APLIKASI PENGOLAHAN DATA PENERIMAAN SISWA BARU PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BIMBINGAN BELAJAR ETT (EDUCATION TRAINING TECNIQUES) PLAJU PALEMBANG APRHOS RANI MARINDA ZANIAL MAZALISA Manajemen Informatika
ABSTRAK Perkembangan teknologi pada zaman era globalisasi saat ini semakin maju dan berkembang sangat pesat. Penggunanaan teknologi komputer sangat membantu dalam setiap kegiatan administrasi baik itu sebagai media penyimpanan data, pengolahan data, maupun sebagai penyedia informasi. Pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT (Education Training Tecniques) dalam penggunaan teknologi komputer masih sangat terbatas yaitu menggunakan software Microsoft Office. Sebagai langkah dalam mengembangkan dan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada, dirancang sebuah aplikasi dengan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0 untuk pengolahan data penerimaan siswa baru. Agar dalam proses penerimaan siswa tidak membutuhkan waktu yang sangat lama sehingga dalam pembuatan laporan akan menjadi lebih cepat dan menghasilkan informasi yang sangat akurat. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat mengatasi masalah pengolahan data penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT (Education Training Tecniques) Plaju Palembang. Kata kunci : Visual Basic Versi 6.0, penerimaan siswa baru ABSTRACT Technological developments in the days of the current era of globalization is advancing and growing very rapidly. Usage of computer technology is helpful in any administrative activities either as a data storage media, data processing, as well as information providers. Tutoring Education on ETT (Education Training Tecniques) in the use of computer technology is still very limited, namely to use Microsoft Office software. As a first step in developing and utilizing science and technology available, designed an application with the programming language Visual Basic version 6.0 for data processing new admissions. In order for the admissions process does not require a very long time so that the report will be faster and produce highly accurate information. With this application, is expected to address the problem of data processing of new admissions to the Institute of Education Tutoring ETT (Education Training tecniques) Plaju Palembang. Keywords: Visual Basic Version 6.0, new admissions
1
Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar
PENDAHULUAN Perkembangan
teknologi
yang
ETT Plaju Palembang juga memiliki
sangat cepat dalam era globalisasi ini
pilihan dalam jadwal belajar yang meliputi
sangat bermanfaat bagi semua kalangan
hari belajar dan waktu belajar. Pada hari
masyarakat terutama dari segi pendidikan.
belajar terbagi menjadi 2 pilihan yaitu
Perkembangan teknologi tersebut juga
Senin, Rabu, Jumat dan Selasa, Kamis,
berdampak pada kehidupan, termasuk di
Sabtu. Pada waktu belajar terbagi menjadi
dalam dunia pendidikan.
3 pilihan waktu yaitu 09.30-11.00 Wib, 13.30-15.00 Wib, dan 15.00-16.30 Wib.
Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar
ETT
(Education
Training
Tecniques) Plaju Palembang merupakan salah satu Lembaga Pendidikan non formal yang harus meningkatkan mutu dan kualitas dalam penggunaan teknologi.
Pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang, software yang digunakan masih sangat sederhana yaitu Microsoft Office yang digunakan untuk input data calon siswa dan dalam pembuatan laporan.
Teknologi komputer merupakan salah satu mesin elektronik pengolah data yang diciptakan
manusia
yang
Prosedur penerimaan siswa baru
memiliki
pada Lembaga Pendidikan Bimbingan
kelebihan yaitu untuk mengolah data
Belajar ETT Plaju Palembang, yang
menjadi informasi, sehingga informasi
pertama adalah calon siswa mengambil
yang dihasilkan sangat akurat dan tidak
formulir
membutuhkan waktu yang sangat lama.
formulir tersebut dibuat menggunakan
kemudian
mengisi
formulir,
Microsoft Word. Setelah formulir diisi, Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang merupakan lembaga pendidikan non formal yang mempunyai 2 pilihan program pendidikan yaitu Bahasa Inggris dan MIPA. Program
formulir diserahkan ke bagian administrasi serta mengumpulkan pas foto 3 x 4 sebanyak 2 lembar. Pemasukan data calon siswa baru menggunakan Microsoft Excel yang berbentuk tabel.
