APLIKASI PENJUALAN SECARA KREDIT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA PT. FONTERRA BRANDS INDONESIA

APLIKASI PENJUALAN SECARA KREDIT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA PT. FONTERRA BRANDS INDONESIA ========================Dewi Rahayu1, Kaslani2=========================

Abstraks PT. Fonterra Brand Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian susu kesehatan (Susu Anlene). Penjualan yang ada pada PT. Fonterra Brand Indonesia hanya terdiri dari Penjualan Kredit. Namun dalam hal pengelolaan transaksi khususnya, di perusahaan tersebut masih bersifat sederhana dikarenakan penulis menemukan beberapa kelemahan – kelemahan pada bagian penjualan. Transaksi penjualan pada PT. Fonterra Brand Indonesia masih menggunakan Microsoft Excel dalam pembuatan tabel, pencatatan dan penginputan transaksi penjualannya masih dilakukan secara manual, dan kemungkinan sering atau akan terjadi kesalahan penginputan. Untuk akuntansinya sudah sesuai dengan standar akuntansi keuangan yaitu sudah ada jurnal umum buku besar dan laporan keuangan. Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan pada PT. Fonterra Brand Indonesia yaitu untuk mengatasi masalah yang terjadi pada PT. Fonterra Brand Indonesia dalam mengelola data penjualan, agar pengelolaan data dapat lebih cepat, ringkas dan untuk menjaga keakuratan data serta untuk dapat menghasilkan laporan dengan tepat waktu, untuk merancang aplikasi penjualan secara kredit menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 pada PT. Fonterra Brand Indonesia, Untuk terciptanya aplikasi penjualan secara kredit yang dapat membantu dalam proses transaksi. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Model Waterfall mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Model ini melingkupi aktivitas – aktivitas sebagai berikut : rekayasa dan pemodelan sistem/informasi, analisis kebutuhan, desain, coding, pemeliharaan dan pengujian. Kata kunci: aplikasi, penjualan, secara kredit

A. Latar Belakang Penelitian Kegiatan penjualan dari suatu perusahaan dagang merupakan kegiatan yang sangat penting, terutama bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang pemasaran. Pentingnya penjualan ini karena berhubungan dengan kegiatan transaksi antar pembeli dan penjual. Dari kegiatan ini pula maka timbul perpindahan hak milik atas barang dan jasa dari produsen ke konsumen. Penjualan merupakan aktivitas perusahaan yang secara langsung akan menentukan tercapainya tujuan perusahaan, yaitu memperoleh laba dengan maksimal. PT. Fonterra Brand Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian susu kesehatan (Susu Anlene). Penjualan yang ada pada PT. Fonterra Brand Indonesia hanya terdiri dari Penjualan Kredit. Namun dalam hal pengelolaan transaksi khususnya, di perusahaan tersebut masih bersifat sederhana dikarenakan penulis menemukan beberapa kelemahan – kelemahan

pada bagian penjualan. Transaksi penjualan pada PT. Fonterra Brand Indonesia masih menggunakan Microsoft Excel dalam pembuatan tabel, pencatatan dan penginputan transaksi penjualannya masih dilakukan secara manual, dan kemungkinan sering atau akan terjadi kesalahan penginputan. Untuk akuntansinya sudah sesuai dengan standar akuntansi keuangan yaitu sudah ada jurnal umum buku besar dan laporan keuangan. Penulis dalam hal ini berusaha meminimalkan kelemahan yang ada dengan mengusulkan sebuah rancangan program aplikasi akuntansi penjualan dengan mengunakan Visual Basic 6.0, karena software ini merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi pada PT. Fonterra Brand Indonesia yang penulis teliti. Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada PT. Fonterra Brand Indonesia dalam mengelola data penjualan, agar pengelolaan data dapat lebih cepat, ringkas dan untuk

Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012

38

menjaga keakuratan data serta untuk dapat menghasilkan laporan dengan tepat waktu, maka penulis merancang program aplikasi akuntansi penjualan Pada PT. Fonterra Brand Indonesia dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis memutuskan untuk mengambil judul APLIKASI PENJUALAN SECARA KREDIT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA PT. FONTERRA BRANDS INDONESIA

dalam mengelola data penjualan, agar pengelolaan data dapat lebih cepat, ringkas dan untuk menjaga keakuratan data serta untuk dapat menghasilkan laporan dengan tepat waktu. 2. Untuk merancang aplikasi penjualan secara kredit menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 pada PT. Fonterra Brand Indonesia. Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan pada PT. Fonterra Brand Indonesia adalah sebagai berikut:

B. Perumusan Masalah

Untuk terciptanya aplikasi penjualan secara kredit yang dapat membantu dalam proses transaksi.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas dan maka perumusan masalahnya adalah sebagai berikut “Bagaimana merancang program aplikasi akuntansi penjualan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 pada PT. Fonterra Brand Indonesia.” Adapun permasalahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Proses perhitungan dan pengolahan data penjualan dan pembelian masih dilakukan dalam bentuk pencatatan pada pembukuan dan nota sehingga menyulitkan dalam pencarian data serta memperlambat pada proses transaksi 2. Kebutuhan berbagai informasi baik penjualan, pembelian serta konsumen yang melakukan kredit untuk pihak pemilik perusahaan pada saat tertentu tidak dapat terpenuhi dengan cepat 3. Tidak terjadinya sistem aplikasi yang menjamin ketepatan pembuatan laporan yang sesuai dengan siklus akuntansi, sehingga pembuatan laporan memiliki resiko human error yang mana keakuratan laporan sangat tergantung pada kemampuan dan kredibilitas pembuat laporan dalam disiplin ilmu akuntansi

C. Maksud dan Tujuan Penelitian Adapun maksud dari penelitian yang dilakukan pada PT. Fonterra Brand Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada PT. Fonterra Brand Indonesia

D. Manfaat Penelitian Dalam pembuatan tugas akhir ini ada 2 kegunaan baik teoritis maupun kegunaan praktis a. Kegunaan Teoritis Kegunaan teoritis penelitian tugas akhir ini, diantaranya : 1. Sebagai pengembangan ilmu hasil dari penelitian ini menjadi pembanding antara ilmu secara teori dengan lapangan atau praktek. Sehingga dengan adanya pembandingan itu dapat memajukan ilmu akuntansi yang sudah ada dan dapat menguntungkan berbagai pihak. 2. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademisi yang akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus referensi dalam penulisan. 3. Berguna dalam manambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori maupun praktek, belajar menganalisa dan melatih daya fikir dalam mengambil keputusan atas permasalahan yang ada didalam perusahaan, khususnya di PT. Fonterra Brand Indonesia. b. Kegunaan praktis Kegunaan praktis penelitian tugas akhir ini, diantaranya : 1. Menambah wawasan dan ilmu dalam merancang suatu aplikasi. 2. Dapat mengembangkan suatu aplikasi di perusahaan tempat penelitian.


39

3. Perancangan aplikasi yang dibuat ini dapat mengelola data penjualan, agar pengelolaan data dapat lebih cepat, ringkas dan untuk menjaga keakuratan data serta untuk dapat menghasilkan laporan dengan tepat waktu.

E. Tinjauan Pustaka Pengertian Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan; lamaran; penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah: program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju [2]. Pengertian Pengolahan Data Pengolahan data adalah suatu proses kerja yang mengubah data menjadi informasi. Data adalah suatu kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan berupa angka-angka atau simbol-simbol khusus atau gabungan keduanya. Pengolahan data adalah manipulasi data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi [3]. Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows. Seorang profesional atau pemula sekalipun di bidang pemrograman Windows, Visual Basic menyediakan sekumpulan perangkat untuk memper mudah dan menyederhanakan pengembangan aplikasi yang tangguh [4]. Lalu apa sebenarnya definisi dari Visual Basic itu sendiri? Kata “Visual” merujuk kepada metode yang digunakan untuk membuat antar muka yang bersifat grafis Graphical User Interface (GUI). Daripada menulis berbarisbaris kode untuk menjelaskan pemunculan dan lokasi dari suatu elemen di dalam antar muka, pengguna dapat dengan mudah menambahkan object yang sebelumnya sudah dibangun ke dalam tempat dan posisi yang diinginkan di layar. Pengguna yang pernah menggunakan program untuk menggambar seperti Paint,

