1
MENDELOVA UNIVERZITA V BRNĚ INSTITUT CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ
Projekt: Inovací odborného, pedagogického a manažerského vzdělávání ke zvýšení konkurenceschopnosti
© PhDr. Alena MIKOVCOVÁ
ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÁ SLUŽBA
Brno 2011 1 LEGISLATIVA
CÍL Získat elementární znalosti o legislativě upravující oblast archivnictví a spisové služby s ohledem na působnost vysokých škol v České republice.
PRŮVODCE STUDIEM V této kapitole se seznámíte s obsahem zákonných norem v oblasti archivnictví a spisové služby a z nich vyplývajících povinností pro vysoké školy. V oblasti archivnictví získáte vědomosti o zásadách výběru, evidence, kategorizace, ochrany a využívání archiválií. Dozvíte se informace o právech a povinnostech vlastníků, držitelů i správců archiválií. Seznámíte se se soustavou archivů a archivních správních úřadů v ČR. Obeznámíte se s podmínkami pro akreditaci archivů a s povinnostmi
2 zřizovatelů archivů. Získáte detailnější vědomosti o specializovaných archivech, které mohou zřizovat vysoké školy. V oblasti spisové služby se dozvíte podrobné informace o povinnostech uloženým vysokým školám. Obdržíte instrukce k provádění jejích jednotlivých etap. Budete upozorněni na vymahatelnost zákonem stanovených povinností včetně výše stanovených sankcí při jejich neplnění. Získáte informace o problémech automatizované konverze dokumentů nutných k provozování jak elektronického systému spisové služby, tak informačního systému datových schránek.
PŘEPOKLÁDANÉ ZNALOSTI Studium kapitoly pojednávající o legislativě v oblasti archivnictví a spisové služby předpokládá znalost archivní terminologie.
Slovníček základních pojmů Původcem je každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Určeným původcem je původce, který má podle zákona vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo mu byla doručena. Výkon spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů v digitální a analogové (listinné) podobě. Výkonem spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i v analogové podobě. Výkonem spisové služby v listinné podobě se rozumí péče o dokumenty v analogové podobě a převod dokumentů v digitální podobě na dokumenty v analogové podobě. Spisová služba je souhrnem pracovních činností a postupů při zajišťování odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce. Zahrnuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, včetně kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby jsou aplikace pro správu dokumentů v digitální podobě, mohou být použity i pro evidence dokumentů v analogové podobě. Metadata jsou soubory informací o dokumentu, pořizované zčásti manuálně účastníky spisové služby, zčásti elektronickým systémem spisové služby. Slouží k popisu souvislostí, obsahu a struktury elektronických dokumentů a jejich správy v průběhu času.
3 Národní standard je stanovením základních požadavků na funkce elektronických systémů a na jednotné parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě. Spisový řád je závazný vnitřní předpis organizace stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení/vzniku až po vyřazení ve skartačním řízení. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Skartační znak je označení, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který je navržen za archiválii. Skartační znak „S“ (stoupa) je dokument bez trvalé hodnoty navrhovaný ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) který bude dodatečně posouzen až při skartačním řízení buď jako dokument znaku „S“ nebo „A“. Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem. Určuje se počtem celých roků počítaných id 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, kdy nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Skartační řízení je posuzování a výběr dokumentů z hlediska veřejného zájmu. Jedná se o postup, při kterém se vyřazují dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a které nejsou dále potřebné pro činnost původce. Archivnictví je obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící správní, informační, vědecké a kulturní funkce. Archiválie je dokument, který byl z hlediska historické hodnoty vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Výběrem archiválií se rozumí posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií. Archivní fond je soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených z činnosti určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku. Archivní sbírka je soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky. Archivním zpracováním se rozumí třídění, pořádání a inventarizace archiválií.
4 Archivní pomůckou je informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jejich částí. Archiv je zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Příslušný archiv je archiv, který je ze zákona pověřen dohledem na určitou organizaci, provádí výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační řízení a povoluje vyřazování dokumentů (skartaci).
VÝKLAD 1. Povinnosti dané zákonem a vyhláškami Oblast archivnictví a spisové služby upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen archivní zákon). Úplné a aktuální znění zákona je uveřejněno v zákoně č. 243/2010 Sb. Navazujícím prováděcím právním předpisem je vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech spisové služby, která stanoví zásady jednotlivých etap výkonu spisové služby(dále je vyhláška o spisové službě). Ministerstvo vnitra zveřejnilo ve svém Věstníku (částka č. 101/2010) Národní standard, který stanovil konkrétní požadavky na elektronické systémy spisové služby. Současně byl vydán zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Následně byly zásady zakotvené v zákoně precizovány dvěma vyhláškami. a) Vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů upravuje technické náležitosti konvertovaných dokumentů. b) Vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek specifikuje technické podmínky a bezpečnostní zásady datových zpráv v datových schránkách.
1.1. ARCHIVNICTVÍ 1.1.1. Výběr archiválií Vysoké školy mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit ve veřejném zájmu výběr archiválií. Výběr úředních dokumentů provádí příslušný archiv ve skartačním řízení. Výběr dokumentů získaných sbírkotvornou nebo akviziční činností provádí mimo skartační řízení.
5
Výběr archiválií provádí příslušný archiv. V Jihomoravském kraji je příslušným k archivem Moravský zemský archiv v Brně (MZA).
1.1.2. Evidence archiválií Dokumenty vybrané jako archiválie jsou vzaty do evidence archiválií. Archiválie evidované na území ČR tvoří Národní archivní dědictví (NAD). NAD je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Vysoké školy vedou základní evidenci NAD, která zahrnuje evidenci vnějších změn (přírůstků a úbytků archiválií), evidenční listy archivních souborů a evidenci archivních pomůcek. Základní evidence NAD musí být vždy uchovávána jak v elektronické, tak i v listinné formě. Druhotnou evidenci NAD zajišťují státní oblastní archivy. Vysoké školy jim musí zasílat kopie svých evidencí. Ústřední evidenci zabezpečuje Ministerstvo vnitra ČR. Dokumenty, které jsou uloženy v archivech (archiválie), tvoří archivní fondy a archivní sbírky. Tyto archivní soubory jsou základními evidenčními jednotkami v archivnictví.
DŮLEŽITÉ Všechny archivní soubory evidované v archivech jsou zveřejněny na webu Ministerstva vnitra České republiky http://aplikace.mvcr.cz/vozidla/peva/index.php. Prostřednictvím internetu jsou veřejnosti zpřístupněny informace, které napomáhají v základní orientaci v archivech. Elektronická počítačová evidence archiválií (PEVA) rovněž umožňuje stažení potřebných dat.
1.1.3. Kategorizace archiválií Při výběru se archiválie zařazují do dvou kategorií. Výčet archiválií I. kategorie je uveden v příloze č. 3 archivního zákona. Ostatní archiválie jsou archiváliemi II. kategorie. Archiválie I. kategorie na vysokých školách jsou například: vysokoškolské matriky, zápisy státních závěrečných zkoušek, archiválie dokumentující události let 1938 - 1945, 1948, 1968, 1989, korespondence vědců, rukopisy vědeckých děl, památníky, kroniky, deníky významných osobností, základní archiválie o rozvoji vědy a techniky. Archiválie mohou být prohlášeny buď za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku.
6
Návrhy na prohlášení archiválií za kulturní památku může ministerstvu vnitra podat archiv, kulturně vědecká instituce (vysoká škola) nebo vlastník archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich částí. V ČR existuje 149 archivních kulturních památek. Jednou z nich jsou nejstarší soubory dokumentů k dějinám ČVUT v Praze z let 1705-1744. Národní kulturní památku může svým nařízením prohlásit podle zákona o státní památkové péči vláda. Staly se jimi pouze: Archiv České koruny (1158-1935), Moravské zemské desky (1348-1951) a Archivní sbírka Historica Třeboň (1216-1659).
1.1.4. Ochrana archiválií, práva a povinnosti vlastníka archiválií Archiválie ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem nelze převést na jinou osobu (pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak). Vlastník/držitel archiválie je povinen ji chránit před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou, odcizením a užívat ji pouze způsobem, který odpovídá jejímu stavu. Pokud není schopen zajistit řádnou péči a ochranu může vlastník/držitel archiválii na dobu určitou uložit do Národního archivu nebo státního oblastního archivu. Vlastník/držitel archiválie je povinen oznámit archivním úřadům každý zamýšlený převod vlastnického práva k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově. Obecně platí povinnost archiválii přednostně nabídnout ke koupi České republice. K vývozu archiválií je vždy zapotřebí povolení ministerstva vnitra. Hrozí-li nebezpečí ohrožení, poškození, zničení nebo ztráty archivních kulturních památek a národních kulturních památek, ministerstvo vnitra je může z moci úřední uložit do Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu.
1.1.5. Nahlížení do archiválií, jejich vystavování, pořizování výpisů, opisů a kopií 1.1.5.1. Nahlížení
DŮLEŽITÉ Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen na základě žádosti podané archivu a za dodržení podmínek stanovených archivním zákonem a
7 badatelským řádem archivu. Každý archiv je povinen vydat badatelský řád, který musí být umístěn na internetu a na úřední desce archivu. Do archiválií se nahlíží jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. Do archiválií, které byly archivům svěřeny do úschovy, lze nahlížet jen za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. K nahlížení jsou v archivech přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li stanoveno jinak a všechny zveřejněné archiválie. Toto ustanovení se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů. Do archiválií obsahující osobní údaje žijící osoby lze nahlížet jen tehdy, pokud tato písemně nevznesla námitky. Do archiválií vztahující se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje, lze nahlížet jen s jejím předchozím písemným souhlasem. Tato ustanovení se nevztahují na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bezpečnostních složek, společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě. Rovněž se omezení nahlížení nevztahuje na archiválie jejichž obsahem jsou statistické a demografické soubory dat, jestliže lze anonymizovat v nich obsažené osobní údaje. Původci archiválií mohou do svých vlastních dokumentů nahlížet bez omezení. Nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže to neumožňuje a) fyzický stav archiválií, b) stav zpracování archiválií, c) fyzická osoba vznesla námitku proti nahlížení archiválií, jejichž obsahem jsou její osobní údaje, případně citlivé údaje, d) zvláštní právní předpis nahlížení do archiválií vylučuje . Pokud bylo nahlížení do archiválií odepřeno z důvodu jejich nedostatečné zpracovanosti archiv provede na základě svých možností jejich archivní zpracování. Nahlížení do nezpracovaných archiválií lze výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům po předložení potvrzení o časově limitovaném vědeckém nebo výukovém účelu jejich studia. Do archiválií jejichž původcem je stát nebo samosprávný celek jsou oprávněny nahlížet bez omezení organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, zpravodajské služby ČR, samosprávné celky i osoby podle zvláštních právních předpisů (soudy, soudní exekutoři, policie). Jen
8 těmto orgánům lze zapůjčit archiválie mimo archiv za předpokladu písemného závazku, že je vrátí v úplnosti, v dohodnuté lhůtě a v nepoškozeném stavu. Archiválie I. kategorie se nepůjčují; k dispozici se dávají pouze jejich kopie.
1.1.5.2. Vystavování archiválií Archiválie lze vystavovat jen za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči podle zákona. Archiválie, které má archiv v úschově, je možné vystavovat jen za podmínek stanovených ve smlouvě o úschově. Archiválie ve vlastnictví ČR, které jsou uloženy v archivech, lze vystavovat je na základě smlouvy nebo zápisu o výpůjčce s přihlédnutím k zákonu o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích. Národní kulturní Ministerstva vnitra.
památku
lze
zapůjčovat
pouze
s povolením
1.1.5.3. Výpisy, opisy, kopie archiválií
DŮLEŽITÉ Každý je oprávněn požádat archiv, v němž jsou archiválie uloženy, o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií nebo jejich části. Pokud jsou splněny podmínky pro odepření nahlížení do archiválií, tyto činnosti se odepřou. Prováděcí právní předpis k archivnímu zákonu stanovil ceník služeb za pořizování výpisu, opisu nebo kopie archiválií.
1.1.6. Soustava archivů, správní archivnictví a spisové služby,
úřady
1.1.6.1. Soustava archivů Archivy se člení na a) veřejné archivy b) soukromé archivy. Veřejnými archivy jsou a) Národní archiv
na
úseku
9 b) c) d) e) f)
Archiv bezpečnostních složek státní oblastní archivy specializované archivy bezpečnostní archivy archivy jednotlivých územních samosprávných celků.
Soukromými archivy jsou ostatní archivy zřizované fyzickými a právnickými osobami.
1.1.6.2. Správní úřady Postavení správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mají a) Ministerstvo vnitra, b) Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek a státní oblastní archivy, c) příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady, Česká národní banka, bezpečnostní sbory a zpravodajské služby ČR, d) Kanceláře poslanecké sněmovny, senátu a prezidenta republiky. Gesci Ministerstva vnitra ČR v oblasti archivnictví a spisové služby vykonává odbor archivní správy a spisové služby.
