Archiefinspectierapport Juli 2010-juni 2013 Gemeente Hilversum 30 September 2013, definitieve versie
Streekarchief Gooi en Vechtstreek C M . Abrahamse A.P.J. Glaudemans (steller)
Versiebeheer 0.1
27-6-2013
Initiële versie
0.3
11-7-2013
Aanpassing nav bespreking met Meike Nachenius en Jan Willem Woolderink d.d. 6 - 7 - 2013: Opnemen van Je:e versiebeheerinformatie. Toevoeging van een managementsamenvatting, waarin oa aandacht voor 1. het feit dat 'informatie' breder wordt bezien ' moet worden bezien dan het papieren archief onder de hoede van DIV en 2. nut van werken adhv ZTC 2.0: invulling van de kleurenscore in de kolom in weergave op p. 1 vh rapport voor begin 2015. waarbij de rapportage van begin 2014 de tussenstand beziet: Opnemen in het rapport van ook een nulmeting tav naar Streekarchief overgebrachte archieven + een bijlage met achterstanden, daardoor enige aanpassingen in rapportindeling. Toevoeging ingevuld e-formulier archief-KPI's. tav zowel de zgn. niet overgebrachte als de overgebrachte informatie.
0.4
10-9- 2013
Definitief concept behoudens de in versie 0.4 roodgemaakte tekst, na resp. bespreking d.d. 26 -7-2013 met Mascha Kranse en Karen van Elk en d.d. 10-92013 met met Mascha Krans. Meike Nachenius en Jan Willem Woolderink. De roodgemaakte teksten betreffen geplande werkzaamheden & inzet van uren vanuit archiefinspectie, en de resulterende invulling van de grafische weergave van de rechtmatigheid van het informatiebeheer begin 2015 na voltooiing op p. 3 (doorgeschoven naar 20 september of later).
1.0
30-9-2013
Definitieve versie na bespreking d.d. 24 -9-2013 met Meike Nachenius en Jan Willem Woolderink, en op basis van het vastgestelde Plan informatiemanagement Hilversum, versie 0.6a.
Inhoudsopgave en leeswijzer Managementsamenvatting
4-6
A
Niet overgebrachte informatie
7-
1.
Voldoet het beheer van niet overgebrachte informatie aan bestaande wet- en
7-9
regelgeving? Met grafische weergave van de rechtmatigheid van het informatiebeheer medio 2013, en van begin 2015 na voltooiing van al geplande werkzaamheden 2.
Ontw ikkelingen sinds vorige inspectie
10
Welke aanbevelingen uit het vorige inspectierapport zijn opgevolgd, welke (nog) niet. en welke andere werkzaamheden zijn verricht aan de inrichting van het informatiebeheer? 3.
Het digitale informatiebeheer in control
11-12
In hoeverre zijn de aspecten van inrichting en implementatie van volledig digitaal informatiebeheer, die onontbeerlijk zijn voor een goede control daarvan, gerealiseerd? 4.
.Aanbevelingen
13-17
Geprioriteerd overzicht van aanbevelingen bij geconstateerde knelpunten in hoofdstuk A.I (rechtmatigheid) en ontwikkelpunten in hoofdstuk A.3 (control). Daarbij vermeld de reeds bekende verbeterplannen. Tevens overzicht van de nog te verrichten specifieke werkzaamheden van de archiefinspectie in 2013. B
Naar het Streekarchief ov ergebrachte informatie
18-20
1.
Voldoet het beheer van naar het Streekarchief overgebrachte informatie aan
18 - 20
bestaande w et- en regelgeving? Met grafische weergave van de rechtmatigheid van het informatiebeheer medio 2013. en van begin 2014 na voltooiing van al geplande werkzaamheden Bijlagen I.
Overzicht van achterstanden in beheer
21-24
11
Bronnen en verwijzingen
25 - 26
III. e-formulier archief-KPIs (separaat digitaal)
Managementsamenvatting De gemeente Hilversum staat, evenals veel andere gemeenten, aan de vooravond van de daadwerkelijke stapsgewijze invoering van volledig digitaal zaakgericht werken. De afgelopen tijd is er \ eel w erk \ erricht om zover te geraken, maar een aantal essentiële randvoorwaarden moeten nog worden gerealiseerd. Het overzicht op p. 7 van dit rapport en meer algemeen dit inspectierapport bedoelt van de 'weg" richting volledig digitaal zaakgericht werken een tussenbalans op te maken. Daamaast wordt gerapporteerd over de rechtmatigheid van het beheer van naar het Streekarchief overgebrachte informatie.
Niet overgebrachte informatie Uit het overzicht in hoofdstuk A.1 wordt duidelijk dat het informatiebeheer ten aanzien van papieren informatie redelijk, maar niet geheel op orde is. Ten aanzien van het digitale informatiebeheer zijn als gezegd belangrijke stappen gemaakt (zie daarvoor Hoofdstuk A.2) maar is er nog wel wat te doen. Vergeleken met begin 2010 is het informatiebeheer wat betreft rechtmatigheid en duurzaam digitaal beheer niet verbeterd - wel de kansen daarop. Ten eerste stemmen de samenvoeging van de afdelingen ICT en IB en de huidige inrichtings- en uitvoeringsplannen hoopvol. Daannee wordt een goede basis gelegd voor de nodige verbreding van de sct>pe \ an informatiebeheer van papier naar ook - en steeds meer overwegend - digitaal informatiebeheer. Ten tweede wordt met het opnemen van informatievoorziening en -beheer in de planning- en controlcyclus de primaire functie van informatie in een moderne digitale overheidsorganisatie (niet meer als ondersteunend middel maar als productiefactor) adequaat 'gemanaged'. Ten derde blijkt uit de organisatiebrede uitrol van TripleC dat het digitaal werken daadwerkelijk wordt opgepakt. De uitrol geschiedde echter op gebrekkige basis, met onduidelijk plan en onvoldoende doordachte rolverdeling. Dat leidt tot de situatie, dat de gemeente zich aan de ene kant grotendeels op digitale informatie verlaat, onvoldoende gestructureerd en beheerd, en dat aan de andere kant de papieren informatie steeds minder een rol speelt en niet meer wordt beheerd. Deze combinatie is bijzonder risicovol, maar: de urgentie die dat oplevert heeft ook zijn goede kanten.