maka sebenarnya sudah memiliki keahlian untuk membuat sebuah antar muka pengguna secara efektif [4]. Kata “Basic” merujuk kepada bahasa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), sebuah bahasa yang digunakan oleh banyak programmer dibandingkan dengan bahasa lainnya dalam sejarah komputer. Visual Basic telah berubah dari bahasa asli BASIC dan sekarang memiliki ratusan pernyataan (statements), fungsi (functions), dan kata kunci (keywords), dan kebanyakan di antaranya terkait dengan antar muka grafis di Windows. Pengguna tingkat pemula sekalipun dapat membuat aplikasi dengan mempelajari hanya beberapa kata kunci, sementara kekuatan dari bahasanya membolehkan para pengguna tingkat professional mencapai apapun yang dapat dihasilkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Windows lainnya [4]. Data Flow Diagram ( DFD ) Data flow diagram merupakan gambaran sistematis secara logika yang lebih khusus dan lebih terinci dari pada diagram konteks. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Data flow diagram juga merupakan alat metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Struktur Analisis dan Desain). Simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram Antara lain [5]: Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram yang terdiri dari suatu proses saja dan diberi nomor proses [6]. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks menggambarkan Input / Output suatu sistem dengan dunia luar atau kesatuan luar. Diagram konteks menyoroti sejumlah karakteristik sistem, yaitu [6]: 1. Kelompok pemakai, organisasi sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 2. Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkaran luar dan harus diproses dengan cara tertentu. 3. Data keluar, data yang dihasilkan dari sistem kita dan diberikan kepada lingkaran luar.


40

4. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator, pembuatan symbol data store dalam diagram konteks dibenarkan dengan syarat symbol tersebut merupakan bagian dari lingkaran diluar sistem. 5. Batasan antara sistem kita dengan lingkaran (Rest Of The World). Basis Data terdiri dari 2 kata yaitu Basis dan Data, Basis dapat diartikan sebagai markas atau gydang tempat berkumpul, sedangkan Data adalah representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek, misalnya manusia (Pegawai, Mahasiswa, Pedagang.) [7]. Basis Data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti [7]: 1. Himpunan kelompok yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Kumpulan file, symbol, dan arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram adalah Penghubung antara objek data. Entity Relationship Diagram adalah notasi yang digunakan untuk melakukan aktivitas permodelan data [8]. Penjualan Di dalam dunia usaha, terdapat beberapa strategi yang digunakan oleh penjual untuk meningkatkan volume penjualan maupun kesetiaan pelanggan. Diantara sekian banyak strategi, pemberian piutang dagang (penjualan secara kredit) merupakan salah satu strategi penjualan yang banyak diminati oleh para pengusaha. Selain karena cukup praktis, tingkat pertambahan ekonomi yang kurang merata di negara ini juga menjadi salah satu mengapa sistem penjualan secara kredit cepat berkembang dan mendapatkan respon yang baik dari kalangan masyarakat. Penjualan dari suatu produk yang dihasilkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penentu dalam

kegiatan perusahaan. Kondisi ini memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit yang baik dalam usaha meningkatkan pendapatan. Penjualan kredit atas suatu produk merupakan salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan, khususnya pelunasan piutang.[10] Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan [10]. Pengertian Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan [10]. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut: “Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa”.[10] Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati. Kredit Dewasa ini kegiatan transaksi kredit sukar untuk di hindari oleh para pelaku bisnis. Para pelaku bisnis tersebut melakukan transaksi kredit dengan beberapa alasan dan tujuan. Alasan dan tujuan tersebut akan berbeda diantara pihak-pihak pelaku transaksi kredit yang bersangkutan. Adapun pihak yang berkepentingan dalam transaksi kredit yaitu pemberi kredit (kreditur) dan penerima keredit (debitur).


