Archiefselectie. è Stappenplan voor de opmaak van een archiefselectielijst. Versie maart Brochures: aanbevelingen en advies

11

Brochures: aanbevelingen en advies

Archiefselectie è Stappenplan voor de opmaak van een archiefselectielijst

Versie maart 2012

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie

1

Archiefselectie è Stappenplan

voor de opmaak van een archiefselectielijst

INHOUDSTAFEL TEN GELEIDE............................................................................................................................. 4

1. Krijg steun van het management.......................................................................................... 6 2. Neem contact op met het Rijksarchief.................................................................................. 6 3. Maak enkele fundamentele keuzes...................................................................................... 7 3.1. Structurele of functionele indeling?............................................................................... 7 3.2. Archiefselectielijst of archiefbeheersplan?..................................................................... 8

4. Verzamel documentatie en informatie.................................................................................. 9 5. Organiseer een informatievergadering................................................................................ 10

6. Ga ter plaatse en neem interviews af ................................................................................ 10 7. Vraag feedback aan je collega’s.........................................................................................14 8. Vraag feedback aan het Rijksarchief...................................................................................14 9. Regel de formaliteiten.........................................................................................................15

10. Pas de archiefselectielijst toe en hou deze up-to-date.......................................................15 MEER WETEN?.........................................................................................................................17

ADRESSENLIJST.......................................................................................................................18

3

TEN GELEIDE Voor wie is deze brochure bestemd? Deze brochure richt zich tot de archivarissen of archiefverantwoordelijken van die overheids­ organisaties die onder de toepassing vallen van de Archiefwet en nog niet over een eigen archief­­­ selectielijst beschikken. Een lijst van reeds beschikbare archiefselectielijsten kan geraadpleegd worden op de website van het Rijksarchief. Sommige instellingen ‑ meer bepaald de gemeenten, OCMW’s, kerkfabrieken en huisvestingsmaatschappijen - kunnen een beroep doen op algemene selectielijsten en moeten dus niet per se een eigen, individuele selectielijst opstellen. Wat is een archiefselectielijst? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun adminstratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken na het verstrijken van de termijn ofwel vernietigd kunnen worden, ofwel wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats - in dit geval veelal het Rijksarchief - overgebracht kunnen worden. Waarom een archiefselectielijst opstellen? Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt daarom dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgebracht moeten of kunnen worden. Het is echter heel omslachtig om de vernietiging of overbrenging van archieven telkens opnieuw ad hoc te organiseren. Vanuit het oogpunt van het management is de opmaak van een archiefselectielijst de ideale oplossing. Wat zijn de voordelen van een archiefselectielijst? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer personeelsleden in een dergelijke context zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met

4

betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. En tot slot… Wie nog vragen heeft, kan altijd contact opnemen met het Algemeen Rijksarchief en Rijks­archief in de Provinciën (voor alle contactgegevens, raadpleeg de website www.arch.be) of een e-mail sturen naar [email protected]. Suggesties en opmerkingen met betrekking tot deze brochure zijn natuurlijk ook altijd welkom.

5

1. KRIJG STEUN VAN HET MANAGEMENT De steun van het management is essentieel om de opmaak én de verdere opvolging van de archiefselectielijst tot een goed einde te brengen. Niet alleen moet je zelf de nodige tijd voorzien voor al de hieronder omschreven stappen, je zal ook een beroep moeten doen op de tijd en de medewerking van je collega’s. Benadruk de in de inleiding aangehaalde voordelen van een archiefselectielijst. De opmaak van een archiefselectielijst neemt gemiddeld twee tot drie maanden in beslag maar dit kan uiteraard variëren naargelang de bevoegdheden van je organisatie, de mede­werking van je collega’s, de omvang en de staat van het archief, de aan- of afwezigheid van een volwaardige archiefdienst en/of van archief­verant­woorde­lijken, enz. TIP

Toon het management enkele voorbeelden van reeds bestaande archief­ selectie­lijsten. Je vindt deze op de website van het Rijksarchief. (www.arch.be, rubriek “Advies over archiefbeheer”.)

