automatisering IND informatiesysteem Vastgoed Defensie vergaand geautomatiseerd

Het IV-magazine van Defensie1

in touch #2 2009 | Tekst XXXXXXXXX | foto XXXXXXXXX

Kantoor­­automatisering IND

Nieuw informatie­ systeem Dienst Vastgoed Defensie KPU-bedrijf vergaand geauto­ matiseerd

Jaargang 2

n

mei 2009

2

Editorial

De vele defensietoepassingen van IV Deze In Touch toont een veelheid aan toepassingen van IV en ICT binnen onze

SBN Hank ort (hoofddirecteur hdio)

defensieorganisatie. Dit bewijst maar weer eens hoe essentieel en onmisbaar ons vakgebied is. Dat is dan ook een van de redenen waarom ik mijn taak bij HDIO zo interessant vind. Neem bijvoorbeeld het KPU-bedrijf. Voor hen is het niet alleen essentieel dat de techniek werkt, maar ook dat de IV voortdurend wordt aangepast aan de laatste ontwikkelingen. En die zijn er veelvuldig zoals u kunt lezen in het artikel op pagina 8. Dit continue aanpassen vergt veel flexibiliteit van onze IV-specialisten. Ook de Dienst Vastgoed Defensie maakt volop gebruik van IV, onder meer voor het beheer van haar terreinen. Via een nieuw informatiesysteem wordt met één druk op de knop bijvoorbeeld duidelijk hoeveel hectare bos Defensie bezit. Dit scheelt zeer veel uitzoekwerk. Ook voor de medische tak van onze organisatie is IV onontbeerlijk. Is het niet voor het registreren van gegevens, dan is het wel voor de informatie-uitwisseling. Onder meer via een wiki. Veel leesplezier met deze In Touch. SBN Hank Ort, Hoofddirecteur HDIO

1

8

Cover

4

REPORTAGE KPU-bedrijf

14

ISSUE Medische wiki

DIALOOG Bestelportaal IVENT

INHOUDSOPGAVE 03 RECENSIE / IODW2 04 ISSUE / Medische wiki 07 DISCUSSIE / Plannen we wel realistisch? 08 Reportage / Alles uit de kast! 10 INTERVIEW / Open kaart 13 VERSLAG / Communicatietalent 14 DIALOOG / Alles in de etalage 16 KORT NIEUWS 17 column / Mobiel lichtpunt in de economische crisis 18 Special / Geen gegoochel met gegevens meer 20 JCG / MMIVA 22 RESULTAAT / Veiliger dan papier COLOFON eindredactie

Redactie en coördinatie

Vormgeving en productie

Correspondentieadres

Suzan van der Weij, Henk Sepers

Kris Kras Design

Marcel van Agten Kolonel Ton Bijl

Redactionele bijdragen

Druk

Martje van der Brug, Werner Bossmann, Bram Peeters, Teus van der Plaat en anderen

Tromp Drukkerij BV Rotterdam

Redactie In Touch Binckhorsthof / Kamer 5B20 Postbus 20703 / 2500 ES Den Haag MPC 58L

Recensie

in touch #2 2009 | Tekst Bram Peeters | foto defensie

IODW2 IVENT stapt over naar open source software waardoor met dezelfde financiële middelen meer mensen gelijktijdig kunnen beschikken over Internet op de Werkplek. De eerste gebruikers van de bètaversie zijn zeer te spreken over het toekomstige IODW2. Open source Voor wie nog niet bekend is met het fenomeen open source: open source software is computerprogrammatuur waarvan de broncode is in te kijken en te veranderen. Bij de meeste commerciële software is de broncode bedrijfsgeheim waardoor de mogelijkheden voor aanpassingen beperkt zijn. Defensie heeft al enkele jaren het beleid om open software te stimuleren. IVENT werkt daarom al enige tijd aan de benadering van het internet via een open source-variant onder de projectnaam PODVIS. Een defensiebrede IVENT-pilot heeft sinds vorig jaar gedraaid met duizend deelnemers. Dubbel aantal users Op termijn zal voor alle defensiemedewerkers het huidige Internet op de Werkplek worden vervangen door IODW2. Deze dienst bestaat aan de voorkant uit de internetbrowser Mozilla Firefox die op het besturingssysteem Linux draait. Het grote voordeel voor het defensiepersoneel is de beschikbaarheid. Momenteel kunnen slechts 2350 gebruikers tegelijkertijd op internet. “Dat levert veel frustraties op”, zegt Ronald Veenendaal van IVENT. “Mensen staan veel in de wachtrij. Met dit opensource-middel kunnen we met dezelfde budgetten het dubbele aantal users aan. De kans om in de wachtrij te komen, wordt daarmee kleiner.” Pimpen Een ander voordeel van de nieuwe dienst is de mogelijkheid om je browser te ‘pimpen’, aldus Veenendaal. “Binnen Internet Explorer kunnen we vanwege de programmatuur eigenlijk niks aanpassen voor de gebruiker. Met Mozilla Firefox kun je add-ons ofwel kleine veranderingen aanbrengen, zodat je een andere functionaliteit krijgt. Als je een bepaalde functionaliteit nodig hebt, kun je naar de Mozilla-site gaan en een aanpassing installeren. Je kunt de browser zo geheel aan je eigen wensen aanpassen.” Gebruiksvriendelijk In april is de bètaversie van de dienst beschikbaar gesteld aan een grote, defensiebrede groep gebruikers. Deze bètaversie moet vloeiend overgaan in de nieuwe dienst IODW2. De mensen die werken met de pilot PODVIS, zijn enthousiast. Chiel van der Boon, plaatsvervangend informatiemanager van Defensie Materieel Organisatie, stelde zich beschikbaar voor de pilot om zo de beschikbaarheid van internet te vergroten. “Juist de DMO is als inkooporganisatie een defensieonderdeel wat erg veel zaken naar buiten toe doet. Daarbij kunnen we het internet niet ontberen. Internet op de Werkplek bood daar onvoldoende

soelaas toe, gewoon vanwege het simpele feit dat er veel te weinig concurrent users mogelijk waren of dat we met hele trage responstijden te maken hadden.” Over de pilot-accounts hoort Van der Boon alleen maar positieve geluiden. “Firefox is gebruiksvriendelijk: er wordt makkelijk omgegaan met de mogelijkheden om bestanden toe te voegen. Je kunt bovendien meerdere webpagina’s tegelijk openen. En voornamelijk over de snelheid zijn de lokale informatiemanagers zeer te spreken: je hoort nauwelijks meer dat internetgebruik niet mogelijk is omdat het aantal concurrent users vol is.” Altijd bereikbaar Ook Maureen van Beusekom, teamleider FINAD ECC is zeer tevreden. “Wat heel prettig werkt, is de communicatie met het SAP-systeem. Wij zijn de afdeling die zorgt voor de introductie en het beheer van SAP en het Speer-project. Die communicatie met SAP verloopt wereldwijd. Via het huidige Internet Op De Werkplek is de tool die SAP beschikbaar stelt voor de communicatie heel lastig. Je moet iedere keer opnieuw laden en dat werkt heel vervelend. Met PODVIS gaat dat gewoon echt veel beter. Het is sneller en documenten zijn makkelijker te koppelen. We kunnen makkelijk bijlagen toevoegen en dat kon via IODW niet. Bovendien is de dienst de hele dag bereikbaar. Dat werkt dus hartstikke goed.”

Voor functionele vragen kan contact worden opgenomen met de functionele mailbox van bureau werkplekdiensten: functioneel. [email protected]

3

4

Issue

Defensie ontwikkelt eigen wiki voor medische gebruikers

Medische Wie kent niet de online encyclopedie Wikipedia? Sinds een jaar beschikt de bedrijfsgroep Gezondheidszorg over een eigen gespecialiseerde wiki, waarop medische professionals informatie delen met elkaar en met andere defensiemedewerkers.

