Verze květen 2012
ČASTO KLADENÉ DOTAZY INTENZIVNÍ PROGRAMY ERASMUS (IP) (PROGRAM CELOŽIVOTNÍHO UČENÍ 2007-2013)
OBSAH: DEFINICE A CHARAKTERISTIKY INTENZIVNÍHO PROGRAMU ERASMUS (str. 2) II. ŽÁDOST O GRANT NA ORGANIZACI IP A VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ (str. 4) III. ROZPOČET PROJEKTU (str. 6) IV. GRANTOVÁ SMLOUVA JEJÍ NÁLEŽITOSTI A ZMĚNY (str. 8) I.
-1-
I. DEFINICE A CHARAKTERISTIKY INTENZIVNÍHO PROGRAMU ERASMUS 1. Jaký je záměr intenzivních programů (IP)?
Zajistit studentům a pedagogům možnost spolupráce na mezinárodní úrovni a tím možnost porovnání různých způsobů výuky a získání nového pohledu na daný obor. Poskytnout pedagogům prostředí pro výměnu zkušeností, názorů na danou problematiku, porovnání výukových metod a možnost jejich ověření v praxi ve třídě s mezinárodní účastí. Intenzivní program musí mít ve srovnání s existujícími, běžně vyučovanými kurzy další, přidanou hodnotu. Podporovat efektivní a mezinárodní výuku odborných předmětů, které jsou vyučovány pouze na omezeném počtu univerzit, nebo by nebyly vyučovány vůbec.
2. Jaká jsou formální kritéria pro konání IP?
Doba konání je mezi 1. 9. 20X a 31. 8. 20X + 1. Ve výjimečných případech je možné, aby byl program ukončen po 31. 8. 20X + 1, musí však před tímto datem začít. Všechny zúčastněné vysokoškolské instituce musí vlastnit Erasmus University Charter (EUC). Nesmí se jednat pouze o konferenci či výzkum. Na IP spolupracují minimálně 3 vysokoškolské instituce z 3 různých států zapojených do Programu celoživotního učení, přičemž minimálně jeden stát musí být členskou zemí EU. IP se musí konat v zemi zapojené do Programu celoživotního učení (LLP). Počet studentů cestujících z jiných institucí, než je ta, kde se bude akce odehrávat, je minimálně 10. IP musí trvat minimálně 10 nepřerušených dní věnovaných práci na projektu (přerušeny mohou být pouze víkendem nebo státním svátkem). Maximální doba trvání je 6 týdnů. Studenti se musí účastnit minimálně 10 nepřerušených dní věnovaných práci na projektu, pedagogové mohou zůstat dobu kratší. IP nesmí být součástí Erasmus Mundus Master Course. Účastníci (studenti i pedagogové) musí být buďto občanem státu zapojeného do Programu celoživotního učení nebo studentem/zaměstnancem vysokoškolské instituce zapojené do Programu celoživotního učení. IP se stejnými partnery a stejným či velmi podobným názvem nesmí být v uplynulých 3 letech opakovaně financováno žádnou Národní agenturou v rámci Programu celoživotního učení. Žádost o organizaci IP se stejným či velmi podobným názvem nesmí být předloženo jiné Národní agentuře v rámci Programu celoživotního učení.
-2-
3. Co není IP?
IP není pouze výzkum nebo konference. IP není rutinní prací bez inovačního přínosu. Intenzivní program by měl účastníkům poskytnout nový pohled na problematiku, nové možnosti výuky, přístup k novým informacím…IP musí mít pro účastníky přidanou hodnotu v porovnání s jejich běžnou praxí.
4. Které instituce jsou oprávněny žádat o organizaci (grant) IP?
Vysokoškolská instituce, která vlastní Erasmus University Charter (EUC). Tuto chartu musí vlastnit jak koordinující instituce, tak i všechny instituce partnerské.
5. Co je to EUC?
EUC neboli Erasmus University Charter je listina, kterou Evropská komise opravňuje vysokoškolskou instituci k účasti v programu Erasmus. Její přidělení je podmíněno schválením žádosti o EUC, která se předkládá Výkonné agentuře Evropské komise.
