Audit checklist bij inbreng in natura (kapitaalverhoging) Algemeen •
Statuten o o o
•
Officiële stukken o o o o
•
en adres van: bestuurders algemeen directeur financieel directeur - boekhouder
Ontwerp statutenwijziging
Speciaal verslag van het bestuursorgaan o o
•
Naam
Voorgenomen verrichting o
•
Aandeelhouders- of vennotenregister (aandelen op naam) Zijn de aandelen gedrukt? (aandelen aan toonder) Samenstelling van de aandeelhouders met vermelding van: naam adres aantal aandelen per categorie van aandelen zijn aandelen aan toonder of op naam? welke rechten zijn aan de verschillende categorieën van aandelen verbonden?
Verantwoordelijken van de vennootschap o
•
Handelsregister B.T.W.-nummer Vergunningen Vestigingsattesten
Aandeelhouders o o o
•
Statuten en publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad Statutenwijzigingen en publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad met vermelding van: datum notariële akte, naam notaris, omschrijving van de wijziging Gecoördineerde statuten
Kopie van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur of van de zaakvoerder ingeval van een inbreng in natura (artikel 444 wetboek van vennootschappen) Werden de motieven van de voorgenomen verrichting duidelijk vermeld in het verslag?
Identificatie inbrenger o
o
Natuurlijke persoon Kopie van de identiteitskaart Nazicht huwelijksstelsel rechtspersoon laatste gecoördineerde statuten inschrijving rechtspersoon
Boekhoudkundige benodigdheden •
Kopie van o o o
•
Boekhouding o
•
Laatst goedgekeurde jaarrekening Verslagen van de raad van bestuur of zaakvoerder Verslagen laatst gehouden algemene vergaderingen
Waarderingsregels
Fiscale en sociale toestand o o
Wanneer werd voor het laatst door de Administratie een controle uitgevoerd inzake directe belastingen/ B.T.W./ R.S.Z.... Welke waren de aanpassingen ingevolge deze controles?
Nazicht van de in te brengen elementen of staat van activa en passiva •
Vaste activa o o o o
•
Immateriële vaste activa o o o
•
Lijst in te brengen investeringsgoederen of register van de vaste activa Kopie van waarderingsdocumenten (schattingsverslagen van experten) Afschrijvingstabellen Waarderingsmethode
Kopie contracten, brevetten of handelsmerken Duidelijke beschrijving van de in te brengen immateriële elementen, zoals goodwill, cliënteel, enz. Waarderingsmethode
Onroerende goederen o o o o o o o
Adres Kopie titels van eigendom (aankoopakten) Oorsprong van eigendom Kopie aangifte successierechten Kopie van schattingsverslagen Kadastrale uittreksels Hypothecaire staten Indien belast met schulden: - Kopie leningsovereenkomst - bevestiging van het saldo van de openstaande schuld door de betrokken financiële instelling - worden de schulden ingebracht in de vennootschap? - akkoord van de betrokken financiële instelling met de voorgenomen inbreng Indien verhuurd: Kopie huurovereenkomst en toestemming tot overdracht van de eigenaar
•
Materiële vaste activa o o
•
Activa in leasing o o
•
Doel en voorwaarden van toekenning Bevestigingsbrieven Berekening in resultaatname
Voorzieningen o o o
•
Historiek (ontstaan en evolutie) Verantwoording van de herwaarderingen
Kapitaalsubsidies o o o
•
Ontstaan (historisch overzicht) Bestemming Fiscaal regime
Herwaarderingsmeerwaarden o o
•
Historiek (ontstaan en evolutie) Is het kapitaal volledig volstort? Indien niet: bedrag per aandeelhouder nog te storten werden oproepingen gedaan om kapitaal te volstorten? werden de oproepingen gedaan in overeenstemming met de statutaire en wettelijke bepalingen? indien de volstorting niet gebeurt op de vervaldatum, wat zal er dan gebeuren?