Kennis delen De organisatie Gezondheidszorg Defensie is bijzonder complex. Buiten de directie Militaire Gezondheidszorg zijn er tien bedrijven die producten en diensten op geneeskundig gebied leveren. Deze zijn gebundeld in de bedrijfsgroep Gezondheidszorg van het Commando DienstenCentra. Daarnaast is er medisch personeel werkzaam binnen de diverse operationele commando’s. Een effectieve communicatie tussen deze professionals is van groot belang. Natasha Dodonova is medewerker van het bureau Kennismanagement van het Coördinatiecentrum Expertise Militaire Gezondheidszorg. Zij stelt: “Voor het delen van kennis en informatie heb je de juiste middelen nodig. Tot vorig jaar maakten we binnen onze bedrijfsgroep gebruik van intranet. Maar intranet is vooral geschikt voor officiële, statische informatie. Het is niet interactief en leent zich niet voor het snel opzoeken van praktische zaken en achtergrondinformatie. En al helemaal niet voor het delen van ervaringen.” Waardevol naslagwerk Natasha Dodonova had gehoord dat IVENT bezig was met het ontwikkelen van wiki’s. “Ik heb toen snel contact opgenomen en gelukkig konden we nog meedoen aan de pilot.” Ze licht toe dat wiki gebruik maakt van open source technologie. “Dat past perfect in het defensiebeleid.” Ze vindt de wiki een uitstekende aanvulling op intranet. “Een wiki is een plaats waar je kennis en ervaring kunt delen. Gebruikers kunnen gemakkelijk reageren op informatie van anderen en eigen informatie toevoegen. Wanneer voldoende mensen hun kennis delen, ontwikkelt de wiki zich tot een waardevol, actueel naslagwerk.”

Veelzijdige informatie De wiki Gezondheidszorg Defensie bevat verschillende soorten informatie. Allereerst de thematische informatie. Deze is niet gebonden aan bepaalde organisaties, maar gerangschikt op onderwerp, bijvoorbeeld infectieziekten. De startpagina van de wiki geeft toegang tot een uitgebreid overzicht. Bij de informatie staan directe links naar andere relevante intranet- en internetpagina’s. Natasha Dodonova roemt ook de kenniskaarten op de wiki. Op de kenniskaarten vind je informatie over iemands functie, rollen in verschillende werkgroepen en overleggen, onderwerpen en zijn kennisgebieden. Maar niet alleen dat. De meest actieve medewerkers publiceren daar inhoudelijke informatie rondom relevante thema’s. Het voordeel van wiki is dat betrokkenen zelf informatie kunnen publiceren, updaten en uitbreiden, bijvoorbeeld na bezoek aan een symposium of na publicatie van een onderzoek.” De medische wiki is interactief. Zo zijn er samenwerkingsruimten waar mensen in groepen aan teksten kunnen werken, maar ook vragen en antwoorden kunnen uitwisselen. Het delen van ervaringen, ‘lessons learned’, is een waardevol aspect. Naast de open wiki die toegankelijk is voor alle medewerkers van Defensie, zijn er ook enkele gesloten wiki’s aan gekoppeld. Deze zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers, bijvoorbeeld omdat deze operationele informatie bevatten of omdat ze nog in ontwikkeling zijn. Psychologische drempel Naar de mening van Natasha Dodonova wordt de wiki Gezondheidszorg Defensie nog niet optimaal benut. “Onze ervaring is dat mensen wel weten dat deze moge-

5

in touch #2 2009 | Tekst Martje van der brug | foto defensie

wiki Aantal wiki’s binnen de defensieorganisatie groeit snel Het aantal wiki's, zowel de publieke als de besloten, groeit snel. Op de homepage van de 'Proeftuin Wikidienst Defensie' staan ze allemaal, gerangschikt op alfabetische volgorde. http://wiki.mindef.nl

Een wiki leent zich goed voor het delen van informatie

Issue

6



lijkheid bestaat maar geen duidelijk beeld hebben van de status. Blijft het een pilot of wordt het een defensieproduct? Men wacht dus af. We constateren dat mensen het een beetje eng vinden de wiki in te gaan en te communiceren met mensen die ze niet persoonlijk kennen. Het lijkt een psychologische drempel te zijn. Mensen blijken afwachtend en bang dat anderen de verkeerde conclusies zullen trekken wanneer zij iets op de wiki publiceren. Misschien heeft dat iets met de cultuur van Defensie te maken?” Vandaar dat er pogingen worden gedaan om het anders aan te pakken. Natasha Dodonova: “We bevorderen dat mensen die al met elkaar in werkgroepen zitten, met elkaar gaan samenwerken in de wiki. Dan is die drempel er immers niet. We hopen natuurlijk dat iedereen die eenmaal de voordelen van de wiki ontdekt heeft, er daarna gebruik van zal blijven maken. Dat is belangrijk. Want een wiki heeft alleen kans van slagen als voldoende mensen er mee aan de slag gaan. Het is een langdurig proces, dat echt tijd nodig heeft.” Het gebruik wordt verder gestimuleerd door een maandelijkse nieuwsbrief met een overzicht van nieuwe publicaties op de wiki. Dit blijkt goed te werken.

Goed structureren De wiki Gezondheidszorg Defensie kwam tot stand in een nauwe samenwerking tussen het Coördinatiecentrum Expertise Militaire Gezondheidszorg en het Research en Innovatiecentrum van IVENT, onder leiding van Senior Innovatiemanager Ger Luijten. “Het was een goede samenwerking,” vindt Natasha Dodonova. “IVENT leverde de basiswiki. Maar wij liepen natuurlijk al gauw op tegen allerlei moeilijkheden. Zo ontdekten we dat we meer functionaliteit dan voorzien nodig hadden om er handig mee te kunnen werken. Daar heeft IVENT steeds goed op ingespeeld.” Voor wie ook denkt aan het opzetten van een wiki heeft Natasha Dodonova dan ook een belangrijke tip. “Het is essentieel dat je vooraf heel helder hebt waarvoor je de wiki wilt gaan gebruiken. Wat is je doelgroep? Wat wil je bereiken? Het is ook verschrikkelijk belangrijk dat je heel goed hebt nagedacht over de structuur. Want als je zomaar informatie op een wiki zet en later bedenkt dat je het toch anders had willen hebben, kost het veel extra moeite om het nog goed te krijgen.” Zelf vindt ze al het werk beslist de moeite waard. “Onze wiki is een waardevol instrument voor het delen van informatie, kennis en ervaring. Dat blijkt nu al uit het aantal groeiende aantal bezoekers.”

Succesfactor Om een wiki tot een succes te maken is het belangrijk dat er veel mensen gebruik van maken. Tot nu toe is dat nog onvoldoende het geval.

De opzet van een wiki moet goed worden doordacht

Discussie

in touch #2 2009 | Tekst werner bossmann | foto margot van aarsen

Om onze capaciteit te matchen op de vraag moeten wij zo vroeg mogelijk bij het project betrokken worden; al tijdens het vooronderzoek. Opdrachtgevers moeten ons één functionele opdracht geven, zodat wij het vooronderzoek op resultaatbasis kunnen uitvoeren. Nu ontvangen wij soms meerdere technische opdrachten waarbij de realisatiedatum al is ingevuld. WLADIMIR MOEN, IVENT / Hoofd Programma’s en Projecten, Operations, IVENT

We moeten de beschikbare capaciteit

Bij Defensie zijn we geobsedeerd door

inzichtelijker maken. Bijvoorbeeld door de

processen en organisatiestructuren. Er

rol van de Businessconsultants binnen ons

lijken wel steeds schakels bij te komen.

onderdeel Dienstverlening meer inhoud te

Dat kan leiden tot apathie. We moeten

geven. Zij zullen moeten leren aan te geven

leren verwachtingen te managen. Als er

aan beleidsverantwoordelijken wanneer en

geen consequenties aan het niet halen van

onder welke condities we opdrachten kun-

deadlines worden verbonden, helpt ook

nen invullen. Niet iedereen is dat gewend.

het ketendenken niets.

LEEN VAN PELT, IVENT / Hoofd afdeling

BERT BRAANKER, SENIOR BELEIDSMEDEWERKER

Bedrijfsvoering, Dienstverlening, IVENT

MATLOG-IV, BESTUURsSTAF

Plannen we wel realistisch? Aan ambities op het gebied van Informatievoorziening geen gebrek. De realisatie van plannen loopt echter vaak vast, omdat geen rekening wordt gehouden met de beschikbare capaciteit. Ook zetten we vaak eerst de organisatie neer en kijken daarna pas naar het proces.

