Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola Bizonylati szabályzata
2012. augusztus 28.
AVKF
Bizonylati szabályzat
Tartalomjegyzék A bizonylati szabályzat célja és tartalma ........................................................................... 3 Bizonylati elv, bizonylati fegyelem ................................................................................... 3 Számviteli bizonylat fogalma ............................................................................................ 3 Számviteli bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei ................................................... 4 A bizonylatok csoportosítása ............................................................................................. 6 A számviteli feldolgozásban .............................................................................................. 8 Szigorú számadási kötelezettség ....................................................................................... 8 Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása ........................................................... 8 A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása ......................................... 10 Elektronikus dokumentumok........................................................................................... 10 A bizonylatok kiállítása, javítása, helyesbítése ............................................................... 10 A bizonylatok feldolgozásának rendje............................................................................. 11 A bizonylatok könyvekben történő rögzítésének rendje.................................................. 12 A bizonylatok tárolása, megőrzése .................................................................................. 13 Bizonylatok megőrzése .................................................................................................... 13 Záró és hatályba léptető rendelkezések ........................................................................... 13
Oldal: 2
AVKF
Bizonylati szabályzat
Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola bizonylati szabályzatát a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény rendelkezéseinek, valamint a Főiskola hatályos alapító okiratának figyelembevételével a Rektor az alábbiak szerint állapította meg:
A bizonylati szabályzat célja és tartalma 1.§ (1) A bizonylati szabályzat célja, hogy biztosítsa az intézményben a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírásainak érvényesülését, határozza meg és rögzítse az intézmény sajtosságainak megfelelő bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének továbbításának, felhasználásának, kezelésének, megőrzésének rendjét. (2) A bizonylati szabályzat tartalmazza az intézmény számviteli törvényen alapuló előírásainak rendjét: a) bizonylati elvre és bizonylati fegyelemre b) meghatározza bizonylat fogalmát, és a bizonylatok csoportosítását, különös figyelemmel a szigorú számadási kötelezettségre c) megfogalmazza a bizonylatok kiállítására, helyesbítésére, javítására vonatkozó előírásokat d) bizonylatok feldolgozásának rendjét e) előírásokat tartalmaz a bizonylatok megőrzésére
Bizonylati elv, bizonylati fegyelem 2.§ (3) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 165. § foglalja magában a bizonylati elvre és bizonylati fegyelemre vonatkozó előírásokat. (4) Az intézménynek minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági események folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. (5) A könyvviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (6) Szabályszerű az a bizonylat, amely a gazdasági eseményre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyeket hiba esetén előírásszerűen javítottak.
Számviteli bizonylat fogalma 3. § (1) 2000. évi C. törvény a számvitelről a 166. § -ban szabályozza a Számviteli bizonylat fogalmát. (2) A számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány – számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat – függetlenül annak Oldal: 3
AVKF
Bizonylati szabályzat
nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását, nyilvántartását támasztja alá. (3) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenni. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. (4) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelven (nyelveken is) feltüntethetők. (5) A számviteli bizonylatot a 2000. évi C. törvény a számvitelről 166. § (4) bekezdésének előírása alapján idegen nyelven is ki lehet állítani, ha a magyar nyelvtől való eltérést az adott gazdasági művelet, esemény, illetve az intézkedés jellemzői indokolják. Az idegen nyelven kibocsátott, illetve befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, a könyveléshez szükségesek a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően magyar nyelven is fel kell tüntetni.
Számviteli bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei 4. § (1) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167. § kötelezően az alábbiak szerint határozza a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékeit: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy más azonosítója, b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül szervezeti egység) megjelölése, c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása. A készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, d) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell, e) a gazdasági műveletek tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és – a gazdasági esemény jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően – értékbeni adatai, f) külső bizonylat esetén a bizonylatnak tartalmaznia kell - többek között - a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét, g) a bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik, h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, i) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja és igazolása, j) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (2) A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága – ha az más módon nem biztosítható – az intézmény képviseletére jogosult személy, vagy külön szabályozásban erre feljogosított személy aláírásával igazolható (2000. évi C. törvény a számvitelről 167. § (3) bekezdés).