6. Kdo je oprávněn využít grant IP?
Student, který je zapsán ke studiu na koordinující či partnerské univerzitě Pedagog, který je zaměstnán koordinující či partnerskou univerzitou (V obou případech platí podmínka, že koordinující či partnerská univerzita se nachází ve státě, který je zapojen do Programu celoživotního učení.)
7. Je možné, aby se programu účastnil student, který je na univerzitě na studijním pobytu nebo pracovní stáži Erasmus?
Ano. V takovémto případě bude za jeho domáckou instituci považována instituce, kde jeho Erasmus pobyt/stáž probíhá. Takovýto student má nárok na proplacení cestovních nákladů (pokud se IP nekoná v místě jeho pobytu/stáže), nemá však nárok na pobytové náklady z grantu intenzivních programů.
8. Je možné, aby se IP účastnil student/pedagog, který není z koordinující či partnerské instituce?
Ano. Avšak nevztahuje se na něj nárok na pobytové ani cestovní náklady. Jejich počet nesmí převýšit počet studentů/pedagogů z koordinující či partnerské instituce.
9. Mohou se IP účastnit studenti či pedagogové se speciálními potřebami?
Ano. V tomto případě je možné zažádat o navýšení grantu. Student/pedagog se speciálními potřebami musí do žádosti detailně popsat, za jakým účelem bude navýšený grant využívat.
-3-
10. Je možné, aby se IP účastnil externí odborník?
Ano. Tento však neuplatňuje nárok na pobytové či cestovní náklady. Koordinátor má na účast externího experta možnost využít částky na organizaci IP.
11. Je možné, aby se IP konalo na více než jednom místě?
Ano. Zdůvodnění však musí být jasně uvedeno v žádosti a konání na více místech nesmí ohrozit kvalitu IP. Nesmí být také porušeno pravidlo 10 nepřerušených dní věnovaných práci na projektu.
12. Je možné, aby se IP konalo současně na více než jednom místě?
Ne.
13. Je povinností udílet studentům za účast na IP ECTS kredity?
Je vysoce doporučováno studentům ECTS kredity udílet, ale udílení není povinností. Tato okolnost však bývá zohledňována při kvalitativním hodnocení žádosti. Na případné výši udílených kreditů se dohodnou partnerské univerzity při podávání žádosti. Je možné, aby v rámci jednoho IP získali studenti různých univerzit různé kreditové ohodnocení.
II. ŽÁDOST O GRANT NA ORGANIZACI IP A VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ 14. Jak je možné zažádat o grant na organizaci IP?
Vyplněním formuláře žádosti, která je na každý rok aktuální. Žádost se podává jak elektronicky, tak v tištěné podobě. Od r. 2012 je podávání elektronických žádostí prováděno pomocí aplikace TURNA. Podrobné informace jsou k dispozici na www stránkách NAEP v sekci Intenzivní programy (http://www.naep.cz/index.php?a=view-project-folder&project_folder_id=46&). Žádost musí být řádně vyplněna, následně vytištěna, podepsána statutárním zástupcem instituce a zaslána v termínu vyhlášeném Evropskou komisí ve Výzvě pro podávání návrhů projektů (General Call for Proposals), který je také zveřejněn současně s formulářem žádosti na www.naep.cz . Termín pro podávání žádostí bývá zpravidla na začátku března.
15. Je možné o grant na organizaci IP žádat opakovaně?
Ano. O grant na organizaci IP je možno žádat maximálně 3 po sobě následující roky.
-4-
16. Jak probíhá výběrové řízení?
Výběrové řízení je dvoukolové. Nejprve jsou žádosti kontrolovány konzultanty programu Erasmus, zda splňují všechna formální kritéria (viz. dotaz č. 2). Následně jsou žádosti hodnoceny externími experty, kteří posuzují kvalitu programu.
17. Jsou žádosti o nový projekt a o projekt opakující se hodnoceny stejným způsobem?
Ne. Obě žádosti projdou stejným formálním hodnocením, jejich kvalitu však posuzují externí experti dle jiných pravidel.
18. Je možné v žádosti o opakování IP žádat o vyšší grant?
Ano.
19. Je možné v žádosti o opakování IP změnit název programu?
V zásadě by se IP mělo stále jmenovat stejně. Pokud je však název pozměněn, změna zdůvodněna a obsah a program IP zůstává stejný, je změna názvu možná.
