ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 45

ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Joachim DERWAEL

Brussel 2009

ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Joachim DERWAEL

Brussel 2009

WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wens ook collega Geert Leloup te bedanken voor het nalezen van de selectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan dhr. Guy Cox, directeur-generaal van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen, en aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde personeelsleden voor hun bereidwillige medewerking en voor het vriendelijke onthaal dat mij in deze administratie te beurt viel. Ondanks hun drukke agenda verleenden zij op een constructieve wijze hun medewerking aan de opmaak van de archiefselectielijst. Tijdens mijn talrijke bezoeken gaven ze toelichting bij de archiefvorming, de archiefreeksen en de gehanteerde ordeningsmethodes.

Joachim Derwael oktober 2009

5

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF .............................................................................................................. 5 INHOUDSTAFEL ................................................................................................................ 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN ................................. 9 Bronnen .................................................................................................................................... 9 Websites.................................................................................................................................... 9 Werken ..................................................................................................................................... 9

LIJST VAN ILLUSTRATIES ......................................................................................... 13 LIJST VAN AFKORTINGEN ........................................................................................ 15 INLEIDING ......................................................................................................................... 17 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst ...................................................................... 17 2. Hoe gaat u concreet te werk?............................................................................................... 17 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst.................................................................. 18

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER ....................................................... 23 I. FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg: historiek in vogelvlucht ........ 23 1. Wat vooraf ging: 1831-1895 ............................................................................................... 23 2. De oprichting en eerste jaren: 1895-1914............................................................................ 24 3. Ministerie van Nijverheid, Arbeid (en Bevoorrading): 1918-1934 ..................................... 24 4. Ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg: 1934-1958..................................................... 24 5. Ministerie van (Tewerkstelling en) Arbeid: 1959-2002 ...................................................... 25 6. FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg: 2003-heden....................................... 25 II. AD Collectieve Arbeidsbetrekkingen: historiek ......................................................... 26 III. Bevoegdheden en activiteiten........................................................................................ 28 1. FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in het algemeen ................................ 28 2. AD Collectieve Arbeidsbetrekkingen ................................................................................ 29 IV. Organisatie en werking ................................................................................................. 31 1. Afdeling van het Sectoraal Overleg ................................................................................... 31 A. Cel Algemene Zaken..................................................................................................... 31 B. Directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s............................................... 31 C. Directie van het Beheer van de Paritaire Comités......................................................... 32 D. Directie van de Griffie en Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s .............. 33 E. Directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités ................................................. 33 F. Directie van de Begeleiding van Ondernemingen in Moeilijkheden of Herstructurering ............................................................................................................ 33 2. Afdeling van de Sociale Bemiddeling................................................................................ 34

ORGANOGRAMMEN ..................................................................................................... 35 Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid (1995-1999) ........................................................... 35 Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid (1999-2002) ........................................................... 36 FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (2003-heden) ......................................... 37 Algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen (2009) .................................................. 38

7

Algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen - Inhoudstafel

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER......................................................... 39 I. Algemene analyse van de archiefvorming ....................................................................... 39 II. Toelichting bij de belangrijkste archiefreeksen............................................................. 42 A. Afdeling van het Sectoraal Overleg.................................................................................... 42 A.1. Cel Algemene Zaken .................................................................................................. 42 A.2. Directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s ............................................ 43 A.3. Directie van het Beheer van de Paritaire Comités ...................................................... 44 A.4. Directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s 46 A.5. Directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités .............................................. 47 Logistieke Cel ............................................................................................................. 47 Archief van de paritaire comités................................................................................. 47 A.6. Directie van de Begeleiding van Ondernemingen in Moeilijkheden of Herstructurering.......................................................................................................... 48 B. Afdeling van de Sociale Bemiddeling ................................................................................ 49 III. Toelichting bij het concept selectie van archieven ....................................................... 49 A. Afdeling van het Sectoraal Overleg.................................................................................... 50 A.1. Directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s ............................................ 50 A.2. Directie van het Beheer van de Paritaire Comités ...................................................... 50 A.3. Directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s 51 A.4. Directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités .............................................. 51 Logistieke Cel ............................................................................................................. 51 Archief van de paritaire comités................................................................................. 52 B. Afdeling van de Sociale Bemiddeling ................................................................................ 52

BIJLAGEN ........................................................................................................................... 53 1. Instructies voor het bewaren van het archief van de paritaire organen....................... 53 2. Intranet Paritaire Comités................................................................................................ 66

8

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN, WEBSITES EN WERKEN BRONNEN Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België. Annuaire administratif et judiciaire de Belgique, Brussel, 1968-2009. Belgisch Staatsblad. Moniteur belge, Brussel, 1845-2009. Voor gecoördineerde Belgische wetgeving: www.ejustice.just.fgov.be/cgi_wet/wet.pl Driejaarlijkse verslagen van de dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen, 1970-1981.

WEBSITES Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg www.werk.belgie.be/home.aspx Nationale Arbeidsraad www.nar.be Portaalsite inzake herstructurering van ondernemingen www.herstructureringen.be

WERKEN BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M. e.a., Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 50), 1993. BRAEKMANS P., “Het overheidstoezicht op collectieve arbeidsovereenkomsten. De externe en interne wettigheidscontrole op CAO’s”, in: Oriëntatie, 2008, jaargang 38 (nr. 9), pp. 221-248. COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Manuale 49), 2004. DROSSENS P., Archieven van de buitendiensten van het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 32), 2009. EECKHOUTTE W., Sociaal compendium arbeidsrecht…: met fiscale notities, Kluwer, Mechelen, 1995. “Het Halve-eeuwfeest van het Ministerie van Arbeid”, in: Arbeidsblad, driemaandelijks tijdschrift van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, 1945, 46ste jaargang (nr. 6-7), pp. 327-331. Het sociale overleg in België, Brussel, Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, 1989.

9

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen Lijst van geraadpleegde bronnen, website en werken

JANSSENS L., Archieven van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Serie inventarissen 1: secretariaat-generaal van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Serie koninklijke besluiten (1861-1970) (nr. 356); secretariaat-generaal van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Serie ministeriële besluiten (1920-1970) (nr. 357); directie van het Personeel van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Serie ministeriële besluiten (1898-1960) (nr. 358); directie van het Personeel van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Serie koninklijke besluiten (1908-1960) (nr. 359); administratie van de Arbeidsveiligheid van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Serie koninklijke besluiten van de beroepen inzake het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming, titel I (1948-1982) (nr. 360), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Inventarissen Algemeen Rijksarchief 356-360), 2004. JANSSENS L., Secretariaat-generaal van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Ministeriële Besluiten (1920-1970), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Inventarissen Algemeen Rijksarchief 320), 2002. JANSSENS L., Secretariaat-generaal van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. Koninklijke Besluiten (1861-1970), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Inventarissen Algemeen Rijksarchief 321), 2002. JANSSENS L., Vlaamse Gemeenschap: ministeriële Besluiten van de vergunningen en de beroepen inzake het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming, titel I (1982-1983), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Algemeen Rijksarchief Inventarissen. 366), 2004. LUYTEN D., Sociaal-economisch overleg in België sedert 1918, Brussel, VUBPress, 1995. “Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid: 1895-1995”, in: Arbeidsblad, driemaandelijks tijdschrift van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, 1995, nummer 17, pp. 1-90. PEEMANS F., L’Organisation administrative et l’action du Ministère du Travail, 1895-1940. L’enquête heuristique et ses résultats, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica 29), 1981. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Manuale 58), 2008. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Manuale 59), 2008. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 74), 1993. TERRIZZI R., Les ministères de l'Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (18951990). I. Étude structurelle de l'administration centrale et répertoire des organes y attachés, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 28), 1993. TERRIZZI R., Les ministères de l'Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale. II. Répertoire des commissions paritaires (1919-1991), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 30), 1993.

10

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen Lijst van geraadpleegde bronnen, website en werken

TERRIZZI R., Les ministères de l'Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (18951990). III. Aperçu des compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 53), 1994. VAN DEN EECKHOUT P. en LUYTEN D., “Federaal ministerie van tewerkstelling en arbeid en zijn voorgangers”, in: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUB Press, 1999, pp. 401-408. VAN DEN HEULE R., Geheugen van de FOD. Sluiting Renault, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009. www.meta.fgov.be/WorkArea/showcontent.aspx?id=22968 VELLE K., Het ministerie van Openbare Werken (1837-1990). I. Organisatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 32), 1993. WARNOTTE D., “Le Ministère de l’Emploi et du travail et de la Prévoyance sociale. Première partie. Historique et organisation des services”, in: Revue du travail, 1939, pp. 525-557. Wegwijs in … de collectieve arbeidsbetrekkingen, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009. www.meta.fgov.be/WorkArea/showcontent.aspx?id=3824

11

LIJST VAN ILLUSTRATIES 1. Logo FOD WASO..................................................................................................... titelblad Copyright FOD WASO. 2. Voorbereiding van de archivering van de dossiers inzake de vergaderingen van de paritaire comités. ................................................................................................................ 40 Foto auteur. 3. Verrijdbare rekken met dossiers inzake de vergaderingen van de paritaire comités.......... 40 Foto auteur. 4. Notulen van de paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité ...................... 41 Foto auteur. 5. Ingebonden notulen van de paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité ... 41 Foto auteur.

13

LIJST VAN AFKORTINGEN AD

algemene directie

ARA

Algemeen Rijksarchief

Art.

artikel

B.S.

Belgisch Staatsblad

CAC

collectieve akkoorden - accords collectifs

CAO

collectieve arbeidsovereenkomst

COA

collectieve arbeidsbetrekkingen

DG

directeur-generaal

Dobecom

documentatie en beheer van de paritaire comités

EeVA

elektronische verzending en archivering

EU

Europese Unie

FOD

federale overheidsdienst

IAB

Internationaal Arbeidsbureau

IAO

Internationale Arbeidsorganisatie

KB

koninklijk besluit

MB

ministerieel besluit

NAR

Nationale Arbeidsraad

PC

paritair comité

RSZ

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

SAS

sociale akkoorden - accords sociaux

WASO

Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg

15

INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats kunnen overheidsarchieven historisch waardevol zijn. Ze vormen onderdeel van ons cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S., 12/08/1955), gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 (B.S., 19/05/2009), dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een reeks personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben en hun juridische bewaartermijn verstreken is. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de documenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan.

2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag tot de fysieke vernietiging overgaan worden. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus bijvoorbeeld de versnippering van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de deletetoets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. Het Rijksarchief dient 45 dagen op voorhand op de hoogte gebracht te worden, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Documenten ouder dan 30 jaar moeten aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen worden. Zolang

17

Algemene Directie Humanisering van de Arbeid - Inleiding

de documenten jonger zijn, gebeurt de bewaring door de administratie zelf, maar deze moet er wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. We willen hier nog even benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten).1 Andere richtlijnen – inzake de archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe reeksen ontstaan of bestaande reeksen stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden.

3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst In 2000 startte dhr. Michel Jadot, secretaris-generaal van het toenmalige ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, het project “Ordening van de Archieven” op. Dit project stond in het teken van de verhuizing van het ministerie van de Belliardstraat naar de huidige gebouwen aan het Zuidstation (Ernest Blerotstraat 1) en werd uitgevoerd in nauw overleg met het Algemeen Rijksarchief. Luc Janssens (in een eerste fase bijgestaan door Griet Maréchal) werd aangesteld als verantwoordelijke archivaris namens het Rijksarchief.2 Voor enkele belangrijke archiefreeksen bij deze algemene directie werden er in het kader van het voornoemde project selectiebeslissingen genomen door collega Luc Janssens in de periode 2000-2004. Een aantal waardevolle archiefreeksen, onder andere enkele reeksen van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen, werden overgedragen aan het Rijksarchief en voor enkele oninteressante reeksen werd een toelating tot vernietiging verleend. Deze beslissingen werden behouden en er wordt in deze selectielijst telkens naar verwezen. Tijdens dit project werden echter enkel de grote reeksen in kaart gebracht, voornamelijk bewaard in de kelders van de Belliardstraat. In 2008 nam de Algemeen Rijksarchivaris de beslissing om door enkele van zijn medewerkers voor de volledige FOD WASO archiefselectielijsten te laten opstellen en zo niet enkel de grote reeksen in kaart te brengen, maar de volledige documentenstroom. Luis Angel Bernardo y Garçia en Joachim Derwael gaven op 26 november 2008 een uiteenzetting op het directiecomité van de FOD om de rol van het Rijksarchief en het belang van archiefselectielijsten uiteen te zetten. Er werd afgesproken om een selectielijst voor elke administratie op te maken. Het was de bedoeling om in 2009 archiefselectielijsten te realiseren voor de algemene directies Individuele Arbeidsbetrekkingen, Collectieve Arbeidsbetrekkingen, Humanisering van de Arbeid en Toezicht Welzijn op het Werk. Op 26 maart 2009 werd een uiteenzetting gegeven over het doel van de werkzaamheden voor de diverse directiehoofden van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen. In de maand april werden de afspraken vastgelegd en in de maanden juni tot en met oktober vonden de interviews en archiefbezoeken plaats. In oktober vond de eindredactie van de selectielijst plaats en tot slot werd de archiefselectielijst in januari 2010 bekrachtigd door de ondertekening van het goedkeuringsformulier

1

SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Manuale 59), 2008. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Manuale 58), 2008. Een Nederlandstalige versie van beide brochures is beschikbaar op: http://arch.arch.be/content/view/707/133/lang,nl_BE/. 2 JANSSENS L., Vlaamse Gemeenschap: ministeriële Besluiten van de vergunningen en de beroepen inzake het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming, titel I (1982-1983), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Algemeen Rijksarchief Inventarissen. 366), 2004, p. 9.

18

Algemene Directie Humanisering van de Arbeid - Inleiding

door de Algemeen Rijksarchivaris en de directeur-generaal van de algemene directie. De opmaak van de selectielijst nam zo’n anderhalve maand in beslag.

19

ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER I.

FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG: HISTORIEK IN VOGELVLUCHT3

1. Wat vooraf ging: 1831-1895 Vanaf 1831 tot 1884 behoorden de bevoegdheden inzake industrie en arbeid tot het ministerie van Binnenlandse Zaken, meer bepaald tot de dienst Industrie. In 1859 werd er binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken een algemene dienst voor Landbouw en Nijverheid opgericht die onder meer bevoegdheden had in verband met het werkmansboekje, vrouwenen kinderarbeid, leerovereenkomsten en dergelijke meer, met andere woorden bevoegdheden met sociale accenten. In 1884 ging de regering Malou over tot een belangrijke herschikking van de ministeriële bevoegdheden en creëerde het ministerie van Landbouw, Nijverheid en Openbare Werken, met daarbinnen de algemene dienst voor Landbouw en Nijverheid. Twee jaar later, in 1886, braken hevige onlusten uit in heel het land. De sociale onlusten van 1886 maakten de gezagsdragers bewust van de noodzaak om in te grijpen in de verhoudingen tussen de werkgevers en de werknemers. Ze gaven de doorslag om tot een radicale verandering te komen in het sociale beleid van ons land. Op 15 april 1886 tekende Koning Leopold II een besluit dat een comité oprichtte, belast om de arbeidsomstandigheden in de industrie in het koninkrijk te onderzoeken en de maatregelen te bestuderen die hierin verbetering zouden kunnen brengen. Op 9 november 1886 kondigde de Koning in zijn troonrede, zich baserend op de werkzaamheden van deze onderzoekscommissie, een belangrijk hervormingsprogramma aan, waarvan meerdere punten uitgevoerd werden tijdens de parlementaire zitting 1886-1887. De eerste sociale wetten zagen zo het licht, zoals bijvoorbeeld de wet van 16 augustus 1887 tot oprichting van de Nijverheids- en Arbeidsraad, belast met informatieve, raadgevende en bemiddelende taken inzake collectieve conflicten, de wet van 16 augustus 1887 houdende reglementering van de betaling van het loon aan de arbeiders, enz. De oprichting van de Arbeidsdienst (later Arbeidsambt geheten) op 12 november 1894 leidde tot een naamsverandering van het ministerie. In het Belgisch Staatsblad van 17 november 1894 verscheen de nieuwe benaming van het ministerie, waarin het luik “Arbeid” zijn plaats kreeg.