Er dienen drie essentiële randvoorwaarden voor zowel rechtmatigheid van het informatiebeheer als voor de invoering van digitaal zaakgericht werken te worden gerealiseerd. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan: de opgave is om de informatietrein al rijdende goed op de digitale rails te zetten. Dat vereist goede coördinatie, afstemming en planning. Een meerjarenplan voor de ontwikkeling tot een Inspectierapport Streekarchief Gooi en Vechtstreek
Gemeente Hilversum
4
\olledig digitaal archief- en informatiebeheer is daarom onontbeerlijk. Een dergelijk plan moet worden opgesteld. De eerste en meest urgente randvoorwaarde, vooral van belang voor succesvolle verdere invoering van digitaal zaakgericht werken, is regie en procesbegeleiding door deskundigen wat betreft intake en registratie van een zaak. In die deskundigheid moet worden voorzien; de huidige ICT-middelen maken dergelijke kennis nog geenszins overbodig. De deskundigheid is aanwezig bij de afdeling IB/ICT, echter: in de taakstelling van deze afdeling is alleen sprake van een (informatie)dienstverlenende taak, de regievoerende ontbreekt. De inrichting (architectuur) van de informatievoorziening moet natuurlijk op de primaire processen worden afgestemd, maar in de digitale situatie gekit dat andersom evenzeer. Daartoe is een regievoerende taak nodig die vastgestelde kaders \an de informatiearchitectuur bewaakt en, tevens, onderdeel is van de planning- en controlcyclus. De tweede rand voonvaarde is, dus, een goede architectuur van digitaal zaakgericht werken, die tevens leidt tot automatiseerbaar dus efficiënt informatiebeheer. Die architectuur bestaat eerst en vooral uit een uniforme - organisatiebreed en voor alle informatie geldende - zaaktvpencatalogus. Deze bepaalt hoe - binnen welke structuur - relevante informatie digitaal opgeslagen moet worden zodat ermee gewerkt kan worden. Andere belangrijke elementen van de architectuur zijn uniforme toekenning van metagegevens aan verantwoordingsinformatie en duurzame digitale bewaring. Aan de architectuur voor digitale informatie wordt wel gewerkt maar het zal nog even duren voordat die af is. Opstellen van de zaakt\pencatalogus op basis van de KING-standaarden' is iets dat zich leent voor uitbesteding met andere gemeenten gezamenlijk. In de tussentijd - komende jaren - berust de nodige sturing van digitaal zaakgericht werken en informatie beheren primair op de al genoemde regie en procesbegeleiding door deskundigen ter zake. In die deskundigheid zal komende jaren dus goed moeten worden voorzien. De derde randvoorwaarde, met name van belang voor rechtmatigheid van het informatiebeheer is. dat er geen centraal overzicht bestaat van (papieren en digitale) informatie aanwezig binnen de organisatie en geproduceerd door of namens de organisatie (punt 4 in overzicht vooraan hoofdstuk A.1). Zonder zo een overzicht is rechtmatig informatiebeheer niet mogelijk. Centraal overzicht van aanwezige en geproduceerde informatie maakt ook risico- en kwaliteitsmanagement mogelijk (goed is goed genoeg). Wat is de status van al die informatie, hoe belangrijk is die? Welke risico's zijn eraan verbonden? Hoelang moet die worden bewaard en wanneer moet die worden vemietigd? Waarom wordt die eigenlijk bewaard (kan die niet meteen weg)? Welke informatie heeft een zwaar beheerregime nodig, en welke niet? Hoe groot zijn eigenlijk de beheerachterstanden. en hoe vermijdt je ontstaan ervan in de toekomst? Het maken van een initieel overzicht en het doen van een risicoanalyse leent zich ook voor uitbesteding. Daama dient het beheer in de organisatie te worden belegd, zodat het geen eenmalige actie blijft.
Iiiipcclicrapport Sireekarchicrciooi en Vcchlslrcck
Gemeente Hilxersum
5
Verrichtingen en planning van werkzaamheden \anuit de archiefinspectie specifiek voor de gemeente Hilversum zijn in resp. hoofdstuk A.2 en A,4 van dit rapport \erwerkt. Een verantwoording \an hoe en wat van de inspectieaanpak is te \ inden op de website'.
Naar het Streekarchief overgebrachte
informatie
Ten aanzien van naar het Streekarchief overgebrachte informatie komen in dit rapport rechtmatigheid (hoofdstuk B. 1) en achterstanden (bijlage 1) aan de orde \ an het informatiebeheer medio 2013 en begin 2014 na voltooiing van al geplande werkzaamheden. Die werkzaamheden zijn hier niet opgenomen maar separaat in verslag en planning \ a n het Streekarchief'.Ook algemene inspectiewerkzaamheden zijn daar opgenomen.
Bijzonder urgent is het realiseren van een digitale archiefbewaarplaats.
Inspectierapport Streekarchiet'Gooi en Vechtstreek
Gemeente Hilversum
A.1. Voldoet het beheer van niet overgebrachte informatie aan bestaande wet- en regelgeving ? Medio 2013 \ oldoet uiheel_
\ oldoet deels
niet
1
Kwaliteitssvsteem informatiebeheer
2
Schema metagege\enseleinenten voor de vastlegging van informatie
3
Archiefruimte voor resp. papieren en digitale informatie
4
Geordend overzicht van informatie
5
Strategie voor duurzame bewaring \an informatie
6
Vervanging van papieren in digitale informatie
7
Informatiebeheer bij inteme reorganisatie en exteme uitbesteding en afstoting van taken
8
Selectie en vernietiging van informatie
9
Begin 2015
\oldoetI
Overbrenging van infonnatie naar de archiefbewaarplaats
papier
papier
digitaal
u 1
1 nvt
digitaal
1 1
a
1
;
nvt
De linkerkolommen geven de rechtmatigheid weer van het informatiebeheer bij schrijven van dit archiefinspectierapport medio 2013. De rechterkolommen geven de rechtmatigheid weer van het infonnatiebeheer begin 2015, na voltooiing van werkzaamheden opgesomd in het Plan informatiemanagement Hilversum, (\ ersie 0.6a) en deel uitmakende van de door de nieuwe afdelingsmanagers te venichten nulmeting begin 2014. De oranje vakjes duiden aan dat het beleid ten aanzien van het onderw erp is vastgesteld, maar dat dit nog slechts voor een deel van de informatie zal zijn uitgevoerd. Achterstanden in het beheer van niet overgebrachte informatie zijn nog niet geïn\ entariseerd dus niet bekend. Inspeclierapptm Streekarchief (iixii en Vechtstreek
(icmeciitc liiKcrMini
Ik benoem hieronder de belangrijkste uitkomsten \an de \ enichte nulmeting en licht kortheidshalve alleen de punten toe waarop de gemeente nog niet aan de wet \oldoet. De nulmeting is \enicht aan de hand \an de lijst van archief-KPfs van de VNG. waarin alle geldende wet- en regelgeving op een rij staat. De gege\ens zijn grotendeels begin - medio 2012 verzameld, en ten behoeve van dit verslag geactualiseerd en aange\ uid op basis van de onlangs verschenen nieuwe versie van de archief-KPfs^. Het e-formulier archief-KPl 's (in separate digitale bijlage) bevat de volledige, gedetailleerde informatie omtrent het voldoen aan de besiaaihie 11 c/- en regelgeving voor archief- en informatiebeheer. De nulmeting betreft het archief- en informatiebeheer in de lopende organisatie (van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven), niet het archief- en informatiebeheer bij de archiefdienst (\ an de zgn. overgebrachte en dus openbare archieven). Die nulmeting is te vinden in Hoofdstuk B. I . Tezamen leveren beide nulmetingen een totaalbeeld van de mate w aarin het archiefen informatiebeheer voor uw organisatie voldoet aan bestaande wet- en regelgeving. Het niet of slechts deels voldoen aan onderstaande wettelijke vereisten voor het archief- en informatiebeheer in de lopende organisatie wordt door de Pro\ incie in de nieuwe rol van interbestuurlijk toezichthouder aangemerkt als laakveru aarloiing. Dat betekent dat er kan worden ingegrepen bij afwezigheid van plannen tot verbetering. Op de website van het Streekarchief gooienvechthistorisch.nl is een overzicht beschikbaar van praktijknorinen ten aanzien van het voldoen aan de wettelijke vereisten '. 1
Inrichting, uitv oering en onderhoud \ an een kw aliteitssysteem (KPl 2.11 \ Papier
| Digitaal
De feitelijke inrichting van het beheer van papieren informatie door IB levert een wettelijk afdoende kwaliteitssysteem. Voor andere papieren en voor digitale informatie is daarvan geen sprake (wel zijn er ideeën over de mogelijke inrichting). 2
Inrichting en onderhoud van het schema metagegevenselementen voor de vastlegging van informatie (KPl 3.2 en 4.3j Een organisatiebreed en voor alle informatie geldend schema is niet vastgesteld en geïmplementeerd. De huidige inrichting van het zaaksysteem / DMS voldoet niet helemaal aan (praktijkstandaarden voor uitvoering van) wettelijke inhoudelijke vereisten aan het genoemde schema.