1.1.7. Specializované archivy Vysoké školy (i další původci) mohou k zajišťování péče o archiválie vzniklé z jejich činnosti, získané darem, koupí či jinými akvizicemi zřizovat specializované archivy.
DŮLEŽITÉ Archivy mohou působit jako specializované archivy, pouze pokud jim byla udělena akreditace. K povinnostem specializovaných archivů náleží a) dohlížet na výkon spisové služby u svého zřizovatele (vysoké školy), b) provádět výběr archiválií ve skartačním řízení, c) provádět výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých darem, ke koupi nebo do úschovy a u dokumentů vlastníků, kteří o to školu požádají, d) vést základní evidenci archiválií NAD, e) vyhledávat archiválie pro potřeby úřadů, právnických i fyzických osob, pořizovat z nich výpisy, opisy a kopie, f) zajišťovat nahlížení do archiválií, g) pečovat o archiválie, h) předkládat skartační protokoly archivním úřadům, ch) provádět vědeckou, výzkumnou, vydavatelskou a publikační činnost, i) zřídit specializovanou knihovnu,
10 j) k) l) m)
sestavovat tématické soupisy archiválií, provádět inventuru archiválií vyhlašovanou ministerstvem, zajišťovat konzervaci a restaurování archiválií, každoročně zpracovat a předkládat příslušnému archivu výroční zprávy o své činnosti a zveřejňovat je.
1.1.8. Akreditace archivů 1.1.8.1. Podmínky akreditace Akreditaci univerzitních archivů povoluje ministerstvo vnitra. Zřizovatelé specializovaných archivů jsou povinni zajistit splnění podmínek a) stavebně-technických, b) prostorových, c) bezpečnostních, d) materiálních, e) finančních a f) personálních pro péči o archiválie a jejich ochranu.
1.1.8.2. Odnětí, případně zánik akreditace archivu Zjistí-li ministerstvo, že zřizovatel archivu nedodržuje podmínky, za nichž mu byla akreditace udělena, uloží mu povinnost odstranit zjištěné nedostatky. Pokud je ve stanovené roční lhůtě neodstraní, ministerstvo mu akreditaci odejme. Ministerstvo akreditaci rovněž odejme, požádá-li o to sám zřizovatel archivu. Při odejmutí akreditace ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie na náklady jejího vlastníka uložena. V případě zániku nebo zrušení právnické osoby (vysoké školy), která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká a nepřechází na právního nástupce.
1.1.8.3. Výroční zprávy o činnosti archivu Všechny veřejné a soukromé archivy jsou povinny zpracovat výroční zprávy o své činnosti. Musí je předkládat Ministerstvu vnitra a příslušnému státnímu archivu a zveřejnit je v informačních systémech v možností dálkového přístupu (internet). Výroční zpráva je koncipována podle schématu striktně stanoveného zákonem.
1.1.9. Kompetence a kontrola na úseku archivnictví a spisové služby vůči vysokým školám
11 Archivy vysokých škol spadají do působnosti Ministerstva vnitra, které vede evidenci vysokých škol, v nichž jsou uloženy archiválie. Pravomoci vůči vysokým školám mají rovněž Národní archiv a státní oblastní archivy. Moravský zemský archiv v Brně (MZA) kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby u vysokých škol ve správním obvodu krajů Jihomoravského, Vysočina a Zlínského, které v nich mají sídlo. Dohlíží rovněž na činnost specializovaných univerzitních archivů.
DŮLEŽITÉ Kontrola MZA je prováděna výkonem státní kontroly. Státní kontroloři jsou oprávněni zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií. MZA má právo žádat příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě včetně uložení sankce (sankcí) za správní delikty. Proti rozhodnutí archivního úřadu se lze odvolat. Odvolání však nemá odkladný účinek.
KONTROLNÍ OTÁZKY K ověření výkladové části týkající se archivnictví slouží 10 otázek. 1) Jak se provádí výběr archiválií ? 2) Co tvoří Národní archivní dědictví? 3) Kde můžete nalézt informace o archivních souborech v ČR? 4) Která česká vysoká škola pečuje o archivní kulturní památku? 5) Kdo povoluje vývoz archiválií do zahraničí? 6) Kdo smí bez omezení nahlížet do archiválií? 7) Může každý žádat o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií? 8) Které archivy mají status veřejných archivů? 9) Jaké podmínky musí vysoké školy splnit, aby jejich archivy byly akreditovány? 10) Kdo provádí státní kontrolu v oblasti archivnictví a spisové služby na Mendelově univerzitě v Brně?
SHRNUTÍ Vysoké školy jsou jako veřejnoprávní původci povinny uchovávat své dokumenty a umožnit jejich výběr ve veřejném zájmu.
12 Na vysokých školách se sídlem v Jihomoravském kraji, v krajích Jihlavském a Vysočina provádí výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartačním řízení Moravský zemský archiv v Brně. Dokumenty, které byly vybrány za archiválie a vzaty do evidence archiválií, tvoří v ČR Národní archivní dědictví (NAD). NAD je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Archiválie se evidují v počítačové evidenci archiválií (PEvA), která je veřejně přístupna na webu Ministerstva vnitra ČR. Archiválie se zařazují do evidence jako archivní fondy, archivní sbírky, jejich části nebo jednotliviny. Všechny evidence musí být vedeny v elektronické formě, základní evidence i v listinné podobě. Archiválie se začleňují podle svého významu do kategorií. Archiválie I. kategorie jsou vyjmenovány v zákoně. Nejvzácnější a nejcennější archiválie mohou být prohlášeny za národní kulturní památky nebo archivní kulturní památky. Vlastníci a držitelé archiválií jsou povinni udržovat archiválie v dobrém stavu a chránit je před zničením, poškozením, ztrátou nebo odcizením. Archiválie ve vlastnictví ČR mohou být předávány jiným vlastníkům, prodávány či vyváženy jen se souhlasem českých úřadů. Obecně platí povinnost archiválii přednostně nabídnout ke koupi České republice. Do archiválií se nahlíží jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. K nahlížení je třeba předložit příslušnému archivu žádost se závazkem respektování podmínek stanovených zákonem a badatelským řádem. Do nezpracovaných archiválií mohou výjimečně nahlížet jen vědečtí badatelé a studenti. Archivy pořizují výpisy, opisy nebo kopie archiválií nebo jejich částí každému žadateli při splnění podmínek nahlížení do archiválií. Archiválie mohou být vystavovány za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči a v souladu se zákonem. Soustava archivů je v ČR tvořena archivy veřejnými a soukromými. Archivy mohou působit jako specializované archivy pouze pokud jim byla udělena akreditace. Gesci na úseku archivnictví a spisové služby vykonává Odbor archivnictví a spisové služby Ministerstva vnitra ČR. Všechny archivy v republice jsou povinny zpracovat každoročně výroční zprávy o své činnosti a zveřejnit je na internetu. Státní kontrolu na úseku archivnictví a spisové služby vykonává na Mendelově univerzitě Moravský zemský archiv v Brně. Je oprávněn zakázat činnosti způsobující poškození nebo zničení dokumentů a archiválií včetně udělování sankcí za případné správní delikty.
1.2. SPISOVÁ SLUŽBA 1.2.1. Povinnosti v oblasti spisové služby vyplývající ze zákona Archivní zákon určil vysokým školám charakter veřejnoprávných původců. Pro výkon spisové služby jsou dále specifikovány jako tzv. určení původci. Jejich zákonnou povinností je : a) uchovávat veškeré dokumenty úředního charakteru v listinné i elektronické podobě a zajistit jejich výběr, b) vést spisovou službu v plném rozsahu,
13 c) d) e) f)
vést evidenci dokumentů v elektronické podobě (od 1.1. 2010), vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby (od 1. 7. 2010), elektronické systémy spisové služby uvést do souladu s Národním standardem (do 30. 6. 2012), uvést Spisový řád do souladu se zákonem do 30.6. 2012.
1.2.1.1. Příjem, dokumentů
označování,
evidence
a
rozdělování
Vysoké školy musí zajistit příjem dokumentů v podatelně. Doručené nebo vytvořené dokumenty musí vysoké školy v den doručení nebo vytvoření opatřit: a) jednoznačným identifikátorem (pokud je vedena spisová služba v elektronické podobě), b) otiskem podacího razítka, případně jiného technologického prostředku splňující náležitosti podacího razítka (na dokumenty v listinné podobě).
1.2.1.2. Podepisování a odesílání dokumentů Vyřízené dokumenty na vysokých školách podepisují zaměstnanci na základě pravomocí stanovených vlastním statutem a dalšími vnitřními předpisy a opatřeními. Používání razítek se státním znakem, zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka musí vysoká škola upravit ve spisovém řádu.
1.2.1.4. Spisový řád
DŮLEŽITÉ Vysoké školy mají zákonnou povinnost vydat spisový řád. Součástí spisového řádu musí být spisový a skartační plán. Vysoké školy jsou povinny označovat dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí lze provést pouze po schválení příslušným archivem.
14
1.2.1.5. Ukládání dokumentů, spisovny, správní archivy
DŮLEŽITÉ Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty vysoké školy musí být po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby měl zpracovatel dokument déle ve svém držení. Archivní zákon stanovil konkrétní stavebně-technické, bezpečnostní a materiální podmínky, které musí splňovat budova, ve které je (nebo má být) umístěna spisovna. Vysoké školy mají rovněž možnost zřídit si se souhlasem ministerstva vnitra správní archiv. Na rozdíl od specializovaných archivů správní archivy nepodléhají akreditaci. Archivní soubory archivně nezpracovávají, pouze je kompletují a sestavují k nim prozatímní inventární seznamy. Správní archivy a) dohlížejí na výkon spisové služby u svého zřizovatele, b) přebírají dokumenty ze spisoven se skartačními lhůtami delšími než 5 let a pečují o ně, c) umožňují nahlížení do nich a pořizují z nich opisy, výpisy a kopie, d) připravují výběr archiválií pro skartační řízení.
1.2.1.6. Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě Archivní zákon vyžaduje, aby byly digitální dokumenty opatřeny zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem založených na kvalifikovaných certifikátech vydaných akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. V současnosti působí v této funkci tři poskytovatelé (První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, s.p. a eldentity a.s.). Vysoká škola musí ověřit platnost zaručeného elektronického podpisu, značky nebo časového razítka a platnost kvalifikovaných certifikátů. Má za úkol zkontrolovat správnost jejich formátů.
DŮLEŽITÉ Uchovávání dokumentu v digitální podobě, jeho převádění do analogové podoby nebo naopak musí být
15 provedeno postupem zaručující věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazující existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu trvání skartační lhůty dokumentu.
1.2.2. Povinnosti vyplývající z ustanovení vyhlášky o spisové službě Vyhláška se vztahuje pouze na určené původce, mezi nimiž jsou uvedeny i vysoké školy.
1.2.2.1. Příjem dokumentů v analogové (listinné) podobě Doručené dokumenty musí vysoké školy přijímat v podatelně. Podatelna přebírá všechny zásilky určené vysoké škole bez ohledu na druh odesílatele, způsob nebo místo odeslání. Doručený dokument, případně obálka, musí být v den doručení opatřen otiskem podacího razítka, nebo jiným technologickým prostředkem. Tím se rozumí elektronické označování nebo vyznačování doručení a evidence lepícím štítkem s identifikátorem dokumentu. Vysoká škola stanoví ve spisovém řádu způsob pořízení záznamu o podání učiněném ústně a určí zaměstnance, kteří budou tyto záznamy pořizovat.
1.2.2.1.2.
Obálka
Obálka se ponechává u dokumentu vždy, pokud a) je dokument doručován do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení kdy byl dokument předán k poštovní přepravě nebo doručen jiným způsobem c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele. d) v dalších případech, které budou uvedeny ve spisovém řádu.
DŮLEŽITÉ Pokud je na doručené obálce uvedeno na prvním místě jméno (případně jména) a příjmení fyzické osoby, předá se obálka adresátovi neotevřená. Zjistí-li tento po jejím otevření, že obsahuje dokument úředního charakteru, předá je podatelně bez odkladu k dodatečné
16 evidenci. Obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě. Jelikož adresátovi, jímž je fyzická osoba, nelze nařídit dobu otevření obálky, datum zaevidování nemusí být totožné s datem doručení dokumentu. Datem doručení se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předala k zaevidování.
1.2.2.1.3.
Příjem dokumentů v digitální podobě
Podatelna má povinnost a) ověřit platnost zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky nebo časového razítka digitálního dokumentu, pokud je jím opatřen, b) zajistit kontrolu správnosti datového formátu dokumentu; dokumenty chybného datového formátu uložit do zvláštního úložiště. c) zkontrolovat, zda dokument neobsahuje škodlivý kód, schopný přivodit škodu na programovém vybavení nebo na informacích. Dokumenty se škodlivým kódem se neukládají, ale zničí. V takovém případě se digitální dokument považuje za nedoručený. Podatelna je povinna vyrozumět odesílatele dokumentu se škodlivým kódem a vést zvláštní evidenci odesílatelů škodlivých kódů.