20. Je možné v žádosti o opakování IP změnit délku trvání?
Ano. Pokud se obsah a program projektu nezmění, je možné délku trvání změnit. Tato změna by měla být v žádosti odůvodněna.
21. Je možné v žádosti o opakování IP změnit počet partnerských institucí?
Pokud možno, na projektu by se měly podílet vždy stejné instituce. Menší změny v partnerství jsou však s řádným odůvodněním akceptovány.
22. Je možné v žádosti o opakování IP změnit koordinující instituci IP?
Základním pravidlem je, aby koordinující instituce zůstala i po dobu opakování stejná. Pokud je však změna odůvodněna, je možné koordinující instituci změnit. V takovémto případě, pokud se koordinující instituce nachází v České republice, je možné žádost podat jako opakující se. Pokud se však koordinující instituce nachází v zahraničí, je nutné podat žádost zahraniční národní agentuře a to jako žádost o nový intenzivní program. V každém případě nesmí být stejné či velmi podobné IP financováno déle jak tři po sobě následující roky.
23. Je možné projekt konat jeden rok/dva roky, jeden rok vynechat a následující opět žádat o opakování projektu?
Ne, tato možnost neexistuje.
-5-
24. Je možné, že bude žádost o opakování IP zamítnuta?
Ano. Pokud nejsou dodržena formální kritéria, nebo se prokáže nízká kvalita projektu, je možné žádost o už opakující se program zamítnout.
III. ROZPOČET PROJEKTU 25. Co vše může být hrazeno z grantu IP?
Grant IP se skládá ze tří položek: Částka na organizaci IP – paušální částka ve stejné výši pro všechny programy. Tuto částku je možno využít na přípravné cesty, propagaci programu, kulturní akce, tisk materiálů, pronájmy, odměny či cesty domácím studentům, učitelům, nebo externím expertům… Částka na pobyt – paušální částka počítaná dle aktualizovaných tabulek pro studenty i pedagogy. Částka zahrnuje finance na ubytování, stravování, místní dopravu, cestovní pojištění a storno poplatky. Částka na cesty – částka vyplácená na základě skutečných cestovních nákladů. Započítávají se i poplatky za víza. Do žádosti se uvádí předpokládané cestovní náklady. Národní agentura (NA) hradí pouze 65% cestovních nákladů.
26. Je grant určen pro všechny studenty/pedagogy?
Finance určené na pobyt a cestovní náklady jsou určeny pouze pro studenty a pedagogy, kteří nepocházejí z místa konání IP. Koná-li se tedy IP v místě koordinující univerzity, nevztahuje se na studenty/pedagogy této univerzity nárok na grant. Koná-li se IP v místě partnerské univerzity, nevztahuje se nárok na grant na studenty/pedagogy partnerské univerzity.
27. Je možné z grantu vyplatit i studenty/pedagogy z univerzity, kde se IP koná?
Ano, ale pouze z částky určené na organizaci IP. O využití této částky rozhoduje koordinátor akce.
28. Je možné z grantu vyplatit i externí odborníky?
-6-
Ano, ale pouze z částky určené na organizaci IP. O využití této částky rozhoduje koordinátor akce.
29. Jaké je maximální množství účastníků, kteří mohou obdržet grant?
Maximum účastníků, kterým je možno vyplatit cestovní a pobytové náklady z grantu IP je 20 pedagogů a 60 studentů. Je možné, aby se na IP podílelo více studentů/pedagogů, ti však již nemají nárok na čerpání grantu.
30. Jaká je maximální/minimální délka financování IP v jednom roce?
Maximální doba financování intenzivního programu je 6 týdnů. Minimální doba je 10 nepřetržitých dnů věnovaných práci na projektu.
31. Jak dlouhý je „den věnovaný práci na projektu“?
Den věnovaný práci na projektu by měl trvat optimálně mezi 6-8 hodin práce na projektu. Pokud by čas byl kratší než 6 hodin, ale delší než 3 hodiny, den by se počítal pouze jako půl den.
32. Jak postupovat při výpočtu pobytových nákladů? 1 DEN = 1den pobytu na IP. (Již se nepočítají noci jako v předešlých letech.) Do celkového počtu dní IP se počítají i dny příjezdu a odjezdu, avšak pouze v tom případě, jsou-li tyto dny přímo napojeny na program IP. Stále platí, že den věnovaný práci na projektu je dlouhý optimálně 6-8 hodin.
