Az Adatminőségi Protokollt tartalmazó Adatminőségi Keretprogram 1.0-s verzió
Az Adatminőségi Protokollt tartalmazó Adatminőségi Keretprogram 1.0-s verziója, 2006 májusa
Jelen keretprogram számos kereskedő, gyártó, ipari szövetség, minősítési testület és mások hozzájárulásával jöhetett létre. A Összevont Üzleti Tervező Csoport (Joint Business Planning Group, JBP) a következő személyeknek kíván köszönetet mondani az általuk nyújtott támogatásért, útmutatásért és a jelen jelentés létrejöttéhez szükséges információkért: Bud Babcock, The Procter & Gamble Company Nigel Bagley, Unilever Paul Bokdam, Lloyd’s Register Quality Assurance Hugo Byrnes, HBA Consultants Hein Gorter de Vries, GS1 the Netherlands Chris Havenga, GS1 South Africa Sally Herbert, GDSN Inc. (for GS1) Peter Irish, SCA Sharon Jeske, CIES – The Food Business Forum Peter Jordan, Kraft Foods Kathleen van Maele, SCA Thierry Morizur, Carrefour Paul Povey, The Procter & Gamble Company Abdul Razak, Campbell Soup Company Katrin Recke, European Brands Association (AIM) /ECR Europe Sabine Ritter, Global Commerce Initiative (GCI) Alistair Robinson, Tesco Alan Sargeant, The Procter & Gamble Company Adrian Segens, GS1 UK Pam Stegeman, Grocery Manufacturers Association of America (GMA) Marianne Timmons, Wegmans Food Markets Milan Turk Jr., The Procter & Gamble Company Lionel Tussau, Georgia Pacific Pat Walsh, Food Marketing Institute (FMI) Közreműködésükért külön köszönet illeti Lloyd’s Register Quality Assurance-t és a Hugo Byrnes Associatest.
Simon Glass The Procter & Gamble Company
Ruud van der Pluijm Royal Ahold
Sue Mackesey Kraft Foods
A JBP Adatpontossági Csoportjának (Data Accuracy Group) társelnökeit
Az Adatminőségi Keretprogram Tartalomjegyzék Adatminőségi Keretprogram - Tartalmi Összefoglaló ............................................................... 5 1.1 Háttér ................................................................................................................................ 5 1.2 A megfelelő adatminőség előnyei .................................................................................... 5 1.3 Adatminőségi Keretprogram ............................................................................................ 6 1.3.1 Adatminőségi Protokoll............................................................................................. 6 1.3.2 Vezetői Modell .......................................................................................................... 6 2 Irányelvek ................................................................................................................................ 8 3. Az Adatminőség-kezelői rendszer követelményei (Data Quality Management System Requirements, DQMSR). ......................................................................................................... 11 3.1 Hatókör ........................................................................................................................... 11 3.2 Adatminőség-kezelői Rendszer ...................................................................................... 11 3.2.1 Általános követelmények ........................................................................................ 11 3.2.1.1 Általános követelmények ................................................................................. 11 3.2.1.2 Dokumentálási követelmények ........................................................................ 12 3.2.2 Adatminőség-kezelői irányelv................................................................................. 12 3.2.3 Tervezés .................................................................................................................. 12 3.2.3.1 Adatminőség-kezelői információ ..................................................................... 12 3.2.3.2 Adatminőségi követelmények .......................................................................... 13 3.2.3.3 Adatminőség-kezelői folyamat ........................................................................ 13 3.2.3.4 A termékadatbázis felépítése, IT-s infrastruktúra és óvintézkedések .............. 13 3.2.3.5 Célok ................................................................................................................ 13 3.2.4 Alkalmazásba vétel és működés .............................................................................. 13 3.2.4.1 Felelősségek ..................................................................................................... 13 3.2.4.2 Felülvizsgálatok ............................................................................................... 14 3.2.4.3 Személyzet, szakértelem, képességek és tapasztalat ........................................ 14 3.2.4.4 Belső kommunikáció ........................................................................................ 14 3.2.4.5 Működési ellenőrzés ......................................................................................... 15 3.2.4.5.1 Általánosságban ........................................................................................ 15 3.2.4.5.2 Adat létrehozás és ellenőrzés, valamint termékmérés ............................... 15 3.2.3.5.3 Termék-törzsadat bevitel belső adatrendszerekbe..................................... 15 3.2.4.5.4 Termék-törzsadat kezelése ........................................................................ 15 3.2.4.5.5 Külső adat közzététel ................................................................................ 16 3.2.5 Mérés és ellenőrzés ................................................................................................. 16 3.2.5.1 Ellenőrzési folyamat és elemzés ...................................................................... 16 3.2.5.2 Felhasználói visszajelzések .............................................................................. 16 3.2.5.3 Megelőző lépések ............................................................................................. 16 3.2.5.4 Korrekciós lépések ........................................................................................... 17 3.2.5.5 Belső Auditálás ................................................................................................ 17 3.2.6 A rendszerteljesítmény vezetői felülvizsgálata ....................................................... 18 4. Önbejelentés ......................................................................................................................... 19 5. DQMSR Minősítési Rendszer .............................................................................................. 20 5.1 Bevezetés ........................................................................................................................ 20 5.2 A DQMSR-t auditáló minősítő szerv szervezete ........................................................... 20 5.2.1 A minősítő szerv munkaterülete .............................................................................. 20 5.2.2 A minősítő szerv szervezete .................................................................................... 21 5.2.3 A személyzet szakértelme ....................................................................................... 21 5.2.4 Egyéb szervezeti források és eljárások .................................................................... 22 5.3 Dokumentum felülvizsgálata, az alkalmazásba vétel felülvizsgálata és minősítés ........ 22
5.3.1 A szervezet .............................................................................................................. 22 5.3.2 Minősítő auditálás ................................................................................................... 22 5.3.3 Észrevétel, fejlesztéssel kapcsolatos megjegyzések, meg nem egyezőség ............. 23 5.3.4 Jelentés .................................................................................................................... 24 5.3.5 Időráfordítás ............................................................................................................ 24 5.3.6 Minősítés ................................................................................................................. 24 5.3.7 Érvényesség és megújítás ........................................................................................ 24 6. Adatvizsgálati eljárás ........................................................................................................... 25 6.1 Bevezetés ........................................................................................................................ 25 6.2 Vizsgálati szerv kiválasztása .......................................................................................... 25 6.3 Vizsgálati szerv személyzetének képzettsége és tapasztalata ........................................ 26 6.4 A vizsgálat hatásköre ..................................................................................................... 26 6.5 Vizsgálat előkészítése .................................................................................................... 26 6.6 Vizsgálat megtervezése .................................................................................................. 27 6.7 Mintaazonosítás .............................................................................................................. 27 6.8 Mérőberendezés ............................................................................................................. 27 6.9 Vizsgálat ......................................................................................................................... 27 6.10 Vizsgálati jelentés ........................................................................................................ 28 6.11 A jelentés szétosztása ................................................................................................... 28 6.12 Fellebbezési eljárás ...................................................................................................... 28 6.13 Panaszok ....................................................................................................................... 28 6.14 Korrekciós intézkedések .............................................................................................. 29 6. 1. Függelék Mintavétel ......................................................................................................... 29 6. 2. Függelék Elő-vizsgálati dokumentációs követelmények ................................................. 30 6. 3. Függelék Vizsgálati jelentés követelményei .................................................................... 30 7. Meghatározások ................................................................................................................... 35 8. Referencia dokumentumok .................................................................................................. 37
Adatminőségi Keretprogram - Tartalmi Összefoglaló 1.1 Háttér 2005 júliusában egy Összevont Üzleti Tervező csoportot (Joint Business Planning, JBP) hívtak össze, hogy megoldást találjanak a globális elosztási láncon belüli adatminőségi problémákra. A JBP csoport beszállítókat, kereskedőket, valamint az AIM, a CIES, az ECR Europe, az FMI, a GCI, a GMA és GS1 szervezetek képviselőit tömöríti magában. A JBP csoportban beszállítói oldalról az Unilever, a P&G, a Kraft, az SCA, a Campbell’s és a General Mills, kereskedői részről az Ahold, a Carrefour, a TESCO és a Wegmans képviselteti magát. A csoport célkitűzése az volt, hogy gyakorlati keretprogramot dolgozzon ki egy globális adatminőségi megoldás számára. Az irányelvek sora olyan kulcsfontosságú alapelveket fejez ki, melyekhez a JBP Feladatcsoportja az adatminőségi keretprogram kidolgozása során tartotta magát. A JBP csoport (illetve általánosságban az ipar) számára az jelenti az igazi kihívást, hogy olyan keretprogramot dolgozzon ki, amely mind a jelenlegi, mind a jövőben várható adatminőségi szükségleteknek megfelel. Éppen ezért a JBP csoport megköveteli JBP anyagok felülvizsgálóitól, hogy tisztában legyenek a jövőbeni együttműködő gazdaságot elősegítő aktuális lehetőségeknek és adatminőségi tényezőknek.
1.2 A megfelelő adatminőség előnyei A megfelelő adatminőség létfontosságú az együttműködő kereskedelem számára. A megfelelő adatminőség azt jelenti, hogy minden törzsadat teljes, helytálló, pontos, időszerű és ipari szabvány-alapú. A globális ellátási lánc végpontjai közötti adatminőség fejlesztésével a kereskedelmi partnerek csökkenthetik költségeket, javíthatnak a termelékenységükön, valamint gyorsabbá tehetik a termékek piacra való dobását. A megfelelő adatminőség fejleszti a gyártók, a kis- és nagykereskedők, a közvetítők, valamint más, harmadik felek belső üzleti folyamatait is. A termékek súlyával és méreteivel kapcsolatos információk például hozzájárulnak a fuvarozás magasabb szintű kihasználtságához, feleslegessé teszik ugyanazon termék ellátási láncon belüli többszöri megmérését, valamint csökkentik a planogramok átdolgozásához szükséges erőforrások számát. Az adatszolgáltatók felelőssége, hogy időről időre teljes, helytálló, pontos, időszerű és a szabványoknak megfelelő adatokat szinkronizáljanak. A JBP Adatpontosságért felelős csoportjának ajánlása szerint az adatszinkronizáció az ipar bevált gyakorlatának tartott Globális Adatszinkronizációs Hálózaton keresztül valósítandó meg. Az adatokat átvevőknek belső folyamatokat és eljárásokat kell érvénybe léptetniük, hogy megvédjék a GDSN-en keresztül kapott adatok integritását. A beszállítónak elküldött Fizetési Meghagyásban szereplő adatoknak például meg kell egyezniük a GDSN-en keresztül kapott adattal.
