Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________
Tisztelt Intézményvezetı Úr/Asszony! Fıiskolánk tanterve szerint a II. évfolyamos Titkárságvezetı felsıfokú szakképzésben részt vevı hallgatóinknak tanulmányaik IV. félévében egy általuk választott, megfelelı szakmai profilú cégnél, vállalatnál, intézménynél 120 órás szakmai gyakorlatot kell teljesíteniük. A 2013-14. tanév II. félévében hallgatóink ennek a 2014. február 8 – 2014. március 31. közötti idıszakban tehetnek eleget. Kérjük, hogy az Önt erre felkérı hallgatónknak az általa bemutatott tájékoztatóban foglaltaknak megfelelıen biztosítsa szakmai gyakorlatát. Ugyancsak kérjük az errıl szóló fogadónyilatkozat aláírását, a gyakorlat végén pedig az értékelılap szíves kitöltését. Amennyiben intézményük úgy nyilatkozik, hogy igényt tart a tiszteletdíjra, úgy kérjük, hogy • • •
a megbízási szerzıdés mindkét példányát, a teljesítésigazolást, valamint a kiállított számlát kitöltve, aláírással és az intézményi bélyegzıvel hitelesítve a következı címre szíveskedjék visszaküldeni: Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Tanulmányi Osztály 2601 Vác, Pf. 237.
A számla kiállításakor a következıket kérjük figyelembe venni: • a számla kelte és a teljesítés idıpontja között nem telhet el 15 napnál több; • a számlán kérjük feltüntetni a hallgató nevét, a gyakorlat idejét és a gyakorlat megnevezését; • a számlán nem a gyakorlat teljesítésének idıszakát, hanem a megbízás teljesítésének idıpontját kérjük feltüntetni. A megbízási szerzıdést fıiskolánk részérıl is hitelesítjük, az Ön példányát ezt követıen postázzuk a fogadó intézmény részére. Vác, 2014. január 26.
Üdvözlettel:
Dr. Mészáros László s. k. tanulmányi rektorhelyettes
Dr. Gasparics Gyula s. k. szakfelelıs
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________
Tájékoztató II. évfolyam levelezı tagozatos Titkárságvezetı FSZ-képzés hallgatói részére összefüggı szakmai gyakorlatuk teljesítésének tudnivalóiról A szakmai gyakorlat idıtartama: 120 óra, amely a hallgató által választott megfelelı szakmai profilú cégnél, vállalatnál, intézménynél 2014. február 8 – 2014. március 31. közötti idıszakban teljesíthetı. A szakmai gyakorlatot megszervezése egyénileg történik. A kitöltött fogadónyilatkozatot legkésıbb 2014. február 8-ig kell eljuttatni a fıiskola Tanulmányi Osztályára, ami történhet – személyesen ügyfélfogadási idıben; – szkennelve a
[email protected] vagy a
[email protected] e-mailcímre; – ajánlott levélben a fıiskola Tanulmányi Osztályára. Az összefüggı szakmai gyakorlat teljesítése a szakmai vizsgára bocsátás feltétele! A gyakorlat célja, hogy a hallgatók megismerjék a titkárságokon, ügyfélszolgálati irodákban folyó titkári feladatokat, és azok megoldásában gyakorlatot szerezzenek. A szakmai gyakorlatról írásbeli beszámolót (gyakorlati naplót) kell készíteni.
A szakmai gyakorlat, valamint a gyakorlati napló készítése során a következı szempontokat vegye figyelembe: 1. A gyakorlat színhelyéül választott céget (intézmény) bemutatása: – – – –
a cég neve, székhelye; a cég szervezeti felépítése; a cégnél dolgozók létszáma; mőködési területének, tevékenységének rövid leírása!
2. Irat- és dokumentumkezelés, -készítés –
A cég az ügyiratkezelés mely formáját alkalmazza (központi, osztott, vegyes)?
