ADMINISTRATIEF BELEIDSMEDEWERKER dienst toerisme dienst secretariaat/archief niveau C4-C5 INFORMATIE AANWERVINGSEXAMENS - VOLTIJDS - IN STATUTAIR VERBAND voorwaarden (algemene voorwaarden - specifieke voorwaarden) functiebeschrijvingen – wat verwachten we ? arbeidsvoorwaarden (salarisschaal – meerekenbare anciënniteit – procedure benoeming in vast verband – loopbaan – weddeverhogingen – andere geldelijke voordelen) hoe solliciteren ? selectieprogramma wervingsreserves contactpunt verdere info VOORWAARDEN algemeen: Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2° de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het passend gedrag vermeld in punt 1°, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1° de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt; 2° voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18/07/1966; 3° slagen voor de selectieprocedure. Voor de invulling van een statutaire functie moeten de kandidaten onderdaan zijn van de EUlidstaten en lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER), plus Zwitserland, die op grond van de Belgische wetgeving toegang hebben tot een wettig verblijf in België en een algemeen geldende toegang hebben tot de Belgische arbeidsmarkt. specifieke voorwaarden: minstens in het bezit zijn van een diploma dat toegang geeft tot niveau C (secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld); het bewijs kunnen leveren van ten minste 4 jaren leidinggevende ervaring bij een openbaar bestuur of in de privé-sector; bijkomende opleidingsvoorwaarde voor de functie van secretariaat/archivaris: minstens in het bezit zijn van een getuigschrift “Archiefbeheer” uitgereikt door een bestuursschool. De kandidaten die niet in het bezit zijn van dit brevet moeten het behalen binnen een termijn van 3 jaar vanaf de datum van indiensttreding. Daartoe kan de proeftijd van een kandidaat tot maximaal 3 jaar verlengd worden.
1
FUNCTIEBESCHRIJVINGEN – wat verwachten we ?
Functiebeschrijving dienst toerisme I.
Benaming van de functie Administratief beleidsmedewerker - toerisme niveau C4-C5
II.
Doelstelling In samenwerking met het diensthoofd vrijetijdsbesteding een kwaliteitsvol toeristisch promotiebeleid en toeristische animatie efficiënt coördineren, organiseren en uitvoeren, rekening houdend met de toeristische mogelijkheden van de gemeente.
III. Verantwoordelijkheden en taken 1. Coördineren en leiden van de toeristische dienst - coördineren en organiseren in samenwerking met het diensthoofd vrijetijdsbesteding van de werking van de gemeentelijke toeristische dienst; - controle over kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten; - overleg met het schepencollege; - motiveren van de medewerkers; - verantwoordelijk voor de permanentie binnen de dienst. 2. Administratieve taken - voorbereiden, opmaken en opvolging van de dossiers van het college en de gemeenteraad; - opmaken verslagen en verzorgen van de briefwisseling; - opmaken en verwerking dossiers inzake investeringen voor de toeristische dienst; - opmaken inventaris van de toeristische infrastructuur. 3. Diverse taken - voorbereiding en bijwonen van promotiecampagnes; - opmaken van persberichten, organisatie van persconferenties; - contacten met Westtoerisme en andere externe diensten; - voorbereiding van de kalenders inzake activiteiten, diensten en wedstrijden in het kader van de toeristische promotie; - organisatie van de eigen activiteiten van de toeristische dienst in samenwerking met de technische dienst en de sportdienst; - raadpleging van de budgetten en overleg met de dienst financiën; - relaties met de toeristische sector en verenigingen. IV. Profiel 1. -
Vaardigheden over de nodige leidinggevende en communicatieve eigenschappen beschikken; in staat zijn medewerkers te motiveren en te stimuleren; zelfstandig kunnen werken; kunnen delegeren; organisatietalent; met PC kunnen werken.
2. -
Kennis wetgeving: Gemeentedecreet, wetgeving inzake taalgebruik; informatica: tekstverwerking; opbouw en organisatie van de diensten; dossierkennis; management; inzicht in de toeristische kenmerken van de gemeente; talenkennis: Nederlands, basiskennis Frans, Duits - notie Engels.
