APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN BERBASIS WEB

Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika (SINAPTIKA 2012) Jakarta, 7 Juli 2012

ISSN 2086-8251

APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN BERBASIS WEB Nur Ani1 , Widia Efra Pangaribuan 2 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana1,2 Jl. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650 e-mail: [email protected], [email protected] (manager) yang terampil dan berbakat dalam mengelola perusahaan tersebut, manajemen bertumpu pada fungsi perencanaan, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengendalian sehingga diharapkan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Dengan demikian nampaklah bahwa anggaran adalah alat bagi manajemen untuk membantu menjalankan fungsifungsinya. Anggaran menjadi masalah yang cukup menarik untuk dibahas, karena dengan disusunnya anggaran. Maka dapat dilihat taksiran-taksiran dari hasil-hasil atau pengeluaran-pengeluaran, jauh sebelum kegiatan dilaksanakan. Sistem pengontrolan rencana anggaran dan pengeluaran umumnya masih berjalan secara konvensional. Setiap rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager untuk disetujui, masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan teknologi informasi. Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat melakukan pengontrolan terhadap pengeluaran yang sudah terpakai dari anggaran yang sudah direncanakan dan memberikan laporan pengeluaran setiap saat ke pihak yang membutuhkan. Berdasarkan uraian di atas maka rumusan masalah yang menjadi perhatian dalam penulisan ini adalah:

ABSTRACT Budgeting commonly used as a system of budget planning, coordination and supervision of the company. The budget appears adequate to serve as a good planning tool, so that coordination and adequate supervision can be implemented as well. Thus it is clear that the budget can be used as a control tool of its activities. Oftentimes budget plan submission, expenditure submission, and budget reporting process are time-consuming. That’s why application development is important to accelerate the process, considering the importance of budget as a tool for controlling company activity. Budget Control Application is an application that used for controlling budget plan and expenditure that already planned. This application develops for increasing work capacity of organization, because up till now, the underway process is still manually in middle or small organization. So need more time to approving budget proposal that submitted. This application is develop using PHP programming language and SQL Server 2000 as database. Keyword: Budget controlling, application, SQL Server 2000 I.

web

a.

based

b.

PENDAHULUAN

Dewasa ini banyak perusahaan yang berkembang sangat pesat dan memegang peranan penting dalam pembangunan. Dengan semakin luasnya kesempatan usaha, maka persaingan antar perusahaan sejenis akan semakin ketat. Untuk mampu bersaing antar perusahaan sejenis lainnya, perusahaan harus dapat mengerahkan sumber daya dan teknologi yang dimilikinya untuk mencapai tingkat produksi yang paling optimal dan menguntungkan. Dengan demikian dibutuhkan manajemen perusahaan yang mampu bekerja secara efisien dan efektif demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan yaitu untuk memperoleh laba dan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Keberhasilan perusahaan tidak lepas dari upaya pengelolaan yang dilakukan oleh manajemen

c.

Bagaimana aplikasi pengendalian anggaran ini dapat membantu proses pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran. Bagaimana mempersingkat waktu proses persetujuan rencana anggaran yang telah diajukan. Bagaimana membuat laporan data anggaran per periode, laporan data pengeluaran per periode, dan statistik anggaran per periode yang bisa dilihat oleh pengguna setiap saat.

Adapun cakupan pembahasan meliputi: a.

b.

184

Lingkup pekerjaan yang ditangani dalam pembangunan aplikasi ini adalah pembuatan aplikasi (analisis, desain, dan implementasi) pengontrolan pengeluaran dari anggaran yang sudah direncanakan berdasarkan jenis-jenis pengeluaran dari perusahaan. Aplikasi ini hanya akan mencatat hal-hal yang berkaitan dengan pengajuan rencana anggaran, dan pengeluaran anggaran.


c.

Desain input yang dimaksud meliputi perancangan bentuk form tampilan layar pada komputer dengan menggunakan bahasa pemograman PHP, dan database SQL Server 2000 II.

spesifikasi khusus, misalnya disusun secara sistematis mencakup seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (satuan) moneter. b. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan Unsur ini bermakna bahwa budget mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian yang ada dalam perusahaan, (pemasaran, produksi, pembelanjaan, administrasi dan kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia). c. Dinyatakan dalan unit (satuan) moneter Budget dinyatakan dalam satuan moneter yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam, yakni satuan ”rupiah”, mengingat satuan dari berbagai kegiatan pada dasarnya berbeda misalnya: untuk bahan mentah kilogram, tenaga kerja jam kerja per minggu dst. d. Jangka waktu tertentu yang akan datang. Unsur ini menyatakan bahwa budget berlaku untuk masa datang, hal ini berarti bahwa apa yang dimuat dalam budget adalah taksiran–taksiran (forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan di waktu yang akan datang.