“Het managen van de gehele IV-keten is nog geen apart programmapunt”, zegt Dick Koen, plaatsvervangend hoofd Programmamanagement van de afdeling Informatievoorziening van HDIO. ”Mede daardoor kunnen we al een paar jaar maar een beperkt aantal van de voorgenomen projecten realiseren. In het IV-plan staan alle IV-projecten die Defensie wil laten uitvoeren. In dit plan houden we nog onvoldoende rekening met de beschikbaarheid van capaciteit. Ik wil niet aan de ambities tornen, maar ik wil het IV-plan realistischer maken. Daarom hebben we een ‘capaciteitsmanager’ nodig, die naast inzicht in de capaciteit ook het mandaat heeft om zaken af te dwingen. In het driehoeksoverleg met IVENT en de beleidsverantwoordelijken mis ik een dergelijk persoon bij IVENT.” Ketendenken heeft volgens Dick Koen niet alleen met goede processen te maken. We zijn meer georiënteerd op het eigen organisatieonderdeel dan op de ketenpartners. “Ook zit het hiërarchische denken er bij Defensie zo ingesleten, dat het op tijd opleveren van het IV-plan soms belangrijker lijkt dan het slagen ervan. Daarnaast worden behoeftestellers vaak opgezadeld met tijdrovende procedures die zij moeten doorlopen voordat zij een project in gang mogen zetten. Dat is het tegenovergestelde van klantgerichtheid. Ik hoop op een verandering van mentaliteit.”

7

8

Reportage Editorial

KPU-bedrijf brengt beheer onder bij IVENT

Alles uit de kast! Iedere militair en burgermedewerker die vanwege zijn werkzaamheden bedrijfskleding of beschermingsmiddelen moet dragen, krijgt bij Defensie te maken met het Kleding en Persoonsgebonden Uitrustings­bedrijf (KPU), onderdeel van Defensie Materieel Organisatie (DMO). De activiteiten van dit bedrijf zijn vergaand geautomatiseerd en de ontwikkelingen gaan in hoog tempo door. Geautomatiseerde orderstroom Militairen, maar ook cateringmedewerkers en bewakers: in principe hebben zij allemaal een bodyscan laten maken bij het KPU-bedrijf. Deze driedimensionale meting legt zeer nauwkeurig alle lichaamsmaten vast. Dat is het uitgangspunt voor goed passende uniformen, bedrijfskleding en uitrusting. Glenda Venezia, hoofd Stafgroep en Bedrijfsvoering zegt: “Al onze orderstromen zijn geautomatiseerd. Zo zijn de uitkomsten van de bodyscan gekoppeld aan ons Order Management Systeem. Daarin zijn alle persoonsgegevens van de medewerkers vastgelegd: Wie ben je? Wat heb je nodig? Wat heb je al gehad? Moet je nog iets inleveren? Het systeem

berekent niet alleen de juiste maten, maar ook welke uitrusting een medewerker zal ontvangen.” Deze processen zijn zo specifiek, dat hiervoor op de markt niets verkrijgbaar was. Daarom heeft IVENT een jaar of acht geleden speciaal voor het KPU-bedrijf het Order Management Systeem gebouwd. Dit is gekoppeld aan een Warehouse Management Systeem, waarmee de uitgebreide voorraden worden beheerd. Dit systeem was wel gewoon op de markt verkrijgbaar. Glenda Venezia: “Tot dusver hebben wij onze systemen zelf beheerd. Maar dat gaat veranderen. We zijn volop bezig om het technisch en functioneel beheer over te dragen aan IVENT.”

9

in touch #2 2009 | Tekst martje van der brug | foto defensie

Link met PeopleSoft Het Order Management Systeem is gekoppeld aan PeopleSoft. Op deze manier worden relevante personele mutaties zodra zij plaatsvinden, automatisch doorgegeven aan het KPU-bedrijf: indiensttredingen, overplaatsingen, bevorderingen en uitdiensttredingen. Hierdoor kan het bevoorradingsproces al in een vroeg stadium van start gaan en kunnen de defensiemedewerkers zeer snel worden voorzien van de juiste kleding en uitrusting. Glenda Venezia stelt dat het KPU-bedrijf sterk afhankelijk is van PeopleSoft. “Als er een fout in het systeem zit, of als er zonder dat wij dat weten een wijziging wordt doorgevoerd, dan krijgen wij onjuiste informatie binnen. Dat proberen we natuurlijk te voorkomen. Daarom vinden we het erg belangrijk om goed contact te houden met de personeelsorganisatie en de beheerders van PeopleSoft. Dat is één van de redenen waarom wij hebben besloten om het beheer van onze systemen niet langer zelf te doen maar onder te brengen bij IVENT. Zo kan onder andere een betere link met PeopleSoft worden gewaarborgd.” MULAN biedt mogelijkheden Een eerdere overstap was niet mogelijk, omdat het KPU-bedrijf in het depot gebruik maakt van een draadloos netwerk. Dit kon niet worden aangesloten op het algemene defensienetwerk. “Sinds we bezig zijn met het project Exotentransitie is de aansluiting van de KPU-systemen op MULAN wel realiseerbaar,” vertelt Glenda Venezia. “Ik ben blij dat we overstappen. Want MULAN biedt onze organisatie nog meer voordelen. Het belangrijkste is de bedrijfszekerheid. Nu we het beheer overdragen aan IVENT, gaan onze systemen draaien op de servers in Maasland en Den Helder. Dat is veel veiliger. Je hoort vaak zeggen dat de IV ondersteunend hoort te zijn aan de bedrijfsprocessen. Maar als bij het KPU-bedrijf de IV uitvalt, dan ís er helemaal geen bedrijfsproces meer. Dan staan er al gauw honderden klanten te wachten.”

De overgang naar MULAN maakt het ook mogelijk om de webwinkel van het KPU-bedrijf straks bereikbaar te maken via de single sign on van PeopleSoft. Dat is plezierig voor de gebruikers, die hiervoor tot nog een apart wachtwoord moeten onthouden. Dit zal zeker het aantal hulpvragen bij de Sectie Klantservice van het KPU-bedrijf en de Service Desk Defensie gaan verminderen. IVENT is ook bezig met een traject voor het aanbieden van diensten via Internet. De KPU-webwinkel, die nu alleen op het intranet van Defensie staat, zal op termijn toegankelijk worden via het internet. Hierdoor kunnen defensiemedewerkers vanuit een buitenlandplaatsing - of gewoon thuis - inloggen om een bestelling te doen.

“Kleding is emotie” De driedimensionale bodyscan van het KPU-bedrijf neemt in één keer alle maten van defensiemedewerkers en geeft deze door aan het Order Management Systeem. Vervolgens berekent dit systeem de juiste confectiemaat voor broek, overhemd, T-shirt en jas. Daarbij worden de afzonderlijke kledingstukken zorgvuldig op elkaar afgestemd. Een T-shirt mag immers strakker om je lijf zitten dan een jas. Hoewel het KPU-bedrijf er naar streeft om zoveel mogelijk confectie te leveren, zijn voor-

Goed schakelen Bij al deze ontwikkelingen is de samenwerking met IVENT van cruciaal belang voor het KPU-bedrijf, vindt Glenda Venezia. “Er wordt goed geschakeld. Er zit een team op dat snapt waar wij hier mee bezig zijn, waarom we bepaalde dingen vragen. IVENT werkt intern heel hard om dat voor elkaar te krijgen. Ik vind het belangrijk dat men goed meedenkt. Ik wil namelijk helemaal niet horen wat er niet mogelijk is. Ik wil alleen horen wat er wél kan. Ik merk in deze samenwerking dat men ons echt van dienst wil zijn. En ik vind het een goede zaak dat we nu meekunnen met de standaarden voor technisch en functioneel beheer die defensiebreed worden gehanteerd.” IVENT neemt niet alleen het beheer over van de systemen van het KPU-bedrijf. Er staan ook twee verhuizingen voor de deur. Het Centraal Kleedpunt in Utrecht en het Depot Ceremoniële Tenuen in Rijswijk worden in de loop van 2009 gecentraliseerd in Soesterberg. “Dat brengt natuurlijk nog meer aanpassingen op IV- en ICT-gebied met zich mee,” zegt Glenda Venezia. “Al onze systemen voor ordering en warehousing zullen hiervoor moeten worden aangepast. Ik heb er veel vertrouwen in dat die operatie goed wordt uitgevoerd.”

keursmaten mogelijk. Bijvoorbeeld wanneer iemand uitzonderlijk lang is. In dat geval wordt de lengte van de mouwen en de broekspijpen aangepast in het eigen atelier. Dergelijke aanpassingen worden direct in de database vastgelegd, zodat bij vervolgbestellingen direct de juiste maat kan worden geleverd. Glenda Venezia zegt: “Men zegt wel eens dat Nederland 16 miljoen voetbalcoaches heeft. Nou, Defensie heeft 60.000 experts op het gebied van kleding. Kleding is emotie, dat merken we dagelijks bij het KPU-bedrijf. Het uiterlijk, de maatvoering en de veiligheid van de kleding moet in orde zijn. Als men meent dat dit niet het geval is, dan horen wij dat direct!”