1.3 Adatminőségi Keretprogram 1.3.1 Adatminőségi Protokoll Az Adatminőségi Keretprogram központi része az Adatminőségi Protokoll. A protokoll két összetevőből áll: i) ii)
Egy adatminőség-kezelő rendszerből, a kulcsfontosságú adatkezelő üzleti folyamatok létezésének és hatékonyságának igazolására Egy felügyeleti eljárásból, a termék-attribútumok fizikai érvényesítésére
Az adatminőség-kezelő rendszer célja, hogy útmutatást nyújtson a szervezeteknek az adatkezelő rendszerek létrehozására, alkalmazásba vételére, karbantartására és fejlesztésére. A JBP csoport – közép- és hosszútávon – létfontosságúnak tekinti az adatminőség-kezelő rendszereket, a magas minőségi színvonalú, helytálló adatok globális ellátási láncon keresztüli áramlása érdekében. Ez a rendszer a belső üzleti folyamatok, eljárások és közös teljesítési kritériumok meglétére összpontosít. A vizsgálati eljárás célja, hogy egy szabványosított módszert határozzon meg az adatfelügyelet számára. A meglévő GS1 szabványok – köztük a GS1 mérési szabályok – referenciaként szolgálnak a vizsgálati eljárásban. Az eljárás a GS1 szabványokkal együtt kerül kialakításra, és – a GSMP-ben (Globális Szabványmenedzselési Folyamat, Global Standard Management Process) foglaltaknak megfelelően – többek között tartalmazza a csomagolási tűréshatárokat is. Amire még nem vonatkoznak a szabványok, ott az eljárás nyújtja a követendő útmutatásokat – mint például a felülvizsgálathoz szükséges közös attribútumokat, valamint a minta méret ajánlásokat tartalmazó listák esetében is. Emellett – a közép- és hosszútávú megvalósítás alapján – a felülvizsgálati eljárásnak az is a céljai között szerepel, hogy az adatminőség-kezelő rendszerbe olvassza be. A JBP csoport felismerte, hogy a felügyeleti eljárásnak rugalmasnak kell lennie, és az adott kereskedelmi partnerkapcsolat követelményeire épülve kell alkalmazásba kerülnie. Egy beszállító és/vagy kereskedő adatminőségben való jártasságától függően az is előfordulhat, hogy egy kezdeti követelmény csak a vizsgálati folyamatokban szereplő attribútumok egy részét képes felülvizsgálni. A JBP csoport ajánlja az Adatminőségi Protokoll széleskörű használatát, kiváltképp a GDSNközösség vállalatai számára. Azonban a JBP csoport azt is elismeri, hogy a protokoll használatához való alkalmazkodás önkéntes alapú.
1.3.2 Vezetői Modell A GS1 – a Protokoll tulajdonosaként – vállalja az Adatminőségi Keretprogram teljes körű felügyeletét, a GS1 GDSN irányítása mellett. GS1 GDSN igyekszik népszerűsíteni az iparon belül, éppen ezért egy Kormányzói Bizottságot hozott létre, valamint folyamatos fejlesztést valósít meg a Keretprogram számára.
Az Adatminőségi Keretprogram egy olyan nyílt rendszeren alapszik, ahol minden hitelesített üzleti személy – az Adatminőségi Protokollra hivatkozva – felajánlhat termékvizsgálatot és/vagy adatminőség-kezelői minősítést. A GS1 GDSN egy független hitelesítő hatóságot alkalmaz a minősítői testületek akkreditáláshoz (a minősítést kérő kereskedelmi partnerkapcsolat számára).
A modell azon a feltevésen alapszik, hogy a kereskedelmi partnereknek azt az adatminőségi módszert választják, amely a legjobban megfelel kereskedelmi partnerkapcsolataik igényeinek. Például egy akkreditált szolgáltatóval való kapcsolatot a minősítés elnyeréséhez, vagy egy nem akkreditált szolgáltatóval való kapcsolatot a protokollnak való megfelelés bizonyításához. A protokoll széleskörű használata erősen támogatott (mivel a fejlett adatminőség a protokollnak való megfelelés eredménye), ám a minősítést nem adhatják ki nem akkreditált szervezetek. Az önbejelentés lehetősége azon vállalatok számára elérhető, amelyek belső képességeiknél fogva bizonyítani tudják a protokollnak történő megfelelést. A GS1 meghatározza, hogy szervezete miként támogatja az Adatminőségi Keretprogram teljes felügyeletét és vezetését. Feltételezhető, hogy a protokoll beindítása után, az első szakasz egy minősítési program kidolgozásából áll a 2006-os esztendőben. Mivel a minősítési program kidolgozása már folyamatban van, ezért a kereskedelmi partnerek és a szolgáltatók bátran megkezdhetik a protokoll használatbavételét. Szintén elfogadott, hogy a Keretprogram jövőbeni fejlődése a JBP csoport által kialakított irányelveket követi majd. A JBP Adatpontossági csoportjában magát képviseltető hét ipari szervezet tagvállalataikkal együtt egy ipari ellenőrzési időszak felállítását támogatta. A JBP Adatpontossági (Data Accuracy) csoportot hivatalosan feloszlatták és a felelősségek a GS1 GDSN-hez kerültek.
2 Irányelvek A JBP Adatpontossági alapszabály a globális ellátási láncon belül szinkronizált adatok adatminőségi Keretprogramjához alakít ki követendő gyakorlatot. A GDD-attribútumok (Globális Adatszótár, Global Data Directory) kiindulási pontként szolgálnak a Keretprogram számára. A Keretprogram – GDD kifejlesztésével – várhatóan úgy kerül kialakításra, hogy – a kereskedelmi partnerek közötti forgalomnak megfelelően – több adat attribútumot és üzleti információt is tartalmazhasson. A JBP Adatpontossági csoport meggyőződése, hogy a Globális Adatszinkronizációs Hálózat (GDSN) teljes lehetőségei mindaddig feltérképezetlenek maradnak, míg a kereskedelmi partnerek nem teszik a lehetővé a következőket: -
Megfelelő minőségű termékinformáció igazítása a belső termelési rendszerekben Megfelelő minőségű termékinformáció szinkronizálása a GDSN-en belül A kereskedői rendszerek belüli Termék Információ igazítása a GDSN-en keresztül kapott termékinformációhoz
Az Adatminőségi Keretprogram kialakítása során a következő irányelvek kerültek figyelembevételbe. Az Adatminőségi Keretprogram: 1. a felhasználók igényein alapszik (pl. beszállítók vagy az adatok átvevői) 2. erősen ajánlott a Globális Adatszinkronizációs Hálózaton közösségén belül – igaz jelenleg önkéntes alapú. 3. Az adott kereskedelmi partnerkapcsolatok igényei lapján kerül megvalósításra 4. Felépítésében és megvalósítási lehetőségeit tekintve összefüggő, a kereskedelmi partnerek igényeinek megfelelően rugalmas megvalósítást nyújt. 5. Minimalizálja az alkalmazásba vételi, a kezelési és egyéb költségeket a globális ellátási lánc számára, és lehetővé teszi a mennyiségileg azonnal kifejezhető előnyöket az ellátási lánc partnereinek. 6. Kiegészíti, és változtatásokkal látja el a GS1 szabványokat. 7. Adatminőségi ipari protokollra épül -
A protokoll két összetevőből áll; i) adatvizsgálat a termék sajátosságaival és ii) a az adatminőség-kezelő eljárás a kulcsfontosságú adatkezelői üzleti folyamatok létezésének és hatékonyságának igazolására.
A protokoll vizsgálati összetevője egy szabványosított szemléletmódot állít fel a termékvizsgálat számára (pl. GS1 mérési szabályok használata, közös attribútumok vizsgálata, közös mintaméretek és GS1 csomagolási tűréshatárok használata) Kis, közép és nagyvállalkozások felé számol el.
A protokoll adatminőség-kezelő összetevője útmutatást nyújt a szervezeteknek az adatminőség-kezelő rendszerek létrehozásában, dokumentálásában, alkalmazásba vételében, kezelésében és fejlesztésében.
8. Lehetővé teszi a kereskedelmi partnerek számára adatminőségi módszereik megválasztását. (Például egy akkreditált entitással való kapcsolat egy minősítés elnyeréséért, egy nem akkreditált entitással való kapcsolat vagy önbejelentés). Az önbejelentés lehetősége azon vállalatok számára elérhető, amelyek belső képességeiknél fogva bizonyítani tudják a protokoll teljesítését. 9. Az Adatminőségi Keretprogram egy olyan nyílt rendszeren alapszik, ahol minden hitelesített üzleti személy – hivatkozva az Adatminőségi Protokollra – felajánlhat termékvizsgálatot és/vagy adatminőség-kezelői minősítést. 10. A protokoll széleskörű használata erősen támogatott (mivel a fejlett adatminőség a protokollnak való megfelelés eredménye), ám a minősítést nem adhatják ki nem akkreditált szervezetek. 11. Egy ipari felülvizsgálati időszak tárgyát képezi 12. Tartalmazza a folyamatban lévő irányítást, így biztosítva a felügyeletet a Keretprogramon keresztül. Az Irányító Bizottság felelőssége lesz egy független hitelesítő hatóság felkérése a minősítői testületek akkreditáláshoz (a minősítést kérő üzleti entitások számára). Továbbá az Irányító Bizottság felel azért is, hogy folyamatos fejlesztési folyamatot valósítson meg azt adatminőségi keretprogram számára. 13. Azon az elven alapszik, mely szerint a gyártók birtokolják és felelősek azokért az adatokért, amelyeket „Házi Adatbankjukon” keresztül szinkronizálnak, és nem fogadnak el köztulajdonban lévő frissítést egy harmadik féltől (azok beleegyezése nélkül). Jelen keretprogram felhasználói célközössége gyártókból, kis és nagykereskedőkből, közvetítőkből, GS1 Tagszervezetekből, adatbankokból, valamint megoldás-szolgáltatókból áll.