41

membayar bagi debitur. Perusahaan dagang memberikan kredit dengan tujuan untuk meningkatkan volume penjualan dan mengimbangi pesaing. Lembaga perbankan atau yang sejenis memberikan kredit dengan tujuan untuk memperoleh bunga dari pokok pinjamannya. Sedangkan pihak debitur atau pelanggan melakukan transaksi kredit dengan alasan tidak mempunyai kas yang cukup untuk membeli dan membayar suatu produk atau terpaksa meminjam sejumlah uang untuk modal dan diharapkan dengan modal pinjaman tersebut diperoleh suatu penghasilan yang nantinya dapat mengembalikan pinjamannya tersebut serta memperoleh nilai lebih atau keuntungan [10]. Pengertian Kredit Kredit berasal dari bahasa Yunani, yaitu “credere” atau “credo” yang berarti kepercayaan (trust atau faith). Oleh karena itu dasar dari kegiatan pemberian kredit dari yang memberikan kredit kepada yang menerima kredit adalah kepercayaan. Transaksi kredit timbul karena suatu pihak meminjam sejumlah uang atau sesuatu yang dipersamakan dengan itu, di mana pihak peminjam wajib melunasi hutangnya atau rekeningnya tersebut pada waktu yang telah ditentukan. Disamping itu kredit pun timbul sebagai akibat adanya transaksi jual beli, dimana pembayarannya ditangguhkan, baik sebagian maupun seluruhnya. “Kredit adalah penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam meminjam antara suatu perusahaan dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi hutangnya setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah uang, imbalan atau pembagian hasil keuntungan.”[10] Berdasarkan pada pengertian diatas dapat diketahui bahwa transaksi kredit timbul sebagai akibat suatu pihak meminjam kepada pihak lain, baik itu berupa uang, barang dan sebagainya yang dapat menimbulkan tagihan bagi kreditur. Hal lain yang dapat menimbulkan transaksi kredit yaitu berupa kegiatan jual beli dimana pembayarannya akan ditangguhkan dalam suatu jangka waktu tertentu baik sebagian maupun seluruhnya. Kegiatan transaksi kredit tersebut diatas akan mendatangkan piutang atau tagihan bagi kreditur serta mendatangkan kewajiban untuk

Pengertian Penjualan Kredit Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap) [10]. Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran [10].

F. Metode Pengembangan Sistem Metode penelitian Metode penelitian merupakan suatu mekanisme, teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun karya ilmiah atau penelitian dengan prosedur yang didasarkan pada suatu struktur logis yang terdiri dari beberapa tahapan kerja dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh [12].

Analisis Data Dalam penelitian ini analisis data yang penulis gunakan adalah analisis data deskriptif. Metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interprestasi yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajarai masalah-masalah dalam masyarakat serta tatacara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk tentang hubungan, kegiatan-kegiatan,


42

sikap-sikap, pandangan-pandangan, serta proses-proses yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena [12]

2.) Observasi ( pengamatan ) Yaitu penulis lakukan secara langsung dilapangan serta mempelajari prosedur serta kerja pada distributor khususnya bagian administrasi penjualan kredit.

Objek Penelitian Objek penelitian yang diteliti adalah pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, penulis menguraikan tentang Penjualan pada PT. Fonterra Brand Indonesia yang bergerak di bidang perdagangan. Penulis meneliti di bagian Penjualan.

Sumber Data Sekunder (Dokumentasi) Sumber data sekunder yang penulis dapatkan ialah dokumen Surat Jalan, customer database, dokumen laporan Penjualan Secara Kredit.

Pendekatan dan Pengembangan Sistem Desain Penelitian Dalam menyusun makalah ini, penulis melakukan penelitian tentang penjualan secara kredit pada PT. Fonterra Brand Indonesia, Penulis melakukan penelitian untuk pengambilan data yang diperlukan dalam menganalisa permasalahan yang dibahas dalam penulisan makalah ini, antara lain melakukan penelitian pada bagian penjualan secara kredit dan selain itu penulis juga mengumpulkan data secara teori sebagai tahap pembahasan yang diperoleh dari buku-buku kepustakaan dan dari buku yang lain Jenis dan Metode Pengumpulan Data Jenis dan metode pengumpulan data yang digunakan dalam Aplikasi Penjualan Secara Kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia ini yaitu, sumber data primer (Wawancara, Observasi) dan sumber data sekunder (Dokumentasi).