2. NEEM CONTACT OP MET HET RIJKSARCHIEF De medewerking van het Rijksarchief bij de opmaak van de selectielijst is niet alleen vanuit wettelijk oogpunt noodzakelijk, maar kan je ook heel wat tijd besparen. Je contactpersoon bij het Rijksarchief kan je immers bijkomende uitleg verschaffen of je bij de uitvoering van de verschillende stappen hulp bieden.

TIP

6

De contactgegevens van de bij het toezicht betrokken archivarissen kan je vinden op de website van het Rijksarchief (www.arch.be, rubriek “Advies over archiefbeheer”).

3. MAAK ENKELE FUNDAMENTELE KEUZES Vooraleer je start met de opmaak van een archiefselectielijst, moet je enkele fundamentele keuzes maken. Kies je voor een structurele of functionele indeling? Volstaat een archiefselectielijst of is er nood aan een uitgewerkt archiefbeheersplan?

3.1. Structurele of functionele indeling?

Structurele indeling: de archiefreeksen worden per entiteit (dienst) en volgens het hiërarchisch niveau van het organo­gram vermeld. Voor elke dienst stemt de volgorde van de reeksen overeen met de door de eenheid uitgeoefende opdrachten. Dit model is erg herkenbaar en gemakkelijk toepasbaar, maar heeft als belangrijkste nadeel dat het bij de volgende reorganisatie achterhaald raakt en aangepast moet worden aan de nieuwe organi­satiestructuur. Voorbeeld van een structureel model: A. Voorzitterschap en directiecomité A1. Voorzitterschap (secretariaat van het)

A1.01

Agenda van de briefwisseling van de vroegere secretarissen-generaal en van de voorzitter

1997-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.02

Briefwisseling van de vroegere secretarissen-generaal

1945-2003

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.03

Briefwisseling van de voorzitter

2004-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.04

Alfabetische index van de dossiers van de voorzitter

2004-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.05

Dossiers van de voorzitter

2004-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

2004-heden

20 jaar

overbrengen naar RA

A2. Directiecomité A2.01

Notulen van de vergaderingen

Functionele indeling: een volgens het functioneel model opgestelde selectielijst geeft de archiefreeksen weer volgens de bevoegd­heden en de activiteiten die aanleiding geven tot hun ontstaan. Dit model vraagt een zekere vertaling naar de realiteit op de werkvloer, maar heeft als groot

7

voordeel dat het na een reorganisatie niet aangepast moet worden. De keuze voor het functionele type wordt aangeraden wanneer het organogram ingrijpend gewijzigd werd (of zal worden) en de archiefreeksen de verschillende fasen van de organisatie doorkruisen. Voorbeeld van een functioneel model: A. Leiding van de diensten A1. Uitoefening van het voorzitterschap

A1.01

Agenda van de briefwisseling van de vroegere secretarissen-generaal en van de voorzitter

1997-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.02

Briefwisseling van de vroegere secretarissen-generaal

1945-2003

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.03

Briefwisseling van de voorzitter

2004-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.04

Alfabetische index van de dossiers van de voorzitter

2004-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

A1.05

Dossiers van de voorzitter

2004-heden

10 jaar

overbrengen naar RA

2004-heden

20 jaar

overbrengen naar RA

A2. Activiteiten van het Directiecomité A2.01



Notulen van de vergaderingen

3.2. Archiefselectielijst of archiefbeheersplan?

De archiefselectielijst bevat een al bij al beperkt aantal gegevens. Je kan zelf, op eigen initiatief, kolommen met bijkomende gegevens aan de archief­selectielijst toevoegen en deze uitbouwen tot een volwaardig archiefbeheersplan. Mogelijke toevoegingen zijn: - - - - -

8

Gegevens van archiefverantwoordelijken; Gegevens over de fysieke bewaring (archiefruimte en/of netwerkschijf), eventueel nog verder uitgesplitst volgens de dynamische, semi-dynamische en statische fase; Gegevens over de toegangsrechten; Gegevens over de openbaarheid; enz.