Adatminőségi protokoll
3. Az Adatminőség-kezelői rendszer követelményei (Data Quality Management System Requirements, DQMSR). 3.1 Hatókör Jelen fejezet az adatminőség-kezelői rendszer követelményeit vesézi ki, amelyek lehetővé teszik egy szervezet számára, hogy kifejlessze, és alkalmazásba vegye adatminőségi elveit és céljait, így elérve a megfelelő adatminőséget. Számításba veszi az adatszinkronizációval kapcsolatos, illetve miden olyan követelményt, amelyre szervezet feliratkozik. Meghatározott adatminőség-kezelői teljesítési kritériumokat azonban nem szab meg. A DQMSR minden olyan szervezetnél alkalmazható, amely szándékozik: a. Létrehozni, alkalmazásba venni, fenntartani és fejleszteni egy adatminőség-kezelői rendszert, b. Biztosítja az összhangot saját kinyilatkoztatott adatminőség-kezelői elveivel összhangot c. Jelen fejezettel való összhangot a következőkkel mutatja be: - Önbejelentést tesz, vagy - Megfeleltségének megerősítését keresi azon felek – például vásárlók – által, akik érdekeltséggel bírnak a szervezetben, vagy - Vagy adatminőség-kezelői rendszerének egy külső szervezet általi minősítését keresi d. Vagy önbejelentésének egy külső szervezet általi megerősítését keresi Minden – jelen fejezetben foglalt – követelményt úgy terveztek, hogy bármely adatminőségkezelői rendszerbe bevezethető legyen. Az alkalmazás mértéke többek között függ a szervezet adatminőség-kezelő elveitől, tevékenységétől, termékeitől és szolgáltatásainak természetétől, valamint a szervezet adatainak más felhasználói által támasztott igényeitől. Jelen fejezet minden olyan szervezetnél alkalmazható, amely a (külső) adatbankokban történő közzététel előtt hoz létre és tárol termékadatokat. Jelen fejezet nem alkalmazható általános adathasználatra, és nem tartalmaz követelményeket az adatok szerkezetének és teljességének fenntartaására nézve a beszerzéshez hasonló folyamatokon belül. Ezen – adatokkal kapcsolatos – ügyek kezelésekor az adatfelhasználóknak a GDSN adatfelhasználásról szóló szabályaihoz kell kötniük magukat.
3.2 Adatminőség-kezelői Rendszer 3.2.1 Általános követelmények 3.2.1.1 Általános követelmények A szervezet egy adatminőség-kezelői rendszert hoz létre, dokumentál, vesz alkalmazásba, kezel és tart fenn, valamint – a jelen fejezet követelményeivel összhangban – folyamatosan fejleszti annak hatékonyságát.
A felelős vezetőségnek bizonyítania kell elkötelezettségét az adatminőség-kezelő rendszer fejlesztése és alkalmazásba vétele, valamint annak hatékonyságának fejlesztése iránt azáltal, hogy:
-
Közli a szervezettel a jelen fejezet követelményeinek való megfelelés fontosságát Létrehoz egy adatminőség-kezelői irányelvet Bizonyítja, hogy a minőségi célokat felállította
Ahol különálló adatminőség-kezelői rendszerek léteznek, ott a szervezet biztosítja, hogy az e rendszerek által nyújtott információk helyénvalóak. Ha egy szervezet úgy dönt, másnak osztja ki valamely – jelen szerződés követelményeinek teljesítését befolyásoló – folyamatot, úgy a szervezetnek kell biztosítani az e folyamatok feletti ellenőrzést. E kiosztott folyamatok ellenőrzése az adatminőség-kezelői rendszeren belül kerül felismerésre. 3.2.1.2 Dokumentálási követelmények Az adatminőség-kezelői rendszer dokumentációjának tartalmaznia kell: - Az adatminőség-kezelői irányelv és célok lejegyzett kinyilatkoztatását - Egy adatminőség-kezelői kézikönyvet - A jelen fejezetben jelzett dokumentálandó eljárásokat - A szervezet adatminőség-kezelői folyamatainak hatékony tervezésének, működtetésének és ellenőrzésének biztosításához szükséges dokumentumokat - Jelen fejezetben jelzett bejegyzéseket
3.2.2 Adatminőség-kezelői irányelv A felelős vezetőségnek biztosítania kell, hogy az adatminőség kezelői irányelv: - célja a megfelelő adatminőség (így az adatpontosság) biztosítása - magában foglalja az idevonatkozó követelmények (pl. a GDSN, az ISO és GS1 követelményei), valamint az adatminőség-kezelői rendszer hatékonyságának folyamatos fejlesztése iránti elkötelezettségét is. - keretprogramot biztosít az adatminőségi célok felállításához és ellenőrzéséhez - közlés és megértés tárgya a szervezeten belül - felülvizsgálat alá kerül az alkalmasság folytonossága érdekében.
3.2.3 Tervezés 3.2.3.1 Adatminőség-kezelői információ A szervezetnél érvényben lévő dokumentált struktúrát úgy alkották meg és tartják fenn, hogy az összes – 3.2.1.1 záradékban foglalt – követelménynek megfeleljen, és mindennek eléréséhez megfelelő támogatást és információt nyújtson a szervezet számára. Emellett olyan rendelkezéseket is tartalmaz, amelyek támogatják az adatminőség-kezelői irányelv fejlesztését, alkalmazásba vételét és véghezvitelét, a stratégiát, a kockázat felismerést, értékelést és kezelést, valamint a kitűzéseket, célokat és terveket. Továbbá az alkalmazásba vételhez, a működéshez, ellenőrzéshez, korrekciós lépésekhez, valamint a vezető felülvizsgálathoz kapcsolódó követelményeket is támogatja.
Az információ minden illetékes alkalmazott, valamint harmadik fél számára elérhető – beleértve a vállalkozókat is. 3.2.3.2 Adatminőségi követelmények A szervezet eljárást hoz létre és tart fent az adatszinkronizációs és más egyéb (jogi) követelmények felismerésére és elérésére, amelyek az adatkezelésnél alkalmazandóak. A szervezet ezt az információt naprakészen tartja. Megfelelő információkat kell közölnie az adatminőséget érintő, illetve más idevágó követelményekről az alkalmazottai, valamint az illetékes harmadik fél felé, beleértve a vállalkozókat is. 3.2.3.3 Adatminőség-kezelői folyamat A szervezetnek minden adatminőség-kezelői folyamatot ellenőrzött körülmények mellett kell megterveznie és kiviteleznie. Az ellenőrzött körülmények a következőket foglalják magukban (amennyiben azok alkalmazhatóak): - Az adat eredetét leíró információ elérhetőségét - A megfelelő felszerelés használatát - Az ellenőrző és mérési folyamatok és rendelkezések elérhetőségét és használatát - Az ellenőrzés és a mérés megvalósítását - A kiadás, szállítás és szállítás utáni tevékenységek megvalósítását 3.2.3.4 A termékadatbázis felépítése, IT-s infrastruktúra és óvintézkedések A szervezet határozza meg, biztosítja és tartja karban a termékadatbázis(oka)t és az adatminőségi követelmények teljesítéséhez szükséges IT-infrastruktúrát. A struktúra: - biztosítja az adatok integritását - az adatfeldolgozásnak és tárolásnak megfelelően formázott - elérhető felülvizsgálati és hitelesítési célokból - hozzáférési rendelkezésekkel és korlátozásokkal bír - biztosítja a kiegészítések nyomon követését - alkalmas a belső és külső adatcserére 3.2.3.5 Célok A felelős vezetés biztosítania kell, hogy az adatminőség-kezelői célok – beleértve az adatszinkronizációs követelmények teljesítéséhez kapcsolódókat is – megfelelő feladatkörben és szinten kerülnek létrehozásra a szervezeten belül. Az adatminőség-kezelői céloknak lemérhetőknek és az adatminőség-kezelői irányelvvel megegyezőknek kell lenniük.
3.2.4 Alkalmazásba vétel és működés 3.2.4.1 Felelősségek A felelős vezetésnek biztosítania kell, hogy az adatminőség-kezelői felelősségek és felhatalmazások meghatározottak, dokumentáltak és közlésre kerülnek a szervezeten belül.