METODE PENELITIAN

Metode atau teknik yang digunakan untuk pengumpulan data yang dibutuhkan, antara lain: Analisis sistem di lakukan dengan melalui: a. b.

c.

Survei sistem yang sedang berjalan, dalam hal ini penulis melakukan survey pada PT. Kertas XYZ. Identifikasi kebutuhan informasi melalui wawancara dan obeservasi dengan pihak perusahaan dan pelaku-pelaku yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan bagian-bagian yang mempunyai hubungan langsung dengan masalah perencanaan anggaran di PT Kertas XYZ. Studi kepustakaan yang berhubungan dengan penulisan ini.

Hasil analisis kemudian dijadikan sebagai bahan masukan dalam perancangan sistem yang akan dibangun.

Berkaitan dengan jangka waktu, anggaran dikenal dengan [4] : o Anggaran Strategis Anggaran yang berlaku untuk jangka panjang/lebih dari 1 periode akuntansi/ 1 tahun. o Anggaran Taktis Anggaran yang berlaku untuk jangka pendek yang disusun untuk 1 periode akuntansi (setahun penuh) dinamakan budget periodik (periodical budget), sedangkan budget yang disusun untuk jangka waktu kurang dari satu periode akuntansi misalnya jangka tiga bulanan, dan sebagainya disebut sebagai budget bertahap (continous budget).

Metode Perancangan Dalam penulisan ini metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan sistem melalui tahap-tahap sebagai berikut: a. Pembuatan Data Flow Diagram b. Pembuatan Entity Relationship Diagram c. Pembuatan Rancangan Masukan dan Keluaran

III.

ISSN 2086-8251

HASIL DAN PEMBAHASAN

Untuk mendukung analisa dan perancangan aplikasi pengendalian anggaran dibutuhkan objek studi. Dalam studi ini, yang digunakan sebagai bahan untuk keperluan studi kasus adalah kegiatan pengelolaan anggaran di PT. Kertas XYZ, Jakarta. Untuk dapat memahami permasalahan dalam organisasi PT. XYZ dan bagaimana merancang sebuah aplikasi yang dapat diterapkan pada organisasi maka diperlukan pemahaman dasar mengenai hal yang berkaitan dengan proses pengendalian anggaran. Menurut National Committee on Governmental Accounting (NCGA), saat ini Governmental Accounting Standarts Board (GASB), definisi anggaran adalah Rencana operasi keuangan, yang mencakup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu [4].

Pengendalian Anggaran merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan rencana keuangan yang telah disusun untuk masa depan, yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan meliputi tindakan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya, tidak melebihi dari anggaran yang telah direncanakan. ANALISA SISTEM Saat ini sistem yang digunakan sebagai acuan untuk pengembangan Aplikasi Pengendalian Anggaran adalah sistem pengelolaan anggaran yang dilakukan secara manual, dimana setiap rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager berupa kertas dokumen untuk disetujui. Cara seperti ini tidak efektif dan efisien, karena setiap data rencana anggaran dan rencana pengeluaran masih tercatat di kertas, sehingga selalu timbul masalah ketika membuat pelaporan anggaran tahunan. Secara garis besar alur sistem pengelolaan anggaran terdiri dari prosedur perencanaan anggaran, prosedur perencanaan pengeluaran, dan prosedur pelaporan, yang akan dipaparkan sebagai berikut: Prosedur Perencanaan Anggaran

Unsur yang melekat pada anggaran meliputi: a. Rencana Recana merupakan penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang dengan

185


4.

Berdasarkan hasil analisa maka proses perencanaan meliputi hal berikut (lihat Gambar 1): 1.

2.

3.

Proses perencanaan anggaran akan dilakukan oleh staf. Setiap anggaran yang sudah direncanakan oleh staf harus melalui proses persetujuan dari manager. Jika anggaran yang direncanakan belum disetujui oleh manager, maka akan kembali ke proses perencanaan anggaran yang dilakukan oleh staf. Rencana anggaran dapat juga direvisi oleh staf. Setiap melakukan revisi pada rencana anggaran, harus mendapat persetujuan dari manager. Tapi jika revisi anggaran belum disetujui maka akan kembali ke proses revisi anggaran yang dilakukan oleh staf.

