Auditwijzer 2.0. VS Landelijk Overkoepelend Orgaan voor Podologie

Auditwijzer 2.0. VS.03.04.2014 01

Landelijk Overkoepelend Orgaan voor Podologie

Auditwijzer 2.0

Inleiding Voor u ligt de nieuwe auditwijzer 2.0. Als Stichting LOOP kunnen we er trots op zijn een plek te hebben verworven in de zorgmarkt. Door voortdurend een hoge mate van kwaliteit te garanderen naar onze cliënten, de zorgverzekeraars en de overheid, blijven we als therapeuten een belangrijke speler op de markt. De audit is daarbij een van de tools die Stichting LOOP helpt bij het waarborgen van de kwaliteit van de zorg. Hierbij zal elke bij Stichting LOOP aangesloten therapeut actief moeten aantonen dit beleid te ondersteunen en te voldoen aan de eisen die gesteld worden ten aanzien van de kwaliteit. De audit is gebaseerd op het PDCA principe, waarbij de kwaliteit voortdurend wordt verbeterd en acties in die richting worden gestimuleerd. Naast de verplicht gestelde basispunten is het daardoor bijvoorbeeld mogelijk ook pluspunten te behalen. Vooralsnog gelden de pluspunten uitsluitend ter indicatie van mogelijke kwaliteitsverbeteringen voor de praktijkhouder zelf. Deze vormen geen toegang tot extra aanmerkingen. Stichting LOOP zal deze mogelijkheid naar de toekomst toe wel in overweging nemen. Deze auditwijzer helpt u om uw praktijk zo in te richten, dat u eenvoudig kunt voldoen aan de kwaliteitseisen die worden gesteld. De audit is onderhevig aan de voortdurende veranderende eisen in de zorg vanuit de cliënten, de zorgverzekeraars en de wetgeving. Met regelmaat zal de audit daarom worden geüpdatet aan de eisen van de tijd. Hierover wordt u als therapeut vanzelfsprekend tijdig geïnformeerd. De audit is zorgvuldig opgebouwd door onder andere therapeuten uit de praktijk en kennis van externen. Dit hele traject heeft bijna een jaar in beslag genomen, om tot een zo effectief mogelijke en evenwichtige audit te komen voor specifiek deze branche. Ondanks deze zorgvuldigheid, kan een en ander vanzelfsprekend om nadere toelichting vragen. In dat geval kunt u uw vragen of opmerkingen sturen naar de visitatiecommissie van Stichting LOOP op [email protected]. Zij zal er in dat geval zorg voor dragen dat uw melding zo spoedig mogelijk in behandeling wordt genomen.

Auditwijzer 2.0. Stichting LOOP 2014

2

Inhoudsopgave

Inleiding ..................................................................................................................................

2

1. De Audit .............................................................................................................................

4

2. Praktijkorganisatie ............................................................................................................

6

2.1 Toegankelijkheid praktijk 2.2 Inrichting van de praktijk 2.3 Inrichting werkplaats 3. Hygiëne, privacy en veiligheid ......................................................................................... 10 3.1 Hygiënische indruk van de volledige praktijkvoering 3.2 Schoonmaak 3.3 Overige hygiëne 3.4 Privacy cliënt 3.5 Veiligheid 3.6 Calamiteiten 4. Klachtenregeling en klanttevredenheid .......................................................................... 16 4.1 Afhandeling klachten 4.2 Communicatie 5. Methodisch handelen ........................................................................................................ 18 5.1 Verwijzing 5.2 Behandeling 5.3 Informatie voorziening 5.4 Planning 5.5 Declaraties 5.6 Boekhouding 5.7 Productie 5.8 Samenwerkingsverbanden 6. Kwaliteitsregister ............................................................................................................... 21 6.1 Registratie in het register


3

1. De audit

De audit Een audit wordt beschreven als een kwalitatieve toetsing van het zorgproces of elementen ervan. Het is een systematisch en onafhankelijk onderzoek naar de kwaliteit van processen, producten of diensten in de zorg. Tijdens een audit wordt vooral gekeken naar de borging van de diverse processen en de wijze waarop men dit geregeld heeft. Gedurende de uitvoering van de audit zullen aantoonbare bevindingen worden vastgelegd. Deze bevindingen moet de aanvrager inzicht verschaffen over het kwaliteitsniveau in de breedste zin van het woord. Bij het zorgvuldig uitvoeren van een audit is het noodzakelijk dat alle betrokken partijen zich conformeren aan de afspraken die gemaakt worden. Het gaat hierbij om logistieke afspraken, procedurele afspraken, gedragsregels en afspraken over de gebruikte instrumenten.

Doelstelling en inhoud van de audit Het in samenwerking met het bestuur van Stichting LOOP opgestelde auditmodel voor registerpodologen en podoposturaal therapeuten heeft als doel inzicht te geven in de kwaliteit van de processen, producten en diensten rondom deze beroepsgroepen. Beroepen worden in dit document aangeduid als ‘praktijkhouder’. De audits worden vijfjaarlijks uitgevoerd bij alle bij Stichting LOOP aangesloten registerpodologen en podoposturaal therapeuten. De audit wordt altijd uitgevoerd op de praktijklocatie en toetst de volgende criteria: - Praktijk organisatie. - Hygiëne, privacy en veiligheid. - Klachtenregeling en klanttevredenheid. - Methodisch handelen. - Kwaliteitsregister. Het doel van de audit is de kwaliteit van de zorg te waarborgen en voortdurend te verbeteren. In de doelstelling worden vijf doelen omschreven: - Kwaliteitsverbetering

: het is geen eenmalige kwaliteitsbeoordeling.