A felelős vezetésnek kell kineveznie azt a vezetőt, vagy azokat a vezetőket, aki vagy akik – más felelősségeiktől függetlenül – felelősséggel és felhatalmazással bírnak az alábbiakra nézve: -
Biztosítják, hogy az adatminőség-kezelői rendszerhez szükséges folyamatokat létrehozzák, alkalmazásba veszik és karbantartják. Beszámolnak az adatminőség-kezelői rendszer teljesítményéről és minden fejlesztési igényről a felelős vezetésnek Biztosítják az adatminőségi követelmények tudatosságának terjesztését a szervezeten belül
Amennyiben több mint egy vezető kerül kinevezésre, úgy a felelősségek megosztását rögzíteni és közölni kell a szervezeten belül. A felelős vezetés biztosítja, hogy az adatminőség-kezelői rendszerek integritása fennmarad akkor is, ha az adatminőség-kezelői rendszeren változtatásokat terveznek és hajtanak végre. 3.2.4.2 Felülvizsgálatok A felelős vezetésnek a megfelelő szakaszokban – összhangban a tervezett intézkedésekkel – végre kell hajtania a folyamatok, eljárások, dokumentumok és termékadatok szisztematikus felülvizsgálatát, hogy: - értékelje az adatminőségi követelmények teljesítésének képességét - felismerje a problémákat és szükséges kezdeményezéseket E felülvizsgálatok résztvevői az adatminőséggel foglalkozó feladatkörök képviselőiből állnak. A felülvizsgálati eredmények rekordjait és a szükséges lépéseket fenn kell tartani. 3.2.4.3 Személyzet, szakértelem, képességek és tapasztalat Az adatminőséget befolyásoló munkát végző személyzet a megfelelő képzés, oktatás és tapasztalat alapján tekinthető kompetensnek. A szervezet: - meghatározza az adatminőséget befolyásoló munka elvégzéséhez szükséges szakértelmet a személyzet számára - e szükségletek kielégítésére képzést vagy más lépéseket nyújt - kiértékeli ezen lépések hatékonyságát - biztosítja, hogy személyzete tisztában van tevékenységük fontosságával és jelentősségével, és hogy miként járulhat hozzá a minőségi célok eléréséhez - Fenntartja a képzés, oktatás, képességek és tapasztalatok megfelelő rekordjait 3.2.4.4 Belső kommunikáció A felelős vezetés biztosítja, hogy a szervezeten belül a megfelelő kommunikációs folyamatok kerülnek kialakításra, illetve hogy ez a kommunikáció az adatminőség fontosságának és annak teljesítményének megfelelően történik.
3.2.4.5 Működési ellenőrzés 3.2.4.5.1 Általánosságban A szervezet az adatminőség-kezelői rendszer követelményeinek megfelelően hozza létre, tartja fenn és dokumentálja a termékméréshez és adatlétrehozáshoz szükséges működési folyamatokat, a termék törzsadat-bevitelt, kezelést, valamint a külső adatok közzétételét. Meg kell határozni a termék-attribútumokat befolyásoló működési folyamatokat és üzleti döntéseket. Amennyiben szükséges, rendelkezéseket kell hozni e folyamatokon belül, így biztosítva, hogy az adatsajátosságban bekövetkezett bárminemű változás rögzítésre kerül, és hogy e megfelelő lépések meghozatalával folyamatosan szavatolhatóvá válik a megjelentetett adatok megfelelő minősége. 3.2.4.5.2 Adat létrehozás és ellenőrzés, valamint termékmérés A szervezetnek – a GS1 követelményeivel összhangban – létre kell hoznia, és fenn kell tartania egy vagy több eljárást az adatlétrehozás és ellenőrzés, valamint a termékmérés számára. A szervezetnek meg kell határoznia a: - a termék-attribútumok megméréséhez szükséges megfelelő módszereket - megfelelő mérő berendezést - a mérés megfelelő helyét és körülményeit - mérést végrehajtó megfelelő személyzetet - adatmérés rögzítéséhez szükséges megfelelő módszereket Ezen eljárások helyességét felül kell vizsgálni. A kimeneti mérési adatoknak: - nemzetközileg elfogadott mértékegységben kell szerepelniük - a felülvizsgálat és adatfeldolgozás számára megfelelő formátumúnak kell lennie 3.2.3.5.3 Termék-törzsadat bevitel belső adatrendszerekbe A szervezetnek eljárásokat kell felállítania és fenntartania az adatbevitel és létrehozás számára, valamin felül kell vizsgálnia ezek megfelelőségét. Az adatbeviteli folyamatnak biztosítania kell, hogy a kapott adat megfelelően került begépelésre a belső (adatszolgáltatói) adatbázisba. 3.2.4.5.4 Termék-törzsadat kezelése A szervezetnek egy eljárást kell felállítania és fenntartania a termék-törzsadat kezelés számára. A törzsadat-kezelés folyamatának a következőket kel tartalmaznia: - Minden szükséges rendelkezést annak biztosítása érdekében, hogy a termékadat nem változott vagy torzult el az adatbevitelt követően - Hozzáférési és változtatási jogosultságkezelést - Adatintegritást biztosító adattárolást
3.2.4.5.5 Külső adat közzététel A szervezetnek eljárásokat kell felállítania és fenntartania a termékadatok külső adatbankokba történő közételével kapcsolatos folyamatainak ellenőrzésére. Az adatok közzétételi folyamatának minden szükséges rendelkezést tartalmaznia kell, így biztosítva, hogy a külső adatbankokban nyilvánosságra kerülő adatok pontosak és a tényleges termékjellemzőkön alapszanak, valamint hogy a nyilvánosságra hozott adatok visszakövethetőek eredeteikhez. Az adatközzététel folyamatának tartalmaznia kell: - Adatok – pontosságának, integritásának és teljességének megfelelő biztosításával történő – nyilvánosságra hozatalát - Az adatok közzététel előtti ellenőrzését ott, ahol a kimenő eredmény nem igazolható méréssel. - Az adatok nyilvánosságra hozatalának koordinációját a szervezet, illetve annak helyszínein, üzleti egységein, részlegein és osztályain keresztül - Megfelelő jogosultságkezelés - A forrásig tartó visszakövethetőséget – visszaigazolás és javítás megkönnyítésére - A GTIN-képzési szabályok betartása A felelős vezetőségnek ki kell neveznie egy vagy több vezetőt, aki vagy akik – más felelősségtől függetlenül – felelősséget vállalnak az adatok nyilvánosságra hozataláért. Amennyiben több mint egy vezető kerül kinevezésre, úgy a felelősségek megosztását rögzíteni és közölni kell a szervezeten belül.
3.2.5 Mérés és ellenőrzés 3.2.5.1 Ellenőrzési folyamat és elemzés A szervezetnek megfelelő módszereket kell alkalmaznia az adatminőség-kezelő rendszer folyamatainak ellenőrzéséhez, valamint – ahol lehetséges – az eredmények mérésére. E módszereknek tükrözniük kell, hogy a folyamatok képesek elérni az irányelvi célkitűzéseket, valamint tartalmazniuk kell – a szervezeten belül, megfelelő feladatköri szinten meghatározott – (kulcs) teljesítménymutatókat is. Az adatminőség-kezelő rendszerek teljesítményét – e teljesítménymutatók alapján – rendszeres időközönként kell kiértékelni. Amennyiben a tervezett eredményeket nem sikerül elérni, úgy korrekciós lépéseket kell meghozni az adatminőség-kezelő rendszer összhangjának biztosítása érdekében. 3.2.5.2 Felhasználói visszajelzések A szervezetnek egy dokumentált eljárást kell létrehoznia és fenntartania az adatok címzettei, illetve más illetékes felektől érkező felhasználói visszajelzések kezelésére (beleértve a panaszokat is). Ezen eljárásnak tartalmazni kell a visszajelzés elemzését, valamint írásos választ az adatok címzettei, valamint a többi illetékes fél számára. 3.2.5.3 Megelőző lépések
A szervezetnek létre kell hoznia, és fenn kell tartania egy dokumentált eljárást az esetleges adatminőségbeli problémák okainak felszámolására – előfordulásuk megakadályozása érdekében. A megelőző lépéseknek a lehetséges problémák hatásaival szemben kell igazodniuk. Az eljárásnak a következőkkel kapcsolatban kell rendelkeznie: - Meg kell határoznia az adatminőségi problémákat, illetve azok okait - Ki kell értékelnie az adatminőségi problémák előfordulását megelőző lépések szükségességét - Meg kell határoznia, és végre kell hajtania a szükséges lépéseket - A meghozott lépések eredményeiről feljegyzéseket kell tartania - Felül kell vizsgálnia a meghozott megelőző lépéseket 3.2.5.4 Korrekciós lépések A szervezetnek létre kell hoznia, és fenn kell tartania egy dokumentált eljárást az esetleges adatminőségbeli problémák okainak felszámolására – újbóli előfordulásuk megakadályozása érdekében. Az előforduló minőségbeli problémák hatása ellen megelőző lépések szükségesek. Az eljárásnak a következőkkel kapcsolatban kell rendelkeznie: - Felül kell vizsgálnia az adatminőségi problémákat (beleértve a felhasználó visszajelzéseket is) - Meg kell határoznia az adatminőségi probléma okait - Ki kell értékelnie az adatminőségi problémák újbóli előfordulását megelőző lépések szükségességét - Meg kell határoznia, és végre kell hajtania a szükséges lépéseket - Ki kell javítania a termék-törzsadatban lévő adatokat - A meghozott lépések eredményeit rögzítenie kell és - Felül kell vizsgálnia a meghozott korrekciós lépéseket A korrekciókat a termék-törzsadatban és a nyilvánosságra hozott adatban is végre kell hajtani. 3.2.5.5 Belső Auditálás A szervezetnek meghatározott időközönként belső auditálásokat kell végeznie, hogy kiderüljön az adatminőség-kezelő rendszer megfelel-e az eltervezettek elképzeléseknek, jelen fejezet követelményeinek és a szervezet által felállított adatminőség-kezelő rendszerkövetelményeknek, valamint, hogy alkalmazásba vétele és karbantartásra hatékonyan zajlik-e. Az auditálási programokat a szervezetnek kell elterveznie, megalkotnia, végrehajtania és fenntartania – figyelembe véve az adatminőség-kezelő rendszer folyamatainak fontosságát és az előző auditálások eredményeit. A szervezetnek létre kell hoznia és fenn kell tartania egy dokumentált auditálási eljárást, mely a következőket célozza meg: - Az auditálások megtervezésével és tervezésével, a jelentés eredmények jelentésével és az összefüggő rekordok megőrzésével kapcsolatos felelősségek és követelmények, - Az auditálás kritériumainak, hatáskörének, gyakoriságának és módszereinek meghatározása. Az auditorok kiválasztásának és az auditálás végrehajtásának biztosítani kell az auditálási folyamat objektivitását és pártatlanságát.