–
Az ügyiratkezelés folyamatábráját követve írja le, hogy az egyes lépések hogyan követik egymást, kik és milyen beosztásban végzik az egyes feladatokat (érkeztetés, postabontás, elızmény, szignálás stb.)! (Elıfordulhat, hogy a cégnél más a sorrend, vagy vannak lépések, amelyeket nem talál meg az ügyiratkezelésében. Tájékozódjon, hogy ezek miért maradtak ki, avagy miért nincs szükség rájuk.)
–
A cég (intézmény) üzleti, hivatalos levelezése mennyiben felel meg a tanult formai és udvariassági szabályoknak?
–
Alkalmaznak-e elektronikus iratkezelést? • •
Ha igen, akkor azt milyen szoftverrel végzik, milyen szempontok domináltak az elektronikus iratkezelés bevezetésénél, a szoftver kiválasztásánál, milyen nehézségekbe ütközött a bevezetés, milyen tapasztalataik vannak stb.? Ha nem, akkor tervezik-e a jövıben az elektronikus iratkezelés bevezetését? Ezzel kapcsolatban milyen elképzeléseik, aggályaik, elızetes ismereteik stb. vannak?
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ 3. Titkársági rendezvény- és projektszervezés – – –
Milyen marketingtevékenységet folytat a cég? Van-e külön ezzel a feladattal megbízott felelıs? Milyen pályázati lehetıségei vannak a cégnek? Milyen pályázatokon vett/vesz rész? Ki végzi ezek adminisztrációját, ügyviteli feladatait? Milyen tapasztalataik vannak? Hogyan történik a cégnél egy rendezvény, értekezlet megszervezése? (Adminisztráció megszervezése; nyomtatványok, dokumentumok elıkészítése, helyszín, tárgyi feltételek megteremtése stb.) Ki a felelıs egy-egy rendezvény megszervezéséért, lebonyolításáért, adminisztrációjáért?
4. A titkársági vezetési-szervezési feladatok ellátása az ügyvitel területén – – – – – –
Hány vezetı dolgozik a cégnél? Milyen vezetıi típusokat ismert meg? Ismertesse a vezetıi, vezetési stílusokat! Milyen az egyes vezetık egymással való kapcsolata? Milyen a vezetı/vezetık és a beosztottak viszonya? Érvényesül-e motiválási funkció, s ha igen, az miben nyilvánul meg? Ismertesse az utasítási és kommunikációs rendszer felépítését, az ügyvitelnek ebben betöltött szerepét! Figyelje meg, milyen csoportok találhatók a cégnél! o formális, szakmailag homogén, heterogén vagy funkcionális csoportok; o Alakultak-e ki informális csoportok? o Tapasztalt-e ellentétet az egyes csoport között/csoportokon belül? Ha igen, foglalja össze ezek okait! Javasolt módszer: kötött (elıre megfogalmazott) kérdésekkel történı beszélgetés.
–
A cég idıgazdálkodásának megfigyelése: o o o o
Milyen idıbeosztással dolgoznak a vezetık, a beosztottak? Ki készíti el a dolgozók idıbeosztását? Ki figyeli a határidıket? Milyen határidı-nyilvántartást alkalmaznak?
5. Titkársági kommunikáció (idegen nyelvő is) Mutassa be, (hogy) – – – – – –
a két alapvetı kommunikációs csatorna (verbális – nem verbális) milyen mértékben és milyen területeken (ügyekben, kapcsolatokban, feladatokban stb.) használatos! a megnyilvánulás szóbeli formái közül melyeket alkalmazzák, s melyeket nem! a köszönés, megszólítás, bemutatás, bemutatkozás sajátos formáit! a kapcsolattartás protokolláris formáinak (vendéglátás, ügyfélfogadás, rendezvények, reprezentáció, ajándékozás) megjelenését a cég irodájában! a cég utasítási és kommunikációs rendszerét, az ügyvitel ebben betöltött szerepét! a cég külföldi kapcsolatait!