3. Attitude - zin voor orde, netheid en nauwkeurigheid; - stiptheid;
2
-
luisterbereidheid, empathie; discretie; bereidwillige samenwerking in dienstverband; klantvriendelijk zijn; flexibiliteit inzake taakinhoud; leergierig; bereid opleidingen en cursussen te volgen; enthousiasme; verantwoordelijkheidszin; gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen.
Functiebeschrijving secretariaat/archief I.
Benaming van de functie Administratief beleidsmedewerker - secretariaat/archief niveau C4-C5
II.
Doelstelling Onder leiding van de secretaris, het efficiënt organiseren en beheren van het secretariaat, zodat een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening mogelijk wordt. Als verantwoordelijke van het archief actief werken aan de uitbouw en uitvoering van een doordacht archiefbeleid voor onze gemeente en dit overeenkomstig de wettelijke bepalingen, waarbij o.a. ingestaan wordt voor een goede bewaring, toegankelijkheid en een permanente raadpleegbaarheid van de archiefbescheiden.
III. Verantwoordelijkheden en taken 1. Secretariaat a. Algemene leiding van het secretariaat - is verantwoordelijk voor de organisatie, de coördinatie, de planning, de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten; - werkt aan beleidsvoorbereidende en beleidsuitvoerende taken; - bewaakt en verzorgt de kwantiteit en de kwaliteit van de gepresteerde diensten; - draagt zorg voor de interne communicatie en informatie; - neemt deel aan extern en intern overleg; - coördinatie van de dossiers t.a.v. het college en gemeenteraad (nazicht, controle en aanvulling); - begeleiding en ondersteuning van de medewerkers; b. Administratieve taken - voorbereiden, opmaken en opvolging dossiers voor college en gemeenteraad; - opmaken verslagen; - behandelen correspondentie en telefonische oproepen; 2. Archief a. Algemeen - zorgen voor een degelijke en veilige huisvesting en inrichting van de archiefruimten; - ordening, inventarisering en opmaak van nadere toegangen in verband met het archief; - opmaken van een ordeningsplan voor de archiefvormende diensten en van selectielijsten; - selectie en vernietiging volgens de richtlijnen van het algemeen rijksarchief; - toezicht op de bescheiden die nog bij de administratie berusten; - bepaling van de termijnen voor overdracht van bescheiden naar de archiefdienst; - advies, toezicht en assistentie betreffende de opslag, migratie en ontsluiting van gedigitaliseerde archiefbescheiden; b. Publieksfunctie / ondersteunen van andere gemeentediensten - ontwerp en toepassing van het leeszaalreglement; - beschikbaar stellen van bescheiden zowel voor de administratieve diensten als voor het publiek;
3
-
toezicht op de inzage van bescheiden door derden met inachtneming van de wettelijke regelingen voor raadpleegbaarheid en openbaarheid; opzoeken en onderzoeken van gegevens; adviezen formuleren; coördineren van informatieverspreiding en speciale publiekgerichte projecten m.b.t. de promotie van de lokale archivistiek; actief participeren aan werkoverleg;
IV. Profiel 1. Vaardigheden - over de nodige leidinggevende en communicatieve eigenschappen beschikken; - grote nauwkeurigheid en efficiëntie bezitten; - grote interesse en betrokkenheid met het archiefwezen; de beginselen van openbaarheid respecteren; snel en doeltreffend archiefgegevens kunnen opzoeken; zich voorschriften en wijzigingen in classificatiesystemen snel eigen kunnen maken en juist interpreteren - algemene werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken; - in staat zijn medewerkers te motiveren en te stimuleren; - zelfstandig en in teamverband kunnen werken; - kunnen delegeren; - met PC kunnen werken. 2. Kennis - wetgeving: Gemeentedecreet, administratief recht, archiefwetgeving, wetgeving op de openbaarheid van bestuur, bescherming van de persoonlijke levenssfeer; - diverse methodieken en werkvormen m.b.t. archiefwerk; - talenkennis: Nederlands; - kennis van PC-gebruik en toepassingssoftware; - management 3. Attitude - zin voor orde, netheid en nauwkeurigheid; - stiptheid; - luisterbereidheid, empathie; - discretie; - bereidheid om samenwerking te bevorderen; - leergierig; - bereid opleidingen en cursussen te volgen; - enthousiasme; - verantwoordelijkheidszin; - gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen.