pendidikan Bahasa Inggris terbagi menjadi 4 tingkatan yaitu Beginner, Elementary, Intermediate
dan
Dilihat dari prosedur penerimaan
Advanced. Program
siswa baru pada Lembaga Pendidikan
pendidikan MIPA terbagi menjadi 5 kelas
Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang
yaitu SD dari kelas 5 sampai kelas 6, dan
di atas masih sangat sederhana dan
SMP dari kelas 1 sampai kelas 3.
membutuhkan waktu yang sangat lama 2
dalam pembuatan laporannya. Sehingga
Lembaga Pendidikan Bimbingan
tidak memiliki kecepatan waktu dan
Belajar ETT Plaju Palembang.
keakuratan informasi, akan tetapi lebih
2. Membantu
kelancaran
dalam
efektif dan efisien jika dilakukan dengan
proses pengolahan data secara
sistem
terkomputerisasi.
terkomputerisasi
dengan
memanfaatkan aplikasi khusus dalam pengolahan data siswa baru. Efektif di sini
METODE PENGUMPULAN DATA
diartikan sebagai cara yang dilakukan
Untuk
mendapatkan
sudah tepat, contohnya dalam penginputan
yang
data
dilakukan dengan cara :
dan
pembuatan
membutuhkan
laporan
tidak
yang
lama
waktu
sedangkan efisien diartikan sebagai biaya yang dikeluarkan tidak terlalu besar, contohnya
penghematan
dalam
penggunaan kertas dan tinta printer. Aplikasi yang akan dibuat akan digunakan pada bagian administrasi yang mengolah data
penerimaan
siswa
baru
pada
Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang. Adapun judul yang
lengkap
dan
informasi
jelas,
penelitian
1. Metode Observasi Pengumpulan data yang dilakukan dengan
cara
mengamati
dan
menganalisa tentang pengolahan data penerimaan siswa baru secara langsung
pada
Pendidikan
Lembaga
Bimbingan
Belajar
ETT Plaju Palembang. 2. Metode Wawancara
diambil adalah “Aplikasi Pengolahan
Penulis melakukan tanya jawab
Data Penerimaan Siswa
Baru Pada
secara langsung kepada bagian
Lembaga
Bimbingan
akademik yang mengolah data
Belajar
Pendidikan ETT
(Education
Training
Tecniques) Plaju Palembang“.
penerimaan
siswa
baru
pada
Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang.
TUJUAN
3. Metode Kepustakaan
Adapun tujuan penelitian dari Tugas
Data yang dikumpulkan secara
Akhir ini adalah :
tidak
1. Menghasilkan aplikasi pengolahan data penerimaaan siswa baru pada
sumber
langsung lainnya
mempelajari
dari
sumber-
dan
buku-buku
dengan yang
menjadi bahan pembelajaran yang
3
memiliki hubungan dengan objek
e. Bagian
penelitian.
administrasi
lalu
memasukkan dan mencatat data siswa tersebut kemudian membuat laporan. Laporan
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Berjalan Analisis
sistem
yang
sedang
ini
digunakan
pada
orang
tua
calon
siswa
Direktur
Berdasarkan
Lembaga Bimbingan
analisis
di
atas,
sistem yang sedang berjalan sering kali timbul
a. Para calon siswa atau para
kepada
untuk ditandatangani.
Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju.
yaitu :
diserahkan
Belajar ETT Plaju Palembang
Lembaga
Sistem lama yang sedang berjalan saat ini
akan
Pendidikan
berjalan yaitu menganalisis sistem yang saat
tersebut
permasalahan
yang
menjadi
kelemahan pada sistem itu sendiri seperti kehilangan
data
saat
data
tersebut
mengambil formulir di bagian
diperlukan sehingga harus mengetik ulang
administrasi untuk diisi.
data itu kembali. Kelemahan yang lainnya
b. Setelah
formulir
diisi,
yaitu pembuatan laporan masih sangat
formulir diserahkan dengan
lambat
membawa pas foto ukuran 3 x
dokumen yang tersebar.