10

Interview

Roy Pillen: "Defensie heeft een voorbeeldfunctie. Hoe kun je een goede beheerder zijn als je niet weet wat er op je terrein aanwezig is."

11

in touch #2 2009 | Tekst Martje van der brug | foto Simone Best

Binnen de Dienst Vastgoed Defensie (DVD) wordt gebruik gemaakt van een geografisch informatiesysteem met daaraan gekoppeld een systeem voor terreinbeheer. Deze worden binnenkort vervangen door een totaal nieuw, modulair systeem. Waarom? En wat gaat er veranderen? Dienst Vastgoed Defensie stapt over op nieuw Vastgoed Informatie Systeem

Open kaart Basiskaarten, oefenkaarten Het huidige Vastgoed Informatie Systeem VIS-GEO wordt gebruikt voor het beheren van basiskaarten van defensieterreinen. Op de topografische ondergrond kan informatie worden aangebracht over de infrastructuur: elektriciteitskabels, rioleringen, drainage, etc. De informatie op deze kaarten wordt gebruikt bij het plannen van het terreinbeheer. Op basis van VIS-GEO produceert de DVD ook afgeleide kaarten waaraan specifieke thematische informatie is toegevoegd, bijvoorbeeld standaard oefenkaarten die vooral door de CLAS worden gebruikt. Roy Pillen, als adviseur vastgoed verantwoordelijk voor groenbeheer bij de DVD, vertelt: “Naast VIS-GEO hebben we nog een tweede systeem voor het terreinbeheer klein onderhoud (TBKO). Dit systeem bevat specifieke beheerinformatie: hoe dik zijn de bomen? Op wat voor manier moeten ze worden gesnoeid? Wat is de helling van een talud dat moet worden gemaaid? Met deze gegevens en informatie uit de basiskaarten kunnen we maatregelen koppelen aan terreinelementen. Zo weten we bijvoorbeeld hoeveel hectare gras moet worden gemaaid en hoeveel afval er vervolgens moet worden afgevoerd. Het systeem berekent wat hiervoor de kosten zijn. Dit is waardevolle informatie, voordat we gaan aanbesteden.” Totaaloverzichten Volgens Willem Wijnen, adviseur Geografische Informatie Systemen bij de DVD, is vervanging van dit gecombineerde systeem onvermijdelijk. “VIS-GEO wordt niet langer ondersteund door de leverancier en omdat VIS-TBKO eraan gekoppeld is, moet dat dus ook worden vervangen.” Willem Wijnen vindt dit geen probleem. “Er zijn een heleboel goede redenen

Interview

12

“Door de modulaire opzet kunnen later ook modules voor het beheer van riolering worden toegevoegd”

Natuurwetgeving Een andere belangrijke reden om over te stappen op dit nieuwe systeem is de natuurwetgeving. Roy Pillen: “Natuur staat bovenaan de politieke agenda. Eigenaars en gebruikers moeten aantonen dat ze op een goede manier met hun terrein omgaan. Dat geldt zeker voor de overheid. Defensie heeft een voorbeeldfunctie. Hoe kun je een goede beheerder zijn als je niet weet wat er allemaal op je terrein aanwezig is? Als je geen inzicht hebt, kun je niet gericht beheren.” Minstens zo belangrijk is dat het nieuwe systeem de DVD in staat stelt om mee te doen aan landelijke ontwikkelingen. Willem Wijnen zegt: “Sommige ontwikkelingen zijn zelfs wettelijk voorgeschreven. Die hebben bijvoorbeeld betrekking op het uitwisselen van informatie over bestemmingsplannen met andere overheden. Binnen het ministerie van VROM loopt een project dat landelijke bestemmingsplannen gaat opnemen in een centrale database. Met het nieuwe systeem krijgen wij straks ook toegang.” Het nieuwe systeem is ook van belang voor het onderhouden van contacten met andere partijen, zoals Staatsbosbeheer. Het zal aansluiten op standaarden in de bos- en natuurwereld. Dat zal het makkelijker maken om gegevens uit te wisselen en informatie te delen.



om over te stappen op een nieuw systeem. Zo maakt VIS-GEO gebruik van een verouderd datamodel, met daarin informatie waar we niets mee doen en dat andere dingen juist niet registreert.” Daarnaast is het verouderde systeem gebaseerd op drie afzonderlijke, regionale datasets. Dat maakt het ingewikkeld om landelijke overzichten te maken. Willem Wijnen: “Het is eigenlijk een CAD-systeem voor de kaarten, waaraan een database met administratieve informatie is gekoppeld. In de nieuwe opzet worden de kaarten en de administratieve gegevens geïntegreerd in een landelijke (geografische) database, zodat er totaaloverzichten gemaakt kunnen worden. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar is het niet.” Ter illustratie vertelt Roy Pillen dat Defensie jaarlijks een half miljoen euro aan houtopbrengsten genereert. “Als houtproducent zijn wij verplicht aangesloten bij het Bosschap. Onze contributie wordt berekend op basis van het aantal hectaren bos. Maar hoeveel bos bezit Defensie eigenlijk? Omdat we geen uniforme landelijke overzichten hebben, moet ik de informatie in die regio’s opvragen en dan zelf de aantallen hectaren bij elkaar optellen. Dat kan natuurlijk wel, maar het is niet efficiënt. Het nieuwe systeem geeft dit soort gegevens met één druk op de knop.”

Modulaire opbouw Het nieuwe vastgoed informatiesysteem zal een totaaloverzicht geven van al het vastgoed van Defensie in Nederland: rood (gebouwen), grijs (infrastructuur), lichtgroen (cultuurgrond) en donkergroen (natuurgebieden). Het flexibele systeem krijgt een modulaire opbouw zodat er talloze uitbreidingsmogelijkheden zijn. Willem Wijnen zegt: “In eerste instantie gaan we de module voor groenbeheer (TBKO) koppelen. Maar later kunnen bijvoorbeeld ook modules voor het beheer van de riolering worden toegevoegd.” Willem Wijnen vertelt over de samenwerking met IVENT. “Het is defensiebeleid om zoveel mogelijk gebruik te maken van COTS-producten. Dat gaat hier ook gebeuren, want er zijn genoeg groenbeheerders die behoefte hebben aan gelijksoortige systemen. Denk aan Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, de Landschappen. Met de applicaties waarmee deze grote partijen werken, kunnen wij natuurlijk ook prima uit de voeten.” De DVD heeft besloten om de realisatie van het project volledig aan IVENT uit te besteden: de aankoop van de software, de inrichting van de database en het verzorgen van de opleidingen. Maar omdat het hier gaat om zeer specifieke applicaties, zal de DVD na de oplevering wel zelf het beheer gaan verzorgen. “We staan voor een spannende periode,” vindt Willem Wijnen. “Het streven is om in het eerste kwartaal 2010 te beginnen met de implementatie.”

in touch #2 2009 | Tekst Werner Bossmann | foto joost hoving

Verslag

Communicatietalent In korte tijd uitgegroeid tot een van de spannendste Twitter-accounts van Nederland: de microweblog van staatssecretaris van Defensie Jack de Vries. Mede mogelijk gemaakt door IVENT. Meegenieten ‘Ontvang nu een bb voor twitter’, een bescheiden begin voor staatssecretaris Jack de Vries als Twitteraar. Maar binnen een maand nadat hij door medewerkers van IVENT een BlackBerry Bold met Twitter-functie uitgereikt had gekregen, haalden zijn tweets het NOS Journaal. Via Twitter, een microweblog waarop je via sms of email berichten van maximaal 140 tekens kunt plaatsen, liet de staatssecretaris heel Nederland meegenieten van zijn belevenissen rond het JSF-debat. Ook al bestaan de meeste tweets niet uit diepgravende gedachten (‘Wordt spannend morgen’ of ‘Bezoek bij Lockheed Martin’), de volgers van het account ‘Jackdevries’, krijgen wel het gevoel via Twitter heel dicht bij het politieke bedrijf te staan.

