Werkinstructie BTW wijziging in SAP Business One
Auteur: Agion B.V. Versie 1.0 Copyright 2012 © Agion B.V.
Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Aanpassen BTW-codes ........................................................................................................................ 4 3. BTW-codes toevoegen ........................................................................................................................ 5 4. BAPI add-on ......................................................................................................................................... 6 5. Correctiefactuur toevoegen ................................................................................................................ 7 6. Controleren lay-outs............................................................................................................................ 8 7. Tijdelijke BTW-codes inactief maken................................................................................................ 11 8. Overig ................................................................................................................................................ 12
2
1. Inleiding Het hoge BTW-tarief van 19% gaat per 1 oktober 2012 omhoog naar 21%. Dat heeft gevolgen voor u als BTW-belaste ondernemer. Want welk tarief moet u toepassen als u goederen levert of diensten verricht op of na 1 oktober en wat als uw klant al vooruitbetaald heeft? In het algemeen is de regel dat het nieuwe percentage geldt voor goederen en diensten die worden geleverd danwel verricht op of na de genoemde datum. Op Agion.nl staat beknopt uitgelegd wat de wijzigingen zijn. Raadpleeg voor vragen over de juiste toepassing van de BTW-percentages uw accountant, de BelastingTelefoon of de website van de Belastingdienst, zoals Vragen en antwoorden btw-verhoging. Deze werkinstructie geeft een goede impressie van wat er in uw administratie voor 1 oktober gewijzigd moet worden. Per administratie dient u de wijzigingen door te voeren. Verderop in het document wordt uitgelegd hoe u belastingcodes kunt aanpassen. Let hierbij ook op de hieronder genoemde uitzonderingsituaties: Enkele uitzonderingsituaties / aandachtspunten 1. Documenten waarbij de prestatie voor 1 oktober 2012 wordt verricht, maar dat er na deze datum wordt gefactureerd. 2. Toevoegen van vooruitbetalingsfacturen voor prestaties die na 1 oktober 2012 worden verricht. 3. Aanpassen instellingen van de BAPI add-on voor digitale BTW-aangifte. 4. Correctiefactuur maken voor bijvoorbeeld onderhouds- en serviceabonnementen. 5. Controleren van het BTW-percentage op de lay-outs We adviseren om tijdig (eerst in een testadministratie) de in dit document genoemde activiteiten uit te voeren, eventueel samen met een van onze consultants of met onze helpdesk (0548-760018). Vervolgens kunt u in samenspraak met uw accountant dit controleren op correctheid en volledigheid. Plan tijdig een afspraak in om te voorkomen dat u na 1 oktober geen of verkeerde facturen verstuurd!
3
2. Aanpassen BTW-codes In de BTW-code kan het BTW percentage worden ingevoerd met een datum. Dit scherm kan worden geopend door de volgende stappen uit te voeren. 1. Beheer Definitie Financiële boekhouding Belasting BTW-codes 2. In de BTW-codes open je de regel door dubbel te klikken op het nummer van de regel. 3. Bij ‘geldig van’ vul je de datum in vanaf wanneer het percentage van toepassing is. Bij ‘%’ vul je het percentage in. Vervolgens druk je op actualiseren om de gegevens op te slaan. 4. Vervolgens dient in het scherm ‘BTW-codes Definitie’ op de knop actualiseren te worden geklikt. Let op: Deze handelingen moeten worden uitgevoerd bij alle codes, waarbij het percentage moet worden aangepast.
4
3. BTW-codes toevoegen Wanneer in SAP Business One BTW-codes worden aangepast kan de situatie voorkomen dat de “prestatie” voor 1 oktober 2012 is verricht, maar dat er na deze datum wordt gefactureerd. Omdat in SAP Business One de boekingsdatum van het document het BTW-percentage bepaald, kan het voorkomen dat in deze situatie niet het correcte BTW-bedrag wordt berekend. Ook bij het aanmaken van vooruitbetalingsfacturen voor prestaties die na 1 oktober 2012 worden verricht is bovenstaande problematiek van toepassing. Bijvoorbeeld: Goederen worden geleverd of ontvangen op 15 september 2012. De factuur wordt aangemaakt of ontvangen op 3 oktober 2012. Voor het bepalen van het BTW percentage is de datum van levering doorslaggevend, 19% dus. Als de factuur wordt toegevoegd in SAP Business One met de boekingsdatum 3 oktober 2012, wordt automatisch het BTW percentage van 21% toegepast. Om deze situaties op te lossen bevelen wij aan om tijdelijke BTW-codes aan te maken, waarmee een BTW percentage van 19% kan worden geregistreerd. Om een BTW-code toe te voegen dient het scherm ‘BTW-codes – Definitie’ te worden geopend. Beheer Definitie Financiële boekhouding Belasting BTW-codes Er kan voor worden gekozen om de huidige grootboekrekeningen te gebruiken of voor deze tijdelijke BTW-codes nieuwe grootboekrekeningen aan te maken. In dit voorbeeld is er een extra BTW-code voor de code ‘2A’ aangemaakt, genaamd ‘2A - T’.
