APLIKASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN C# (Studi Kasus : Perpustakaan Sekolah Menengah Atas Triple “J”) Adam Andi Eryan
ABSTRAK Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya.Selain itu menurut Sulistyo-Basuki perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Sebagian besar masyarakat beranggapan bahwa perpustakaan merupakan tempat tumpukan buku tanpa mengetahui pasti ciri dan fungsi perpustakaan. Ada beberapa ciri yang perlu diketahui oleh masyarakat diantaranya adalah tersedianya koleksi, sarana prasarana, pustakawan dan pengunjung serta adanya suatu unit kerja. Oleh karena itu, faktor-faktor tersebut dapat mempengaruhi tingkat perkembangan perpustakaan, berdasarkan jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan tersebut. Kemajuan perpustakaan sekolah sebagai salah satu tolak ukur keberhasilan prestasi belajar karena perpustakaan sebagai penyedia informasi, khususnya bagi para siswa dalam memenuhi kebutuhan ilmu pengatahuannya. Keyword : Perpustakaan A. Latar Belakang Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi. Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya.Selain itu menurut Sulistyo-Basuki perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Sebagian besar masyarakat
beranggapan bahwa perpustakaan merupakan tempat tumpukan buku tanpa mengetahui pasti ciri dan fungsi perpustakaan. Ada beberapa ciri yang perlu diketahui oleh masyarakat diantaranya adalah tersedianya koleksi, sarana prasarana, pustakawan dan pengunjung serta adanya suatu unit kerja. Oleh karena itu, faktor-faktor tersebut dapat mempengaruhi tingkat perkembangan perpustakaan, berdasarkan jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan tersebut. Kemajuan perpustakaan sekolah sebagai salah satu tolak ukur keberhasilan prestasi belajar karena perpustakaan sebagai penyedia informasi, khususnya bagi para siswa dalam memenuhi kebutuhan ilmu pengatahuannya. Demikian banyaknya jumlah perpustakaan sekolah yang ada di
Indonesia, yang setidaknya sama dengan jumlah sekolah itu sendiri, sementara pengelolanya pada umumnya masih kurang memadai. Hal ini disebabkan belum memiliki pustakawan yang secara khusus mengelola perpustakaan sekolah. Perpustakaan sekolah biasanya dikelola oleh seorang guru kelas atau guru bidang studi yang diserahi tugas rangkap untuk mengurusi perpustakaan. Dari fakta yang diperoleh melalui observasi, maka diperlukan perhatian khusus untuk mengatasi kendala yang tampak begitu jelas. Oleh karena itu, perlu adanya kerja sama antara pihak sekolah dengan pustakawan guna memajukan perpustakaan sekolah. Hal ini diharapkan dapat memicu tingkat prestasi belajar siswa dan peran perpustakaan sebagai penyedia sarana ilmu pengetahuan dan informasi. Pemberian tugas-tugas yang diberikan oleh guru kepada siswa diharapkan mampu memotivasi siswa dengan mencari referensi di perpustakaan. Demikian juga di perpustakaan SMA TRIPLE “J”, perpustakaan dijadikan sebagai sarana untuk saling berlomba mencari informasi dan sumber belajar siswa. Beberapa siswa memanfaatkan perpustakaan untuk mencari referensi berkenaan tugas yang diberikan oleh guru. Tugas-tugas yang diberikan oleh guru tersebut, para siswa termotivasi untuk mengunjungi perpustakaan guna memperoleh hasil belajar yang maksimal. Motivasi merupakan energi penting dalam meraih keberhasilan. Mc. Millan dictionary menegaskan bahwa motivasi adalah unsur pemula yang mempengaruhi perilaku dalam individu, merupakan daya penggerak aktif, yang terjadi pada masa tertentu terutama dengan sebuah tujuan tertentu (Wijayanti, 2004).