Primeur De Vries begrijpt als geen ander de kracht van communicatie en IV. Dat liet hij ook merken tijdens de ontmoeting met de IVENT-collega’s bij de overhandiging van de BlackBerry Bold op 25 maart. Toen kwam onder meer het idee ter sprake dat de BlackBerry een rol kan spelen bij de promotie van Defensie als aantrekkelijke en innovatieve werkgever. Aan dat laatste werkt De Vries als een-nahoogste baas zelf aardig mee. Via Twitter communiceerde De Vries bijvoorbeeld ‘rechtstreeks’ met minister van Buitenlandse Zaken Maxime Verhagen. ‘Vraag Clinton of ze nog een telefoontje naar Nederland pleegt over het belang van het JSF-project. ;-)’, luidde het bericht. Twee collega’s uit het kabinet die met elkaar via een sociale netwerksite in contact komen: een primeur voor Nederland.

13

14

Dialoog

Alles in de etalage

Bestelportaal van IVENT wordt aangepast aan wensen van de klant Sinds 2007 maken IV-afnemers binnen Defensie gebruik van het elektronische Bestelportaal van IVENT. De input van kritische gebruikers is onmisbaar voor de verbetering en verdere ontwikkeling van dit Bestelportaal. Een dialoog tussen fungerend portfoliomanager luitenant-kolonel Bert

Schotel van militaire SATCOM met dank

Huijgen van IVENT en zijn klant Peter de Putter, senior beleidsmedewerker Besturen, Staf CLAS /

aan CLAS/OOCL/101 CISBAT, Garderen.

Afdeling IV&CIS bij het Commando Landstrijdkrachten (CLAS).

Weg met de formulieren “IVENT wil met het Bestelportaal tegemoet komen aan de wensen van de klanten,” stelt Bert Huijgen. “Al was dat niet de oorspronkelijke doelstelling. DTO wilde af van de bestel­ lingen per fax. Het huidige Bestelportaal is ontwikkeld om die faxformulieren overbodig te maken. In juli 2009 voeren we een nieuwe versie in: een gebruiksvriendelijker etalage voor onze dienstverlening.” Zijn landmachtklant Peter de Putter stelt vast dat we “met kleine stapjes in de goede richting gaan.” Hij zegt: “Bestellen is veel eenvoudiger dan vroeger. Maar voor specifieke diensten zijn er nog steeds die formulieren. Dat zou toch ook via het Bestelportaal moeten kunnen.” Bert Huijgen: “Dat willen wij ook graag. Het is ons doel om 100% van onze omzet via het

Bestelportaal te laten lopen en niet 60% zoals nu.” Meer directe controle Nu het bestel­ proces verder geautomatiseerd wordt, maakt IVENT ook een verbeteringsslag naar de inhoud. Bert Huijgen: “Met de nieuwe versie komen er nieuwe functionaliteiten bij. Zo kunnen de IV-managers zelf instellen welke medewerkers bestellingen mogen plaatsen.” Peter de Putter vindt dat een goede ontwik­ keling. “Als IV-manager heb je dan meer directe controle en inzicht. En we kunnen zelf beslissen hoe we het autorisatieproces inrichten.” Na een autorisatie zullen verschillende afdelingen van IVENT automatisch worden ingeschakeld om een bestelling uit te voeren. Bert Huijgen: “Er wordt niet alleen een

15

in touch #2 2009 | Tekst Martje van der brug | foto Edith Paol, jurgen huiskes

Integratie met JCG en DCDI Opco’s hebben niet alleen te

BlackBerry geleverd en een factuur verzon­ den, maar ook een gebruikersaccount aangemaakt en de beheerketen geregeld. De BlackBerry krijgt de gewenste functiona­ liteiten en wordt aangemeld bij de Service Desk Defensie. Allemaal zonder verdere aanvragen van klantzijde. Overigens wordt ook het facturatieproces dit jaar nog geauto­ matiseerd, wat veel irritaties bij de klant zal wegnemen omdat er dan minder fouten worden gemaakt.” Kanttekeningen Het Bestelportaal maakt sinds januari 2009 onderscheid in fysieke werkplekken en het gebruik ervan. Peter de Putter: “Dat geeft een beter inzicht in de kosten, maar levert ook een financieel probleem. De invoering van deze werkplek­ differentiatie, die defensiebreed misschien wel budgetneutraal is, pakt voor CLAS namelijk erg onvoordelig uit. Wij hebben immers veel meer gebruikers dan werkplekken. Dat leidt voor het CLAS tot een tekort op de begroting.” Peter de Putter plaatste ook een kritische kanttekening bij de eerste versie van het vernieuwde Bestelportaal. “Daar zat tussen de aanvrager en de autorisator een slag waarbij IVENT inbrak om te kijken of er een ‘beletsel’ was, bijvoorbeeld of een aangevraagd artikel op voorraad was, terwijl de aanvraag nog binnen de CLAS ter beoordeling liep en niet was geautoriseerd. Dat vond ik onacceptabel. Wij willen eerst autoriseren voordat IVENT zich ermee gaat bemoeien. Dat heb ik aan de orde gesteld in het Gebruikersoverleg.” Bert Huijgen zegt dat die functionaliteit inmiddels

Nieuwe functionaliteiten

is uitge­schakeld. “Overigens was dit bedacht als service: om klanten meteen te waar­ schuwen als een bepaald artikel niet op voorraad zou zijn.” In het Gebruikersoverleg kwam ook de gebruikers acceptatietest van het nieuwe systeem aan de orde. “Je moet natuurlijk toetsen of de nieuwe opzet voldoet aan de functionele eisen,” zegt Peter de Putter. “Dat was aanvankelijk binnen IVENT belegd. Maar dankzij het Gebruikersoverleg krijgen we gelukkig ook zelf de kans om testen uit te voeren.” Bert Huijgen voegt daaraan toe: “Ik wil zeker zijn dat de content getest is. Je kunt het niet maken dat klanten erachter komen dat IVENT artikelen vergeten is.”

maken met bestuurlijke informatievoorziening maar ook met operationele informatievoorziening. Peter de Putter: “Je merkt dat die twee steeds meer naar elkaar toe groeien. PeopleSoft wordt in de kazerne gebruikt, maar ook in Uruzgan. Daarom is het jammer dat het Bestelportaal alleen de Bestuurlijke IV betreft. Het zou veel handiger zijn als we alle standaard dienstverlening, ook voor onze OIV (Operationele Informatie Voorziening), via één systeem kunnen aanvragen. Vooral, omdat de Joint CIS Groep onderdeel is van IVENT.”

Producten en Diensten Catalogus De etalagefunctie van het nieuwe Bestelportaal komt volgens Peter de Putter nog onvoldoende uit de verf. “Collega’s die geen toegang hebben tot het Bestelportaal, willen natuurlijk wel graag zien wat er beschikbaar is bij IVENT. Daarvoor staat de elektronische Producten- en Diensten­ catalogus (PDC IV/ICT) op CDC-Direct. Maar deze loopt niet synchroon met het Bestelportaal. Een gemiste kans.” Bert Huijgen legt uit dat het Bestelportaal van IVENT en CDC-Direct op dit moment volkomen gescheiden systemen zijn, maar dat er wordt gewerkt aan een betere integratie. “Synchroon lopen van Bestelportaal en PDC heeft mijn hoogste prioriteit. We zijn er nog niet, maar we doen ons best,” zegt hij.