3
Inrichting en onderhoud van de archiefruimte voor het beheer van papieren en van digitale informatie (KPI 7.3 en KPl 4.1> Voor zover er voor digitale archiefruimten, zoals het zaaksvsteein / DMS, wettelijke vereisten zijn, wordt er aan voldaan. De wet is op dit tenein nog niet volledig uitgekristalliseerd. Inrichting en onderhoud van een geordend overzicht van informatie (KPI 3. Ij
Inspectierappon Streekarchief Gooi en Vechtstreek
Gemeente Hilversum
Er is alleen een wettelijk afdoende geordend overzicht van papieren infonnatie in beheer bij I B , voor zover geregistreerd in Corsa. Inrichting,
uitvoering
en onderhoud
van een bewaarstrategie
(KPl 3.6. 4.4 - 4.6)
Het beheer van papieren infonnatie door IB levert een wettelijk afdoende bewaarstrategie. Voor andere papieren informatie geldt dat niet. omdat die niet systematisch in beeld is, en niet door deskundigen en in goede archiefruimten o f -depots wordt beheerd. Voor digitale informatie is er geen bewaarstrategie (wel een begin van een aanzet daartoe). Een digitale bewaarstrategie behelst tenminste een platformonafliankelijke structuur van de digitale informatie, gebruik van open bestandsformaten en gebruik van duurzame en veilige opslagmiddelen. Inrichting
en uitvoering
van vervanging
van informatie
(KPl 5.3)
Met de uitrol van het zaaksysteem / D M S is sprake van grootschalige de facto vervanging van papieren naar digitale informatie. Aan de wettelijk geldende procedurele vereisten (collegebesluit) en intern geldende (advisering archivaris) vereisten wordt nog niet voldaan. Het voldoen aan de inhoudelijke vereisten van juiste en volledige weergave van papieren originelen is nog niet geborgd. Uitvoering van informatiebeheer bij interne reorganisatie, bij externe uitbesteding
van taakuitv oering en bij afstoting
P
D
van taken (KPl 1.4. 1. ^ 5.4)
Bij uitbesteding van digitaal archiefbeheer (externe hosting) wordt niet systematisch rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid in dienstverleningsovereenkoinsten ter zake o f op ander wijze, met uitzondering van de webarchivering. Voor uitbesteding van papieren archiefbeheer geldt hetzelfde. Bij de laatste afgeronde reorganisatie (vorming dienst Dienstverlening) is voorzien in een plan voor de werkzaamheden van het informatiebeheer die dat met zich meebrengt. Gezien de lopende reorganisatie dienen ook archieven van de huidige diensten per I januari 2014 ( o f gewijzigde datum van start van de nieuwe organisatie) te worden afgesloten. Van afstoting van taken, ten gevolge waarvan archieven aan de taakopvolger vervreemd dienen te worden, was geen sprake. Uitvoering
van selectie en vernietiging
van informatie
(KPl 5.1 - 5.2)
De uitvoering van selectie en vernietiging van papieren informatie voor zover in beheer bij IB is op orde. Andere papieren infonnatie is niet in beeld, dus het is onduidelijk o f selectie en vernietiging daarvan aan de geldende ministeriële selectielijst volgt. Dat geldt nog meer voor digitale informatie buiten het zaaksysteem / D M S . De regeling van selectie en vernietiging van digitale informatie binnen het zaaksysteem / DMS volgt de geldende selectielijst niel. 10
Uitvoeren van de overbrenging van i n f o r m a t i e ( K P l 6.1 - 6.3))
\P
D
Er zijn nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven ouder dan 20 jaar.
Inspccucrapporl SireekarchieftiiMii en Vechtstreek
(iemeente Hilversum
9
A.2.
Ontwikkelingen sinds vorige inspectie
Geconstateerd moet worden dat aan aanbevelingen in het inspectierapport van begin 2010 nauwelijks gevolg is gegeven, en dat hetzelfde geldt voor de gedane aanbevelingen sindsdien*. Bij de belangrijke ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer sinds het vorige inspectierapport werd de archivaris wel redelijk op de hoogte gehouden echter vaak niet conform de Archiefv erordening tijdig om advies gevraagd. Dat kwam de effectiviteit van advisering niet ten goede. Op basis van de aanbevelingen in het inspectierapport van begin 2010 zijn wel zeer onlangs de Archiefverordening nieuwe wettelijke
en het Besluit Informatiebeheer
geactualiseerd en volledig afgestemd op de
situatie wat betreft het archieftoezicht.
Met het nieuwe Besluit Informatiebeheer
2013 zijn de taken in het kader van het infonnatiebeheer verantwoordelijkheden
van
formeel goed belegd, echter de bijbehorende
en bevoegdheden nog niet (medio 2013).
Nog niet opgepakte aanbevelingen gedaan in het inspectierapport v an begin 2010 en sindsdien gedaan zijn in geactualiseerde vorm in Hoofdstuk 4 opgenomen.
Inspectierapport Streekarchief (iooi en Vechtstreek
(icinccntc I lihcrsum
10
A.3.
Het digitale informatiebeheer in control
Uit hoofdstuk A. 1 wordt duidelijk dat het informatiebeheer ten aanzien van de door Informatiebeheer beheerde papieren informatie in orde is. Problemen zijn er des te meer ten aanzien van digitale informatie. Hieronder staan de basics op een rij v an het in ctmtrol brengen en houden van digitale informatie. Daarbij komen een aantal wettelijke vereisten van hoofdstuk A . I weer aan de orde. Standaarden, modellen o f praktijkvoorbeelden voor het realiseren van onder genoemde zaken zijn, voor zover beschikbaar, in hoofdstuk A.4 (Aanbevelingen) te vinden.
Plan van implementatie 1.
Over wat er precies moet gebeuren om wat betreft digitaal archief- en informatiebeheer //; ctmtrol te geraken is steeds minder discussie. Het hoe is moeilijker: de opgave is om de informatietrein al rijdende goed op de digitale rails te zetten. Dat vereist goede coördinatie, afstemming en planning. Een meerjarenplan voor de ontwikkeling tot een volledig digitaal archief- en informatiebeheer is daarom onontbeerlijk. Een dergelijk plan is er niet en moet worden opgesteld. Inventarisatie van aanwezige digitale informatie en statusbepaling
2.