Perpustakaan merupakan salah satu media pembelajaran sekaligus pendukung dari kurikulum sekolah.Seharusnya kebutuhan bukubuku dan informasi penting sangat diperlukan sebagai pendukung dalam kegiatan pembelajaran. Potensi inilah yang menyebabkan keberadaan perpustakaan sekolah menjadi sangat signifikan. Model yang saat ini diterapkan mengarahkan siswa untuk tidak hanya belajar di dalam kelas saja bahkan harus mencari referensi tugas dan informasi lain di luar jam pelajaran. Selain itu perpustakaan dapat dimanfaatkan sebagai kelas tersendiri disesuaikan dengan pelajarannya. Tingkat kebutuhan siswa, guru, dan karyawan terhadap perpustakaan sekolah cukup dapat dirasakan, sebab tidak hanya siswa saja yang memanfaatkan perpustakaan tetapi para guru dan staf karyawan sekolah. Penerapan sistem pembelajaran ini menyebabkan guru tidak memiliki ruangan tersendiri karena siswanya yang aktif pindah pada pergantian jam pelajaran atau menunggu jam mengajar siswa dan guru dapat memanfaatkan waktu luang untuk berkunjung di perpustakaan. Perpustakaan SMA TRIPLE “J” memiliki banyak koleksi untuk memenuhi segala kebutuhan informasi bagi para guru dan siswa. Sesuai dengan fungsi perpustakaan sekolah (edukatif, research, informatif, rekreatif, dan inovatif). Koleksi yang baik adalah koleksi yang memenuhi selera, keinginan, dan kebutuhan pembaca (Sutarno, 2003). Perpustakaan SMA TRIPLE “J” Semarang juga menyediakan koleksi yang menunjang fungsi tersebut, seperti berbagai koleksi di bawah ini : 1. Koleksi Buku Paket
2. Koleksi Buku Non Paket 3. Buku Referensi ( Kamus, Ensiklopedi, dll) 4. Globe / Atlas 5. Koleksi religi Berdasarkan keragaman koleksi yang terdapat di perpustakaan SMA TRIPLE J, maka sederet prestasi telah diraih perpustakaan SMP Negeri 3 Semarang. Hal ini menjadi pandangan tersendiri mengenai konsep perpustakaan sekolah pada umumnya. Pengolahan koleksi secara umum di perpustakaan SMA TRIPLE “J” sudah menggunakan sistem komputerisasi dengan software Library System (Sistem Informasi Menejemen Sekolah Bidang Perpustakaan) walaupun belum sepenuhnya dapat terlaksana. Oleh sebab itu untuk mengantisipasi hal tersebut masih diperlukan layanan secara manual. Kelemahankelemahan dalam pengolahan menjadi acuan untuk memperoleh kinerja sistem yang sistematis.
Penemuan kembali koleksi yang diperlukan telah digunakan sistem yang diatur secara sistematis. Pemilihan sistem ini dapat mempermudah petugas untuk mengklasifikasikan buku sesuai dengan jenis dan merupakan pedoman standar perpustakaan. Adapun sistem pelayanan yang digunakan adalah pelayanan dengan sistem terbuka karena sistem ini cenderung efektif dan efisien baik bagi pengguna maupun petugas, meskipun terdapat juga kelemahan dari penerapan sistem tersebut. Pengguna dapat mencari sendiri koleksi yang diinginkan dan petugas juga dapat menata kembali koleksi secara sistematis. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik untuk membahas masalah tersebut dalam skripsi ini dengan judul “Aplikasi Pengolahan Data Digilta Dengan Menggunakan C#.
B. Manfaat Penelitian
C. Tujuan Penelitia
1. Mempermudah dan mempercepat kerja dan kinerja karyawan dalam mencatat dan mengecek transaksi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. 2. Memberikan kemudahan untuk proses input data master, transaksi dan laporan sehingga output yang dihasilkan akan cepat, tepat dan akurat. Sehingga tidak ada lagi kesalahan dalam pengolahan data di sistem perpustakaan tersebut.
Merancang suatu sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku yang sedang berjalan pada perpustakaan SMA TRIPLE “J”, memberikan sistem komputerisasi usulan pada Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian buku, pencarian buku, dan pembuatan laporan. D. Ruang Lingkup Ruang lingkup sistem ini adalah memberikan infomasi apa saja buku yang tersedia dalam perpustakaan SMA Triple “J” agar memudahkan user dalam pencarian atau persedian buku.