33. Jakým způsobem vyplácet studentům/pedagogům pobytové náklady?
Koordinátor se může rozhodnout, zda částku vyplatí studentům/pedagogům celou či zda bude hromadně zajišťovat ubytování, stravování… nebo zda část zaplatí hromadně a část účastníkům vyplatí. Pro postup neexistuje pravidlo. Koordinátor však musí postupovat transparentně a musí být schopen doložit, že částka, která účastníkovi dle smlouvy náleží, mu byla přidělena.
34. Platí-li NA pouze 65% cestovních nákladů – z jakých zdrojů čerpat pro zbylých 35%?
Rozhodnutí záleží na dohodě mezi koordinátorem a partnery. Tento díl může být vyžadován po účastnících, placen z jiných zdrojů VŠ, atd. Koordinátor není povinen NA dokládat jakým způsobem byly finance doplaceny.
-7-
35. Je možné proplatit cestu vlastním automobilem? Náklady na cestu osobním automobilem mohou být proplaceny v případě, že jsou odůvodněné a přiměřené. V souladu s vnitřními předpisy instituce se podle instrukcí v žádosti o projekt proplácí max. 0,22 EUR na kilometr cesty. V případě, že ve voze cestuje více osob, se cesta proplatí pouze jedenkrát.
36. Je možné platit fakultativní výlety z místa akce z cestovních nákladů?
Ne. Částka na cestovní náklady se vztahuje pouze na cestu do a z místa konání IP.
IV. GRANTOVÁ SMLOUVA JEJÍ NÁLEŽITOSTI A ZMĚNY 37. Je možné měnit již oboustranně podepsanou grantovou smlouvu?
Ano, tato možnost existuje. Žádost o změnu musí příjemce grantu zaslat Národní agentuře písemně. NA žádost projedná a má také povinnost příjemci odpovědět písemnou formou. Každá žádost o jakoukoliv změnu musí být náležitě vysvětlena. NA musí žádost o změnu obdržet včas, před tím, než mají jakékoli změny nabýt účinnosti a v každém případě minimálně měsíc před skončením doby trvání projektu. Žádná změna grantové smlouvy nikdy nemůže vést k navýšení celkového grantu.
38. Pro jaké změny grantové smlouvy je třeba vystavit dodatek?
Pro změnu koordinující instituce v rámci České republiky Pro změnu partnerských institucí Pro výraznou změnu v programu či denním plánu programu Pro změnu bankovních údajů
39. Při jakých změnách je zapotřebí pouze písemné oznámení Národní agentuře? Při změně kontaktních údajů Při změně koordinátora v rámci jedné instituce
Při převodu financí mezi cestovními a pobytovými náklady (převod grantu nesmí přesáhnout 10 % nižší z obou částek)
40. Je možné po podpisu grantové smlouvy měnit koordinující instituci? V zásadě by se koordinující instituce po podpisu grantové smlouvy měnit neměla. Pokud se však nová koordinující instituce nachází také v České republice, je možné,
-8-
po písemné, odůvodněné žádosti, tuto změnu provést. V tomto případě by byl vystaven dodatek ke grantové smlouvě.
41. Je možné po podpisu grantové smlouvy měnit koordinátora IP? Ano, pokud tato změna nebude mít větší dopad na průběh IP. Tuto změnu musí koordinátor písemně (formální dopis či email) zaslat NA a ta mu také musí podat písemnou odpověď.
42. Je možné po podpisu grantové smlouvy změnit datum a místo konání IP? V zásadě by se IP mělo konat v datech a na místě uvedených v žádosti. Pokud by však změna nastala, je příjemce grantu povinen informovat NA a změny řádně odůvodnit ve Final reportu.
43. Je možné po podpisu grantové smlouvy měnit počet partnerských institucí? Ano. V takovémto případě předloží příjemce grantu NA žádost s novým seznamem institucí a následně je podepsán dodatek ke grantové smlouvě.
44. Je možné po podpisu grantové smlouvy změnit denní program (daily plan/work programme)? Žádost o takovouto změnu musí příjemce opět zaslat písemně NA. Následně bude rozhodnuto, zda je změnu možné provést. Pokud by změna měla větší dopad na celkový průběh IP a znění původní žádosti, bude vystaven dodatek ke grantové smlouvě. Pokud změna nebude tak značná, postačí, když NA oznámí své stanovisko příjemci grantu písemnou formou.