- Educatief

: het is een diagnose voor leerpunten.

- Geen sancties

: het is een beloning voor het verkrijgen van inzicht.

- Vertrouwelijk

: het is gericht op de specifieke praktijk.

- Cyclisch

: het is een vergelijking in de tijd.

Bij het uitvoeren van de audit wordt door de auditor te allen tijde het beoogde doel hiervan bewaakt. De gestelde eisen dienen het doel en zijn relevant. Wanneer een praktijk afwijkt van de in de audit gestelde eisen, maar hiervoor een aantoonbaar en goed onderbouwd alternatief kan overleggen is de auditor gemachtigd dit ter goedkeuring in overweging te nemen. De beoordeling van deze uitzonderingen geschiedt door het volledige team van auditors. De onderbouwing wordt in dat geval aan het dossier toegevoegd. Wanneer ook door het team van auditors geen overeenstemming wordt bereikt, zal een beoordeling aan het bestuur van Stichting LOOP worden gevraagd. Het advies van het bestuur is hierin bindend.


4

1. De audit

Opbouw audit De audit is opgebouwd uit twee onderdelen: - Vragenlijst.

- Praktijkaudit.

Voorafgaand aan de audit ontvangt de praktijkhouder een vragenlijst. De praktijkhouder dient deze vragenlijst vooraf in te vullen. Op basis van deze bevindingen kan de auditor de kwaliteitsaudit bij de betreffende praktijk voorbereiden. De vragenlijst kan na twee jaar worden vernietigd. De praktijkaudit wordt uitgevoerd door Stichting LOOP geselecteerde personen. Deze personen hebben bij uitstek voldoende kennis van de te toetsen onderdelen of weten hiervoor de benodigde bronnen te benaderen. De audit vindt plaats met de praktijkhouder en door ten minste één auditor. De auditor kan een praktijkmedewerker vragen mee te werken aan de audit. Bij de audit wordt gebruik gemaakt van een checklist die ondertekend wordt door de praktijkhouder. De praktijkhouder conformeert zich aan de audit en verleent de nodige medewerking om tot een eerlijke en objectieve beoordeling te komen door de auditor. Indien er sprake is van geldig een SEMH of HKZ keurmerk, worden, na overlegging van de bewijsstukken, alleen afwijkende en LOOP specifieke onderdelen geaudit. De bewijsstukken hiervan dienen vóór het bezoek door de auditor in het bezit te zijn van Stichting LOOP. Voor andere keurmerken gelden deze uitzonderingen niet.

Verslaglegging De audituitkomsten worden verwerkt in een auditrapportage en voorgelegd aan het bestuur van Stichting LOOP. Deze rapportage bestaat naast een algemeen praktijkrapport uit een aantal auditbevindingen welke tijdens de audit naar voren zijn gekomen en van waaruit de geauditeerde zijn eventuele verbetertraject kan vormgeven. De ondertekende checklist met de rapportage wordt (digitaal) opgeslagen in het dossier van de desbetreffende praktijkhouder bij het secretariaat van Stichting LOOP.

Commissie van Beroep De praktijkhouder ontvangt de auditrapportage en kan, wanneer hij dit nodig acht, in beroep gaan tegen de bevindingen. Hiervoor is een onafhankelijke Commissie van Beroep ingesteld waarin beroepsbetrokkenen en een jurist zitting hebben.

Certificering Bij het positief afronden van een audit ontvangt de praktijkhouder een certificaat ter bevestiging. Dit certificaat heeft een geldigheidsduur van 5 jaar. Dit betekent dat alle therapeuten van Stichting LOOP eens per 5 jaar geaudit worden. In ieder geval na 5 jaar wordt de vragenlijst door de te auditen therapeut opnieuw ingevuld. Tussentijds kan de praktijk gevraagd worden een evaluatie naar waarheid in te vullen.


5

2. Praktijkorganisatie

De praktijk van een therapeut aangesloten bij Stichting LOOP moet voldoen aan een aantal eisen, waardoor de kwaliteit van de behandeling gewaarborgd kan worden. Het onderdeel praktijkorganisatie is opgedeeld in drie onderdelen: 1. Toegankelijkheid praktijk. 2. Inrichting van de praktijk. 3. Inrichting werkplaats.

2.1 Toegankelijkheid praktijk Verplichtingen ten aanzien van de toegankelijkheid van de praktijk Praktijk op etage Indien er sprake is van een praktijk op de eerste etage of hoger, is de praktijk verplicht de cliënten de mogelijkheid te bieden gebruik te maken van een lift of traplift voor het bereiken van de praktijk. Wanneer deze mogelijkheid niet geboden wordt, wordt de praktijkhouder verplicht minder valide cliënten die aangewezen zijn op het gebruik van lift of traplift voor het bereiken van de verdieping, thuis of op een andere acceptabele locatie te consulteren dan wel te verwijzen naar een collega praktijk op de begane grond of op de eerste etage of hoger waarbij een lift of traplift aanwezig is. Het is in geen geval toegestaan minder valide cliënten die zijn aangewezen op het gebruik van lift of traplift te verplichten of te stimuleren gebruik te maken van de trap. Parkeren Wanneer cliënten met de auto naar de praktijk komen voor een consult, is de praktijk verplicht de cliënten voldoende parkeerruimte te bieden binnen loopafstand van de praktijk. Ventilatie De praktijk is verplicht te zorgen voor een gezond klimaat in de praktijk. Dat wil zeggen dat er gebruik wordt gemaakt van voldoende ventilatiemogelijkheden door middel van bijvoorbeeld ramen die open kunnen of een climat control system zoals een airconditioner. Daarnaast is de temperatuur aangenaam, waaronder wordt verstaan kamertemperatuur. Daglicht De praktijk is verplicht zorg te dragen voor de juiste verlichting. Hieronder wordt verstaan dat de praktijkruimte en direct toegankelijke ruimten gedurende aanwezigheid van cliënten en werknemers door daglicht, door kunstlicht of beide voldoende en doelmatig wordt verlicht. De verlichting is daarbij zo aangebracht, dat gevaar voor ongevallen is voorkomen. De voor kunstlicht gebruikte kleur mag de waarneming van de veiligheids- of gezondheidssignalering niet beïnvloeden. In werkruimten met daglicht kan rechtstreeks invallend zonlicht worden geweerd.