1.2.2.2. Označování a evidence dokumentů Označováním dokumentů (tzv. prezentace) se rozumí jejich opatření jednoznačným identifikátorem nebo podacím razítkem. Vysoká škola musí vést spisovou službu v elektronických systémech, a proto je oprávněna evidovat v tomto systému rovněž dokumenty existující v listinné podobě. Pokud vysoká škola vede spisovou službu v elektronické podobě, pak a) opatří doručený nebo jím vytvořený dokument jednoznačným identifikátorem, b) dokument v digitální podobě, který jí byl předán na nosičích dat, předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavede do elektronického systému spisové služby, c) dokument v listinné podobě převede do digitální podoby prostředky autorizované konverze. Konverzí vzniklý dokument opatří jednoznačným identifikátorem. Pokud vede vysoká škola spisovou službu i v listinné podobě, pak a) doručený dokument, případně obálku, označí v den doručení podacím razítkem nebo jiným technologickým prostředkem,
17 b)
c)
jí vytvořený dokument v listinné podobě, který podléhá evidenci, musí opatřit číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů, dokument v digitální podobě převede prostředky autorizované konverze do analogové podoby.
1.2.2.2.1. Konverze, převody Výsledkem autorizované konverze je elektronická kopie s právními účinky prvopisu. Nelze-li autorizovanou kopii provést, provede se převod. Jeho výsledkem je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující obsahovou shodu s prvopisem. Výsledkem jiné konverze dokumentu je neověřená kopie prvopisu, která může sloužit jen pro vnitřní potřebu původce. V záznamech o evidencích dokumentů se musí uvést, že dokument vznikl autorizovanou konverzí, převodem nebo jinou konverzí, aby byl ošetřen způsob vzniku dokumentu a jeho právní povaha. Dokumenty vzniklé konverzemi nebo převodem musí být opatřeny jednoznačnými identifikátory jen v případě, že budou výstupy takto vzniklé zavedeny do systému spisové služby.
DŮLEŽITÉ Při převádění dokumentů v analogové podobě na digitální podobu a naopak se převáděný dokument musí shodně označit s převedeným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi nimi. Označení je nutné pro dohledatelnost dokumentů a jejich zařazení do skartačního řízení. Jde-li o konverzi z moci úřední, převáděný dokument se v digitální podobě ukládá do úložiště převedených dokumentů. Toto úložiště může být buď samostatné, nebo může být součástí elektronické spisovny původce.
1.2.2.2.2. Podací razítko Podací razítko se umisťuje zpravidla do pravé horní části dokumentu, tak, aby nepřekrývalo jeho text. Otisk podacího razítka obsahuje tyto položky k vyplnění a) název původce, b) datum doručení (případně i čas doručení),
18 c) d) e) f)
číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, počet listů dokumentu, počet listinných příloh, případně počet svazků těchto příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
Pokud vysoká škola považuje za vhodné, může podací razítko doplnit o další údaje. U doručených datových zpráv je nutné uvádět rovněž datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla zpráva doručena. Velikost dokumentu v digitální podobě v jednotkách bytů se může uvádět pro orientaci. Technologický prostředek nahrazující podací razítko musí obsahovat obdobný rozsah položek pro vyplnění údajů. Může mít číselnou nebo alfanumerickou podobu, případně podobu čárového kódu. Vždy musí obsahovat označení původce nebo zkratku jeho označení (např. „Mendelu“).
1.2.2.3. Evidence dokumentů Dokumenty bez č.j. Dokumenty, které nemají z hlediska činnosti vysoké školy úřední charakter, nepodléhají evidenci. Jejich charakteristiky musí být uvedeny ve spisovém řádu.
1.2.2.3.1. Elektronický systém spisové služby, podací deník, datové schránky Doručené dokumenty označené jednoznačným identifikátorem a dokumenty vytvořené na vysoké škole mající úřední charakter podléhají evidenci a evidují se v evidencích dokumentů. Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Systém použitý k jejímu vedení musí umožňovat provádění oprav se zaznamenáním původního údaje, který byl opravován. Elektronický systém spisové služby musí zajistit možnost tisku údajů ze spisové služby (buď v listinné podobě nebo v digitální podobě ve formátu PDF/A s metadaty). Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník.
DŮLEŽITÉ Součástí elektronické spisové služby musí být i informační systém datových
19 schránek. Jejich záznamy musí splňovat v plném rozsahu podmínky stanovené národním standardem pro elektronické spisové služby, a to nejpozději do 1. 7. 2012.
1.2.2.3.2. Samostatné evidence Pokud nejsou úřední dokumenty evidovány v systému elektronické spisové služby musí se evidovat v samostatných evidencích dokumentů. Výčet užívaných samostatných evidencí dokumentů v členění podle jejich formy musí vysoká škola uvést ve svém spisovém řádu. Vysoká škola může vést samostatné evidence podle vlastního uvážení v elektronické nebo listinné podobě.
DŮLEŽITÉ Univerzita není povinna označovat dokumenty podléhající samostatné evidenci současně čísly jednacími.
1.2.2.3.3. Závazné evidenční údaje Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Tím se zamezí dodatečnému vkládání dokumentů do číselné řady, které je nepřípustné. Vede se vždy pro určené kalendářní období (od 1. 1. do 31. 12.) O dokumentu se v elektronickém systému nebo v podacím deníku vedou závazně tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu v evidenci dokumentů (vlastní číslo jednací), b) datum doručení dokumentu vysoké škole nebo datum vytvoření vlastního dokumentu (tj. zaevidování dokumentu vytvořeného vysokou školou) u digitálních dokumentů se vyznačí datum kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy se do datové schránky přihlásí osoba pověřená přístupem, c) adresa odesílatele; jde- li o dokument vytvořený školou, uvede se slovo „vlastní“, d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, e) počet listů dokumentů, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v digitální podobě jejich počet a druh, f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc), g) označení útvaru vysoké školy, kterému byl dokument přidělen k vyřízení; je-li k vyřízení určena fyzická osoba, uvede se její jméno a příjmení,
20 h)
i) j)
způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentů, počet listů nebo svazků příloh; u dokumentů v digitální podobě počet příloh, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě z evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby.
V samostatné evidenci dokumentů v listinné nebo elektronické podobě se vedou závazně tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v evidenci dokumentů evidován, b) datum doručení dokumentu nebo datum vytvoření dokumentu vlastního, c) adresa odesílatele; v případě vytvořeného dokumentu se uvede slovo „vlastní“, d) stručný obsah dokumentu předmět, věc), e) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta (nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení), f) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě. Pokud se při zapisování evidence dokumentů používají zkratky, musí tato obsahovat jejich seznam s vysvětlivkami.
1.2.2.4. Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, sběrný arch Každý dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje vlastním, jedinečným číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy a) označení anebo zkratku označení původce (vysoké školy), b) pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů, c) označení časového období v němž byl dokument zařazen do evidence. Dále může obsahovat d) označení nebo zkratku jeho organizační jednotky, které byl dokument předán k vyřízení nebo z jejíž činnosti dokument vznikl, e) jiné znaky charakterizující jejich souvislost s dokumentem (např. zkratka příjmení vyřizujícího zaměstnance). Příklad: MENDELU-150/KANCL-2009 MENDELU je zkratka původce 150 je pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů KANCL je označení organizační jednotky původce (může být i 981) 2009 je časové období evidence, v němž byl dokument zaevidován. Pokud by byl dokument evidován ve sběrném archu, doplní se do čísla jednacího pořadové číslo jeho zápisu ve sběrném archu. Příklad:MENDELU-150-1/KANCL-2009. Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy a) název/zkratku samostatné evidence dokumentů,
21 b) pořadové číslo, pod nímž je dokument zaevidován. Dále může obsahovat další údaje, obdobné údajům jako u čísla jednacího. Např. Práv-128/MENDELU-2009 „Práv“ je označení samostatné evidence dokumentů pro právní záležitosti „128“ je pořadové číslo samostatné evidence právních dokumentů „MENDELU“ je zkratka označení původce „2009“ je rok, pro který je samostatná evidence vedena
1.2.2.5. Tvorba spisu Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Stanovené způsoby jsou rovnocenné; původce ve spisovém řádu určí, který bude používat. Spis se tvoří a) spojováním dokumentů (tzv. priorace). Nový dokument se zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. U předcházejícího a nového dokumentu nebo spisu se poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených zaevidovaných dokumentů. b) spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby. Spis vzniká spojováním digitálních dokumentů formou křížových odkazů. c) pomocí sběrného archu. Iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. Za jeho číslo jednací se doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1. Následující dokumenty jsou evidovány pod týmž číslem doplněným o pořadové číslo ve sběrném archu. Sběrný arch tvoří přílohu spisu a musí obsahovat soupis všech čísel jednacích nebo evidenčních čísel dokumentů vložených do spisu.
DŮLEŽITÉ Součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovení dokumentu (stejnopis), kterým byl spis vyřízen nebo záznam o jeho vyřízení Dokumenty jsou ve spisu uspořádány obvykle chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech lze dokumenty ve spisu uspořádat podle jejich logických vazeb. Pravidla pro uspořádání spisů stanoví spisový řád původce.
22
1.2.2.6. Rozdělování a oběh dokumentů Rozdělování dokumentů zabezpečuje podatelna podle spisového řádu vysoké školy. Vysoká škola musí zabezpečit prokazatelné přebírání zaevidovaného dokumentu k vyřízení příslušnému útvaru, případně osobě určené k jeho vyřízení. Způsob předávání dokumentů včetně potvrzení jejich převzetí přesně stanoví spisový řád původce. Většinou se tak děje prostřednictvím pomocných evidencí.
DŮLEŽITÉ Vysoká škola je povinna sledovat proces oběhu dokumentů, tak, aby byla v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informována o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování. Tyto údaje se v podacím deníku zaznamenávají ve sloupci „vyřizuje“. Elektronický systém spisové služby musí mít část „záznam o historii“, případně „historie dokumentu“.
1.2.2.7. Vyřizování dokumentů Dokument vyřizuje vždy pověřená osoba (vyřízení není anonymní). V průběhu vyřizování musí být vždy možné zjistit způsob vyřízení dokumentu a identifikaci subjektu, vůči kterému bylo vyřízení dokumentu provedeno. Vyřízením se rozumí vyřízení věci elektronickou nebo listinnou formou nebo ústně (telefonicky), vzetím věci na vědomí nebo postoupením věci i jinému původci, který je k vyřízení příslušný. Vyřídí-li dokument pouze vzetím na vědomí, osobně nebo telefonicky, zaznamená tuto skutečnost v evidenci dokumentů. Jde-li o dokument v listinné podobě, učiní o tom současně záznam na dokumentu nebo jeho obalu.
DŮLEŽITÉ Nejpozději při jeho vyřízení pověřená osoba přidělí dokumentu spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu vysoké
23 školy. Spisový znak, skartační znak a lhůtu nepřidělují zaměstnanci podatelen a spisoven, ale osoby pověřené vyřízením dokumentu. Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem toho dokumentu, který má nejvyšší hodnotu. Dokument má pouze jednu skartační lhůtu. Spis se označí skartační lhůtou odpovídající lhůtě dokumentu s nejdelší skartační lhůtou. V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace adresáta, jemuž je vyřízení odesíláno. Současně se doplní spisový znak, skartační znak a skartační lhůta přidělená dokumentu.
1.2.2.8.Vyhotovování dokumentů Vytvořený dokument určený k odeslání obsahuje a) záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo nebo jiná identifikace vysoké školy b) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, c) číslo jednací nebo číslo ze samostatné evidence odesílatele. Dalšími náležitostmi odesílaného dokumentu jsou a) datum podpisu dokumentu, b) počet příloh, c) počet listů, počet listů nebo svazků příloh, d) jméno/jména, příjmení a funkce fyzických osob pověřených jeho podpisem. Citovaná ustanovení musí umožnit jednoznačnou identifikaci dokumentu a jeho původce, určení data podpisu, nezaměnitelné a nepochybné zjištění jména, příjmení a funkce podpisující osoby a bezproblémovou identifikaci struktury dokumentu (počet listů a charakter a rozsah příloh).
1.2.2.9. Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek Spisový řád vysoké školy stanoví způsob podepisování dokumentů, podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek.
1.2.2.9.1. Kvalifikované certifikáty elektronických podpisů Vysoká škola je povinna vést evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jí užívané elektronické podpisy a elektronické značky. Evidence obsahuje údaje a) číslo certifikátu, b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo o kvalifikovaný systémový certifikát,
24 c) d) e) f) g)
počátek a konec platnosti certifikátu, heslo pro zneplatnění certifikátu, datum a důvod zneplatnění certifikátu, údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb, identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu.