4
ARBEIDSVOORWAARDEN – wat bieden we ? uitgewerkte salarisschaal (niet-geïndexeerde bruto jaarbedragen) Aantal jaren geldelijke anciënniteit
wedde schaal C4
wedde schaal C5 (na 9 jaar schaalanciënniteit)
0
18.550
20.400
1
19.100
21.000
2
19.100
21.000
3
19.700
21.600
4
19.700
21.600
5
20.250
22.250
6
20.250
22.250
7
20.800
22.850
8
20.800
22.850
9
21.400
23.500
10
21.400
23.500
11
21.950
24.100
12
21.950
24.100
13
22.550
24.700
14
22.550
24.700
15
23.100
25.350
16
23.100
25.350
17
23.650
25.950
18
23.650
25.950
19
24.250
26.550
20
24.250
26.550
21
24.800
27.200
22
24.800
27.200
23
25.400
27.800
24
25.400
27.800
25
25.950
28.450
26
25.950
28.450
27
26.550
29.300
De maandelijkse brutowedde wordt als volgt berekend op basis van het niet-geïndexeerde bruto jaarloon (= bedragen vermeld in de tabellen van de uitgewerkte weddenschaal): niet-geïndexeerd bruto jaarloon x index der consumptieprijzen 12 maanden voorbeeld berekening bruto maandloon loon huidige index, administratief beleidsmedewerker met een geldelijke anciënniteit van 8 jaar: 20.800 EUR x 1,6084 (= index vanaf 01/01/2013) = 2.787,89 EUR 12 maanden
5
meerekenbare anciënniteit De volgende prestaties worden als volgt meegeteld voor het vaststellen van de geldelijke en/of schaalanciënniteit: alle werkelijke diensten die bij een overheid werden gepresteerd; als die beroepservaring relevant is voor de functie waarin het personeelslid wordt aangesteld, wordt ook schaalanciënniteit toegekend. Die schaalanciënniteit wordt toegekend op basis van een vergelijking van die diensten met de voorwaarden en met het functieprofiel voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt. voor beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt op voorwaarde dat die beroepservaring relevant is voor de functie waarin het personeelslid wordt aangesteld, geldelijke anciënniteit toegekend voor een maximum van 6 jaar. Die administratieve anciënniteiten worden toegekend op basis van een vergelijking van die diensten met de voorwaarden en met het functieprofiel voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt. procedure benoeming in vast verband De duur van de proeftijd bedraagt 9 maanden. De proeftijd beoogt de integratie van het statutaire personeelslid op proef in het gemeentebestuur en de inwerking in zijn functie en stelt het college van burgemeester en schepenen in staat de geschiktheid van het personeelslid voor de functie te verifiëren. Het statutaire personeelslid op proef wordt tijdens de proeftijd begeleid door een coach en krijgt de informatie en de vorming die nodig is voor de uitoefening van de functie waarin het is aangesteld. Het statutaire personeelslid op proef wordt vast aangesteld in statutair verband, op voorwaarde dat het de proeftijd heeft afgesloten met een gunstig resultaat voor de evaluatie. Voor de functie voor het secretariaat/archivaris is de volgende bijkomende voorwaarde van toepassing: in het bezit zijn van een getuigschrift “Archiefbeheer” uitgereikt door een bestuursschool, dit moet ten laatste behaald worden binnen de 3 jaar na bevordering, daartoe kan de proeftijd van een kandidaat tot maximaal 3 jaar verlengd worden. functionele loopbaan De functionele loopbaan en de voorwaarden voor doorstroming naar de volgende salarisschaal voor het niveau C4-C5 zijn: van C4 naar C5 na 9 jaar schaalanciënniteit in C4 en een gunstig evaluatieresultaat. weddeverhogingen De wedde stijgt op de volgende 2 manieren: 1) op basis van de geldelijke anciënniteit via de 1- tot 2-jaarlijkse periodieke verhoging (verticale doorstroming in de uitgewerkte salarisschaal, dus van boven naar beneden) De geldelijke anciënniteit:
is het aantal dienstjaren (zie kolom 1 van de uitgewerkte salarisschaal) dat in aanmerking wordt genomen voor de berekening van de wedde. wordt bij de indiensttreding vastgesteld en bestaat uit de eventuele voorgaande periodes van tewerkstelling in de openbare sector (komt onbeperkt in aanmerking) en/of in de privé-sector (enkel relevante ervaring komt in aanmerking voor maximum 6 jaar). wordt vanaf de tewerkstelling bij het bestuur automatisch per jaar verhoogd, zodat het personeelslid in de lopende weddenschaal (bijvoorbeeld C4) geniet van de jaarlijkse en vervolgens 2-jaarlijkse periodieke weddeverhogingen.