Bert Huijgen kan melden dat IVENT werkt aan één geïntegreerde Producten- en Diensten Catalogus waarin ook het aanbod van JCG en de Documentaire Informatie Voorziening zijn opgenomen. “De contouren voor 2010 en 2011 liggen op 19 mei voor in het MT IVENT, maar er moet nog veel werk worden verzet. Want net als voor het huidige Bestelportaal geldt hier dat je er niet bent met het veranderen van de voorkant. Als je naar één geïntegreerd systeem gaat, moet je het bestelproces dat erachter hangt van de drie organisaties nauw op elkaar laten aansluiten en ongeveer hetzelfde organiseren. Dat is nu nog niet het geval. Maar het gaat komen.”

PDC en Bestelportaal lopen niet synchroon

16

Kort nieuws

ISO certificering voor IVENT De IVENT-afdeling Uniforme Werkplek Services, die o.a. verantwoordelijk is voor het scipten van MULAN, was al gecertificeerd voor ISO 9001:2000 en heeft nu ook het certificaat ISO 9001:2008 ontvangen. Maandag 20 april jl. heeft Lloyd’s assessor Lambert Swaans een uitgebreide surveillance audit uitgevoerd met het volgende beoordelingsresultaat: • het kwaliteitsmanagement systeem van Uniforme Werkplek Services is een volwassen en nuttig instrument voor de organisatie; • aan de betrokkenheid van alle medewerkers wordt actief gewerkt; • het systeem wordt als nuttig ervaren bij alle reorganisaties (men kan helder zijn over interfaces met eigen processen); • het systeem voldoet aan de eisen van de nieuwe norm ISO9001-2008.

Multifunctionals draaien Met de installatie van de laatste van ruim 2500 multifunctionals komt eind deze maand een einde aan één van de grootste vervangingsoperaties van kantoor­apparatuur aller tijden, binnen Defensie. Een deel van de multifunctio­ nals blijft, ook nadat de installatie is afgerond, in handen van Xerox, het bedrijf waarvan de apparaten worden geleast. Gescreende medewerkers van Xerox maken deel uit van het Business Team Zuid op de IVENT-locatie in Oirschot. In september 2007 werd de Oplevering applicatie RRP eerste multifunctional, oftewel een aan DMO kleurenprinter die ook kan kopiëren en faxen, in gebruik genomen.

Afscheid van Loek ‘JCG’ Smits

Kolonel Michèl van den Akker nam begin april het commando van JCG over.

De bedrijfsgroep IVENT nam dit voorjaar afscheid van Kolonel Loek Smits, de commandant die ruim drie jaar lang leiding gaf aan de Joint CIS Group (JCG). Smits, die een beleidsfunctie binnen het ministerie van Defensie gaat vervullen, was jarenlang het gezicht van JCG. Hij was nauw betrokken bij de oprichting van de unit in oktober 2006. Sindsdien is JCG de leverancier en beheerder van operationele communicatie- en informatie­systemen van Defensie. Binnen JCG werden voor het eerst operationeel ICT-personeel van Landmacht, Marine, Luchtmacht en Marechaussee bij elkaar gebracht. Het teweegbrengen

van meer samenwerking en waardering tussen teamleden met een verschillende achtergrond, noemt Kolonel Smits de grootste uitdaging van zijn periode bij JCG. Hij kijkt met tevredenheid terug op hoe hij daar in is geslaagd, terwijl ondertussen de ondersteuning van operaties door JCG zonder problemen doorging. Kolonel Michèl van den Akker nam begin april het commando van JCG over. Van den Akker is geen onbekende binnen de bedrijfsgroep IVENT. Hij was eerder onder meer plaatsvervangend Commandant Operations.

Kolonel Loek Smits

17

in touch #2 2009 | Tekst werner bossmann | foto diversen

Peoplemanager met verstand van sourcing

Mobiel lichtpunt in de economische crisis

Column Vele bedrijven hebben last van de economische crisis. Ook Defensie moet stevig bezuinigen. Er is in de wereld echter een sector die zich weet te onttrekken aan de economische dip. Recent bezochten collega´s de GSM World, de jaarlijkse beurs waar alles op mobiel gebied wordt getoond. De GSM-markt groeit in depressietijd nog enorm, in India worden op dit moment per maand net zoveel base stations geïnstalleerd als alles wat in heel Nederland aan base stations staat. Het aantal gebruikers is de 4 miljard gepasseerd. Ericsson leverde in een jaar 1 miljoen draadloze verbindingen om basisstations met elkaar te verbinden. De I-Phone is ondanks zijn prijs nog steeds een succes en de firma RIM (BlackBerry) maakte een groei door van 85 % naar 26 miljoen abonnees. Een trend op de beurs was het feit dat alle losse kabels langzamerhand vervangen worden door draadloze verbindingen, waardoor vervelende printerkabels en toetsenbordkabels gaan verdwijnen. De mobiel wordt steeds meer het centrum van de home automatisering, waarbij het vele consumentenartikelen als DVD´s, TV´s , Cam-recorders, digitale fototoestellen en geluidsapparatuur gaat aansturen. Het mobieltje wordt langzamerhand het centrum van vele thuistoepassingen. Zelfs de ingebouwde beamer in een mobieltje is al ontwikkeld. De GSM als Near Field Communications (NFC) device voor beveiligde toegang tot gebouwen en als elektronisch betaalmiddel

‘Een echte peoplemanager’, zo staat brigade-generaal Gert-Jan Schellekens (50) te boek. Schellekens werd op 21 mei benoemd als plaatsvervangend commandant van de bedrijfsgroep IVENT. Hij vervangt kolonel Johan de Vet, die dit voorjaar uit dienst van Defensie trad. Schellekens, die momenteel de Leergang Topmanagement Defensie volgt, vervulde in het verleden met name financieel-economische functies. Daarnaast was zijn laatste functie ook een commandantenfunctie bij CDC als directeur van Defensiecateraar Paresto. Daarvoor werkte hij als plaatsvervangend directeur beleidsevaluaties bij het ministerie van Defensie. Werken bij CDC bevalt hem goed. Naast verantwoordelijkheidsgevoel voor de mensen die in je organisatie werken gaat het uiteindelijk om de klant. Het service gevoel moet voor een dienstverlener in de genen zitten. Aandacht en betrokkenheid moeten ervoor zorgen dat de service top is. Werken bij een organisatie die door ICT en ICTbeheer als een spin in het web van Defensie zit, spreekt de brigade-generaal erg aan. “Ik heb een achtergrond als bedrijfseconoom en registeraccountant”, vertelt Schellekens. “Als oud-directeur van Paresto heb ik veel te maken gehad met sourcing en de vergelijking tussen de eigen organisatie en de markt. Dat is gezond, houdt je scherp! Bij IVENT krijg ik daar ook mee te maken. Ik denk dat we met de bedrijven binnen CDC die vergelijking goed kunnen doorstaan. Qua prijs, kwaliteit én servicegraad. Wij staan als het moet, 24 uur per dag, 7 dagen per week, klaar voor de klant. Voor marktpartijen is dat veel minder vanzelfsprekend dan een hoop mensen denken.”

wordt ook steeds meer een optie. Breedband draadloos internet groeit harder dan WiFi en de groei in snelheid gaat nog jaren door. Vroeg of laat zullen deze ontwikkelingen ook hun invloed doen gelden in de interne overheids- en Defensie IV-omgeving. In nauw overleg met onze beleidsmakers en gebruikers moeten we kunnen detecteren of er zinvolle betaalbare toepassingen bij zijn. De draadloze ontwikkelingen hebben echter ook een nadeel. Een echte “vijand” kan door elektronische oorlogsvoering (EOV) de hele infrastructuur op vrij eenvoudige wijze storen. Hoe we daar op moeten reageren is een belangrijk studieonderwerp. Vaste verbindingen zullen altijd belangrijk blijven. Al was het maar als backup. Ir teus van der plaat, Commandant research & Innovatiecentrum ivent [email protected]

Brigade-generaal Gert-Jan Schellekens

Special Editorial

18

Basisadministraties Defensie worden vanaf 2010 operationeel

Geen gegoochel met gegevens meer Basisadministraties moeten leiden tot administratieve lastenverlichting, betere gegevenskwaliteit en efficiëntie voor alle onderdelen van Defensie, door deze gegevens slechts vanuit één plaats van vastlegging meervoudig te gebruiken. Juiste sturingsinformatie is bovendien van groot belang om missies effectief en flexibel te kunnen ondersteunen. Het vraagt om veel meer dan enkel een technische oplossing.