4 sebanyak 2 lembar ke bagian
administrasi
penerimaan siswa baru. c. Formulir yang sudah di terima oleh administrasi akan di catat ke dalam buku calon siswa, dan dimasukkan ke dalam map yang berisi formulir data calon siswa. d. Para calon siswa yang telah
karena
melibatkan
banyak
Menentukan Kebutuhan Sistem Yang Baru Sistem yang baru dibuat untuk mempermudah
dalam
menjalankan
aplikasi pada pengolahan data penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus sesuai dengan keadaan pada lembaga pendidikan tersebut.
mendaftar akan mendapatkan kelas sesuai dengan program
a. Hardware (perangkat keras)
pendidikan, waktu dan hari
Alat-alat komputer yang dapat
belajar yang mereka pilih.
dilihat dan dapat disentuh disebut 4
perangkat
keras
(hardware)
1. Windows
XP
Profesional
(Emigawaty, M. Sobri 2009:46).
Pack 3 sebagai sistem operasi.
Perangkat keras terdiri dari suatu
2. Visual Basic Versi 6.0 sebagai
sistem
komputer
yang
pada
pemrograman
yang
dasarnya terdiri dari beberapa
memberikan
komponen masukan, unit memori,
perintah
unit pemroses, serta unit keluaran.
membangun
Dalam perancangan untuk aplikasi
pengolahan data penerimaan
ini, konfigurasi perangkat keras
siswa baru.
yang digunakan yaitu
instruksi
program
atau dalam
aplikasi
3. Microsoft Office Access 2000 sebagai pemrograman untuk
1. Komputer dengan spesifikasi
membuat database.
Pentium (R) Dual-Core, RAM (Random
Access
4. Crystal Reports 5.8 sebagai
Memory)
pemrograman
896 Mb, Harddisk 320GB.
yang
menampilkan laporan yang
2. Keyboard digunakan sebagai
akan dicetak.
alat untuk mengetik data-data. 3. Mouse digunakan sebagai alat penunjuk
yang digunakan
untuk mengatur posisi kursor di layar.
1.1
Menu Utama Menu utama merupakan tampilan
utama dari aplikasi yang telah dibuat, pada menu utama terdapat beberapa submenu
4. Monitor sebagai tempat untuk melihat data. 5. Printer
pilihan, yang dapat dipanggil dengan cara mengklik salah satu submenu tersebut.
digunakan
untuk
mencetak data.
Tampilan menu utama dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:
b. Software (perangkat lunak) Perangkat
lunak
yang
dibutuhkan dalam perancangan sistem
informasi
penerimaan
siswa baru pada pada Lembaga Pendidikan
Bimbingan
Belajar
ETT Plaju Palembang yaitu:
Gambar 1.1 Tampilan Menu Utama
5
1.2
File
1.4
Form Data Program Pendidikan
File pada aplikasi pengolahan data
File form data program pendidikan
penerimaan siswa baru ini terdiri dari
merupakan menu untuk mengolah data
input data calon siswa, input data program
program
pendidikan, input data kelas, input data
menampilkan file form data program
penempatan kelas. Tampilan submenu file
pendidikan ini yaitu pada menu utama klik
dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
File,
pendidikan.