TIP

Hou er rekening mee dat een archief­beheersplan heel wat gegevens bevat die snel verouderen en dat er dus de nodige tijd geïnvesteerd moet worden in het up-to-date houden van dit document.

4. VERZAMEL DOCUMENTATIE EN INFORMATIE De opmaak van een archiefselectielijst vereist een goede kennis van de context waarbinnen documenten gevormd worden. Het is dus nodig om eerst documentatie en informatie in te zamelen over de geschiedenis, de bevoegdheden en de organisatie en werking van je instelling en deze vervolgens door te nemen. Mogelijke bronnen zijn: - -

-

- - -

Het Belgisch Staatsblad en de parlementaire stukken van de verschillende wetgevende machten; Administratieve gidsen, zoals de Almanach Royal de la Belgique (1840-1939), de Annuaire administratif et judiciaire de Belgique - Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België (1913-heden), de Guides des Ministères - Gids der Ministeries (1955-heden), enz.; Publicaties van het Rijksarchief, zoals instellingenstudies, archiefselectielijsten, archief­beheers­ plannen, enz. Voor zij die een archiefselectielijst opstellen voor een “parastatale” wordt de volgende gids van Belgische instellingen van openbaar nut warm aanbevolen: TALLIER P.-A., YANTE J.-M., ED., CARNEL S., COPPIETERS G., PIRLOT V., PLISNIER FL., Gids van de instellingen van openbaar nut in België… (zie ook “Meer weten?”). Dit werk bevat voor elk van deze instellingen een beknopte historische schets; Publicaties van de eigen organisatie, zoals jaarverslagen, personeelstijdschriften, administratieve jaarboeken, stageverslagen, jubileumuitgaven, de website, enz.; Archiefreeksen, zoals ministeriële en andere omzendbrieven, dienstnota’s, organogrammen, documentatie­dossiers, enz.; Interviews met leidende ambtenaren en personeels­leden van je organisatie (zie stap 6) bieden de mogelijkheid om bijkomende informatie in te winnen of bepaalde zaken te verifiëren: de kloof tussen de theorie en de praktijk kan immers groot zijn! De ‘anciens’ onder hen kunnen je mogelijk meer uitleg geven over de vroegere procedures en archiefvorming. TIP

Concentreer je op de periode waaruit de archief­reeksen dateren. Het heeft weinig zin om informatie in te zamelen over je organisatie in de periode vóór 1950 wanneer uit die tijd geen archief­stukken bewaard gebleven zijn of wanneer ze al door het Rijksarchief bewaard worden.

9

5. ORGANISEER EEN INFORMATIEVERGADERING Wanneer je van mening bent dat je alle mogelijke informatie hebt ingezameld en in grote lijnen op de hoogte bent van het reilen en zeilen binnen je organisatie, dan kan je aan de slag op het terrein. De meest aangewezen aanpak is de organisatie van een informatie­ vergadering met minimaal één vertegenwoordiger van elke administratie, afdeling, dienst en/of cel, waarop de opmaak van een archiefselectielijst wordt voorgesteld, concrete afspraken worden gemaakt én eventueel reeds concrete data en tijdstippen worden afgesproken voor bezoeken ter plaatse en interviews. Nodig de verantwoordelijk archivaris van het Rijksarchief uit, die de rol van zijn instelling kan toelichten. Een dergelijke informatievergadering kan je heel wat tijd besparen, want je vermijd dat je telkens opnieuw dezelfde uitleg moet geven of dat medewerkers niet op de hoogte zijn.

TIP

Wanneer de organisatie van een informatievergadering moeilijk ligt, dan is een mogelijk alternatief de verzending van een e-mail met dezelfde boodschap. Laat deze e‑mail dan bij voorkeur verzenden door het hoofd van je organisatie, zo­ dat duidelijk is dat het management het initiatief onder­steunt.