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ 6. Titkársági ügyvitelszervezés Ismertesse – a titkárságvezetı (titkár, adminisztrátor, vezetıi asszisztens stb.) legfontosabb munkaköri feladatait, a vezetı munkájának segítését! – az irodai munkafolyamatokban a számítógép alkalmazását, azt, hogy milyen programokat használnak, kihasználják-e az Office programcsomag programjait, elınyeit! – hányan használják a tízujjas vakírást! Készítsen interjút a vezetıvel, mennyire látja ennek fontosságát! Hogyan ítéli meg, hogy a munkatársak megfelelı szinten (készségszinten) használják-e a szövegszerkesztıt és az egyéb programokat! – hogy milyen bemeneti és kimeneti eszközöket használnak az irodában! – a fénymásolási szokásokat! – az iratmegsemmisítési módokat! – az iratkötési technikákat! – az irodaszerek használatát, alkalmazásuk célszerőségét, a beszerzés gyakoriságát, a beszerzési szokásokat stb.! – a telefonálási szokásokat, a vezetékes és mobiltelefon-használat arányát, a céges és magánhívások elkülönítésének módját, a korszerő telefonkészülékek funkcióinak kihasználtságát! – hogy tervezik-e az iroda korszerősítését (új gépek, szoftverek beszerzése stb.), ha igen, milyen területen? Készítsen interjút a vezetıvel! 10-12 sorban foglalja össze szövegesen is, hogy milyennek ítéli a cég ügyvitelét, ügyiratkezelését, a cég vezetésérıl és szervezettségérıl szerzett tapasztalatait!
A gyakorlati napló formai követelményei: 1. A borítóoldalon a következıket kérjük feltüntetni: a) a bal felsı sarokban: – a fıiskola neve, – székhelye. b) középen: – a tantárgy neve, – alatta: Gyakorlati napló. c) a jobb alsó sarokban: – a hallgató neve, – Neptun-kódja, – a szak, tagozat, évfolyam, tanév, félév megjelölése. 2. A munkákat Times New Roman betőtípussal, 12-es betőnagysággal és 1,5-ös sorközzel írva, sorkizárt igazítással kell elkészíteni. Margók: 2,5 cm. 3. Terjedelem: 10-15 oldal + borító. A szakmai (irodai) gyakorlat teljesítését követıen a gyakorlati naplót, ill. a gyakorlat teljesítésérıl szóló, a gyakorlat munkahelyi vezetıjével aláíratott értékelılapot legkésıbb 2014. április 12-ig a Moodle-rendszerbe kell feltölteni.
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ Iktatószám: 50-17/2014
Fogadónyilatkozat (Kérjük, nyomtatott betőkkel szíveskedjen kitölteni!) Alulírott
___________________________
a(z)
_____________________________
intézmény vezetıje igazolom, hogy ____________________________ II. évfolyamos, levelezı tagozatos, titkárságvezetı jelölt kötelezı 120 órás irodai munkahelyen (közigazgatási, oktatási intézmény, vállalat stb.) letöltendı szakmai gyakorlatát az értékelı
lapon feltüntetett idıpontokban felkészült tereptanár felkérésével az általam irányított intézményben a képesítési feltételeknek (felsıfokú végzettség) megfelelıen biztosítani tudom. Hozzájárulok, hogy a fıiskola oktatói a gyakorlatát végzı hallgató tevékenységét látogassák. A gyakorlat vezetésére ______________________________________ tereptanárt kértem fel. Munkaköre: ___________________________ Végzettsége: __________________________ A tereptanár telefonszáma: _______________ e-mail-címe: _________________________ A fogadó intézmény neve: ____________________________________________________ címe: ____________________________________________________ telefonszáma: ________________ e-mail-címe: __________________
E nyilatkozat alapján a szakmai gyakorlat ellátásáért járó tiszteletdíjat Megbízási szerzıdésben az AVKF és intézményünk között (kifizetés számla ellenében) kérem rögzíteni. Nem tartok igényt a tiszteletdíjra.
