Auteurs registreren in Metis Bij het registreren van publicaties in Metis, is het heel belangrijk dat de juiste auteurs gekozen worden met daarbij de juiste werkrelatie. Een medewerker (onderzoeker) kan meerdere werkrelaties hebben. Zowel actieve als afgesloten werkrelaties. Er zijn ook medewerkers die actieve werkrelaties hebben bij verschillende organisatieonderdelen en faculteiten. Bij tellingen per faculteit of organisatieonderdeel is het dus van belang dat publicaties aan de juiste werkrelatie gekoppeld zijn. Vandaar dat we het registreren van auteurs nog eens onder de aandacht willen brengen. Keuze van auteur Bij het registreren van een nieuwe publicatie, springt de cursor na de keuze voor soort publicatie naar het veld voor auteurs. Voer hier de auteur(s) in, elke auteur op een aparte regel (volgorde is: achternaam, voorletters, voorvoegsels, titulatuur). De rangorde binnen de publicatie is over het algemeen van belang en het is daarom raadzaam de volgorde van de auteurs aan te houden die bij het artikel, boek etc. wordt aangegeven. Als de achternaam die je invoert bekend is in Metis, worden automatisch de voorletters en titels toegevoegd. Bij meerdere mensen met dezelfde naam krijg je een lijstje waar je uit kunt selecteren. Je kunt ook direct op de knop hulplijst drukken en de naam van de auteur invoeren in het vak bij ZOEKARGUMENT. Je ziet dan het volgende scherm:
Om het je zo gemakkelijk mogelijk te maken zijn er hier een aantal keuzemogelijkheden. Standaard zie je alle onderzoekmedewerkers van de faculteit (collega onderzoekers) of een lijst met alle auteurs van de universiteit en ‘externen‘ (totale lijst). NB: ‘collega auteurs’ is alleen van toepassing in Personal Metis.
Twee tips om het zoeken van auteurs makkelijker te maken: je kunt zoeken op een deel van de naam bijv.: morgen% geeft alle namen die beginnen met morgen %morgen geeft alle namen die eindigen met morgen %morgen% geeft alle namen waarin de lettercombinatie ‘morgen’ voorkomt als de auteur niet bekend is binnen collega onderzoekers, dan typt je eerst de naam van de auteur in het veld ‘zoekargument’ (als de naam er nog niet in staat) en dan pas klik je op totale lijst. Dat gaat veel sneller dan eerst de totale lijst aanvinken en dan pas zoeken op de naam. Linksboven zie je dat het veld ‘inclusief aliassen’ standaard is aangevinkt. In de lijst worden dan van de medewerkers die onder verschillende namen bekend zijn, alle namen getoond. Een alias is een pseudoniem voor een naam. Dit is handig voor medewerkers die onder verschillende namen bekend zijn of publiceren. Deze naamsvormen zijn in de hulplijsten te herkennen: voor auteurs met meerdere naamsvarianten verschijnt een P(preference) voor de voorkeursnaam, en een A (Alias) om een alias aan te duiden. De medewerker blijft dezelfde, dit is te herkennen aan hetzelfde ‘ID’. De aliassen worden door de facultair beheerder ingevoerd en beheerd. Zie voorbeeld:
Externe auteurs Indien een auteur geen aanstelling heeft bij de UM vul dan handmatig de naam, initialen (hoofdletters gescheiden door punten) en eventueel voorvoegsel in en toets enter. METIS zal deze invoer als een nieuwe auteur herkennen en vragen om bevestiging. Indien er sprake is van een externe auteur met dezelfde naam en voorletters als een medewerker van de UM: Selecteer de gegevens van de interne medewerker. Typ op de plaats van de voorletters de tekst 'extern' en toets enter. METIS weet nu dat de betreffende auteur weliswaar dezelfde naam heeft als een interne medewerker, maar toch als externe auteur geregistreerd moet worden.
Werkrelatie De keuze voor de juiste werkrelatie is van groot belang i.v.m. het maken van correcte overzichten per faculteit en vakgroepen. Controleer bij het registreren of de juiste werkrelatie geselecteerd is via het + teken in het gele blokje. Kies de werkrelatie die de medewerker had/heeft ten tijde van de publicatie door deze aan te vinken. Aan de werkrelatie kun je ook zien of je de juiste medewerker hebt gekozen (en niet per ongeluk een medewerker met dezelfde naam maar van een andere faculteit, of een externe medewerker). Standaard wordt/worden de actuele werkrelatie(s) gekozen. NB: Als ten onrechte een medewerker wordt gekozen, met een werkrelatie bij een andere faculteit, dan heeft deze invloed op de overzichten en tellingen van die bewuste faculteit!!
Voorbeeld van medewerker met oude en actuele werkrelaties
Voorbeeld van medewerker met 2 actuele werkrelaties Wanneer er bij de publicatie geen auteurs met een werkrelatie bekend zijn, van het organisatiedeel waar jij voor bevoegd bent, dan kun je de publicatie niet meer wijzigen. Is de naam onbekend in Metis dan krijg je de melding “Dit is een nieuwe medewerker of auteur”. Klopt dit omdat bijv. de auteur niet werkzaam is bij de UM, dan klik je op OK en kun je verder met invoeren. Betreft het echter een medewerker van jouw faculteit of de UM, neem dan contact op met de facultair beheerder. Deze medewerker is dan mogelijk nog niet in Metis ingevoerd. Wanneer er meerdere afdelingen aan de publicatie hebben deelgenomen, is het belangrijk af te spreken wie de publicatie invoert om dubbel werk en dubbele publicaties te voorkomen. Zijn er meerdere faculteiten bij betrokken, dan is de regel dat de faculteit van de 1e auteur de publicatie invoert. Binnen de faculteiten kan eventueel een andere regel gelden.