6. GA TER PLAATSE EN NEEM INTERVIEWS AF Bezoeken ter plaatse en interviews met collega’s zijn essentieel om informatie in te winnen over de aanwezige archiefreeksen, hun beheer, hun bewaaromstandigheden, hun inhoud, hun ordening en hun bewaartermijn. Vraag toegang tot alle bewaar­plaatsen van papieren en digitaal archief zodat alle archiefreeksen samen met de betrokkene(n) bekeken, besproken en bestudeerd kunnen worden. Zoals reeds in stap 3 is gesignaleerd, kan op dat moment ook bijkomende informatie of documentatie ingezameld worden. Noteer alle informatie en aarzel zeker niet om bijkomende uitleg te vragen. TIP

10

Voor parastatalen is een algemeen model van selectielijst op­gesteld, waaruit heel wat beschrijvingen en adminstratieve bewaartermijnen over­genomen kunnen worden (zie ook “Meer weten?”).

Welke gegevens moeten in een archiefselectielijst vermeld worden? - Codes Met het oog op het gebruiksgemak wordt elke reeks documenten bij voorkeur voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden, wat vooral handig is met het oog op latere contacten met het Rijksarchief. Overleg met het Rijksarchief over de te gebruiken codes. - Beschrijving: De beschrijving mag enerzijds niet te algemeen zijn, maar anderzijds ook niet al te specifiek. Concreet moet de beschrijving van een reeks zowel de redactionele vorm vermelden (de meest voorkomende zijn ‘notulen en bijhorende stukken van…’, ‘verslagen van…’, ‘registers van…’, ‘lijsten van…’, ‘steekkaartensysteem van’, ‘databank van…’, ‘dossiers inzake…’, ‘stukken betreffende…’, ‘plannen van…’, enz.) als de inhoudsomschrijving die de handeling en/of het behandelde onderwerp weergeeft (…subsidiëring van de aanleg van buurtwegen, …aankoop van terreinen, enz.). Voor algemene en centraal beheerde reeksen kan de redactionele vorm volstaan wanneer er elders geen andere gelijk­aardige reeksen bestaan: de meest voorkomende zijn ‘Jaarverslagen’, ‘Brief­wisseling’, ‘Dienstnota’s’, ‘Begrotingen’, ‘Grootboeken’, ‘Dagboeken’, ‘Facturen’, ‘Jaarrekeningen’. Vermijd het gebruik van afkortingen die voor een buitenstaander vaak Chinees zijn: vermeld de volledige naam en nadien tussen haakjes de bijhorende afkorting. Duid tot slot ook aan hoe archiefreeksen geordend zijn. Voorbeelden van beschrijvingen: Ingekomen en uitgaande brieven van het diensthoofd (chronologisch geordend) Dossiers inzake de aanleg, aanpassing of opheffing van buurtwegen (geografisch geordend) Databank van de buurtwegen

TIP

Het heeft geen enkel zin om alle mailboxen en ongeordende digitale bestanden op te lijsten. Vermeld enkel duidelijk afgebakende, min of meer geordende en identificeerbare digitale archieven, zoals databanken, reeksen rekenbladen, enz. Raad collega’s aan om werk te maken van een goed geordend digitaal archief en verwijs naar de desbetreffende richtlijnen van het Rijksarchief. E-mails krijgen een algemene vermelding, bijvoorbeeld e-mails van dienst X of opgesteld in het kader van activiteit Y. - Datering (optioneel): De aanwezige reeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige stuk of dossier en worden vastgelegd door de vermelding van begin- en eindjaar. Wanneer de reeks nog verder wordt aangevuld, dan wordt de term ‘heden’ gebruikt. De datering heeft betrekking op het ontvangen of opmaken van de stukken. Voorbeelden van dateringen: 1935-1981 1997-heden

11

TIP

Bij op naam geordende dossiers (zoals personeelsdossiers of ondernemingsdossiers) is het niet altijd eenvoudig om de begindatum te achterhalen: een steekproef waarbij verschillende, oudere dossiers worden uitgehaald en bestudeerd, kan dan uitkomst bieden om de begindatum bij benadering te bepalen.