6


Pluspunten ten aanzien van de toegankelijkheid van de praktijk Duurzaamheid De praktijk voert een bewust beleid op het gebied van duurzaamheid, waarbij aandacht wordt gegeven aan bijvoorbeeld het energieverbruik en de toepassing van duurzame middelen bij het consult, de behandeling of het vervaardigen van het hulpmiddel zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de zorg. Extra faciliteiten voor minder validen De praktijk voert een bewust beleid op het gebied van duurzaamheid, waarbij aandacht wordt gegeven aan bijvoorbeeld het energieverbruik en de toepassing van duurzame middelen bij het consult, de behandeling of het vervaardigen van het hulpmiddel zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de zorg. Invalide toilet De praktijk voorziet in een invalide toilet volgens de hiervoor geldende voorschriften, zodat mensen met een lichamelijke beperking zonder hulp gebruik kunnen maken van het toilet. - De wc-pot moet wat hoger zijn dan gebruikelijk om de gebruiker in staat te stellen gemakkelijk van de rolstoel op het toilet te komen, en gemakkelijk van het toilet te komen. De norm is 45 - 50 cm. boven de vloer. - Daartoe dienen ook handgrepen en beugels rondom aangebracht te zijn. - In een gehandicaptentoilet op openbare locaties dient een alarm duidelijk zichtbaar aanwezig te zijn, bijvoorbeeld een rode knop of koord. Dit alarm moet ook geactiveerd kunnen worden vanuit een liggende positie op de grond. - Het fonteintje en handdoek of -droger dienen op de juiste hoogte aanwezig te zijn. Het fonteintje moet onderrijdbaar zijn. - De deur moet naar buiten draaien, breed genoeg zijn om gemakkelijk met een rolstoel naar binnen te kunnen. - Over het algemeen is er voor een invalidentoilet veel meer oppervlak nodig dan voor een doorsnee toilet. Er moet ten minste een keerruimte voor een rolstoel zijn van 150 x 150 cm. De totale oppervlakte moet ten minste 165 x 220 of 195 x 190 cm. zijn. Borging verkeersveiligheid De praktijk is gesitueerd in een verkeersveilige omgeving. Hierbij kan gedacht worden aan een woonwijk, maar ook aan een doorgaande weg voorzien van een voetgangersoversteekplaats. Ook de aanwezigheid van een voetpad, fietspad en dergelijke kunnen hierbij als meerwaarde worden aangemerkt. Wanneer er sprake is van een overduidelijke onveilige situatie bij de ligging van de praktijk, heeft deze actie ondernomen al dan niet in samenwerking met andere partijen om deze situatie te verbeteren. OV halte binnen loopafstand De praktijk is gelegen in een omgeving waar openbaar vervoer aanwezig is binnen acceptabele loopafstand voor cliënten. Deze regel is vrij te interpreteren per situatie door de auditor waarbij de stedelijkheid van de ligging een belangrijke rol kan spelen, maar nooit meer dan 1 kilometer.


7


2.2 Inrichting van de praktijk Verplichtingen ten aanzien van de inrichting van de praktijk Afmetingen behandelruimte De afmeting van de onderzoeks- en behandelruimte voor cliënten dient minimaal 15 vierkante meter te zijn, waarbij voldoende ruimte aanwezig is om het onderzoek af te nemen, zoals een gangbeeldanalyse. Voor overige afmetingen en eisen aan de ruimte, wordt verwezen naar het laatst geldende bouwbesluit ten aanzien van ruimten met gezondheidszorgfunctie. Borging privacy De behandelruimte is zodanig dat deze cliënten niet aantast in hun (gevoel van) privacy. Dat wil zeggen dat deze ruimte volledig geluidsdicht is en onttrokken aan het zicht van derden. De ruimte geeft de cliënt de persoonlijke vrijheid om ongehinderd en zonder storende invloeden van buitenaf geholpen te worden. Daarbij is geborgd dat de cliënt zelf kan bepalen welke personen worden voorzien van welke informatie in een toestand waarin deze er zeker van is dat zonder zijn toestemming geen andere mensen hiervan op de hoogte kunnen komen. Bovenstaande bepaling geldt ook voor de verrichtingen van de behandelaar. Deze dient zijn onderzoek en werkzaamheden zodanig te kunnen verrichten, dan deze niet worden beïnvloed door storende elementen van buitenaf. Bij de borging van de privacy wordt aanspraak gemaakt op de persoonlijke verantwoordelijkheid van de therapeut en zijn voldoende aanwezige kennis ten aanzien van de geldende ethiek binnen de samenleving. Behandeltafel of stoel De praktijk beschikt over een speciaal hiervoor ontworpen onderzoekstafel, -bank of –stoel voor de behandeling of het onderzoek van de cliënt in de behandelruimte. Algehele staat van de praktijk De auditor zal de algehele staat van de praktijk beoordelen ten aanzien van de inrichting. Hierbij wordt beoordeeld of de praktijkinrichting zodanig is dat een therapeut zijn werkzaamheden naar behoren kan verrichten volgens de geldende richtlijnen en eisen van alle betrokken partijen in de gezondheidszorg.