Voor het //; ccmtrt)! brengen van digitaal informatiebeheer is het eerst en vooral nodig in kaart te brengen wat er aan digitale informatie is. Wat in het zaaksysteem / D M S zit is helder, maar welke informatie zit in vakapplicaties, staat op netwerk- of andere schijven, wordt extern gehost en wordt door publieke en / o f private organisaties uit naam van de organisatie beheerd? Voor dit in kaart brengen van informatie is het geordend overzicht (Hfdst A . I punt 5) bedoeld. Dat overzicht bevat gegevens over de informatie op (deel)archiefniveau, niet op dossierniveau.
3.
Niet alle informatie is verantwoordingsinformatie (archief) en niet alle verantwoordingsinformatie is even belangrijk. Het belang van de informatie kan bepaald worden met een analyse van risico's die de gemeente loopt bij de taakuitvoering (juridisch, publicitair, financieel). Op basis daarvan kan een strikt, losser o f wellicht geen vastleggings- en beheerregime vastgelegd worden voor de bij een bepaalde taak horende infonnatie. S t r u c t u u r van vastlegging en beheer (informatiearchitectuur)
4.
Het vastleggings- en beheenegime berust op 3 fundamenten:
a.
Gebruik van een uniform - organisatiebreed en voor alle informatie geldend - schema van metagegevenselementen
b.
(Hfdst A.1 punt 2).
Gebruik van een uniforme - organisatiebreed en voor alle informatie geldende - zaaktypencatalogus als ordeningsstructuur. De standaard op dit gebied is de onlangs verschenen Z T C 2.0 van K I N G .
Inspeclicrupport Streekarchief Ciooi en Vechtstreek
Gemeente Hihcrsum
11
c.
Gebruik van open bestandsformaten voor opslag van langer dan 7 jaar te bewaren verantw oordingsinformatie. Zaakgerichte inrichting v an systemen en aanpassing van processen daarop
5.
Zorg dat inrichting en functionaliteit van digitale middelen (software) de boven omschreven structuur van vastlegging en beheer ondersteunen (gegeven het vastleggings- en beheenegime voor informatie op basis van de risicoanalyse). Op die manier wordt platformonafhankelijk gewerkt {Hfdst .4.1 punt 6). Wensen ten aanzien van inrichtingen functionaliteit vanuit het proces komen 'daar bovenop' en dienen er niet mee in tegenspraak te zijn.
6.
Regel de strikte scheiding van vastlegging van verantwoordingsinformatie over zaakafhandeling enerzijds, en andere digitale (persoonlijke, werk- of tijdelijke) informatie . In de digitale situatie geschiedt archiveren altijd in de context van het primaire proces. De behandelaren moeten dus worden voorzien van een digitale werkomgeving waar de goede, en alleen de goede, verantvvoordingsinforinatie kan worden vastgelegd op de goede plek. en voor zover nodig voorzien van instructies wat betreft vastlegging (hoe. wat. waar). Bij de digitaal in het zaaksysteem / DMS ingerichte processen is dat in orde. Regeling van duurzame opslag en van vernietiging
6.
Regel het onderbrengen van belangrijke informatie die op basis van risicoanalyse en/of wettelijke bew aartermijn een zw aar vastleggings- en beheenegime nodig hebben, zo mogelijk direct of anders zo spoedig mogelijk na zaakafhandeling in de digitale archiefruimte, thans het zaaksysteem / DMS.
7.
Borg nader de nodige aspecten v an ICT-beheer en beveiliging van de digitale archiefruimte, thans het zaaksysteem / DMS. Het gaat daar om zaken als beveiligingsplan. back-upstrategie en dergelijke.
8.
Regel op basis van het geordend overzicht en vastgestelde bewaartermijnen per zaaktype in de zaaktvpencatalogus de periodieke vernietiging van alle infomiatie binnen de organisatie, ook informatie buiten het zaaksysteem / DMS (Hfdst A.1 jnml 9). Een organisatiebrede systematische aanpak is per 1 januari 2013 een wettelijk vereiste. Op basis van het Archiefbesluit art. 5 (nieuw) lid 2 dienen de 'selectielijst' en 'geldende ordeningsstructuur' (zaaktv pencatalogus) aan te sluiten. Regeling van volledig digitale vastlegging
9.
Regel dat alle interne vastlegging v an verantvvoordingsinfonnatie digitaal geschiedt (niet op papier), tenminste van de informatie die een zwaar vastleggings- en beheenegime behoeft.
10.
Regel vervanging van inkomende papieren post. Vervanging is de 'sluitpost" van een volledig digitaal archief- en informatiebeheer. Alleen inkomende papieren post van burgers, bedrijven of andere overheden behoeft digitaal gemaakt te worden.
Inspectierappon Streekarchief dooi en V echtslreck
Gemeente 11 iK ersum
12
A.4. Aanbevelingen De aanbevelingen hieronder betreffen zowel zaken die nodig zijn om aan wet- en regelgeving te voldoen als zaken die de basis vormen van een duurzame in\ oering van volledig digitaal werken en archief- en informatiebeheer. Zoals eerder gememoreerd overlappen ze deels. Hieronder zijn de aanbev elingen op een rij gezet, in volgorde van prioriteit en - als dat aan de orde is - onderlinge afhankelijkheid (a kan alleen als b is geregeld). Als er navolgenswaardige standaarden, modellen of praktijkvoorbeelden zijn. is dat aangegeven met noten. Deze staan verderop in dit rapport (bij Bronnen en verwijzingen) op een rij. De integrale Normen goede, geordende en toegankelijke staat v an het Streekarchief geven daarbij aan tot welk resultaat (output) onder genoemde activ iteiten tenminste zouden moeten leiden: wat materieel goede, logisch geordende en voor relevante doelgroepen toegankelijke staat van informatie in ctmcreto tenminste inhoudt. Deze Normen richten zich op alle verantwoordingsinformatie (zijn integraal): op papieren en digitale informatie, op enige termijn vernietigbare en op permanent te bewaren informatie, en op niet overgebrachte en overgebrachte infonnatie. Tot slot is met een kaderlijn links aangegeven als zaken onderdeel uitmaken van het Plan informatiemanagement Hilversum, versie 0.6a d.d. 17 juli 2013 en van de door de nieuwe afdelingsmanagers te verrichten nulmeting.
Stel een meerjarenplan op voor de ontw ikkeling tot een rechtmatig en volledig digitaal archief- en informatiebeheer (Hfdst A.3. 1). In een meerjarenplan worden stappen, volgorde daarvan en tijdspad aangegeven van realiseren van de aspecten van inrichting en implementatie van een rechtmatig en volledig digitaal archief- en informatiebeheer. Daarbij wordt rekening gehouden met onderlinge afhankelijkheden van die aspecten, en natuurlijk met andere organisatieontwikkelingen. Stel een organisatiebreed en voor alle infonnatie geldend schema van metagegevenselementen vast (Hfd.stA.1. 2: Hfdsi .4.3. 4aj. Dergelijke schema's (die aan de wettelijke vereisten voldoen) zijn de metadatastandaard van het Stadsarchief Amsterdam** en schema's die vallen binnen het zgn. toepassingsprofiel van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's (WVI)'. Regel inv oering van een uniforme - organisatiebreed en voor alle informatie geldende zaaktypencatalogus cf de ZTC 2.0 van KING'" (Hfdst A.3.4b. 5 en 6j. Alhoewel niet verplicht, is in geineenteland zaakgericht werken aan de hand van een zaakt>pencatalogus op basis van de ZTC 2.0 van KING de enige reële optie. Er bestaan geen andere goed uitgewerkte standaarden die goed aansluiten op de noden van digitaal werken. Een Inspectierapport Streekarchief (iooi en Vechtstreek
Gemeente Hilversum
13
zaaktv pencatalogus op basis v an de ZTC 2.0 levert een trait d'uniim v an het inrichten, richten en venichten van processen, informatie en ICT-middelen, en sluit ten gevolge van het ZTC 2.0 ontwerp aan op gemeentelijke basisregistraties (RSGB en RGBZ). Voorts wordt de in 2016 geheel nieuw vast te stellen selectielijst (door de VNG namens gemeenten) volgens huidig plan geënt op de ZTC 2.0. 4.