- Administratieve bewaartermijnen: De administratieve bewaartermijn geeft aan hoe lang de organisatie zelf de archiefreeksen en -documenten moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen (zonder informatie kan een organisatie niet functioneren) als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht (een organisatie moet zich kunnen verantwoorden ten opzichte van het management, de interne en externe controleorganen, het parlement en de burger). Deze termijn start meestal op het tijdstip van afronding van het dossier. Een bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open termijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Vage bewoordingen zoals ‘tot einde administratief nut’ dienen in de mate van het mogelijke vermeden te worden. Voorbeelden van gesloten termijnen: Notulen van de directieraad Minuten van de uitgaande brieven

30 jaar 5 jaar

Voorbeeld van open termijnen: Personeelsdossiers Gebouwendossiers

75 jaar na geboortejaar personeelslid zolang het gebouw in bezit is

Het spreekt voor zich dat bij wet, koninklijk besluit of interne richtlijn opgelegde bewaar­termijnen gerespecteerd moeten worden en in de archiefselectielijst over­genomen moeten worden, al kan je natuurlijk wel van de gelegenheid gebruik maken om te wijzen op eventueel achterhaalde of onaangepaste termijnen. Wanneer er geen wettelijk bepaalde bewaartermijn gekend is, dan wordt deze door de mede­werkers van de organisatie zelf bepaald op basis van de doorheen de jaren opgebouwde praktijk­ervaring (‘raadplegen we nog regelmatig de dubbels van uitgaande brieven die ouder zijn dan 5 jaar?’). Voor reeksen en hun toegangen wordt logischerwijze dezelfde bewaartermijn vastgelegd. TIP

Streef bij de bepaling van de termijnen in de mate van het mogelijke naar periodes van 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar, 7 jaar, 10 jaar of 30 jaar, zodat deze makkelijk(er) toe te passen zijn. De diensten moeten voor gelijkaardige archiefreeksen in de mate van het mogelijke ook gelijkaardige bewaar­termijnen vastleggen. Desnoods kan je tussen de verschillende diensten bemiddelen.

12

De vermelde bewaartermijnen zijn absolute minimum­termijnen, die een langere bewaring dus niet uitsluiten: elke organisatie dient een passende archiveringspolitiek te ontwikkelen en moet er zich van bewust zijn dat sommige omstandigheden (zoals een hangende juridische procedure, het belang van de documenten, enz.) tot gevolg kunnen hebben dat documenten langer bewaard moeten worden. TIP

De veelvoorkomende drempelvrees voor de bepaling van de bewaartermijnen kan enigszins weggenomen worden door te benadrukken dat bewaartermijnen altijd aangepast kunnen worden indien later blijkt dat deze te kort of te lang zouden zijn én door te onderstrepen dat de eindversie van de archiefselectielijst door de leidend ambtenaar bekrachtigd zal worden.

- Definitieve bestemmingen: De definitieve bestemming wordt uitsluitend door het Rijksarchief bepaald, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van de archiefreeks, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Na het verstrijken van de bewaartermijn zijn er drie mogelijkheden: de integrale overbrenging naar het Rijksarchief, de integrale vernietiging of de selectieve overbrenging naar het Rijksarchief. Wanneer voor nadere selectie wordt gekozen, dan moeten de selectiecriteria duidelijk toegelicht en omschreven worden in het veld met opmerkingen. De blijvend te bewaren reeksen moeten na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn overgebracht worden naar het Rijksarchief. Notulen van de Directieraad bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief Publicaties 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief Facturen vernietigen

TIP

Je mag in overleg met je collega’s gerust mogelijke definitieve bestemmingen voorstellen. Hou er wel rekening mee dat zonder officiële goedkeuring van het Rijksarchief de archiefselectielijst niet gebruikt mag worden als leidraad voor de vernietiging van archief­documenten.

