Aplikasi Teknologi Informasi Berbasis Konfigurasi Model Supply Chain pada Usaha Kecil Menengah

Seminar Nasional Aplikasi Sains dan Teknologi 2008 – IST AKPRIND Yogyakarta

Aplikasi Teknologi Informasi Berbasis Konfigurasi Model Supply Chain pada Usaha Kecil Menengah Nina Aini Mahbubah, Suhartini Prodi Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Gresik Jl. Sumatera 101, GKB, Gresik, 61121 Telp/fax : 031-3951414 / 031-3952585 e-mail : [email protected] Ahmad Rusdiansyah, Budi Santosa Prodi teknik Industri, Institut teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya, 60111 Email : arusdianz.gmail.com ABSTRAK Krisis ekonomi yang dialami Indonesia menjadikan pertumbuhan usaha kecil menengah mengalami penurunan walaupun tingkat penurunannya tidak sebesar perusahaan-perusahaan besar. Penelitian ini bertujuan untuk memetakan suatu konfigurasi supply chain pada UKM serta merancang suatu program software short message service untuk mempermudah komunikasi produsen dengan konsumen serta supplier, sehingga produsen mampu menciptakan suatu jadwal induk produksi serta melakukan pemesanan bahan baku sesuai kebutuhan serta tepat waktu. Penelitian ini dimulai dengan membuat konfigurasi sistem supply chain, membuat peta big picture, mengetahui activity process mapping serta merancang program software SMS auto sales order. Hasil penelitian ini dapat diketahui pola supply chain mulai dari suplier, produsen, distribusi, dan konsumen. Dari pemetaan big picture diketahui bahwa selama ini tidak ada koordinasi komprehenship serta terbuka antara suplier, produsen dan konsumen sehingga menimbulkan distorsi informasi yang mengakibatkan kekeliruan dalam pemenuhan pesanan serta keterlambatan pemenuhan pesanan dikarenakan kekurangan bahan baku dan bahan penolong dalam proses produksi. Pada peta proses operasi diketahui bahwa dalam pembuatan proses produksi dilakukan operasi sebanyak dua puluh tiga kali serta inspeksi selama empat kali. Berdasarkan perancangan model short message service dihasilkan kesimpulan bahwa program yang dibuat mampu merekam data-data kebutuhan produk oleh costumer pada data base komputer selanjutnya dilakukan pengolahan lebih lanjut untuk menentukan jadwal induk produksi sebagai acuan karyawan dalam melakukan kegiatan produksi serta dapat dijadwalkan pada periode tertentu waktu pemesanan dan jumlah pesanan bahan baku dan bahan penolong pada suplier sehinggatidak tejadi keterlambatan pengiriman serta kekeliruan dlam memenuhi permintaan dikarenakan seluruh pesanan langsung tercatat secara sistematis. Penggunaan teknologi informasi dengan aplikasi sms ini memiliki keunggulan biaya yang murah serta mudah difahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Kata Kunci : supply chain management, big picture mapping, activity process mapping, message service (sms)

short

PENDAHULUAN Penelitian ini dilakukan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Usaha Kecil Menengah di Kabupaten Gresik, Berdasarkan data dari Dinas Koperasi, Gresik memiliki sekitar 5.000 unit UKM dengan pertumbuhan rata-rata 2,6% sejak tahun 2000 hingga tahun 2004, namun mengalami pertumbuhan hingga minus 30% pada tahun 2005 dikarenakan kenaikan Bahan Bakar Minyak. Dari hasil penelitian ini juga didapat bahwa UKM tidak memiliki data base berbagai data, yaitu data mengenai model yang pernah dibuat, stok bahan baku, data peningkatan/penurunan penjualan, serta tidak memiliki strategic plan untuk meningkatkan pangsa pasar. Dari hasil penelitian juga diperoleh suatu informasi bahwa UKM telah memanfaatkan suatu transaksi berbasis Teknologi Informasi meskipun hanya bersifat teknologi tingkat dasar dan hanya sebatas pemanfaatan telepon atau penggunaan mobile phone. Berdasarkan pada lingkup permasalahan serta penelitian-penelitian pendahuluan maka tepat kiranya bila dikembangkan suatu model Supply chain untuk pola hubungan UKM mulai dari supplier, manufaktur, distribusi, konsumen dengan aplikasi Short message Service (SMS) dengan teknologi operasional yang sederhana serta biaya murah serta efisien, sehingga produk atau jasa yang dihasilkan dapat didistribusikan dengan jumlah yang tepat, pada tujuan yang tepat, dan dengan 91