Oldal: 4
AVKF
Bizonylati szabályzat
(3) A számlával, az egyszerűsített számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. (4) Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. § a számviteli törvény előírásán (részben) túlmenően határozza meg a számla adattartalmát: a) a számla kibocsátásának dátuma (a számlát a teljesítésig előleg fizetése esetén az előleg kézhezvételéig vagy jóváírásáig, de legkésőbb az ezektől az időpontoktól számított 15 napon belül kell kiállítani) b) a számla sorszáma, c) a számlát kibocsátó (eladó, szolgáltatást nyújtó) azon adószám, amely alatt a tevékenységet végezte, d) A termék beszerzőjének, szolgáltatás megrendelőjének adószáma fordított adózás és Közösségen belüli termékértékesítés esetén. e) a termék beszerzőjének, a szolgáltatás megrendelőjének adószáma, fordított adózás és Közösségen belüli termékértékesítés esetén az adószám, amely a teljesítési helyhez kapcsolódik, Közösségi adószám – a megrendelő adóalanyiságát kifejező adószám, f) az eladó és a vevő neve, címe, g) a termék megnevezése és annak jelölésére legalább a törvényben h) alkalmazott Vámtarifaszám vagy Szolgáltatási jegyzékszám, továbbá mennyisége, feltéve, hogy természetes mértékegységben kifejezhető, i) a teljesítés időpontja, ha az eltér a számla dátumától, j) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza, k) az alkalmazott adó mértéke, l) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését az áfa törvény kizárja, m) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása i. mentes az adó alól, vagy ii. utána a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője az adófizetésre kötelezett, n) új közlekedési eszköz értékesítésével kapcsolatos szabályozást írja elő, o) utazásszervezési szolgáltatás különös szabályait tartalmazza, p) használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy az általános forgalmi adóról szóló törvény XVI. fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták, q) pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma. (5) A számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalmát az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 170. § tartalmazza. (6) A gazdasági események számviteli bizonylatai lehetnek: a) kereskedelmi forgalomban kapható szabvány nyomtatványok,
Oldal: 5
AVKF
Bizonylati szabályzat
b) amennyiben a kereskedelemi forgalomban nem kapható szabvány nyomtatvány, saját készítésű nyomtatványt kell használni. (7) Saját készítésű nyomtatványoknak biztosítani kell a jogszabályok előírásainak (nem kizárólag a számviteli törvénnyel) való megfelelést. Kötelezően tartalmazni kell az alaki és tartalmi kellékeket.
A bizonylatok csoportosítása 5. § (1) Kiállító szerint: a) külső bizonylatok, b) belső bizonylatok. (2) Külső számviteli bizonylatok kiállítása más gazdálkodónál történik. (3) Külső bizonylatok teljes körű felsorolása a szabályzatban nem lehetséges, a leggyakrabban előforduló külső bizonylatok: a) számlák, készpénzfizetési számlák, b) díjbekérők c) más pénztárban befizetések nyugtái d) szállítólevelek e) átvételi elismervények f) elszámolási számlakivonatok g) hitelintézetek egyéb értesítései, kivonatai (4) A beérkező bizonylatok az intézmény vezetőjéhez, mint első személyben utalványozásra jogosulthoz, majd a gazdasági vezetőhöz érkeznek. (5) Belső számviteli bizonylatok kiállítása az intézménynél történik. (6) Leggyakrabban előforduló számviteli bizonylatok: a) kimenő számlák b) házipénztár bevételi és kiadási bizonylatai c) pénztárjelentések (napi, időszaki) d) átvételi elismervények e) nyugták f) bérfeladások, bérjegyzékek, összesítők g) üzembehelyezési okmányok h) állománybavételi bizonylatok Oldal: 6
AVKF
Bizonylati szabályzat
i) raktári be- és kivételezési bizonylatok, összesítők, feladások j) menetlevelek k) kiküldetési rendelvények l) különböző könyvelési feladások, összesítők, könyvelési bizonylatok (7) A belső bizonylatokat szabványosított nyomtatvány használata esetén a nyomtatvány szerkezeti előírásai szerint kell kitölteni. (8) Belső bizonylatok szerkesztésekor létrehozásakor figyelembe kell venni: a) az előállított bizonylat a gazdasági esemény jellegének megfeleljen és azon minden szükséges adat feltüntetésre kerüljön, b) az adatok feltüntetési sorrendjének meg kell felelni a c) feldolgozási sorrendnek, d) a feldolgozás szempontjából fontos adatok kerüljenek e) kiemelésre, f) a számítási műveletekhez szükséges adatok műveletek g) sorrendjében kerüljenek feltüntetésre, h) a nyomtatvány méretét a kezelhetőség biztosítására figyelembe kell venni. (9) A gazdálkodáshoz, a számviteli nyilvántartások szempontjából kapcsolódó bizonylatok: bizonylatok a(z): a) befektetett eszközökhöz i. immateriális javakhoz ii. tárgyi eszközökhöz iii. befektetett pénzügyi eszközökhöz b) forgóeszközökhöz i. készletekhez ii. követelésekhez iii. értékpapírokhoz iv. pénzeszközökhöz c) aktív időbeli elhatárolásokhoz d) saját tőke elemeihez e) kötelezettségekhez f) passzív időbeli elhatolásokhoz (10) A leltározási és selejtezési szabályzat előírásai szerint a leltározási és a selejtezési bizonylatok.