- Opmerkingen: De kolom opmerkingen dient voor aanvullende informatie over de inhoud van de reeks of over de definitieve bestemming (en dan met name over de nadere selectie­criteria). In deze kolom kan eventueel ook verwezen worden naar een andere reeks of naar het studiedossier met betrekking tot de vorming, het beheer en de selectie van het archief.

13

Voorbeelden van opmerkingen: De processen-verbaal bewaren, de overige stukken vernietigen. Deze reeks vormt de nadere toegang op de dossiers (zie reeks A3.10). Verwerk alle gegevens in het model van archiefselectielijst, dat je kan downloaden van de website van het Rijksarchief, www.arch.be, rubriek “Advies over archiefbeheer”.

7. VRAAG FEEDBACK AAN JE COLLEGA’S Na elk contact kan je een ontwerpversie van de archiefselectielijst aan de betrokken collega(’s) bezorgen zodat deze de kans heeft/hebben feedback te verlenen en eventuele aanpassingen te formuleren. Vergeet niet om voor alle duidelijkheid de inhoud van de archiefselectielijst nog eens kort toe te lichten. Vermeld een deadline van enkele weken voor een antwoord en signaleer dat bij het uitblijven van een reactie ervan wordt uitgegaan dat de betrokken dienst zich akkoord verklaart. TIP

De mogelijkheid om feedback te verlenen zal de betrokkenheid en steun van je collega’s alleen maar vergroten. Bovendien zien ze ook onmiddellijk resultaat van je bezoek.

8. VRAAG FEEDBACK AAN HET RIJKSARCHIEF Leg de definitieve ontwerpversie voor aan je contactpersoon bij het Rijksarchief. De controle spitst zich onder meer toe op de indeling van de rubrieken, de ordening van de reeksen binnen een rubriek en de beschrijving van de reeksen. Verder moeten dus ook de definitieve bestemmingen nog ingevuld worden. TIP

14

Meestal zal je contactpersoon je vragen om nog een bezoek ter plaatse te kunnen brengen en een vergadering te beleggen met een aantal personen die nog verdere details kunnen verschaffen over wat in de archiefselectielijst is op­genomen.

Bezorg ook de door jou ingezamelde documentatie en informatie aan je contactpersoon, op basis waarvan deze een studiedossier kan opstellen over je instelling en het archief. Vanzelfsprekend krijg je de kans om die na te lezen en waar nodig aan te vullen of bij te sturen.

9. REGEL DE FORMALITEITEN Wanneer het studiedossier is opgesteld en het ontwerp van selectielijst groen licht heeft gekregen, dan kan de eindversie van de archiefselectielijst voor goedkeuring voorgelegd worden aan de leidende ambtenaar en aan de Algemeen Rijksarchivaris. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van een door beide partijen te onder­ tekenen standaardformulier. De eindversie wordt vervolgens gepubliceerd, zowel op papier als online op de internetsite van het Rijksarchief.

TIP

Zorg ervoor dat de voltooide selectielijst ook binnen je organisatie verspreid wordt, bijvoor­beeld door deze op het intranet te (laten) plaatsen. Eventueel kan je ook een volledige p ­ agina aan het archief­beheer wijden, waarop je collega’s ook andere nuttige gegevens kunnen vinden.

10. PAS DE ARCHIEFSELECTIELIJST TOE EN HOU DEZE UP-TO-DATE Je inspanningen om een archiefselectielijst op te stellen hebben uiteraard weinig zin als deze niet toegepast wordt. Laat de historisch waardevolle archiefbescheiden die volgens de archiefselectielijst geen administratief nut meer hebben overbrengen naar het Rijksarchief en laat de te vernietigen stukken ook effectief vernietigen nadat je organisatie daarvoor de voorafgaandelijke toelating van de Algemeen Rijksarchivaris heeft verkregen. Het standaardformulier voor de aanvraag van een toelating tot vernietiging kan je downloaden van de website van het Rijksarchief, www.arch.be. Op dat moment worden de voordelen van een archiefselectielijst pas écht duidelijk zichtbaar.