Vysoká škola je povinna vést evidenci o certifikátech vydaných pro užívání zaručeného elektronického podpisu každého zaměstnance, kterému byl zaručený nebo uznávaný elektronický podpis vydán. Evidence těchto údajů si vysoká škola ponechá i po uplynutí doby jejich platnosti, aby byla schopna prokázat oprávněnost jejich použití. Ve spisovém řádu rovněž uvede podrobnosti užívání zaručeného (uznávaného) elektronického podpisu jednotlivými zaměstnanci a zejména oprávnění jeho užití.
1.2.2.9.2. Používání razítek Vysoká škola má povinnost vést evidenci úředních razítek a určit způsob jejich používání ve svém spisovém řádu. Evidence musí obsahovat identifikaci uživatelů a údaje o životním cyklu úředních razítek. Ztrátu úředního razítka musí vysoká škola neprodleně oznámit Ministerstvu vnitra, které ztrátu následně zveřejní. Datem ztráty se rozumí datum, kdy byla ztráta zjištěna. Předpokládaným datem ztráty se rozumí datum, po němž nebylo použití razítka prokázáno.
DŮLEŽITÉ Pokud se ztracené razítko nalezne, ale vysoká škola to neoznámí ministerstvu vnitra a dále razítko používá, veškeré úřední úkony, jejichž povinnou formální náležitostí je jeho otisk, jsou neplatné. Úřední razítka se vyřazují z evidence ve skartačním řízení.
1.2.2.10. Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů zajišťuje vysoká škola prostřednictvím výpravny, elektronické podatelny nebo datové schránky. Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument v listinné podobě opatřuje všemi náležitostmi potřebných k jeho odeslání. V příslušné evidenci dokumentů se musí zaznamenat datum odeslání dokumentu.
25
1.2.2.11. Ukládání dokumentů Spisový řád vysoké školy stanoví postup při ukládání dokumentů. Dokumenty se podle spisového a skartačního plánu ukládají ve spisovně (dokumenty v listinné podobě) nebo v elektronickém systému spisové služby (dokumenty v digitální podobě).
DŮLEŽITÉ Vysoká škola musí zabezpečit, aby veškeré uložené dokumenty byly po celou dobu uložení autentické. U dokumentů uložených ve spisovně se tento požadavek splní stanovením režimu spisovny včetně následného využívání. Modul zabezpečující v elektronickém systému spisové služby ukládání dokumentů (elektronická spisovna) musí obdobně zajistit autenticitu dokumentů po celou dobu uložení. Samostatně se ukládají doručené a odeslané datové zprávy a dokumenty převáděné konverzí z moci úřední, pro které musí být zřízeno speciální úložiště. Dokumenty se před uložením do spisovny nebo do elektronického systému musí zkontrolovat, jsou-li úplné. Způsob provádění kontroly úplnosti před jejich předáním do spisovny stanoví spisový řád. Dokument v listinné podobě se považuje za úplný pokud obsahuje otisk podacího razítka, číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. V případě spisu musí obsahovat také všechny dokumenty uvedené v soupisu dokumentů nebo ve sběrném archu. Dokument v digitální podobě, případně spis, se považuje za úplný, jsou-li k němu připojena metadata stanovená v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby.
DŮLEŽITÉ Ve spisovně musí být zavedena evidence uložených dokumentů a spisů, která obsahuje jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty
26 Evidenci spisovny tvoří většinou předávací protokoly, jejichž prostřednictvím jsou spisy spisovnám předávány. K evidenci lze použít také archivní knihu (tiskopis SEVT – 02 498 0). Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů ve spisovně stanoví spisový řád vysoké školy. Dokumenty a spisy se předkládají oprávněným žadatelům v prostorách určených k nahlížení, nikoliv přímo ve spisovně. U dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů automaticky vedena elektronickým systémem spisové služby. Dokumenty nebo spisy uložené v elektronické spisovně se fyzicky nezapůjčují. Vysoká škola musí zabezpečit k nim evidovaný přístup pomocí systému elektronické spisové služby. V praxi se postupuje tak, že se oprávněnému žadateli zobrazí dokument na monitoru počítače. Dojde-li k nenávratnému poškození nebo zničení digitálního dokumentu nebo nelze-li dokument zobrazit v uživatelsky vnímatelné podobě, je nutné tuto skutečnost poznamenat v evidenci dokumentů Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v listinné podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo „ztráta“. Postup při řešení ztráty dokumentu musí být obsažen ve spisovém řádu,
1.2.2.12.Vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Po uplynutí skartačních lhůt se zahajuje skartační řízení, za něž odpovídá vysoká škola. Dokumenty v digitální podobě se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených vyhláškou a opatřují se metadaty podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Není-li digitální dokument uložen v požadovaném výstupním datovém formátu, pokusí se jej vysoká škola do něj převést a opatřit jej metadaty. Není-li to možné, provede jeho konverzi do listinné podoby a opatří ho všemi náležitostmi. Záznam o převodu dokumentů musí být vyznačen v evidenci dokumentů. Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví vysoká škola ve svém spisovém řádu. Nejprve sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tyto se stávají součástí skartačního návrhu. Seznamy dokumentů jsou uspořádány dle spisových znaků. Odděleně se uvádějí dokumenty se skartačním znakem „A“, „S“ a „V“. Z dokumentů skartačního znaku „V“ se vyberou ty, které se navrhují k trvalému uložení a zpracuje se jejich seznam se stejnými náležitostmi a připojí se k seznamu dokumentů se skartačním znakem „A“.
27 Úřední razítka zařazená do skartace se odepíší z evidence a jejich soupis se připojí k skartačnímu návrhu. Skartační řízení je zahájeno skartačním návrhem. Posuzuje jej MZA, který řízení uzavírá skartačním protokolem. Protokol obsahuje soupis úředních dokumentů byly vybrány za archiválie, určení, kde budou uloženy a soupis dokumentů, které lze zničit. Vysoká škola předá archiválie příslušnému archivu nebo specializovanému archivu vysoké školy, je-li akreditován. O předání archiválií se sepíše úřední záznam. Vysoká škola zabezpečí zničení dokumentů se skartačním znakem „S“. Zničením se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Razítka se ničí znehodnocením plochy se znakem a textem tak, aby nemohla být po zničení dále používána. Dokumenty uložené v úložištích doručených a odeslaných datových zpráv se v nich uchovávají minimálně po tři následující kalendářní roky. Jelikož se jedná o duplicitní dokumenty (originály byly převedeny do elektronického systému spisové služby), které nepodléhají označování a evidenci, nevyřazují se ve skartačním řízení ani mimo skartační řízení. Dokumenty uložené v úložištích převáděných dokumentů (konverzí z moci úřední) se vyřazují společně s převedenými dokumenty. Dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení musí být opatřeny metadaty podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Není-li tomu tak, převedou se do analogové podoby (vytisknou se). Tento způsob převádění elektronických dokumentů určených ke skartačnímu řízení (skartačních znaků A a V) končí dnem 30. 6. 2012. Dokumenty uložené na vysokých školách v důsledku jejich akviziční a sbírkotvorné činnosti, které byly vzaty do evidence archiválií, se považují za archiválie vybrané mimo skartační řízení. Po ukončení řízení zůstanou uloženy na vysoké škole a do příslušného archivu se nepředávají (např. osobní fondy učitelů a vědců, sbírky fotografií).
1.2.2.13. Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě Výstupním datovým formátem dokumentů se rozumí a) formát výstupu z elektronického systému spisové služby, b) formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součást elektronické spisové služby, c) formát dokumentů pro předávání do digitálního archivu. Výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je stanoven formát PDF (Portable Document Format).
28 Jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se použijí a) formát PNG (Portable Network Graphics) nebo b) formát TIFF (Tagged Image File Format) nekomprimovaný nebo c) formát JPEG (JPEG File Interchange Format). Jako výstupní datové formáty dynamických obrazových dokumentů se použijí a) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MPEG – 2 (Moving Picture Experts Group Phase 2), b) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MPEG-1 (Moving Picture Experts Group Phase 1) nebo c) formát GIF (Graphics Interchange Format). Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentů se použijí a) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP 2 (MPEG-1 Audio Layer - 2), b) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer - 3) nebo c) formát WAV (Waveform audio format), modulace Pulse-code modulation (PMC). Výstupním formátem metadat, jimiž musí být opatřovány dokumenty, se rozumí formát XML podle schématu XML, které je přílohou národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Společnou vlastností výše uvedených výstupních datových formátů je jejich veřejný popis a nezávislost na čase a platformě. Pokud se musí takový dokument opatřit elektronickým podpisem, musí se přiložit oddělený digitální podpis v samostatném souboru tak, aby název souboru byl shodný. Tyto datové formáty nemohou být podepsány rovnou do souboru, neboť to neumožňuje jejich technická specifikace.
1.2.2.14. Spisová rozluka Při zrušení nebo reorganizaci původce (vysoké školy) se provádí spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení. Ve skartačním řízení se vždy vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty se předávají právnímu nástupci podle předávacích seznamů. Nástupce vysoké školy nebo její součásti (vzniklé po reorganizaci) nově zaeviduje předané nevyřízené dokumenty do své evidence dokumentů jako nově doručené. Pokud spisovou rozluku neprovede původce, je povinen ji provést jeho nástupce nebo právnická osoba pověřená ukončením činnosti původce.
1.2.2.15. Vedení spisové služby v mimořádných situacích V případě živelné pohromy ekologické, průmyslové nebo jiné havárie nebo v případě jiné mimořádné situace (politické události), v jejichž důsledku je vysoké škole znemožněno po omezené časové období
29 vykonávat spisovou službu obvyklým způsobem, vede vysoká škola spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončené mimořádné situace. Pokud jsou dokumenty v náhradní evidenci a) méně než 48 hodin, přeevidují se z náhradní evidence do řádné evidence, b) déle než 48 hodin, zůstávají v náhradní evidenci. Do řádné evidence se přeevidují pouze ty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. Dokumenty evidované v náhradní evidenci se ukládají společně s ostatními dokumenty. Pro jejich ukládání se nepoužije samostatný způsob nebo systém ukládání. Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích musí být uvedeny ve spisovém řádu původce (vysoké školy).
1.2.3. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Národní standard vychází z evropské specifikace „Modelové požadavky pro správu dokumentů v digitální podobě“ s ohledem na české národní prostředí. Národní standard stanovil v minimálním rozsahu požadavky na elektronické systémy spisové služby. Jejich užití je povinné, doporučené nebo nepovinné. Součástí národního standardu jsou schémata XML a metadatové modely. Schémata popisují strukturu, ve které jsou dokumenty v digitální podobě uloženy. Metadatové modely popisují prvky, jimiž jsou popsány souvislosti, obsah a struktura dokumentů, jejich správa a vazby těchto prvků ve vztahu k požadavkům národního standardu. Národní standard obsahuje přehled požadavků na elektronický systém spisové služby, spisový plán a organizaci spisů, kontrolu a bezpečnost, ukládání a vyřazování, příjem a evidenci dokumentů (správa e-mailů, skenování, datové schránky), odkazování mezi spisovými znaky a jednoznačnými identifikátory, vyhledávání, výběr a znázornění dokumemtů, otázku správcovckých funkcí a účelových modulů, dokumentaci ERMS a obecné požadavky na metadata. Určeným původcům je dáno tříleté přechodné období, aby podle požadavků národního standardu uvedli své spisové služby, elektronické spisové služby a spisové řády do souladu se zákonem. Do 1. 7. 2012 se digitální dokumenty skartačních znaků „A“ a „V“ určené ke skartačnímu řízení budou převádět do analogové podoby (natisknou se). Dokumenty určené ke zničení se mohou skartovat v elektronickém formátu (tj. vymažou se). Naopak listinné dokumenty se převádí do digitální formy pouze v případě, když si to vynucuje úřední potřeba. E-maily je nutné buď vytisknout a evidovat jako ostatní listinné dokumenty nebo vložit do systému elektronické spisové služby.
30 Vysoká škola musí stanovit, které elektronické dokumenty se budou odesílat e-mailem (elektronickou poštou) a které se budou zasílat prostřednictvím datové schránky.
1.3.PŘECHODNÉ USTANOVENÍ Stanoví se přechodné tříleté období pro povinné opatřování digitálních dokumentů náležitostí podle požadavků národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, a to pouze ve vztahu k dokumentům, které jsou před uložením opatřeny skartačními znaky „A“, a „V“. Tyto dokumenty se před zařazením do skartačních řízení musí doplňovat o metadata nebo převádět do analogové podoby.