Oldal: 7
AVKF
Bizonylati szabályzat
A számviteli feldolgozásban 6. § (1) Elsődleges bizonylatok azok, melyeket az adott gazdasági művelet elrendelése illetve végrehajtása során eredeti okmányként állítanak ki, hiteles aláírással ellátva. (2) Másodlagos bizonylatok azok, melyeket az elsődleges bizonylatok alapján állítanak ki, melyeken biztosított a kiállítás alapjául szolgáló elsődleges bizonylat azonosítása. (3) Gyűjtő bizonylatok azok melyek több elsődleges vagy másodlagos bizonylat alapján kerülnek kiállításra és több gazdasági művelet összegszerű hatását is összevontan tartalmazzák. (4) Hiteles másolatok azok, melyek az alapjául szolgáló bizonylat szövegével mindenben megegyezőek, valamint hitelesítő záradékkal vannak ellátva. Követelmény, hogy megfeleljen a bizonylatokkal szemben támasztott tartalmi és alaki követelményeknek. (5) Hiteles kivonatok melyek valamely bizonylat meghatározott szempontok szerinti adatait tartalmazza és hitelesítő záradékkal került ellátásra. Követelmény, hogy megfeleljen a bizonylatokkal szemben támasztott tartalmi és alaki követelményeknek.
Szigorú számadási kötelezettség 7. § (1) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény a számvitelről 168. § az alábbiak szerint szabályozza a szigorú számadási kötelezettséget: a) a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni, b) a szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, nyomtatvány kibocsátót terheli, c) a szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. (2) A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét az intézmény gazdasági igazgatója saját hatáskörében állapítja meg, valamint - munkaköri leírással - kijelöli azt a személyt, aki a nyilvántartások vezetéséért felelősséggel tartozik. (3) A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezések megszegése anyagi és fegyelmi felelősségre vonással jár.
Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása 8. § (1) A nyilvántartás konkrét követelményeivel a 24/1995. (XI.22.) PM rendelet is foglalkozik. (2) Olyan nyilvántartás vezetését írja elő, mely nyomtatványfajtánként külön-külön tartalmazza: a) a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát, b) a bizonylat megnevezését, Oldal: 8
AVKF
Bizonylati szabályzat
c) bizonylat bevételezésének keltét, d) bevételezett bizonylat mennyiségét, e) nyomtatvány kezdő- és végző sorszámát, f) az igénybevétel keltét, g) kiadott nyomtatvány sorszámát, mennyiségét, h) átvétel elismerését, i) leadott tőpéldány átvételének elismerését. j) a nyomtatvány kiselejtezésének keltét. (3) Számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy a) a számla kibocsátására szolgáló számítástechnikai program kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást, b) a számlapéldányok hiánytalan elszámolása biztosított. (4) A számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkezni, mely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét. A dokumentációnak tartalmazni kell a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az megfelel a vonatkozó jogszabályok előírásainak. (5) A számlázó programnak biztosítani kell az összes számlapéldány sorszámozását, ha az előállítás az egyes számlapéldányok egymás utáni nyomtatásával történik, illetve annak feltüntetését, hogy a számla összesen hány példányban készült, ha a nyomtatás több példányos összeszerelt és előnyomás nélküli papírra történik. (6) Szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok: a) készpénzfelvételi utalvány b) pénztárjelentés (napi, időszaki) c) előleg engedélyezés és nyilvántartás d) bevételi és kiadási pénztárbizonylat e) napi pénztárjelentés f) számla g) egyszerűsített számla h) nyugta i) szállítólevél j) gépkocsi menetlevél, k) raktári bevételezési, kiadási utalványok, l) leltárfelvételi bizonylatok m) kiküldetési rendelvény n) szabadság-nyilvántartás
Oldal: 9
AVKF
Bizonylati szabályzat
A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása 9. § (1) A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével megbízott személy a nyomtatvány kiadását megelőzően kötelezett arra, hogy a nyilvántartásban az átadást az átvevővel aláírassa. (2) A szigorú számadású nyomtatványokat használók a nyomtatvánnyal kötelesek elszámolni, ennek elmulasztása esetén a nyomtatványok kezelésével megbízott személynek kötelessége az elszámoltatás. (3) A nyomtatványok kezelésével megbízott személynek kötelessége a felhasznált nyomtatványtömböket ellenőrzés után (minden sorszám megvan-e, a kiállítások, kitöltések megfelelőek voltak-e) viszszavételezni – nyilvántartáson átvezetni. (4) A szigorú számadású nyomtatványokat páncélszekrényben, lemezszekrényben, kazettában kell őrizni.