Sumber Data Primer (Interview, Observasi) Merupakan data yang didapat secara langsung dari pihak perusahaan atau sumber lain baik secara perseorangan atau kelompok, seperti : penelitian lapangan, dan wawancara. Sumber data primer antara lain [12]: 1.) Interview ( wawancara ) Yaitu pengumpulan data-data atau keterangan melalui wawancara dengan orang yang terlibat langsung menangani Penjualan Secara Kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia

Metode Pendekatan Sistem Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tool) atau teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem sehingga didapatkan hasil akhir berupa sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas [13]. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Model Waterfall mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Model ini melingkupi aktivitas – aktivitas sebagai berikut : rekayasa dan pemodelan sistem/informasi, analisis kebutuhan, desain, coding, pemeliharaan dan pengujian [13]. Setiap phase pada Waterfall dilakukan secara berurutan namun kurang dalam iterasi pada setiap level. Dalam aplikasi penjualan, Waterfall memiliki kekakuan untuk ke iterasi sebelumnya. Dimana Sistem Informasi berbasis desktop selalu berkembang baik teknologi ataupun lingkungannya.[13]:


43

System Engineering

Analysis

Design

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 1. Paradigma Waterfall 1. Sistem Engineering (Rekayasa Sistem) Pada tahap ini pengerjaan dimulai dengan menentukan kebutuhan untuk seluruh elemen-elemen sistem dan mengalokasikan beberapa bagian dari kebutuhan tersebut untuk perangkat lunak. 2. Analysis (Analisa) Pada tahap ini analisa suatu sistem digambarkan dengan menguraikan alur system sampai alur dokumen yang akan dikembangkan. Berikut ini uraian sistem yang akan digunakan : a. Data Flow Diagram Menggambarkan alur dokumen, prosesprosesnya dan entitas-entitas yang terlibat dalam pemrosesan dokumendokumen tersebut. b. Flow Map Merupakan bagan yang menjelaskan secara detail dari proses program yaitu proses yang berhubungan dengan sistem yang berjalan, dapat juga digambarkan untuk sistem usulan. c. Entity Relationship Diagram Mempresentasikan data yang berbasis atas persepsi dari dunia nyata yang terdiri dari suatu kumpulan dari objekobjek dasar yang disebut entitas (entity) dan relasi (relationship).

3. Design (Desain) Tahapan dalam pengembangan penelitian dengan melakukan perancangan desain untuk kebutuhan perangkat lunak. Desain ini didokumentasikan dengan baik dan menjadi bagian konfigurasi perangkat lunak.

4. Coding (Pengkodean) Setelah melakukan perancangan desain, maka desain tersebut harus diubah menjadi bentuk yang dimengerti komputer yaitu Coding (pengkodean). Jika desainnya detil maka coding dapat dicapai secara mekanis. 5. Testing (Uji Coba) Setelah tahapan coding selesai dibuat dan program dapat berjalan, testing (uji coba) dapat dimulai. Testing difokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal dan mencari segala kemungkinan kesalahan. 6. Maintenance (Perawatan) Pemeliharaan dilakukan agar sistem yang dirancang tetap terorganisir dengan baik. Pemeliharaan meliputi struktur file, data dalam database serta yang mendukung dalam sistem.

G. Hasil Dan Pembahasan Ruang lingkup aplikasi penjualan secara kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia yang sedang berjalan digambarkan secara global melalui diagram konteks di bawah ini.

Dt. Konsumen Kredit

Konsumen Konsumen

Dtbarang

Fa. Jual kredit dan kwitansi angsuran

Lap. Penjualan

Kepla Depo Kepla Depo Cirebon Cirebon

Fa. Jual kredit dan Aplikasi pejualan Aplikasi pejualan kwitansi angsuran secara kredit PT. secara kredit PT. Ponterra Brand Ponterra Brand Fak Penjualan dan nota angsuran

Data pesanan

Nota Penjualan

Marketing Marketing

Pemasok Pemasok

Gambar 2: Diagram Konteks aplikasi penjualan secara kredit yang sedang berjalan

Keterangan : Konsumen datang ke marketing, lalu konsumen memberikan Data Konsumen Kredit dan data barang ke marketing, kemudian marketing akan mengecek penjualan apakah secara tunai atau


44

kredit, Jika penjualan secara kredit marketing akan membuat form pengajuan kredit sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan ke konsumen dan rangkap kedua disimpan di marketing sebagai arsip pengajuan kemudian marketing akan menandatangani form pengajuan kredit lalu marketing membuat Nota angsuran kredit dan Faktur penjualan sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan kekonsumen dan rangkap kedua disimpan di bag.penjualan untuk direkap sebagai data untuk pembuatan laporan penjualan yang akan di serahkan kepada Kepala Depo Cirebon

adalah gambar diagram konteks usulan aplikasi penjualan secara kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia Dt. Konsumen Kredit

