AUDIT INTERNAL PT Perkebunan Nusantara XII, 17-18 September 2012
Audit Internal Setiap petani anggota HARUS diaudit internal minimal setahun sekali. • audit memeriksa pemenuhan dengan semua persyaratan yg diinginkan di tingkat usahatani • audit didokumentasikan.
• Hindari Konflik kepentingan
Laporan Audit Internal kebun Selama audit internal, inspektor mengisi laporan audit internal kebun
Formulir yg dipakai harus jelas Laporan audit harus mencakup semua aspek sertifikasi yg relevan (applicable) Laporan juga memuat evaluasi pemenuhan, sanksi atau tindakan perbaikan, pemenuhan kondisi sebelumnya Ditanda tangani oleh petani dan inspektor internal Memuat juga keputusan persetujuan dari ICS
Proses persetujuan internal Komisi persetujuan internal
audit internal
Form audit Dan komentar
Daftar Petani Sertifikat
•Memeriksa laporan audit •Keputusan ttg kesesuaian dan pelanggaran •Memutuskan tindakan perbaikan •Sanksi jika diperlukan
daftar petani Kena sanksi
Rekap Data Petani Tersertifikasi = Ringkasan Hasil Persetujuan Nama dan kode petani, desa asal
Tgl audit internal & nama inspektor
Total luas kebun
DAFTAR PETANI
Status persetujuan internal
Tanggal petani masuk program ICS
kebun tanaman bersertifikat dan jumlah pohon
Perkiraan hasil panen produk bersertifikat
Daftar Petani Pelanggar Jika ada petani tidak memenuhi standar atau melakukan kegiatan yang kurang sesuai
dengan standar sanksi yg sesuai Keputusan mengenai sanksi dan tindakan perbaikan yang harus dilakukan dibuat oleh Komisi Persetujuan Sanksi dan tindakan perbaikan harus ditulis dalam kolom perbaikan oleh Komisi persetujuan dalam laporan audit Sanksi dan tindakan perbaikan harus diinformasikan kepada petani
Daftar Petani dalam Sanksi Detil berbagai sanksi atas petani harus dicatat dan disimpan dalam file oleh ICS. Daftar Petani dalam Sanksi Minimal harus memuat:
Nama petani Kode petani Tgl sanksi diberikan Alasan pemberian sanksi Rincian dan lama waktu sanksi
List of Coffee farmers that w ere sanctioned or left the Proj ect in 2004 CODE MA-12 NJ-24 NJ-25 KE-83
FARMER'S NAME Lubwama Badru Martin Juma Kasamba Mathias Kiryanfufu Zulu
List of Suspended farmers KE-14 Helu Banja MA-23
Date May 04 June 04 June 04 June 04
REASON FOR EXCLUSION Farmer could not commit himself to separating activities of organic from conventional units. Inspector found out on 14.6 that farmer had sprayed Mango trees intercropped with the organic coffee Distance too long for cost-effective management and monitoring of activities Lack of clear commitment on behalf of the farm manager to maintain organic & Utz farming practices.
Aug 04
did not improve coffee management well for third time --> was supended for one year with effect 08/03 Farmer has become too old to continue with the farming activities, and so far no one in the family is ready to take over from him. Will check again next year whether somebody will continue
Ssematimba Abdulaziz Aug 04
(Contoh daftar petani dalam sanksi: IFOAM ICS Manual Annex XVI)
Contoh: Jenis-jenis sanksi Situasi Pelanggaran • Catatan tidak lengkap, manajemen kebun yg jelek. Pelanggaran kecil atas standar atau aturan
• Mendapat teguran tertulis lagi untuk masalah yg sama Tidak menanggapi teguran Kekurangan besar dalam pemeliharaan catatan
Sanksi • Teguran tertulis • Hukuman ICS akan mendenda petani 50.000
• Mengulang pelanggaran kecil pelanggaran yg jelas atas standar, tapi tidak mengancam integritas produk.
• Skorsing
• Pelanggaran yg jelas atas standar yg mengancam integritas produk.