Regel procedureel en borg inhoudelijk archiefwettelijke vervanging; beperk die tot inkomende papieren post (Hfd.st A. 1,6 en Hfdst A.3.9 en 10). Inhoudelijke borging bij vervanging (juiste en volledige weergave van het origineel) is praktisch onmogelijk zonder schema van metagegevenselementen en vaststelling van de soort van zaaktvpencatalogus. Omdat archiefwettelijke vervanging aangemerkt wordt als een risicovolle beheeractiv iteit is ingevolge het Besluit Infonnatiebeheer daarvoor een machtiging van de archivaris vereist. In de onlangs opgestelde procedure voor vervanging van het Streekarchief" staat omschreven onder welke voorwaarden die machtiging wordt verleend voor op tennijn te vemietigen en voor permanent te bewaren informatie. In 2013 zal de regeling v an de vervanging van papieren post worden opgepakt. Twee opmerkingen over de toepasselijkheid van de wet wat betreft vervanging, omdat daarover veel misverstand bestaat. Ten eerste is per I januari 2013 - met w ijziging van art. 25 van het Archiefbesluit - onder vervanging alleen overzetten van informatie van een analoge (papieren) naar een digitale drager te verstaan. Ten tweede is vervanging bij digitaal opgemaakte (digital bom), en de facto een verantwoordingsfunctie ven ullende. informatie niet aan de orde. Wettelijk geldt deze de facto situatie; worden documenten daadwerkelijk digitaal opgemaakt, en vervullen zij digitaal een verantwoordingsfunctie dan is een print op papier een niet authentieke reproductie, derhalve geen archief Omdat binnen veel (overheids)organisaties zaakafliandeling nog gedeeltelijk aan de hand van deze reproducties geschiedt, en er impliciet of expliciet een beleid geldt dat 'papier leidend is" wordt ten onrechte aangenomen dat de wet ook op de genoemde reproducties betrekking heeft. Dat is niet het geval. Niet de papieren reproductie, maar het digitale origineel dient te worden bewaard. Dat geldt onverkort voor uitgaande papieren post. Vervanging heeft archiefwettel ijk alleen betrekking op papieren informatie die "van buiten komt": post - ervan uitgaande dat binnen overheidsorganisaties alle informatie bij digitaal opgemaakt wordt. De "klus" van het regelen van vervanging is uit oogpunt van de wet en ook van efficiënt werken is vooral zorgen dat het niet hoeft, door: •
Te zorgen dat inteme, digitaal opgemaakte, informatie goed en zeker opgeslagen kan worden en ook daadwerkelijk wordt opgeslagen;
•
Te zorgen dat relevante (verantvvoordings)infonnatie over zaakafiiandeling vervat in papieren reproducties digitaal kan worden opgeslagen en ook daadwerkelijk wordt opgeslagen;
Inspectierapport Streekarchief (iooi en Vechtstreek
(icmccnle HiKersum
14
•
De digitale originelen van uitgaande papieren post digitaal als zodanig kunnen worden opgeslagen en ook daadwerkelijk worden opgeslagen;
Richt in, vul en onderhoud een organisatiebreed geordend overzicht van alle papieren en digitale informatie aanwezig binnen en buiten het zaaksv steein / DMS iHfdst A. 1.4: Hfdst .4.3.2). Het geordend overzicht bev at gegevens over de informatie op (deel)archiefniveau. niet op dossiemiveau. Welke gegevens tenminste, staat omschreven in de genoemde Normen goede, geordende en toegankelijke staat van het Streekarchief Bij voldoende animo bij de organisaties die bij het Streekarchief zijn aangesloten kan het geordend overzicht in het (web-based) archiefbeheersv steem v an het Streekarchief worden gefaciliteerd. Inventarisatie en "vullen' van het geordend overzicht kan het beste worden uitbesteed. Met die inventarisatie kan ook meegenomen worden of bij uitbesteding van papieren en digitaal archiefbeheer (exteme plaatsing cq. hosting) afdoende rekening wordt gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid in dienstverleningsovereenkoinsten ter zake of op ander wijze (Hfdst.4.1.H). 6.
Regel organisatiebreed de afsluiting van alle papieren en digitale archieven van de huidige diensten per ingangsdatum van de nieuwe organisatie (1 januari 2014). Doe dat op basis van het gemaakte geordend overzicht (Hfdsi A. l.Si.
7.
Doe een risicoanalyse van risico"s die de gemeente loopt bij de taakuitv oering (^juridisch, publicitair, financieel) en stel op basis daarvan vastleggings- en beheenegimes vast voor de daarbij horende informatie (Hfd.st A.3,3). In de Normen goede, geordende en toegankelijke staat van het Streekarchief staat het minimum vastleggings- en beheerregime omschreven op basis van bewaartermijn van (papieren en) digitale informatie. Op basis van de risicoanalyse kunnen de genoemde regimes zonodig verzwaard worden. Een voorbeeld van een methode van vaststelling van vastleggings- en beheenegimes voor infomiatie op basis van risicoanalyse is beschikbaar bij het gemeentearchief Rotterdam'".
8.
Regel en implementeer een strategie gericht op duurzame digitale bewaring (bewaarstrategie) (Hflsi A.I.5 en llfdsiA.3. 4.c 6 en 7j. Een bewaarstrategie beoogt behoud van niet alleen de materieel goede, maar ook van de geordende en de toegankelijke staat van informatie gedurende de (bevvaar)termijn dat informatie een functie verv uit. Welke maatregelen bij welke informatie nodig zijn hangt af van het vastleggings- en beheenegime voor die informatie. In de Normen goede, geordende en toegankelijke staat van het Streekarchief is aangegeven in welke staat een bewaarstrategie infonnatie in concreto tenminste zou moeten brengen. Binnen een gemeente is veel informatie met een bevvaartennijn korter dan 7 jaar, waarvoor het actief voeren van een bew aarstrategie minder of niet nodig is.
Inspectierapp
(Iemeente Hilversum
I?
Elke lange termijn bewaarstrategie is gebaseerd op structureren van informatie (informatiearchitectuur) die tmafhankelijk is van zowel procesinrichting als de gebruikte ICTmiddelen. Een bewaarstrategie baseert op (en verondersteld dus) organisatiebreed hanteren van een schema van metagegevenselementen (Hfdsi4. 2i en van een zaaktypencatalogus (Hfdsi4. ~). a.
Zorg bij aanschaf dat de functionaliteit van digitale middelen (software) de structuur van vastlegging van verantvvoordingsinfonnatie (informatiearchitectuur) ondersteunt.
b.