Lap. Penjualan

Dtbarang

Konsumen Konsumen

Fa. Jual kredit dan kwitansi angsuran

Aplikasi pejualan Aplikasi pejualan secara kredit PT. secara kredit PT. Ponterra Brand Ponterra Brand


Fa. Jual kredit dan kwitansi angsuran Fak Penjualan dan nota angsuran

Kebutuhan Sistem Data Pemasok

Dari permasalahan-permasalahan yang telah dijabarkan diatas, solusi yang penulis tawarkan adalah pembuatan aplikasi penjualan secara kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia Cirebon. Yang mempunyai kehandalan sebagai berikut: 1. Sistem ini dapat menangani data penjualan dan pencetakan hasil penjualan dalam bentuk report hasil penjualan. 2. Dengan adanya sistem ini bisa mengurangi kemungkinan kehilangan arsip dan menghindari kesalahan. 3. Membantu menyelesaikan masalah dalam melakukan proses penjualan kredit. 4. Aplikasi penjualan secara kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia Cirebon ini dapat mendukung Sales dalam pengambilan keputusan penjualan.

Perancangan Sistem Baru Pada bab ini Penulis akan memberikan usulan pada rancangan aplikasi penjualan secara kredit Pada PT. Fonterra Brand Indonesia, sistem yang diusulkan merupakan sistem secara terkomputerisasi dan sistem yang diusulkan tersebut diharapkan dapat lebih membantu dan mempermudah saat memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan penjualan bisa lebih akurat. Sehingga waktu yang digunakan bisa efektif dan efisien. Diagram Konteks Yang Di Usulkan Diagram konteks ini sering juga disebut data alir diagram level 0. Gambar di bawah ini

Surat permintaan barang Dokumen barang

Pemasok Pemasok

Gambar 3: Diagram Konteks Yang Di Usulkan

Prosedur Sistem Baru (Flowmap) Dalam perancangan prosedur kerja yang diusulkan ini, dibagi dalam tiga proses yakni penjualan kredit. Berikut ini penjelasan dari masing-masing proses tersebut : Prosedur penjualan kredit pada PT. Fonterra Brand Indonesia : 1. Konsumen datang ke Sales, lalu konsumen memberikan data barang yang akan dibeli ke Sales 2. Sales akan memeriksa atau mengecek barang pada aplikasi penjualan secara kredit, jika data barang tidak ada maka Sales akan memberikan kembali dt.barang dan memberikan informasi pada konsumen bahwa barang tidak ada 3. Sales akan mengecek status penjualan kredit 4. Sales akan memberikan form pengajuan kredit ke konsumen 5. Konsumen mengisi form pengajuan kredit lalu memberikan ke sales 6. Sales memeriksa kelengkapan persyaratan, jika tidak lengkap persyaratan dikembalikan kembali kekonsumen untuk


45

7. 8. 9. 10. 11.

dilengkapi, jika lengkap Sales akan menginputkan data konsumen kredit dan data penjualan kredit. Sales akan menginputkan data pengajuan kredit dan DP pada sistem Sales akan mencetak faktur penjualan kredit yang nantinya akan diberikan ke konsumen Sales akan menginputkan pembayaran angsuran kredit pada sistem Sales akan mencetak kwitansi angsuran yang nantinya akan diberikan ke konsumen Sales mencetak laporan penjualan kredit lalu diberikan ke pimpinan untuk diTTD lalu diberikan ke Sales

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 1.0 yakni hasil pemecahan (break down ) proses mengelola penjualan : Dtbarang

Konsumen Konsumen

2.1.1 2.1.1 Cek Persediaan Cek Persediaan dt.barang dt.barang

Dtbarang

Dtbarang

Dtbarang kredit Fa. Jual kredit dan kwitansi angsuran

T.Penjualan

Dtpenjualan kredit

Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram) 2.1.3 2.1.3 Membuat Membuat laporan laporan penjualan penjualan

Berikut ini adalah DFD Level 0 yang memperlihatkan arus data yang mengalir atau berjalan dalam sistem yang diusulkan :