• Penarikan status tersertifikasi petani
• Pelanggaran luar biasa Gangguan sengaja selama proses audit
• Petani dikeluarkan dari keanggotaan ICS secara
untuk periode tertentu sampai petani melakukan tindakan perbaikan yg diminta
permanen atau beberapa waktu
Dokumentasi Dasar dalam ICS Group Admin
Panduan ICS (gambaran, standar, analisa resiko, dll) dan semua dokumen/form terkait sertifikasi
Pelatihan petugas pendaftaran Pendaftaran Petani
Rekap data Pendaftaran
Kontrak Petani, Formulir Pendaftaran Petani, Denah kebun, catatan manajemen kebun Form rekap data pendaftaran, Peta daerah wilayah program
Pelatihan audit internal audit Internal
Form audit Internal, Form Pelanggaran Pelatihan komisi persetujuan
Persetujuan RA
Rekap data petani bersertifikat (AFL), daftar petani melanggar dan sanksi
Dokumentasi minimal Petani Anggota
Setiap petani perlu memiliki dokumen berikut (dokumen ini biasanya disimpan dalam ‘arsip petani’): • • • • • •
Kontrak petani dan resume standar ‘Data Dasar Petani’ (Formulir Pendaftaran Petani - copy) Denah kebun Laporan audit internal tahunan dan sanksi (jika ada) Dokumen penjualan (nota, selling card) Catatan manajemen kebun
Siapa menyimpan dokumen apa Group administrator/Kelompok tani menangani sepenuhnya dokumentasi petani (mis. jika petani buta huruf) Catatan di tempat petani
Catatan di kantor ICS
Kontrak Peta
Kontrak dan standar
Diari kebun : petugas lapang membantu pencatatanya
•
Formulir Data kebun Petani dgn detil tanaman, luasan, panen, dll.
Tanda terima penjualan
•
Catatan lapangan terpadu yang baru Laporan audit internal dengan perbaikan yg disepakati harus dilakukan dan sanksi yg diberikan Detil sanksi dan laporan audit eksternal Catatan petugas lapangan ttg petani Dll dokumen terkait sertifikasi
Perkiraan Hasil Panen
ICS harus memiliki sistem untuk memperkirakan hasil sebelum panen dimulai: • Dibuat petugas lapangan dan/atau • Selama audit internal, dll. Perkiraan hasil harus tersedia sebelum panen/ penjualan oleh petani
Mengapa perkiraan hasil panen sangat penting?
Untuk mengetahui produksi yg
diharapkan oleh setiap petani diketahui total produksi bersertifikat KT. Perkiraan hasil untuk
mengecek apakah produk yang dijual oleh petani memang berasal dari kebunnya sendiri. Perkiraan hasil total per
kelompok kriteria kritis Menghitung tiap buah yang ada bukan cara yang baik.
Memperkirakan Hasil Hasil = jumlah total produk yang bisa dipanen dalam satu kebun (bukan jumlah yang dijual saja) Hasil bisa bervariasi tergantung kemiringan kebun; jenis tanah, praktek pertaniannya; pengaruh iklim (mis. kekeringan, banjir) Perkiraan yang akurat sulit diperoleh Perkiraan tidak harus tepat, yg penting masuk akal (naik/turun 30% dari rata-rata) Perkiraan bisa lebih akurat dengan • Informasi pendaftaran yang baik (mis. jumlah pasti dari pohon menurut kelompok umurnya), • Informasi staff ICS dan/atau petani yang sudah berpengalaman • Informasi penjualan yang akurat,
Bagaimana mendapatkan perkiraan hasil?
Catatan penjualan & perkiraan petani
Jenis hasil per pohon atau luas kebun Perkiraan Hasil
Panen Riil Daftar pembelian
Perkiraan staf lapangan
......... ......... Pengaruh iklim
Perkiraan hasil menurut prosedur ICS Petani dan/atau petugas lapangan memperkirakan hasil
Inspektor internal mengecek data dalam Formulir audit
Dlm kasus sederhana dilakukan sekaligus dalam satu langkah oleh satu orang
Perkiraan hasil disetujui dan dimasukkan dalam daftar petani (AFL)
Kunjungan terakhir sebelum panen untuk memastikan data bagi daftar pembelian
Perkiraan hasil digunakan untuk patokan pembelian
pilihan
Hasil VS Penjualan Hasil tidak sama dengan penjualan! Dalam banyak program sertifikasi, perlu usaha keras untuk
membujuk petani mau menjual hanya ke ICS.
Perbedaan pembelian idealnya tidak kurang dari 60-70% dari perkiraan panen Kadang ICS/GA tidak mampu membeli semua hasil (meski petani sangat ingin menjual) Jika penjualan riil dan perkiraan hasil seringkali sangat berbeda, maka penting untuk mencatat hasil panen dan jumlah penjualan.