Onderscheid in de inrichting v an zaaksv steem/DMS en procesondersteunende applicaties de vastlegging van verantvvoordingsinforinatie en ov erige informatie. Migratie naar andere systemen van informatie met bijbehorende metagegevens, waaronder digitaai ook archiefwettelijke overbrenging valt, wordt met hanteren v an een unifomie structuur (geordende en toegankelijk staat) een stuk minder bewerkelijk en goedkoper. De beste strategie v oor behoud v an de materieel goede staat van de informatie is het hanteren van open bestandsformaten voor de inforinatieobjecten (documenten). Dat is erop gebaseerd dat voor breed gebruikt open bestandsfonnaten goede conversiemiddelen "vanzelf beschikbaar zullen komen als er een nieuw (open) fonnaat in zwang komt.
c.
Regel zo vroeg mogelijk, bij voorkeur bij creatie, de opslag van inforinatieobjecten (documenten) in een open formaat. Conversie van bestanden naar andere en bij overbrenging in een (voor zover beschikbaar wettelijk voorgeschreven) open formaat wordt zo vermeden of veel eenvoudiger. In de Nonnen goede, geordende en toegankelijke staat van het Streekarchief is een lijst van open fonnaten opgenomen. Resteert nog het fysieke behoud (bit-stream) van de infonnatie. Op de wat langere termijn ligt opslag, en dan zo spoedig mogelijk na zaakafiiandeling, van informatie in wat wel genoemd wordt een edepot voor de hand. Dat e-depot kan een duurzame bewaaromgeving zijn niet alleen voor overgebrachte informatie (digitale archiefbewaarplaats) maar ook voor nog niet overgebrachte (digitale archiefruimte). In afwachting daarvan:
d.
Regel centrale opslag van infonnatie in de digitale archiefruimte, thans het zaaksysteem / DMS, zo mogelijk bij creatie of anders zo spoedig mogelijk na zaakafhandeling in een procesondersteunende applicatie.
9.
Zorg voor een gecontroleerde selectie en vernietiging cf de wet van alle papieren en digitale verantvvoordingsinforinatie cn doe dat op basis van de geldende zaaktv pencatalogus (Hfdst .4. l.S en Hfd.st A.3,8j, Zoals eerder gememoreerd is niet alle papieren informatie in beeld, en digitale informatie zo goed als helemaal niet. Selectie en vernietiging cf de wet van - ook - deze informatie verondersteld dus aanleg en onderhoud van een geordend overzicht tllfdsl4. 2). inspectierappon Streekarchief Gooi en Vechtstreek
(icinceiitc HiKcrsimi
16
Per I januari 2013 dient - op basis van (nieuw) art. 5 lid 2 van het Archiefbesluit - alle selectie en vemietiging te geschieden op basis van wat het de "geldende ordeningsstructuur". Aangezien de in 2016 geheel nieuw vast te stellen selectielijst (door de VNG namens gemeenten, volgens huidig plan) geënt zal zijn op de ZTC 2.0. is het hebben van een zaakt> pencatalogus op basis van die ZTC 2.0 ook voor selectie en vernietiging zo goed als onvemiijdelijk. Omdat selectie en daaropvolgende vemietiging aangemerkt wordt als een risicovolle beheeractiviteit is ingevolge het Besluit Infomiatiebeheer voor alle vemietiging van infonnatie een machtiging van de archivaris vereist. In de onlangs vernieuwde procedure Vernietiging van het Streekarchief'' staat omschreven hoe digitale vernietiging dient te geschieden. Om zaken sneller te laten verlopen wordt komend jaar een doorlopende machtiging tot vemietiging voor daarvoor in aanmerking komende (papieren en digitale) informatie opgesteld. Regel retrospectieve vervanging van verleende bouw- en milieuvergunningen tot en met 2010 (invoering WABO) (Hfd.st .4.1.6 en IU): De bouw - en milieuvergunningen hebben een zeer lange, meest permanente bewaartermijn en worden langdurig tamelijk frequent geraadpleegd niet alleen intern maar ook door burgers en ketenpartners (OFGV). Met retrospectieve vervanging (digitalisering) wordt de informatie duurzaam digitaal toegankelijk \ oor de verschillende (toekomstige) gebruikers. Voor de beschikbaarstelling zal gebruik gemaakt worden van de voorziening die eind 2013 door het Streekarchief voor de bouwvergunningen v an de gemeente Hilversum tot en met 2001 zal zijn gerealiseerd. Regel de overbrenging naar de archiefbewaarplaats en openbaarmaking van reeds geïnv entariseerde archieven van rechtsvoorgangers van de gemeente tot en met 2001 (Hfdst A.I,9j. Het gaat om de archieven van gemeentebestuur en diensten over 1990-2005. Deze archieven bevatten informatie ouder dan de archiefwettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar en dienen dus te worden overgebracht. Onder huidige wetgeving kan een machtiging tot opschorting van de overbrenging worden aangevraagd bij de provincie op basis van veelvuldig gebruik in het primaire proces. Van dat laatste is geen sprake. Aangezien archieven en de toegangen erop vrijwel geheel voldoen aan de Normen goede, geordende en toegankelijke staat van het Streekarchief kan overbrenging snel geschieden.
Inspectierappon Streekarchief (iooi en Vechtstreek
(iemeente Hilversum
17
B.1.
Voldoet het beheer van naar het Streekarchief overgebrachte
informatie aan bestaande wet- en regelgeving ? Begin 201^l
Medio 2013 \ o l d ^ OCIKLI
Voldoet deels
1
Kwaliteitssysteem informatiebeheer
2
Schema metagegevenselementen voor de vastlegging van informatie
3
Archiefbewaarplaats voor papieren en digitale informatie
4
Geordend overzicht van informatie
5
Strategie voor duurzame bewaring van infonnatie
6
Overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats
7
Goede, geordende en toegankelijke staat
8
Regeling beschikbaarstelling en openbaarheid
papier
digitaal
papier
digitaal
1 Nog niet
Nog niet
Rechtmatigheid van het informatiebeheer medio 2013 en begin 2014 na voltooiing van al geplande werkzaamheden (die niet in dit rapport, maar in Visie en planning van het Streekarchief zijn opgenomen) Voor achterstanden in het beheer van naar het Streekarchief overgebrachte informatie, zie bijlage I .
Inspectierapport Streekarchief (iixji en Vechtstreek
(iemeente Hihcrsum
IS
Ik benoem hieronder de belangrijkste uitkomsten van de verrichte nulmeting bij het Streekarchief en licht kortheidshalve alleen de punten toe waarop het Streekarchief nog niet aan de wet voldoet. De samenhang met de nulmeting wat betreft het archief- en informatiebeheer in de lopende organisatie (van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven) wordt in Hoofdstuk A.I uitgelegd.
Het e-formulier archief-KPIs (separate digitale bijlage) bevat de volledige, gedetailleerde informal ie omtrent het voldoen aan de beslaande wet- en regelgeving bij het beheer van naar het .Streekarchief overgebrachte infonnatie.