3.2.6 A rendszerteljesítmény vezetői felülvizsgálata A felelős vezetőségnek meghatározott időközönként felül kell vizsgálnia a szervezet adatminőség-kezelő rendszerét és adatminőségbeli teljesítményét, biztosítva annak folyamatos helyességét, megfelelőségét és hatékonyságát. E felülvizsgálatnak értékelési lehetőségeket is tartalmaznia kell a fejlesztések és az adatminőség-kezelő rendszerekkel kapcsolatban felmerülő változtatási igények terén, beleértve az adatminőség-kezelő irányelvet és célokat is. A vezetőségi felülvizsgálatok feljegyzéseit fenn kell tartani. A Felülvizsgálati beviteli oldalának a következőket kell tartalmaznia: - az auditálás eredményei - az adatminőség-kezelő vizsgálódások jelentéseit - Adatfelhasználók és részvényesek visszajelzésit - Feldolgozási teljesítmény - Adatpontosság - A megelőző és korrekciós lépések pillanatnyi állapota - az előző vezetőségi felülvizsgálatok után foganasított lépések - az adatminőség-kezelő rendszert befolyásoló változások és - fejlesztési ajánlások A Felülvizsgálat kimeneti oldalának minden döntést és lépést tartalmazni kell a következőkkel kapcsolatban: - az adatminőség-kezelő rendszer és annak folyamatainak hatékonysági szempontból történő fejlesztése az adatminőség és pontosság biztosítás érdekében - a vásárlókkal kapcsolatos követelmények fejlesztése különös figyelemmel az adatminőség-kezelésre - erőforrások szükségletei
4. Önbejelentés A GS1 GDSN Adatminőségi Irányító Bizottság felelősége, hogy irányelvet dolgozzon ki az önbejelentés lehetősége számára. Jelen fejezet a 2006-os év második felében kerül kidolgozásra.
5. DQMSR Minősítési Rendszer 5.1 Bevezetés Jelen fejezet az ISO/IEC előírás 65:1996 „A termék minősítést működtető szervezetek Általános Követelményein” alapszik, és egy Keretprogramot biztosít minősítő szervezeteknek a DQMSR auditálások elvégzéséhez. Képzettségi kritériumokat állít fel a minősítő szervezetek és személyzet számra, valamint lefekteti az auditálások elvégzésének és a minősítések kiadásának szabályait. Röviden: iránymutatást nyújt a DQMSR minősítéseket kiadó szervek számára. A minősítő rendszer a következő három összetevőből áll: 1. Az Adatminőség-kezelő Rendszer Követelményei (DQMSR, 3. fejezet) 2. A DQMSR Minősítési Rendszer (jelen fejezet) 3. A DQMSR minősítés A szervezetek dönthetnek az önbejelentés mellett is. Ebben az esetben a 2-es és 3-as számú összetevő nem alkalmazandó. A DQMSR bármilyen típusú adatellátóra (továbbiakban „szervezet”) alkalmazható. A DQMSR alkalmazásba vételének elősegítése érdekében a GS GDSN: - elősegíti az elfogadott minősítő szervek tanúsítványán alapuló DQMSR minősítések kiadását - Közzéteszi a minősített szervezeteket és azok szolgáltatásainak körét - Ellenőrzi, hogy a (minősített) szervezetek nem élnek-e vissza helyzetükkel - Szüksége esetén ellenőrzések visszavonása és megszűntetése A DQMSR-auditálásokhoz, a GS1 GDSN kizárólag akkreditált minősítő szervekkel folytat egyeztetéseket. A DQMSR esetében a GS1 GDSN csak akkor engedi meg a minősítő szerveknek, hogy a DQMSR-rel szemben a nevében auditálást folytasson, ha az rendelkezik ISO 9001-es minősítéssel.
5.2 A DQMSR-t auditáló minősítő szerv szervezete A minősítő szerv szervezet az ISO/IEC 65:1996 és a Nemzetközi Akkreditációs Fórum (International Accreditation Forum, IAF) idevágó Útmutatásán alapszik. A GS1 GDSN Kormányzó Bizottságának jogában áll lefordítania a jelen dokumentumot és amennyiben szükséges kiegészíteni azt.
5.2.1 A minősítő szerv munkaterülete A minősítő szervnek: - rendelkeznie egy belső használatú rendszerrel, mely segítségével meghatározható lesz a DQMSR-auditálás elvégzéséhez szükséges szakértelem. - képesnek kell lennie arra, hogy végrehajtson egy szakértelmet vizsgáló elemzést - bizonyítania kell, hogy a szükséges szakértelem felmérése megtörtént
-
bizonyítania kell, hogy képes adatminőségi szempontok elemzésére a különböző szervezetek számára
5.2.2 A minősítő szerv szervezete A minősítő szerv pártalansága alapvető feltétele a minősítés megbízhatóságának. A minősítő szerv felelőssége, hogy biztosítsa, a minősítő szerv auditálási folyamataiban dolgozó magánszemélyek semmilyen – a minősítendő vállalat számára nyújtott – DQMSR tanácsadói tevékenységben nem voltak érintettek az auditálást megelőző két évben, amely az érdekek ütközéséhez vezethet. Szem előtt tartva azt az elvet, hogy az auditorok nem auditálhatják saját munkájukat. A minősítő szerv elfogadja a GS1 GDSN Irányító Bizottság döntéseit, amelyen keresztül az érdekelt felek befolyásolhatják az auditálás módszerét. A személyzet minősítő szerven belüli feladatkörébe tartozik annak felülvizsgálata, hogy a minősítő szerv minden – minősítésért – pályázó esetében végre tudja hajtani az auditálást. A személyzetnek képesnek kell lennie arra is, hogy kiválassza, kiképezze és felkészítse az auditorokat, illetve, hogy alkalmazásba vegye az auditáláshoz és újbóli auditálásokhoz szükséges eljárásokat. A minősítő szervnek kritériumokat felállítania az auditorok képzéséhez és kiválasztásához, és biztosítania kell, hogy az auditorok megfelelnek a követelményeknek, a következők figyelembevételével: - Az adatminőségi problémák megértése - Az auditálandó vállalat és adatrendszerek ismerete - Az irányelvek és szabályozások ismerete Az auditálást egy személy vagy egy csoport hajtatja végre. A minősítő szervnek különbséget kell tudnia tenni az auditálás folyamata, illetve a minősítések kiadásával és visszavonásával kapcsolatos döntések között. E döntésnek pártatlanul kell megszületnie. A döntés ereje személyhez vagy csoporthoz is köthető. Az auditoroknak jelentést kell készítenie a minősítő szerv döntéshozói vagy döntéshozója, illetve az érintett szervezet számára.
5.2.3 A személyzet szakértelme A szakértői követelmények alkalmazandóak az auditorokkal és a minősítésről döntő magánszemélyekkel szemben. Az auditoroknak a következő területeken kell megfelelő gyakorlati tapasztalattal bírnia: - Adatminőség-kezelői szempontok - Kezelőrendszerek és auditálási módszerek - Az adatminőség-fejlesztő és ellenőrző technikák - A GS1 csomagolás-mérési szabályok ismerete Egy auditor önálló munkára való képessége más kezelői rendszereknél vezető auditorként korábban szerzett tapasztalataival is bizonyítható. Az auditor felelős az auditálás folyamatának – a meghatározott kritériumokkal összhangban történő – levezényléséért. A minősítés kiadásáról döntő személynek vagy csoportnak minden területen birtokában kell lennie az ellenőrzési folyamat és az ellenőr követelményeinek kiértékeléséhez szükséges tapasztalatnak és tudásnak. A minősítő szervnek írásos formában is rendelkeznie kell az ezeket a követelményeket lefektető eljárásokról. A minősítő szervnek egyértelműen dokumentálnia kell a képesített auditor szerepét a döntéshozásban, valamint rendelkeznie kell
a fellebbezéseket, panaszokat és vitákat kezelő eljárások felállítására és működtetésére képes személyzettel.
5.2.4 Egyéb szervezeti források és eljárások A minősítő szerv által nyújtott fontos szervezeti források és eljárások: - egy minőségi kézikönyv és az odatartozó eljárások - a nyert információ bizalmasságának szavatolása - minősítő szerv által megtett – döntéssel szembeni – fellebbezés kezelése - a minősítő szerven belül végrehajtott belső felülvizsgálat végrehajtása jelen irányelvek betartása mellett
5.3 Dokumentum felülvizsgálata, az alkalmazásba vétel felülvizsgálata és minősítés 5.3.1 A szervezet A DQMSR minősítési rendszere bármilyen típusú szervezethez alkalmazható. A minősítő szervnek először egy szerződés-felülvizsgálatot kell végrehajtania, hogy kiderüljön, a minősítendő szervezet vajon beleillik-e a minősítő szerv hatókörébe. Az ISO/IAF előírásokkal összhangban, a következő szempontokat egyértelműen meg kell határozni minden minősítendő szervezetnél: - a tevékenységek - a helyszín - a vezetőségi felelősségek - egy – DQMSR-rel összhangban álló – alkalmazásba vett adatminőségi rendszer
5.3.2 Minősítő auditálás Összhangban az ISO/IEC Guide 65-gyel, a kezdeti auditálás 1. és 2. auditálási szakaszból áll. 1. auditálási szakasz Az 1. auditálási szakasz célja, hogy megfelelő betekintést nyújtson a kezelői rendszerbe, így támogatva a 2. auditálási szakasz tervezési folyamatait. A szervezet minősítésre való felkészültsége kiértékelésre kerül. Az vizsgálódás a következőket értékeli ki: - A DQMSR kezelői rendszer azért hozták létre, hogy megvalósulhassanak a szervezet adatminőségi elvei - A folyamatok összhangban állnak a DQMSR-követelményekkel - A belső auditálás megfelel a DQMSR-nek - A vezetőségi felülvizsgálatok – többek között – a DQMSR kezeli rendszer kiértékelését is figyelembe vették. A dokumentumok felülvizsgálata a 1. auditálási szakasz részét képezik. Az 1. auditálási szakasz végrehajtásának színhelyéről a szervezettel való egyeztetés során születhet döntés. A minősítő szervnek bizonyítania kell, hogy a DQMSR minden összetevője az 1. auditálási szakasz részét képezte. A talált összeférhetetlenségekkel fogalakozni kell, és még a minősítés kiadása előtt meg kell oldani őket. A 2. auditálási szakasz csak az összes összeférhetetlenség felszámolása után tervezhető meg.