Reserves en overgedragen resultaat o o o
•
Lijst in te brengen aandelen en effecten Benaming, munt, aantal, schattingswaarde Bankbevestiging van in bewaring gegeven effecten Detail van de deelnemingen Waarderingsmethode
Kapitaal en uitgiftepremies o o
•
Kopie leasingcontracten en aflossingstabellen leasing Bevestiging saldo en toestemming tot overdracht van de leasingmaatschappij
Financiële vaste activa o o o o o
•
Kopie van de investeringsfacturen Bij inbreng van rollend materieel: detail wagenpark Kopie van de inschrijvingsbewijzen
Historiek (vorming en aanwending) Lijst van de eventuele hangende geschillen Andere bewijskrachtige documenten
Voorraden en werken in uitvoering o o o o o
Gedetailleerde voorraadlijst met waardering Detailopgave werken in uitvoering met waardering Controle fysische inventaris? Opgave waarderingsmethodes Kopie facturen betreffende nazicht waardering
•
Afbetalings- en investeringskredieten o o o o o
•
Handelsvorderingen en handelsschulden o o o o o
•
o o o o o
o
Berekeningen en verantwoordingsstukken i.v.m. over te dragen of toe te rekenen kosten en verkregen of over te dragen opbrengsten
Inbreng éénmanszaak o o
•
Kopie van het laatste blad van het kasboek vóór en van het eerste blad van het kasboek na datum inbreng, voor echt verklaard en getekend en gedagtekend door de inbrengers Kopie laatste rekeninguittreksels van financiële instellingen vóór en eerste rekeninguittreksels na datum inbreng
Overlopende rekeningen o
•
betaalde bedrijfsvoorheffing na datum van het afsluiten van de staat van activa en passiva betaalde bezoldigingen na datum van het afsluiten van staat van activa en passiva betaalde R.S.Z. na datum van het afsluiten van staat van activa en passiva berekening voorziening vakantiegeld berekening voorziening eindejaarspremie te betalen weerverlet en getrouwheidszegels
Financiële rekeningen o
•
Historiek (ontstaan en evolutie) Rekeninguittreksels B.T.W.-rekening courant en laatste B.T.W.-aangiften Fiscale aangiften en aanslagbiljetten Berekening geraamde belastingen Contracten van leningsovereenkomsten Andere contracten (personeel, lopende orders, ...) Schriftelijke bevestiging van rekeningen-courant met leden van het bestuursorgaan, personeel en verbonden ondernemingen
Personeel en sociale lasten o
•
Detaillijst openstaande facturen op datum inbreng Opgave van dubieuze debiteuren en geboekte waardeverminderingen Opgave op te stellen facturen en te ontvangen facturen (cut-off) Lijst te innen wissels en te betalen wissels Saldobevestigingen
Overige vorderingen en -schulden o o o o o o o
•
Kopie lenings- en financieringsovereenkomsten Aflossingplannen Verstrekte waarborgen Bevestiging van het saldo van de openstaande schuld door de betrokken financiële instelling Akkoord van de betrokken financiële instellingen, houders van een waarborg, met de voorgenomen verrichting
Kopie aangiften in de personenbelasting over de laatste vier boekjaren Voor echt verklaarde boekhoudkundige staat per datum, getekend en gedagtekend door de inbrengers
Inbreng rekening-courant o o o
Kopie jaarrekeningen over de laatste vier boekjaren Detail rekening-courant over de laatste vier boekjaren Kopie van de (eventuele) overeenkomst inzake intrestvergoeding en terugbetaling van de rekening-courant
Toepasselijke artikelen van Wetboek van Vennootschappen Vennootschapsvorm
artikel
Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Naamloze vennootschap Commanditaire vennootschap op aandelen
Artikel 214, 216, 218, 219, 223, 224 en 226 Artikel 390, 392, 394, 395, 397, 398, 399, 400, 402, 418, 419, 420, 421 en 655 Artikel 439, 441, 442, 443, 444, 448, 449 en 453 Artikel 657