2.1.2 2.1.2 Penjualan Kredit Penjualan Kredit

Lap penjualan kredit

Kepala Depo Kepala Depo

Lap penjualan kredit yang ditandatangani

Gambar.4.7 Dfd level 2 proses 1.0 penjualan Lap. Penjualan kredit


T.Penjualan

Dtbarang

Dat Penjualan kredit

Konsumen Faktur penjualan Konsumen Fa. Jual kredit dan kwitansi angsuran

1.0 1.0 Mengolah Mengolah penjualan penjualan

Lap. Pembelian dan stok barang

Di bawah ini adalah DFD level 2 untuk proses 3.0 yakni hasil pemecahan (break down ) proses mengelola penjualan kredit : Form 3.3.1 3.3.1 Buat Form Buat Form

T.Penjualan

KOnsumen KOnsumen Dat Penjualan kredit

DT

T.Pemasok

T

F.Penjualan

TPembelian T.Pemasok T.Pemasok

3.3.2 3.3.2 Member Member ksa ksa

TPembelian

2.0 2.0 Mengolah Mengolah pembelian pembelian

T.Pemasok

3.3.3 3.3.3 Input DT Input DT Konsumen Konsumen

DT.Konsumen

DtPe,asok DT

DatPenjualan TPembelian

Data Pemasok

3.3.4 3.3.4 Input Input penjualan penjualan

DtPesanan yg terpenuhi DtPemasok

DT

Pemasok Pemasok

Dat Pengajuan T

Gambar. 4: Dfd level 1 Penjualan

Dari kedua proses tersebut masih belum bersifat Functional primitive artinya proses-proses tersebut masih memiliki beberapa fungsi di dalamnya, sehingga untuk mengetahui fungsifungsi tersebut perlu dilakukan pemecahan (break down) terhadap kedua proses tersebut. Adapun hasil pemecahan dari kedua proses tersebut dapat dilihat pada DFD level 2 untuk masing-masing proses tersebut.

3.3.5 3.3.5 Cetak Cetak Faktur Faktur

DT TPembelian

3.3.6 3.3.6 Input Input pembayaran pembayaran

DT Kwitansi

3.3.7 3.3.7 Cetak Kwitansi Cetak Kwitansi angsuran angsuran

Gambar. 5 : Dfd level 2 proses 3.0 mengelola penjualan kredit

Entiti Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram merupakan salah satu cara untuk mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antara file dan tehnik ini dapat digunakan untuk


46

mengatasi terjadinya redundasi data atau sejenisnya atau ERD merupakan sebuah model yang menggambarkan hubungan antara entitas yang satu dengan yang lainnya melalui penghubung berupa relasi. Entitas yang dimaksud berupa objek-objek dasar yang terkait di dalam sistem. Objek dasar dapat berupa orang, benda atau hal yang keterangannya perlu disimpan di dalam basis data. Komponen utama pembentukan Entity Relationship Diagram atau biasa disebut dengan Diagram E-R yaitu Entity (entitas) dan Relation (relasi), sehingga dalam hal ini Diagram E-R merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dideskripsikan lebih jauh melalui jumlah atribut-atribut (property) yang menggambarkan seluruh fakta dari sistem yang ditinjau. Berikut ini adalah Diagram E-R dari aplikasi penjualan secara kredit pada PT. Fonterra Brand Indonesia yang dibangun:

brg_kode cust_alamat

sp_tgl cust_telp

cust_nama

sp_totbrg

Sp_no

supp_kode

cust_status

kode_customer

N

Melakukan CUSTOMER

1

Melakukan 1

brg_nama jual_status

jual_jumlah Jual_No

brg_merk

jual_tgl

jual_harga

brg_warna

brg_harga

peg_nip

brg_kode

brg_jenis

brg_stock

brg_supp

Brg_kode

cust_kode

brg_satuan 1

N 1

Melakukan

PENJUALAN

1

Memilih

N

BARANG

N

byr_jumlah

Ditujukan

1

jual_no

byr_tglbyr

supp_telepon

byr_termin

byr_tgl_jatuhtempo

PESANAN

supp_alamat

Supp_kode

supp_nama

Melakukan bayar_no

byr_status

Dilakukan

1

1 PEMBAYARAN

beli_jumlah

peg_alamat

peg_nama

SUPPLIER brg_kode

beli_tgl peg_nip

peg_bagian peg_nip

Beli_fakno peg_telp

peg_pass 1 PEGAWAI

N 1

Melakukan

N

PEMBELIAN

Gambar 6: Entity Relationship Diagram

H. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat mengenai penjualan secara kredit pada PT. Fonterra Brand Indonesia, dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya aplikasi penjualan secara kredit pada PT. Fonterra Brand Indonesia ini di harapkan dapat memudahkan dalam melakukan transaksi