15

TIP

Raadpleeg de brochure “Archief overbrengen in 10 stappen” voor meer informatie over de procedure voor overbrenging van archief naar het Rijksarchief.

Een archiefselectielijst moet ook op geregelde tijdstippen herzien worden. Elke organisatie is immers constant in beweging. Reorganisaties kunnen de bestaande organisatriestructuur grondig door elkaar schudden. Nieuwe opdrachten kunnen erbij komen, oude kunnen wegvallen. Papieren documenten worden vervangen door digitale bestanden, losse digitale bestanden door nieuwe databanken. Een dergelijke herziening kan dus aangegrepen worden om de in tussentijd afgesloten, vernietigde en/of aan het Rijksarchief overgedragen reeksen uit de lijst te schrappen. Tot slot kunnen ook nieuw onstane reeksen aan de selectielijst toegevoegd worden. Van zodra de nodige wijzigingen in overleg met de contactpersoon van het Rijksarchief zijn doorgevoerd, dan kan de nieuwe versie ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Algemeen Rijksarchivaris.

16

MEER WETEN? Websites Archives de France (Frankrijk): www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte. Rijksarchief (België): www.arch.be. In de rubriek “Advies over archiefbeheer”, “Selectielijsten” vind je de reeds door de Algemeen Rijksarchivaris goedgekeurde selectielijsten terug, die als inspiratiebron kunnen dienen. Handelingenbank (Nederland): www.handelingenbank.nl. Nationaal Archief (Nederland): www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/selectie. National Archives (Groot-Brittannië): www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/ retention-disposal-schedules.htm. Literatuur TALLIER P.-A., YANTE J.-M., ED., CARNEL S., COPPIETERS G., PIRLOT V., PLISNIER FL., Guide des organismes d’intérêt public en Belgique / Gids van de instellingen van openbaar nut in België. Deel 1. Le phénomène parastatal en Belgique, 19e-21e siècle. Partie introductive / Parastatalen in België, 19de-21ste eeuw. Inleiding; Deel 2. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant / Notities van de parastatalen onderworpen aan de wet van 16 maart 1954 en van diegene die daarvoor afgeschaft werden; Deel 3. Notices des parastataux non soumis à la loi du 16 mars 1954 / Notities van de parastatalen niet onderworpen aan de wet van 16 maart 1954, Brussel, Algemeen Rijks­archief en Rijksarchief in de Provinciën, 2008 (Gidsen / Guides 70). Model van een archiefselectielijst online raadpleegbaar op www.arch.be

17

ADRESSENLIJST

Antwerpen Brugge

Beveren Gent Hasselt

Leuven

Kortrijk

Doornik

Eupen

Louvain-la-Neuve Bergen

ARA 2 - Depot Joseph Cuvelier

Luik

Namen

Saint-Hubert

Koninklijk Paleis Anderlecht

Algemeen Rijksarchief Aarlen

Algemeen Rijksarchief Ruisbroekstraat 2-6, 1000 BRUSSEL Tel: +32 (0)2/513.76.80 / Fax: +32 (0)2/513.76.81 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-18u00 (in juli en augustus: tot 16u30). Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00. Maandag gesloten. Bibliotheek: open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-12u00 / 13u00-16u30. Gesloten op maandag en zaterdag.

Algemeen rijksarchief 2 dépôt Joseph Cuvelier Hopstraat, 26-28, B-1000 BRUSSEL Tel. : 02 274 15 00 / Fax : 02 274 15 01 [email protected] Alle donderdagen op afspraak : van 9u00 tot 12u00 en van 13.00 tot 16u30

18

Archief van het Koninklijk Paleis Hertogstraat 2, 1000 BRUSSEL Tel: +32 (0)2/551.20.20 / Fax: +32 (0)2/512.56.85 [email protected] Open van maandag tot vrijdag: 9u00-12u15 / 13u00-16u30. Op afspraak!