3

Beknopte samenvatting van de informatie gevonden in: BOURGEOIS P., DEVOLDER C., GUINAND M. e.a., Het ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 50), 1993, pp. 31-32. “Het Halve-eeuwfeest van het Ministerie van Arbeid”, in: Arbeidsblad, driemaandelijks tijdschrift van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, 1945, 46ste jaargang (nr. 6-7), pp. 327-331. “Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid: 1895-1995”, in: Arbeidsblad, driemaandelijks tijdschrift van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, 1995, nummer 17, pp. 5-64. TERRIZZI R., Les ministères de l'Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990). I. Étude structurelle de l'administration centrale et répertoire des organes y attachés, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 28), 1993. TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 74), 1993, pp. 24-29. VELLE K., Het ministerie van Openbare Werken (1837-1990). I. Organisatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 32), 1993, pp. 157-166. www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=245.

23

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen - Historisch en institutioneel kader

2. De oprichting en eerste jaren: 1895-1914 Op 28 mei 1895 werden de Arbeidsdienst, het bestuur van de Nijverheid en het beheer van de Mijnen uit het ministerie van Landbouw, Nijverheid, Arbeid en Openbare Werken gelicht en vormden ze het nieuw opgerichte ministerie van Nijverheid en Arbeid. Het ministerie bestond aanvankelijk uit 4 administratieve eenheden, met name het Algemeen Secretariaat, de Arbeidsdienst, het bestuur der Mijnen en het bestuur der Nijverheid. 3. Ministerie van Nijverheid, Arbeid (en Bevoorrading): 1918-1934 Na WO I werd tot 1921 de Hoofddienst voor de Bevoorrading aan het ministerie toegevoegd, wat tot uiting kwam in de naamgeving, met name ministerie van Nijverheid, Arbeid en Bevoorrading. In 1919 werden de diensten Toezicht over den Arbeid en over de Vergunningsplichtige, Gevaarlijke, Ongezonde of Hinderlijke Inrichtingen alsook de Medische Arbeidsdienst opgericht. Het beheer der Nijverheid verhuisde ingevolge het KB van 2 juni 1920 naar het ministerie van Economische Zaken, maar zou op 31 december 1921 terugkeren en omgedoopt worden tot algemene directie van het Nijverheidswezen. Het Ambt voor Ambachten en Neringen werd dan weer op deze laatste dag overgeheveld naar het ministerie van Economische Zaken. In 1922 bestond het ministerie van Nijverheid en Arbeid dus uit volgende algemene directies: Algemene Secretarie, algemene directie van het Mijnwezen, algemene directie van het Nijverheidswezen, algemene directie van het Nijverheids- en Beroepsonderwijs, algemene directie van het Arbeidswezen en algemene directie van het Maatschappelijk Verzekerings- en Voorzorgswezen. Op 6 september 1924 werd het luik “Maatschappelijke Voorzorg” in de naam van het ministerie opgenomen. Het KB van 17 december 1932 splitste het departement tijdelijk (tot 1934) in een ministerie van Nijverheid en Arbeid en een ministerie van Maatschappelijke Voorzorg en Volksgezondheid en het KB van 20 december 1932 hevelde de bevoegdheid inzake technisch onderwijs over naar het ministerie van Openbaar Onderwijs. 4. Ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg: 1934-1958 De periode die in 1934 begon, betekende een belangrijke verandering in de organisatie van de verschillende departementen. Men ging voor het eerst een duidelijk onderscheid maken tussen de sociale en economische sector. Daardoor werden in 1934 het Algemeen Mijnbestuur en de algemene directie van het Nijverheidswezen definitief overgeheveld naar het ministerie van Economische Zaken. Uit de naam van het ministerie verdween het onderdeel “Nijverheid”. In het ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg bleven naast het Algemeen Secretariaat enkel een algemene directie van het Arbeidswezen (enkele jaren later omgevormd tot de algemene directie voor de Arbeidsbescherming bij KB van 6 maart 1936) en een algemene directie van het Sociaal Verzekerings- en Voorzorgswezen bestaan. In 1945 werd bij besluit van de Regent van 10 april 1945 tot vaststelling van het organiek kader een nieuw organogram uitgewerkt met als doel de sociale vrede te bewaren en de sociale vooruitgang van de bevolking verzekeren. Men onderscheidde volgende algemene directies: het Algemeen Secretariaat, de algemene directie van de Administratieve Aangelegenheden, de algemene directie van de Studiedienst, de algemene directie voor de Technische Arbeidsorganisatie (bij KB van 11 mei 1953 omgevormd tot administratie van de Arbeidsveiligheid en -hygiëne), de algemene directie voor de Betrekkingen tussen Bedrijfshoofden en Bedrijfsleiders (bij KB van 11 mei 1953 omgevormd tot administratie van Arbeidsbetrekkingen en Arbeidsreglementering) en de algemene directie voor de Sociale Zekerheid (bij KB van 11 mei 1953 omgevormd tot administratie van Sociale Voorzorg en Sociale Zekerheid). Op 15 juni 1957 splitste men de administratie van Arbeidsveiligheid en Arbeidshygiëne op in een administratie van de Arbeidsveiligheid en een administratie van de Arbeidshygiëne en Arbeidsgeneeskunde.

24


5. Ministerie van (Tewerkstelling en) Arbeid: 1959-2002 Een volgende belangrijke stap kwam er in 1959. Bij koninklijk besluit van 27 januari 1959 werd het departement gesplitst in een ministerie van Tewerkstelling en Arbeid (tot september 1960 enkel Arbeid) en een ministerie van Sociale Voorzorg. De bevoegdheden inzake sociale voorzorg en sociale zekerheid werden overgedragen aan het ministerie van Sociale Voorzorg. In 1960 bestond het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid uit volgende administraties: Secretariaat-Generaal, Commissariaat-Generaal voor de Bevordering van de Arbeid, Algemene Administratieve Diensten, Studiedienst, administratie van de Arbeidsveiligheid, administratie van de Arbeidshygiëne en -geneeskunde, administratie van de Werkgelegenheid en de administratie van de Arbeidsbetrekkingen en Reglementering. In 1969 werd bij KB van 23 juli 1969 een nieuwe administratie opgericht, met name een dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen, een uitvloeisel van de wet van 5 december 1968 met betrekking tot de collectieve arbeidsovereenkomsten en paritaire comités, en bestond het ministerie dus uit 9 administraties. De bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen hevelde een aantal materies die geheel of gedeeltelijk tot de bevoegdheden van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid behoorden, over naar de Gemeenschappen en de Gewesten. Volgende materies werden overgeheveld naar de Gemeenschappen: de intellectuele, morele en sociale vorming, de sociale promotie, de beroepsomscholing en -bijscholing, de gezondheidsopvoeding alsook de activiteiten op het vlak van de preventieve gezondheidszorg (erkenning van de arbeidsgeneeskundige diensten), het beleid inzake onthaal en integratie van inwijkelingen en het beleid inzake mindervaliden. Volgende materies werden overgeheveld naar de Gewesten: de bescherming van het leefmilieu, het afvalbeleid met uitzondering van de import, het doorvoeren en de export van radioactieve afvalstoffen, de controle op de gevaarlijke, ongezonde en hinderlijke bedrijven, onder voorbehoud van de bepalingen die betrekking hebben op de arbeidsbescherming, de arbeidsbemiddeling, de programma's voor tewerkstelling van de volledig uitkeringsgerechtigde werklozen of ermee gelijkgestelde personen, met uitzondering van de tewerkstellingsprogramma's in de administraties en diensten van de federale overheid of die onder het toezicht staan van deze overheid en de toepassing van de normen betreffende de tewerkstelling van buitenlandse arbeidskrachten. Een volgende belangrijke reorganisatie van de diensten werd doorgevoerd in 1999. In dat jaar werden de wijzigingen van bevoegdheden en verbeteringen die in het voorgaande decennium ingevoerd werden, bekrachtigd door een reorganisatie. Het federaal ministerie van Tewerkstelling en Arbeid bestond toen uit de volgende administraties: Secretariaat-Generaal, administratie van de Algemene Diensten en de Communicatie, administratie van de Studiën, de Documentatie en de Geschillen, administratie van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen, administratie van de Arbeidsveiligheid, administratie van de Arbeidshygiëne en de -geneeskunde, administratie van de Werkgelegenheid, administratie van de Individuele Arbeidsbetrekkingen en de administratie van de Inspectie van de Sociale Wetten. 6. FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg: 2003-heden In 2003 veranderde de naam van het ministerie in de FOD WASO.4 De naamsverandering ging gepaard met een belangrijke reorganisatie. De administraties van de Arbeidsveiligheid en van de Arbeidshygiëne en -geneeskunde verdwenen en gingen op in de algemene directies Humanisering van de Arbeid en Toezicht Welzijn op het Werk. De overige algemene directies zijn: de diensten van de voorzitter, de Stafdiensten, de algemene directie Individuele Arbeidsbetrekkingen, de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen, de algemene directie Toezicht op de Sociale Wetten en de algemene directie Werkgelegenheid en 4

KB van 3 februari 2002 houdende oprichting van de federale overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (B.S., 07/02/2002).

25


Arbeidsmarkt. Verder vervoegden het personeel van het Nationaal Onderzoeksinstituut voor Arbeidsomstandigheden (huidige directie van het Onderzoek over de Verbetering van de Arbeidsomstandigheden) en enkele personeelsleden van het vroegere ministerie van Economische Zaken (diensten belast met de sociale balansen en het welzijn op het werk in de mijnen, de staalindustrie enz.) de nieuwe FOD. Het personeel van de directie van de Gelijke Kansen, dat deel uitmaakte van het Secretariaat-Generaal van het vroegere ministerie, werd ter beschikking gesteld van het nieuwe Instituut voor Gelijkheid van Vrouwen en Mannen.

II. AD COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN: HISTORIEK De modaliteiten voor het aangaan van collectieve arbeidsovereenkomsten en het oprichten van paritaire comités, evenals de precieze rol van deze comités in de collectieve arbeidsbetrekkingen, werden vastgelegd door de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités.5 De wet voorzag dat “als de wet dient toe te laten van arbeidsstelsels in te voeren welke volledig aangepast zijn aan de noodwendigheden van elke nijverheidstak, evenals tot het vestigen van goede arbeidsbetrekkingen welke bijdragen tot de sociale vrede, het klaarblijkelijk is dat de verwezenlijking van deze objectieven afhangt van de middelen die te dien einde zullen ter beschikking gesteld worden van de minister van Tewerkstelling en Arbeid”. Op basis hiervan werd op 30 juli 1969 een nieuwe administratie opgericht, meer bepaald een dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen, die alle administratieve taken en opdrachten moest vervullen tot uitvoering van de wet van 5 december 1968, die medewerking moest verlenen om sociale conflicten te voorkomen en die tot slot verantwoordelijkheid moest opnemen bij het sociaal overleg.6 In uitvoering van deze opdrachten kreeg deze administratie de steun van het korps van de sociale bemiddelaars, opgericht in 1964 en onder de bevoegdheid geplaatst van de bevoegde minister.7 Deze sociale bemiddelaars werden door art. 3 van KB van 23 juli 1969 tot oprichting van een dienst voor de Collectieve Arbeidsbetrekkingen aan deze dienst toegevoegd.8 De huidige algemene directie is de rechtsopvolger van deze in 1969 opgerichte dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen en werd opgericht in 1999. Reeds vóór 1969 waren er afdelingen/directies van het toenmalige ministerie van Arbeid bevoegd voor de paritaire comités. De eerste paritaire comités werden opgericht in 1919 in de staalnijverheid, de mijnen en de machinebouw (hoewel er reeds op het einde van de 19de eeuw fabrieksraden met paritaire structuur bestonden).9 In 1924 werd bij KB van 21 februari 1924 bij de algemene directie van het Arbeidswezen een dienst der Nationale en Gewestelijke Paritaire Comités opgericht met als opdrachten enerzijds de arbeidsconflicten via overleg en arbitrage op te lossen en anderzijds de instelling, organisatie en werking van de paritaire comités te regelen.10 Na WO II kwamen deze bevoegdheden bij de algemene directie voor de Betrekkingen tussen Bedrijfshoofden en Arbeiders, directie Paritaire Comités, Werkrechtersraden en Aanmoedigingen. Het gehele netwerk van de paritaire comités was empirisch tot stand gekomen en de noodzaak ontstond om voor de comités een wettelijk kader te creëren. De besluitwet van 9 juni 1945 tot vaststelling van het statuut van de paritaire comités regelde voor het eerst het wettelijke kader waarbinnen de comités konden opereren.11 De wet liet echter een aantal problemen onbehandeld (duurde tot wet van 5 december 1968 5

B.S., 15/01/1969. KB van 23 juli 1969 tot oprichting van een dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen en tot vaststelling van het statuut van het personeel van deze dienst (B.S., 30/07/1969). 7 KB van 27 juli 1964 houdende regeling van het ambt van sociaal bemiddelaar (B.S., 12/08/1964). 8 B.S., 30/07/1969. 9 Voor meer info in verband met het sociaal overleg in België: Het sociale overleg in België, Brussel, Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, 1989. LUYTEN D., Sociaal-economisch overleg in België sedert 1918, Brussel, VUBPress, 1995. 10 B.S., 29/02/1924. 11 B.S., 05/07/1945. 6