2.Metodologi dan Desain Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam laporan ini menggunakan Metode. Model System Development Life Cycle (SDLC) memberikan kemudahan bagi pemakai dan pembuat tentang cara sistem berjalan.
Map sistem pengolahan data pelanggan pada SMA TRIPLE “J” yang sedang berjalan. Anggota
Admin/Petugas Perpustakaan
Kartu Anggota + buku
Kepala Sekolah
Buku Data Peminjam
Kartu Anggota + buku Periksa status pinjam
Buat Laporan Peminjam
Pinjam?
Laporan Data Peminjam
Perencanaan Kartu Anggota
Tidak
Laporan Data Peminjam
Ya Catat Data Peminjaman
Analisis
Kartu Anggota + buku
Arsip
Arsip
Kartu Anggota + buku
Perancangan
2.1 Gambar 2. Analisis Yang Sedang Berjalan
Implementasi
3.2 Kelemahan Sistem Lama
Uji Coba
Tidak
Valid Ya
Penggunaan
Gambar 1. SDLC (System Development Life Cycle ) Perencanaan Pada tahap awal perencanaan ini dilakukan dengan pengumpulan data. Data yang dikumpulkan adalah data buku di SMA TRIPLE “J” dan data bentuk laporan yang ada. Data tersebut nantinya akan di olah menjadi sebuah laporan untuk perusahaan. Data yang di dapat berasal dari pembimbing di lapangan. 2.2 Analisis Pada tahapan selanjutnya adalah tahapan analisis, tahap ini dimaksudkan untuk menganalisis permasalahan yang muncul pada sistem ini , sistem yang sedang berjalan di SMA TRIPLE “J”. RANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari sumber data tersebut. Berikut ini adalah gambar Flow
Proses pembuatan laporan yang memakan waktu lama, karena pembuatanya semua masih secara manual dan Mudahnya terjadi masalah dalam pembuatan laporan karena masih dilakukan secara manual. 3.3 Keunggulan Dikembangkan
Yang
Akan
Adapun beberapa keunggulan dari sistem yang akan dikembangan, keunggulan dari sistem yang akan di kembangkan dapat dilihat dibawah ini : 1. Aplikasi mempermudah pengguna dalam penginputan data pegawai dan memudahkan untuk mengetahui berapa gaji yang kita dapatkan . 2. Penginputan data yang telah ada dalam aplikasi ini tersusu dengan sangat rapih. 3. Kinerja karyawan yang diharapkan akan meningkat dengan adanya aplikasi ini. 3.4 Gambaran Yang Akan Dikembangkan Berikut gambaran sistem yang akan dibangun :
Anggota
Admin/Petugas Perpustakaan
Kartu Anggota + buku
Kepala Sekolah
Kategori
Cetak laporan Peminjaman
Kartu Anggota + buku
Perancangan Entitas Master Kategori aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat pada gambar 6:
Laporan Peminjaman Cek status pinjam? Kartu Anggota
Ya Tidak
Input Data Peminjaman
Laporan Data Peminjam Database Perpustakaan
Kategori Kartu Anggota + buku
Kartu Anggota + buku
Jenis_katego ri
Id_kategori*
Rak
Gambar 3. Gambaran Sistem Yang Akan Di kembangkan
Kategori
3.5 Tahap Proses Perancangan Gambar 6. Entitas Master Kategori
A. Entitas Master Perancangan Entitas Master pada Aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat dibawah ini:
Admin
Perancangan Entitas Master Admin Aplikasi peminjaman buku perpustaakan dalam dilihat pada gambar 4: Id_admin*
B. ERD Relasi Perancangan ERD Relasi pada aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat dibawah ini : a) Buku Perancangan ERD Relasi Buku pada aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat pada gambar 7:
password pengarang
Nama_buku
Jenis_katego ri
Id_kategori*
Rak
tahun N
1
Kategori
username
Buku
Memiliki
Jumlah_buku