1.4. Správní delikty, pokuty Právnická osoba se dopustí přestupku tím, že a) vyveze archiválii bez povolení, b) nepečuje o archiválii, c) neoznámí převod vlastnického práva k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově, d) nedoveze archiválii nepoškozenou zpět na území ČR, e) nepořídí na vlastní náklady bezpečnostní kopii archiválie prohlášenou za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, f) nezajistí konzervaci nebo restaurování poškozené nebo ohrožené archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky g) nepředá archivům údaje do základní evidence NAD, h) nenabídne archiválii ke koupi přednostně státu, ch) neuchovává dokumenty nebo neumožní výběr archiválií, i) nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, j) neoznačuje dokumenty podle skartačního řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami, k) nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, l) neprovede skartační řízení nebo neumožní dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení. Za správní delikty se udělí pokuty, její výše se pohybuje v rozmezí od 100 000 do 500 000. Správní delikty podle archivního zákona projednává ve správním řízení na prvním stupni Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek nebo státní oblastní archiv. Jejich rozhodnutí přezkoumává v druhé instanci Ministerstvo vnitra.
KONTROLNÍ OTÁZKY 1) 2) 3) 4) 5)
Kde se na vysoké škole přijímají dokumenty? Které zásilky se neotevírají? Jak se označují přijaté dokumenty? Kdy se považuje digitální dokument za nedoručený ? Jak se evidují dokumenty?
31 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)
Jaké rubriky má podací razítko? Jaké existují výstupní formáty digitálních dokumentů? Kolik skartačních znaků může mít jeden dokument? Jaké náležitosti má mít dokument určený k odeslání? Kde se po vyřízení ukládají listinné dokumenty? Kde se ukládají digitální dokumenty? Co je skartační řízení? Kdy se provádí spisová rozluka? Jak se vede spisová služba v mimořádných situacích ? Co se považuje za správní delikt?
SHRNUTÍ Od 1. 1. 2010 mají vysoké školy povinnost provádět evidenci dokumentů v elektronické podobě. Od 1. 7. 2010 jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby. Elektronické systémy spisové služby na vysokých školách musí od 1. 7. 2012 být kompatibilní s požadavky stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Vysoké školy jsou povinny své spisové řády uvést do souladu se zákonem nejpozději od 1. 7. 2012. Vysokým školám je dáno tříleté období (do 30.6. 2012) na to, aby uvedly své spisové služby do souladu se zákonem. Vysoké školy mají povinnost vykonávat spisovou službu v plném rozsahu jako tzv. určení původci. Legislativa na úseku spisové služby klade mimořádný důraz na vedení evidence dokumentů. Pohyb dokumentů musí být průběžně evidenčně zachycován ve všech fázích spisové služby, aby tyto byly kdykoliv dohledatelné. Zvýšené nároky na evidenci dokumentů se odráží v jedinečné a nezastupitelné roli podatelny, která má za úkol zajistit příjem, označování, evidenci a distribuci listinných i digitálních dokumentů úředního charakteru. Speciální pozornost má být věnována režimu otevírání obálek. Všechny dokumenty úředního charakteru musí být při svém vzniku nebo bezprostředně po doručení evidovány v elektronické spisové službě nebo v samostatné evidenci dokumentů. Výčet všech užívaných samostatných evidencí musí být uveden ve spisovém řádu vysoké školy, a to v členění podle jejich formy. Dokumenty, které nemají z hlediska vysokých škol úřední charakter, evidenci nepodléhají. Jejich seznam musí být uveden ve spisovém řádu.
32 Doručené digitální dokumenty, které neobsahují škodlivé kódy a dokumenty vytvořené na vysoké škole se v nezměněné podobě musí uložit v úložišti datových zpráv, zavedou se do elektronického systému spisové služby a označí se jednoznačným identifikátorem. Podatelna musí kontrolovat správnost formátů elektronického podpisu, časového razítka a škodlivé kódy. Vysoké školy musí zajistit, aby uchovávání dokumentů v digitální podobě, jejich převádění do analogové podoby a naopak, bylo prováděno postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentů, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentů po celou dobu skartační lhůty. Vysoké školy mají zajistit, aby elektronické podpisy, elektronické značky nebo kvalifikované razítko byly založeny na kvalifikovaných certifikátech vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb. Vysoké školy musí vést evidenci vydaných certifikátů. Dokumenty vzniklé konverzemi nebo převodem musí být opatřeny jednoznačným identifikátorem jen v případě, že budou zavedeny do spisové služby. Dokumenty v listinné podobě je zapotřebí opatřit otiskem podacího razítka nebo jiného technologického prostředku a označit číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Vysoké školy musí ve svém spisovém řádu specifikovat postupy manipulace s dokumenty a pravidla skartačního řízení. Musí zajistit, aby byly respektovány legislativou stanovené zásady vytváření a uzavírání spisů. Musí dbát na to, aby dokumenty byly podepisovány statutárními zástupci nebo osobami k tomuto úkonu oprávněnými nebo pověřenými. Musí své dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Vysoká škola musí zabezpečit, aby veškeré dokumenty byly po celou dobu uložení autentické. Mají rovněž povinnost zabezpečit, aby byly veškeré vyřízené dokumenty po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně, která musí splňovat zákonné podmínky. Mají povinnost zajistit a aktualizovat základní evidenci spisovny, tak aby veškeré v ní uložené dokumenty byly bez problémů dohledatelné. Vysoké školy mají povinnost samostatně ukládat doručené a odeslané datové zprávy a dokumenty převáděné konverzí z moci úřední, pro které musí být zřízeno speciální úložiště. Vysoké školy musí zajistit přípravu skartačního řízení a spolupůsobit při jeho průběhu. Jsou povinny zajistit likvidaci vyskartovaných dokumentů a převod archiválií do veřejného archivu.
33
3 PRAKTICKÉ APLIKACE
CÍL Získat konkrétní znalosti a praktické zkušenosti na příkladech vybraných fází spisové služby. Pochopit význam jednotlivých pracovních postupů a metod práce s dokumenty.
PRŮVODCE STUDIEM V této kapitole se seznámíte s vybranými praktickými úkoly jednotlivých fází spisové služby. Získáte návod jak postupovat při příjmu a třídění dokumentů. Pochopíte význam označování a zapisování dokumentů do evidencí a získáte přehled o způsobech jejího provádění. Dozvíte se, jak má vypadat evidence razítek. Zvláštní pozornost bude věnována nácviku věcného popisu dokumentů a tvorbě klíčových slov potřebných k vyhledávání v evidencích. Získáte přehled o možnostech zpracování informací a záznamů, o archivačních postupech a systémech. Seznámíte se s pravidly tvorby spisových a skartačních plánů a významem jejich aplikace. Ujasníte si pracovní postupy potřebné pro správné ukládání a vyřazování dokumentů při skartačním řízení.
VÝKLAD
34 Pro vedení spisové služby hovoří nejméně 5 důvodů: 1) legislativní (zákony, vyhlášky) 2) správní (právní průkaznost, dlouhodobá prokazatelnost dokumentů) 3) organizační (vliv na úroveň organizace, řízení, racionalitu a efektivitu práce), 4) etické a profesní (dodržování profesních postupů a etických pravidel) 5) kulturní a historické (zachování dokumentů k dějinám školy, českého vysokého školství, vzdělanosti, vědy a techniky, univerzitních tradic).
2.1.Příjem a třídění Všechny zásilky určené vysoké škole musí projít podatelnou (podatelnami), ať byly doručeny jakýmkoliv způsobem. Od pošty je přejímá pouze zaměstnanec k tomu zmocněný. Při příjmu a roztřiďování na podatelně je nutno postupně provádět tyto operace: a) zkontrolovat, zda všechny zásilky patří škole; v opačném případě co nejdříve vrátit poště, b) zkontrolovat a potvrdit poště příjem doporučených zásilek a balíků, c) vyřadit obálky, které se neotevírají (na jméno, do vlastních rukou, výběrové řízení), d) otevřít ostatní obálky, vyjmout dokumenty a prohlédnout prázdné obálky, e) zkontrolovat přílohy, případné nesrovnalosti reklamovat u pošty nebo odesílatele f) orazítkovat je podacím razítkem, g) vyplnit příslušné rubriky podacího razítka, h) roztřídit takto zpracované podle organizační struktury vysoké školy. Anonymní dopisy se nehází do koše, nýbrž se předávají sekretariátu rektora. U cenných zásilek (cenná psaní) musí být obsah ověřován vždy komisionálně.
2.1.1. Obálky Pokud se obálky nepřipojují k dokumentům v listinné podobě, skladují se neporušené 1 měsíc, u doporučených dopisů se schovávají 3. měsíce. Po dobu přechodného uložení se nesmí vystřihovat nalepené poštovní známky. Obálky se vyřazují bez skartace.
DŮLEŽITÉ Návratky se však musí k dokumentům na trvalo.
připojit
35
2.1.2. Příjem účetních dokumentů Příjem účetních dokumentů lze organizovat dvěma způsoby a) Dokumenty projdou podatelnou bez označení a ekonomický odbor zajistí jejich přijetí a evidenci v elektronickém systému ekonomických agend. Nevýhodou je, že údaje o nich lze zjistit jen v samostatných evidencích. b) Účetní dokumenty jsou přijaty podatelnou, poté začleněny do elektronického systému spisové služby a předány ekonomickému odboru. Tam jsou ze spisové evidence převedeny do příslušné samostatné evidence ekonomické agendy.
2.1.3.Příjem personálních dokumentů Příjem personálních dokumentů probíhá v největším rozsahu při vzniku pracovního poměru. Realizuje se v převážné míře přímým přijímáním a předáváním dokumentů v personálním oddělení. Ostatní dokumenty personálního charakteru jsou přijímány prostřednictvím podatelny.
2.1.4. Zacházení s přílohami při příjmu dokumentů Případné nesrovnalosti při kontrole příloh se poznamenají na průvodní dokument, případně do samostatné úřední poznámky. Každá příloha musí být označena číslem jednacím podání, k němuž náleží (např. k č.j. 8050/2010-981).
2.1.5. Zacházení s kopiemi Je potřeba rozhodnout, zda je nezbytné vytvořit papírovou nebo elektronickou kopii/kopie z originálního dokumentu hned v režimu příjmu. Pokud je rozhodnuto o pořízení kopií, doporučuje se rozdělit tyto podle stanoveného rozdělovníku. Všechny kopie v elektronické i listinné formě musí být označeny a evidovány jako nové dokumenty a významově i elektronicky svázány s originálem.
2.2. Označování Označování (razítkování, prezentace) dokumentu) je v podstatě zahájením vnějších, formálních úkonů spisové služby. V její praxi rozeznáváme 4 způsoby označování:
2.2.1. Jednoznačný identifikátor
36 Jednoznačný identifikátor (známý jako prvotní identifikátor dokumentu neboli PID) je alfanumerický kód, který je generován ze elektronického systému přímo na elektronický dokument a s ním podle potřeby natištěn. Může mít podobu čárového kódu nalepovaného na dokument v listinné podobě. Ke zrychlení operací napomáhá snímač (čtečka) čarového kódu. (PID nemůže nahradit číslo jednací, protože čísla ve spisu jsou evidována pod stejným číslem jednacím).
2.2.2. Číslo jednací, evidenční číslo Číslo jednací je základním evidenčním údajem. Číselná řada začíná každoročně od čísla 1 a končí posledním zápisem daného roku. V případě samostatné evidence dokumentů je základním evidenčním údajem evidenční číslo . V případě, že číslo jednací má předřazenu zkratku původce, případně doplněnou o zkratku nebo označení útvaru a referenta, hovoříme o spisové (korespondenční) značce. Číslo jednací může mít tvar MENDELU-150/KANCL-2009 MENDELU -150/981-2009 XY – zkratka označení původce (Mendelova univerzita) 150 – pořadové číslo zápisu v evidenci dokumentů KANCL – kancléřství / 981 – kancléřství 2009 – časové období Korespondenční značka má tvar MENDELU-150/KANCL-2009/Mik
2.2.3. Spisový znak Dokumenty se označují spisovým znakem, který vyjadřuje zařazení dokumentu do věcné skupiny. Soustava spisových znaků tvoří spisový plán. Ten může být zpracován podle organizační struktury strukturální) nebo podle agend (hledisko věcné).
(hledisko
Věcné hledisko je výhodnější, není narušováno změnami organizační struktury školy. Východiskem pro věcné třídění jsou právní normy, organizační řády, statuty a další interní dokumenty, které stanoví organizační strukturu a obsahovou náplň činnosti vysoké školy. Podle nich jsou pak zpracována věcná hesla k jednotlivým agendám. Má-li spisový plán vyhovovat a racionalizovat evidenci, ukládání a vyhledávání dokumentů, musí být bezpodmínečně dodržován a centrálně aktualizován. Na vysokých školách se používá buď číselné třídění nebo kombinované třídění (alfanumerické kombinace typu A 1.1)
37
2.2.4. Ukládací znak Ukládací znak se uvádí až na vyřízený dokument před jeho uložením do spisovny. Bývá většinou identický se znakem spisovým. Někdy bývá rozšířen o skartační znak a skartační lhůtu (D.1.1 – A 10), jindy ukládací znaky zahrnují pouze základní věcné členění (D).