26


vooraleer daaraan verholpen werd)12. Het KB van 13 mei 1953 houdende vaststelling van het organiek kader van het ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg wijzigde het organogram van het ministerie en de bevoegdheden inzake de paritaire comités kwamen bij de administratie van de Arbeidsbetrekkingen en Reglementering, sectie Arbeidsbetrekkingen Paritaire Comités, terecht en dit tot in 1969.13 In 1944 werden de eerste sociale bemiddelaars aangesteld door de minister van Tewerkstelling. Zij beschikten in de periode 1944-1947 over geen enkele verordening of statuut waarin hun rol of opdrachten waren omschreven. Zij werden belast met het vrijwaren van de arbeidsvrede door verzoening. Hun bemiddeling vond plaats in nauw overleg met het kabinet van de bevoegde minister. In 1947 verleende de minister deze twee ambtenaren de officiële titel van “sociaal bemiddelaar”. De meeste verzoeningsopdrachten gebeurden op eigen initiatief of op vraag van de minister onder wiens gezag zij rechtstreeks werden geplaatst. In 1964 werd het korps uitgebreid tot 6 bemiddelaars en namen ze het voorzitterschap waar van de belangrijkste paritaire comités. De uitbreiding van het korps was tevens de aanleiding voor het uitwerken, voor het eerst, van hun statuut, vastgelegd bij KB14, en de sociale inspecteurs werden ontheven van de bemiddelingsopdrachten die zij sporadisch uitoefenden bij lokale geschillen of geschillen op het niveau van de onderneming. Dit bleef van kracht tot de oprichting van de dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen in juli 1969 in een nieuw statuut met aangepaste bevoegdheden voorzag.15 Bij de oprichting in 1969 bestond de dienst voor de Collectieve Arbeidsbetrekkingen uit de dienst van de Sociale Bemiddelaars, de dienst van de Paritaire Comités, de Studie- en Documentatiedienst en de dienst van Algemene Zaken. In 1976 bestond de dienst Collectieve Arbeidsbetrekkingen uit 5 afdelingen, met name de Sociale Bemiddeling, Secretariaat van de Paritaire Comités, Studiën-documentatie, Algemene Zaken, Instelling en Werking der Paritaire Comités.16 De bevoegdheden van de afdeling Sociale Bemiddeling17 werden niet gewijzigd. De afdeling Secretariaat der Paritaire Comités nam het secretariaat waar van de paritaire (sub)comités, notuleerde vergaderingen van deze comités18 en stelde de ontwerpen van KB en de bijhorende bijlagen op waarbij de beslissing van de paritaire comités algemeen bindend worden verklaard19. De afdeling Studiën-documentatie bestond ten eerste uit een sectie Revisie C.A.O. die instond voor de voorbereiding van de wettelijke en reglementaire maatregelen betreffende de paritaire comités, voor het onderzoek en advies op juridisch-, wettelijk- en taalgebied van de door de verschillende afdelingen van de dienst voorbereide ontwerpen van KB’s en voor de juridische bijstand aan de paritaire (sub)comités20, ten tweede uit een sectie Studiën die instond voor de verdeling van de documentatie, voor de bijstand aan de paritaire comités op economisch en sociaal gebied en voor de medewerking met de Studiedienst van het departement21 en tot slot uit de sectie Centraal Fichier met als bevoegdheden het bijeenbrengen en systematisch klasseren van de inhoud der CAO’s, het verzamelen van documentatie over de werkzaamheden van de paritaire (sub)comités en het verstrekken van inlichtingen betreffende de door de paritaire (sub)comités genomen beslissingen22. De afdeling Algemene Zaken bestond uit 4 secties. De sectie Administratieve 12

Zo was het vóór 1969 enkel mogelijk om een paritair comité op te richten voor de sectoren nijverheid, handel en landbouw. Sindsdien kan men voor elke activiteit buiten de openbare sector een comité oprichten. 13 B.S., 14/05/1953. 14 KB van 27 juli 1964 houdende regeling van het ambt van sociaal bemiddelaar (B.S., 12/08/1964). 15 Driejaarlijks verslag van de dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen 1970-1972, pp. 25-26. 16 MB van 29 mei 1974, gewijzigd bij MB van 15 september 1976. 17 Huidige afdeling van de Sociale Bemiddeling. 18 Huidige directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités. 19 Huidige directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s. 20 Grotendeels huidige directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s. 21 Grotendeels naar de diensten van de Voorzitter verhuisd. 22 Grotendeels huidige directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s.

27


Zaken, ten eerste, was bevoegd voor de personeelszaken, de huishoudelijke dienst, de verzendingen, de internationale betrekkingen, de betrekkingen met de algemene administratieve diensten enz.23 De sectie Griffie ten tweede ontving de CAO’s en verstrekte afschriften van de CAO’s24. Ten derde onderzocht de sectie Bevoegdheid van de Paritaire Comités de gevallen waarin de bevoegdheid van de paritaire comités in bepaalde ondernemingen van toepassing was.25 De sectie Vertaling stond tot slot in voor de simultaanvertaling van de vergaderingen van de paritaire (sub)comités en de vertaling van de notulen. De afdeling Instelling en Werking der Paritaire Comités26 was verantwoordelijk voor de instelling van de paritaire (sub)comités, de benoeming en vervanging van de leden van de comités, de afbakening van hun werkingssfeer en werkwijze en de samenstelling ervan.27 De bevoegdheden inzake de sociale bemiddeling, de paritaire comités en CAO’s bleven dezelfde doorheen de jaren en vormen de basis van het huidige organogram. De huidige twee afdelingen werden opgericht in 1999 bij de reorganisatie van het toenmalige ministerie van Tewerkstelling en Arbeid. De laatste wijziging in het organogram vond plaats op 1 juni 2009. De directie Herstructureringen en Brugpensioen werd toen opgericht. Deze vormde voordien een cel van de directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s.28 In september van 2009 werd de naam van de directie gewijzigd, meer bepaald in directie van de Begeleiding van Ondernemingen in Moeilijkheden of Herstructurering.

III. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 1.

FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in het algemeen

De opdrachten en missie van de FOD werden vastgelegd in het KB van 3 februari 2002 houdende oprichting van de federale overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg en werden als volgt geformuleerd29: - de voorbereiding, de bevordering en de uitvoering van het beleid inzake collectieve arbeidsbetrekkingen, de begeleiding van het sociaal overleg, de preventie en de verzoening bij sociale conflicten; - de voorbereiding, de bevordering en de uitvoering van het beleid inzake individuele arbeidsbetrekkingen; - de voorbereiding, de bevordering en de uitvoering van het beleid inzake het welzijn op het werk; - de voorbereiding, de bevordering en de uitvoering van het beleid inzake werkgelegenheid, regulering van de arbeidsmarkt en de werkloosheidsverzekering; - de voorbereiding, de bevordering en de uitvoering van het beleid inzake gelijkheid; - ervoor te zorgen dat de tenuitvoerlegging van de bovengenoemde beleidslijnen worden nageleefd en dit via de inspectiediensten die een raadgevende, preventieve en repressieve rol vervullen; - administratieve boetes op te leggen, meer bepaald bij inbreuken op de reglementaire bepalingen die worden bedoeld in de eerste 5 punten van deze paragraaf; - de sensibilisering van de verschillende actoren in de sociale en economische wereld betreffende de humanisering van de arbeid; - de uitdieping van het sociale Europa.

23

Huidige cel Algemene Zaken en het Directoraat-generaal. Huidige directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s. 25 Huidige directie van het Beheer van de Paritaire Comités. 26 Idem. 27 Driejaarlijks verslag van de dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen 1973-1975, pp. 65-67. 28 De oprichting gebeurde bij besluit van de directeur-generaal van de AD Collectieve Arbeidsbetrekkingen (15/05/2009 - COA/RCT/AZ/5643). 29 B.S., 07/02/2002. 24

28


2.

AD Collectieve Arbeidsbetrekkingen

Vooraleer dieper in te gaan op de bevoegdheden en werking van de algemene directie volgt een korte toelichting over de paritaire comités en de collectieve arbeidsbetrekkingen. De paritaire comités van werkgevers en werknemers worden opgericht bij koninklijk besluit op basis van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités en op verzoek van één of meer werknemers- of werkgeversorganisaties of op initiatief van de Koning, in casu de regering.30 Ze zijn samengesteld uit een gelijk aantal vertegenwoordigers van representatieve werkgevers- en werknemersorganisaties. De (onder)voorzitter en secretarissen zijn ambtenaren van de FOD WASO. In het oprichtingsbesluit wordt bepaald welke bedrijfstak of ondernemingen, welke personen en welk gebied tot het bevoegdheidsgebied van het comité behoren. Op verzoek van het paritair comité kunnen bij koninklijk besluit één of meerdere paritaire subcomités opgericht worden. In het koninklijk besluit wordt, op advies van het bevoegde paritair comité, vastgelegd welke personen en welk gebied tot het bevoegdheidsgebied behoren. Hetzelfde oprichtingsbesluit legt de eventuele autonomie vast waarover het subcomité beschikt. Het takenpakket van de paritaire (sub)comités bestaat ten eerste uit het tot stand brengen van CAO’s door de vertegenwoordigende organisaties, ten tweede uit het voorkomen of bijleggen van geschillen tussen werkgevers en werknemers, ten derde uit het adviseren van de regering, de Nationale Arbeidsraad, de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven of de bedrijfsraden, op hun verzoek of op eigen initiatief, over aangelegenheden die tot hun bevoegdheden behoren en tot slot ten vierde uit het vervullen van elke andere taak die hun door of krachtens de wet is toevertrouwd. Op 1 januari 2009 waren er 103 paritaire comités en 71 subcomités.31 Hoewel het niet verplicht is, heeft ongeveer elk paritair comité een verzoeningsbureau opgericht.32 Dit bureau is samengesteld uit een voorzitter (is over het algemeen de sociaal bemiddelaar die het betrokken paritair comité voorzit), een secretaris en een gelijk aantal leden die de werkgevers- en werknemersorganisaties vertegenwoordigen. Deze leden worden aangeduid op basis van het reglement van inwendige orde van het comité. Het bureau speelt een rol in geval van dreigend sociaal conflict of wanneer er een conflict is in een onderneming of op het niveau van de activiteitensector en tracht de geschillen tussen werkgevers en werknemers te voorkomen of bij te leggen.33 De paritaire comités hebben dus de bevoegdheid om collectieve arbeidsovereenkomsten te sluiten. Een CAO is een akkoord dat gesloten wordt tussen enerzijds één of meer representatieve werknemersorganisaties en anderzijds één of meer representatieve werkgeversorganisaties of één of meer werkgevers. In het akkoord worden individuele en collectieve betrekkingen tussen werkgevers en werknemers in de ondernemingen of in een bedrijfstak (een sector) vastgesteld en de rechten en verplichtingen van de contracterende partijen geregeld. Er kunnen drie verschillende soorten CAO’s onderscheiden worden, naargelang van het onderhandelingsniveau waarop ze worden gesloten. Ten eerste is er de intersectorale CAO. Deze wordt gesloten in de Nationale Arbeidsraad door alle organisaties

30

B.S., 15/01/1969. Wegwijs in … de collectieve arbeidsbetrekkingen, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009, pp. 9-10. Voor meer info in verband met de procedure inzake oprichting, de samenstelling, de bevoegdheden enz. van de paritaire comités: www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=504. 32 KB van 6 november 1969 tot vaststelling van de algemene regels voor de werking van de paritaire comités en paritaire subcomités, art. 19 (B.S., 18/11/1969). 33 Voor meer info over de concrete werking van het verzoeningsbureau en de procedures bij de bemiddeling: www.meta.fgov.be/defaultTab.aspx?id=514 en www.meta.fgov.be/defaultTab.aspx?id=491; VAN DEN HEULE R., Geheugen van de FOD. Sluiting Renault, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009, pp. 57-62. 31

29


die erin vertegenwoordigd zijn.34 De werkingssfeer van een dergelijke CAO strekt zich uit tot alle bedrijfstakken en tot het gehele land.35 Een sectorale CAO ten tweede wordt gesloten in een paritair comité of subcomité door alle representatieve organisaties die erin vertegenwoordigd zijn. Deze CAO geldt voor alle werkgevers en -nemers die ressorteren onder het betrokken paritair (sub-)comité, voor zover zij vallen onder de werksfeer van de CAO. Indien een bedrijfstak niet onder een paritair comité ressorteert (of het PC is niet actief), dan kan de sectorale CAO gesloten worden in de Nationale Arbeidsraad. Ten derde is er de ondernemings-CAO. Deze wordt gesloten tussen één of meerdere werkgevers en één of meerdere representatieve werknemersorganisaties. De CAO geldt voor alle werknemers van een werkgever gebonden door de overeenkomst, voor zover zij vallen onder de werkingssfeer van de CAO, zelfs al zijn ze geen lid van een werknemersorganisatie die de overeenkomst ondertekend heeft.36 De opdrachten van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen kunnen als volgt samengevat worden: 1. het bijdragen tot de ontwikkeling en de ordening van de collectieve arbeidsbetrekkingen tussen de werkgevers en werknemers en alle bestuurlijke taken en opdrachten vervullen in uitvoering van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsbetrekkingen en de paritaire comités (het beheer (oprichting, benoeming leden enz.) en het secretariaat van de paritaire comités, het verzorgen van de procedure tot het algemeen bindend verklaren van de CAO’s, het analyseren van de CAO’s op hun wettelijkheid, het behandelen van de aanvragen van ondernemingen die een afwijking wensen van het algemeen stelsel van de brugpensioenen, het verlenen van advies inzake de bevoegdheidsgebieden van de paritaire (sub)comités, het opvolgen van geschillen inzake het voor de onderneming bevoegd paritair (sub)comité enz.); 2. het verlenen van medewerking bij het voorkomen van geschillen, het uitvoeren van sociale bemiddelingsopdrachten, het uitbrengen van verslag bij de bevoegde minister omtrent de sociale verhoudingen in een nijverheidstak of -sector of in een welbepaalde sector (dit alles via het korps van sociale bemiddelaars).37 Wettelijk zijn de opdrachten van de sociale bemiddelaars door art. 5 van het koninklijk besluit van 23 juli 1969 tot oprichting van een dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen en tot vaststelling van het statuut van het personeel van deze dienst als volgt vastgelegd38: - het voorkomen van sociale geschillen en, wanneer zij toch uitbreken, het verloop en de beëindiging ervan opvolgen en zo mogelijk bespoedigen; - elke sociale bemiddelingsopdracht vervullen; - in bestendig contact zijn met werkgevers, werknemers en met de leden van de inspectie van de sociale wetten; 34

De NAR heeft als opdrachten het formuleren van adviezen of voorstellen over algemene vraagstukken van sociale aard die werkgevers en werknemers aanbelangen, het uitbrengen van advies over de geschillen van bevoegdheid die tussen de PC’s kunnen rijzen, het sluiten van intersectorale CAO’s, het sluiten van CAO’s voor bedrijfstakken die niet onder een PC vallen of waarvan het desbetreffende PC niet actief is enz. De adviesverlening gebeurt op eigen initiatief of op vraag van de minister of de wetgevende kamers. Voor meer info over de NAR: www.nar.be. 35 Deze CAO’s zijn niet te verwarren met de interprofessionele akkoorden die gesloten worden voor alle ondernemingen in de privé-sector. Deze akkoorden hebben geen rechtsbinding. Ze binden enkel politiek en moreel de contracterende partijen, beter bekend als de “groep van tien”. Deze akkoorden worden wel regelmatig omgezet in wetten en intersectorale CAO’s. 36 www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=7182. Voor meer info in verband met de inhoud en de procedures inzake CAO’s: Wegwijs in … de collectieve arbeidsbetrekkingen, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009. 37 KB van 23 juli 1969 tot oprichting van een dienst van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen en tot vaststelling van het statuut van het personeel van deze dienst, art. 2 (B.S., 30/07/1969). 38 B.S., 30/07/1969.

30


- alle verslagen opstellen betreffende de sociale betrekkingen, hetzij op sectoraal, hetzij op ondernemingsvlak; - eventueel het voorzitterschap van paritaire comités of subcomités waarnemen.

