Automatische Overgangen instellen

Automatische Overgangen instellen In i-Reserve is het mogelijk gestandaardiseerde e-mails te verzenden. Gestandaardiseerde mails zijn gebaseerd op e-mail templates, deze mails kunnen gekoppeld worden aan een statusovergang zodat betreffende mail automatisch verzonden wordt nadat de statuswijziging heeft plaatsgevonden. Een statuswijziging is het veranderen van de status van een reservering ( overgang van status oud naar status nieuw). Een statuswijziging vindt automatisch plaats na een zekere actie: het klikken op de button ACCEPETEREN RESERVERING in het detailscherm van een reservering is een actie die de status van de reservering wijzigt van 10-NIEUW in 20-OPEN. Het verzenden van gestandaardiseerde mails kan volledig worden geautomatiseerd: u maakt dan gebruik van zogenaamde Automatische Overgangen. Een Automatische Overgang wil bijvoorbeeld in i-Reserve zeggen dat de status die aan een reservering hangt na een door u opgegeven gebeurtenis verandert in een nieuwe status. Er is dus geen actie van u nodig om een statuswijziging te verwezenlijken. Een voorbeeld ter verduidelijking: Een bedrijf verzorgt cursussen en de inschrijving voor zo’n cursus vindt plaats middels i-Reserve. Er wordt gebruik gemaakt van een betaalmodule waardoor aanstaande cursisten direct na het reserveren van een cursusplaats online kunnen betalen. Dit bedrijf heeft gekozen voor de volgende constructie: reserveringen voor een cursusplaats krijgen bij binnenkomst de standaard status 10-nieuw. Zodra een betaling heeft plaatsgevonden wordt de status 10 automatisch gewijzigd in status 20 en krijgt betreffende cursist de gestandaardiseerde mail die gekoppeld is aan deze overgang (booking_accepted). Is er na 3 dagen nog geen betaling ontvangen, wordt de status 10 automatisch gewijzigd in status 21 en krijgt de betreffende cursist de gestandaardiseerde mail die aan deze overgang is gekoppeld, in dit geval een aanmaning (booking_reminder). Indien na 7 dagen nog steeds niet is betaald, wordt de status 21 automatisch gewijzigd in 70 en wordt een gestandaardiseerde mail verstuurd dat de reservering is geannuleerd (booking_cancelled). Zodra er is betaald binnen het verstrijken van genoemde 7 dagen, wordt de status 21 gewijzigd in 20 en krijgt de cursist dezelfde mail als genoemd bij de statuswijziging 1020. De genoemde statuswijzigingen vinden allen plaats middels gedefinieerde Automatische Overgangen, er is geen interactie van een medewerker of van een beheerder nodig!

Overigens kunnen Automatische Overgangen ook worden ingesteld om na een door u op te geven gebeurtenis automatisch een gestandaardiseerde mail of een sms te versturen zonder dat er een statuswijziging plaatsvindt! Deze tutorial behandelt hoe u een Automatische Overgang maakt en kunt gebruiken in i-Reserve: Klik in het MENU OBJECTEN op AUTOMATISCHE OVERGANG , zie schermprint op de volgende pagina:

© Teqa Automatisering

Pagina 1

Het volgende scherm opent:

In het bovenste vlak (1) kunt u één product (object) of één arrangement selecteren en alleen de automatische overgangen die voor dit product of voor dit arrangement zijn ingesteld in beeld brengen in de daaronderstaande tabel (2) door op de BUTTON OK te klikken. In de tabel (2) ziet u welke Automatische Overgangen reeds zijn gedefinieerd (al dan niet voor alle objecten/arrangementen of voor het geselecteerde object/arrangement). Iedere regel of rij staat voor één ingestelde Automatische Overgang. Elke Automatische Overgang krijgt in i-Reserve een unieke ID toegewezen: Auto ID: x waarbij ‘x’ staat voor het nummer. U kunt een reeds gedefinieerde Automatische Overgang ten alle tijden bewerken door op de link Auto ID: x te klikken. In de overige kolommen ziet u in één oogopslag:


Pagina 2

   

 

een omschrijving die duidelijk maakt wat voor overgang dit is (kolom Omschrijving) voor welk object/arrangement de overgang geldt (kolom Object) welke status de reservering moet hebben om deze overgang in werking te stellen (kolom Status) de tijd die voor of na de gebeurtenis moet zitten (kolom Tijd). Zoals uit bovenstaande schermprint blijkt, kan de tijd ook op 0 worden ingesteld, met andere woorden: de overgang vindt direct plaats zodra de reservering de aangegeven status heeft de gebeurtenis waarmee vergeleken moet worden (kolom Vergelijk) de actie die moet worden uitgevoerd zodra de auto overgang plaatsvindt (kolom Actie).