2.3. Evidence (Zapisování) Zapisování neboli evidence má plnit tyto funkce: a) podávat základní přehled o doručení, přidělení, oběhu, vyřízení, uložení a vyřazení dokumentů, b) sloužit jako podklady kontroly. zda a kdy byly dokumenty vyřízeny, c) prokázat, které dokumenty byly z vlastního podnětu odeslány.
DŮLEŽITÉ Zásadně se vede společná evidence dokumentů přijatých a odeslaných, nikoliv jen tzv. důležitých. Důležitost nesmí vyplývat ze subjektivních pocitů a názorů, vedoucích. Je chyba, přiznává-li se důležitost jen doporučeným dopisům. Důležitost je dána obecně závaznými právními předpisy a provozními požadavky vysoké školy. Důležitost je třeba posuzovat podle dvou hledisek: a) formálního hlediska, a to povahy odesílatele. Jsou to dokumenty došlé od ministerstev, úřadů, vysokých škol, vědeckých institucí, významných osob, zahraničních partnerů, EU, významných osobností politického, hospodářského a kulturního života. b) Obsahového hlediska, a to podle závažnosti sdělované informace. Jsou to tajné dokumenty, stížnosti, reklamace, kontrolní, prověrkové a revizní, výroční zprávy, důležité dokumenty koncepční a plánovací, vědeckovýzkumné, vzdělávací činnosti, organizační, správní, technické, výrobní, ekonomické, personální, právní povahy. Obvykle se nezapisují: ceníky, nabídky, katalogy, běžné pozvánky, noviny, časopisy, knihy, věstníky, méně významná interní sdělení, záznamy a zprávy, pravidelně zpracovávané souhrny a soupisy, výkazy, účetní doklady, inventury, došlé a odeslané objednávky, faktury, dodací listy. Ve spisovém řádu musí být uveden úplný výčet dokumentů, které se nezapisují číslem jednacím. Pokud vedoucí usoudí, že je třeba zaevidovat některý dokument uvedený v seznamu dokumentů bez čísla jednacího, může ho předat podatelně k dodatečné evidenci.
38
2.3.1. Věcný popis Velkým problémem je psaní tzv. „věci“. K vlastnostem vyjádřené věci patří 5 P: Záznam musí být: 1) přesný Je nezbytné se vyhnout zcela obecným slovům bez bližšího určení (např. dopis, dotaz, informace, žádost). 2) patřičný Zvolené výrazy musí být smysluplné a dostatečně výmluvné. 3) přiměřený Text má být stručný a k věci. Měl by charakterizovat, o čem následující text dokumentu pojednává. 4) případný Výrazy mají přesně vystihnout obsah dokumentu, aby bylo okamžitě zřejmé, co je jeho předmětem. 5) promyšlený Text má být jasný, přehledný a přesný v logické návaznosti na obsah dokumentu. Věcně správný popis „věci“ je naprosto nezbytný pro pozdější vyhledávání kteréhokoliv dokumentu.
2. 4. Oběh a vyřizování 2.4.1. Oběh Oběhem se rozumí přidělování, postupování nebo předávání dokumentů mezi pracovišti, vedoucími i zaměstnanci. Oběh musí být pravidelný, pružný, bezpečný a hospodárný. Legislativa požaduje, aby byla garantována permanentní přehlednost a dohledatelnost dokumentů. Z těchto důvodů by měl být oběh řízený předem určeným postupem pohybu uvnitř organizace. Řízený oběh se může týkat buď všech nebo jen některých dokumentů a měl by být zakotven ve spisovém řádu (například účetní dokumenty, personální agenda, studentika). Dokumenty mají obíhat jen v nezbytné míře a přitom plynule a rychle, tak, aby se nikde zbytečně nehromadily a dlouho nezdržovaly, aby mohly být co nejdříve vyřízeny a odeslány.
DŮLEŽITÉ Pro vyřizování platí zásada, že každou věc je třeba vyřizovat samostatně. Zásadně by mělo předávání papírových dokumentů písemně potvrzeno. Automatizovaný systém by měl zabezpečovat předávání dokumentů tzv. štafetovým způsobem s elektronickým potvrzením.
2.4.2. Vyřizování Při vyřizování má hlavní význam věcná správnost a včasnost. Dále je nutné dbát formální stránky vyhotovení dokumentů. Je důležité vždy uvést, kdo, kdy a jak věc vyřídil. O telefonickém nebo osobním vyřízení se píší
39 záznamy, včetně data a jména vyřizujícího. Pro úpravu dokumentů zpracovaných textovými editory platí česká státní norma. Kopie vyřízení je součástí spisu.
2.4.3. Lhůty Veškeré dokumenty mají být vyřízeny včas. Lhůty se stanoví: a) všeobecně předpisem: právním (zákonem, vyhláškami nebo usneseními ústavního /nejvyššího soudu) interním (spisovým řádem, jinými organizačními normami), b) individuálně směrnicemi, příkazy nebo dopisy nadřízeného orgánu, obchodní smlouvou (dohodou), pokyny vedoucího. …Na každé vysoké škole by měly být stanoveny všeobecné lhůty pro včasné vyřizování došlých dopisů podle těchto zásad: a) dopisy běžné (nevyžadují zvláštního šetření a jiné přípravy) vyřizovat ihned, tj. téhož dne, kdy byly pracovníkovi předěleny, nejpozději do tří dnů, b) složitější dopisy (je nutno vyhledat, opatřit a prostudovat podklady a zjistit stanovisko spolupracujících útvarů) by měly být vyřízeny do týdne. Nelze-li dokument vyřídit ihned nebo v běžné lhůtě, musí být odesílatel o nutném odkladu ihned zpraven. Lhůtu si má zaznamenávat jednak ten, kdo ji stanovil, jednak ten, kdo ji má splnit. Lhůty si zapisuje sekretářka do lhůtníku, kontrolu má provádět sám vedoucí.
2.4.4. Grafická úprava úředních dopisů Doporučení pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání úředních dopisů jsou uvedena v normě ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. V revidovaných vydáních (1997, 2002, 2007) byla uskutečněna řada změn: a) b) c) d)
e)
byl rozšířen počet odvolacích údajů a zaveden způsob uvádět je v řádkové nebo sloupcové formě, na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo, místo odeslání se uvádí v 1. pádě (Praha 21. 06. 2007), Slovo “věc“ se vypouští a píše se jen název dokumentu (například: Žádost o…), který má být buď zvýrazněn tučně, nebo podtržen (nikoliv však tučně a podtrženě zároveň), každý dopis začíná oslovením, a to v 5. pádě (i v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno adresáta neznáme, např. Vážení)
40 f) g)
h) ch) i) j)
odstavce začínáme psát od levé svislice, mezi oslovením, jednotlivými odstavci a závěrečným pozdravem se vkládá jeden volný řádek (nadále se používá jednoduché řádkování), tvary přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, se píše velkým písmenem, malá písmena naznačují, že jde o dopis soukromý nebo důvěrný, u úředních dopisů se zavádí bloková úprava (zarovnání levého i pravého okraje), podpis (případně i razítko lze umístit od levé svislice nebo vpravo. větší počet příloh se uvádí pod zvýrazněný nadpis Přílohy. Slovo Přílohy by mělo být zvýrazněno (nebo podtrženo) a nepíše se za ním dvojtečka
DŮLEŽITÉ Normy pro psaní písemností se vztahují také na e-maily, které se používají jako oficiální úřední dopisy, nikoliv jako interní sdělení. Pro úpravu e-mailové korespondence platí stejné zásady jako pro dopisy zasílané poštou. Nepoužívá se však dělení slov, protože lámání řádků se řídí softwarem příjemce a je přizpůsobeno velikosti písma. Na odesílání příloh a kopií jsou v elektronické poště vyhrazeny speciální položky pro jejich zadání. Pokud je nastaven automatický podpis, zakončení se vypisuje automaticky jako celek. Obsahuje např. jméno a příjmení odesílatel, název a adresu odesílající instituce a kontaktní údaje, popř. odkaz na adresy internetových schránek.
2.4.5. Grafická úprava osobních dopisů vedoucích …Obsah osobních dopisů může být různorodý. Mohou to být jak dopisy společenského styku ( blahopřání, soustrasti, poděkování, omluvy, pozvání, omluvy) tak dopisy se zaměřením pracovním (doporučení, žádosti, finanční příspěvek, mimořádný termín, mimořádné podmínky smlouvy).
DŮLEŽITÉ Pro osobní dopisy platí jiná pravidla než pro obchodní a úřední korespondenci. Vedoucí mají pro svou korespondenci dopisní papíry, na nichž je jichž předtištěna jejich funkce a název organizace , případně logo. Konkrétní jméno se dopisuje nad nebo pod předtisk.
41 Celková úprava se podle normy řídí těmito pravidly: a) v datu se uvádí místo odeslání a měsíc se vypisuje slovy (např. Praha 5. května 2009), b) používá se řádkování 1 ½, dvakrát se řádkuje mezi oslovením a textem, mezi odstavci a mezi posledním řádkem textu a pozdravem, c) nové odstavce se od levé svislice zpravidla odrážejí, d) podpis je vždy vlastnoruční, pod podpis se již jméno a funkce netiskne, e) poznámka o přílohách se uvádí u levé svislice jako na jiných dopisech, f) adresa příjemce se píše pod podpisem od levé svislice; pokračuje-li dopis na dalších listech, bude adresa na posledním listu vlevo dole, g) v osobních dopisech do zahraničí se adresa umísťuje vlevo nahoře (stejně tak i v dopisech občana organizaci), h) na dopis se nedává razítko.
2.5. Uspořádání Po uzavření věci a odeslání dokumentu je nutné uspořádat spis buď chronologicky, abecedně nebo numericky. a) Korespondence, zápisy ze zasedání akademických orgánů se zakládají chronologicky. b) Účetní doklady se řadí v číselných řadách stanovených pro jednotlivé typy dokladů ve vnitřní směrnici, příp. projekčněprogramové dokumentaci, c) Studijní spisy (osobní spisy) se ukládají abecedně podle příjmení studentů (zaměstnanců), d) technická dokumentace se řadí abecedně dle názvů objektů staveb, věcně, dále chronologicky.
2.6. Podepisování, razítka 2.6.1. Podpisová práva Při stanovení podpisového práva se má vycházet z účelné kombinace zásad decentralizace působnosti, delegace pravomoci a samostatnosti rozhodování. Podpisová pravomoc má být totožná s odpovědností za svěřenou agendu v souladu s organizačním řádem, pověřením nebo konkrétním pokynem nadřízeného pracovníka. Je třeba dbát zásad upravujících způsob podepisování dokladů majetkové, finanční, peněžní a účetní povahy. Čistopisy se podepisují vlastnoručně. Vzhledem k nečitelnosti většiny podpisů se vepíše jméno a příjmení a funkce podepisujícího. Pokud není stanoveno zvláštními předpisy jinak, obsahuje dokument jen jeden podpis. Umístní se v pravé polovině dopisního papíru pod razítkem, které má být asi 3 řádky pod ukončeným textem. Jsou-li nutné dva podpisy, je podpis nižšího vedoucího vpravo pod razítkem, vyššího vlevo.
42 Pracovník, který je pověřen vyřízením věci, avšak nemá právo podepisovat, označí originál i kopii parafou jako důkaz věcné a formální správnosti a předkládá je k podpisu. Nepodepisuje-li vyřízený dokument zodpovědný pracovník, uvede se pouze jeho jméno a funkce a k ní připojí podepisující zástupce „za“ nebo „v zastoupení“ před jeho jménem. Není-li třeba vlastnoručního podpisu, uvede se jméno a funkce pracovníka, který návrh schválil, na místě určeném pro podpis se zkratkou „v.r.“ za jménem. Čistopis se opatří doložkou „Za správnost vyhotovení“ v levém dolním roku. Doložku podepisuje pracovník, který odpovídá za to, že vyhotovení souhlasí s předlohou. …Razítkuje se jen dokument určený pro vnější styk. Elektronické podpisy jsou užívány zejména v elektronickém styku s bankami, ministerstvy, grantovými agenturami a dalšími institucemi.
2.6.2. Razítka Užívání a podobu razítek na každé vysoké škole upravuje interní předpis. Vysoká škola vede evidenci úředních razítek, která má obsahovat a) otisk razítka b) uvedení jména, příjmení a funkce osoby, která razítko převzala a užívá, c) datum převzetí razítka, d) datum vrácení razítka, e) datum vyřazení razítka z evidence, f) datum ztráty razítka. Existuje-li více razítek na jednom pracovišti, musí být odlišeny pořadovými čísly. Neplatná a poškozená razítka se vyřazují ve skartačním řízení.