biaya yang minimal dan memenuhi harapan customer untuk pengembangan kemajuan Usaha Kecil Menengah di Indonesia. Berdasarkan uraian di atas maka permasalahan yang ingin diselesaikan dalam penelitian ini: 1. bagaimana konfigurasi dan pola hubungan sistem supply chain pada usaha kecil menengah. 2. Bagaimana Identifikasi pola hubungan supply chain berbasis software sms model supply chain. 3. Bagaimana merancang permodelan supply chain berbasis Information Technology dalam bentuk sms. Tujuan Penelitian • Melakukan idenfikasi kegiatan dalam pola hubungan supply chain pada Usaha Kecil Menengah. • Melakukan perancangan pembuatan model konfigurasi pola hubungan supply chain. • Merancang model short message service (sms) pada pola konfigurasi supply chain. A. Tinjauan Pustaka Usaha Kecil Menengah Usaha kecil menengah dibedakan menjadi kelompok-kelompok industri sebagai berikut : 1. Kelompok Industri Kerajinan Industri kerajinan dikategorikan industri rakyat, yang bercirikan memanfaatkan ketrampilan tangan (handskill) dan melibatkan banyak tenaga kerja. 2. Kelompok Industri Pengolahan Industri pengolahan meliputi industri makanan (industri tempe, tahu, roti, makanan olahan, roti), industri minuman, industri bahan bangunan (paving, batako asbes), industri alas kaki (sepatu, sandal), industri garmen, dan lain-lain. 3. Kelompok Jasa Usaha jasa memiliki karakteristik yang berbeda dengan industri, dimana produk yang dihasilkan tidak berwujud.. Pengertian Supply Chain Supply Chain adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang tersebut. Kata “penyaluran” mungkin kurang tepatkarena istilah supply meliputi juga proses perubahan barang tersebut, misalnya dari bahan mentah menjadi barang jadi. Teknologi Informasi Teknologi Informasi merupakan suatu alat komunikasi dengan mempergunakan suatu teknologi dalam melakukaannya, sehingga dengan adanya teknologi tersebut, akan memudahkan seseorang melakukan komunikasi meskipun tanpa bertatap muka. Perkembangan teknologi informasi mulai dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan usaha yang dampaknya menguntungkan bagi pengusaha serta konsumen dalam melakukan suatu kegiatan transaksi jual-beli. Biaya murah serta ketepatan dan kecepatan waktu dari pemanfaatan teknologi informasi tersebut, menjadikan perkembangan teknologi informasi pada dunia usaha mampu menciptakan perdagangan secara multi nasional dengan biaya yang murah misalnya penggunaan Short Message Service (SMS). Metodologi Penlitian Tahapan yang dilakukan dalam penelitian adalah seperti gambar 1. berikut. Big picture mapping

Process Activity Mapping Software Data Base Model Supply chain :

Gambar 1. Metodologi Pemecahan Permasalahan 1. Big Picture Mapping. 92


Tujuan : Mengidentifikasi konfigurasi supply chain. Proses pemetaan ini diperlukan data yang rinci mulai dari supplier, produksi, distribusi, serta pemasaran produk. 2. Process Activity Mapping. Tujuan : pemetaan terhadap empat stage supply chain yaitu stage Raw Material, WIP, Packaging dan Finishing Goods. 3. Software Data base supply chain berbasis SMS. Tujuan : pembuatan software SMS model data base konfigurasi awal supply chain. . Retailer