IV. ORGANISATIE EN WERKING 1. Afdeling van het Sectoraal Overleg De afdeling waarborgt de ontwikkeling, de opvolging en de juridische en logistieke ondersteuning van het sectoraal sociaal overleg. Vijf directies en één cel voeren deze opdrachten uit. A. Cel Algemene Zaken Deze cel verzorgt het interne beheer van de afdeling. Voor bepaalde bevoegdheden staat de cel in voor de gehele algemene directie, meer bepaald het personeelsbeheer en de boekhouding en begroting (voor zover deze zaken niet gebeuren op de overkoepelende stafdiensten Personeel en Organisatie en Budget en Beheerscontrole van de FOD). B. Directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s Voor heel wat taken oefent deze directie een deeltaak uit in het volledige proces. Zo voert de directie, inzake de wettigheidscontrole op de CAO’s waarvoor de algemeen bindend verklaring wordt gevraagd, een “interne” (inhoudelijke) controle uit. Men haalt er de manifeste onwettelijkheden uit en probeert in overleg met de sociale partners tot een vergelijk te komen om de CAO aan te passen. Indien dit niet lukt worden de geweigerde CAO’s verzameld en aan de bevoegde minister gestuurd die een officiële weigering opmaakt inzake de aanvraag tot het algemeen verbindend verklaring van de CAO’s.39 De verdere afhandeling van het dossier bij een positieve evaluatie na de interne controle gebeurt door de directie van de Griffie en de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s, die ook de externe controle doet op de formele aspecten. De directie controleert tevens de door de werkgevers ingediende bonusplannen.40 De dossiers (inzake de toetredingsakten bonusplannen) zelf worden beheerd door de directie van de Griffie en de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s. Daarnaast ontvangt de directie de jaarrekeningen en jaarverslagen van de Fondsen voor Bestaanszekerheid en het verslag van de revisor(en) of de accountants.41 De directie controleert tevens de ingestuurde verslagen (evaluatieverslagen van de ondernomen 39

BRAEKMANS P., “Het overheidstoezicht op collectieve arbeidsovereenkomsten. De externe en interne wettigheidscontrole op CAO’s”, in: Oriëntatie, 2008, jaargang 38, nr. 9, pp. 221-248. 40 Bonusplannen (ofwel niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen) zijn voordelen gebonden aan collectieve resultaten van een onderneming, een groep ondernemingen ofwel van een welomschreven groep van werknemers, op basis van objectieve criteria. De voordelen hangen af van de verwezenlijking van duidelijk aflijnbare, transparante, definieerbare/meetbare en verifieerbare doelstellingen. De bonus wordt, voor een bepaald maximumbedrag, niet beschouwd als loon. Voor meer info: www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=15300. 41 De fondsen voor bestaanszekerheid, ingesteld bij de wet van 7 januari 1958 betreffende de fondsen voor bestaanszekerheid (B.S., 07/02/1958), kunnen opgericht worden in de schoot van de paritaire comités en subcomités. De statuten worden vastgelegd bij CAO, die door de Koning algemeen bindend verklaard wordt. Ze hebben als doel om sociale voordelen voor de betrokkenen te financieren, toe te kennen en uit te keren, om de vakopleiding van werknemers en jongeren te financieren en te organiseren en om de veiligheid en de gezondheid van werknemers in het algemeen te verzekeren en te verzorgen. De voordelen die de fondsen toekennen, verschillen van sector tot sector. De financiering van de fondsen gebeurt door bijdragen, te betalen door de werkgevers die vallen onder de statuten van het fonds. De inning kan rechtstreeks door het fonds gebeuren of via de RSZ. Voor meer info: www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=519.

31


inspanningen en financiële overzichten) inzake de risicogroepen op het niveau van de sectoren en op het niveau van de ondernemingen.42 Verder maakt de directie thematische analyses van de CAO’s (zo gaat men onderzoeken hoe de sectoren de nationale CAO’s invullen voor wat betreft sociale materies zoals de arbeidsduur enz.), volgt ze de toepassing van de wetgeving op de havenarbeid en op de diamantnijverheid43 op en verleent ze juridische bijstand aan de paritaire comités. Dit laatste gebeurt enkel op vraag van de comités zelf. C. Directie van het Beheer van de Paritaire Comités Deze directie verzorgt administratieve omkadering inzake de oprichting van en het vastleggen (of wijzigen) van de bevoegdheden van de paritaire comités en subcomités krachtens art. 3538 van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités en inzake de benoeming van hun leden krachtens art. 39-46 van dezelfde wet.44 De directie is dus belast met het oprichten, wijzigen en eventueel opheffen van paritaire (sub)comités. Ook de samenstelling van deze paritaire (sub)comités behoort tot de dagelijkse taken: mandaten binnen een paritair (sub)comité moeten worden vastgelegd, verdeeld en toegewezen. De leden van de paritaire (sub)comités moeten vervolgens worden benoemd of desgevallend vervangen.45 Alvorens een organisatie kandidaten kan voordragen om te zetelen in een paritair (sub)comité wordt onderzocht of de organisatie voldoende representatief is voor dit paritair comité.46 Het is zeer belangrijk voor een werkgever om het bevoegd paritair comité voor zijn onderneming te kennen. De CAO’s gesloten in elk paritair comité bepalen immers de loon- en arbeidsvoorwaarden in de onderneming. Het feit dat men behoort tot een paritair comité impliceert doorgaans ook de betaling van bijdragen aan een fonds voor bestaanszekerheid (ofwel rechtstreeks ofwel via de RSZ). In principe wordt elke werkgever geacht het paritair comité te kennen waartoe hij behoort. Hij kan echter geholpen worden in zijn keuze door zich te richten tot zijn sociaal secretariaat of tot zijn juridisch adviseur, door op de site van de FOD de teksten te raadplegen van de bevoegdheidsgebieden van de paritaire comités en de administratieve interpretaties van de bevoegdheid van de paritaire comités of door een advies aan te vragen bij deze directie tot bepaling van het bevoegd paritair comité. De directie van het Beheer van de Paritaire Comités heeft dus een opdracht inzake informatie en advies. In de praktijk brengt de algemene directie, op verzoek van een werkgever of van een derde, advies uit tot bepaling van het bevoegd paritair comité, op basis van een onderzoek dat ter plaatse gebeurt door de inspecteurs van de AD Toezicht op de Sociale Wetten. Het advies verstrekt door de administratie heeft geen bindende kracht. Enkel de arbeidsrechtbank kan een bindend 42

Met risicogroepen worden diverse groepen werknemers bedoeld, met name werknemers ouder dan 50 jaar, laaggeschoolde werknemers, gehandicapten, allochtonen enz. Het begrip “risicogroepen” wordt gedefinieerd in de nieuwe of voortgezette CAO’s gesloten in een paritair comité of gesloten voor een onderneming of een groep ondernemingen. Werkgevers zijn verplicht een inspanning te leveren ten voordele van de personen die behoren tot de risicogroepen. Nu dragen bijvoorbeeld bepaalde categorieën werkgevers 0,10% van de volledige loonmassa af aan de RSZ, een fonds voor bestaanszekerheid of aan een VZW (vormingsfonds). Deze instellingen stellen het geld ter beschikking voor activiteiten en inspanningen ten voordele van personen die behoren tot de risicogroepen of ten voordele van de actieve begeleiding en opvolging van werklozen. Voor meer info: www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=737. 43 Voor wat de diamantnijverheid betreft, is een personeelslid van de directie aangesteld als regeringscommissaris bij het Intern Compensatiefonds voor de Diamantsector. 44 B.S., 15/01/1969. 45 De directie verzorgt tevens de benoeming van de leden van de adviescommissie Brugpensioen (MB van 18 februari 1991 houdende oprichting van een adviescommissie met het oog op het bekomen van bepaalde afwijkingen inzake conventioneel brugpensioen, art. 4 (B.S., 27/02/1991)) en de commissie Ondernemingsplannen (wet van 19 juni 2009 houdende diverse bepalingen over tewerkstelling in tijden van crisis, art. 14 (B.S., 25/06/2009)). 46 Wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités, art. 3 (B.S., 15/01/1969).

32


besluit nemen betreffende het behoren tot een paritair comité. De administratieve afhandeling van de vastlegging van het bevoegde paritaire comité voor individuele ondernemingen behoort wel toe aan deze directie. Ook het opvolgen van de geschillen inzake het voor een onderneming bevoegd paritair (sub)comité voor de arbeidsgerechten behoort tot het takenpakket van deze directie. D. Directie van de Griffie en de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s De directie ontvangt en registreert de collectieve arbeidsovereenkomsten. Art. 18 van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités bepaalt immers dat de CAO’s (zowel de intersectorale, de sectorale als deze afgesloten op bedrijfsniveau) moeten neergelegd worden op de directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s, waar ze onder andere op hun vormvereisten, vastgelegd in art. 12-16 van dezelfde wet, worden gecontroleerd.47 De modaliteiten voor de neerlegging worden beschreven in het KB van 7 november 1969 tot vaststelling van de modaliteiten van neerlegging van de collectieve arbeidsovereenkomsten.48 Men zorgt er eveneens voor dat de publicatie van de berichten van neerlegging van sectorale CAO’s in het Belgisch Staatsblad gebeurt. Men kan bij de directie terecht voor de raadpleging van de CAO’s en men kan er een voor eensluidend verklaard afschrift van geregistreerde CAO’s verkrijgen. De directie beheert eveneens de dossiers inzake de algemeen verbind verklaring van de CAO’s. De directie voert een “externe” controle uit (men controleert met andere woorden of de CAO aan de formele voorwaarden voldoet) en stuurt het dossier vervolgens voor een inhoudelijke controle naar de directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s. Krachtens de art. 28-34 van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités kunnen CAO’s op vraag van een paritair comité of een daarin vertegenwoordigde organisatie door de koning algemeen verbindend verklaard worden.49 Van een algemeen verbindend verklaarde CAO kan op individueel vlak door de werkgever en de werknemer niet meer afgeweken worden (behalve indien de CAO bijvoorbeeld een afwijking in het voordeel van de werknemer toelaat). De niet-naleving ervan kan strafrechtelijk gesanctioneerd worden. Daarnaast bereidt men de publicatie voor van de koninklijke besluiten die de CAO’s algemeen bindend verklaren. Tot slot verleent de directie een zeker rechtszekerheid aan sociale akkoorden (SAS) en collectieve akkoorden (CAC) - deze akkoorden zijn een tussenvorm tussen contract en CAO en beheert het de dossiers inzake de toetredingsakten bonusplannen. E. Directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités Deze directie organiseert en ondersteunt de vergaderingen van de paritaire comités en subcomités, stelt hun notulen op en verzorgt de administratieve ondersteuning (met inbegrip van het beheer van de archieven).50 F. Directie van de Herstructurering

Begeleiding

van

Ondernemingen

in

Moeilijkheden

of

Deze directie behandelt de dossiers over de afwijkingen op de reglementering inzake brugpensioenen51, werkt de reglementering uit in verband met de herstructurering van 47

B.S., 15/01/1969. B.S., 22/11/1969. 49 B.S., 15/01/1969. 50 KB van 6 november 1969 tot vaststelling van de algemene regels voor de werking van de paritaire comités en de paritaire subcomités, art. 12-18 (B.S., 18/11/1969). 48

33


bedrijven, voor zover de AD Collectieve Arbeidsbetrekkingen bevoegd is, en het behandelt de dossiers over herstructureringen52, werkt de reglementering uit in verband met crisismaatregelen tot aanpassing van de arbeidsduur of van het arbeidsvolume, voor zover de AD Collectieve Arbeidsbetrekkingen bevoegd is, en het behandelt de dossiers inzake crisismaatregelen53 en neemt het secretariaat van de Commissie Brugpensioen54 en van de Commissie Ondernemingsplannen55 waar. 2. Afdeling van de Sociale Bemiddeling Via de sociale bemiddelaars staat de afdeling in voor de preventie en opvolging van sociale conflicten, de sociale bemiddeling, het voorzitterschap en vice-voorzitterschap van paritaire comités en subcomités en de uitvoering van bijzondere administratieve opdrachten. Onder “sociaal bemiddelaar” moet verstaan worden: deze ambtenaren van de FOD WASO die het korps van de sociale bemiddelaars vormen en onder het gezag van de minister van Werk vallen. Het aanduiden van een sociaal bemiddelaar en hem belasten met een bepaalde opdracht behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de minister, onder wiens gezag de sociaal bemiddelaar staat. De minister houdt zichzelf wel steeds buiten de rechtstreekse onderhandelingen, gezien hij/zij de ultieme vrijwaarder/vrijwaardster is van de sociale vrede (in de praktijk wordt de minister bij een belangrijk conflict wel op de hoogte gehouden van de evolutie in de gesprekken, aangezien de bemiddelaar de minister bijvoorbeeld nodig heeft voor maatregelen die een ministeriële beslissing vereisen, zoals het bepalen van de leeftijd waarop brugpensioen toegestaan kan worden). Bij een conflict kan de sociaal bemiddelaar op eigen initiatief of op verzoek van een bepaalde partij optreden.56

51

KB van 16 november 1990 betreffende de toekenning van werkloosheidsuitkeringen in geval van conventioneel brugpensioen (B.S., 23/11/1990). 52 KB van 9 maart 2006 betreffende het activerende beleid bij herstructureringen (B.S., 31/03/2006), gewijzigd bij art. 1 van het KB van 7 juni 2009 tot wijziging van het koninklijk besluit van 9 maart 2006 (B.S., 19/06/2009). 53 Wet van 19 juni 2009 houdende diverse bepalingen over tewerkstelling in tijden van crisis (B.S., 25/06/2009). 54 MB van 18 februari 1991 houdende oprichting van een adviescommissie met het oog op het bekomen van bepaalde afwijkingen inzake conventioneel brugpensioen (B.S., 27/02/1991). 55 Wet van 19 juni 2009 houdende diverse bepalingen over tewerkstelling in tijden van crisis (B.S., 25/06/2009). 56 Voor een uitgebreide beschrijving van de bevoegdheden van de sociale bemiddelaars en hun manier van werken: VAN DEN HEULE R., Geheugen van de FOD. Sluiting Renault, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009, pp. 57-62.

34

ORGANOGRAMMEN57 Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid (1995-1999)

57

Er werd geopteerd om slechts tot 1995 terug te gaan met de organogrammen. Voor de oudere organogrammen kan men terecht in: TERRIZZI R., Les ministères de l'Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990). I. Étude structurelle de l'administration centrale et répertoire des organes y attachés, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 28), 1993.

35

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen - Organogrammen

Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid (1999-2002)

36


FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (2003-heden)

37


Algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen (2009) 58

58

De directie van de Herstructureringen en het Brugpensioen veranderde op 1 september 2009 van naam, meer bepaald in de directie van de Begeleiding van Ondernemingen in Moeilijkheden of Herstructurering.