Pluspunten ten aanzien van de inrichting van de praktijk Wachtruimte is voorzien van voldoende zitplaatsen De wachtruimte voor cliënten is voorzien van minimaal twee zitplaatsen. De wachtruimte is voorzien van extra faciliteiten Om het wachten voor cliënten aangenamer te maken, voorziet de praktijk in extra faciliteiten in de wachtruimte. Hierbij kan worden gedacht aan het aanbieden van koffie, tijdschriften, aanwezigheid van een tv, speelgoed voor kinderen en dergelijke.


8


2.3 Inrichting werkplaats Verplichtingen ten aanzien van de inrichting van de werkplaats Indien er sprake is van een werkplaats voor het vervaardigen van hulpmiddelen. De werkplaats moet gesitueerd zijn in een speciaal hiervoor geschikte en ingerichte ruimte, volledig afgescheiden van de praktijkruimte. Naast de verplichte geldende ARBO wetgeving ten aanzien van de werkplaats, gelden onderstaande voorschriften. De ruimte moet volledig kunnen worden afgesloten, zodat werkzaamheden aan zicht en gehoor onttrokken worden. De ruimte moet daarnaast voorzien zijn van deugdelijke stof- en lijmafzuiging door middel van hiervoor aangemerkte apparatuur. Bij het uitvoeren van de werkzaamheden dienen medewerkers adequate persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken binnen de kaders van de ARBO wetgeving.


9

3. Hygiëne, privacy en veiligheid

Als uitgangspunt hanteert Stichting LOOP de HAM richtlijnen zoals opgesteld voor de podotherapie en pedicurepraktijken.

3.1 Hygiënische indruk van de volledige praktijkvoering Verplichtingen ten aanzien van de hygiënische indruk Vloeren in relatie tot hygiëne Alle ruimten die worden toegepast voor behandeling, consult of vervaardiging van hulpmiddelen, dienen te zijn voorzien van een verharde vloer. Hieronder wordt verstaan een kunststof, houten of stenen vloer die eenvoudig te reinigen is. Tapijt, tapijttegels of vloerkleden zijn in verband met de hygiëne niet toegestaan. Staat van de vloer in relatie tot hygiëne De vloer dient deugdelijk, schoon en stofvrij te zijn. Ook op minder zichtbare plaatsen of minder belopen plaatsen dient te vloer schoon en verzorgd te ogen. Staat van het meubilair in relatie tot hygiëne Al het meubilair dat wordt toegepast in de praktijk dient deugdelijk, schoon en verzorgd te zijn en de beoogde doelen te dienen. Meubelen moeten een indruk geven, passend bij de uitoefening van het beroep. In ieder geval de behandelstoel of –bank of –tafel dient niet gemaakt te zijn van stof, maar van eenvoudig af te nemen materiaal. Alle meubilair moeten worden voorzien van het eventuele nodige onderhoud om de deugdelijke staat te waarborgen. Staat van het gebruiksmaterialen in relatie tot hygiëne Alle gebruiksmaterialen binnen de praktijk dienen deugdelijk, schoon en verzorgd te zijn en te worden bewaard in hiervoor geschikte opbergmogelijkheden. Alle gebruiksmateriaal moeten worden voorzien van het eventuele nodige onderhoud om de deugdelijke staat te waarborgen. Staat sanitaire voorzieningen in relatie tot hygiëne Alle sanitaire voorzieningen in de praktijk dienen deugdelijk, schoon en verzorgd te zijn. Alle gangbare sanitaire verbruiksmaterialen moeten voldoende op voorraad en aanwezig zijn in de sanitaire voorzieningen. Hierbij wordt gedacht aan toiletpapier, schone handdoeken voor het afdrogen van de handen na het wassen of vergelijkbaar, voldoende en juiste zeep voor het reinigen van de handen. Alle sanitaire voorzieningen moeten worden voorzien van het eventuele nodige onderhoud om de deugdelijke staat te waarborgen. Algehele hygiënisch indruk De praktijk en daarbij behorende ruimten worden beoordeeld op algehele hygiënische indruk, waarbij hiervoor genoemde punten worden meegenomen in de beoordeling.