Jan Sluijterstraat 30. Jan Sluyterstraat 30. Jan Sluiterstraat 30. Eén medewerker, drie adressen. Als medewerkers regelmatig op verschillende plekken naar hun adres worden gevraagd, kunnen zulke fouten in de verschillende systemen sluipen. Een militair die op uitzending gaat moet soms wel vijf keer dezelfde persoonsgegevens opgeven. De basisadministraties voor Defensie die vanaf 2010 moeten worden ingevoerd, maken een groot aantal administratieve handelingen overbodig. “Iedereen krijgt ermee te maken”, zegt André Stokkink, programmamanager Generieke Informatievoorziening (GIV). “Tegelijkertijd zal de gemiddelde medewerker niets van de basisadministraties merken, omdat hij het als vanzelfsprekend zal ervaren dat zijn gegevens zonder vertraging beschikbaar zijn. We doen simpelweg wat buiten Defensie ook steeds meer gemeengoed wordt met de gemeentelijke basisadministratie of het elektronisch patiëntendossier.” Dat alles gebeurt uiteraard met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Integratie De basisadministraties vloeien voort uit een verdere standaardisering van de informatievoorziening ter ondersteuning van het operationele optreden en op het gebied van het personele, materiële en financiële beheer. Er zijn voorlopig negen basisadministraties vastgesteld: vastgoed, beveiliging, informatievoorziening, gereedstelling, operatiën, organisatie, materieel, personeel, financiën. Een basisadministratie (logische verzameling meervoudig gebruikte gegevens per beleidsdomein) heeft pas waarde als de gegevens daadwerkelijk kunnen worden

uitgewisseld tussen de verschillende beleidsdomeinen. Hiertoe worden de verschillende basisadministraties via een Generiek Koppelvlak met elkaar verbonden waarop elk systeem aangesloten kan worden dat behoefte heeft aan basisgegevens. De gevraagde gegevens zijn actueel en worden in real time aangeleverd. Leveringsverplichting Het instellen van basisadministraties houdt niet op bij het vinden van een technische oplossing die uitwisseling mogelijk maakt. De beleidsverantwoordelijken blijven verantwoordelijk voor de gegevens in hun eigen basisadministratie, benadrukt Stokkink. “Als eigenaren van de gegevens gaan ze echter onderling een leveringsverplichting aan over welke informatie ze beschikbaar stellen en wat ze nodig hebben voor hun bedrijfsprocessen. Een beleidsverantwoordelijke wordt immers afhankelijk van de informatie die een ander levert.” Er wordt dan ook gewerkt aan het opstellen van beheerplannen per basisadministratie waarin alle handelingen op de basisadministratie zijn vastgelegd – wie mag wat wanneer doen. Daarin wordt ook aandacht besteed aan de terugmeldplicht, zodat iemand die een fout signaleert in de basisadministratie weet waar dit gemeld moet worden. De eigenaar van de basisadministratie kent dan een ‘onverwijlde reparatieplicht’. Samenhang bewaken Na de zomer wordt een begin gemaakt met het aanwijzen van de betrokken bronsystemen, waarin de gegevens uit de basisadministraties zijn opgenomen. Verder

19

in touch #2 2009 | Tekst Werner Bossmann | illustratie roland blokhuizen

wordt het defensiebrede gegevensmodel (BGD) verder afgemaakt. IVENT zal dit model (BGD) in beheer nemen. Naast het inrichten van een integratiedienst, zal ook de oprichting van een Data Quality Dienst plaatsvinden. “Het programma Basisadministraties kent meerdere producten zoals corporate begrippenkader, BGD, interfacelandschap en business objecten. De bewaking van de samenhang tussen de delen staat voor mij

helemaal bovenaan het prioriteitenlijstje”, zegt André Stokkink. “Wat mij betreft zijn de basisadministraties pas compleet als gegevens zonder haperingen over de lijn gaan. De gemiddelde medewerker merkt er als het goed is niets van dat we informatie uit databases van over de hele wereld halen. Die vindt het vanzelfsprekend, dat zijn gegevens - waar hij dit ook verwacht bekend zijn.”

20

Overal ter wereld uitgezonden

JCG Korte lijnen De Joint CIS Groep (JCG), onderdeel van IVENT, staat voor een klantgerichte benadering in het beheer van operationele informatievoorziening. Dat werd onlangs weer bevestigd bij de ondertekening

Praktijkvoorbeeld

van de Taakopdracht 2009-2010 door vertegenwoordigers van JCG en de Koninklijke Marechaussee (KMar).

De Joint CIS Groep (JCG) is niet meer weg te denken uit de IV-keten van Defensie. JCG verzorgt de onmisbare IV-ondersteu­ ning bij internationale operaties van Defensie. Het is moeilijk voorstelbaar dat diezelfde JCG zich drie jaar geleden nog in de oprichtings­fase bevond. Destijds was het bijzonder dat operationeel ICT-perso­ neel van Landmacht, Luchtmacht, Marine en Marechaussee werden samengevoegd in één unit. Inmiddels staat er een solide organisatie, die goed gebruik maakt van de verzamelde kennis en ervaring van mede­ werkers met een verschillende achtergrond. Klantgericht Sinds oktober 2006 ondersteunt JCG vanuit Nederland niet alleen de informatievoorziening en het beheer tijdens militaire operaties, maar bij oefenin-

Daarmee worden slagen op het gebied van kwaliteit en snelheid gemaakt bij het beheer op afstand van de netwerken, computers en telefoonverbindingen die door de KMar worden gebruikt.

gen en ter ondersteuning van de commando­voering. JCG beheert bovendien de gemeen­schappelijke operationele netwerken van Defensie. Klantgericht denken en het 24 uur per dag aanspreekbaarheid zijn, behoren tot de bestaansvoorwaarden van JCG. Wat dat betreft is de Joint CIS Groep een goed voorbeeld van de richting die de bedrijfs­ groep IVENT als geheel op gaat. Flexibiliteit Aan het werk van JCG worden extreme eisen gesteld, op het gebied van de beveiliging van informatie en beschikbaarheid. Diezelfde flexibiliteit en het snel kunnen reageren op onverwachte situaties wordt ook verwacht van de medewerkers van JCG. Zij kunnen over de hele wereld worden uitgezonden, naar het overzeese werkterrein van Defensie in de Carib, maar ook naar Afghanistan.

21

in touch #2 2009 | Tekst Werner bossmann, martje van der brug | foto defensie

Aanvullende eisen aan systemen

MMIVA Bij IVENT is het team Militair Medische InformatieVoorziening en Arbo (MMIVA) verantwoordelijk voor het beheer van systemen ter ondersteuning van de medische- en arbo-gerelateerde processen. Dit is een recente ontwikkeling. Voor de

Beheer van medische- en arbo applicaties

oprichting van IVENT verzorgde dit team alleen het functioneel beheer van bepaalde applicaties. MMIVA heeft twee gebruikersgroepen: de medische zorgteams die werkzaam zijn

In totaal zijn er ongeveer 120 medische- en arbogerelateerde applicaties in gebruik bij Defensie. Hiervan heeft MMIVA er op dit moment 25 volledig in beheer. Dit zijn vooral de ‘paarse’ systemen, waaronder het Geneeskundig Informatiesysteem Defensie voor de artsen. Een aantal van deze systemen wordt op oefeningen en in uitzendgebieden gebruikt. Dat stelt aanvullende eisen aan de beschikbaarheid van de applicaties en de bereikbaarheid van de beheerders. Ongeveer 25 medische applicaties worden uitsluitend gebruikt door het Centraal Militair Hospitaal. Omdat deze zo specifiek zijn, worden ze daar ook beheerd. De resterende 70 applicaties worden nu nog

bij de operationele eenheden en de tien medische bedrijven die actief zijn in de bedrijfsgroep Gezondheidszorg. Het team heeft kennis van de bedrijfsprocessen bij deze gebruikersgroepen én kennis van de techniek achter de informatiesystemen. Doel is om de medische- en arbogerelateerde informatievoorziening optimaal af te stemmen op de bedrijfsprocessen. MMIVA is onderdeel van het cluster Personele IV en heeft op dit moment dertien medewerkers.