2. auditálási szakasz A 2. auditálási szakasz céljai: - annak biztosítása, hogy a szervezet megfelel saját elveinek és eljárásainak - annak biztosítása, hogy a kezelőrendszer a DQMSR minden elemének megfelel, és képes elérni a szervezet célkitűzéseit - a termékmérés és adatlétrehozás mintavizsgálata/auditálása - adatfeldolgozás módszerének auditálása több termék esetén A DQMSR minősítés azt jelenti, hogy az adatminőség ügye megoldott. Különös figyelemmel kell lenni: - az adatminőségi kritériumok felállítására - az adatminőségi folyamatokkal kapcsolatos felelősségek meghatározására - az eredményül létrejövő célkitűzésekre és célokra - a munkatevékenységek kezelésére - az eredmények mérésére, ellenőrzésére, jelentésére és felülvizsgálatára – tekintettel célkitűzésekre és célokra - a meg nem egyezőségek, valamint a korrekciós és megelőző lépések felismerése és kiértékelése - a rendszer hatékonyságának belső auditálására és vezetőségi felülvizsgálatára - az vezetés adatminőséggel kapcsolatos felelősségre - az elvek, folyamatok és eredmények közötti kapcsolatra A 2. auditálási szakasz mindig a szervezet helyszínén zajlik. A minősítő szervnek a 2. auditálási szakasz végrehajtási tervét az 1. auditálási szakaszra kell alapoznia.
5.3.3 Észrevétel, fejlesztéssel kapcsolatos megjegyzések, meg nem egyezőség Az auditálások eredményei három szinten kerülnek meghatározásra a vizsgálati jelentésekben: Észrevétel Az itt leírtakra már figyelmet kell szentelnie a szervezetnek, ám kiigazító lépésekre nincs feltétlenül szükség. Fejlesztéssel kapcsolatos megjegyzés A tartalomban, illetve az eljárások vagy rekordok alkalmazásba vételében előforduló olyan egyedi vagy szórványos hibák, amelyek – javításuk elmulasztása esetén – vélhetően a rendszer hibájához vezethetnek. Meg nem egyezőség Egy vagy több szükséges DQMSR rendszerelem hiánya, illetve olyan hiányos dokumentáció vagy információ, amely számottevő kétségre adhat okot azzal kapcsolatban, hogy az adatminőség-kezelő gyakorlata magvalósíthatja-e a szervezet elveit és céljait. Minden meg nem egyezőséget fel kell számolni még a minősítés kiadása előtt. A fejlesztési megjegyzésekben foglaltak még elfogadhatóak. Amennyiben a meg nem egyezőséget nem lehet kizárni, vagy a fejlesztési megjegyzések szintjére visszaszorítani, úgy a minősítés visszavonásra kerül.
5.3.4 Jelentés Az auditálásról szóló jelentésnek minden szükséges információt tartalmaznia kell ahhoz, hogy meghozható legyen a döntés a minősítés kiadásáról, beleértve: - információkat a minősített szervezetről - a vizsgálat jegyzékét (pl. módszer, a vizsgálat tárgya(i), szükséges idő, az auditáló csoport) - a különböző DQMSR-követelmények teljesítésének mértékét. A meg nem egyezőségeket el kell magyarázni. - a legfontosabb eredményeket (pozitív negatív egyaránt), figyelemmel a kezelőrendszer alkalmazásba vételére és hatékonyságára - az 1. auditálási szakaszból származó dokumentáció összefoglalóját - az auditáló csoport végső kiértékelését A jelentést az auditált szervezetnek kell elküldeni, és a minősítő szervhez is be kell nyújtani. A DQMSR-minősítés kiadásra kerül, amennyiben a bizonyítható, hogy a DQMSR-t kiértékelték és az megfelelt.
5.3.5 Időráfordítás A minősítő szervnek rendelkezni kell minden – az auditálás elvégzéséhez szükséges – eljárással. Az auditáláshoz szükséges idő függ: - a szervezet nagyságától - a helyszínek számától - a résztvevő szervezeti személyzettől - a termékek számától A minősítő szervnek előre tudatnia kell a minősítendő szervezettel az auditálás vagy auditálások elvégzéséhez szükséges időtartamot.
5.3.6 Minősítés A DQMSR-minősítést egy minősítő szerv állíthatja ki. A minősítést – a DQMSRkövetelményeknek való megfelelés tanúsítványaként – elküldik az érintett szervezeteknek. A minősítés egy adatminőség-kezelő rendszeren végzett auditáláson alapszik.
5.3.7 Érvényesség és megújítás A DQMSR minősítés – évenkénti felügyeleti vizsgálat mellett – három évig érvényes. A felügyeleti vizsgálathoz a szervezetnek írásban kell bizonyítania, hogy a DQMSR-kezelő rendszer továbbra is eleget tesz a követelményeknek. Különös figyelemmel a kezelői rendszerben, illetve azon szabványokban bekövetkezett változásokra, amelyek teljesítése igazolva lett, valamint a szervezet vezetőségében vagy szerkezetében bekövetkezett esetleges változásokra. A minősítő szerv az írásos dokumentum alapján dönti el, a további vizsgálatok szükségességét. A felügyeleti vizsgálat során keletkező meg nem egyezőségi feljegyzések három hónapon belül újbóli auditálásokat vonnak maguk után.
6. Adatvizsgálati eljárás 6.1 Bevezetés Jelen fejezet általános célja az adatpontosság kihangsúlyozása e vizsgálati eljárás alkalmazásával, mely az egész ipar előnyére válik. A szervezet felelős azért az adatért, melyet saját adatbankjain keresztül szinkronizál és vállalja a teljes felelősséget, hogy magas minőségi színvonalon és a szabványoknak megfelelő szolgáltat adatokat. A szervezetek ezt a vizsgálati eljárást is választhatják az adathitelesítési követelmények teljesítéséhez. Jelen fejezet használata önkéntes alapú, azaz kereskedelmi megállapodások részét is képezheti, de nem előfeltétel a GDSN által minősített adatbankok használatához. Elősegíti, hogy az adatok címzettjei könnyebben fogadhassák a közétett adatokat. A jelen vizsgálati eljárást elfogadó szervezeteknek minden – jelen eljárás részét képező – követelménynek meg kell felelniük. Jelen fejezet használata egyfajta átmeneti megoldásnak tekinthető az adatminőség javítására. Egy hatékony adatminőség-kezelő rendszer alkalmazásba vétele sokkal hatékonyabb és fenntarthatóbb megoldást jelent az adatminőségi kihívások leküzdésében. Jelen Vizsgálati Eljárást azért hozták létre, hogy ellenőrizhető legyen az adatellátó által – a GDSN-be bevitt – adatok pontossága. Ezt az eljárást a GS1 GDSN végzi. Mindemellett az is világos, hogy a szervezeteknek előnyük származik abból, ha visszajelzést kaphatnak az adatok fogadóitól.
6.2 Vizsgálati szerv kiválasztása A szervezetnek kell kijelölnie a megfelelő szervet a vizsgálati eljárás elvégzésére. A megfelelő vizsgálati szerv lehet egy szakképzett személy, vagy egy – elegendő függetlenséggel bíró – szervezeten belüli osztály, illetve egy – a következő követelményeknek megfelelő – harmadik fél: - független helyzet/az objektivitáshoz elégséges óvintézkedés - a vizsgálati szerv nem vett részt az eredeti méréseknél - a vizsgálati felügyelő tapasztalata és képesítése a vizsgálatok terén - megfelelő vizsgálati eljárások és protokollok - ellenőrző és irányítói rendszer a vizsgálati folyamatokhoz Csak ilyen szerv élhet a szóban forgó vizsgálati eljárással (vagy a sémával, mely magában foglalja a vizsgálati eljárás minden rendelkezését), és erre való képességének bizonyosságot kell nyernie. Amennyiben a szervezet nem tud, vagy nem kíván felállítani egy vizsgálati szervet saját magán belül, úgy egy harmadik felet kell kineveznie vizsgálati szervnek. A vizsgálati szervnek azonban bírnia kell az ISO/IEC 17020:1998 „Általános kritériumok a különböző – vizsgálatot végző – szervek számára” akkreditációval. A szervezet felelőssége, hogy igazolja e körülmények teljesítését.
6.3 Vizsgálati szerv személyzetének képzettsége és tapasztalata A megfelelő vizsgálat végrehajtásához a vizsgálatvezetőknek alapjaiban kell tisztában lenniük minden mérés, mérési szabály mögött húzódó elvvel, illetve a szükséges mérési berendezéssel. A felügyelőknek meg kell érteniük a vizsgálat követelményeit, eljárásait, protokolljait, a mérő berendezések használatát és korlátait, a mérési szabályzatot és minden – munkájukat befolyásoló – szempontot.
6.4 A vizsgálat hatásköre A szervezet felelős a vizsgálat tárgyát képező termékek számának meghatározásáért (a minta). A minta méretének a 1. Függelékben lefektetett eljáráson kell alapulnia. A vizsgálat során a vizsgálati szerv felülvizsgálja a minta mértét és a mintához tartozó kérdéses terméket. A vizsgálat hatásköre a szervezet és a vizsgálati szerv között kerül meghatározásra. A hatáskört minden vizsgálati jelentésben és minősítésben fel kell tüntetni. A szervezet megbízhatja a vizsgálati szervet a vizsgálati eljárás hatáskörén túl mutató problémák vizsgálatával, ám jelen vizsgálati eljárás egyetlen idevonatkozó eleme sem hagyható ki.