2.7. Vypravování, odesílání 2.7.1.Vybavování dokumentů na pracovištích Došlá podání společně s písemnými odpověďmi přebírá od vedoucího odpovědný pracovník (sekretářka). Taktéž zabezpečuje odesílání dokumentů vzniklých z vlastního podnětu („vlastní“). k vybavení dokumentů je třeba provést následující úkony: provedení kontroly všech požadovaných vyřízení a připojených příloh, b) vkládání dokumentů do obálek s přesnými adresami příjemců, c) doplnění údajů o odeslání v elektronické spisové službě, d) odesílá-li se podle rozdělovníku, kontrola správnosti rozdělení, Jména jednotlivých adresátů uvedená v rozdělovníku viditelně se a)
43
e)
f) g) h)
zatrhnou. Rozdělovník se vkládá do spisu a slouží jako podklad kontroly, je-li několik vyřízení v jedné obálce, vkládá se do ní soupis čísel jednacích, podle něhož adresát kontroluje, zda mu všechna vyřízení došla, vyřizované dokumenty určené ve vnitřním styku se předají do schránek jednotlivých pracovišť na podatelně, vyřizované dokumentu určené mimo vysokou školu se předají výpravně, originály došlých podání, případě koncepty a další podklady (tzv. uspořádaný spis) se uloží do příruční spisovny.
2.7.2. Vypravování dokumentů ve výpravně Vypravováním se rozumí odesílání dokumentů mimo vysokou školu. Funkce výpravny je odvozena od stupně centralizace vybavování a odesílání dokumentů. Z tohoto důvodu je zřizována centrální výpravna a výpravny decentralizované zpravidla na odlehlých pracovištích. Provoz výpravny /výpraven se jejich řídí organizačním řádem. Pro odesílání zásilek prostřednictvím pošty platí ustanovení poštovního řádu. Pro zasílání zásilek doručovacími službami pak předpisy těchto služeb. Výpravna zabezpečuje odesílání následujících zásilek: a) obyčejné zásilky, b) doporučené zásilky, c) dodejky, d) dobírky, e) dodání do vlastních rukou adresáta, f) balíky, g) elektronické dokumenty (datové zprávy) datovou schránkou. Přebírání dokumentů do výpravny je prováděno fyzicky doručovací knížkou nebo předávacími protokoly. Převzetí dokumentů k vypravení je potvrzeno podpisem přebírajícího. Přebírání je současně prováděno elektronickým procesem předání a převzetí. Z hlediska doručení zásilky rozlišujeme na : a) nesledované (po předání poště je považujeme za doručené; sem patří běžné zásilky ve smyslu poštovního řádu, b) sledované (doručované na doručenky, návraty dodejky, doporučené dopisy a zásilky jiným způsobem sledované –kurýrní služby) Ve výpravnách se pak dále třídí na sledované zejména doporučené zásilky a nedoporučené. Doporučené zásilky a dopisy s doručenkou/dodejkou musí být zapsány do poštovního předávacího archu. Jejich převzetí potvrdí na tomto archu přebírající pošta.
44 Při podání k poštovní přepravě musí být úplně vyplaceny (výplatní povinnost) všechny druhy zásilek, s výjimkou odpovědních zásilek. K vyplacení lze použít na základě povolení místně příslušné správy pošt výplatních strojů. Doručenka a dodejka jsou vždy součástí příslušného spisu (na vysokých školách zejména studijní agenda). Pravidla pro nalepení PID upravují příslušné interní předpisy České pošty.
2.8. Zpracování informací 2.8.1. Správa záznamů a informací Správa záznamů je oblast zpracování informací. Pro způsob vedení záznamů existují centralizované programy, které spravují odborní zaměstnanci. Opačně řada organizací žádný program nemá a zaměstnanci si organizují práci dle svého uvážení. Při zpracování záznamů je nejdůležitější uspřádat soubory tak, aby se daly později snadno nalézt. Organizace orientované na tvůrčí činnost (také vysoké školy) si zřizují jednak oficiální „archivy“, jednak si jednotliví zaměstnanci vytváření vlastní osobní „archivy“. Z pojetí legislativy však plyne, že se nejedná o archivy, ale jen o příruční registratury Osobní archivy bývají nekompletní a orientují se v nich obvykle pouze jejich autoři. Oficiální archivy jsou buď centralizované nebo decentralizované. Centralizace se provádí většinou na úrovni organizačních součástí (fakulty, ústavy) méně na úrovni celé organizace. Centralizace podporuje rozvoj archivačních systémů a standardizaci archivačních postupů. Zjednodušuje výcvik personálu, snižuje jeho početnost a naopak zvyšuje přehlednost a bezpečnost uložených souborů dokumentů.
2.8.2. Archivační postupy Smíšené formy úřadování si vyžadují synchronicky vedené pracovní postupy při manuálním i elektronickém archivování.
2.8.2.1. Manuální archivování -
-
Při manuálním archivování je třeba zachovat tyto zásady: rozdělit jednotlivé dokumenty do kategorií (korespondence faktury, zprávy, oběžníky, rozhodnutí ) jednotlivé položky seřadit podle spisového (ukládacího) plánu tyto soubory dále uspořádat buď chronologicky, abecedně nebo numericky
45
-
-
na hřbet šanonu zaznamenat jeho věcný obsah, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu pro snadnou orientaci vyplnit archy s křížovými odkazy a založit do pořadače, k urychlení orientace v uložených dokumentech je možné si sestavit rejstřík (jmenný, věcný nebo místní).
DŮLEŽITÉ Pokud zakládáte nový archivní šanon (pořadač), musí jeho označení odpovídat příslušnému názvu elektronického souboru
2.8.2.2.Elektronické archivování Dokumenty je nezbytně nutné ukládat do elektronických složek. Pojmenování souborů musí být přehledné a srozumitelné. Stejně jako při manuálním ukládání umožňuje aplikace Microsoft Word vytváření křížových odkazů i rejstříků a seznamů. Obranou proti hromadění dokumentů na pevném disku lze předejít pravidelným přenášením neaktivních souborů na vyjímatelné disky případně zálohováním na vzdálený server.
2.8.3. Archivační systémy Bez ohledu na formu souborů (analogová, digitální) je třeba vytvořit přehledný systém pro umísťování současných dokumentů (záznamů) a pro jejich případné další rozšiřování. Je praktické vytvořit jednotný systém dokumentů (názvy souborů, označování). Metoda řazení musí být shodná pro elektronické i papírové dokumenty.
2.8.3.1. Abecední archivy -
Při řazení jmen, míst a jiných objektů se řadí dokumenty od A do Ž. V určitých situacích platí zvláštní pravidla:
-
osobní jména se uvádějí v pořadí příjmení a jméno, tituly (Pospíšil Jan, Ing.) názvy firem tvořené osobním jménem ponecháváme v původním stavu, nepřevracíme pořádek slov, jak bychom postupovali jako u samotných jmen osobních (John Hill & synové) pomlčky nebereme v úvahu, každou část kombinace spojené pomlčkami považujeme za zvláštní slovo (Madeline Hill- Saunders budeme řadit jako HillSaunders Madeline)
-
-
46 -
zkratky vypíšeme celým slovem (Novák Fr., - František)
Systémy abecedního řazení mohou používat ke snadnějšímu vyhledávání barevné kódování (různé barvy štítků, pořadačů nebo oddělovacích karet). K vyhledávání položky zařazené pod jedním ze dvou i více jmen slouží křížové odkazy. Kartu s křížovým odkazem je třeba zařadit do archivu s odkazem na alternativní jména. Variantou abecedního řazení je geografické uspořádání dokumentů. K ukládání abecedním systémem řazených dokumentů se používá zásuvek nebo polic za pomocí okrajových štítků a etiket.
2.8.3.2. Věcné archivy Nejjednodušším systémem při věcném řazení materie bývá konvenční řazení od A do Ž. Na jeho rozšiřování nebo údržbu není potřeba žádného školení. Je to směsice obecných a konkrétních nadpisů bez žádných souvislostí a bez podnadpisů, které by odrážely specializované rysy daného tématu. Tyto problémy může řešit hierarchický tématický nebo klasifikační systém. Dokumenty jsou uspořádány v síti logicky provázaných pododdílů, které představují obecné a specifické aspekty daného tématu nebo činnosti. Všechny záznamy je třeba rozdělit do širokých skupin, sérií. Každá ze sérií se dále může členit do dvou i více primárních kategorií. Primární kategorie může být podrozdělena do sekundárních kategorií. Tvorba tématického hierarchického řazení je časově velice náročná a vyžaduje důkladnou znalost činností, při nichž byly dokumenty vytvořeny.
2.8.3.3. Číselné archivy K archivování dokumentů finančních operací jsou používány číselné systému. Systémy umožňují vyhledávání dokumentů podle identifikačního čísla. Číselné systémy vyžadují vést rejstřík obsahující názvy a příslušná čísla souborů. Nejjednodušší je postupné (konsekutivní) číselné řazení dokumentů. Pro něj je charakteristické základní postupné uspořádání, přičemž na konec archivu se vždy přidává nejvyšší číslo. Dalším typem číselného uspořádání je řazení dokumentů podle koncových čísel. Systém řazení vyžaduje indikátor obsahující šest i více číslic. Při používání kratších čísel záznamů může být číselná frekvence doplněna nulami. Číselné systémy jsou slučitelné se zásuvkovým nebo policovým archivačním vybavení s barevnými oddělovacími kartami.
47 Další variantou číselného řazení je chronologické řazení, které se často užívá v osobních archivech. Záznamy se řadí podle data, přičemž nejnovější dokument se řadí na začátek. Starší systém desetinného řazení klasifikuje záznamy do deseti nebo méně hlavních kategorií číslovaných 000 až 900. Každá hlavní sekce může být dále dělena do pododdílů, a ty zase dále rozdělen (např. 813 a dále 813.1, 813.2 atd.). Další možností je dvojí číselné řazení. Tento systém používá čísla, která jsou vždy rozdělena do dvou číselných skupin oddělených mezerou, pomlčkou nebo jiným znakem (např. 40-1, kde 40 je sekce, 40-1 je pododdíl; 40 může znamenat Počítače, 40-1 Údržba počítačů). Jinou variantou je blokové číselné řazení. V blokovém systému je blok čísel přiřazen k hlavním funkcím nebo oblastem činnosti. Poddíly jsou zpracovány stejně jako u dvojího číselného řazení Například čísla 300-500 mohou být přiřazena tématu Počítače, takže 300-17 může znamenat údržba počítačů. Na vysokých školách bylo v roce 1962 zavedeno alfanumerické řazení dokumentů. Alfanumerické systémy, v nichž identifikátor souboru obsahuje směs abecedních znaků a čísel, kombinují techniku abecedního a postupného číselného řazení. Čísla mohou být uspořádána před hlavními znaky nebo za nimi. Primární názvy témat jsou uspořádány abecedně a každému z nich je přiřazeno číslo. Například: 100 Počítače je primární téma, jeho pododdílu Počítače – údržba bude přiřazeno číslo 103 a bude číselně řazeno za 100 Počítače. Alfanumerický systém umožňuje rozšiřování téměř do nekonečna, ale jeho vytvoření a osvojení může být obtížné.
2.8.3.4. Elektronické archivy Elektronické archivy zahrnují technologie, pomůcky a prostředky, které umožňují elektronické ukládání a vyhledávání. Hlavními formami archivování elektronických dokumentů je jejich ukládání do magnetické paměti a do optické paměti diskových jednotek. Ukládání do magnetické paměti se týká pevných disků, disket a pásků Ukládání do optické paměti se týká optických formátů disků a pásků, např. CD-ROM (kompaktní disk s permanentní pamětí), WORM ( jednorázový zápis a možnost opakovaného čtení), CD-R (zápis). CD – DA ( digitální záznam zvuku). Elektronické archivování je velmi atraktivní a jeho používání v současnosti velmi rozšířené, protože jeho nároky na prostor jsou menší než u papírových archivů. Data na magnetických a optických médiích však nejsou dostatečně stabilní pro trvalé archivování. Generovaná data ke konverzi nemusí být slučitelná s jiným systémem, s jinými verzemi téhož systému, a proto dochází ke zničení nebo ztrátě dat.
48 Elektronické soubory a dokumenty musí být opatřen dokumentovým profilem ( indexem), který umožní jejich pozdější vyhledávání. Vyhledávání v elektronických archivech se děje zadáním klíčových slov nebo fulltextově.