5.

ISSN 2086-8251

Pembelian langsung (PL) adalah proses membeli langsung suatu barang bagi perusahaan tanpa terlebih dahulu melalui proses pemesanan barang. Pembelian Langsung bisa dilakukan dengan permintaan pembelian (Purchase Requsition) dan tanpa permintaan pembelian (Purchase Requsition). Surat Perintah Kerja (SPK) adalah proses untuk memberikan perintah kerja kepada staf yang sudah disetujui oleh pihak perusahaan dengan spesfikasi yang sudah ditentukan.

Hasil dari setiap proses Job Order Request (JOR) dan Purchase Requisition (PR) akan diklarifikasi oleh sebuah proses penawaran (bidding). Setiap Job Order Request (JOR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK). Purchase Requsition (PR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Purchase Order (PO) dan Pembelian Langsung (PL).

Gambar 1. Analisa Prosedur Perencanaan Anggaran [3] (telah diolah kembali) Prosedur Perencanaan Pengeluaran Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan dialokasikan ke sumber pengeluaran perusahaan yang disebut dengan rencana pengeluaran (Gambar 2). Sumber pengeluaran terdiri dari lima sumber yaitu: 1.

2.

3.

Gambar 2 Analisa Prosedur Perencanaan Pengeluaran [3] (telah diolah kembali) Prosedur Pelaporan Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk menghasilkan laporan. Penggunaan Aplikasi Pengendalian Anggaran diharapkan dapat mempermudah setiap divisi perusahaan dalam proses pengajuan rencana anggaran, proses pengajuan rencana pengeluaran, dan proses. Sistem otomatis diharapkan dapat membuat sistem dapat digunakan dalam waktu-nyata, sehingga laporan-laporan dapat segera diperoleh setelah proses pemasukan data selesai dilakukan. Dan setiap kegiatan pengeluaran anggaran dari tahun-tahun sebelumnya dapat dilihat, untuk membantu melakukan pertimbangan

Permintaan pembelian / Purchase Requisition (PR) adalah proses permintaan pembelian oleh staf untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan. Job Order Request (JOR) adalah proses untuk memesan permintaan pekerjaan oleh staf dengan spesifikasi yang sudah ditentukan. Purchase Order (PO) adalah proses untuk memesan pembelian untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.

186


ISSN 2086-8251

perusahaan, sehingga mempermudah melakukan proses perencanaan anggaran dan pengeluaran antara staff dan Manager.

perencanaan anggaran yang lebih baik untuk tahun depan. Sasaran Pengguna Sasaran pengguna Aplikasi Pengendaliaan Anggaran adalah setiap divisi perusahaan yang memiliki anggaran tahunan, sehingga dapat menyusun rencana keuangan untuk masa depan, yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan meliputi tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapainya, dan mengatur agar tidak melebihi dari anggaran yang telah direncanakan. Mempermudah Manager atau General Manager dalam mengawasi pengeluaran anggaran. Karakteristik pengguna adalah pegawai setiap divisi yang yang menguasai penggunaan komputer untuk melakukan akses ke web.

membuat , merevisi rencana anggaran

(1)

manager

staff

data anggaran revisi ulang

menyetujui

(3)

(2)

database

(4)

(6)

(5)

Pay to

$

Disimpan persetujuan terhadap rencana anggaran

Data anggaran

Gambar 3 Proses perencanaan anggaran [2] (telah diolah kembali)

USULAN SISTEM Sistem yang diusulkan adalah aplikasi dengan fasilitas untuk memasukkan rencana anggaran, rencana pengeluaran, dan pencetakan laporan anggaran. Hak akses yang diberikan adalah: administrator, manager, staff, dan user biasa.