Admin
Id_kategori**
Gambar 4. Entitas Master Admin
Gambar 7. ERD Relasi Buku
Anggota Perancangan Entitas Master Anggota aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat pada gambar 5: Alamat
b) Peminjaman Perancangan ERD Relasi Peminjaman pada aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat pada gambar 8: pengarang
NIS*
Nama_buku
Kode_buku*
tahun
N Jumlah_buku
Buku
Anggota nama
1
Tanggal_lahir
Id_kategori**
Tanggal_peminjaman Memiliki
Gambar 5. Entitas Master Anggota
Bulan_peminjaman
No_peminjaman**
N
NIS** Peminjaman
Jumlah_peminjaman
Kode_buku**
No_peminjaman*
Tahun_peminjaman
1
Memiliki
N
Detail_peminjam an
Gambar 8. ERD Relasi Peminjaman
Kode_buku*
c) Pengembalian
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasilpeminjaman buku perpustakaan dapat dilihat pad Perancangan ERD Relasi Pengembalian pada 4. aplikasi Hasil dari aplikasi pengolahan data benih yaitu berupa Layout hasil implementasi menggunakan visual studio 2012 yakni sebagai berikut : Tanggal_peminjaman
Bulan_peminjaman
No_peminjaman*
Tahun_peminjaman
Memiliki
Peminjaman
N
Jumlah_peminjaman
NIS**
Id_pengembalian* 1
Bulan_penge mbalian
Kondisi_buku
A. Halaman Login dan Validasi Login Jika Gagal
denda
Pengembalian
Tahun_penge mbalian
Tanggal_pengem balian
keterangan Jumlah_penge mbalian No_peminjaman**
Gambar 9. ERD Relasi Pengembalian d) ERD (Entity Relationship Diagram) Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) pada aplikasi peminjaman buku perpustakaan, yakni pada gambar 10: pengarang
Nama_buku
Jenis_katego ri
Id_kategori*
Rak
Kategori
Kode_buku*
tahun
N
1
Jumlah_buku
Memiliki
Pada aplikasi ini terdapat form login, Bagian pemasaran harus memasukan username dan password agar dapat menjalankan aplikasi ini, dan Vladisai login jika gagal adalah suka tampilan dimana saat admin memasukan username dan password yang salah akan muncul sebuat alert atau warning box yang memberitahuan bahwa username atau password yang telah di masukan
Buku
1 Id_kategori**
Tanggal_peminjaman Memiliki
Bulan_peminjaman
Kode_buku**
No_peminjaman*
Tahun_peminjaman
No_peminjaman**
N
NIS** Peminjaman
Jumlah_peminjaman
Memiliki
1
N
Detail_peminjam an
N Id_pengembalian*
No_peminjaman**
mengalami kesalahan, dapat dilihat pada gambar 20 :
Kondisi_buku
Bulan_penge mbalian Memiliki
Pengembalian
1
denda Tanggal_pengem balian
Tahun_penge mbalian
Jumlah_penge mbalian
keterangan Alamat
1
NIS*
Anggota nama
Tanggal_lahir
Gambar 10. ERD Gabungan
Gambar 20. Halaman Login dan Validasi Login Jika Gagal A. Validasi Login Jika Berhasil dan Halaman Menu Utama
C. Relasi Antar Table Perancangan Relasi Antar Table pada aplikasi peminjaman buku perpustakaan dapat dilihat pada gambar 11 : admin Peminjaman
Id_admin * Username password Detail_peminjaman No_peminjaman** Kode_buku**
No_peminjaman* NIS** Tanggal_peminjaman Bulan_peminjaman Tahun_peminjaman Jumlah_peminjaman Pengembalian
Buku Kode_buku * Id_kategori** Nama_buku pengarang tahun Jumlah_buku
Anggota Kategori Id_kategori* Jenis_kategori Rak
NIS * Nama Alamat Tanggal_lahir Jurusan Angkatan
Gambar 11. Relasi Antar Tabel
Id_pengembalian* No_peminjaman** Kondisi_buku Denda Keterangan Tanggal_pengembalian Bulan_pengembalian Tahun_pengembalian Jumlah_pengembalian