kemudian
pilih
Jika
Data
ingin
Program
Pendidikan, maka akan tampil form data program pendidikan. Tampilan file form data program pendidikan terlihat seperti gambar di bawah ini :
Gambar 1.2 Tampilan Menu File
1.3
Form Data Calon Siswa File
form
data
calon
siswa
Gambar 1.4 Form Data Program Pendidikan
merupakan menu untuk mengolah data calon siswa. Jika ingin menampilkan file
1.5
Form Data Kelas
form data calon siswa ini yaitu pada menu
File form data kelas merupakan
utama klik File, kemudian pilih Data
menu untuk mengolah data kelas. Jika
Calon Siswa, maka akan tampil form data
ingin menampilkan file form data kelas ini
calon siswa. Tampilan file form data calon
yaitu
siswa terlihat seperti gambar di bawah ini
kemudian pilih Data Kelas, maka akan
:
tampil form data kelas. Tampilan file form
pada
menu
utama
klik
File,
data kelas terlihat seperti gambar di bawah ini :
Gambar 1.3 Tampilan Form Data Calon Siswa
6
ini terdiri dari : Report Data Calon Siswa, Report
Data
Kelas,
Report
Data
Penempatan Kelas dan Report Data Program Pendidikan. Tampilan submenu Report dapat dilihat seperti gambar di Gambar 1.5 Form Data Kelas
1.6
bawah ini.
Form Data Penempatan Kelas File form data penempatan kelas
merupakan menu untuk mengolah data penempatan
kelas.
Jika
ingin
Gambar 1.7 Tampilan Report
menampilkan file form data penempatan kelas ini yaitu pada menu utama klik File,
1.8
Report Data Calon Siswa
kemudian pilih Data Penempatan Kelas,
a.
Report
maka akan tampil form data penempatan
Keseluruhan.
kelas. Tampilan file form data penempatan kelas terlihat seperti gambar di bawah ini :
Report Keseluruhan
Data
Calon
Siswa
Data
Calon
Siswa
dirancang
untuk
menampilkan data calon siswa yang telah diinputkan pada form data calon siswa. Jika ingin menampilkan laporan data calon siswa keseluruhan pada menu utama klik menu Report, pilih Data Calon Siswa, Gambar 1.6 Form Data Penempatan Kelas
1.7
langkah tersebut di atas benar, maka
Report Report atau laporan merupakan
sarana
untuk
pilih Data Calon Siswa Keseluruhan. Jika
menampilkan
tampil gambar seperti di bawah ini :
data-data
dalam bentuk laporan ke layar monitor maupun ke media kertas. Kertas juga dapat
dipilih berdasarkan kebutuhan
untuk mencetak laporan. Report pada aplikasi
pengolahan
data
penerimaan
siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang
Gambar 1.8 Report Data Calon Siswa Keseluruhan
7
b.
Report Data Calon Siswa per
Siswa Report Data Calon Siswa per Siswa dirancang untuk menampilkan data calon siswa yang telah diinputkan pada form
data
calon
siswa.
Jika
ingin
menampilkan laporan data calon siswa per siswa
Gambar 1.10 Report Data Kelas Keseluruhan
pada menu utama klik menu
Report, pilih Data Calon Siswa, pilih Data
b.
Report Data Siswa per Kelas
Calon Siswa per Siswa. Jika langkah Report Data Siswa per Kelas
tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini :
dirancang untuk menampilkan data siswa per kelas yang telah diinputkan pada form data
kelas.
Jika
ingin
menampilkan
laporan data siswa per kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Kelas, pilih Data Siswa per Kelas. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil Gambar 1.9 Report Data Calon Siswa
gambar seperti di bawah ini :
Keseluruhan 1.9
Report Data Kelas
a.
Report Data Kelas Keseluruhan Report Data Kelas Keseluruhan
dirancang untuk menampilkan data kelas yang telah diinputkan pada form data
Gambar 1.11 Report Data Siswa Per
kelas. Jika ingin menampilkan laporan
Kelas
data kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Kelas, pilih Data Kelas
c.
Report Data Kelas per Kelas
Keseluruhan. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gampar seperti di bawah ini :
Report Data Kelas per Kelas dirancang untuk menampilkan data kelas
8
per kelas yang telah diinputkan pada form data
kelas.
Jika
ingin
menampilkan
laporan data kelas per kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Kelas, pilih Data Kelas per Kelas. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil
Gambar 1.13 Report Data Penempatan Kelas Keseluruhan
gambar seperti di bawah ini : b.
