KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMELIHARAAN BARANG UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-06
1.
No. Revisi 01
Hal 1 dari 6
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
TUJUAN Prosedur unit
ini
ditetapkan
agar
proses
pemeliharaan
barang/aset
di
dapat menjamin bahwa semua aset dapat digunakan setiap saat
dibutuhkan. 2.
RUANG LINGKUP a.
Prosedur
ini
mencakup
pemeliharaan/perbaikan
pengajuan sampai
surat
dengan
permohonan pelaksanaan
pemeliharaan/perbaikan. b. 3.
Prosedur ini tidak mencakup pemeliharaan asset perangkat lunak.
REFERENSI a.
Persyaratan ISO 9001 : 2008 Klausul 6.3 Prasarana
b.
PP. Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan PemerintahNomor 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah
c. 4.
Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2
DEFINISI Pemeliharaan/perbaikan barang adalah suatu kesatuan kegiatan langsung untuk menjaga suatu barang agar tetap dalam kondisi mampu melayani.
5.
KETENTUAN UMUM a.
Pemeliharaan/perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi semua barang/aset yang berada di Unit Universitas Negeri Semarang.
b.
Pemeliharaan barang dalam prosedur ini meliputi pemeliharaan yang bersifat rutin/berkala.
c.
Perbaikan barang
barang
dalam
prosedur
ini
meliputi
perbaikan
atas
yang memerlukan tindakan perbaikan diluar pemeliharaan
rutin/berkala.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMELIHARAAN / PERBAIKAN BARANG UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-07
6.
No. Revisi 01
Hal 2 dari 6
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
PROSEDUR 6.1. Diagram Prosedur Mutu Pemeliharaan / Perbaikan Barang Unit 6.1.1. Pemeliharaan Rutin / Berkala
UNIT KERJA
PD ADM UMUM
SUBBAG UMPEG
PENYEDIAA JASA PEMBORONG
Mulai
Surat Permohonan pemeliharaan / perbaikan (diajukan kepada PD II di awal tahun)
Memasukkan daftar permohonan ke dalam program kerja tahunan & akan dibahas dalam rapat kerja tahunan
Melakukan cek & survey lapangan untuk mengetahui kondisi barang / aset yang akan diperbaiki
Ya Diterima memasukkan pengajuan tsb sebagai bahan penyusunan tahun berikutnya
Membuat gambaran RAB pemeliharaan kepada PD II
Tidak
Gambaran RAB Permohonan pemeliharaan / perbaikan
RAB disetujui ?
Menunjuk rekananan, mengadakan negosiasi & membuat kesepakatan
Melaksanakan kegiatan pemeliharaan Ya Tidak
Melaksanakan kegiatan pemeliharaan
Langsung
Tidak Ya Dikerjakan
memastikan pemeliharaan dilaksanakan sesuai kesepakatan
Dibuat oleh :
Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES
Menerima pembayaran dari bagian keuangan
Selesai
Diperiksa oleh :
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMELIHARAAN / PERBAIKAN BARANG UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-07
No. Revisi 01
Hal 3 dari 6
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
6.1.2. Perbaikan Mendadak UNIT KERJA Mulai
Surat Permohonan pemeliharaan / perbaikan (disampaikan kepada PD II di awal tahun)
PD ADM UMUM
SUBBAG UMPEG
Mendisposisikan surat permohonan perbaikan & memerintahkan subbag Umpeg untuk mengecek alokasi dana
Mengecek alokasi dana & melaporkan ke PD II
Tidak
PENYEDIAA JASA PEMBORONG
Dana tersedia Ya
Memasukkan pengajuan tsb sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya
Melakukan cek & survey lapangan
Mengajukan gambaran perbaikan & RAB kepada PD II Gambaran RAB Permohonan pemeliharaan / perbaikan
RAB disetujui ?
Menunjuk rekananan, mengadakan negosiasi & membuat kesepakatan
Melaksanakan kegiatan pemeliharaan Ya Tidak
Melaksanakan kegiatan pemeliharaan
Langsung
Tidak Ya Dikerjakan
memastikan pemeliharaan dilaksanakan sesuai kesepakatan
Dibuat oleh :
Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES
Menerima pembayaran dari bagian keuangan
Selesai
Diperiksa oleh :
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMELIHARAAN / PERBAIKAN BARANG UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-07
No. Revisi 01
Hal 4 dari 6
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
6.2. Rincian Prosedur Mutu Pemeliharaan / Perbaikan Barang Unit : 6.2.1. Pemeliharaan Rutin/Berkala 1.
Mulai.
2.