2.9. Ukládání dokumentů 2.9.1. Příprava ukládání Z praxe vyplynulo, že ukládání dokumentů tvoří v mnoha organizacích nejslabší článek řetězu činností spisové služby. Pro ukládání dokumentů je třeba dbát těchto organizačních požadavků: a) organizačně a prostorově zajistit ukládání tak, aby byly dokumenty vždy co nejrychleji dosažitelné, b) v rámci spisových značek volit takové uspořádání, které by přihlíželo k potřebě jejich nejčastějšího vyhledávání, c) prostory spisovny zvolit tak, aby nebyly jakýmkoliv způsobem ohroženy dokumenty tam uložené. Pro ukládání lze zvolit dvou nebo třístupňový způsob ukládání: a) dvoustupňový (příruční nebo útvarová spisovna → centrální spisovna) b) třístupňový (příruční spisovna → útvarová spisovna →centrální spisovna)
DŮLEŽITÉ Pokud nebude spisovna prostorově a personálně zabezpečena, i dobře zvolený způsob ukládání bude k ničemu. V příruční nebo útvarové spisovně jsou ukládány tzv. „živé“ spisy, v centrální spisovně spisy „mrtvé“. Dokumenty ukládané ve spisovně musí splňovat tyto požadavky: a) dokumenty musí být vyřízené (tzv. uzavřené) a uložené původních obalech. V centrální spisovně by bylo vhodnější je umístit do archivních krabic. b) spisy musí tvořit ukládací jednotku, ve které jsou soustředěny dokumenty věcně k sobě příslušné (podle spisových znaků. Pokud jsou uloženy podle data, je nutné zachovat chronologii. c) na ukládací jednotce musí být uvedeno: 1) název organizace (horní část hřbetu), 2) značka a název organizační jednotky (např. otisk razítka), 3) spisová značka, 4) označení agendy (agend věcně příslušných), 5) vročení (rok vzniku a rok vyřízení dokumentů) 6) skartační znak, 7) skartační lhůta 8) rok skartace.
49
Ukládací jednotkou se rozumí ukládací pomůcka (svazek, pořadač, rychlovazač, balík), v němž se pod jednou spisovou značkou zařazují dokumenty stejného věcného obsahu.
2.9.2. Spisovna Uspořádané dokumenty se ukládají do regálů, případně speciálních skříní a trezorů. O uložení ve spisovně musí být veden a pravidelně aktualizován přehled uložení, tzv. lokační přehled. Lokační přehled obsahuje tyto údaje a) budova (název nebo kód objektu), b) místnost (numerické nebo alfanumerické označení místnosti), c) regál (číslo regálu v rámci místnosti), d) paprsek (číslo paprsku v rámci regálu, e) police (číslo police v rámci paprsku).
DŮLEŽITÉ Bez předávacího protokolu nesmí být do spisovny převzaty žádné dokumenty. Potvrzenou kopii předávacího protokolu pracoviště, originál zůstává ve spisovně. Předávání do spisovny se zakotvených ve spisovém řádu.
děje
si
v předem
ponechá
určených
předávající
termínech
Spisovna musí být umístěna v budově chráněné před povodněmi, vybavena práškovými hasícími přístroji. Nesmí jí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí ani dešťová a splašková kanalizace. Prostory musí být zajištěny proti vstupu nepovolaných osob a vybaveny regály. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo správním archivu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem. Spisovna musí vést evidenci dokumentů. Mohou jí být předávací protokoly řazené dle jednotlivých pracovišť nebo archivní kniha. Spisovna musí vést i evidenci zápůjček v knize zápůjček. Obsahuje tyto údaje: a) číslo zápůjčky, b) komu půjčeno, c) co půjčeno, d) kdy vrátit, e) kdy vráceno, f) kdy urgováno,
50 g)
povolení zápůjčky pracovníkovi z jiného pracoviště než kde dokument vznikl (jen se souhlasem vedoucího příslušného pracoviště) O návštěvách se vede kniha návštěv.
Na vysokých školách bývají tzv. specializované spisovny pro personální dokumenty, ekonomické a mzdové agendy a technickou dokumentaci.
2.10. Vyřazování (skartace) Skartační řízení se provádí po uplynutí skartačních lhůt u dokumentů, které z běžných hledisek správních a provozních již nejsou potřebné pro činnost jednotlivých pracovišť. Důležitou pomůckou je spisový a skartační plán a organizovaný systém ukládání dokumentů. Ve spisovnách se roztřídí dokumenty na tři skupiny dle skartačních znaků (A,V,S). V případě, že spis obsahuje dokumenty s různými skartačními lhůtami, je rozhodujícím pro celý spis znak nejvyšší , tj. znak „A“. Určené skartační lhůty vyjadřují minimální dobu, kdy je třeba dokument stanoveným způsobem uchovávat. Pokud je dokument potřebný i po uplynutí určené lhůty, může vysoká škola po předchozím projednáním s příslušným archivem lhůtu prodloužit. Naopak zkracovat se skartační lhůty nedají. Zhruba lze říci, že začátkem skartační lhůty je rok následující po „běžném“ vyřízení záležitosti.
DŮLEŽITÉ Skartační lhůty se vztahují pouze na jedno vyhotovení téhož dokumentu, obvykle na originál a jednu kopii. Ostatní rozmnožené dokumenty jsou multiplicity a jejich vyřazení lze provádět i mimo stanovený termín skartace. Pokud jde o dokumenty účetních a mzdových agend, skartační lhůty v zásadě stanoví zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty, ale i zákon o správě daní a poplatků. Skartační řízení se provádí pravidelně podle zásad stanovených ve spisovém řádu vysoké školy. Úkolem skartace je oddělení dokumentárně cenných dokumentů k trvalému uložení do archivu a vyčlenění dokumentů bez trvalé historické hodnoty. Po vydání skartačního protokolu Moravským zemským archivem v Brně se dokumenty vyřazené z příručních spisoven i centrálních spisoven předávají univerzitnímu archivu. Tento zajistí likvidaci dokumentárně
51 bezcenných dokumentů a převzetí archiválií k trvalému uložení a zavedení do celostátní evidence Národního archivního bohatství (PEvA).
2.11. Informace o stavu vyřizování dokumentů Včasné a operativní vyhledávání informací vychází především z důsledného a přehledného vedení evidence dokumentů. Nesprávně vyplněné nebo nevyplněné údaje a nesystematicky a nepřehledně uložené dokumenty nejen v pořadačích, ale i adresářích počítačů paralyzují nejen práci s dokumenty, ale i rozhodovací a řídící činnost vysoké školy. Elektronický systém spisové služby byl měl vytvořit centrální databázi veškerých informací o dokumentech přijatých i odeslaných. Vysoké školy by měly nástroje k transparentnímu, pohotovému vyhledávání a dlouhodobé průkaznosti a prokazatelnosti informací a dat v nich uložených.
KONTROLNÍ OTÁZKY 1) Jaké jsou důvody pro vedení spisové služby? 2) Jaké úkoly má podatelna při převzetí přijatých dokumentů? 3) Jakou podobu má číslo jednací? 4) Jakou podobu má evidenční číslo ze samostatné evidence? 5) Co je spisový plán ? 6) Z jakých hledisek posuzujeme důležitost dokumentu? 7) Co je řízený oběh dokumentů? 8) Jak se stanovují lhůty pro vyřizování? 9) Jak naložit s neplatnými razítky? 10) Jaká jsou pravidla podepisování dokumentů? 11) Jaké pracovní postupy má zajistit pracoviště při vybavování dokumentů k odeslání? 12) Jaké úkoly zabezpečuje výpravna? 13) Jaké dokumenty a spisy jsou uloženy v příruční spisovně, jaké jsou uloženy v centrální spisovně a jaké se předají do archivu? 14) Co je lokační přehled? 15) Jaké požadavky musí splnit místnost určená pro spisovnu?
PIKTOGRAM SHRNUTÍ Spisová služba na vysokých školách musí být vedena jak z důvodů legislativních, tak i organizačně-správních, etických a profesních a kulturněhistorických. Veškeré dokumenty určené vysoké škole musí přijmout podatelna. Její zaměstnanci jsou povinni kontrolovat zásilky z hlediska jejich příslušnosti a úplnosti. Jedině podatelna může označovat dokumenty podacím razítkem, které vyplňuje předepsanými údaji. Podatelna je zodpovědná za správné roztřídění zásilek dle organizační struktury vysoké školy.
52
Evidence účetních dokladů a personálních a mzdových dokumentů se děje v odlišných režimech než ostatní pošta. Podatelna je jediným místem určeným k příjmu datových zpráv do datové schránky vysoké školy. Základem evidence je jednoznačná identifikace dokumentu v systému spisové služby, zejména vytvoření základního evidenčního záznamu. Důležitost dokumentů, které mají charakter úředních dokumentů, je dána obecně závaznými právními předpisy a provozními požadavky vysoké školy. Zásadně se musí vést společná evidence dokumentů přijatých a odeslaných. Věcně správný popis dokumentu je nezbytný pro jeho pozdější vyhledávání. Každá příloha dokumentu musí být označena číslem jednacím nebo evidenčním číslem samostatné evidence dokumentů, ke kterému náleží. Již v režimu příjmu, nejpozději ´při evidenci dokumentu se musí rozhodnout o pořízení kopií. Organizace oběhu dokumentů musí vést k jejich permanentní přehlednosti a dohledatelnosti. Řízený oběh se může týkat všech nebo jen některých dokumentů. Předávání dokumentů musí být transparentní. Každou věc je třeba vyřizovat samostatně. Při vyřizování má být kladen důraz na věcnou správnost, včasnost a formální náležitosti vyhotovení dokumentu. Lhůty vyřízení se stanoví právním předpisem nebo individuálním termínem. Grafická úprava úředních dopisů je uvedena v normě ČSN 01 6910Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Normy pro psaní písemností se vztahují i na e-maily, které jsou použity pro úřední dopisy. Pro osobní dopisy platí jiná pravidla než pro úřední korespondenci. Uspořádání spisu je vázáno ustálenými postupy, popsanými ve vyhlášce. Podpisová práva vychází z akademické samosprávy vysokých škol a z delegace pravomocí. Je třeba dbát zásad upravujících způsob podepisování dokumentů. Podobu a užívání razítek určuje na vysokých školách interní předpis.
53 Přípravné práce nutné k vybavení vypravovaných dokumentů zahrnují kontrolu vyřízení doplnění údajů v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů a fyzické předání zásilek určených k odeslání do výpravny. Vypravování dokumentů určených k odeslání se provádí ve výpravně, která zajišťuje veškeré úkony vyplývající z ustanovení poštovního řádu. Správa záznamů a jejich zpracování se děje jak na úrovni úřední, tak osobní a je vázána archivačními postupy a systémy. Způsob řazení dokumentů musí být shodný při manuálním archivování písemných dokumentů i při elektronickém archivování. Dokumenty mohou být řazeny kombinovaně (alfanumericky).
abecedně,
věcně,
číselně
nebo
Základní formou archivování elektronických dokumentů se rozumí jejich ukládání buď do magnetické nebo optické paměti diskových médií. Ukládání dokumentů se provádí podle stanoveného ve spisovém řádu vysoké školy. Spisovna musí zabezpečena.
být
prostorově,
organizovaného
stavebně-technicky
i
systému
personálně
V příruční spisovně jsou uloženy tzv. živé spisy. Do spisovny, případně centrální spisovny se předávají z příručních spisoven tzv. mrtvé spisy. Ve spisovně má být zvolen jednotný způsob ukládání dokumentů. Spisy mají být seřazeny dle věcné příslušnosti vyjádřené spisovými znaky. Spisy musí být uloženy v regálech, speciálních skříních a o jejich uložení má být veden k lokační přehled. Bez předávacího protokolu nesmí být do spisovny převzaty žádné dokumenty. Ve spisovně musí být vedena evidence dokumentů, přehled zápůjček a kniha návštěv. Po uplynutí skartačních lhůt je třeba zahájit skartační řízení. Vyřazování nepotřebných dokumentů se provádí pravidelně podle zásad spisového řádu vysoké školy. Dokumentárně bezcenné dokumenty se předají k likvidaci. Archiválie převezme fyzicky univerzitní archiv k trvalému uložení a k zavedení do celostátní evidence Národního archivního dědictví (PEvA).
LITERATURA
54 1. BITTNER, Ivan, ONDŘEJKOVÁ Olga, SMUTNÁ Kateřina, ŠTROBLÍK Vladimír, Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře,1. vyd. Praha: Linde, 1998, 211 s., ISBN 80-7201142-1. 2 .FLEISCHMANNOVÁ,Emílie, JONÁŠ Ivan, KULDOVÁ Olga, Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2, Praha: Fortuna, 2005, 152 s., ISBN 80-7168-924-6 . 3. ŠKROŇOVÁ Eva a kolektiv, Abeceda asistentky a sekretářky, Praha, Computer Press, Brno 2003, 220 s., ISBN 80-7226-932-1. 4. Moderní sekretářka, Moderní kancelář, Praha, Pragma 2001, 478 s., ISBN 80-7205-931-9. Úplné znění zákona č. 449/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn, In: Sbírka zákonů č. 243, roč. 2010, částka 86, Dostupné z URL< http://www.aplikace.mvcr.cz/sbirka.zakonu/start.aspx> [cit. 2011-02-11] Vyhláška č. 191 ze dne 23.června 2009 o podrobnostech výkonu spisové služby, In: Sbírka zákonů č. 191, roč. 2009, částka 57, Dostupné z URL http://www.cesarch.cz/data/fil_0103.pdf [cit. 2011-02-21]