2) op basis van de schaalanciënniteit via de overgang van de weddenschaal C4 naar C5 na 9 jaar (horizontale doorstroming in de uitgewerkte salarisschaal, dus van links naar rechts)
6
De schaalanciënniteit:
is de anciënniteit verworven bij het bestuur in een welbepaalde weddenschaal van de functionele loopbaan. Elk niveau is onderverdeeld in (meestal) 3 opeenvolgende schalen, waardoor het personeelslid over de mogelijkheid beschikt om binnen zijn eigen functie een gunstiger weddenschaal te verkrijgen. start voor een nieuw personeelslid doorgaans in de eerste schaal (C4). Na tenminste 9 jaar anciënniteit in deze eerste schaal en mits een gunstige evaluatie schuift het personeelslid door naar de hogere tweede schaal (C5).
andere geldelijke voordelen vakantiegeld en eindejaarstoelage maaltijdcheques (maximum netto-waarde per maand: ± 60 EUR) hospitalisatieverzekering fietsvergoeding woon-werkverkeer
HOE SOLLICITEREN ? Neem deel aan de selectieprocedure(s) en stuur hiervoor uiterlijk 16/07/2014 je kandidaatstelling (sollicitatiebrief met CV en vermelding van de betrekking waarvoor je solliciteert, kopie diploma én bewijs van leidinggevende ervaring) naar het college van burgemeester en schepenen per post: Centrumplein 1 te 8450 Bredene of via e-mail:
[email protected]. Opgelet: Indien je via mail solliciteert, ben je pas opgenomen in de kandidatenlijst nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen.
SELECTIEPROGRAMMA De kandidaten worden ten minste 14 kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en dag en uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. De selectieprocedure bestaat als volgt uit een schriftelijk en een mondeling gedeelte: A. Schriftelijk gedeelte: op 50 punten Proef 1 op 20 punten: Grondige kennis van Gemeentedecreet en administratief recht Proef 2 op 10 punten: Basiskennis van dienstgebonden wetgeving Proef 3 op 20 punten: Case: beleidsnota i.v.m. organisatie, administratieve technieken en praktijk van wetgeving. B. Mondeling gedeelte: op 50 punten Proef 1 op 20 punten: Tests (rollenspel, actie-oefening) in verband met de contact- en communicatievaardigheden, het leidinggeven en de management-aanpak Proef 2 op 20 punten: Interview over de attitude en de algemene ontwikkeling Proef 3 op 10 punten: Presentatie en bespreking van de case Om als geslaagd te worden beschouwd moet de kandidaat in elke proef minstens 50% van de punten behalen en over het gehele selectieprogramma minstens 60% van de punten behalen. WERVINGSRESERVES Alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten die niet onmiddellijk worden aangesteld, worden in een wervingsreserve met een geldigheidsduur van 3 jaar opgenomen. Er kan geen nieuwe aanwervingsprocedure georganiseerd worden zolang er voor dezelfde functie nog kandidaten opgenomen zijn in een daarvoor nog geldige wervingsreserve. Bij een nieuwe vacature worden alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten geraadpleegd om deze vacature te vervullen. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf te kennen geven van elke aanstelling af te zien.
7
MEER INFO ? Voor meer informatie of verduidelijkingen kan je terecht bij de personeelsdienst - tel. 059/33.91.91 -
[email protected] - Sociaal Huis, Duinenstraat 106, 8450 Bredene.
8