me

$ $

$

me

ui tuj

as ah ng

manager

$

mengahasilkan

e ny

Purchase Requisition

a ilk

dianggarkan

Purchase Order n

$

$

mengahasilkan

dianggarkan

$

$ $

Job Order Request

Surat Perintah Kerja $

dianggarkan

Data anggaran

Pembelian langsung

Gambar 4 Proses realisasi anggaran $ $ $

la pe

Job Order Request

t da a

pela por an

n

$ Purchase Requisition

ra po

data

VISIO CORPORATION

pelaporan data

$

melihat semua user

Report

$

data

la pe

ta da

da ta

ran po

po ran

an por pela

Data anggaran

pe la

Deskripsi aplikasi yang akan dibangun adalah: 1. Aplikasi yang akan dibangun adalah aplikasi yang berbasis web yang bisa diakses setiap saat melalui web browser dengan akses ke basis data dalam waktu-nyata, sehingga kondisi data terbaru dapat diperoleh secara langsung pada saat sistem diakses oleh pengguna.. 2. User dapat memakai aplikasi ini melalui komputer dimana saja selama komputer tersebut terhubung ke Internet. 3. Aplikasi dapat melakukan proses kalkulasi pengeluaran dari anggaran yang sudah disediakan. 4. Aplikasi yang akan dibangun tidak menangani proses history misalnya : perubahan rencana anggaran, perubahan harga barang. 5. User dapat memperoleh laporan pengeluaran dan anggaran perusahaan setiap waktu. 6. User dapat melakukan pencarian data pengeluaran dan data anggaran dengan mudah melalui fasilitas search. 7. User dapat melakukan delete, update, insert pada halaman yang memunculkan data anggaran umum dan rinci untuk setiap anggaran dari perusahaan. 8. User dapat melakukan delete, update, insert pada halaman yang memunculkan data pengeluaran dari divisi perusahaan.

menyetujui

$ Pembelian langsung $ $ $

$

Surat Perintah Kerja Purchase Order

Gambar 5 Proses pelaporan Proses perencanaan anggaran Proses bisnis perencanaan anggaran digambarkan pada gambar 3, dengan alur sebagai berikut; Staf akan membuat rencana anggaran, dan rencana anggaran ini akan diproses untuk mendapat persetujuan dari manager. Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria yang ada, maka rencana anggaran tersebut

Aplikasi yang akan dibangun adalah aplikasi berbasis web (web based). Jadi service time yang diharapkan dari aplikasi ini adalah tersedia dan dapat di akses kapan pun di perusahaan. Aplikasi dapat dipakai melalui komputer yang terhubung ke jaringan

187


akan direvisi ulang oleh staf dan akan diproses kembali untuk mendapatkan persetujuan dari manager. Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui akan disimpan di database [1].

ISSN 2086-8251

(Purchase Requisition) dan tanpa permintaan pembelian. Secara visual dijelaskan pada gambar 4. Proses Pelaporan Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk menghasilkan laporan, yang nantinya laporan ini dapat dilihat oleh semua user kecuali administrator (Gambar 5). Spesifikasi kebutuhan fungsional pada aplikasi pengendalian anggaran terdiri dari fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi Perencanaan Anggaran yang terlihat pada gambar 6:

Proses Realisasi Anggaran Rencana anggaran yang sudah disetujui akan dianggarkan secara langsung ke sumber-sumber pengeluaran yaitu JOR, PR dan PL dan tidak secara langsung ke PO dan SPK. Pemesanan pembelian (Purchase Order) dilakukan jika permintaan pembelian (Purchase Requisition) sudah disetujui oleh manager. Surat Perintah Kerja dikeluarkan jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui oleh manager. Pembelian Langung dapat dilakukan berdasarkan permintaan pembelian

Gambar 6 Daftar Fungsi RANCANGAN SISTEM

dan administrator yang memakai aplikasi.

Untuk dapat menggambarkan proses bisnis dari system usulan maka dibuatlah perancangan system menggunakan pendekatan terstruktur dengan menggunakan diagram konteks, sedangkan untuk menggambarkan keterkaitan entitas dalam perancangan basis data digunakan diagram keterhubungan entitas (ERD) [5]. Pendekatan secara terstruktur digunakan karena kebutuhan dari pemahaman pihak pengguna rancangan aplikasi yang melihat proses berdasarkan data yang diperlukan dalam penerapan aplikasi nantinya. Diagram konteks tersebut terdiri atas eksternal entity, aplikasi yang dibangun, dan data flow (Gambar 7).

staff

revision budget program plan budget plan

aplikasi Budget Control

detil data

user biasa

detil data

approval budget program plan budget

detil data

plan detil data administrator Manejer

Gambar 7 Konteks Diagram Eksternal entity yang terdapat dalam Aplikasi Perencanaan Anggaran: 1. Administrator adalah karyawan yang memiliki hak penuh dalam penggunaan aplikasi. 2. Manager, merupakan manager divisi. 3. Staff, merupakan karyawan divisi. 4. User biasa, setiap orang kecuali staff, manager

Data flow merupakan data yang mengalir dalam diagram konteks Aplikasi Perencanaan Anggaran: 1. Detil data yang mengalir dari aplikasi ke administrator, data flow ini memiliki data item yaitu data budget, data Pembelian Langsung, data Purchase Order (PO), data Job Order Request

188


2.