Elektronikus dokumentumok 10. § (1) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167. § (5) bekezdése alapján számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról szóló törvény szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel a törvény előírásainak. (2) Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabályok is meghatározzák. (3) A számviteli törvény 167. § (6) bekezdése előírja, ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak-szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket.
A bizonylatok kiállítása, javítása, helyesbítése 11. § (1) Bizonylatok kiállítása: a) Az alakilag és tartalmilag hiteles, megbízható és helytálló számviteli bizonylatot a gazdasági esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásnak időpontjában, illetve időszakában kell kiállítani. b) A számviteli bizonylaton az adatok időtállóságát a számviteli törvény 169. §-ban meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. Az időtállóság a számviteli bizonylaton végzett javításokra, utólagos változtatásokra is vonatkozik. (2) Bizonylatok javítása: a) Ellenőrzéskor a bizonylaton ki kell javítani a fellelt hibákat. A javítás kötelezettség vonatkozik mind az alaki, mind a tartalmi hibákra. A bizonylatok javítása csak szabályszerűen történhet. b) A javítások esetén a következők szerint kell eljárni: Oldal: 10
AVKF
Bizonylati szabályzat
i. a helytelen adatok javításakor az eredeti adatok – annak láthatósági biztosításával – át kell húzni, a helyesbített adatot az áthúzott adatok – szövegek – fölé kell írni, ii. a javítást végzőnek a javítást aláírásával, a javítás dátumával, valamint az intézmény bélyegzőjével igazolni kell, iii. a javítást a bizonylat minden példányát át kell vezetni, iv. javításkor az adatok, szöveg lefestése, leragasztása, radírozása szigorúan tilos, v. gépi adathordozón lévő adatok javításáról külön jegyzéket kell készíteni és az eredeti bizonylatokkal együtt megőrizni a gépi adathordozón lévő adatok javításokról. vi. Pénztári bizonylaton javítást végezni nem szabad! vii. Belső sorszámozott bizonylatok rontott példányát áthúzással érvényteleníteni kell, a tömbből kitépni nem szabad, meg kell őrizni. viii. A külső bizonylatokat javítani nem szabad, amennyiben az intézménybe hibásan érkeznek azokat a bizonylatot kibocsátónak javításra vissza kell küldeni javításra való felhívással. (3) A bizonylatok helyesbítése: a) A hibásan kiállított, más részére elküldött bizonylatot az intézménynek helyesbíteni kell. Az általános forgalmi adóról szóló törvény 168. § (2) bekezdése alapján a számlával egy tekintet alá esik minden más okirat, mely a követelményeknek megfelel és kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva annak adattartalmát módosítja. b) A helyesbítő számla adattartalma az általános forgalmi adóról szóló törvény 170. § alapján: i. az okirat kibocsátásának dátuma, ii.
az okirat sorszáma,
iii.
hivatkozás arra a számlára, amelyet módosít,
iv.
a számla azon adatának megnevezése, amelyet módosít, a módosítás lényege és számszerű hatása.
c) A helyesbítő számlát a számla befogadó részére el kell juttatni és az eljuttatást postakönyvvel, feladóvevénnyel vagy egyéb más módon igazolni kell.
A bizonylatok feldolgozásának rendje 12.§ (1) Általános előírások a) A számviteli bizonylatok alaki és tartalmi hitelességét, számszaki megfelelőségét, megbízhatóságát, helyállóságát a feldolgozás előtt ellenőrizni kell. Az ellenőrzés magában foglalja a teljesítésigazolások meglétét, az összegre való jogosultság ellenőrzését. b) A feldolgozás során ellenőrizni kell, hogy a munkafolyamatba épített belső ellenőrzés feladatának elvégzését, a bizonylatokat az arra jogosult személyek (kiállító, ellenőrző, érvényesítő) megvizsgálták, és aláírásukkal ellátták-e. c) Azokra a bizonylatokra, melyeket az arra jogosult személyek nem írták alá, érdemi intézkedést tenni nem lehet.
