APLIKASI PERHITUNGAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY BERDASARKAN VARIAN PRODUK (STUDI KASUS: CV DWI SUMBER, SEMARANG) RAW MATERIAL INVENTORY CALCULATION APPLICATION USING ECONOMIC ORDER QUANTITY BASED ON PRODUCT VARIANTS (CASE STUDY: CV DWI SUMBER, SEMARANG) Rianti Rahmawati, Anak Agung Gde Agung, Fitri Sukmawati Prodi D3 Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak CV Dwi Sumber adalah salah satu perusahaan manufaktur yang menangani penjualan dengan menawarkan varian produk. Dalam setiap bulannya perusahaan berhasil menjual produk sejumlah 15.000 produk. Proses pencataatan bahan baku sampai proses produksi dilakukan secara manual. Perusahaan melakukan pemesanan bahan baku dengan jumlah permintaan bahan baku yang sama tanpa mengecek jumlah persediaan bahan baku yang berada digudang. Hal ini menyebabkan sering terjadinya penumpukan bahan baku. Oleh karena itu, aplikasi ini menggunakan perhitungan metode Economic Order Quantity (EOQ) dengan menggunakan metode ini mampu mengetahui jumlah minimum pembelian bahan baku dan mampu menghemat biaya persediaan yang dikeluarkan. Perusahaan juga memerlukan keputusan persediaan pengaman (safety stock) dan pemesanan kembali (reorder point) dikarenakan mengingat ketidakpastian dalam mengolah bahan baku dan melakukan penjualan dalam setiap varian produknya. Perhitungan EOQ dalam aplikasi ini dilakukan dengan mengelompokkan permintaan bahan baku yang digunakan dalam varian produk. Perancangan sistem informasi yang digunakan pada aplikasi ini yaitu Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk proses bisnis yang akan dirancang. Aplikasi ini dibuat berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Aplikasi ini dapat menampilkan jurnal, buku besar dan laporan non akuntansi. Kata Kunci: Economic Order Quantity, Safety Stock, Reorder Point, dan CV Dwi Sumber. Abstract CV Dwi Sumber is one of the manufacturing company that handles sales with offer product variants. In every month the company managed to sell amount of 15.000 products. The entry process from raw materials to the production process was done manually. The company make the order of raw materials with same quantities without checking quantity of raw materials in the warehouse. That often make accumulation of raw materials. Because of that, this application uses the calculation of Economic Order Quantity (EOQ) with using this calculation is able to determine the minimum amount of raw material purchases and save on inventory costs incurred. The company also requires decisions for safety stock and reorder point because considering uncertainty role in processing raw material and sales in each product variants. The calculation in this application is done by grouping the demand for raw materials used in the product variants. The design of information systems that used in this application are the Data Flow Diagram (DFD) and Entity Relationship Diagram (ERD). This is a web based application using PHP programming language with MySQL database. This application can display journal, ledger, and a reports non-accounting. Keywords : Economic Order Quantity, Safety Stock, Reorder Point, and CV Dwi Sumber. 1.
Pendahuluan CV Dwi Sumber adalah salah satu perusahaan manufaktur yang menangani penjualan dengan menawarkan varian produk pembuatan. Perusahaan ini berlokasi di Jawa Tengah, yang bertempat di Jl. Cilosari 573 RT 001/02, Bugangan, Semarang, 50126. Bahan baku utama dari proses produksi adalah plastik. Selain itu terdapat 3 jenis bahan baku yang digunakan yaitu plastik transaparan, plastik mika, dan plastik warna (AECE). CV Dwi Sumber memproduksi 3 varian produk diantaranya map ijazah, sampul rapot, dan sampul SPP. Produksi rutin yang dilakukan dalam setiap harinya sebesar 500 buah produk. Dengan jenis produksi tersebut CV Dwi Sumber menetapkan supplier untuk memenuhi kebutuhan bahan baku utama produksi. Hal ini dimaksudkan agar tidak ada terjadi kekosongan bahan baku saat produksi berlangsung. Dalam setiap bulannya perusahaan berhasil menjual produk sejumlah 15.000 produk.
