AVKF kommunikációs szabályzat
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Kommunikációs eszközök használati szabályzata 1.§ Kommunikációs eszközök meghatározása, használatuk célja és általános feltételei 1. A fıiskola minden dolgozójának ill. a hallgatók egy meghatározott körének (HÖK, továbbiakban hallgatók) biztosítja a munkavégzéshez, ügyintézéshez szükséges kommunikációs eszközök használatát. Ezen eszközök lehetnek: a. vezetékes telefon (IP rendszerő) b. telefax (fax-szerver) c. mobil telefon d. SMS, csoportos SMS e. E-mail (…@avkf.hu) f. munkahelyi internet kapcsolat és internetes kommunikációs formák (azonnali üzenetküldı, Internet alapú tárcsázó és hangtovábbító) 2. A kommunikációs eszközök használatának célja a fıiskolai feladatok magasabb színvonalú ellátása, fıiskolai ügyek intézésre, kollégák egymás közötti, a hallgatók és a külvilág felé irányuló kommunikációjának biztosítása. 3. Az igény megjelenésekor ( pl. munkaviszony létrejötte, munkakör, munkaköri feladat változása) a dolgozó igénylılapon, írásban igényelheti a munkavégzéséhez szükséges kommunikációs eszközöket és szolgáltatásokat, amelyet közvetlen felettese hagy jóvá. Munkaviszony a hallgatói jogviszony megszőnésekor a dolgozó, ill. a hallgató köteles az általa használt kommunikációs eszközöket átadni, továbbá a kommunikációs költségeket kiegyenlíteni. 4. Rendkívüli, a szabályzatban nem szereplı egyéni kommunikációs kérelmeket a rektor írásban engedélyezi. 2.§ Költségszemlélető kommunikációs eszközhasználati kötelezettség és ellenırzés Általános szabályok 1 2 3
A fıiskola a dolgozók és a hallgatók kommunikációs költségeit nyilvántartja és rendszeresen ellenırzi. A munkakörökhöz tartozó kommunikációs költségek elszámolásának pontos részleteit az 1. sz. melléklet tartalmazza. A fıiskola kommunikációs eszközeit használó dolgozónak és hallgatónak kötelessége a kommunikációs lehetıségeket ésszerően, költségtakarékosan használni. Ebben segítséget nyújt a 2. sz. melléklet („Költségszemlélető kommunikációs lehetıségek”). Részletes híváslista hiányában, az APEH állásfoglalása alapján a havi telefonszámla 20%át privát célú hívások költségének tekintjük. A nem igazolt hívások költsége, a privát célú hívások költsége, az egyéni mobilszámla késedelmes befizetésébıl származó késedelmi kamat a használót terhelik.
-1-
AVKF kommunikációs szabályzat 3.§ A vezetékes telefon használatának sajátosságai 1. A fıiskola az egyes szervezi egységeinek és intézetek számára az egységvezetı által szükséges számú vezetékes IP telefont biztosít a fıiskola ügyeinek intézésére. 2. Az emelt díjas telefonszámok (06-90, ….) számok hívása tilos. 3. A vezetékes telefonról mobil telefonszám is hívható. A fıiskola dolgozói mobil flottába tartozó telefonszámok „ingyenesen” hívhatók. 4.§ A mobil telefon használatának sajátosságai 1. A Katolikus Püspöki Konferencia a T-Mobile mobilszolgáltatóval kötött mobil flotta keretszerzıdés értelmében, két féle kedvezményes mobil elıfizetés köthetı. Az intézményi elıfizetés esetén az elıfizetés tulajdonosa és a számla fizetıje a fıiskola. A szolgálattevıi elıfizetés tulajdonosa és számlafizetıje a szolgálattevı (a fıiskola dolgozója, családtagja, fıiskola hallgatója). Az elıfizetésekhez és hozzá tartozó készülékekhez az elıfizetıi szerzıdésben meghatározott idıtartamú hőségnyilatkozat tartozik. Az elıfizetés hőségnyilatkozat lejárta elıtti lemondása a hőségnyilatkozathoz tartozó kötbér megfizetését jelenti, ami a mindenkori elıfizetıt terheli. Szolgálattevıi elıfizetés vásárlásához szükséges igazolást a fıiskola erre felhatalmazott munkatársa állít ki. 2. A fıiskola az egyes munkakörökhöz tartozó kommunikációs költségeket részletes híváslistán történı elszámolással szabályozza intézményi elıfizetés esetén. 3. A telekommunikációs szolgáltató lehetıséget biztosít a kommunikációs költségek online ellenırzésére. A kommunikációs szolgáltatásokat használónak kötelessége kommunikációs költségeinek online ellenırzése és figyelemmel kísérése. A kommunikációs költségek online ellenırzésének módját a 3. sz. melléklet tartalmazza. 4. Ha a költségelszámolás részletes híváslista alapján történik, a használó minden egyes hívás esetén nyilatkozik a hívott félrıl, a hívás okáról és szükségességérıl. A hívások jogosságát dolgozó esetén a munkahelyi vezetı, vezetık esetén a többi vezetı igazolja. A használónak a számlázási idıszak végétıl számítva két hét áll rendelkezésére a hívások igazolására. 5. Intézményi elıfizetés esetén az elıfizetés a fıiskola tulajdona, a készüléket változatlan áron tovább számlázza dolgozónak. 6. Az 1. sz. mellékletben meghatározott munkakörök esetén a havi számlákat a fıiskola fizeti a 4§ 3. 4. és 5. pontjában rögzített szabályoknak megfelelıen. A szolgálattevıi elıfizetés esetén részletes híváslista letöltését a szolgáltató különdíjazás ellenében csak elıre történı megrendelés esetén tudja biztosítani. 7. Ha az intézményi elıfizetést használó dolgozó munkaviszonya a készülék vásárlásakor vállalt hőségidın belül megszőnik, köteles az intézményi elıfizetést szolgálattevıi vagy más egyéni elıfizetéssé, a felelısség átvállalásával átírni/átíratni vagy a készülék átadásával rendezni. 8. A szolgáltatónál az elıfizetésekkel kapcsolatban, ill. a viszonteladónál készülék vásárláskor, minden elıfizetı maga jár el. Intézményi elıfizetés esetén a fıiskola kapcsolattartója is eljárhat.