6.5 Vizsgálat előkészítése A kezdeti vizsgálatot megelőzően, a szervezet köteles felülvizsgálni a vizsgálati eljárást és az odavonatkozó referencia dokumentumokat. A vizsgálat alapját – „Az adatvizsgálatban szereplő GDSN-attribútumok listájában” felsoroltak szerint – a szervezet által adatbankban közzétett adatok és attribútumok képezik. Ezért a vállalatoknak össze kell gyűjteniük, és elérhetővé kell tenniük minden – az adatbankban közzétett, termékmintára vonatkozó – adatot, valamint igazolniuk kell, hogy a vizsgálatkor a legutóbb nyilvánosságra hozott adatok állnak a vizsgálati szerv rendelkezésére. Meg kell oldani, hogy az adatok gyorsan hozzáférhetőek legyenek a vizsgálat ideje alatt. A vizsgálatot megelőzően a szervezet ellátja a vizsgálati szervet az elővizsgálati dokumentumokkal, melyek a következőket tartalmazzák: - mintavételezés igazolása - termék adatlapok minden termékadathoz az adatbankban közzétettek szerint - adatszolgáltatók listája a vizsgálati helyszínen található mérőberendezésekről - a korábbi vizsgálatok vizsgálati jelentősségei Minden dokumentumnak meg kell felelnie a 2. Függelékben szereplő követelményeknek. A szervezet és a vizsgálati szerv megállapodik abban, hogy a szervezet milyen megfelelő mérőberendezéseket biztosít a vizsgálati szerv számára. A szervezet felelőssége biztosítani, hogy a vizsgálat ideje alatt a vizsgálati eljárások legfrissebb verziója és a megfelelő hivatkozási dokumentumok kerülnek felhasználásra.
A szervezet és a vizsgálati szerv megegyezik egy megfelelő vizsgálati helyszínben. A szervezet biztosítja, hogy a vizsgálatban résztvevő termékek a vizsgálati eljárás által meghatározott mennyiségben készen állnak, és egyértelműen ki lettek jelölve azonosítás céljából. A szervezet biztonságos és egyszerű hozzáférést biztosít a termékek számára.
6.6 Vizsgálat megtervezése A vizsgálat egy – mindkét félnek megfelelő – időpontban zajlik le, figyelembe véve a vizsgálati eljárás teljesítéséhez szükséges munka mennyiségét. A munka mennyiségét befolyásoló tényezők: - a termékek száma - a termékek és csomagolások száma - a felkeresendő helyszínek száma - az adatszolgáltató felkészültsége
6.7 Mintaazonosítás Minden termékmintát azonosítani kell GTIN-nel, amelyet a vizsgálati jelentésekben hivatkozásként kell használni. A vizsgálati szerv segítése érdekében további leíró információk is kiszolgáltatásra kerülnek, amely hivatkozás tárgyát képezheti a vizsgálati jelentésben. Amennyiben a mintaazonosításhoz további információ is elérhető, úgy ezen azonosító kódokra a vizsgálati jelentésben is hivatkozni kell.
6.8 Mérőberendezés A vizsgálati szervnek megfelelő mérőberendezést kell használnia a vizsgálat során. Ahol csak lehet „a termék-attribútumok méréséhez tartozó adatrendezésekhez kapcsolódó GS1 csomagolás-mérési szabályok” követendőek. Ahol szükséges a valós eredmények elérése, ott a mérőberendezéseket: - megfelelő időközönként vagy a használatot megelőzően kell kalibrálni vagy ellenőrizni – a nemzetközi vagy hazai szabványokhoz nyomon követhető mérési szabályoknak megfelelően. Amennyiben nem létezik ilyen szabály, úgy a beállítás vagy az ellenőrzés alapját rögzíteni kell. - ellenőrizni vagy szükség esetén módosítani, illetve újra módosítani kell - azonosítani kell a kalibrálási állapot meghatározásához - óvni kell a mérési eredményeket érvénytelenítő módosításoktól - védeni kell sérüléstől és elhasználódástól a kezelés, a karbantartás és a tárolás során. A szervezet felelőssége biztosítani, hogy minden – a vizsgálathoz nyújtott és felhasznált – berendezés megfelelően karbantartott és kalibrált.
6.9 Vizsgálat A vizsgálatot – összhangban az összes hivatkozási dokumentummal – a vizsgálati szerv hajtja végre a jelen vizsgálati eljárásban foglaltak, illetve a bevált gyakorlat szerint. Az adatokat az adatbankban közzétett adatokkal szemben igazolni kell.
Az adatbankban történő helyes bejegyzés a következőképpen határozható meg: minden termékattribútum-mérés a GSMP Adatpontossági Csoport által meghatározott tűréshatárokon belül található. A szervezeteknek a 100%-os adatpontosságra kell törekedniük.
6.10 Vizsgálati jelentés Minden vizsgálat során egy írásos jelentést kell készíteni a 3. Függeléknek megfelelően. Elképzelhető, hogy a jelentés szakaszait lerövidítik vagy meghosszabbítják az aktuális jelentési szükségletek kielégítéséhez. A jelentés a következő szakaszokat tartalmazza: - Vizsgálat összefoglalása - Vizsgálat hatásköre - Hivatkozási dokumentumok - A vizsgálat feltárásainak/ eredményeinek/ teljesítményének áttekintése A jelentéseket előre leegyeztetett időközönként állítják elő és küldik ki. Mindemellett a vizsgálati szerv gondoskodik a vizsgálat kinyilatkoztatásáról, melyet az adatszolgáltató adatcímzettjei számára kiszolgáltathat a megegyezés bizonyítás érdekében.
6.11 A jelentés szétosztása A vizsgálati jelentéseknek a szervezet tulajdonában kell maradniuk és egészükben vagy részeikben sem jelentethetőek meg egy harmadik fél számára, kivéve, ha arról szervezet előzetes belegyezését adja, vagy jogilag kötelezhetővé nem válik. A beleegyezés egy belegyezési nyomtatványon, vagy egy szerződés részeként is megadható. A vizsgálati szerv jogosult a vizsgálati jelentés egy másolatára. A vizsgálati jelentést biztonságban kell tartani a következő vizsgálat jelentés kiállításáig, vagy – további vizsgálat hiányában – öt évig.
6.12 Fellebbezési eljárás A vizsgálati szervnek rendelkeznie kell egy eljárással a vizsgálat eredményeivel szemben felmerülő fellebbezések mérlegelésére és elbírálására. Az eljárásoknak függetleneknek kell lenniük a felügyelő személytől, és a vizsgálati szerv fővezetőségének kell fontolóra vennie azokat. A felülvizsgálat feljegyzéseit és a fellebbezésből származó lépéseket fenn kell tartani. Amennyiben szükséges, a szervezet további vizsgálatokkal is elősegíthet a fellebbezés igazolását és lebonyolítását.
6.13 Panaszok A vizsgálati szerv külön eljárással rendelkezik a szervezetektől és más illetékes felektől érkező panaszok kezelésére. A felülvizsgálat feljegyzéseit és a panaszokból származó lépéseket fenn kell tartani.
6.14 Korrekciós intézkedések A szervezetnek bizonyítania kell, hogy a vizsgálat eredményei felhasználásra kerülnek a korrekciós intézkedéseknél. A vizsgálat eredményeinek tükröződnie kell az adatjavításokban azok adatbankba való küldésekor.
6. 1. Függelék Mintavétel A minta méretének meghatározásához a következő lépések szükségesek: 1. Minden kereskedelmi áruk, amihez adat kerül alkalmazásra, és amit az adatszolgáltató tesz közzé – a GTIN-nek megfelelően – a mintavétel mennyiségét képezik 2. Az adatszolgáltatónak a következő sajátosságok alapján kell mintacsoportokba kategorizálnia a maradék kereskedelmi árukat: a. Fogyasztói (végfelhasználói) kereskedelmi árukat i. Merev csomagolás ii. Rugalmas csomagolás iii. Függő áruk iv. Hengerszerű áruk v. Multicsomagok b. Nem fogyasztói kereskedelmi áruk, raklap nélkül c. Nem fogyasztói kereskedelmi áruk, raklappal Amennyiben egynél több minta csoport alkalmazandó, az adatszolgáltatónak csak egyet választania. 3. Minden mintacsoporton belül, egy minta kerül vételezésre a következő formulának megfelelően: [Minta = √n + 0.1n], ahol n = a cikkek számával. Minden megegyező1 áru egy-egy cikknek felel meg. Az egyes mintacsoportok mintaméret-példái a mintaformulán alapszanak n 1 5 10 25 50 100 250
minta 1 3 5 8 13 20 41
n 500 1000 1250 1750 2500 3500 4000
minta 73 132 161 217 300 410 464
4. Az adatszolgáltató – a méretek és a csomagolóanyag-kódok alapján – a kereskedelmi áruk lehető legszélesebb skálájára törekszik. Azonban ajánlott annyi különböző de egyugyanazon hierarchiából származó kereskedelmi árut választani, amennyit csak lehet.
1
Abban az értelemben, hogy egyedi GTIN-GLN kombinációval bírnak
6. 2. Függelék Elő-vizsgálati dokumentációs követelmények Minta igazolása -
„élő” GTIN-ek száma a GDSN adatbankon belül a GTIN lapján figyelembe vett áruk áttektintése GTIN-osztályok a mintacsoportokban (beleértve Kereskedelmi Áru Leírását hivatkozási célokra) mintaméret minden egyes mintacsoport számára
Termék-adatlap Adatlap a vizsgálat tárgyát képező GTIN minden termékadattal együtt az adatbankban közzétettek szerint. Mérőberendezés A mérőberendezés áttekintése a megfelelő leírással (típus, márka, sorozatszám stb.). A táblázat annak feltüntetésére, hogy melyik termék-attribútum milyen típusú mérőberendezéssel kerül megmérésre. Korábbi vizsgálati jelentések Amennyiben lehetséges, a korábbi vizsgálati jelentéseknek a vizsgálati szerv rendelkezésére kell állniuk felülvizsgálat céljából.