Varian produk yang ditawarkan perusahaan menggunakan bahan baku yang berbeda-beda. Produk map ijazah menggunakan 2 jenis bahan baku yaitu, plastik transparan dan AECE. Produk sampul rapot dan sampul SPP hanya menggunakan bahan baku plastik mika. Banyaknya bahan baku yang digunakan dalam satu varian produk mengakibatkan tidak efektif dalam mengendalikkan salah satu persediaan bahan baku yang dapat mengakibatkan persediaan bahan baku yang lain berlebih. Perusahaan melakukan pembelian bahan baku setiap 3 kali dalam sebulan. Setiap kali pemesanan, perusahaan mengeluarkan biaya pemesanan sebesar Rp 25.000,-. Pemesanan bahan baku dilakukan dengan jumlah permintaan bahan baku yang sama tanpa mengecek jumlah persediaan bahan baku yang berada digudang. Hal ini menyebabkan sering terjadinya penumpukan bahan baku. Proses pencatatan perusahaan masih dilakukan dengan manual. Proses pencatatan manual, seperti pencatatan persediaan bahan baku sampai proses produksi. Pencatatan dibuat dalam kertas dan dimasukkan kedalam buku produksi. CV Dwi Sumber juga belum memiliki pencatatan akuntansi berupa jurnal. Hal ini menyebabkan perusahaan tidak mengetahui secara detail setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Berdasakan hal-hal tersebut, perlu dibangun aplikasi yang dapat meminimumkan biaya persediaan dengan menggunakan perhitungan metode Economic Order Quantity (EOQ). Dengan adanya penerapan perhitungan EOQ, perusahaan mampu menghemat biaya persediaan yang dikeluarkan, karena dengan menggunakan metode ini mampu mengetahui menghitung jumlah minimum pembelian bahan baku. Selain itu, mampu mengurangi biaya penyimpanan, penghematan ruang, baik untuk ruangan gudang dan ruangan kerja. Perusahaan juga memerlukan keputusan persediaan pengaman (safety stock) dan pemesanan kembali (reorder point). Keputusan tersebut sangat penting untuk diketahui, karena mengingat ketidakpastian dalam mengolah bahan baku dan melakukan penjualan dalam setiap varian produknya. Selain itu, aplikasi ini menangani setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan, menampilkan transaksi tersebut ke dalam jurnal dan buku besar. Adapun tujuan yang hendak dicapai yaitu menghasilkan suatu aplikasi yang dapat 1. memberikan keputusan berapa jumlah bahan baku yang harus dipesan dengan biaya yang optimal berdasarkan pengelompokkan varian produk; 2. memberikan keputusan sisa bahan baku yang harus tersedia di gudang dan memberikan keputusan kapan pemesanan bahan baku; 3. menyajikan catatan akuntansi dalam bentuk jurnal dan buku besar; 4. menyajikan laporan non akuntansi berupa laporan persediaan bahan baku dan laporan hasil produksi. 2.