-2-
AVKF kommunikációs szabályzat 9. A telefonközpontban használt mobil elıfizetések számlafizetıje a fıiskola. 10. Az elıfizetésekkel kapcsolatos szolgáltatások megrendelése, lemondása, számlainformációk, kártyainformációk, regisztrálás után, a szolgáltató Internetes oldalain elérhetı. 11. A Krisztina körúti épület mobil adapter száma: 30/332-6900 5.§ Fax használat sajátosságai 1. A fıiskolai ügyek intézésére fax készüléke(ke)t illetve virtuális nyomtatóként faxszervert biztosít a dolgozók részére . 2. A faxok fogadása a fax-szerveren történik, a titkárnı gondoskodik a bejövı faxok címzetthez való eljuttatásáról. (Fax-szerver esetén: a faxok fogadását és tárolását a fax-szerver végzi, a titkárnı emailben értesíti a címzettet a fax érkezésérıl. A faxot a megadott hivatkozáson nézheti meg a címzett. ) 3. A titkárságon leadott faxot a titkárnı adja fel A fıiskola meghatározott jogosultsággal rendelkezı személye küldhet faxot a saját számítógépérıl a fax-szerver használatával. A kiküldött faxot a fax-szerverben tárolásra kerülnek. 4. A faxolással kapcsolatos költségek a fıiskolát terhelik. 5. A telefonnal ellátott faxkészülékkel történı faxolásról az ott dolgozók a naplót vezetnek. 6.§ SMS küldés sajátosságai 1. A fıiskola meghatározott személyek számára (A Tanulmányi Hivatal és az intézeti adminisztrátorok számára tanulmányi ügyek intézése céljából )SMS küldési lehetıséget biztosít. SMS mobil telefon nélkül, számítógép segítségével küldhetı. 2. SMS csak fıiskolai célból küldhetı. A fıiskola jogosult az elküldött SMS-ek jogosságát ellenırizni és számon kérni. Nem igazolt ill. magáncéllal küldött SMS-ek a dolgozót terhelik. 3. Az SMS szerver csak megfelelı jogosultsággal rendelkezı személy küldhet. 4. Emelt díjas SMS küldése tilos. 7. § Hallgatói telefon használat rendje 1. A HÖK tagjai ill. egyéb fıiskolai feladattal megbízott hallgató feladatuk ellátására vonalas telefont, szükség esetén szolgálattevıi elıfizetéses mobil telefont használhatnak.
-3-
AVKF kommunikációs szabályzat
8. § Külföldre irányuló telefonhívások, ill. külföldön tartózkodó kollégák mobil telefon használatának sajátosságai 1. Külföldre csak a rektor által meghatározott személyek telefonálhatnak. 2. Külföldön tartózkodáskor a mobilszolgáltató roaming díjat számol fel mind a híváskezdeményezésekor mind a hívás fogadásakor SMS küldésekor. 3. A külföldi tartózkodás roaming díjai és az emelt díjas beszélgetések, SMS –ek a dolgozót terhelik kivéve, ha utazás elıtt erre külön írásban fıigazgatói engedélyt nem kapott. 9. § Internetes kommunikációs lehetıségek sajátosságai 1. A fıiskola, az igénylést követıen, minden dolgozójának és hallgatójának ingyenesen, bárhonnan elérhetı e-mail postafiókot biztosít. A zavartalan mőködés érdekében a postafiókok tárolókapacitása, a fogadható és a küldhetı levelek mérete korlátos. Az aktuális korlátokról a rendszergazda ad felvilágosítást. 2. A fıiskola dolgozói és hallgatói köztelesek a „Magyar Netikett” (https://lists.fsn.hu/illik.html) szabályai szerint használni az internetes kommunikációs formákat. A szabályokat megszegık kizárhatók az internetes kommunikációból. 3. A dolgozók számára, külön igénylés alapján a fıiskola hálózatához és bizonyos szervereihez történı távoli hozzáférést VPN (Virtual Privat Network) szolgáltatáson keresztül biztosítja. A távoli hozzáférés más számára tilos átadni, használatakor a maximális biztonsági elıírásokat kell betartani.
-4-
AVKF kommunikációs szabályzat Mellékletek • 1. melléklet: A munkakörhöz tartozó kommunikációs keretek • 2. melléklet: A költségtakarékos kommunikációs lehetıségek- benne hívás irányok költsége • 3. melléklet: A mobiltelefonok online ügyfélszolgálata (szolgáltatás módosítása, számla információ elérése, SMS küldése interneten)
-5-