Unit
kerja
mengajukan
daftar
permohonan
pemeliharaan/perbaikan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum pada awal tahun. 3.
Pembantu
Dekan
Bidang
Administrasi
dan
Umum
memasukkan daftar permohonan tersebut dalam program kerja tahunan yang selanjutnya akan dibahas dan disetujui dalam rapat kerja tahunan. 4.
Bila
program
kerja
Subbag Umum dan
tersebut
sudah
disetujui
maka
kepegawaian akan melakukan cek
dan survey lapangan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terhadap barang / aset yang akan diperbaiki. 5.
Subbag Umum gambaran
dan
Kepegawaian
pemeliharaan/perbaikan
membuat
dan
menyusun
Rencana Anggaran dan Belanja (RAB). 6.
Pembantu
Dekan
Bidang
Administrasi
dan
Umum
menerima RAB dari Subbag Umum dan
Kepegawaian,
bila
Kepegawaian
disetujui
Subbag
Umum
dan
melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara menunjuk rekanan sesuai kondisi barang yang rusak. 7.
Jika menggunakan rekanan, maka Subbag Umum dan Kepegawaian mengadakan
negosiasi
kesepakatan pemeliharaan
/
dan
membuat
perbaikan
terhadap
barang/asset yang rusak. 8.
Rekanan melakukan pemeliharaan/perbaikan barang/asset sesuai dengan kesepakatan.
9.
Subbag
Umum
dan
Kepegawaian
pengecekan barang/asset yang Dibuat oleh :
telah
melakukan diperbaiki
Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES
Diperiksa oleh :
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMELIHARAAN / PERBAIKAN BARANG UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-07
No. Revisi 01
Hal 5 dari 6
rekanan untuk memastikan
bahwa
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
pemeliharaan
/
perbaikan telah dilaksanakan sesuai kesepakatan. 10. Bagian
keuangan
membayar
ongkos
pemeliharaan/perbaikan. 11. Selesai.
6.2.2. Perbaikan Mendadak 1.
Mulai.
2.
Unit
kerja
mengajukan
daftar
permohonan
pemeliharaan/perbaikan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum pada awal tahun. 3.
Pembantu
Dekan
mendisposisikan
Bidang
surat
Administrasi
permohonan
dan
Umum
tersebut
kepada
Subbag Umum dan Kepagawaian untuk mengecek alokasi dana untuk
pemeliharaan/perbaikan
barang/asset
tersebut. 4.
Subbag Umum dana
5.
dan Kepegawaian mengecek alokasi
untuk pemeliharaan/perbaikan barang/asset.
Jika alokasi dana tidak tersedia maka Subbag Umum dan Kepegawaian memasukkan pengajuan tersebut sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya dan proses selesai.
6.
Jika
Alokasi
dana
tersedia
maka
Subbag
Umum
dan
Kepegawaian melakukan cek dan survey lapangan
guna mengetahui kondisi sebenarnya terkait pengajuan pemeliharaan/perbaikan barang/asset yang bersangkutan. 7.
Subbag Umum gambaran
dan
Kepegawaian
pemeliharaan/perbaikan
membuat
dan
menyusun
Rencana Anggaran dan Belanja (RAB). 8.
Pembantu
Dekan
Bidang
Administrasi
menerima RAB dari Subbag Umum dan Dibuat oleh :
dan
Umum
Kepegawaian,
Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES
Diperiksa oleh :
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMELIHARAAN / PERBAIKAN BARANG UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-07
No. Revisi 01
bila
Hal 6 dari 6
disetujui
Subbag
Umum
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
dan
Kepegawaian
melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara menunjuk rekanan sesuai kondisi barang yang rusak. 9.
Jika menggunakan rekanan, maka Subbag Umum dan Kepegawaian mengadakan
negosiasi
kesepakatan pemeliharaan
/
dan
membuat
perbaikan
terhadap
barang/asset yang rusak. 10. Rekanan melakukan pemeliharaan/perbaikan barang/asset sesuai dengan kesepakatan. 11. Subbag
Umum
dan
Kepegawaian
pengecekan barang/asset yang rekanan untuk memastikan
telah
bahwa
melakukan diperbaiki
pemeliharaan
/
perbaikan telah dilaksanakan sesuai kesepakatan. 12. Bagian
keuangan
membayar
ongkos
pemeliharaan/perbaikan. 13. Selesai.
7.
LAMPIRAN a. FM-01-SARPRAS-07 Permohonan Pemeliharaan/ Perbaikan Barang.
Dibuat oleh :
Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES
Diperiksa oleh :