Report Data Penempatan Kelas
per NIS Report Data Penempatan Kelas per NIS dirancang untuk menampilkan data
penempatan
kelas
yang
telah
diinputkan pada form data pemnempatan Gambar 1.12 Report Data Kelas Per Kelas
kelas. Jika ingin menampilkan laporan data penempatan kelas per NIS pada menu utama klik menu Report, pilih Data
1.10
Report Data Penempatan Kelas
a.
Report Data Penempatan Kelas
Keseluruhan
Penempatan Kelas, pilih Data Penempatan Kelas per NIS. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di
Report Data Penempatan Kelas Keseluruhan
dirancang
bawah ini :
untuk
menampilkan data penempatan kelas yang telah
diinputkan
pemnempatan
pada
kelas.
form Jika
data ingin
menampilkan laporan data penempatan kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Penempatan Kelas, pilih Data Penempatan
Kelas
Keseluruhan.
Jika
langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Gambar 1.14 Report Data Penempatan Kelas Per NIS
9
1.11 Report Data Program Pendidikan Report Data Program Pendidikan dirancang
untuk
menampilkan
data
program pendidikan yang telah diinputkan
KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
pada form data program pendidikan. Jika ingin menampilkan laporan data program pendidikan pada menu utama klik menu Report, pilih Data Program Pendidikan. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini :
1. Aplikasi yang dihasilkan adalah aplikasi
pengolahan
penerimaan
siswa
baru
data pada
Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0. 2. Mempermudah administrasi
bagian
untuk
masalah-masalah Gambar 1.15 Report Data Program Pendidikan
dalam
mengatasai
yang
pengolahan
terjadi data
penerimaan siswa baru, khusunya dalam proses pemasukan data,
1.12 Exit Exit atau keluar merupakan menu
pencarian
data
serta
dalam
pembuatan laporan.
untuk keluar dari aplikasi penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang.
SARAN Bagian
akhir
dari
pembahasan
Prosedur kerjanya adalah dengan cara
dalam masalah tugas akhir ini penulis
mengklik menu Exit kemudian akan
memberikan
ditampilkan kotak konfirmasi sebagai
Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar
berikut :
ETT Plaju Palembang
beberapa
saran
kepada
, saran-saran
tersebut adalah sebagai berikut : 1. Agar
Lembaga
Pendidikan
Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang
dapat
menerapkan
Gambar 1.16 Tampilan Menu Exit
10
aplikasi
pengolahan
data
penerimaan siswa baru ini. 2. Untuk
mempercepat
pelayanan
diharapkan
Belajar ETT Plaju Palembang komputer
spesifikasi
Sistem
Teknologi
kinerja
Lembaga Pendidikan Bimbingan
memiliki
2005.
Informasi. Yogyakarta . Andi Yogyakarta.
sistem dan untuk meningkatkan mutu
Jogiyanto.
dengan
yang
Nugroho, Adi. 2005. Rational Rose untuk Pemodelan Berorientasi Objek. Bandung. Informatika. Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Andi.
memadai
perangkat
keras
(hardware)
maupun
perangkat
lunak
(software) yang baik agar dapat mendukung
kecepatan
Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS.
2008.
Microsoft
Visual Basic Versi 6.0 Untuk Pemula.
Yogyakarta.
Andi
Yogyakarta.
pengaksesan aplikasi tersebut.
Aplikasi.
Diakses
dari
DAFTAR PUSTAKA
(http://bahasa.kemdiknas.go.id/kb
Emigawaty, M.Sobri. 2009. Pengantar
bi/index.php) tanggal 05 Januari
Teknologi Informasi. Palembang.
2012.
Universitas Bina Darma Press Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain
Sistem
Informasi:
pendekatan terstruktur teori dan prektek aplikasi bisnis.Yogyakarta . Andi Yogyakarta Henderi.
UML:
Penerapanyya Paradigm.
Konsep
Menggunakan Diakses
dan Visual dari
(http://www.blogster.com/henderi/umlkonsep-dan-penerapannya-menggunakanvisual-paradigm-171108195848)
tanggal
02 Januari 2012.
11