beheerd door de gebruikersorganisaties. “Maar dat gaat veranderen,” zegt teamleider Arieke Kocx. “MMIVA gaat in opdracht van HDP het beheer overnemen. Dat is efficiënter.” Het komende jaar is dit de core business van MMIVA. Naar verwachting zal het team groeien naarmate meer systemen in beheer worden genomen. IV op orde brengen Arieke Kocx vervolgt: “In de nieuwe opzet van het samenwerkingsmodel HDP-IVENT, zijn wij samen met de hoofddirectie Personeel, verantwoordelijk voor het hele militair-medische- en arbo-gerelateerde IV-veld. Gezamenlijk hebben we de opdracht om de informatievoorziening van de tien medische bedrijven in de bedrijfsgroep Gezondheidszorg grondig door te lichten en waar nodig op orde te brengen. Wie vragen heeft over het beheer van medische- of arbo-gerelateerde informatiesystemen of over het doorlichten van de IV binnen de medische bedrijven, kan een mail sturen naar [email protected]. Via dit emailadres is ook de link verkrijgbaar naar de MMIVAintranetsite. Deze bevat veel nuttige informatie.

Resultaat

22

IVENT verzorgt de kantoorautomatisering voor de IND

Veiliger dan papier Relatie IVENT & IND

De Immigratie- en Naturalisatiedienst werkte de afgelopen twee jaar samen met IVENT aan een nieuw product op het gebied van kantoorautomatisering. De projectnaam is Werkplek IND (W-IND) c.q. WS50+: een werkplekconcept waarbij gebruik wordt gemaakt van gecentraliseerde verwerking. “Conform onze Letter of Intent hebben we de IND voorgesteld te werken met onze standaard MULAN-client voor kantoorautomatisering,”, vertelt Eddie Smit, relatiemanager voor alle Justitie-klanten waaronder de IND. “De meest bekende werkplekvariant hierbij is de zogeheten fat client: een pc met lokaal geïnstalleerde programma’s. Dat is ook de meest gebruikte client binnen Defensie.”

Thin client Na een proef in 2007 bleek dat deze klassieke MULANclient enkele tekortkomingen had voor de IND, waaronder mogelijk softwareconflicten met de bestaande INDIS-applicatie en ook zaken als de benodigde bandbreedte van netwerkverbindingen voor de verschillende IND-locaties. “Dat was niet erg, want ook bij Defensie hebben we buitengebieden waar we de zaken anders organiseren. Daarvoor hebben we de zogeheten thin client. Deze manier van service based computing houdt in, dat de volledige verwerking op een gecentraliseerde server plaatsvindt. Je hebt zo onder andere minder bandbreedte nodig.” Win-win situatie Dit concept voldeed technisch gezien aan de wensen, maar om de IND goed te kunnen bedienen, moest de thin client-architectuur van Defensie wel deels worden vernieuwd. “Gelukkig hadden wij zelf ook functionele wensen voor onze eigen thin client. Daar vonden we elkaar in. In de intentieverklaring was afgesproken om zoveel mogelijk van elkaars kennis en kunde gebruik te maken en zoveel mogelijk gezamenlijk op te trekken.” Het nieuwe concept wordt door de IND gebruikt als hoofdvorm. Ook zal het eind 2009 / begin 2010 verschijnen in de dienstencatalogus van Defensie als nieuwe variant voor defensieonderdelen. “De verwachting is dat de groep gebruikers binnen Defensie die geïnteresseerd is in de opvolger van onze oude thin client, minstens zo groot zal zijn als de IND-populatie van maximaal 4.500 mensen.” Voordelen “De IND waardeert de ervaring en kennis van IVENT”, zegt Eddie Smit. “Defensie heeft zowel een productstrategie als

De Immigratie- en Naturalisatiedienst besteedt sinds 2003 taken op ICT-gebied uit. De IND werkt nu samen met IVENT aan het technisch beheer van de hoofdapplicatie Indis en het technisch applicatiebeheer van de nieuwe omgeving Indigo. In 2007 is bovendien afgesproken dat IVENT de kantoorautomatisering gaat leveren onder de projectnaam Werkplek IND (W-IND) c.q. WS50+.

ook migratie-ervaring, alle defensieonderdelen zijn de afgelopen jaren gemigreerd naar het MULAN-concept. We kennen daarnaast een hoge mate van geautomatiseerde afhandeling. Als je kan kiezen tussen handmatig of geautomatiseerd dan is dat laatste bij bijna 60.000 gebruikers al gauw de moeite waard. Daar plukt de IND de voordelen van.” Veiliger en makkelijker De productontwikkeling is inmiddels afgerond, de implementatiedatum ligt in het derde kwartaal van dit jaar. De werkplekken van de IND zijn vanaf dat moment gecentraliseerd, waardoor er makkelijker tijd- en plaatsonafhankelijk kan worden gewerkt, zegt Eddie Smit. “Het nieuwe concept maakt tevens een veel hogere mate van beveiliging mogelijk; het is moeilijk door onbevoegden te benaderen en te misbruiken. Dat beveiligingsaspect is belangrijk voor de IND, omdat ze in hun programma ‘IND bij de Tijd’ van papieren dossiers naar een elektronische omgeving gaan.” Centralisatie betekent daarnaast beter te beheren. “De meeste fouten die doorgaans in een fat client architectuur optreden, zijn toch gebruikersfouten of incompabiliteit tussen softwareonderdelen. Die worden grotendeels vermeden in een thin client architectuur; je bent veel minder afhankelijk van foutgevoeligheid aan de voorkant. Op de centrale servers kan weliswaar ook wat misgaan, maar die zijn gelokaliseerd midden in een gespecialiseerde ITorganisatie, die het probleem direct kan oplossen.”

in touch #2 2009 | Tekst bram peeters | foto ANP

Makkelijker tijd- en plaatsonafankelijk werken

23

24

Beeldverslag Editorial

in touch #2 2009 | Tekst Bram Peeters | foto defensie

IVENT draagt als IV/ICT-leverancier bij aan de activiteiten van Defensie op het water. Een belangrijk onderdeel voor de activiteiten aan boord zijn de zogeheten BIS-netwerken. Dit zijn lokale netwerken met werkplekken en printers, die bovendien kunnen communiceren met locaties buiten het schip. Deze netwerken worden gebruikt voor kantoorautomatisering, maar ook voor welfare en logistieke toepassingen zoals voorraadbeheer: van brood tot ammunitie.

De BIS-netwerken aan boord worden al jaren gebruikt, maar bevinden zich welbeschouwd nog in de pilot-fase. “Mede dankzij de reorganisatie binnen IVENT vorig jaar, werken verschillende organisatie­onderdelen nu eindelijk aan één totaaloplossing”, zegt senior klantcontactmanager CZSK Rob Broekhof. Buiten CDC/IVENT moet er ook worden samengewerkt met DMO. “Misschien dat DMO uiteindelijk het voortouw gaat nemen, met IVENT als ‘onderaannemer’. Het is sowieso een dienstverlening die over de grenzen van defensieonderdelen heen gaat.” De dienst maakt het uiteindelijk mogelijk te volstaan met één duidelijk en doeltreffend loket. Broekhof: “De huidige netwerken bestaan uit veel verschillende deeloplossingen. Deze hebben ieder hun eigen loket waardoor er nu nog te vaak van de één naar de ander wordt gewezen. Dat is ineffectief, terwijl effectiviteit van levensbelang is voor gebruikers. De afdeling IV&CIS van CZSK is dan ook zeer nauw betrokken en zal blijven meewerken aan de totaaloplossing.”