Rijksarchief te Brussel (Anderlecht)

Rijksarchief te Aarlen

Demetskaai 7, 1070 ANDERLECHT Tel: +32 (0)2/524.61.15 / Fax : +32 (0)2/520.93.21 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Parc des Expositions 9, 6700 AARLEN Tel: +32 (0)63/22.06.13 / Fax: +32 (0)63/22.42.94 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Rijksarchief te EUPEN

Rijksarchief te Luik

Kaperberg 2-4, 4700 EUPEN Tel: +32 (0)87/55.43.77 / Fax: +32 (0)87/55.87.77 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Elke 1ste zaterdag van de maand: 9u-12u30 / 13u-16u.

Rue du Chéra 79, 4000 LUIK Tel: +32 (0)4/252.03.93 / Fax: +32 (0)4/229.33.50 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Rijksarchief te Louvain-la-Neuve

Rijksarchief te Bergen

Rue Paulin Ladeuze 16, 1348 LOUVAIN-LA-NEUVE Tel: +32 (0)10/23.00.90 / Fax: +32 (0)10/23.00.98 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Avenue des Bassins 66, 7000 BERGEN Tel: +32 (0)65/40.04.60 / Fax: +32 (0)65/40.04.61 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Rijksarchief te NamEN

Rijksarchief te Saint-Hubert

Rue d’Arquet 45, 5000 NAMEN Tel: +32 (0)81/65.41.98 / Fax: +32 (0)81/65.41.99 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Place de l’Abbaye, 6870 SAINT-HUBERT Tel: +32 (0)61/61.14.55 / Fax: +32 (0)61/50.42.12 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Elke 1ste en 3de zaterdag van de maand: 9u-12u30 / 13u-16u.

Rijksarchief te Doornik

Rijksarchief te Antwerpen

Rue des Augustins 20, 7500 DOORNIK Tel: +32 (0)69/22.53.76 / Fax: +32 (0)69/54.54.83 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Sanderusstraat 81-85, 2018 ANTWERPEN (enkel genealogische opzoekingen) Tel: +32 (0)3/677.34.99 / Fax: +32 (0)3/677.39.23 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Elke 1ste en 3de zaterdag van de maand: 9u-12u30 / 13u-16u.

Rijksarchief te Antwerpen

Rijksarchief te Beveren

Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN (in verbouwing — tijdelijk adres) Tel: +32 (0)3/236.73.00 / Fax: +32 (0)3/775.26.46 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN Tel: +32 (0)3/750.29.77 / Fax: +32 (0)3/750.29.70 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Rijksarchief te Brugge

Rijksarchief te Kortrijk

Academiestraat 14-18, 8000 BRUGGE Tel: +32 (0)50/33.72.88 / Fax: +32 (0)50/61.09.18 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

G. Gezellestraat 1, 8500 KORTRIJK Tel: +32 (0)56/21.32.68 / Fax: +32 (0)56/20.57.42 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Rijksarchief te Gent

Rijksarchief te Hasselt

Geraard de Duivelstraat 1, 9000 GENT Tel: +32 (0)9/225.13.38 / Fax: +32 (0)9/225.52.01 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Bampslaan 4, 3500 HASSELT Tel: +32 (0)11/22.17.66 / Fax: +32 (0)11/23.40.46 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

Rijksarchief te leuven Vaartstraat 24, 3000 LEUVEN Tel: +32 (0)16/31.49.54 / Fax: +32 (0)16/31.49.61 [email protected] Open van dinsdag tot vrijdag: 8u30-16u30. Zaterdag: 9u00-12u30 / 13u00-16u00.

19

Auteur Geert Leloup, assistent

Contactpersoon: Rolande Depoortere, afdelingshoofd Algemeen Rijksarchief Ruisbroekstraat 2-6 1000 Brussel

Tel: 02 513 76 80 Fax: 02 513 76 81 [email protected]

U kan deze brochure ook downloaden op:

www.arch.be/adviesbrochures