” alatti területen az „Új adatlap rögzítése” gombra. 2. Töltse ki a megjelenő ablakban lévő adatokat. Ha tudja a szakágazati és telephely kódot, írja be, ha nem, akkor válasszon a lenyíló ablakból. 3. Az adatok beírása után nyomja meg a mentés gombot. A program visszaáll a kezdőoldalra. 4. Több telephely felvitele esetén az 1. ponttól kövesse ugyanezt a folyamatot.
4. A foglalkoztatottak adatainak bevitele/az adatlap kitöltése A foglalkoztatottak adatait a megfelelő telephely kiválasztásával lehet kitölteni. Lépések: 1. Az „Adatlap fejléc (telephelyek)” címszó alatt kattintson a megfelelő telephely sorára. A sor elején megjelenik egy kis pipa, és a sor besárgul. Ekkor kiválasztottuk azt a telephelyet, melyre a foglalkoztatottak adatait akarjuk felvinni. (Sok szervezetnek több telephelye van.) 2. Nyomja meg a „Tovább a foglalkoztatottak oldalra” gombot. Megjelenik egy új oldal. Ezen az oldalon a „Foglalkoztatottak adatai” címszó alatti kis táblában jelennek majd meg a felvitt foglalkoztatottak. 3. Nyomja meg az „Új foglalkoztatott” gombot. Ekkor megjelennek a foglalkoztatottra vonatkozó kérdések (ez a papír alapú piros adatlap egy sora). A Kitöltési segédlet segítségével töltse ki az adatokat. Ha tudja a kódokat, írja be, ha nem, akkor válasszon a lenyíló ablakokból. 4. Amennyiben nem tudja véglegesen kitölteni az összes kötelező mezőt, a lap alján pipálja be az „Űrlap mentése ellenőrzés nélkül” sort, és nyomja meg a mentés gombot. Így az addig bevitt adatok nem vesznek el, bármikor visszatérhet a foglalkoztatott adatlapjához. A nem végleges mentéskor a program visszaáll a kiinduló oldalra, és a foglalkoztatott sorában az állapot cellában „Adathiányos” jelzés jelenik meg, a foglalkoztatott sora pedig piros marad. Az adatlapot véglegesítés céljából újra meg lehet nyitni, úgy, hogy a „Foglalkoztatottak adatai” címszó alatti kis táblában a foglalkoztatott sorára kattint, és megnyomja a „Szerkesztés” gombot. A nem végleges mentés esetén az adatokat nem tudja beküldeni, azokat ki kell javítani vagy egészíteni, míg nem marad piros cella a foglalkozatott adatlapján. 5. Amennyiben kész minden adat, nyomja meg a mentés gombot. Ha a program nem menti el az adatlapot, valószínűleg egy kötelező adat hiányzik, vagy egy beírt adat hibás. A rossz vagy hiányzó adatokat pirossal jelöljük. A piros cellákat ki kell javítani vagy egészíteni, úgy, hogy a hibás cellára rákattintva be kell írni a helyes/hiányzó adatot. 6. Ha a végleges mentés sikerült, megjelenik a „Foglalkoztatottak adatai” oldal, és a foglalkoztatott sora mellett az állapot cella „Rendben”-re vált. A végleges mentésig az állapot adathiányos marad. 7. További foglalkoztatottak felviteléhez kövesse az 1. ponttól ugyanezt a folyamatot. Amennyiben minden foglalkoztatott adata kész, és rendben, nyomja meg a „Vissza a szervezetek oldalra” gombot.
Amennyiben a borító- és az adatlap összes adatát felvitte, mindkét dokumentum beküldhető, az 5. pontban leírtak szerint.
5. Az adatok beküldése Amennyiben a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt a szervezet sorában, illetve a foglalkoztatottak oldalon az állapot cellák „Rendben” vannak, az adatok beküldhetők. Ha az állapot „Adathiányos” akkor vagy a borítón, vagy az adatlap fejlécén vagy pedig a foglalkoztatottak adatlapjain hiányoznak kötelező adatok, vagy hibásak az adatok. Lépések: 1. Amennyiben hibásak vagy hiányosak az adatok, kérjük javítsa vagy egészítse ki a pirossal jelzett cellákat és mentse le a javított borítót vagy adatlapot az előző pontokban leírtak szerint. 2. Amennyiben a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt, illetve a foglalkoztatottak oldalon az állapot cellák „Rendben” lévőt mutatnak, a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt nyomja meg a „Végleges beküldés gombot”. 3. Ha a végleges beküldés sikerült, megjelenik egy ablak, melyben tájékoztatjuk, hogy sikeresen beérkeztek az adatok.