Dasar Teori
2.1 Metode Waterfall Pada awal pengembangan aplikasi ini metode yang digunakan untuk melakukan tahapan pengembangan aplikasi. Tahap tersebut biasa disebut sebagai proses System Development Life Cycle (SDLC) dengan menggunakan metode waterfall yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak. Model waterfall menyediakan pendekatan secara terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, dan penggujian. Berikut adalah gambaran model waterfall [1]. Sistem / Rekayasa Informasi
Analisis
Desain
Pengodean
Pengujian
Gambar 1 Model Waterfall
2.2 Persediaan Persediaan merupakan salah satu asset yang di miliki perusahaan untuk diolah dari setiap kebutuhan barang baik barang mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi agar selalu tersedia baik. Untuk mewujudkan persediaan terlaksana secara baik dan stabil maka pihak perusahaan harus menerapkan konsep persediaan yang realistis dan dapat diterima oleh berbagai pihak. Dalam jumlah persediaan, setiap perusahaan memiliki jumlah berbeda-beda, dan jumlah itu disesuaikan dengan kondisi yang diinginkan. Pada perusahaan tertentu, kadangkadang persediaan menggambarkan 70% dari keseluruhan aktiva lancar [2]. 2.3 Bahan Baku Bahan baku merupakan bahan langsung, yaitu bahan yang membentuk suatu kesatuan yang tidak terpisahkan dari produk jadi. Bahan baku adalah bahan utama atau bahan pokok dan merupakan komponen
utama dari suatu produk. Bahan baku biasanya mudah ditelusuri dalam suatu produk dan harganya relative tinggi dibandingkan dengan bahan pembantu [3]. 2.4 Akuntansi Secara umum akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengubah data dari transaksi menjadi informasi keuangan. Proses akuntansi meliputi kegiatan mengidentifikasi, mencatat, dan menafsirkan, mengomunikasikan peristiwa ekonomi dari sebuah organisasi kepada pemakai informasinya. Proses akuntansi menghasilkan informasi keuangan. Semua proses tersebut diselenggarakan secara tertulis dan berdasarkan bukti transaksi yang juga harus tertulis [4]. 2.5 Metode Economic Order Quantity EOQ atau kuantitas pesanan ekonomis adalah suatu metode untuk menentukan berapa jumlah pesanan yang paling ekonomis untuk satu kali pesan [2]. Cara menghitung EOQ pada rumus [5]. √ Keterangan : EOQ = jumlah persediaan yang ekonomis R = Pembelian bahan baku selama periode tertentu P = Biaya pemesanan C = Biaya penyimpanan per unit per tahun Total biaya persediaan atau Total Inventory Cost (TIC) dapat di hitung dengan menggunakan rumus [5]. [
]
[
]
Keterangan : TIC = Total biaya persediaan Q = Jumlah pembelian dalam sekali pesan R = Pembelian bahan baku selama satu periode S = Biaya sekali pesan 2.6 Persediaan Pengaman (Safety Stock) Safety Stock merupakan kemampuan perusahaan untuk menciptakan kondisi persediaan yang selalu aman atau penuh pengamanan dengan harapan perusahaan tidak akan pernah mengalami kekurangan persediaan [2]. Cara menghitung safety stock pada rumus [2]. (
)
Keterangan : Qmaks = Pemakaian maksimal Qr
= Pemakaian rata-rata
2.7 Reorder Point Reorder Point adalah titik dimana suatu perusahaan harus memesan barang atau bahan guna menciptakan kondisi persediaan yang terus terkendali [2]. Cara menghitung reorder point pada rumus [2]. 2.8 Flowchart Flowchart atau bagan alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Flowchart atau bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem [6]. 3.
Pembahasan
3.1 Proses Usulan Perhitungan EOQ Sistem usulan pada proses perhitungan EOQ adalah sebagai berikut.
Proses Usulan Perhitungan EOQ Bag. Produksi
Bag. Persediaan