10


3.2 Schoonmaak Verplichtingen ten aanzien van de schoonmaak. Schoonmaak sanitaire voorzieningen Alle sanitaire voorzieningen binnen de praktijk, moeten dagelijks worden gereinigd, op dagen dat de praktijk geopend is. Hierbij is niet bepalend of en hoeveel cliënten er gedurende deze praktijkdagen worden gezien. Alle sanitaire voorzieningen dienen grondig gereinigd te worden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een ontsmettingsmiddel. Indien de situatie hierom vraagt, is de praktijkhouder verplicht een eventuele extra schoonmaak te verzorgen in de sanitaire voorzieningen. Alles zodat de hygiënische situatie binnen alle redelijkheid en voor zover binnen het vermogen van de praktijkhouder aannemelijk is. Schoonmaak van de vloeren Alle vloeren binnen de praktijk dienen minimaal wekelijks te worden gereinigd. Hieronder wordt allereerst verstaan het stofzuigen van de gehele praktijk en het nat reinigen van de vloeren met een hiervoor geschikt middel. Indien de situatie hierom vraagt, is de praktijkhouder verplicht een eventuele extra schoonmaak te verzorgen van de vloeren. Alles zodat de hygiënische situatie binnen alle redelijkheid en voor zover binnen het vermogen van de praktijkhouder aannemelijk is. Schoonmaak van het meubilair Alle meubilair binnen de praktijk dient minimaal wekelijks te worden gereinigd met een schone, vochtige doek en hiervoor geschikte middelen. Uitzondering hierbij geldt voor de behandelplaats. Deze dient minimaal dagelijks te worden gereinigd met ontsmettingsmiddel, of direct na gebruik. Indien de situatie hierom vraagt, is de praktijkhouder verplicht een eventuele extra schoonmaak te verzorgen van het meubilair. Alles zodat de hygiënische situatie binnen alle redelijkheid en voor zover binnen het vermogen van de praktijkhouder aannemelijk is. Schoonmaak van de gebruiksmaterialen en het instrumentarium Alle gebruiksmaterialen in de behandelruimte dienen direct na gebruik te worden gereinigd met een ontsmettingsmiddel. Wegwerpartikelen mogen slechts eenmaal worden gebruikt. Indien de situatie hierom vraagt, is de praktijkhouder verplicht een eventuele extra schoonmaak te verzorgen van de gebruiksmaterialen en het instrumentarium. Alles zodat de hygiënische situatie binnen alle redelijkheid en voor zover binnen het vermogen van de praktijkhouder aannemelijk is. Pluspunten ten aanzien van de inrichting van de praktijk Administratie schoonmaak De praktijk voert administratie van de schoonmaak van onderdelen of alle hiervoor genoemde schoonmaakverplichtingen.


11


3.3 Overige hygiëne Verplichtingen ten aanzien van de overige hygiëne Persoonlijke hygiëne Naast de algemeen geldende eisen ten aanzien van de algemene persoonlijke hygiëne voor medewerkers in de gezondheidszorg, wordt extra de hygiëne van de handen gedurende de werkzaamheden onder de aandacht gebracht. Tijdens de werkzaamheden worden geen ringen, of andere sieraden gedragen, gezien - Zij in de weg zitten bij de uitvoering van handhygiëne. - Op de huid onder ringen en horloges hogere aantallen bacteriën aanwezig zijn dan op de overige huid van de handen. - Ringen kunnen leiden tot maanden lang persisterende aanwezigheid van potentieel pathogene bacteriën. - Het dragen van ringen een risicofactor is voor de aanwezigheid van hogere aantallen bacteriën en ook potentieel pathogene bacteriën op de handen. - Handhygiëne gemeten aan de reductie van het aantal bacteriën op de handen minder effectief is bij ringdragers. - Deze schade kunnen veroorzaken aan het lichaam van de cliënt gedurende het onderzoek en de behandeling. Open wondjes aan de handen of huidbeschadigingen worden afgedekt met een vochtwerende pleister. Handen worden gewassen met ontsmettende zeep (Unicura of vergelijkbaar), bijvoorbeeld en in ieder geval - Voor of na elke behandeling. - Na gebruik van het toilet. - Na niezen of hoesten. Pluspunten ten aanzien van de inrichting van de overige hygiëne De praktijk is gebruikelijk handschoenen te gebruiken bij het onderzoek en de behandeling van cliënten. De praktijk is gebruikelijk een (wegwerp)handdoek te gebruiken op de behandeltafel, - bank of - stoel.

3.4 Privacy cliënt De privacy van de cliënt dient te allen tijde geborgd te zijn. Zowel gedurende het bezoek aan de praktijk, als daarbuiten moet de cliënt er zeker van kunnen zijn dan derden niet zonder zijn medeweten en instemming in het bezit komen van informatie die met de zorgverlener is gedeeld. Vastgelegde en met de derden gedeelde informatie over de cliënt, dient uitsluitend relevant te zijn voor het behalen van de gestelde zorgdoelen. Verplichtingen ten aanzien van de privacy Privacy gedurende de behandeling De privacy van de cliënt dient gedurende zijn bezoek gewaarborgd te zijn zoals vermeld in het hoofdstuk ‘Inrichting van de praktijk’ onder ‘Borging privacy’.