38

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER I. ALGEMENE ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING De algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen beschikt over verschillende verrijdbare rekken met een totale opslagcapaciteit van zo’n twee strekkende kilometer. Deze rekken staan op de verdieping waar de administratie gehuisvest is in het gebouw van de FOD. In deze rekken bewaart men zowel de (semi)dynamische als statische archieven. De algemene directie maakt geen gebruik van de gemeenschappelijke archiefruimte van de FOD in de kelder. De dynamische archieven van de algemene directie worden hoofdzakelijk bewaard in de bureaus van de bevoegde ambtenaren. De dossiervorming bij de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen gebeurt nog grotendeels op papier. Bepaalde processen worden wel digitaal uitgevoerd, maar de belangrijkste documenten worden afgeprint en in de dossiers opgeborgen. Een globaal overzicht van de hoeveelheid bewaarde archieven bestaat er niet. Via “Intranet Paritaire Comités” (cfr. infra) bestaat er wel een toegang op de belangrijkste archiefreeksen van de afdelingen en diverse directies. De directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités beschikt sinds 2004 over een nota met instructies voor de bewaring van het archief van de paritaire comités (nota COAARC/AS/3721 en onderrichtingen COA/AR/RAM/archN1, COA/AR/RAM/archN2 en COA/AR/RAM/archN3, zie bijlage 1). De nota, met bijhorende onderrichtingen, werd opgesteld door de directeur-generaal en vloeide voort uit art. 18 van het KB van 6 november 1969 tot vaststelling van de algemene regels voor de werking van de paritaire comités en paritaire subcomités.59 Dit artikel stipuleert dat het archief van de paritaire comités bij de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen bewaard wordt. De nota kwam tot stand naar aanleiding van de verhuis in 2004 en in samenwerking met het Algemeen Rijksarchief, in casu Luc Janssens. In de praktijk wordt bij de directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités een onderscheid gemaakt tussen de notulen van de vergaderingen bewaard in de zogenaamde Logistieke Cel enerzijds en de archieven van de paritaire comités anderzijds die door de respectievelijke secretarissen bewaard worden. De directie beschikt over verrijdbare rekken met een totale opslagruimte van zo’n 900 strekkende meter, waarvan zo’n 650 meter ingenomen wordt door de cel Logistiek en zo’n 250 meter door de secretarissen van de paritaire comités. De cel Logistiek schat dat, met de huidige “papierstroom”, de directie nog voor zo’n 15 jaar plaats heeft in deze rekken (hierbij wordt geen rekening gehouden met eventuele overdrachten aan het ARA of selecties). Het archief van de paritaire comités zelf wordt bewaard door de secretarissen van het betrokken paritair comité. De rekken zijn per paritair comité ingedeeld en zijn ter beschikking van de betrokken secretarissen. Er bestaan tot op heden geen eenduidige instructies voor het bewaren van de sectorale archieven gezien de grote verschillen van sector tot sector. Het gevolg is dat ongeveer geen enkel archief van een paritair comité op een gelijkaardige wijze beheerd en bewaard wordt. Bepaalde secretarissen gebruiken archiefdozen van het Algemeen Rijksarchief, anderen stapelen alles in pakken in de rekken, nog anderen gebruiken ringmappen enz. Het lijkt aangewezen om uniforme richtlijnen uit te werken voor het beheer van de archieven (of om nog eens de nadruk te leggen op de bestaande nota, zie bijlage 1, onderdeel “Archivering. Onderrichtingen voor de secretarissen van paritair comité”). Een ander knelpunt is de opvolging van een secretaris. Bepaalde van deze archieven, waarvan sommige teruggaan tot circa 1945, gingen immers verloren bij opvolging van secretarissen. Op de “T-schijf” beschikt de directie ook over een eigen map. Echte “archieven” staan er niet in deze mappen. Het betreft eerder werkdocumenten en documentatie zoals modelbrieven, handleidingen voor het gebruik van de databanken, de ingescande notulen enz.

59

B.S., 18/11/1969.

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen - Archiefvorming en archiefbeheer

Voorbereiding van de archivering van de dossiers inzake de vergaderingen van de paritaire comités.

Verrijdbare rekken met dossiers inzake de vergaderingen van de paritaire comités.

40


Notulen van de paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité.

Ingebonden notulen van de paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité.

41


De overige directies van de afdeling van het Sectoraal Overleg beschikken niet over dergelijke richtlijnen voor hun archiefbeheer. Het lijkt dus aangewezen om een gelijkaardige nota inzake archivering uit te werken voor deze directies en eveneens voor de sociale bemiddelaars van de afdeling van de Sociale Bemiddeling. Tot op heden bestaan er immers geen specifieke richtlijnen over het beheer van de archieven van de sociale bemiddelaars, wat er moet gebeuren met hun “persoonlijke” archieven op het moment dat ze de dienst verlaten enz. Zo dreigt informatie in verband met de geschiedenis van het sociaal overleg in België onherroepelijk verloren te gaan.

II. TOELICHTING BIJ DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN A. Afdeling van het Sectoraal Overleg - “Intranet Paritaire Comités” (2001-heden), registratie- en opvolgsysteem dossiers: Het intranet is een geïntegreerde relationele database die bestaat uit verschillende databanken (zie bijlage 2), zoals “Inforco”, “Indicateur”, “Meeting” enz. Deze verschillende onderdelen vormen onder andere een toegang op de verschillende soorten dossiers die gevormd worden in de administratie. Daarnaast kan men statistieken trekken, de dossiers opvolgen, de briefwisseling inschrijven enz. Men kan spreken over het registratie- en opvolgsysteem van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen. Bij de beschrijvingen van diverse archiefreeksen zal vaak verwezen worden naar bepaalde onderdelen van dit intranet. De verschillende onderdelen van het “Intranet Paritaire Comités” worden onderhouden door de stafdienst Informatie- en Communicatietechnologieën van de FOD. Zo is de databank voor de briefwisseling, “Indicateur”, gelinkt aan het centrale registratiesysteem van de FOD, nl. “Prince”. A.1. Cel Algemene Zaken - Registers gehouden voor de inschrijving van de briefwisseling (1988-2001): Er zijn twee soorten registers van de briefwisseling, met name de gewone briefwisseling en de aangetekende briefwisseling. De cel algemene zaken schrijft nog de volledige uitgaande briefwisseling in voor de afdeling van de Sociale Bemiddelaars. Vanaf 2001 wordt de briefwisseling in “Indicateur” (cfr. supra) ingeschreven. - Afschriften van de uitgaande brieven (1996-heden): Jaar na jaar worden er minder afschriften bewaard, aangezien de uitgaande briefwisseling meer en meer gedecentraliseerd wordt. De ingekomen briefwisseling wordt naar de personeelsleden van de verschillende directies gestuurd om dan aan de dossiers toegevoegd te worden. - “Medische dossiers” van de personeelsleden van de algemene directie (1975-heden): Het zijn geen echte medische dossiers. Het betreft hoofdzakelijk de regularisatieformulieren die dienen ingevuld te worden wanneer iemand ziekteverlof heeft genomen. - Notulen van de stafvergaderingen van de sociale bemiddelaars (2005-heden): Naast de sociale bemiddelaars tracht men om vertegenwoordigers van elke directie te laten deelnemen aan de vergaderingen. Tijdens de bijeenkomsten bespreekt men de stand van zaken in de diverse paritaire comités, geeft men uitleg over nieuwe wetgeving in verband met bijvoorbeeld herstelplannen enz.

42


A.2. Directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s - Dossiers van afgekeurde CAO’s in het kader van de wettigheidscontrole op de CAO’s waarvoor de algemeen verbindend verklaring wordt gevraagd (2005-heden): De dossiers bevatten de CAO in kwestie, nota’s van deze directie, documentatie, antwoorden van de sociale partners enz. - Jaarrekeningen en jaarverslagen van de Fondsen voor Bestaanszekerheid en het verslag van de revisor(en) of de accountants (2000-heden): Deze documenten dienen aan de minister van Tewerkstelling en Arbeid overgemaakt te worden overeenkomstig hoofdstuk IV (bepalingen in verband met de controle- en toezichtorganen), art. 20-22, van het KB van 15 januari 1999 betreffende de boekhouding en de jaarrekening met betrekking tot de Fondsen voor Bestaanszekerheid.60 In de praktijk worden de documenten aan de administratie overgemaakt die de rekeningen controleert. - Dossiers inzake de juridische bijstand aan de paritaire comités (circa 1970-heden): De juristen van de directie van het Juridisch Advies van de Paritaire Comités61 konden de paritaire comités, op hun vraag, bijstaan met juridisch advies. Deze bevoegdheid hoort nu toe aan de directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s, maar is naar de achtergrond verdrongen en het gebeurt nog zelden dat aan de comités advies verleend wordt. Daardoor worden er niet veel nieuwe dossiers meer gevormd. - Dossiers inzake de controle van de verslagen van de risicogroepen van de sectoren (1993heden) en dossiers inzake de verslagen van de risicogroepen van de ondernemingen (1993heden): Deze dossiers vloeien voort uit art. 190 van de wet van 27 december 2006 houdende diverse bepalingen (I)62. Dit artikel bepaalt dat de sectoren en ondernemingen jaarlijks een evaluatieverslag en een financieel overzicht van hun inspanningen om risicogroepen in het arbeidsproces in te schakelen, van vorming te voorzien enz. ter controle dienen neer te leggen bij de administratie. In de praktijk wordt deze verplichting wegens een gebrek aan sanctiemogelijkheden niet altijd opgevolgd. - Dossiers inzake de havenarbeiders (erkenning, schorsing of intrekking van het statuut van havenarbeider) (1972-heden): De dossiers worden gevormd in uitvoering van de wet van 8 juni 197263 betreffende havenarbeid en het KB van 5 juli 2004 betreffende de erkenning van havenarbeiders in de havengebieden die onder het toepassingsgebied vallen van de wet van 8 juni 1972.64 De dossiers, geordend op erkenningsnummer van de arbeiders, worden bewaard op het secretariaat van het paritair comité 301 voor het havenbedrijf in Antwerpen. - Dossiers inzake de opvolging van de toepassing van de wetgeving met betrekking tot de opdrachten van het Intern Compensatiefonds voor de Diamantnijverheid en inzake de controle op het fonds (1999-heden): Deze dossiers vloeien voort uit de wet van 12 april 1960 tot oprichting van een Intern Compensatiefonds voor de Diamantsector65, het KB van 21 november 1960 houdende de statuten van het fonds en uit de taak van regeringscommissaris bij het fonds die het bevoegde personeelslid van de directie uitoefent. De dossiers bevatten onder andere het jaarverslag met de bijhorende rekeningen en begroting van het fonds, briefwisseling, nota’s enz. 60

B.S., 10/02/1999. De directie werd geïntegreerd in de directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s. 62 B.S., 28/12/2009. 63 B.S., 10/08/1972. 64 B.S., 04/08/2004. 65 B.S., 07/05/1960. 61

43


- Semidynamisch en statisch archief van de directie en haar rechtsvoorgangers (1969 - circa 2004): Vlak voor de verhuis vanuit de Belliardstraat naar de huidige gebouwen aan het Zuidstation (Ernest Blerotstraat 1) voerden een aantal medewerkers van de afdeling een selectie uit in de statische en semidynamische archieven die bewaard werden in een archiefruimte. Deze archieven, zo’n 10 strekkende meter, werden in het nieuwe gebouw zonder enige orde in de rekken gelegd. Ze bevatten onder andere verslagen van vergaderingen, documentatie, briefwisseling enz. A.3. Directie van het Beheer van de Paritaire Comités Op de ondernemingsdossiers, de dossiers inzake oprichting en wijziging van bevoegdheden van de paritaire comités en de dossiers inzake de benoeming van de leden van de paritaire comités (cfr. infra) bestaat een toegang via “Inforco”, het registratiesysteem van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen en een onderdeel van het “Intranet Paritaire Comités” (cfr. supra). Voor wat de ondernemingsdossiers betreft, vindt men er een fiche per bedrijf met daarin het aantal vragen en adviezen, wanneer ze ingekomen en behandeld werden, informatie over de activiteiten van een onderneming enz. Er bestaat echter geen link naar de inhoud van bijvoorbeeld de adviezen. Men ziet de status van een dossier en wie er mee bezig is. Het is dus een beheerssysteem. Er kunnen ook statistieken uit getrokken worden. Hetzelfde geldt voor de paritaire comités. Men krijgt er onder andere een scherm met de data van oprichting, wijzigingen in bevoegdheden enz., een scherm met de adresgegevens van de leden enz. - Notulen van de directievergaderingen (2008-heden): Zowel praktische aangelegenheden (personeelsaanwervingen, gebruik van bepaalde computerprogramma’s enz.) worden besproken als inhoudelijke zaken (wijzigende wetgeving enz.). - Notulen van de Dobecom-vergaderingen (2005-heden): Enkel met de attachés van de dienst. Deze vergaderingen gaan over de uitbouw en het gebruik van Dobecom (documentatie en beheer van de paritaire comités), de digitale documentatiedienst van de directie. - Notulen van de vergaderingen van alle attachés (2005-heden): Gaan puur over inhoudelijke zaken (bevoegdheden, taakverdeling enz.). - Dossiers inzake de oprichting en wijziging van de bevoegdheden van een paritair comité (1968-heden): De procedure ligt vast door de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités, art. 35-38.66 Deze dossiers bevatten minuten van koninklijke besluiten, briefwisseling, verslagen van vergaderingen enz. De dossiers van vóór 1968 werden op één na, PC 218, overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. Alle paritaire comités, op één na, dienden immers heropgericht te worden als gevolg van de wet van 1968. De dossiers zijn verdeeld onder de medewerkers van de directie. Elk is verantwoordelijk voor een aantal paritaire comités. De beslissing tot overbrenging werd genomen door Luc Janssens en Griet Maréchal.67 - Dossiers inzake de benoeming van de leden van de paritaire comités (1968-heden): De aanstelling van de leden wordt geregeld door de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités, art. 39-44. De dossiers zijn geordend per paritair comité en daarbinnen chronologisch. Tot en met 2003 gebeurden de 66 67

B.S., 15/01/1969. Inspectieverslag Griet Maréchal opgemaakt op 25 maart 2002.

44


verdeling en de aanstellingen per KB en MB, nu tekent de directeur-generaal de besluiten (gewijzigd door de programmawet van 22 december 2003, art. 62).68 In de dossiers vindt men de minuten van de KB’s en MB’s, de minuten van de besluiten ondertekend door de directeurgeneraal, overzichten van de leden van de paritaire comités, aanvragen tot vervanging van bepaalde leden enz. - Ondernemingsdossiers (1968-heden): Per onderneming bevatten de dossiers briefwisseling, adviezen, rapporten van de inspectie sociale wetten enz.; dit alles om te bepalen tot welk paritair comité een werkgever behoort. Er bestaat een geautomatiseerde toegang op de dossiers (in “Inforco”). De dossiers zijn geordend volgens een volgnummer dat toegekend werd door “Inforco”. Op de kaft van de dossiers staat een samenvattende fiche van de documenten die men in het dossier terug vindt. - Dossiers inzake het onderzoek naar de representativiteit en de erkenning van de vakorganisaties (1968-heden): De reeks vloeit voort uit art. 3 van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités.69 De dossiers bevatten vragenlijsten ingevuld door de betrokken organisaties, adviezen van de NAR, minuten van de KB’s, briefwisseling enz. - Dossiers inzake de geschillen voor de Raad van State (1976-heden): Bevatten interne nota’s, briefwisseling, het arrest enz. Zijn geordend per paritair comité en daarbinnen chronologisch. - Dossiers parlementaire vragen en de dossiers kabinetsvragen: Worden de laatste jaren niet meer centraal bijgehouden op de directie. Ieder personeelslid houdt nu de door hem behandelde vragen bij (dit geldt zeker voor de mondelinge vragen die op korte termijn moeten beantwoord worden). - DOBECOM (2004-heden): Dit softwareprogramma kan het best omschreven worden als een “digitale documentatiedienst”. Het programma werd ontwikkeld door een privé-firma, die nu geen ondersteuning en updates meer aanbiedt voor dit programma, en wordt nu beheerd door de informaticadienst van de FOD. De medewerkers van de directie kunnen documenten in MS Word of in TIFF formaat toevoegen en deze ontsluiten via trefwoorden. Bepaalde documenten, die via een zoekscherm opgeroepen kunnen worden, worden in één dossier gestoken indien ze over een zelfde thema handelen. In het programma worden wetgevende teksten opgenomen, adviezen waar men lang aan gewerkt heeft, sommige brieven in verband met de bevoegdheden van de paritaire comités, overzichten van de paritaire comités met hun bevoegdheden enz. Het programma wordt hoofdzakelijk gebruikt om te vermijden dat men bijvoorbeeld tegenstrijdige adviezen gaat geven. Bepaalde teksten worden ook op de internetsite van de FOD geplaatst. Wanneer bepaalde documenten hun geldigheid verliezen (bijvoorbeeld door veranderende wetgeving) beschikt men over een module “archiveren”, zodat men altijd een spoor van de documenten en hun inhoud terugvindt. Ze worden dus niet vernietigd. - Dossiers inzake het bijwonen van studiedagen, seminaries en colloquia (2003-heden): Deze dossiers worden niet echt centraal bijgehouden. De medewerkers van de dienst bewaren ze elk voor zich.