penjualan dan pencarian data barang, transaksi penjualan kredit dapat terekam dan terawasi, serta penjualan kredit dapat diorganisir dalam sistem dengan baik, mengefisienkan waktu dalam pembuatan laporan-laporan barang sehingga meningkatkan kinerja perusahaan.

Saran Sistem informasi penjualan kredit yang dibangun, bukanlah sebuah sistem sempurna yang dapat menangani semua permaslahan yang terjadi. Untuk menjadikan sebuah sistem mempunyai tingkat permasalahan yang sangat kecil, diperlukan pengembanganpengembangan yang harus diterapkan pada sistem. Penulis mengajukan beberapa saran bagi pengembang dan pengguna (user), dengan dibangunnya sistem informasi ini. Adapun saran-saran tersebut adalah: 1. Diharapkan sistem informasi yang dibangun dapat memberikan kemudahan kepada pengguna (user) serta dilengkapi dengan menggunakan media penyimpanan data seperti cd, Flashdisk, harddisk dan lain sebagainya, sehingga proses penyimpanan data tidak perlu lagi memakan banyak tempat 2. Untuk ke depan, aplikasi penjualan secara kredit ini diharapkan tidak hanya untuk penjualan saja tetapi bisa untuk kegiatan transaksi lainnya sehingga dapat meningkatkan pelayanan yang terbaik dan memberikan kemudahan kepada customer dalam proses penjualan produk secara kredit yang dilakukan oleh PT. Fonterra Brand Indonesia. 3. Diharapkan sistem informasi yang dibangun selain dapat mempercepat pekerjaan juga waktu yang digunakan lebih efisien dan efektif sehingga dapat meningkatkan promosi penjualan produk khususnya pada PT. Fonterra Brand Indonesia. 4. Diharapkan sistem informasi yang telah dibangun agar dapat dikembangkan dimasa yang akan datang seiring dengan kemajuan teknologi informasi.

I. Daftar Pustaka


47

[1] Muchtar Agus, Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang pada PT. ACP, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia, 2004. [2] Fuad, Structural Equation Modeling Teori, Konsep, dan Aplikasi dengan Program Visual Basic 6.0, Edisi Kedua. Semarang: Badan Penerbit Universitas Diponegoro, 2008. [3] Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S.Kom, MM, Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit ANDI Yogyakarta 2002. [4] Kusnassriyanto Saiful Bahri, Wawan Sjahriyanto. Teknik Pemrograman Visual Basic 6.0. Informatika Bandung, 2008. [5] Jogianto, HM, Data Flow Diagram, Penerbit : Andi Offset, 2005. [6] Jogiyanto, H.M. Analisa dan DesainSistem Informasi (pendekatan struktur), cetakan ke dua, ANDI Yogyakarta, 2001. [7] Fathansyah, Basis Data. Informatika. Bandung, 2002. [8] Hariyanto, Bambang Ir, MT, System Manajemen Basis Data, Pemodelan, Perancangan Dan Terapannya, Bandung: Penerbit informatika. 2004.

[9] Hidayat, Syarifudin dan Sedarmayanti. Metodologi Penelitian, Bandung: Mandar Maju, 2002. [10] Bayu Swastha. Manajemen Penjualan Edisi 3; Yogyakarta: BPFE, 2000. [11] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta, 2001. [12] Sugiyono. Metode Penelitian. Cetakan kedua belas, Penerbit Alfabeta, Bandung 2008. [13] Roger S. Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu), ANDI Yogyakarta, 2002. [14] Al-Bahra Bin Ladjamudin. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta, 2005.


48

APLIKASI PENJUALAN SECARA KREDIT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA PT. FONTERRA BRANDS INDONESIA

Recommend Documents