Bag. Pembelian
Input permintaan
Input biaya penyimpanan
Input biaya pemesanan
Simpan permintaan
Simpan biaya penyimpanan
Simpan biaya pemesanan
mulai
Hitung dan simpan perhitungan EOQ
EOQ
Menampilkan hasil
Hasil EOQ
Hasil EOQ
Hasil EOQ
selsai
Gambar 2 Proses Usulan Perhitungan EOQ
3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Data Flow Diagram (DFD) secara grafis menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru [6]. Pada gambar dibawah ini terdapat enam bagian proses utama yaitu, proses data master, mengelola hasil produksi, perhitungan EOQ, perhitungan SS_ROP, pembelian bahan baku, dan mengelola jurnal dan buku besar. Bag. Keuangan Dt_user Dt_akun Detail_dt_supplier Dt_user supplier
user
Detail_dt_supplier Dt_supplier
akun
Dt_akun Dt_supplier Dt_user
Bag. Pembelian
1.0 Mengelola Data Master
Dt_user
Dt_bahan baku Detail_dt_bahan baku Dt_user Dt_bahan baku
Dt_produk Detail_dt_produk Dt_produk Detail_dt_produk
produk
Hasil_EOQ
Permintaan_bb Bag. Produksi
bahanbaku
Detail_dt_bahan baku
2.0 Mengelola Perhitungan EOQ
Hasil_EOQ Biaya_pemesanan
Bag. Persediaan
Biaya_penyimpanan Permintaan_bb, Biaya_penyimpanan, Biaya_pemesanan
EOQ
Hasil_EOQ Hasil_EOQ Pemakaian rata-rata, pemakaian maksimal Hasil_SS, Hasil_ROP
SS
3.0 Mengelola Perhitungan SS dan ROP
Hasil_SS, Hasil_ROP Hasil_SS, hasil_ROP
Permintaan_bb
Hasil_SS, hasil_ROP
Data_pemb Detail_dt_pemb Hasil_EOQ Bag. Pembelian
Bukti_pembelianBB pembelian
4.0 Mengelola Pembelian Bahan Baku
Data_pemb
Dt_akun Detail_dt_pemb
jurnal
Detail_dt_pemb Hasil_produksi Bag. Produksi
Detail_hasil_produksi
5.0 mengelola hasil produksi
Hasil_produksi
Brg_jadi
Daftar_pengunaanBB Detail_hasil_produksi Detail_hasil_produksi Laporan_produksi Detail_dt_pemb Laporan_pembelian Detail_dt_bahanbaku
6.0 Mengelola jurnal, buku besar, laporan
Jurnal_umum no_akun, dt_periode Laporan_pembelian
Bag. Keuangan
bahanbaku Display_no_akun, display_dt_priode, Jurnal_umum, buku_besar Laporan_persediaan
Gambar 3 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional [6]. Berikut adalah model perancangan basis data yang digunakan pada Aplikasi Perhitungan Persediaan Bahan Baku Dengan Metode Economic Order Quantity Berdasarkan Varian Produk. Jml_masuk
Jml_keluar
tanggal
keterangan
Id_pers
saldo
Persediaan_bb
n
Id_supp
Nama_supp memiliki
Id_pemb Mempunyai
n
supplier
Alamat_supp Jml_beli
Id_bb
No_telepon
1
1
Satuan_beli
Nama_bb BahanBaku
1
melakukan
n
pembelian
Harga_beli
Stok_bb biayapesan 1 Satuan_bb
1 memiliki
Id_ss
Total_beli
Perm_rata
status
n 1 Id_detail
menghitung Perm_maks Detail_pro
safstock
Jumlah_bb 1 Satuan_bb
leadtime 1
Id_eoq
n
safstock EOQ
permintaan
produksi
rop
membuat
biayapesan Satuan_pro
Id_jurnal
status status
n
n
biayasimpan
keterangan
Jml_pro Nama_produk
Hasil_eoq
Id_pro
jurnal
tanggal
total
frekuensi Biaya_optimal Tipe_kd
n Sisa_frek
tanggal memiliki Id_produk
melakukan
1
produk
1
Nama_produk
Jml_produk
akun
Sat_produk
Kode_akun
Nama_akun
Gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD)
3.4 Basis Data Aplikasi ini dibangun menggunakan database MySQL. Berikut ini implementasi file basis data dari proyek_rianti.sql. No
Nama Tabel
1
akun
2
bahanb
3
detail_pro
4
eoq
5
jurnal
6
pembelian
7
persediaan_bb
No
Nama Tabel
8
produk
9
produksi
10
safstock
11
supplier
12
user Gambar 5 Tabel Basis Data
3.5 Pengujian Aplikasi 1. Pengujian input permintaan. Bagian produksi memasukkan data berupa periode yang akan berlaku untuk EOQ tersebut. Memasukkan nama produk, id bahan baku, dan jumlah permintaan. Sesuai dengan data diatas data dapat tersimpan kedalam file EOQ.