68 69

B.S.., 31/12/2003. B.S., 15/01/1969.

45


A.4. Directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s - Dossiers inzake de neergelegde CAO’s (1969-heden): De dossiers zijn geordend per nummer, zonder verder onderscheid tussen de intersectorale, sectorale en bedrijfs-CAO’s. Ze hebben elk een eigen kleur, nl. groen voor de intersectorale, blauw voor de sectorale en oranje voor de ondernemings-CAO’s. In de dossiers vindt men de CAO ondertekend door de diverse partijen, een inhoudsfiche waarop de voorzitter onder andere verklaart dat CAO wettelijk is, een overzendingsnota, essentiële briefwisseling, notulen van vergaderingen van de paritaire comités enz. Telkens er, voor wat de bedrijfsCAO’s betreft, een nieuwe CAO wordt afgesloten wordt een nieuw dossier aangelegd. De CAO’s zijn dus niet geordend per bedrijf, maar per CAO en zijn ontsloten via databank “Inforco” (tot 1997 via fiches). Het gaat hier om zo’n 250 meter archief. - Minuten van de KB’s betreffende het algemeen verbindend verklaren van (inter)sectorale CAO’s (1969-heden): Deze minuten werden in de loop van 2009 door de directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités overgedragen aan de directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s. De minuten van de KB’s worden geselecteerd uit de dossiers inzake het algemeen verbindend verklaren van (inter)sectorale CAO’s. In deze dossiers vindt men een aanvraagakte, de essentiële briefwisseling, de fiche met goedkeuring of bezwaren van de directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s, een overzendingsnota, de minuut van het KB enz. De dossiers zijn geordend per paritair comité en daarbinnen chronologisch. - Huishoudelijke reglementen van de paritaire comités (1969-heden): Krachtens art. 15 van het KB van 6 november 1969 tot vaststelling van de algemene regels voor de werking van de paritaire comités en paritaire subcomités zijn de paritaire comités verplicht om hun huishoudelijk reglement neer te leggen bij deze directie.70 Slechts een beperkt aantal paritaire comités heeft dit tot nu toe gedaan. In totaal betreft het slechts zo’n 0,5 strekkende meter. - Dossiers inzake de toetredingsakten bonusplannen (2008-heden): Dit akkoord werd geconcretiseerd in art. 2-20 van de wet van 21 december 2007 betreffende de uitvoering van het interprofessioneel akkoord 2007-200871 en CAO nr. 90 van de Nationale Arbeidsraad, gesloten op 20 december 2007. In de dossiers vindt men de toetredingsakte, essentiële briefwisseling, beslissing van het paritair comité (of bevoegde ambtenaar of autopositief) enz. - Dossiers inzake de bedrijfsplannen tot herverdeling van de arbeid (1994-2000): Deze dossiers werden gevormd in uitvoering van de wet van 6 januari 1989 tot vrijwaring van ‘s lands concurrentievermogen72 en art. 25-40 van KB van 24 december 1993 ter uitvoering van de wet van 6 januari 1989.73 De doelstelling van deze wet was om via een herverdeling van de arbeid, onder meer door de aanmoediging van deeltijdse arbeid, de tewerkstelling te behouden of te vergroten. Zo hadden werkgevers die in het kader van een bedrijfsplan bijkomende arbeidsplaatsen schiepen onder bepaalde voorwaarden recht op een vermindering van sociale zekerheidsbijdragen en dit tot uiterlijk het jaar 2000.74 De bedrijfsplannen werden afgesloten door middel van een CAO. De dossiers bevatten onder meer verslagen met een

70

B.S., 18/11/1969. B.S., 31/12/2007. 72 B.S., 31/01/1989. 73 B.S., 31/12/1993. 74 EECKHOUTTE W., Sociaal compendium arbeidsrecht…: met fiscale notities, Kluwer, Mechelen, 1995, p. 862. 71

46


overzicht van de resultaten inzake het tewerkstellingseffect van het bedrijfsplan. Aanvragen konden krachtens art. 37 van het KB van 24 december 1993 ingediend worden tot eind 1997. A.5. Directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités Logistieke cel - Dossiers inzake de vergaderingen van de paritaire comités (2000-heden): In de dossiers vindt men de uitnodiging van de vergadering, briefwisseling, de originele notulen met bijhorende stukken en geleiblad, een kopie van de notulen, onkostenstaten (indien leden PC geen vergoeding gevraagd hebben)75 enz. (zie ook bijlage 1, nota “Archivering. Onderrichtingen”). Vooraleer deze dossiers in archiefdozen worden opgeborgen, worden ze geschoond (dubbels en niet meer relevante stukken worden verwijderd). De notulen die men in het dossier terugvindt zijn de originele ondertekende exemplaren (ook deze van het verzoeningsbureau). Tot in 2000 werden deze originele ondertekende exemplaren vernietigd zodra de goedgekeurde versie van de notulen gedrukt was en toegevoegd werd aan de chronologische en de thematische reeks. Deze dossiers worden voor het opzoekwerk ondersteund door het bestandenbeheer “Meeting” in het “Intranet Paritaire Comités” (cfr. supra voor meer info in verband met “Intranet Paritaire Comités”). Het is de bedoeling om de databank “Meeting” uit te bouwen tot een applicatie met de naam “EeVA” (elektronische verzending en archivering). Nu kan men met de ETNA-applicatie enkel zien wanneer de notulen verzonden werden, aan hoeveel personen, wanneer de vergaderingen plaatsvonden enz. Met “EeVA” zouden de uitnodigingen voor de vergaderingen van de paritaire comités, de verslagen van de vergaderingen enz. digitaal verzonden kunnen worden. - Notulen paritaire comités, chronologisch geordend (1980-1999): Deze reeks wordt sinds 2000 niet meer bijgehouden, omdat men besliste om een dossier inzake de vergaderingen bij te houden (cfr. supra). Via het opzoeksysteem “Meeting” in het “Intranet Paritaire Comités”, kan men echter, indien gewenst, een chronologisch reeks notulen opzoeken. Het betreft zo’n 75 strekkende meter archief. De periode 1980-1992 is zo goed als volledig. De periode 1992-1999 vertoont daarentegen veel lacunes (door chronisch personeelsgebrek en bij de verhuis is veel verloren gegaan). Men probeert nu de lacunes op te vullen. De notulen uit de periode 1944-1979 werden reeds neergelegd in het Algemeen Rijksarchief. - Notulen paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité (1919-heden): De reeks vertoont eveneens lacunes. Bepaalde notulen worden nog bewaard in het archief van de paritaire comités. Het is de bedoeling om op termijn deze lacunes zo veel mogelijk weg te werken en de reeksen te vervolledigen. Archief van de paritaire comités Het archief wordt bewaard door de secretarissen van de paritaire comités. Het is zeer divers en gaat van briefwisseling tot dossiers inzake het algemeen verbindend verklaren van (inter)sectorale CAO’s (die in de loop van 2009 overgedragen worden aan de directie van de Griffie en van de algemeen verbindend verklaring van de CAO’s), van staten houdende informatie over de loonevoluties in een bepaalde sector tot documentatie enz. - Dossiers inzake ondernemingen (1969-heden): Bepaalde secretarissen van paritaire comités houden dossiers per bedrijf bij. Meestal vindt men er informatie terug over sociale conflicten in de ondernemingen. In de dossiers zit briefwisseling, kopieën van verslagen van vergaderingen van het betreffende paritaire comité 75

Indien ze wel een vergoeding gevraagd hebben, wordt de onkostenstaat ter betaling doorgestuurd aan de stafdienst Budget en Beheerscontrole.

47


(verzoeningsvergadering met secretaris paritair comité en sociaal bemiddelaar), nota’s van de secretaris, documentatie enz. Men vindt er dus per bedrijf een chronologisch overzicht van de problemen eigen aan de onderneming. A.6. Directie van de Begeleiding van Ondernemingen in Moeilijkheden of Herstructurering - Notulen van de vergaderingen van de adviescommissie Brugpensioenen: Het MB van 18 februari 1991 houdende oprichting van een adviescommissie met het oog op het bekomen van bepaalde afwijkingen inzake conventioneel brugpensioen, art. 3 bepaalt welke informatie in de notulen dient opgenomen te worden, meer bepaald advies inzake76: * de aanvragen tot afwijking van de leeftijdsvoorwaarde zoals vastgelegd in artikel 11, tweede lid van het koninklijk besluit 16 november 1990 betreffende de toekenning van werkloosheidsuitkeringen in geval van conventioneel brugpensioen in het kader van de erkenning als onderneming in herstructurering77; * de individuele afwijkingen op de vervangingsplicht van de bruggepensioneerden toegekend aan de ondernemingen in toepassing van art. 4, § 2, derde lid van hetzelfde besluit; * de erkenning als onderneming in herstructurering, voorafgaande aan de beslissing van, en op verzoek van de minister in het kader van art. 9, § 5, tweede lid van hetzelfde besluit. De commissie is paritair samengesteld. De leden worden benoemd per KB, die bewaard worden bij de directie Beheer van de Paritaire Comités. - Dossiers inzake de aanvragen tot afwijking inzake de reglementeringen inzake brugpensioen (1992-heden): De dossiers, tot stand gekomen krachtens art. 9-12 van het KB van 16 november 1990 betreffende de toekenning van werkloosheidsuitkeringen in geval van conventioneel brugpensioen, zijn alfabetisch per bedrijf geordend en daarbinnen chronologisch per aanvraag.78 In de dossiers vindt men boekhoudkundige documenten van de onderneming in kwestie, een identificatiefiche met de aangehaalde argumenten om de afwijking te verkrijgen, een overzicht van de betrokken werknemers, een advies van de regionale minister van Arbeid, een minuut van de brief van de minister met de uiteindelijke beslissing, briefwisseling enz. De dossier zijn alfabetisch per bedrijf, syndicaat en mutualiteit geordend. - Dossiers inzake de voorbereiding en uitwerking van reglementaire teksten (wetten, koninklijke en ministeriële besluiten) inzake de herstructurering van bedrijven en inzake de crisismaatregelen tot aanpassing van de arbeidsduur of van het arbeidsvolume (2009-heden): In de dossiers zitten de minuten, de voorbereidende teksten (advies van de Raad van State, van de Inspectie van Financiën, van de Hoge Raad voor de Preventie en Bescherming op het Werk), de briefwisseling, verslagen van vergaderingen, commentaar van de minister op de tekst enz. - Dossiers inzake de herstructurering van bedrijven (2009-heden): Deze dossiers vinden hun oorsprong in art. 9 van het KB van 9 maart 2006 betreffende het activerende beleid bij herstructureringen79 gewijzigd bij art. 1 van het KB van 7 juni 2009.80 In de dossiers vindt men onder andere de naam van de onderneming, info over de herstructurering, de betrokken personeelsleden enz. De dossiers worden alfabetisch per bedrijf geordend.

76

B.S., 27/02/1991. B.S., 23/11/1990. 78 B.S., 23/11/1990. 79 B.S., 31/03/2006. 80 B.S., 19/06/2009. 77

48


- Dossiers inzake de aanvragen tot afwijking inzake de reglementering op de arbeidsduur of van het arbeidsvolume in het kader van de crisismaatregelen (2009-heden): Deze reeks wordt gevormd naar aanleiding van de tijdelijke maatregelen in periode van crisis en vloeit voort uit de wet van 19 juni 2009 houdende diverse bepalingen over tewerkstelling in tijden van crisis.81 Per bedrijf wordt een dossier aangelegd met een aanvraag tot afwijking, briefwisseling enz. - Notulen van de vergaderingen van de commissie Ondernemingsplannen: Deze commissie werd opgericht voor 6 maanden (kan éénmalig verlengd worden met 6 maanden) door art. 14 van de wet van 19 juni 2009 houdende diverse bepalingen over tewerkstelling in tijden van crisis.82 De commissie neemt een beslissing inzake de voorgelegde ondernemingsplannen ter bestrijding van de crisis van ondernemingen (zoals tijdelijke werkloosheid bedienden) op basis van een aantal vastgelegde criteria. B. Afdeling van de Sociale Bemiddeling - “Persoonlijke” archieven van de sociale bemiddelaars (circa 1975-heden): De officiële documenten voortvloeiend uit de opdracht van een sociaal bemiddelaar worden bewaard bij de directie van het Secretariaat van de Paritaire Comité. Zo worden de verslagen van het verzoeningsbureau van een paritair bureau bewaard bij de notulen van de paritaire comités (cfr. supra). De persoonlijke archieven bevatten onder andere aantekeningen gemaakt tijdens de onderhandelingen, documentatie enz.

III. TOELICHTING BIJ HET CONCEPT SELECTIE VAN ARCHIEVEN In de inleiding wezen we reeds op het belang van overheidsarchieven. Dit betekent echter niet dat deze na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn in hun geheel in aanmerking komen voor definitieve bewaring. Sinds enkele decennia worden openbare besturen geconfronteerd met een aanzwellende archiefmassa. Ondanks de toenemende automatisering kampen vele administraties met overvolle archiefruimtes. Een enquête uitgevoerd door het Rijksarchief in april 2006 wees bijvoorbeeld uit dat de federale en programmatorische overheidsdiensten samen bijna 300 strekkende kilometer archief bewaren.83 Het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën beheert momenteel al een 220-tal kilometer bescheiden en jaarlijks komt daar nog eens 6 à 7 kilometer bij. Archiefselectie en archiefvernietiging zijn dan ook noodzakelijk. Niet alleen vanwege het plaatsgebrek en de hoge financiële kosten voor conservering, maar ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief; ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks (bewaren of vernietigen) gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen, statistieken en boordtabellen, of beleidsvoorbereidende documenten inzake de uitwerking van wet- en regelgeving enz.) komen in aanmerking voor permanente bewaring; documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden 81

B.S., 25/06/2009. Idem. 83 Resultaten van de enquête over de archieven bij de federale en programmatorische overheidsdiensten, april 2006. 82

49


met het zogenaamde bewaarniveau.84 In een overheidsorganisatie komt het frequent voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet noodzakelijk in dezelfde vorm. De informatie zal bij voorkeur op die plaats bewaard worden waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is. Elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. We geven een voorbeeld: de “dossiers inzake de vergaderingen van het directiecomité van de FOD WASO” komen we tegen op diverse niveaus van de FOD WASO (bij de diensten van de voorzitter en bij de verschillende directeurs-generaal). Op het niveau van de diensten van de voorzitter dienen ze bewaard te worden, in deze selectielijst krijgen ze bijgevolg de bestemming “vernietigen”. In het bewaarbeleid wordt ten slotte ook rekening gehouden met de ouderdom van de stukken, met de omvang van de reeksen, en met vernietigingen die in het verleden mogelijk hebben plaatsgevonden.85 De verantwoording van de belangrijkste archiefreeksen wordt hieronder beschreven. Voor het geheel van de selectiebeslissingen dient u de eigenlijke selectielijst te raadplegen. A. Afdeling van het Sectoraal Overleg - “Intranet Paritaire Comités” (2001-heden), registratie- en opvolgsysteem dossiers: Dit intranet krijgt als definitieve bestemming “bewaren” (in zijn geheel) mee, niet alleen omdat het een toegang vormt op de diverse dossiers, maar ook omdat de diverse databanken met elkaar verbonden zijn en men bijvoorbeeld de werkprocessen van de algemene directie op basis hiervan kan reconstrueren. A.1. Directie van de Analyse en de Evaluatie van de CAO’s - Dossiers inzake de juridische bijstand aan de paritaire comités (circa 1970-heden): De serie is inhoudelijk niet echt interessant om te bewaren en tevens zeer beperkt en kreeg daarom de definitieve bestemming “vernietigen”. - Dossiers inzake de opvolging van de toepassing van de wetgeving met betrekking tot de opdrachten van het Intern Compensatiefonds voor de Diamantnijverheid en inzake de controle op het fonds (1999-heden): Gezien de beperkte omvang van de reeks werd er geopteerd om deze volledig te bewaren. - Semidynamisch en statisch archief van de directie en haar rechtsvoorgangers (1969 - circa 2004): Een deel van deze documenten komt zeker in aanmerking voor definitieve bewaring. Deze documenten dienen aan een nadere selectie onderworpen te worden in samenspraak met een archivaris van het Rijksarchief. A.2. Directie van het Beheer van de Paritaire Comités - Dossiers inzake de benoeming van de leden van de paritaire comités (1968-heden): Er werd geopteerd om de selectiebeslissing, te bewaren, van Luc Janssens en Griet Maréchal over te nemen. Alle besluiten inzake de aanduiding van de leden zitten samen in de dossiers en bovendien vindt men vaak interessante informatie over het aanduiden van vertegenwoordigers door de betrokken sectoren.86 Dezelfde soort informatie vindt men terug 84

Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als “het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden”. COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica. Studia 53), 2004, p. 44. 85 DROSSENS P., Archieven van de buitendiensten van het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 32), 2009, pp. 51-52. 86 Inspectieverslag Griet Maréchal opgemaakt op 25 maart 2002.