De kolommen ‘Geldig van’ en ‘%’ kunnen worden gevuld door dubbel te klikken op het cijfer van de regel. Het scherm ‘BTW-code – Definitie’ wordt geopend.
5
4. BAPI add-on Mocht u gebruik maken van de BAPI add-on om elektronisch aangifte te doen, is het nodig om de nieuwe BTW-codes toe te voegen aan de huidige instellingen. De instellingen kunnen worden geopend door het volgende pad te volgen: Beheer Definitie Financiële boekhouding Belasting Belastingaangiftevelden
In het scherm ‘Belastingaangiftevelden – Definitie’ kan door dubbel te klikken op de regel de ‘Boxdefinitie – regels’ worden geopend. In dit scherm kan een extra BTW-code worden toegevoegd
6
5. Correctiefactuur toevoegen Bij bijvoorbeeld onderhouds- en serviceabonnementen die voor 1 oktober 2012 zijn aangegaan en gefactureerd, maar waarbij er na 30 september prestaties zijn verricht, kan het voorkomen dat er een correctiefactuur voor de BTW moet worden opgesteld. In dit geval kunt u gebruik maken van de ‘alleen BTW’ functionaliteit, waarbij er alleen BTW wordt geboekt in het document.
7
6. Controleren lay-outs Om te testen of uw lay-outs geschikt zijn voor het nieuwe BTW-percentage is het verstandig om in een testadministratie te testen met het 21% tarief. Wanneer er op de lay-outs wordt gewerkt met een vast tekstveld voor het BTW-percentage moeten de lay-outs aangepast worden. Wij adviseren u de lay-out(s), indien nodig, aan te passen in overleg met een consultant. Mocht u dit zelf willen doen, dan staat hieronder uitgelegd hoe u de lay-out(s) kan openen. De lay-outs kunnen met de volgende drie programma’s zijn gemaakt: 6.1
PLD (Standaard SAP lay-out) Deze lay-out kan worden geopend via Beheer Definitie Algemeen Verslag- en layoutbeheer. In dit scherm kan per document de lay-out worden opgezocht en via de knop ‘Bewerken’ kan de lay-out worden aangepast.
8
6.2
Crystal Reports Crystal Reports lay-outs kunnen via de onderstaande twee manieren worden geopend.
6.2.1
Crystal Reports i.c.m. Verslag- en lay-outbeheer. De lay-out kan voor het betreffende document worden geopend via Beheer Definitie Algemeen Verslag- en lay-outbeheer. In dit scherm kan per document de lay-out worden opgezocht en via de knop ‘Bewerken’ kan de lay-out worden aangepast. Na het aanpassen van de lay-out moet deze opnieuw worden geïmporteerd in SAP.
6.2.2
Crystal Reports i.c.m. B1 Print & Delivery De lay-outs kunnen worden geopend via Beheer Add-on’s B1 Usability Package Module configuratie B1 Print en Delivery Crystal Reports Definitie.
9
Vervolgens is het de bedoeling dat de juiste lay-out wordt opgezocht. Deze lay-out kan via de knop ‘Edit’ worden aangepast. Omdat er gebruik wordt gemaakt van B1 Print en Delivery hoeft u de layout niet opnieuw te koppelen in SAP.
6.3
Coresuite Coresuite Designer kan je openen via Beheer Add-on’s coresuite designer Layoutmanagement. Vervolgens dubbel klik je op de lay-out. De Layoutdefinition wordt geopend. Vanuit het scherm van de Layoutdefinition klik je op de knop ‘Open Designer’ om de lay-out te openen en te kunnen aanpassen.
10
7. Tijdelijke BTW-codes inactief maken Na de overgangsperiode zijn de tijdelijke BTW-codes niet meer van toepassing. Deze tijdelijke BTWcodes kunnen met het vinkje ‘Inactief’ buiten werking worden gesteld. Om een BTW-code inactief te maken dient het scherm ‘BTW-codes – Definitie’ te worden geopend. Beheer Definitie Financiële boekhouding Belasting BTW-codes
11
8. Overig In deze werkinstructie is uitgelegd hoe in SAP Business One de BTW verhoging kan worden ingesteld, AGION is niet aansprakelijk voor het correct toepassen van de BTW verhoging in uw administratie(s). Heeft u na het lezen van deze werkinstructie vragen of opmerkingen, dan kunt u contact opnemen met AGION via de onderstaande gegevens: Telefoonnummer supportafdeling: Emailadres: Website
0548-760018
[email protected] www.agion.nl
12