I
Inrichting, uitvoering en onderhoud van een kwaliteitssysteem (Kl'l
\ l'jpicr
| Digitaal
Van een kwaliteitssv steein voor de kerntaak beheer zoals wettelijk verplicht is nog geen sprake. Bij het doen van verdere stappen wordt aangesloten bij landelijke ontwikkelingen, ic het Kwaliteitshandboek archieven van brancheorganisatie BRAIN. Wat het beheer betreft is een audittaak bij de archiefinspecteur belegd. Wat de kerntaak inspectie betreft (die in het verlengde van de kerntaak beheer ligt) wordt aangesloten op het Kwaliteitsmodel archiefinspectie, in ontwikkeling onder BRAIN. Hiernaast zal in zijn algemeenheid planmatiger gewerkt gaan worden. Startpunt daarbij is het overzicht van achterstanden bij het voldoen aan wettelijke verplichtingen. 2
Inrichting en onderhoud van het schema metagegevenselementen voor de vastlegging van informatie (KPI 3.2 en 4.3)
| D
Er zijn nog geen metagegevenselementen voor specifiek digitale vastlegging van informatie vastgesteld. Dat wordt meegenomen bij opstelling van de bewaarstrategie als bedoeld bij punt 5 onder. 3
Inrichting en onderhoud van de archiefbewaarplaats voor het beheer van papieren en van digitale informatie (KPI 7.2 en KPI 7.4) Afdoende voorzieningen v oor opslag en beheer van digitale archieven (digitale archiefbewaarplaats) zijn er nog niet. Er is wel een afzonderlijke, sterk beveiligde server in gebruik voor de opslag van moederexemplaren van gescand materiaal, het ontbreekt echter nog aan o.a. een SLA met de afdeling ICT en beschrijving van de processen voor opname van het materiaal. De komst van dergelijke voorzieningen is urgent.
4
Inrichting en onderhoud van een geordend overzicht v an informatie (KPI 3.1)
5
Inrichting, uitvoering en onderhoud van een bewaarstrategie ^A^P/i.6.-/.-/--/.6.
9.1-9.2 j Inspectierapport Streekarchief (iooi en Vechtstreek
I)
I Gemeente Hilversum
\_ 19
Wat digitale materialen betreft is er nog geen systematische aandacht v oor duurzame bewaring (bewaarstrategie). Voor zover de afwezigheid van voorzieningen voor opslag en beheer van digitale informatie dat toelaat, wordt er een bewaarstrategie opgesteld. 6
Uitv oeren van de ov erbrenging van informatie (KPI 6.1 - 6.3))
|P
|D
Er zijn nog niet overgebrachte archieven ouder dan 20 jaar bij de aangesloten organisaties (zie bijlage /).
Goede, geordende cn toegankelijke staat (KPI 3.3 - 3.5)
|P
|D
Er zijn achterstanden (zie bijlage I). De zorg voor de materieel goede staat - de duurzame bewaring van digitale informatie behoeft verbetering (vgl. punt 3 en 5 boven). 8
Regeling beschikbaarstelling en openbaarheid AT/
Inspectierapport Streekarchief (jiH)i en Vechtstreek
(iemeente Hilversum
i'
ii
20
I. Overzicht van achterstanden Selectie en vernietiging Er is alleen geordend overzicht van papieren infonnatie in beheer bij IB. zodat achterstanden wat betreft andere papieren infonnatie en wat betreft digitale informatie niet bekend zijn.
Goede, geordende en toegankelijke staat van niet overgebrachte informatie Er is alleen geordend overzicht van papieren infomiatie in beheer bij IB. zodat achterstanden wat betreft andere papieren informatie en wat betreft digitale informatie niet bekend zijn.
Overbrenging Archieven van gemeentebestuur en diensten over 1990-2005 + voorafgaand te bewerken aanv ulling.
Goede, geordende en toegankelijke staat van naar het Streekarchief overgebrachte informatie Algemeen - Gooi en Vechtstreek - bovenlokaal
413,00
Belangencommissie voor het Gooi, 1922-1941
0,70
Bestuur VVV Gooi en Vechtstreek (en rechtsvoorgangers), 1921-2010
0,60
Centrale Schoonheidscommissie voor het Gooi, 1925-1934
0,05
Collectie Heek, CL
0.40
Collectie Smorenburg
0.60
Collectie Videobanden
0.50
De Gooische Schildersvereeniging, 1936-1985
1.25
De Gooise Grafici, 1977-2007
0.36
Diacollectie
1,00 100,00
Fotocollectie Geluidsdragers
0.12
Gooisch Kanalencomité, 1924-1930 - aanvulling
0,25
Krantencollectie: enkele jaargangen verschillende uitgevers uit de periode 1912-
3.^0
2004 6.00
Losse Aanwinsten - aanvulling Inspectierapport Sircckarchief (iooi en Vechlsiivck
(iemeente Hilversum
21
Persfoto en docuinentatiecollectie van de redactie van De Gooi- en Eemlander.
250.00
C.I950-C.2000 Scouting Leger des Heils. afdeling Hilversum en district het Gooi. 1936-1947 Topografisch-historische atlas, I550ca-heden
0.24 46.50
Vogelvverkgroep het Gooi en Omstreken. 1967-1989
0.82
Hilversum
84,53
Adviescommissie voor de zuiv ering in de gemeente Hilversum. 1945-1946
0,10
Algemene Begraafplaats "Gedenkt te Sterven", 1793-1940
1,00
Algemene Begraafplaats aan de Bosdrift, 1890-1978
1,12
Architect EG Middag (en zoon) & architect C de Groot, (1902) 1920-1969
14,10
Architectenbureau Magnée, 1969-1988
2,00
Bedrijven- en instellingenregister van bureau SWO, (1963) 1974-1985
5.50
Boot, JJG, voormalig burgemeester van Hilversum, 1951-1966
1,40
Burgemeester G.J.N. Fijn. 1944-1945
0.05
Burgerlijk Armbestuur. 1889-1913 - Aanvulling
0.15
Centrale Cie. van Overleg voor de Gemeentewerklieden. 1920-1936. 1949
0,40
Christelijke Politie Bond Hilversum, 1922-1977
1,00
Collectie Van der Schatte Olivier
0,50
Collectie Van Oostenrijk (prentbriefkaarten)
0,37
Comité Hilversum 100.000, 1958
0,10
Commissie Openbare Werken, 1919-1925
0,12
Commissie organisatie spreekbeurten in de burgerzaal, 1960-1972
0,12
Commissie tot beheer van de Grindweg van Hilversum op Laren. 1853-1930
0.90
Commissie tot Wering van Schoolverzuim, 1935-1963
0,30
Curatorium Gemeentelijk Gymnasium, 1912-1967
1,15
De Wit, 1895-1995 - Aanvulling
0.25
Dienst Bouw- en woningtoezicht, 1960-1978
2,50
Inspectierapport Streekarchief dooi en Vechtstreek
(iemeente HiUcrsum
22
Dienst Maatschappelijk Hulpbetoon, 1910-1950
0.65
Dienst Publieke Werken, afdeling bouwkunde, I960-I978
9,25
Distributiedienst Hilversum, 1914-1921
0,60
Dorpsbestuur, (1424) 1766-1850 - Aanvulling
0.50
Gemeentebestuur en secretarie. 1980-1989 - Aanvulling
10.00
Gemeentebestuur. 1851-1939 - Aanvulling
10.0
Gemeentelijk Studiefonds. 1921-1961
0.05
Gemeentelijke monumentencommissie. 1975-2002
0,50
Codelindeschool, 1901 -1910 (1947)
0.30
H"sumse ver. van handelaren in aardappelen, groeten en fruit, 1936-1993
0,12
Hoofd sectie voorlichting Militair Gezag district Hilversum, 1945-1946
0,10
Keurings- en kladregisters Landstorm, 1915-1919
0,25
Kev zer, tapijtfabrikanten. 1895-1966
0,25
Klein Rome, Buurtver.van de Roosendaal en St Vistusbuurt, 1993-2003
0,12
Korps politie Hilversum, 1883-1992 - Aanvulling
1,00
Luchtbeschermingsdienst Hilversum W ijk II E, 1939-1945 - Aanvulling
0,12
Memoranda Bouw-en Sloopvergunningen. 1893-1917
1.50
Militieregisters Hilversum. 1814-1908 -
2.00
Molenmeesters van de Hilversumse Meent, 1842-1884
0.25
Ned. Chr. Bond van Overheidspersoneel, Hilversum / Gemeente Werkliedenver. "de
0,40
Zaaier", 1909-1979 Ned. Fed. voor Vrouwelijke Vrijwillige Hulpverlening, afd. H"sum. 1948-1974
1.70
Noorderbegraafplaats, 1930-1975
0,60
Oud-katholieke Parochie St Vitus. 1703 ca-1953
2,00
Redacfie Gedenkboek Hilversum 1924. 1923-1924
0,10
Rooms-katholieke begraafplaats van de parochie St Vitus, 1852-1927
0,60
Rotaryclub Hilversum, 1928-1990
3,00
Schoolmelkcomité. 1941 -1967
0.15
Inspectierapport Streekarchief (jooi en Vechtstreek
(icmcciite Hilversum
23
St. Goois Museum en Ver. Vrienden van het Goois Museum. 1933-1968
2.24
Tulp. HG. 1923-1964
0.40
Unie van vrouwelijke vrijwilligers, afd. Hilversum. 's-Graveland en Loosdrecht.