12


Opslag van cliëntengegevens Gegevens van de cliënt die worden verzameld, worden op een veilige manier opgeslagen. Wanneer er sprake is van een digitaal (schaduw)archief, dan is deze voldoende beveiligd. Onder voldoende wordt verstaan allereerst volgens de wettelijke voorschriften die hiervoor gelden. Ongewenst delen van deze informatie wordt hiermee effectief voorkomen. Wanneer gegevens in een fysiek archief worden bewaard, dan is deze voorzien van een deugdelijke afsluitbare deur met slot. Dit archief is uitsluitend toegankelijk voor de betreffende therapeut. Privacy richtlijnen van Stichting LOOP Stichting LOOP volgt in voorschrijving naar alle therapeuten strikt de richtlijnen voor privacy zoals vastgelegd in de Nederlandse wetgeving. Alle therapeuten aangesloten bij Stichting LOOP zijn gehouden aan het beroepsgeheim ten aanzien van de door hun verleende zorg. Voor het digitaal opslaan van cliëntengegevens is de therapeut gehouden aan het door Stichting LOOP hiervoor aangereikte portaal, SoftCare voorzien van 2 factor beveiliging. Dit geldt vooralsnog uitsluitend voor de verleende zorg binnen de overeenkomsten tussen Stichting LOOP en zorgverzekeraars. Het juist bewaren van cliëntengegevens valt in alle gevallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de therapeut. De wettelijke bewaartermijn Zorgdossiers worden, mits cliënt uitdrukkelijk en schriftelijk verzoekt om vernietiging van zijn dossier, ten minste 15 jaar na de laatste behandeling bewaard. Zorgdossiers moeten altijd in beheer zijn bij een medische beroepsbeoefenaar met een beroepsgeheim. Zorginstellingen die ophouden te bestaan moeten hun dossiers overdragen aan een andere instelling. Zorgverleners die in hun eentje werken en stoppen met hun praktijk moeten de zorgdossiers van hun cliënten of cliënten overdragen aan hun opvolger binnen Stichting LOOP. Als dit niet kan, moeten de dossiers aan een andere collega binnen Stichting LOOP of aan een ziekenhuis in de regio worden overgedragen. Cliënten moeten hiervan op de hoogte worden gebracht. Toestemming bij uitbesteding Wanneer het vervaardigen van het hulpmiddel niet geschiedt binnen de eigen praktijk, dan dienen de gegevens voor vervaardiging van het hulpmiddel anoniem te worden verstrekt aan de producent. Uitsluitend de hiervoor benodigde gegevens mogen worden gecommuniceerd. Wanneer hiervan om welke reden dan ook zou moeten worden afgeweken, kan dit uitsluitend na schriftelijk akkoord van de betreffende cliënten of gevolmachtigde.


13


3.5 Veiligheid Verplichtingen ten aanzien van de veiligheid Verzekeringen en certificaten De praktijk is in het bezit van alle benodigde verzekeringen voor het voeren van een eigen praktijk. - Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. - Beroepsaansprakelijkheidsverzekering. - In geval van werknemers een WW/ZW verzekering. De praktijk is in het bezit van alle benodigde certificaten voor het voeren van een eigen praktijk. - Een geldig registratiecertificaat of vermelding van geldig lidmaatschap is duidelijk zichtbaar aanwezig in de praktijk. Minimale uren norm De praktijk volgt de minimale uren norm voor praktijkvoering van Stichting LOOP voor het waarborgen van de kwaliteit van de zorg. Dit betekent dat de therapeut vaste tijdstippen zal hanteren waarop hij/zij telefonisch bereikbaar is, met als minimum 8 uren per week verspreid over 3 dagen, met uitzondering van de vakantieperioden. De praktijk dient minimaal 8 uren per week gespreid over de werkweek geopend te zijn, met uitzondering van de vakantieperioden. Buiten openingstijden dient een antwoordapparaat/voicemail met inspreekmogelijkheid ingeschakeld te zijn, waarop melding van afwezigheid wordt gedaan. Tevens dient op werkdagen het antwoordapparaat afgeluisterd te worden. Algehele indruk veiligheid De praktijk voldoet aan een algemene norm van veiligheid. Onveilige situaties worden ter plaatse geconstateerd en beoordeeld. Hierbij kan gedacht worden aan: - Onvoldoende veiligheid ten aanzien van de bouwkundige staat van het gebouw. - Ondeugdelijke inrichting. - Ondeugdelijk elektriciteitsnetwerk. - Hoog risico brandveiligheid. - Ontbreken preventieve maatregelen. - Etc.

Pluspunten ten aanzien van de inrichting van de veiligheid Overige inspecties - De praktijk laat de waterleidingen jaarlijks controleren op de aanwezigheid van legionella en CO door een onafhankelijke partij. Hiervan is een administratie aanwezig. - De praktijk laat het elektrische circuit binnen de praktijk jaarlijks keuren door een onafhankelijke partij op veiligheid. Hiervan is een administratie aanwezig. - De praktijk laat alle aanwezige apparatuur jaarlijks voorzien van een NEN 3140 keuring door een onafhankelijke partij. Hiervan is een administratie aanwezig.


14


3.6 Calamiteiten Verplichtingen ten aanzien van calamiteitenpreventie Noodplan Voor de praktijk en het gebouw waar de praktijk zich in bevindt is een noodplan aanwezig. Op elke verdieping is voor ieder duidelijk zichtbaar een plattegrond aanwezig, waarop de nooduitgangen en de routes daar naartoe duidelijk worden aangegeven. BHV In de praktijk zijn voldoende hiervoor opgeleide BHV’ers aanwezig met een geldig diploma. Het aantal BHV’ers is afhankelijk van de praktijkgrootte. Blusmiddelen In de praktijk bevinden zich voldoende en goedgekeurde blusmiddelen. Nooduitgangen In het gebouw waar de praktijk zich bevindt, zijn voldoende en duidelijk aangegeven nooduitgangen aanwezig. Indien de praktijk zich niet op de begane grond bevindt, is er een brandtrap aanwezig.

Pluspunten ten aanzien van de inrichting van de calamiteitenpreventie Protocol De praktijk beschikt, in samenwerking met de veiligheidsdiensten en andere betrokkenen, over een protocol voor de afhandeling van calamiteiten. Registratie Er vindt een registratie plaats van alle meldingen, oefeningen, overleggen en dergelijke met betrekking tot de calamiteitenpreventie. AED Er is binnen het gebouw waar de praktijk zich bevindt, ten minste 1 AED beschikbaar en kennis van het toepassen hiervan.