6. 3. Függelék Vizsgálati jelentés követelményei A jelentés a következő szakaszokat tartalmazza: 1. Vizsgálat összegzése 2. Vizsgálat hatásköre 3. Hivatkozási dokumentumok 4. A vizsgálat által feltártaknak/ eredményeinek/ teljesítményének áttekintése 5. Lépések megtervezése Vizsgálat összegzése A vizsgálat tömör összegzésének legalább a következőkre ki kell térnie: szervezet hivatkozási adatai, a megvizsgált GTIN-ek száma, teljesítési kimutatás a megvizsgált GTIN-ekről, százalékban. Vizsgálat hatásköre -
Szervezeti hivatkozási adatok (név, osztály/ üzleti részleg cím, kapcsolattartó személy stb.) Felkeresett helyek A GTIN-ek száma
Hivatkozási dokumentumok Minden – a vizsgálat során használt – dokumentumra hivatkozást kell tenni, beleértve a verziószámokat és közzétételi információkat. A vizsgálat által feltártak/ annak eredményeinek/ teljesítményének áttekintése A feltárások GTIN-kénti felsorolásának áttekintése Összegzés/ konklúzió összesített eredményekkel Százalékos teljesítési kimutatás a megvizsgált GTIN-ekről. Tervezett lépések -
a pontatlan adatok áttekintése a szervezet által a korrekciós intézkedésekhez egyéb (további) – adatpontosságot bizonyítandó – eltervezett vizsgálatok
Függelékek -
A vizsgált GTIN-ek és a csomagolási szintek áttekintése
6. 4. Függelék Az adatminősítésbe foglalandó GDSN-ATTRIBÚTUMOK listája A Kereskedelmi Termék Adatszinkronizációs Adatmodelljének EAUN.UCC Üzleti Követelmény-dokumentuma alapján, legutolsó verzió. (7.7.1, 2005. május 24. ) Meghatározások: Forrás sor2 452
Fejléc-szó Kereskedelmi áru UN/CEFACT Mértékegység
Meghatározás A Kereskedelmi Áru az a termék vagy szolgáltatás, amelyhez szükséges az előre meghatározott információk felfedése, és amely az ellátási lánc bármely pontján beárazásra, megrendelésre vagy kiszámlázásra kerülhet. A mértékegység feltüntetése, amelyben súly (tömeg), a kapacitás, a hossz, a terület, a térfogat vagy más mennyiség kifejezésre kerül
Attribútumok: 2
Sor 664
Termék neve
Meghatározás/magyarázat
Alkalmazhatóság3
GlobalTradeItemNumber ()
Egy egyéni GTIN, egy numerikus adat a kereskedelmi áru egyedi azonosítására. A Kereskedelmi Áru az a termék vagy szolgáltatás, amelyhez szükséges az előre meghatározott információk felfedése, és amely az ellátási lánc bármely pontján megtervezésre, beárazásra, megrendelésre, kiszállításra és/vagy kiszámlázásra kerülhet
Minden szinten
Globális EAN.UCC osztályozási kategória kód. Egyedi, állandó 8 számjegyű kulcs. Egy termék vagy szolgáltatás összefűzött termékleírása „márkával”, „almárkával”, „funkciós névvel” és „variánssal”. A csomagolás által tartalmazott kereskedelmi árumennyiség, a címkén feltüntetettek szerint.
Minden szinten
ClassificationCategoryCode4 (Osztályozási Kategóriakód) 1254 TradeItemDescription5 768
(Kereskedelmi Áru Leírása) 4645 netContent (nettó tartalom)
2
Minden szinten Fogyasztói egység
A Kereskedelmi Termék Adatszinkronizációs Adatmodelljének EAUN.UCC Üzleti Követelmény-dokumentumából, legutolsó verzió. (7.7.1, 2005. május 24. ) Alkalmazhatóság a kereskedelmi áruhierarchia szintjei szerint, beleértve a belső csomagokat is 4 Csak a meglétének vizsgálatához, azonban a 99999999 kód nem megengedett 5 Kizárólag információs célokra 3
netContent Mértékegység 4421 depth (mélység) depth Mértékegység 4767 width (szélesség) width Mértékegység 4567 height (magasság)
height Mértékegység 4542 grossWeight (bruttó tömeg)
grossWeight Mértékegység 492 totalQuantityOfNextLowerLevelTradeItem (a következő alsóbb szintű kereskedelmi áru összmennyisége) 4163 quantityOfTradeItemsPerPalletLayer (kereskedelmi áruk raklaponkénti mennyisége) 4087 quantityOfLayersPerPallet (rétegek raklaponkénti mennyisége)
A fogyasztói termék elülsőtől a hátsó részéig történő, vagy a nemfogyasztói termék leghosszabb oldalának megmérése6.
Minden szinten
A fogyasztói termék jobbtól a bal oldaláig történő, vagy a nemfogyasztói termék legrövidebb oldalának megmérése
Minden szinten
A kereskedelmi termék magasságának megmérése. A függőleges méret, a legalacsonyabbtól a legmagasabb pontig, beleértve csomagolást is. Raklap szinten a kereskedelmi áruMagasság (itemHeight) tartalmazza a raklap magasságát is.
Minden szinten
A kereskedelmi termék bruttó tömegének meghatározására használatos. A bruttó tömeg tartalmazza a kereskedelmi áru minden csomagolóanyagát is. Raklap szinten az áru bruttó tömege (itemGrossWeight) a raklap tömegét is tartalmazza.
Minden szinten
Ez jelenti a következő alsóbb szintű kereskedelmi áru összmennyiségét, melyet ez a kereskedelmi áru tartalmaz.
Minden szinten
A raklap egy rétegén tárolt kereskedelmi áruk mennyisége. Csak akkor használatos, ha a raklapnak nincs GTIN-je. Az egy raklaprétegre helyezett kereskedelmi áruk mennyiségét jelzi a beszállító vagy a kiskereskedő kívánságának megfelelően. Egy raklapon található rétegek mennyisége. Azt a számot jelzi, ahány réteget a raklap tartalmaz, a beszállító vagy a kiskereskedő kívánságának megfelelően.
Kereskedelmi áru raklappal Kereskedelmi áru raklappal
Megjegyzés: A „GS1 Kivonat: Általános EAN.UCC Specifikációk, 6.8-as Szakasz Csomagolásmérési szabályok adatrendezéshez” használandó a helyes méréshez.
6
Hosszúságként is hivatkozva
7. Meghatározások Jelen dokumentumban a következő meghatározások kerültek alkalmazásra: Akkreditáció Az a folyamat, mely során egy engedélyt kiállító szerv hivatalosan elismeri egy minősítő szerv jogosultságát arra, hogy nemzetközi szabvány szerint nyújtson minősítő szolgáltatásokat. Akkreditáló szerv Olyan hivatal, melynek jogában áll hivatalosan elismerni egy minősítő szerv jogosultságát minősítési szolgáltatások nyújtására. Auditálás Szisztematikus és működésében független vizsgálat annak kiderítésére, hogy a tevékenységek, illetve azok eredményei megfelelnek egy szabványnak, az adatszolgáltató manuális és ide vonatkozó folyamatainak – a szabvány minden összetevőjére kiterjedő – felülvizsgálatával, valamint az adatok és az alkalmazható termékek vizsgálatával. Auditáló A minősítő szerv számára vagy annak nevében az auditálások elvégzésére megfelelően képzett személy Minősítés Az a folyamat, mely révén a minősítő szervek – egy auditálás vagy vizsgálat alapján – írásos vagy azzal egyenértékű bizonyítványt állítanak ki arról, hogy az adatok, illetve – ahol alkalmazható – kezelői rendszerük és annak alkalmazásba vétele megfelel a követelményeknek. Minősítő szerv Egy akkreditáló szerv által minősítési szolgáltatások nyújtására akkreditált szolgáltató. GTIN Egy egyedi Globális Kereskedelmi Árú Azonosító Szám, a kereskedelmi áruk egyedi azonosítására szolgáló numerikus érték. A kereskedelmi árú bármilyen árú (termék vagy szolgáltatás) lehet, amellyel kapcsolatban felmerül az igény előre meghatározott információk közzétételére, és amely megtervezésre, árazásra, megrendelésre, kiszállításra és/vagy kiszámlázásra kerülhet a ellátói lánc bármely pontján. GSMP A GSMP-t (Globális Szabványmenedzselési Folyamat) a GS1 és a GS US hozta létre a szabványfejlesztések elősegítésére az EAN.UCC, illetve a GS1 Rendszer számára. A GSMP egy globális egyeztetési folyamatot használ az ellátási lánc – kereskedelmi és felhasználói igényeire épülő – szabványainak fejlesztésére. Vizsgálat Az adatok és az alkalmazható termékek azon vizsgálata, hogy megfelelnek-e a támasztott követelményeknek.
Szervezet Önálló működéssel és vezetéssel bíró vállalat, társaság, cég, vállalkozás, hatóság vagy intézmény, illetve ezek belső vagy külső, magán vagy közszektorhoz tartozó részei és kombinációi. Megjegyzés: A több mint egy működési egységgel rendelkező szervezetek esetében, az egyes működési egységek szervezetekként is meghatározásra kerülhetnek. Önmeghatározás Egy szervezet által megtett hivatalos nyilatkozat, melyben a szervezet kijelenti, hogy az adatbankban közzétett adatok megfelelnek a GDSN követelményeinek.
8. Referencia dokumentumok Az adatminőség-kezelői rendszervizsgálatokhoz, termékmérésekhez és az adatpontosság vizsgálatához a következő dokumentumok legújabb verziót kell használni. E dokumentumok, vagy azok legfrissebb verzióihoz tartozó linkek a www.gs1.org/gdsn oldalon találhatóak meg. - A Kereskedelmi Áruk Adatszinkronizációs Adatmodellének Üzleti Követelményeit tartalmazó Dokumentuma (Adatdefiniciók) - Mérési küszöb meghatározások (GSMP Adatpontossági Csoport)7 - GS1-Kivonat: Általános EAN.UCC Specifikációk, 6.8 szakasz Az adatrendezésre vonatkozó csomagolásmérési szabályok - Globális Kereskedelmi Áruazonosító Számok (GTIN) Kiosztási Szabályai - GPC Közzétett Szabványok
7
Jelen dokumentum fejlesztés alatt áll, nemsokára elérhetővé válik