50


in de dossiers inzake de benoeming van de leden van de adviescommissie Brugpensioen87 en de dossiers inzake de benoeming van de leden van de commissie Ondernemingsplannen.88 - Ondernemingsdossiers (1968-heden): Er werd geopteerd om de selectiebeslissing, te vernietigen, van Luc Janssens en Griet Maréchal over te nemen. Het gaat om een massa zeer dunne dossiers, zo’n 50 strekkende meter, met weinig informatieve waarde. De werkgevers zijn bovendien niet verplicht advies te vragen over het van toepassing zijnde paritair comité (bijgevolg vindt men slechts een beperkt aantal ondernemingen terug). De waarde ligt in de informatie over het bedrijf die de sociale inspecteur vermeldt in zijn rapport. Dit is echter onvoldoende om de volledige bewaring te rechtvaardigen.89 - Dossiers parlementaire vragen en de dossiers kabinetsvragen: Beide reeksen kregen als definitieve bestemming “bewaren”, aangezien ze meer dan alleen vraag en antwoord bevatten (ook de voorbereidende documenten enz.). - DOBECOM (2004-heden): Deze “digitale documentatiedienst” van de directie kan vernietigd worden, gezien het louter een werkinstrument is voor de administratie. A.3. Directie van de Griffie en van de Algemeen Verbindend Verklaring van de CAO’s - Dossiers inzake het verlenen van rechtszekerheid aan sociale akkoorden (SAS) (1991heden) en dossiers inzake het verlenen van rechtszekerheid aan collectieve akkoorden (CAC) (1983-heden): Deze dossiers (beperkt in aantal) hebben geen wettelijke basis, maar zijn interessant om te bewaren. De administratie kan een zekere rechtszekerheid verlenen aan akkoorden die een soort tussenvorm zijn tussen contract en CAO. De sociale akkoorden gelden voor de privé; de collectieve akkoorden voor de semipublieke sector (intercommunales, huisvestingsmaatschappijen enz.). Het zijn stijlfiguren om een zekere rechtszekerheid te geven aan de sociale partners. A.4 Directie van het Secretariaat van de Paritaire Comités Logistieke cel - Dossiers inzake de vergaderingen van de paritaire comités (2000-heden): Deze dossiers dienen bewaard te worden. Voor een eventuele overdracht aan het ARA dient er evenwel nog verder geselecteerd te worden in de dossiers. De kostenstaten en briefwisseling betreffende verontschuldigingen kunnen vernietigd worden. - Notulen paritaire comités, chronologisch geordend (1980-1999) en notulen paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité (1919-heden): De twee reeksen notulen bevatten dezelfde informatie, maar toch is het interessant om ze beide voor het historisch onderzoek te bewaren. Ze bieden de mogelijkheid voor een algemeen chronologisch onderzoek in een bepaalde periode en een specifiek onderzoek per comité (cfr. waardering door Luc Janssens). De thematisch geordende notulen tot 2000 dienen op papier bewaard te worden, vanaf 2000 mogen de papieren versies vernietigd worden. De notulen met bijlagen worden immers tot 87

MB van 18 februari 1991 houdende oprichting van een adviescommissie met het oog op het bekomen van bepaalde afwijkingen inzake conventioneel brugpensioen (B.S., 27/02/1991). 88 Opgericht door art. 14 van de wet van 19 juni 2009 houdende diverse bepalingen over tewerkstelling in tijden van crisis (B.S., 25/06/2009). 89 Inspectieverslag Griet Maréchal opgemaakt op 25 maart 2002.

51


2000 retroactief ingescand en via de zoekfunctie “Meeting” kunnen ze thematisch opgeroepen worden.90 De papieren, originele versie vindt men terug in een reeks op volgnummer per jaar, voor opzoekingen ondersteund door de database. De papieren notulen zijn geordend per paritair comité en daarbinnen chronologisch. In de verrijdbare rekken is zo’n 300 strekkende meter voorzien voor deze reeks. Gezien ze niet aansluitend bewaard worden is het moeilijk om exact te schatten hoeveel plaats reeds ingenomen is (schatting zo’n 150 strekkende meter). Archief van de paritaire comités In samenspraak met Luc Janssens werd er in 2004 vlak voor de verhuis vanuit de Belliardstraat naar de huidige locatie beslist om één volledig archief van een paritair comité te bewaren (PC 213, paritair comité voor import, export, doorvoer en voor de maritieme en expeditiekantoren). Zo kan de werking gereconstrueerd worden van een secretariaat. Dit archief kan in uitvoering van deze selectielijst overgedragen worden aan het ARA. Van de andere secretariaten wordt best een selectie gemaakt in de bestaande dossiers en documenten (zie onderstaand “documentatie ter ondersteuning van de werking van de paritaire comités” en selectielijst pagina’s 70-72). - Documentatie ter ondersteuning van de werking van de paritaire comités (circa 1945-heden): De documentatie is zeer verscheiden en er dient voor een overdracht een selectie uitgevoerd te worden. De meest interessante documenten zij de “staten houdende informatie over loonevoluties in diverse sectoren”. Deze staten komt men bij de meeste paritaire comités tegen en dienen definitief bewaard te blijven. Verder vindt men er literatuur terug, tijdschriften van werknemers- en werkgeversorganisaties enz. Het is onmogelijk om in een kort tijdsbestek voor alle paritaire comités de documentatie te bekijken. Bij een overdracht van het archief van een paritair comité dient een archivaris van het Algemeen Rijksarchief de documentatie aan een nadere selectie te onderwerpen. De documentatie van PC 213 dient volledig aan het ARA overgedragen te worden. B. Afdeling van de Sociale Bemiddeling - “Persoonlijke” archieven van de sociale bemiddelaars (circa 1975-heden): Bij uitdiensttreding sociaal bemiddelaar (of indien gewenst door de bemiddelaar in een vroegere fase van zijn carrière) dient een selectie bewaard te worden van de belangrijkste dossiers waaraan hij gewerkt heeft en enkele kleinere, relevante dossiers, dit met het oog op het reconstrueren van de manier van functioneren van de sociale bemiddelaars.91 Dit gebeurt in samenspraak met de bevoegde archivaris van het Rijksarchief. 90

In juli 2009 waren de notulen reeds tot 2005 ingescand en beschikbaar. Enkele kleinere dossiers dienen eveneens bewaard te worden om geen vertekend beeld te krijgen. Dit om het verschil in resultaat te duiden op het einde van de sociale onderhandelingen (zie voorbeeld van bemiddelaar Roger Van den Heule in VAN DEN HEULE R., Geheugen van de FOD. Sluiting Renault, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009, pp. 7-8. Gelijktijdig met het dossier Renault bemiddelde dhr. Van den Heule over het ontslag van 5 werknemers bij de sluiting van een ander bedrijf rond het Brusselse. Deze arbeiders werden ontslagen met enkel de wettelijk bepaalde vergoedingen en zonder een evenwichtig sociaal begeleidingsplan, dit in tegenstelling met hun collega’s bij Renault).

91

52

BIJLAGEN BIJLAGE 1 Instructies voor het bewaren van het archief van de paritaire organen

COA-ARC/AS/3721 29/04/2004

NOTA AAN:

NOTE AUX:

-

de voorzit(s)ters en ondervoorzit(s)ters van paritaire organen

-

président(e)s et vice-président(e)s d'organes paritaires

-

de personeelsleden van de Directie secretariaat van de paritaire comités

-

membres du personnel de la Direction secrétariat des commissions paritaires

-

de directiechefs (ter informatie)

-

chefs de direction (pour information)

Instructies voor het bewaren van het archief van de paritaire organen (art.18 van het koninklijk besluit van 6 november 1969 tot vaststelling van de algemene regels voor de werking van de paritaire comités en paritaire subcomités)

OBJET: Instructions pour la conservation des archives des organes paritaires (art. 18 de l’arrêté royal du 6 novembre 1969 déterminant les modalités générales de fonctionnement des commissions paritaires et sous-commissions paritaires)

De archieven van de paritaire organen die bewaard worden bij de Directie van het secretariaat van de paritaire comités zijn zeer omvangrijk geworden en nemen jaarlijks aanzienlijk toe.

Les archives des organes paritaires conservées par la Direction du secrétariat des commissions paritaires sont devenues très volumineuses et s’accroissent sensiblement chaque année.

Met het oog op de verhuis van de FOD naar Eurostation, voorzien voor oktober dit jaar, is het daarom aangewezen de archivering te stroomlijnen en zo veel mogelijk te uniformiseren.

En vue du déménagement du SPF vers Eurostation, prévu pour le mois d’octobre de cette année, il est donc souhaitable de rationaliser et uniformiser l’archivage au maximum.

In samenwerking met het Algemeen Rijksarchief is nagegaan welke stukken op welke manier dienen

En collaboration avec les Archives générales du Royaume, on a examiné quelles pièces doivent être

BETREFT:

53

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen - Bijlagen

bewaard te worden en welke stukken mogen vernietigd worden.

conservées et de quelle manière ainsi que les pièces qui peuvent être détruites.

De aldus tot stand gekomen onderrichtingen zijn bij deze nota gevoegd in drie documenten, namelijk “algemene instructies”, die een overzicht geven van het geheel van de archieven, en specifieke instructies voor zowel de “secretarissen” als de “logistieke cel”.

Les instructions qui de cette façon ont été mises sur pied sont jointes à la présente note et sont regroupées en trois documents, à savoir les « instructions générales » qui donnent un aperçu global des archives et les instructions spécifiques destinées aux « secrétaires » et à la « cellule logistique ». Veuillez également tenir compte du fait que les nouveaux locaux seront généralement plus petits et pourront donc accueillir moins d’archives. La majeure partie des archives sera donc entreposée dans les « compactus » mobiles disposés à cet effet à l’étage même. Un espace propre à chaque organe paritaire y sera réservé pour ses archives.

Gelieve er rekening mee te houden dat de nieuwe lokalen in het algemeen kleiner uitvallen en dat er dus minder archief zal kunnen bewaard worden in de kantoren zelf. Het grootste gedeelte van de archieven zal daarom een plaats krijgen in de daartoe voorziene verrijdbare “compactussen”, die op de verdieping zelf worden ingericht. Voor elk paritair orgaan wordt hierin archiefruimte voorbehouden. Het Algemeen Rijksarchief beveelt aan om de archiefstukken te bewaren in de daartoe voorziene archiefdozen. Deze kunnen, met bijhorende zelfklevende etiketten, aangevraagd worden bij de heer Ghislain Convents.

Les Archives générales du Royaume recommandent de conserver les archives dans les boîtes à archives prévues à cet effet. Ces boîtes, ainsi que les étiquettes autocollantes correspondantes, peuvent être obtenues auprès de Monsieur Ghislain Convents.

U wordt ook verzocht om de archiefstukken waarover twijfel bestaat of ze al dan niet dienen bewaard te worden, NIET te vernietigen maar samen te brengen. Op het ogenblik van de verhuis zal voor deze stukken een centrale bestemming opgegeven worden waar ze ter beschikking gehouden worden van de Rijksarchivaris.

En ce qui concerne les archives pour lesquelles un doute existe quant à leur conservation, il convient de ne PAS les détruire mais de les réunir. Lors du déménagement, une destination centralisée sera donnée à ces pièces où elles seront gardées à la disposition de l’archiviste du Royaume.

Er is vastgesteld dat de verzameling ingebonden notulen lacunes vertoont door het niet terug bezorgen van ontleende boeken. Gelieve de werken die zouden opduiken bij het opruimen over te maken aan de heer Ghislain Convents om de collectie te vervolledigen.

On a dû constater que la collection des procèsverbaux reliés comporte des lacunes suite à la nonrestitution de certains livres empruntés. Prière de transmettre les ouvrages qui réapparaîtraient à la faveur du rangement à Monsieur Ghislain Convents, afin de compléter la collection.

Met vragen over deze onderrichtingen kan u terecht bij mevrouw Cécile Hermant en de heren Ghislain Convents, Luc Van Der Meeren en Frans Ramael.

Pour de plus amples renseignements concernant ces instructions, vous pouvez vous adresser à Madame Cécile Hermant et Messieurs Ghislain Convents, Luc Van Der Meeren et Frans Ramael.

De directeur-generaal,

Le directeur général, (w.g.) Guy COX (s.)

54


ARCHIVERING

Onderrichtingen

INHOUD I.

De centrale archivering A. de originele dossiers B. de gedrukte notulen

II.

De archivering door de secretaris A. B. C. D. E. F.

de minuten van de koninklijke besluiten de dossiers van de koninklijke besluiten de dossiers van de vergaderingen de ondernemingsdossiers de briefwisseling de sectorgebonden documentatie

55


I. DE CENTRALE ARCHIVERING :

Een centrale archivering van de originele stukken is in opbouw. Dit archief vangt aan op 1 januari 1993. De louter chronologische verzameling notulen (ingebonden) is afgesloten op 31 december 1992. Een eerste periode van 1944 tot 1969 wordt overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. De thematisch chronologische verzameling notulen (ingebonden per sector) wordt bijgewerkt en blijft bewaard.