Kelt: ______________________ 2014. _______________ hó _______ nap.
(P.H.) __________________________ intézményvezetı
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ Ikt.sz.: 50-17/2014. MEGBÍZÁSI SZERZİDÉS (intézmény) amely egyrészrıl az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola (Intézményi azonosító: FI 21962) 2600 Vác, Konstantin tér 1-5. adószáma: 18662728-213, képviselı: Fülöpné dr. Erdı Mária rektor mint Megbízó, másrészrıl Vállalkozás/Intézmény neve: Székhelye: Adószáma: Telefonszáma: EV igazolvány / cégbejegyzés száma: Képviselıje: Bankszámlaszáma: Megbízást teljesítı személy neve: Telefonszáma: mint megbízott (a továbbiakban: Megbízott) között a mai napon a következı feltételekkel jött létre: 1. Megbízó a Megbízottat ____________________________________________ II. évfolyamos titkárságvezetı felsıfokú szakképzésben részt vevı, levelezı tagozatos hallgató gyakorlatának vezetésével bízza meg. 2. Megbízott a szerzıdés 1-es pontjában megjelölt „120 órás szakmai gyakorlat” c.
feladatot _____________________________-nál/nél (intézmény neve), 2014. ________________-tól 2014_______________-ig, összesen 120 óra terjedelemben a jelen szerzıdés szerinti feltételekkel személyesen vállalja teljesíteni. 3. A megbízási díja bruttó 14.300,- Ft (bruttó tizennégyezer-háromszáz Ft) egyszeri
díjazás. Megbízó vállalja, hogy a Megbízott számláján feltüntetett megbízási díjat a teljesítés-igazolás és a számla leadása után 60 napon belül átutalja Megbízott számlán megadott bankszámlaszámára. A Felek megállapodnak abban, hogy a számlát akkor tekintik szerzıdés szerint megfelelı módon kiállítottnak, amennyiben a törvényi feltételeknek megfelel, és azon feltüntetésre kerül a hallgató neve, a gyakorlat ideje és a gyakorlat megnevezése. 4. Megbízott a megbízást a megbízói érdekeknek megfelelıen köteles teljesíteni.
A szerzıdı felek a jelen szerzıdést 2 példányban írták alá, melyek közül egy a Megbízót, egy a Megbízottat illeti. Dátum: (intézményi bélyegző, intézményvezető aláírása)
(intézmény neve)
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola
Kérjük, az aláírt és lebélyegzett megbízási szerzıdés példányait a kitöltött teljesítésigazolással és a szerzıdés szerinti összegrıl kiállított számlával együtt az alábbi címre visszaküldeni szíveskedjen: Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Tanulmányi Osztály, 2601 Vác, Pf.: 237
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ Ikt.sz.: 50-17/2014. MEGBÍZÁSI SZERZİDÉS (intézmény) amely egyrészrıl az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola (Intézményi azonosító: FI 21962) 2600 Vác, Konstantin tér 1-5. adószáma: 18662728-213, képviselı: Fülöpné dr. Erdı Mária rektor mint Megbízó, másrészrıl Vállalkozás/Intézmény neve: Székhelye: Adószáma: Telefonszáma: EV igazolvány / cégbejegyzés száma: Képviselıje: Bankszámlaszáma: Megbízást teljesítı személy neve: Telefonszáma: mint megbízott (a továbbiakban: Megbízott) között a mai napon a következı feltételekkel jött létre: 5. Megbízó a Megbízottat ____________________________________________ II. évfolyamos titkárságvezetı felsıfokú szakképzésben részt vevı, levelezı tagozatos hallgató gyakorlatának vezetésével bízza meg. 6. Megbízott a szerzıdés 1-es pontjában megjelölt „120 órás szakmai gyakorlat” c.