Pemasok Bahan Baku SMS Persediaan Barang SMS Order Barang

SMS Rencana Kebutuhan Bahan Baku

SMS Persediaan Barang SMS Order Barang



Pemasok Bahan Baku Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku

SMS Persediaan Barang SMS Order Barang

Converter

Basis Data Order

Jadwal Produksi Induk IBM PS/2

Gambar 2. Skema aplikasi SMS HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Pola Konfigurasi Supply Chain pada Usaha kecil Menengah Pada penelitian ini pemilihan responden usaha kecil menengah dilakukan dengan ketentuan bahwa responden terpilih adalah UKM mandiri yang memiliki kemauan dan keinginan untuk mengaplikasikan teknologi informasi sebagai sarana pengembangan perusahaan. Pola konfigurasi sistem supply chain perusahaan sarung tenun ATBM dapat dijabarkan sebagai berikut. a. Suplier Pengadaan bahan baku dilakukan dengan cara mendatangi secara langsung ke toko bahan yang berlokasi di Surabaya b. Manufactur / Produsen Jenis produk yang dihasilkan: − Sarung Sutera, memiliki dua motif yaitu: 1. Mustamin : motif daun/bunga dll. 2. Kotak-kotak − Sarung mesres c. Distribusi Untuk pendistribusian produk, perusahaan ini memiliki agen tetap yang tersebar dibeberapa tempat yang selanjutnya didistribusikan ke toko-toko. Wilayah pemasaran: Jawa timur : Surabaya, Gresik, Madura, Malang Jawa tengah :Semarang, Yogyakarta, Solo. Jawa Barat :Jakarta, Bandung, Sukabumi. Sumatera : Medan d. Customer Dikarenakan produk yang dipasarkan oleh perusahaan tenun ini adalah sarung sutera dan sarung mesres, maka segmen pasar yang dituju adalah kelas menengah ke atas. Produk sarung tenun ATBM yang dihasilkan akan dipasarkan pada agen-agen yang berada di Pulau Jawa dan Sumatera untuk dipasarkan lebih lanjut. Peta Big Picture 93


Peta Big Picture (Big Picture Mapping) adalah proses proses yang melingkupi proses secara luas dengan tingkat spesifikasi yang tidak kompleks / normal. Peta ini dibuat untuk suatu produk dengan identifikasi tiap tahapan-tahapan proses pada sistem supply chain. Gambar 3. berikut merupakan Big Picture Mapping UKM sarung tenun Manrapi.

Gambar 2. Big Picture Mapping Dari Peta Big Picture dapat dijabarkan pada tahapan-tahapan sebagai berikut : • Identifikasi kebutuhan pelanggan/customer. Pelanggan biasanya memiliki pola pemesanan tidak tetap serta jumlah barang yang dibutuhkan tiap pesanan bervariasi. • Aliran informasi yang diberikan dari pelanggan pada perusahaan biasanya melalui sambungan telepon/handphone atau pelanggan datang langsung ke perusahaan. • Aliran fisik berasal dari perusahaan mengenai inspeksi kualitas dilakukan tidak terencana dan biasanya perbaikan akan dilakukan setelah ada complain dari pelanggan. Inspeksi rutin hanya dilakukan pada penggunaan bahan baku dan penolong. Aliran fisik yang berasal dari luar perusahaan yaitu berupa pola pengiriman suplier, memiliki kecenderungan waktu tunggu sebelum pesanan bahan sampai pada perusahaan berfluktuasi. • Perusahaan belum memiliki rencana produksi harian, mingguan atau bulanan, dan belum memiliki jadwal induk produksi yang bisa dipergunakan sebagai pedoman sebagai instruksi bagi karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan. Process Activity Mapping Proses pemetaan aktifitas memberikan gambaran secara detail langkah-langkah proses operasi pembuatan sarung tenun. Peta tersebut menggunakan simbol-simbol yang berbeda untuk merepresentasikan aktivitas proses operasi, menunggu, trasportasi, inspeksi, dan penyimpanan. Peta proses operasi UKM sarung tenun ATBM dapat dilihat pada gambar 4. berikut.

94


Gambar 4. Peta Proses Operasi Perancangan Short Message Service (SMS) Perancangan software short message service dilakukan setelah dilakukan pemetaan pada pola hubungan supply chain pada UKM sarung tenun Manrapi. Hasil perancangan diharapkan mampu mempermudah pola hubungan supply chain pada UKM berdasarkan penyampaian informasi secara cepat dan akurat serta memiliki biaya murah dan mudah dalam penggunaan. Perancangan short message service memiliki halaman depan aplikasi dengan fitur-fitur sebagai berikut : 1. Login Form 2. Form Utama 3. Kofigurasi 4. Sms Center 5. Modul Master : •

Master retailer, Master barang, Master gudang

6. Modul Sms : •

Data SMS yang masuk, Form SMS Autorespon Sales Order

7. Modul Laporan •

Laporan SMS masuk, Laporan order barang

95


Tampilan pada menu utama dapat dilihat pada gambar 5.berikut.