Wat is de bedoeling van de centrale archivering van de originele stukken? Het Algemeen Rijksarchief heeft, na een bezoek van een inspecteur, instructies gegeven inzake archivering. Hieruit blijkt dat, algemeen gezien, gebundelde dossiers per thema gewenst worden en geen losse stukken. Het is dus de bedoeling om per vergadering de stukken te archiveren die volgens het Algemeen Rijksarchief van belang zijn. De archivering moet zo opgebouwd worden dat ze een chronologische en een thematische benadering toelaat. Dit wordt gerealiseerd met informaticaondersteuning. Een tweede en niet minder belangrijke reden is dat de administratie steeds een gewaarmerkt afschrift moet kunnen afleveren van de stukken die door hoven en rechtbanken worden gevraagd. Dergelijke aanvragen nemen toe. Een eerste periode van 1 januari 1993 tot 31 december 1999 bevat, gebundeld, de originele aanvragen van de vergaderingen en de originelen van de notulen (ondertekend door de voorzitter). Belangrijke stukken met betrekking tot specifieke vergaderingen kunnen toegevoegd worden (dossier van de vergadering) - zie verder. Deze verzameling is geïnventariseerd en wordt ondersteund door een gegevensbestand. Een tweede periode vangt aan op 1 januari 2000 en wordt ondersteund door de informaticatoepassing "Meeting". Deze verzameling bevat de originele stukken van aanvraag en notulen van de vergadering. Het is de bedoeling dat de "geschoonde" vergaderingsdossiers - zie verder - , die gedurende bepaalde tijd bij de secretaris bewaard bleven, hieraan worden toegevoegd op het ogenblik dat het dossier is afgewerkt. Wat is de bedoeling van de centrale archivering per sector van de "gedrukte" notulen? De verzameling ingebonden notulen (gedrukt exemplaar zoals toegezonden aan de leden), chronologisch per sector, blijft bewaard bij de dienst. Deze verzameling wordt momenteel bijgewerkt. Het gedeelte ouder dan 30 jaar zal aan het Algemeen Rijksarchief worden overgemaakt. Deze collectie laat het gemakkelijkst gerichte consultatie toe, zowel thematisch als chronologisch. Vanaf 1 januari 2000 wordt ze ondersteund door de informaticatoepassing "Meeting". 56


WAT wordt gearchiveerd ? A. AANVRAGEN UITNODIGINGEN - de originele stukken. B. NOTULEN - het origineel stuk ondertekend door de voorzit(s)ter (of intern verslag, of nota van de voorzit(s)ter, of vermelding dat het stuk ontbreekt). C. "GESCHOONDE" DOSSIERS VERGADERINGEN. D. NOTULEN - een "gedrukt" exemplaar zoals toegezonden aan de leden. IN DETAIL : A. AANVRAGEN VERGADERINGEN : Op basis van de aanvraag voor vergadering worden een elektronisch en een fysisch dossier aangemaakt. De originele aanvraag wordt na afhandeling centraal gearchiveerd op basis van het volgnummer dat door de informaticatoepassing wordt aangemaakt bij de aanvraag. B. NOTULEN : Het origineel verslag met de eventuele bijlagen, ondertekend door de voorzit(s)ter, wordt toegevoegd aan het centraal dossier samen met 1 gedrukt exemplaar. C. "GESCHOONDE" DOSSIERS VERGADERINGEN : Het dossier van de vergadering wordt bewaard door de secretaris tot het verslag verzonden is naar de leden. Voor de vergaderingen vanaf 1 januari 2000, indien nog beschikbaar, worden deze dossiers vervolgens "geschoond" centraal gearchiveerd. Dit betekent dat het dossier MET de volgende stukken wordt overgemaakt : voorbereidende stukken die niet gehecht worden aan de uitnodiging of het verslag, de aanwezigheidslijst, 1 exemplaar van de uitnodiging, briefwisseling en nota's die rechtstreeks verband houden met de vergadering, stukken die toegevoegd worden aan het dossier en NIET aan het verslag. Met "schonen" wordt bedoeld : het verwijderen uit het dossier van - alle dubbele stukken - stukken die niet (meer) relevant zijn zoals de handgeschreven nota's wanneer de notulen zijn verzonden naar de leden en goedgekeurd. Deze dossiers blijven volgens de onderrichtingen van het Algemeen Rijksarchief onbeperkt bewaard. Na 30 jaar bewaring bij de administratie worden ze overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. D. NOTULEN PER SECTOR De "gedrukte" notulen, zoals toegezonden aan de leden, worden per sector chronologisch ingebonden. Deze verzameling blijft bewaard bij de administratie.

57


II. DE ARCHIVERING DOOR DE SECRETARIS :

A. DOSSIERS VAN DE ALGEMEEN VERBINDEND VERKLAARDE CAO's : De dossiers worden zonder minuut door de secretaris van de betrokken sector bewaard gedurende 5 jaar na publicatie van het betrokken KB in het Belgisch Staatsblad. Na deze periode mogen ze vernietigd worden behalve indien ze voor de sector relevante stukken bevatten. In voorkomend geval worden de dossiers "geschoond" (alle dubbels en niet relevante stukken worden verwijderd) en gevoegd bij het origineel verslag van de betrokken vergadering in het centraal archief van de originelen van de notulen. B. MINUTEN KB De minuten van de koninklijke besluiten tot algemeen verbindend verklaring van de collectieve arbeidsovereenkomsten en de andere koninklijke besluiten worden per sector chronologisch gearchiveerd. Dit archief wordt bewaard door de betrokken secretaris en is niet beperkt in de tijd. De originelen worden bewaard door de Directie van de administratieve coördinatie van de Administratieve en logistieke diensten. C. DOSSIERS ONDERNEMINGEN Voor verschillende sectoren worden ondernemingsdossiers bijgehouden door de secretaris. De dossiers blijven bewaard op het secretariaat van de betrokken sector gedurende minstens 5 jaar nadat het bedrijf heeft opgehouden te bestaan, behalve bij naamsverandering of overname, in welk geval het oude dossier wordt opgenomen in het nieuwe. Het spreekt voor zich dat ondernemingsdossiers met “historische waarde” bewaard blijven om, nadat de onderneming heeft opgehouden te bestaan, overgemaakt te worden aan het Algemeen Rijksarchief. D. CORRESPONDENTIE Het Algemeen Rijksarchief beveelt aan om de correspondentie te archiveren in de betrokken dossiers zodat er geïntegreerde thematische dossiers ontstaan. De briefwisseling die niet gekoppeld is aan bepaalde dossiers wordt chronologisch per sector gearchiveerd en blijft bewaard bij de betrokken secretaris. E. SECTORGEBONDEN DOCUMENTATIE De levende en de historisch relevante documentatie wordt per sector gearchiveerd door de secretaris. De historische documentatie (zoals loonevoluties) zal onderworpen worden aan het advies van het Algemeen Rijksarchief voor bewaring of vernietiging. Eventueel kunnen interessante stukken overgedragen worden aan de handbibliotheek.

58


ARCHIVERING

Onderrichtingen cel archieven

INHOUD


59


De centrale archivering : A. De originele stukken

Worden centraal bewaard. Deze archivering gebeurt door de logistieke cel van de Directie secretariaat van de paritaire comités. De volgende stukken worden samengebracht in 1 dossier per vergadering : A. AANVRAGEN VERGADERINGEN : Per vergadering wordt, op basis van de originele aanvraag, een map aangemaakt waarop het volledig volgnummer en de datum van de vergadering worden aangebracht. Het volgnummer is als volgt samengesteld : jaar/nummer van de vergadering/nummer van het paritair orgaan. De originele aanvraag wordt, samen met eventuele begeleidende stukken gearchiveerd in deze map, die het centraal dossier van de vergadering wordt. B. NOTULEN : Het origineel verslag met de eventuele bijlagen, ondertekend door de voorzit(s)ter, wordt toegevoegd aan het centraal dossier samen met 1 gedrukt exemplaar. Het origineel verslag wordt door de secretaris van paritair comité toegezonden aan de logistieke cel. C. "GESCHOONDE" DOSSIERS VERGADERINGEN : Het dossier zelf van de vergadering wordt bewaard door de secretaris tot het verslag verzonden is naar de leden. Vervolgens maakt de secretaris het “geschoonde” dossier voor archivering over aan de logistieke cel, die het toevoegt aan het centraal dossier van de vergadering. D. “GESCHOONDE” DOSSIERS KONINKLIJKE BESLUITEN De eventueel door de secretarissen overgemaakte “geschoonde” KB-dossiers worden toegevoegd aan de map van de vergadering tijdens dewelke de betrokken collectieve arbeidsovereenkomst werd gesloten.

De centrale dossiers van de vergaderingen worden per volgnummer gearchiveerd in archiefdozen, zoals aanbevolen door het Algemeen Rijksarchief. Op de archiefdozen worden de daartoe bestemde zelfklevende etiketten aangebracht. Op de etiketten worden 60


inhoud en tijdsnotatie vermeld evenals elke vermelding die gemakkelijk opzoekingen toelaat (nummers van paritaire organen, volgnummers,…) Deze dossiers blijven volgens de onderrichtingen van het Algemeen Rijksarchief onbeperkt bewaard. Na 30 jaar bewaring bij de administratie worden ze overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. Deze verzameling wordt voor het opzoekingswerk ondersteund door het specifiek bestandenbeheer “meeting” van Inforco.

B. De gedrukte notulen Deze verzameling wordt chronologisch opgebouwd per paritair orgaan. Per vergadering wordt door de logistieke cel 1 exemplaar van de "gedrukte" notulen, zoals toegezonden aan de leden, bewaard. Deze gedrukte exemplaren worden per paritair orgaan chronologisch ingebonden. De boekwerken worden toegevoegd aan de bestaande thematisch chronologische verzameling. Het oudste gedeelte (1919 tot 1969) van deze verzameling wordt klaargemaakt om overgedragen te worden aan het Algemeen Rijksarchief. Het gedeelte vanaf 1 januari 1970 tot vandaag wordt vervolledigd en blijft bewaard bij de administratie. Per nieuwe periode van 10 jaar wordt de oudste periode van 10 jaar overgemaakt aan het Algemeen Rijksarchief (voorbeeld : in 2010 wordt de periode overgemaakt van 1 januari 1970 tot 31 december 1979). Zodoende blijft steeds de laatste periode van 30 jaar bewaard bij de administratie.

61


ARCHIVERING

Onderrichtingen voor de secretarissen van paritair comité

INHOUD I.


II.

De archivering door de secretaris A. B. C. A. B.

de minuten van de koninklijke besluiten de dossiers van de koninklijke besluiten de ondernemingsdossiers de briefwisseling de sectorgebonden documentatie

62


I.

De centrale archivering :

A. De originele dossiers Worden centraal bewaard in archiefdozen ter beschikking gesteld door het Algemeen Rijksarchief. Deze archivering gebeurt door de logistieke cel van de Directie secretariaat van de paritaire comités. De volgende stukken worden samengebracht in 1 dossier per vergadering : A. AANVRAGEN VERGADERINGEN : De originele aanvraag wordt na afhandeling centraal gearchiveerd op basis van het volgnummer dat door de informaticatoepassing wordt aangemaakt bij de aanvraag. B. NOTULEN : Het origineel verslag met de eventuele bijlagen, ondertekend door de voorzit(s)ter, wordt toegevoegd aan het centraal dossier samen met 1 gedrukt exemplaar. Het origineel verslag wordt door de secretaris van paritair comité toegezonden aan de logistieke cel C. "GESCHOONDE" DOSSIERS VERGADERINGEN : Het dossier zelf van de vergadering wordt bewaard door de secretaris tot het verslag verzonden is naar de leden. Voor de vergaderingen vanaf 1 januari 2000, indien nog beschikbaar, worden deze dossiers vervolgens "geschoond" centraal gearchiveerd. Dit betekent dat het dossier, “geschoond”, MET de volgende stukken door de secretaris wordt overgemaakt aan de logistieke cel: voorbereidende stukken die niet gehecht worden aan de uitnodiging of het verslag, de aanwezigheidslijst, 1 exemplaar van de uitnodiging, briefwisseling en nota's die rechtstreeks verband houden met de vergadering, stukken die toegevoegd worden aan het dossier en NIET aan het verslag. Met "schonen" wordt bedoeld : het verwijderen uit het dossier van - alle dubbele stukken - stukken die niet (meer) relevant zijn zoals de handgeschreven nota's wanneer de notulen zijn verzonden naar de leden en goedgekeurd. D. Deze dossiers blijven volgens de onderrichtingen van het Algemeen Rijksarchief onbeperkt bewaard. Na 30 jaar bewaring bij de administratie worden ze overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief.

B. De gedrukte notulen Per vergadering wordt bovendien door de logistieke cel 1 exemplaar van de "gedrukte" notulen, zoals toegezonden aan de leden, bewaard. Per sector worden deze gedrukte 63


exemplaren chronologisch ingebonden. Deze verzameling blijft bewaard bij de administratie.

II. DE ARCHIVERING DOOR DE SECRETARIS :

A. DOSSIERS VAN DE ALGEMEEN VERBINDEND VERKLAARDE CAO's : De dossiers worden zonder minuut door de secretaris van de betrokken sector bewaard gedurende 5 jaar na publicatie van het betrokken KB in het Belgisch Staatsblad. Na deze periode mogen ze vernietigd worden behalve indien ze voor de sector relevante stukken bevatten (adviezen, interpretaties, weigering tot algemeen verbindend verklaring,…). In voorkomend geval worden deze dossiers "geschoond" (alle dubbels en niet relevante stukken worden verwijderd) en overgemaakt aan de logistieke cel om gevoegd te worden bij het origineel verslag van de betrokken vergadering in het centraal archief. B. MINUTEN KB De minuten van de koninklijke besluiten tot algemeen verbindend verklaring van de collectieve arbeidsovereenkomsten en de andere koninklijke besluiten worden per sector chronologisch gearchiveerd. Dit archief wordt bewaard door de betrokken secretaris en is niet beperkt in de tijd. Het is aan te raden deze documenten niet te perforeren om in de ringmap te steken, maar om doorschijnende plastic omslagen te gebruiken. De originelen worden bewaard door de diensten van de voorzitter van de FOD. C. DOSSIERS ONDERNEMINGEN Voor verschillende sectoren worden ondernemingsdossiers bijgehouden door de secretaris. Deze dossiers blijven bewaard op het secretariaat van de betrokken sector gedurende minstens 5 jaar nadat het bedrijf heeft opgehouden te bestaan, behalve bij naamsverandering of overname, in welk geval het oude dossier wordt opgenomen in het nieuwe. Het spreekt voor zich dat ondernemingsdossiers met “historische waarde” bewaard blijven om, nadat de onderneming heeft opgehouden te bestaan, overgemaakt te worden aan het Algemeen Rijksarchief. D. CORRESPONDENTIE Het Algemeen Rijksarchief beveelt aan om de correspondentie te archiveren in de betrokken dossiers (vergadering, koninklijk besluit) zodat er geïntegreerde thematische dossiers ontstaan. De briefwisseling die niet gekoppeld is aan bepaalde dossiers wordt chronologisch per sector gearchiveerd en blijft bewaard bij de betrokken secretaris. E. SECTORGEBONDEN DOCUMENTATIE De levende en de historisch relevante documentatie, zoals een gebundelde 64


loonevolutie,classificatiesystemen,…, per sector opgebouwd uit documentatie van verschillende origine, wordt per sector gearchiveerd door de secretaris. De historische documentatie zal onderworpen worden aan het advies van het Algemeen Rijksarchief voor bewaring of vernietiging. Eventueel kunnen interessante stukken overgedragen worden aan de handbibliotheek..

Voor de archivering per paritair orgaan van de stukken kan gebruik gemaakt worden van archiefdozen, zoals aanbevolen door het Algemeen Rijksarchief. De archiefdozen zijn beschikbaar in verschillende diktes. Op de archiefdozen worden de daartoe bestemde zelfklevende etiketten aangebracht. Op de etiketten worden inhoud en tijdsnotatie vermeld evenals elke vermelding die gemakkelijk opzoekingen toelaat (nummers van paritaire organen, volgnummers,…). Desgevallend dient ook vermeld vanaf wanneer de bewaarde stukken mogen vernietigd worden wanneer hiertoe machtiging is gegeven door het Algemeen Rijksarchief. Het is de bedoeling om de archivering door de secretarissen te uniformiseren en de stukken, geordend per paritair orgaan, centraal te bewaren in de daartoe bestemde ruimte die in het gebouw “Eurostation” ter beschikking wordt gesteld (compactussen).

65


BIJLAGE 2 Intranet Paritaire Comités

66

ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN

Recommend Documents