U kunt een nieuwe Automatische Overgang toevoegen door op de groene link Overgang toevoegen te klikken (3). In onderstaande paragraaf wordt beschreven hoe u een nieuwe Automatische Overgang maakt. Deze uitleg is ook zinvol wanneer u een bestaande overgang wilt bewerken!

Een Automatische Overgang maken/bewerken Zodra u klikt op de groene link Overgang toevoegen (zie onderste schermprint op pagina 2!) opent het scherm Automatische Overgang bewerken. De schermprint hieronder is ter illustratie ingevuld voor het object Demo Support. Hierbij is een overgang ingesteld die ervoor zorgt dat 10 dagen nadat een reservering is gemaakt, de reservering wordt geannuleerd indien blijkt dat er nog niet betaald is. Met andere woorden: na 10 dagen wordt status 10  status 70 en de aan deze statuswijziging gekoppelde e-mail template booking_cancelled wordt verzonden.


Pagina 3

Let op: in bovenstaand voorbeeld zijn we uitgegaan van een statuswijziging (werk status bij) in het veld Selecteer een actie. Wanneer u kiest voor de actie Stuur een e-mail of Stuur een Sms, verschijnt in plaats van het veld Selecteer de nieuwe status het veld Selecteer de parameters voor een e-mail, respectievelijk Selecteer de template voor de sms. Zie schermprints:

In beide gevallen kiest u de template op basis waarvan de e-mail of sms moet worden verzonden.

Terug naar ons voorbeeld, onderstaande tabel bevat een toelichting omtrent de in te vullen velden: Kolomnaam

Voorbeeld

Uitleg / Toelichting

Omschrijving Object Arrangement Status

Alle objecten naar gesloten

Tijd

30 minuten na

Gebeurtenis

Actie

Reserveringsdatum (reservering vanaf datum/tijd OF reservering eind datum/tijd) Werk status bij

Alleen in het beheerpaneel zichtbaar Het object van toepassing Het arrangement van toepassing Selectie op deze status of combinatie van statussen Selectie op tijdstip, voor of na de te vergelijken gebeurtenis Datum / tijd waarmee vergeleken moet worden

Nieuwe status

20 OPEN

E-mail parameters (template)

SMS template

10 NIEUW

De uit te voeren actie indien de selectie wordt gevonden Wat wordt de nieuwe status? Alleen zichtbaar indien bij Actie gekozen is voor ‘Werk status bij’ Welke e-mail template dient gebruikt te worden? Alleen zichtbaar indien bij Actie gekozen is voor ‘stuur een e-mail’ Welke sms template dient gebruikt te worden? Alleen zichtbaar indien bij Actie gekozen is voor ‘stuur een SMS’

Indien u de velden naar wens heeft ingevuld, klikt u op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN (zie schermprint op pagina 3!). Er verschijnt in het rood een melding dat de details zijn gewijzigd:


Pagina 4

Klik op de BUTTON TERUG , u bent terug in het overzichtsscherm van gedefinieerde Automatische Overgangen. U ziet dat de door u gemaakte overgang is toegevoegd:

Desgewenst kunt u de werking van de zojuist ingestelde Automatische Overgang controleren door een proefreservering te maken en vervolgens in het detailscherm van betreffende reservering het statusverloop in beeld te brengen door op de BUTTON TOON STATUS te klikken, zie schermprint: TIP: in ons voorbeeld zou u 10 dagen moeten wachten voor u kan zien of de overgang werkt zoals is bedoeld. Het is nuttig om in de testfase de gedefinieerde overgang tijdelijk aan te passen door het veld Tijd op xx minuten in te stellen in plaats van op 10 dagen (na de controle zet u de instelling voor het veld Tijd gewoon weer terug).

Het rood omlijnde gedeelte laat zien dat de ingestelde Automatische Overgang correct functioneert!

Een Automatische Overgang verwijderen in het overzichtsscherm van gedefinieerde Automatische Overgangen klikt op de groene Auto ID:xx link van de overgang die u wilt verwijderen. Het scherm Automatische Overgang bewerken opent. Klik in dit scherm op de BUTTON VERWIJDER OVERGANG om deze overgang definitief uit het systeem te verwijderen.


Pagina 5

Automatische Overgangen instellen

Recommend Documents