15

4. Klachtenregeling en klanttevredenheid

4.1 Afhandeling klachten Verplichtingen ten aanzien van klachtenafhandeling Registratie Er wordt een administratie gevoerd van de klachten die zijn ontvangen via Stichting LOOP. Hierbij is de klacht van de betreffende cliënt geregistreerd en de opvolging. Beide zijn toegevoegd aan het dossier van deze cliënt. Protocol Het protocol van Stichting LOOP ten aanzien van de afhandeling wordt toegepast indien er sprake is van een klacht. Een therapeut dient te beschikken over een klachtenprocedure die ten minste de volgende elementen bevat: - De onderneming beschikt over een aanspreekpunt waar men klachten kan melden. Het aanspreekpunt dient de klacht door te geven aan de contactpersoon van de cliënt. - De klacht dient schriftelijk te worden vastgelegd op een klachten-/verbeterformulier, de cliënt dient hiervan een kopie mee te krijgen. - De responstijd en de klachtenprocedure dienen aan de cliënt gemeld te worden. Wanneer er naar aanleiding van een klacht een corrigerende/preventieve maatregel genomen wordt, dient deze aan de cliënt te worden medegedeeld. - Een therapeut dient binnen 10 werkdagen te reageren op een klacht. Klachten naar tevredenheid van cliënten oplossen Alle klachten worden allereerst naar tevredenheid van de cliënten opgelost. Indien de klacht niet naar tevredenheid van de cliënt wordt afgehandeld, is de therapeut gehouden de cliënt op het reglement tuchtrechtspraak van Stichting LOOP te wijzen en de cliënt in kennis te stellen van diens recht op behandeling van de klacht door de geschillencommissie van Stichting LOOP.

Pluspunten ten aanzien van de klachtenafhandeling Verbeterplan Indien er sprake is geweest van klachten via Stichting LOOP, heeft er naderhand een evaluatie plaatsgevonden. Bij deze evaluatie heeft de praktijk een verbeterplan opgesteld waarbij gekeken is het mogelijk voorkomen van de klacht en het beter oplossen van klacht. Geen klachten De praktijk heeft over de afgelopen 3 jaar geen klachten ontvangen via Stichting LOOP.


16

4. Klachtenregeling en klanttevredenheid

4.2 Communicatie Verplichtingen ten aanzien van de communicatie Het KTO De praktijk is verplicht iedere cliënt te verzoeken deel te nemen aan een klanttevredenheidsonderzoek (KTO). Dit KTO is beschikbaar gesteld door Stichting LOOP en goedgekeurd door andere betrokken partijen in de zorg. De praktijk kan een cliënt nooit dwingen, maar te allen tijde wel stimuleren deel te nemen aan het KTO. Het KTO dient schriftelijk of online te worden ingevuld door de cliënt en op een centrale plaats te worden bewaard ter inzage. De gegevens uit het KTO dienen eens per jaar in de jaarlijkse enquête van Stichting LOOP te worden aangeleverd. Empathie De praktijk draagt zorg voor de aanwezigheid van voldoende empathie bij alle behandelaars. Dit kan gebeuren in de vorm van trainingen. Ook uit het KTO kan naar voren komen dat er voldoende empathie aanwezig is bij de betreffende behandelaars. Klanttevredenheid De klanttevredenheid binnen de praktijk is aantoonbaar voldoende. Hierbij is het KTO een onmisbare tool, waarbij dit kan worden aangetoond.

Pluspunten ten aanzien van de communicatie Preventieve informatievoorziening De praktijk verwijst haar cliënten actief naar de website van Stichting LOOP voor het protocol klachtenafhandeling.


17

5. Methodisch handelen

5.1 Verwijzing Verplichtingen ten aanzien van de communicatie Vastlegging verwijzing Alle verwijzingen door andere behandelaars, huisartsen of specialisten worden vastgelegd in het cliëntendossier. Intake en anamnese Alle gegevens met betrekking tot de anamnese en intake worden vastgelegd in het cliëntendossier. Bij het onderzoek wordt ten minste gebruik gemaakt van de hiervoor door Stichting LOOP verplicht gestelde instrumenten. Pluspunten ten aanzien van de communicatie Onderzoek Bij het onderzoek wordt structureel en effectief gebruik gemaakt van meer instrumenten dan verplicht.

5.2 Behandeling Verplichtingen ten aanzien van de behandeling Opbouw dossier Gedurende de behandeling wordt de patiënt voortdurend door de behandelaar geïnformeerd en alle besproken stappen worden vastgelegd in het dossier. Doelmatig en marktconform handelen De reden dat therapeuten, aangesloten bij Stichting LOOP, vanuit de aanvullende zorg een vergoeding ontvangen voor podogerelateerde zorg, is dat de zorgverzekeraars erop vertrouwen dat registerpodologen en podoposturaal therapeuten als aangeslotene bij Stichting LOOP doelmatig behandelen en de daaraan gerelateerde prijzen marktconform zijn. Voor zover dossiers zijn opgebouwd in het centrale portaal van Stichting LOOP (SoftCare), is dit inzichtelijk gemaakt en transparant voor alle betrokken partijen. Voor alle andere dossiers geldt, dat de behandelaar zelf gehouden is aan het geven van inzicht. Hierbij moet de therapeut voor elk dossier kunnen aantonen dat de geleverde zorg doelmatig is geweest en de gehanteerde prijzen marktconform zijn geweest. Stichting LOOP behoudt zich hierbij het recht dossiers steekproefsgewijs ter inzage op te vragen en te beoordelen op deze criteria.

5.3 Informatie voorziening Pluspunten ten aanzien van de informatievoorziening Bekendheid De praktijk voert een actief beleid met betrekking tot de bekendheid. Deze uitingen zijn representatief en in lijn met het gedachtengoed van Stichting LOOP.