45. Mohou se studenti účastnit kratší dobu než je celková doba IP? V zásadě by se studenti měli účastnit celého IP. Mohou však nastat případy, kdy student přijede později či odjíždí z IP dříve. Toto by mělo být vysvětleno ve Final reportu. V každém případě je nutné, aby byla zachována podmínka minimálně 10 účastníků (cestujících z jiné instituce než je ta, kde se bude akce odehrávat) v každý den IP.
46. Mohou se lišit počty účastníků (studentů/pedagogů) oproti žádosti? Ano. Počet účastníků je omezen hranicí 20 vyučujících a 60 studentů s tím, že minimálně 10 studentů musí být cestujících z jiné instituce, než je ta, kde se IP odehrává. Pokud zůstanou limity zachovány a je také zachován vyvážený počet pedagogů na počet studentů, jsou změny povoleny. Tyto změny musí být následně uvedeny ve Final reportu. Konečný grant je pak vypočítán na reálný počet účastníků, nemůže však být oprati grantové smlouvě navýšen.
-9-
47. Mohou se IP účastnit i studenti/pedagogové nad rámec povolených počtů? Ano,
takováto možnost existuje. Avšak účastníci překračující limit 60 studentů a 20 pedagogů již nemohou být vyplaceni z grantu určeného na IP.
48. Je možné po podpisu grantové smlouvy měnit bankovní údaje? Ano. V takovémto případě musí být vystaven dodatek ke grantové smlouvě. 49. Je možné po podpisu grantové smlouvy měnit jednotlivé částky grantu? Ano. Takováto možnost existuje, ale je omezena následovně: - Částka na organizaci IP je neměnná. - Mezi částkami na cestovní a pobytové náklady je možné převádět finance, avšak převod grantu nesmí přesáhnout 10 % nižší z obou částek. Tento převod musí být písemně oznámen NA.
50. Co je to Interim report? Interim report (IR), neboli průběžná zpráva o realizaci je dokument, v němž příjemce grantu NA oznámí aktuální stav příprav IP a také čerpání grantu. Na základě této zprávy je možné snížit částku grantu či uskutečnit převod mezi cestovními a pobytovými náklady…žádat o další možné změny. Přesné náležitosti IR oznámí NA vždy spolu s jeho zasláním přímo příjemci.
51. Co je to Final report? Final report (FR), neboli závěrečná zpráva je dokument, který má příjemce grantu povinnost odevzdat po ukončení IP. FR je současně považován za žádost o doplatek grantu přiznaného v grantové smlouvě. Po kontrole všech částí zprávy je příjemci grantu zasláno vyhodnocení a schválení FR a následně je mu buďto vyplacena zbylá částka grantu, nebo pokud se ukáže, že byl grant nadhodnocen, je příjemce vyzván k navrácení části grantu.
52. Co je součástí Final reportu? Součástí je zpráva a závěrečné vyúčtování. Oba dokumenty jsou vždy aktualizované a k dispozici na www stránkách NAEP v sekci Intenzivní programy. Tyto dokumenty je příjemce grantu povinen NA zaslat. Poskytnutí dalších materiálů je na posouzení koordinátora. Národní agentura může vyzvat příjemce, aby kromě závěrečného vyúčtování a zprávy předložil kopie následujících dokumentů: − u paušálních částek na organizaci: jmenný seznam účastníků programu (studentů a učitelů), který bude podepsán všemi účastníky programu a bude obsahovat přesná
- 10 -
data začátku a konce účasti na programu, a vyplněné hodnotící zprávy od účastníků programu; − u částek stanovených na základě skutečných nákladů, tj. na cestovní náklady, vstupní/výstupní víza: potvrzení o zaplacení (faktury, účtenky, použité jízdenky, kopie víz, palubní vstupenky); − u částek stanovených na základě paušálních sazeb, tj. na pobytové náklady: potvrzení o účasti a výsledcích pobytu vydané a potvrzené přijímající organizací, obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení aktivity; závěrečnou zprávu studenta a/nebo jiné potvrzující dokumenty.
- 11 -