Oldal: 11
AVKF
Bizonylati szabályzat
d) Az ellenőrzött és az ellenőrzés által elfogadott bizonylatokat folyamatosan és időrendben kell a könyvelésben rögzíteni. e) A bizonylatokon könyvelés előtt a kontírozás, a könyvelési számlaszám kijelölése kötelező. f) A könyvelésre csak utalványozott bizonylatok kerülhetnek, melyeket az eredeti bizonylatra kell rávezetni. (2) Bizonylatok ellenőrzése: a) Az intézménynél nevesíteni kell azt a munkakört - és munkaköri leírásban rögzíteni - amely munkakörhöz kapcsolódó feladat a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése. b) A bizonylatok alaki ellenőrzése folyamatában ellátandó feladatok: i.
a bizonylatok kitöltésének teljeskörűségét, minden adat feltüntetésre került-e,
ii.
a mellékletek csatolásra kerültek-e,
iii.
a bizonylaton a kiállító aláírása mellett a bizonylat érvényességéhez szükséges aláírások teljessége szerepel-e,
iv.
a bizonylat szerepel- e a szigorú számadású nyomtatványok jegyzékében,
v.
a bizonylatot megfelelően állították-e ki,
vi.
a javításoknál a szabályokat betartották-e.
c) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése: i.
a gazdasági esemény indokoltságát, szükségességét,
ii.
az alkalmazott árak helyességét,
iii.
jogszabályi előírások betartását kell megvizsgálni.
d) A bizonylatok számszaki ellenőrzése: i. a számszaki ellenőrzés során arról kell meggyőződni, mennyiségi adatok és az alkalmazott árak alapján az értékadatok valódiak-e.
A bizonylatok könyvekben történő rögzítésének rendje 13. § (1) A bizonylatok feldolgozásakor a 2000. évi C. törvény a számvitelről 165. §. (3) bekezdése alapján kell eljárni: (2) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, a) a bankszámla forgalom esetén a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, b) az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő 15-ig kell rögzíteni. c) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után legalább negyedévenként, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni.
Oldal: 12
AVKF
Bizonylati szabályzat
(3) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell (sztv. 165. §. (4) bekezdés). (4) Megfelelő hivatkozásokkal a visszakeresés lehetőségét beazonosításokkal biztosítani kell.
A bizonylatok tárolása, megőrzése 14. § (1) A bizonylatok tárolásánál, megőrzésénél biztosítani kell olyan tárolási lehetőséget, mellyel biztosítjuk, hogy a bizonylatokat a megőrzési időn belül károsodásmentesen megőrizzük. Az irattári rendszert olyan módon kell kialakítani, hogy a bizonylatok áttekinthető formában, időrendben a gyors megkeresés lehetőségét biztosítva álljanak rendelkezésre. (2) Alapkövetelmény, hogy azokba illetéktelenek ne tekinthessenek be. Biztosítani kell, hogy az őrzési helyről bizonylatot ne vihessenek el. Amennyiben feltétlenül szükséges az eredeti bizonylat elvitele, hiteles másolat és az eredeti bizonylat kiadásáról átvételi elismervény álljon rendelkezésre.
Bizonylatok megőrzése 15. § (3) A számviteli törvény 169. § rendelkezik a bizonylatok megőrzéséről. a) A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni. b) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. c) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. d) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az a) és a b) bekezdés szerinti bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. e) Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a számviteli törvény 167. § (5) bekezdése szerinti feltételek figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. (4) A bizonylatolásra vonatkozó szabályok megszegése esetén az Art. 172. § (1) bekezdése szankciókat helyez kilátásba. Aki a jogszabályokban előírt bizonylatok kiállítását, illetve a könyvek, nyilvántartások vezetését elmulasztja, a bizonylatokat az előírásoktól eltérően állítja ki, a könyveket, nyilvántartásokat hiányosan vagy az előírásoktól eltérően vezeti, vagy a számviteli törvényben meghatározott pénzkezelési szabályzatra vonatkozó rendelkezéseket megszegi 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható.
Záró és hatályba léptető rendelkezések 16.§ Oldal: 13
AVKF
Bizonylati szabályzat
(1) Jelen szabályzat felülvizsgálatát a vonatkozó jogszabályok változásakor kell elvégezni, de legalább évente felül kell vizsgálni. (2) A Szabályzat hatályba lép: 2012. augusztus 28. napjától, a hatálybalépéssel egyidejűleg minden eddigi bizonylati szabályzat érvényét veszti. Vác, 2012.08.28.
A szabályzatot szakmailag jóváhagyta:
Koós Ádám sk. gazdasági igazgató Fülöpné dr. Erdő Mária sk. rektor
Oldal: 14