Gambar 5. Menu Utama SMS Auto Respon Sales Order Data Master Retailer

Gambar 6. form master retailer Data Master Barang Untuk bisa maintenance data master barang, klik menu barang pada menu master. Maka akan ditampilkan form master barang.

Gambar 7. form master barang

96


Data Master Gudang Untuk bisa maintenance data master gudang, klik menu retailer pada menu master. Maka akan ditampilkan form master gudang.

Gambar 8. form master gudang Sms Masuk Digunakan untuk monitoring data sms yang masuk pada tanggal saat ini. Sms yang dimonitor bisa berupa sms untuk stok barang dan order barang. Form sms yang masuk seperti terlihat pada gambar di bawah ini

Gambar 9. form sms monitoring Sms Autorespon Digunakan untuk menerima dan membalas sms secara otomatis. Form ini jangan ditutup jika anda masih melayani sms autorespon kepada retailer. Tampilannya adalah sebagai berikut

Gambar 10.. form sms autorespon 97


Laporan Sms Masuk Digunakan untuk melihat laporan data laporan sms yang masuk / tanggal, nilai defaultnya adalah tanggal saat ini. Untuk melihat laporan data sms pada tanggal yang lalu, silahkan ganti tanggalnya. Tampilannya adalah sebagai berikut

Gambar 11. Laporan sms masuk Laporan Order Barang Digunakan untuk melihat laporan sms order barang, nilai defaultnya adalah tanggal saat ini. Untuk melihat data sms pada tanggal yang lalu, silahkan ganti tanggalnya. Tampilannya adalah sebagai berikut

Gambar 12. laporan order barang

KESIMPULAN 1. Pola konfigurasi sistem supply chain perusahaan sarung tenun ATBM dapat dijabarkan sebagai berikut. • •

2.

Suplier Manufacture / Produsen Jenis produk yang dihasilkan: - Sarung Sutera, − Sarung mesres • Distribusi Perusahaan memiliki agen-agen pada wilayah Jawa serta Sumatera Utara • Customer Dikarenakan produk yang dipasarkan oleh perusahaan tenun ini adalah sarung sutera dan sarung mesres, maka segmen pasar yang dituju adalah kelas menengah ke atas. Dari Peta Big Picture dapat dijabarkan pada tahapan-tahapan sebagai berikut: •

Identifikasi kebutuhan pelanggan/customer belum terdata dengan baik. 98


• Aliran informasi yang diberikan dari pelanggan pada perusahaan tidak menentu. • Aliran fisik berasal dari perusahaan dan eksternal belum ada. • Perusahaan belum memiliki jadwal induk produksi sebagai pedoman kegiatan. 3. Process Activity Mapping menghasilkan gambaran proses produksi dari bahan baku sarung sampai dengan produk jadi dengan aktifitas operasi berjumlah duapuluh tiga dan aktifitas inspeksi berjumlah empat. 4. Perancangan software short message service dilakukan setelah dilakukan pemetaan pada pola hubungan supply chain pada UKM sarung tenun Manrapi. aplikasi perancangan memiliki kemampuan penyampaian informasi secara cepat dan akurat serta memiliki biaya murah dan mudah dalam penggunaannya. DAFTAR PUSTAKA Ayers, J.B. (2000), Handbook of Supply Chain Management,” 7lh edition. Prentice Hall,New Jersey. Handfield, R.B., Nichols, Jr.E.L, (2002),”Supply Chain Redesign: Transforming Supply Chains into Integrated Value System,” Financial Times, Prentice hall, New York. Mangkulo, Henky Alexander. (2004),” Aplikasi Database Menggunakan ADO VB 6.0 Dan SQL Server 2000, “PT. Elex Komputindo, Jakarta. Martina,Inge. (2003),” Microsoft SQL Server 2000, PT Elex Media Komputindo,” Jakarta. Pujawan, I.N, (2005),”Supply Chain Management,” Guna Widya, Surabaya. Rozidi, Romzi Imron. (2004), ‘Membuat Sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Protokol SMPP,’ Andi Offset, Yogyakarta.

99

Aplikasi Teknologi Informasi Berbasis Konfigurasi Model Supply Chain pada Usaha Kecil Menengah

Recommend Documents