feladatot _____________________________-nál/nél (intézmény neve), 2014. ________________-tól 2014_______________-ig, összesen 120 óra terjedelemben a jelen szerzıdés szerinti feltételekkel személyesen vállalja teljesíteni. 7. A megbízási díja bruttó 14.300,- Ft (bruttó tizennégyezer-háromszáz Ft) egyszeri
díjazás. Megbízó vállalja, hogy a Megbízott számláján feltüntetett megbízási díjat a teljesítés-igazolás és a számla leadása után 60 napon belül átutalja Megbízott számlán megadott bankszámlaszámára. A Felek megállapodnak abban, hogy a számlát akkor tekintik szerzıdés szerint megfelelı módon kiállítottnak, amennyiben a törvényi feltételeknek megfelel, és azon feltüntetésre kerül a hallgató neve, a gyakorlat ideje és a gyakorlat megnevezése. 8. Megbízott a megbízást a megbízói érdekeknek megfelelıen köteles teljesíteni.
A szerzıdı felek a jelen szerzıdést 2 példányban írták alá, melyek közül egy a Megbízót, egy a Megbízottat illeti. Dátum: (intézményi bélyegző, intézményvezető aláírása)
(intézmény neve)
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola
Kérjük, az aláírt és lebélyegzett megbízási szerzıdés példányait a kitöltött teljesítésigazolással és a szerzıdés szerinti összegrıl kiállított számlával együtt az alábbi címre visszaküldeni szíveskedjen: Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Tanulmányi Osztály, 2601 Vác, Pf.: 237
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ Ikt.sz.: 50-17/2014. INTÉZMÉNYI NYILATKOZAT GYAKORLAT TELJESÍTÉSÉRİL
Alulírott ………………………………………………………………... mint intézményvezetı ……………………………………….………………(intézmény neve, címe), mint Megbízott a jelen nyilatkozat kiállításával nyilatkozom arról, hogy az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola (székhely: 2600 Vác, Konstantin tér 1-5. adószám: 18662728-2-13, intézményi azonosító: FI 21962), mint Megbízó és a Megbízott között ……. év ….hó ... napján létrejött Megbízási Szerzıdés (a továbbiakban: „Szerzıdés”) alapján a Megbízott az alábbi feladatokat, tevékenységeket végezte el: …………………………………………. (hallgatók neve, évf, szak) ………………………………………….. (feladat megnevezése ) ………………………………………..….(idıszak) ………………………………………….. (terjedelem, óra) Dátum:
(P. H.)
…………………………………….. Intézményvezetı
TELJESÍTÉS-IGAZOLÁS Alulírott Apor Vilmos Katolikus Fıiskola (székhely: 2600 Vác, Konstantin tér 1-5. adószám: 18662728-2-13, intézményi azonosító: FI 21962) képviseletében kijelentem, hogy ………………………………………...(név), mint Megbízott a fenti nyilatkozatban szereplı feladatokat, tevékenységeket szerzıdésszerően teljesítette.
Ennek megfelelıen a Megbízott által szabályszerően, szerzıdésszerően kiállított számla ellenében a szerzıdés szerinti díj kifizethetı. Dátum:
…………………………………….. Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Megbízó
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________
ÉRTÉKELİLAP a Titkárságvezetı felsıfokú szakképzésben részt vevı hallgató 120 órás összefüggı szakmai gyakorlatáról Hallgató neve: __________________________ A gyakorlat helye (intézmény neve): ____________________________________________
A gyakorlat napjai 2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
A fogadó intézmény pecsétje, az intézményvezetı v. a tereptanár aláírása
Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1–5.; Tel.: 06-27-511-150; Fax: 06-27-511-141 ____________________________________________________________ A gyakorlat napjai
A fogadó intézmény pecsétje, az intézményvezetı v. a tereptanár aláírása
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap
2014. _______________ hó _____ nap A tereptanár által javasolt érdemjegy (számmal és betővel): A tereptanár szöveges értékelése:
____________________________ a tereptanár aláírása