18


5.4 Planning Verplichtingen ten aanzien van de planning Eerste consult Het eerste consult vindt plaats binnen een maand na het verzoek van de cliënt. Voor dit consult wordt minimaal een half uur tijd ingepland voor contact tussen behandelaar en cliënt. Volgend consult Alle verplichte en nodige vervolgconsulten worden in overleg met de klant nagekomen. Hiervoor wordt minimaal 15 minuten ingepland. Waarneming Wanneer er sprake is van geplande of onverwachte afwezigheid van een van de behandelaars, waardoor de planning van de praktijk gevaar loopt, is hiervoor waarneming door een andere behandelaar geregeld.

Pluspunten ten aanzien van de planning Geen wachtlijsten In de praktijk is geen sprake van een wachtlijst. Cliënten kunnen zo nodig dezelfde of de volgende dag worden gezien door een behandelaar. Aanbieden alternatieven Indien de patiënt niet binnen een maand kan worden geholpen voor een eerste consult, wordt deze verwezen naar een collega, aangesloten bij Stichting LOOP. Online inplannen afspraak Cliënten wordt de mogelijkheid geboden online hun afspraak in te plannen via de agenda van de praktijk. 40 uur per week bereikbaar De praktijk is 40 uur per week bereikbaar voor cliënten. Hieronder wordt niet verstaan een antwoordapparaat, mail of andere niet fysieke contactmogelijkheden. De praktijk is 40 uur per week geopend voor consult.

5.5 Declaraties Verplichtingen ten aanzien van de declaraties Declaraties binnen overeenkomsten Voor het indienen van declaraties binnen overeenkomsten tussen Stichting LOOP en zorgverzekeraars wordt uitsluitend en zonder uitzondering rechtstreeks gebruik gemaakt van SoftCare (per 1 april 2014). Declaraties buiten overeenkomsten Voor het indienen van declaraties buiten overeenkomsten tussen Stichting LOOP en zorgverzekeraars wordt gebruik gemaakt van hiervoor geschikte en door alle partijen geaccrediteerde software.


19


5.6 Boekhouding Verplichtingen ten aanzien van de boekhouding Voering boekhouding De praktijk is verplicht een deugdelijke boekhouding te voeren volgens de Nederlandse wetgeving. Indien de therapeut of praktijk hiertoe zelf niet in staat is, wordt hiervoor een externe partij ingehuurd. De boekhouding van de praktijk wordt naar eer en geweten van de praktijkhouder gevoerd.

5.7 Productie Verplichtingen ten aanzien van de productie Hulpmiddelen De praktijk is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de hulpmiddelen die geleverd wordt. Deze dient optimaal de beoogde doelen te dienen. Indien de therapeut of de praktijk niet (voldoende) in staat is een verantwoord hulpmiddel te produceren, is deze gehouden aan uitbesteding aan een hiervoor geschikte partij. De praktijk is zowel bij uitbesteding als bij productie in eigen beheer, verantwoordelijk voor de kwaliteit van het hulpmiddel. Enkele eisen met betrekking tot privacy en werkplaatsinrichting in relatie tot de productie van hulpmiddelen, is eerder toegelicht.

5.8 Samenwerkingsverbanden Pluspunten ten aanzien van samenwerkingsverbanden Samenwerking diverse professies De praktijk werkt aantoonbaar samen met diverse andere relevante zorgaanbieders in de markt en hier wordt administratie van gevoerd. Actief beleid samenwerking De praktijk voert aantoonbaar een pro-actief beleid op het gebied van samenwerking met andere zorgaanbieders om deze kring uit te breiden. Multidisciplinair centrum De praktijkvoering vindt (gedeeltelijk) plaats in een multidisciplinair medisch centrum, waar ook andere relevante zorgaanbieders hun praktijk hebben. Overleg De praktijk heeft regelmatig een intercollegiaal overleg met verschillende professies, bijvoorbeeld de huisartsen.


20

6. Kwaliteitsregister

6.1 Registratie in het register Verplichtingen ten aanzien van de registratie in het kwaliteitsregister van Stichting LOOP Scholingspunten Bij de accreditatiecommissie wordt door de auditor opgevraagd welke bijscholingen gevolgd worden door de aangesloten therapeuten binnen de praktijk. Vakliteratuur De therapeuten zijn verplicht zichzelf voldoende op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de zorg op hun gebied door het lezen van relevante vakliteratuur. Bekendheid met richtlijnen en protocollen De praktijk is verplicht zorg te dragen voor de informatievoorziening over de richtlijnen en protocollen die van toepassing zijn op alle medewerkers. Bekendheid met beroepscompetentieprofiel en beroepscode De praktijk is verplicht zorg te dragen voor de informatievoorziening over de beroepscompetentieprofiel en beroepscode van Stichting LOOP naar alle medewerkers. Jaarlijkse enquête De jaarlijkse enquête die het bestuur van Stichting LOOP haar leden stuurt voor praktijkinformatie wordt consequent en naar waarheid ingevuld en op tijd aangeleverd.

Pluspunten ten aanzien van de registratie in het kwaliteitsregister van Stichting LOOP Zitting in werkgroep Een of meer therapeuten binnen de praktijk hebben actief zitting in een werkgroep en hebben minimaal de afgelopen 2 vergaderingen hiervan bijgewoond.


21

C Copyright.Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microlm of op welke andere wijze dan ook zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Landelijk Overkoepelend Orgaan voor de Podologie Auditwijzer 2.0. Stichting LOOP 2014

22

Auditwijzer 2.0. VS Landelijk Overkoepelend Orgaan voor Podologie

Recommend Documents