Gambar 6 Pengujian Input Permintaan
Berdasarkan pengujian atas validasi input permintaan bahan baku, didapatkan hasil sebagai berikut. Tabel 1 Hasil Pengujian Input Permintaan
Nama Field Id EOQ Periode Id Bahan Baku Nama produk
jumlah
Tipe Masukan Data [{0-9}] Pilih bulan Pilih Id Bahan Baku Kosong Input Data [{a-z}{AZ}{0-9}] Kosong Input Data [{0-9}]
Keluaran yang Diharapkan Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Muncul pesan kesalahan Berhasil dan tersimpan
Hasil Keluaran
Kesimpulan
Berhasil dan Tersimpan Berhasil dan Tersimpan Berhasil dan Tersimpan Muncul pesan kesalahan Berhasil dan Tersimpan
Berhasil
Muncul pesan kesalahan Berhasil dan tersimpan
Muncul pesan kesalahan Berhasil dan Tersimpan
Berhasil
Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil
Berhasil
2. Pengujian input biaya Untuk fungsionalitas ini ada dua user yang terkait yaitu bagian persediaan dan bagian pembelian. Bagian persediaan akan memasukkan biaya penyimpanan bahan baku. Bagian pembelian akan memasukkan biaya pemesanan bahan baku. Memasukkan data biaya tersebut dilakukan masing-masing user sesuai dengan hak akses sistem user.
Gambar 7 Pengujian Input Biaya
3. Pengujian hasil EOQ Saat semua data masukan data permintaan dan data biaya-biaya telah dimasukkan oleh masing-masing user. Fungsionalitas perhitungan EOQ dapat dilakukan oleh sistem. Sistem akan langsung menghitung dengan dengan menggunakan rumus EOQ. Dan hasil perhitungan sistem tersebut akan otomatis muncul saat user mengakses hasil EOQ.
Gambar 8 Pengujian Hasil EOQ
4. Pengujian perhitungan safety stock dan reorder point Perhitungan ini dilakukan langsung ketika bagian persediaan memasukkan data permintaan bahan baku. Sistem akan mengelola data permintaan tersebut menjadi data pemakaian maksimal, pemakaian ratarata, hasil safety stock dan reorder point.
Gambar 9 Pengujian Perhitungan Safety Stock dan Reorder Point
5. Pengujian jurnal dan buku besar Akses ini hanya dapat dillihat oleh bagian keuangan. Data jurnal diperoleh dari hasil transaksi pembelian, untuk data buku besar data yang diperoleh dari data jurnal.
Gambar 10 Pengujian Jurnal
Gambar 11 Pengujian Buku Besar
4.
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat disampaikan berdasarkan hasil pengujian aplikasi ini adalah sebagai berikut. 1.
Aplikasi ini dapat menghitung jumlah bahan baku yang harus dipesan dengan menggunakan perhitungan metode economic order quantity sesuai dengan pengelompokkan varian produk.
2.
Aplikasi ini dapat menghitung dan menampilkan bahan baku yang harus ada di gudang dan dapat memberikan keputusan kapan bahan baku kembali dipesan.
3.
Aplikasi ini dapat menampilkan catatan akuntansi berupa jurnal umum dan buku besar.
4.
Selain itu aplikasi ini juga dapat menampilkan laporan persediaan bahan baku dan laporan produksi.
Saran yang diberikan berdasarkan kesimpulan di atas maka diharapkan dapat mengembangkan aplikasi ini agar dapat menghasilkan penambahan fitur-fitur sebagai berikut. 1.
Menambahkan fitur yang menanggani tentang penjualan produk, sehingga perusahaan dapat mengetahui besarnya pendapatan dan jumlah permintaan dari penjualan produk tersebut.
2.
Menambahkan fitur yang menanggani tentang laporan akuntansi, berupa laporan laba rugi. Dari penambahan fitur penjualan dan sudah adanya fitur pembelian. Pemilik dapat mengetahui besarnya keuntungan perusahaan selama satu periode.
Daftar Pustaka [1] Shalahuddin. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Modula, 2011. [2] Fahmi, Irham. Manajemen Produksi Dan Operasi. Bandung: ALFABETA, 2012. [3] Djunaeni, Moch Endang. Pengantar Manajemen Keuangan. Yogyakarta: CV Budi Utama, 2012. [4] Samryn, L.M. Pengantar Akuntansi Mudah Membuat Jurnal Dengan Pendekatan Siklus Transaksi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2011. [5] Keown, Arthur J. Manajemen Keuangan. Jakarta: PT Indeks, 2010. [6] Krismiaji. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, 2010.