0.36
1947-2009 Veen. Finna AN. tapijtfabriek. 1902-1941
0.75
Ver. tot oprichting etc en instandhouding eener Ambachtschool voor Hilversum e.o.,
0,10
1900-1902 Vereniging "De Hilversumsche Burgerwacht", 1918-1921
0.03
Vereniging voor Vreemdelingenverkeer Hilversum. 1920-1961
0,30
Werkgroep Van Hengel - Aanvulling
0,75
Inspectierapport Sircckarchief (iooi cn \ cchlsircck
Gemeente Hilversum
24
II. Bronnen en verwijzingen Archiefinspectierapport van 2010 Regelmatig overleg met informatiebeleidsniedewerker IB (Hans Meijer). Adviezen als opgesomd onder noot 7 onder. Besprekingen v an het conceptrapport als venneld onder v ersiebeheer vooraan dit rapport. Plan informatiemanagement Hilversum, versie 0.6a d.d. 17 juli 2013.
' Het infonnatiemodel ZTC 2.0 van KING en aanvullende documenten over het opstellen van een zaaktypencatalogus op ZTC 2.0 leest zijn te vinden via http://vvvvvv.kinggemeenten.nl/ztc/ztc-20 " De Verantwoording van de inspectieaanpak van het Streekarchief zal binnenkort te v inden zijn op http://www.gooienvechthistorisch.nl ' Het Meerjarenverslag alsmede Visie cn meerjarenplanning van het Streekarchief is te vinden \ ia http://www.gooienvechthistorisch.nl ^ De Handreiking archief-KPI's en het bijbehorende e-formulier van de VNG zijn te vinden via http://wwvv.vng.nl/ondervverpenindex/cultuur-en-sport/archieven-enniusea/nieuws/waarstaatiegeiiieentenl-uitgebreid-met-archiefwet-1995 ' Zie noot 3. Sinds het vorige inspectierapport medio 2010 verstrekte adviezen, die nog niet tot resultaat leidden zijn: Advisering in de vorm van bevraging, in hoevene de Gov-United-suite voldoet aan de per 1 april 2010 ingaande Archiefregeling (medio 2010); Advisering over een korte termijn oplossing voor duurzame opslag van archiefmateriaal uit het Overheidsloket Online (OLO) (eind 2010); (Formeel) Advies naar aanleiding van de concept nota 'Informatiebeleid 201 1-2015" (eind 2010); Advisering over aankoop van software voor marktbeheer (eind 2010); Overleg en advies inzake vaststelling van een gemeentebreed metadataschema (vanaf eind 2010) Advisering over de wijze van inrichten van kanaalonafhankelijk (digitaal) werken in verband met plannen voor de postintake (vanaf eind 2010); Advisering over verkorting van de bewaartermijn van cliëntendossiers van de Sociale dienst (begin 2011); Advisering over invoer van de digitale handtekening (begin 2011); (Formeel) Advies over realiseren van algemene randvoorwaarden van digitale opslag van archiefmateriaal uit het Overheidsloket Online (OLO) (medio 2011); Advisering over oplossen van knelpunten op het gebied van beheer v an papieren archiev en en beheer van de archiefruimte (vanaf medio 2011); Advisering over de opzet van het project Digitalisering postproces (medio 2012); Advisering inzake wel / niet toepassen van het Plan van aanpak voor vervanging opgesteld in GU verband (medio 2012); hispcclicrapport Streekarchief Gooi en Vechtstreek
(icmccnte Hilversum
25
•
Advisering over wijze van levering en uitwisseling van informatie aan cq. met de oingev ingsdienst ( O F G V ) (vanaf medio 2012):
•
(Formele) Quick scan rechtmatigheid infonnatiebeheer Hilversum aan de hand v an archief-KPIs (sept. 2012)
•
(Fomieel) advies aan het C M T inzake zaakgericht werken in TripleC (april 2013)
•
Voorstel tot inrichting v an kwaliteitszorg voor informatiebeheer (mei 2013);
•
Adv isering over de regierol van IB bij het organisatiebreed (gaan) werken met het zaaksv steem (juni 2013): De N o r m e n goede, geordende en toegankelijke staat van het Streekarchief zal binnenkort te
vinden zijn via http://www.gooienvechthistorisch.nl/advies-inspectie De Metadatastandaard v an het Stadsarchief A m s t e r d a m is te vinden via http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/metadata/ Het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden in het werkingsgebied van de R H C ' s is te vinden via http://www.scribd.com/doc/l3596l462/WVI-Toepassingsprofiel-Lokale-Overheden "' Het infonnatiemodel Z T C 2.0 van K I N G en aanvullende documenten over het opstellen van een zaaktypencatalogus op ZTC 2.0 leest zijn te vinden via http://www.kinggenieenten.nl/ztc/ztc-20 " De Procedure voor vervanging van papieren in digitale van informatie v an het Streekarchief is te vinden via http://wwvv.gooienvechthistorisch.nl/advies-inspectie '" Een voorbeeld van een Methode van vaststelling van vastleggings- en beheerregimes voor informatie op basis van risicoanalyse van het gemeentearchief Rotterdam is te vinden v ia http://vvw VV.gemeentearchief rotterdam.nl/informatiebeheer/Risicom(xlel%20informatiebeheer%20in% 20concept%20ter%20beschikking ' ^ De Procedure voor vernietiging van i n f o r m a t i e van het Streekarchief is te vinden v ia http://www.gooienvechthistorisch.nl/advies-inspectie '^ Zie noot 2.
Inspectierapport Strcckarchicl (JOOI cn Vechtstreek
dcniccnlc Hllversum
26