6. Nyomtatás Borítót és adatlapot beküldés előtt és beküldés után is lehet nyomtatni. Amennyiben beküldés előtt nyomtat, a lapon megjelenik a „Nem beküldött példány” kiírás, jelezve, hogy ez nem a véglegesen beküldött adatszolgáltatás. Nyugtát csak beküldés után lehet nyomtatni. Lépések: 1. A „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt a megfelelő gombra kattintva lehet borítót és nyugtát nyomtatni. 2. Az „Adatlap fejléc (telephelyek)” címszó alatt a kiválasztott telephely adatlapját lehet kinyomtatni, az adott telephelyhez kapcsolódó foglalkoztatottak adataival.
7. Adatok importja bérszámfejtő programból letöltött fájlok, vagy saját fájlok segítségével Kérjük, hogy mielőtt elkészíti a fájlokat, olvassa el a Kitöltési segédlet 3. mellékletét, amelyben részletesen leírtuk, hogy milyen típusú és szerkezetű fájlokat fogadunk el. Más típusú vagy szerkezetű fájlt a programba nem tud beolvasni. A bérszámfejtő programok általában két fájlt készítenek, a borító és az adatlap fájlokat. Az „xml” kiterjesztésű fájlból azonban nincs külön borító és adatlap fájl. Lépések: 1. Amennyiben bérszámfejtő programból lementett adatokat olvas be, a „Szervezet” címszó alatt a „Adatok importálása” gombot nyomja meg. Új ablak jelenik meg. 2. Először a „Borító fájl” gombot pipálja be, majd a „Tallózás” gomb megnyomásával válassza ki a betöltendő, előzőleg lementett borító fájlt. (A bérszámfejtő programból lementett borító fájlok neve általában „B” betűvel kezdődik.) Nyomja meg a betöltés gombot. 3. Utána az „Adatlap” gombot pipálja be, majd a „Tallózás” gomb megnyomásával válassza ki a betöltendő, előzőleg lementett adatlap fájlt. (A bérszámfejtő programból lementett adatlap fájlok neve általában „A” betűvel kezdődik.) Nyomja meg a betöltés gombot. Az „xml” kiterjesztésű fájlokat bármelyik gomb bepipálásával beolvashatja. 4. Amennyiben a fájlt a gép nem tudja beolvasni, vagy fontos adatok rosszak illetve hiányoznak az import sikertelen, és megjelenik egy hiba ablak. Az adatok importja a következő okokból lehet sikertelen: (1) nem a Kitöltési segédlet 3. mellékletében részletezett program formátumokban vagy szerkezetben mentette le őket; (2) fontos adatok hibásak: a törzsszám nem szerepel a mi adatbázisunkban, a szakágazati vagy a település azonosító nem valós kódok (3) fontos adatok hiányoznak, vagy nem valósak: a 2., 3., 4., 8., 14., 16. vagy 17. oszlopok valamelyike nincs kitöltve. Amennyiben a program be tudja olvasni magát a fájlt, de az import fontos adathiány miatt sikertelen (2. vagy 3. eset), a hibák felsorolása alatt táblázatos formában megjelennek az adatok is, és pirossal jelezzük azt a sort, ahol rossz adat vagy adathiány van. Kérjük ebben az esetben a forrás fájlban javítsák ki az adatokat és olvassák be még egyszer. 5. Ha a fájlt sikeresen beolvasta, a program visszaáll a kezdőoldalra és a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt – hasonlóan a kézi bevitelhez – megjelennek a szervezetről az adatbázisunkban szereplő adatok. A szervezet sorában az állapot címszó alatt megjelenhet „Adathiány” illetve „Rendben” állapot. A foglalkoztatottak oldalon az állapot címszó alatt is megjelenhet „Adathiány”, illetve „Rendben” állapot. Adathiány esetén az adatokat a programban ki lehet javítani illetve ki lehet egészíteni. Míg az állapot adathiányt jelez, az adatokat nem lehet beküldeni. 6. A beolvasott adatokat a programban lehet javítani és kiegészíteni, ugyanúgy, mintha az adatokat kézzel vitte volna fel. A borítót a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt a „Szerkesztés” gomb megnyomásával, az egyes adatlap fejléceket az „Adatlap fejléc (telephelyek)” címszó alatt a telephely kiválasztásával és a „Szerkesztés” gomb megnyomásával, az adatlapokat pedig a foglalkoztatott oldalon, a „Foglalkoztatottak adatai”
címszó alatt, az egyes foglalkoztatott kiválasztásával, és az adatlap szerkesztésével lehet kiegészíteni, korrigálni. (Lásd 2., 3., 4. pontok.) 7. Az adatokat akkor lehet beküldeni, amikor a „Szervezetek (Borító adatok)” címszó alatt a szervezet sorában illetve a foglalkoztatottak oldalon az állapot cellák „Rendben” lévőre váltanak. A beküldésről és a nyomtatásról lásd az 5. és 6. pontokat.
8. Ügyfélszolgálat: Schődelné Engler Ágnes: (1) 303 -9300/1319 Zsámboki Katalin: (1) 303-9300/1320 Varga Lívia: (1) 303-9300/1314 Grad Sándor (informatikus): (1) 303-9300/1321
