Archiefinnovatie Decentrale Overheden 9 maart 2015 / Nationaal Archief / Het Utrechts Archief Digitale Taken Rijksarchieven / Landelijke e-Depot infrastructuur Pilot e-depot gemeente Utrecht en Het Utrechts Archief
Programma ■ Eddie Smit, Nationaal Archief ■ Digitale Taken Rijksarchieven
■ Landelijke e-Depot infrastructuur ■ Kaj van Vliet, Het Utrechts Archief ■ Pilot e-depot Utrecht / HUA in vogelvlucht
■ Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief ■ Pilot e-depot Utrecht en metadata ■ Pilot e-depot Utrecht en informatiearchitectuur
■ Iedereen ■ Discussie over bevindingen uit de pilot
Archiefinnovatie Decentrale Overheden De landelijke infrastructuur, e-Depot
[email protected] Nationaal Archief 9 maarti 2015
Digitale Taken Rijksarchieven Rijksprogramma De basis voor de digitale archief taken Voor Nationaal Archief en RHC Nationaal Archief = Bestel, wettelijke taak Kennis instituut Leverancier RHC = rijks- en regionale taak • • • •
4
De landelijke infrastructuur e-Depot
9 maart 2015
Overgebrachte en Uitgeplaatste Archieven
5
De landelijke infrastructuur e-Depot
9 maart 2015
Architectuur 1. Bronsystemen 2. Collectie Beheer Systemen 3. e-Depot 4. Ontsluitende systemen
6
De landelijke infrastructuur e-Depot
9 maart 2015
Voorbereidingswerk (Pilots, Uitgeplaatst) Er is voor een Uitgeplaatst Archief veel voorbereiding te doen: (Duurlooptijd is al gauw een jaar) • Binnen de ‘eigen’ organisatie bijvoorbeeld nadenken over handtekeningen, vervanging/substitutie, proces harmonisatie, gebruik van bijv. RMA, Berichtenmakelaar, generieke zoekfunctie… • Bij ‘keuze’ van dossiers 1. Welke proces/zaaksysteem komen zij uit? 2. Afspraken met zaaksysteem eigenaren 3. Afspraken afgesloten, logisch/fysiek verwijderde dossiers 4. Hoeveel ~ 90 TMLO attributen vullen (volledig vs efficiënt) 5. Hoe openbaar zijn de afgesloten dossiers? 6. Specifieke Beheermetadata • Mapping / Export / Kwaliteitscontroles / Opwerken / (Ingest)
7
De landelijke infrastructuur e-Depot
9 maart 2015
Hoe, Wat, Waar 1.
[email protected] 2. www.nationaalarchief.nl/edepot
8
De landelijke infrastructuur e-Depot
9 maart 2015
Pilot e-depot Utrecht 2014 ■ Samenwerking
■ Het Utrechts Archief ■ Concern Informatie- en Procesmanagement / Informatievoorzieningen ■ Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie (KKCD) ■ Werkpakketten ■ Overzicht duurzaam te bewaren digitale informatie ■ Kwaliteitssysteem Leidraad Metagegevens (TMLO) ■ Utrechtse Referentiearchitectuur en duurzaamheid ■ Test overbrenging digitale informatie naar e-depot
Werkpakket overzicht ‘digitale erfenis’ ■ Digitale selectie / totaaloverzicht ■ Casus: Culturele Zaken ■ Aanpak ■ Werkprocessen ■ Stappen, interviews ■ Technische ingrepen
■ Aanbevelingen
Werkpakket overbrenging digitale informatie ■ Casus Projectbureau Leidsche Rijn ■ CORSA / SDB 4 (Preservica)
■ Afspraken ■ Export poststukken / dossiers ■ Mappen metadata ToPX 2
■ Import e-depot NA ■ Leidraad Kennisplatform ■ Is het gelukt...?
Werkpakketten metagegevens / architectuur
Wat wil Utrecht voorkomen?
Werkpakket TMLO / Leidraad metagegevens Kwaliteitssysteem Documentaire informatie gemeente Utrecht
Organisatieverandering Duurzaamheid Opleidingen Classificatie Metagegevens Informatiebeveiliging Programmatuur Informatieontwerp Conversie en migratie Vervanging Vernietigen en bewaren
Interoperabiliteit RGBZ / ZTC / TMLO
Mapping volgens meerdere dimensies 1. Informatie opgebouwd in verleden, heden of toekomst 2. Aggregatieniveau: Archief, Serie, Dossier of Archiefstuk? 3. Overbrenging en wel of niet ‘uitplaatsing’
Werkpakket Utrechtse Referentiearchitectuur URA
Toetsing architectuurprincipes op
duurzaamheid
Principe(s) m.b.t. e-depot en
archiefbewaarplaats binnen URA
E-depot
E-depot
TMLO – discussie doorontwikkeling ■ TMLO waardering “Verplicht indien van toepassing” vraagt om concretisering van KING en Archief 2020.
■ Zelfde geldt voor overeenkomsten en verschillen tussen Verplicht, Verplicht indien van toepassing, Aanbevolen, Optioneel en Pas toe of leg uit. ■ Werkproces is leidend, dus de basis hiervoor is GEMMA ZTC 2.0
www.hetutrechtsarchief.nl └ Archiefbeheer └ E-depot
* presentaties * * projectbeschrijving *
* rapporten van werkpakketten * * contactpersonen voor vragen *