Validasi login jika berhasil adalah suatu alert atau warning box yang akan memberitahukan bahwa username dan password yang telah dimasukkan adalah benar atau telah berhasil login, Setelah login maka akan muncul halaman menu utama, dalam halaman menu utama ini terdapat beberapa sub menu seperti Master Data, Transaksi, Laporan, Logout,dapat dilihat pada gambar 21 :
3. Uji Coba Validasi
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Gambar 21. Validasi Login Jika Berhasil dan Halaman Menu Utama B. View Laporan Peminjaman dan Pengembalian View Laporan peminjaman disini memberika informasi tentang tanggal , no peminjaman, kategori buku, nama buku, jumlah peminjaman, total peminjaman, View Laporan Pengembalian disini memberikan beberapa informasi seperti tanggal, no peminjaman, nama buku, jumlah peminjaman, jumlah pengembalian , jumlah hilang, dapat dilihat pada gambar 26:
Gambar 26. View Laporan Peminjaman dan Pengembalian 4.2 Pembahasan Tahap selanjutnya adalah uji coba sistem pendataan peminjaman buku perputakaan di uji coba dengan cara dijalankan langsung pada laptop, dengan uji coba ini dapat diketahui kekurangan atau kelemahan aplikasi yang dibuat seperti link yang terputus, tampilan informasi yang kurang proposional, penulisan kode yang tidak benar dan sebagainya. Dalam uji coba sistem pendataan perpustakaan, ada beberapa uji coba yang akan dilakukan yakni 1. Uji Coba Struktural 2. Uji Coba Fungsional
Kesimpulan Pembuatan aplikasi ini melakukan perancangan dengan ERD,DFD,Florchart, dll dan implementasi dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2012. Aplikasi ini memiliki beberapa fitur pengolahan data buku yang akan diinputkan oleh petugas perpustakaan,peminjaman buku dan pengembalian buku yang dapat diakses langsung oleh petugas perpustkaan dan beberapa laporan untuk kepala perpustakaan dan ada rekapitulasi laporan peminjaman dan pengembalian. 5.2 Saran Aplikasi pengolahan data buku yang dibuat masih banyak kekurangannya, seperti dalam laporan view yang hanya bisa menampilkan beberapa data dengan parameter yang telah di tetapkan. Masih banyak yang harus dikembangkan dalam rancangan ini, misalnya penambahan menu-menu yang lebih berguna lagi bagi pengelola. Oleh karena itu disarankan untuk penyempurnaan sistem ini dengan pengembangan menu-menu yang belum ada dalam system.
DAFTAR PUSTAKA Aries Maesya, M.Kom. 2013. Modul Praktikum Teknik Komputer Universitas Pakuan, Bogor. Hidayatuloh Pryanto, 2012. Visual Basic Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Bandung:Informatika. Gordon B.davis.(2003). Sistem Informasi Perpustakaan.
Hanun
Ningsih.(2002). Sistem Peminjaman Perpustakaan.
Turban.(2010). Definisi Tentang Data dan Penjelasan Lengkap Data. Inmon.(2005). Pengertian Data. Wahono.(2013). Penjeleasan Data Digital. Haryanto.(2011). Sistem Informasi Pembukuan Berbasis Web. Raharjdo,Arlinah.(2010). Layanan Bagi Pengguna Melalui Sistem Sirkulasi Perpustakaan Berbasis Windows yang Terintegrasi Dengan Sistem Katalog Berbasis Web di Perpustakaan Pelanggi Kristus International Seminary. Adam Andi.(2015). Aplikasi Pengolahan Data Digital Menggunakan C#. Informatika.(2013). Data Flow Diagram. [Online]. Tersedia : http://informatika.web.id/dataflow-diagram.html#more-1675. [20 April 2015] Darmawan. 2004. Perancangan Program Aplikasi Pengolahan Data Percobaan Menggunakan Metode Pembanding Otogonal.