3. 4. 5.

(JOR), data Purchase Requisition (PR), data Surat Perintah Kerja (SPK), data user. Detil data yang mengalir dari aplikasi ke staff, user biasa, manager, data flow ini memiliki data item yaitu data budget, data Pembelian Langsung, data Purchase Order (PO), data Job Order Request (JOR), data Purchase Requisition (PR), data Surat Perintah Kerja (SPK). Revision budget plan, merupakan data yang berisi revisi perencanaan anggaran. Program budget plan, merupakan data yang berisi perencanaan anggaran. Approval budget plan, merupakan data yang berisi persetujuan rencana anggaran oleh manager.

ISSN 2086-8251

jor_detail, kode, pemohon, pl, pl_detail, po, po_detail, pr, pr_detail, rencana_budget, spk, spk_detail, user, dan vendor. budget 1

budget_release n mempunyai

detail_PL

n

mempunyai

1

budget_release n

mempunyai

n mempunyai

divisi

budget_plan

1

detail_bugdet

meminta

PR

mempunyai

mempunyai

meminta

detail_PR

merujuk

PO

merujuk

detail_PR

1

mempunyai

pemohon

mempunyai

staff

meminta

detail_PO

mempunyai

mempunyai

JOR

menghasilkan

vendor

n n

1

divisi

mempunyai

login

mempunyai

Form Utama Tampilan form utama akan berbeda sesuai dengan status jabatan pengguna ketika login, yaitu status Staff, GM, Admin, dan User. Pada pengguna dengan status login sebagai GM atau Staff, tampilan pada layar utama terdiri dari 9 link menu yaitu: Barang, Budget, Purchase Requirement, Purchase Order, Pembelian Langsung, Job Order Request, Surat Perintah Kerja, Statistik dan Logout. Dimana yang membedakan antara kedua status tersebut adalah GM memiliki hak akses untuk menyetujui transaksi yang telah dibuat, yaitu Perencanaan Budget, Purchase Requisition, dan Job Order Request. Sedangkan pengguna dengan status Staff tidak memiliki hak untuk menyetujui hanya melihat saja. Pada layar utama ADMIN, selain 9 link menu seperti di atas, terdapat satu tambahan menu lagi yaitu menu pengaturan pengguna. Dimana menu ini terdiri dari 4 sub menu yaitu: Daftar User, Tambah User,

1

login

staff

Form Login Bagian ini berisi spesifikasi fungsi login yang terdapat pada Aplikasi Pengendalian Anggaran. Layar Login digunakan untuk menghindari pihak-pihak yang tidak berhak mengakses Aplikasi Pengendalian Anggaran. Di dalam layar ini terdapat tombol Login uuntuk masuk ke Halaman Utama dan Cancel untuk batal masuk ke halaman utama. Pilihan status terdiri dari: Staff, GM, Admin, dan User. Status ini merupakan jabatan pengguna yang akan membedakan hak akses terhadap beberapa menu aplikasi. Pengguna yang dapat login, adalah pengguna yang sudah didaftarkan oleh Administrator.

Gambar 8. ERD Bagian 1 [3] (telah diolah kembali) meminta

n

Pada bagian menu dan tampilan maka akan diberikan struktur navigasi menu utama seperti pada gambar 11.

n

PO

mempunyai

IMPLEMENTASI

mengisi

pemohon

1

Gambar 10. ERD Bagian 3 [3] (telah diolah kembali)

1

mempunyai

mengisi

mempunyai

n

staff

mempunyai

mempunyai

pemohon

1

divisi

detail_bugdet

1

mempunyai

mempunyai

PL

n 1

meminta

budget login

mempunyai

mengacu n barang

SPK 1

mempunyai n detail_SPK

Gambar 9. ERD Bagian 2 [3] (telah diolah kembali) Rancangan basis data dibuat dengan mengumpulkan entitas-entitas yang berhubungan dengan Aplikasi Pengendalian Anggaran, dan menghubungkannya dengan mengacu pada relasi antar entitas-entitas tersebut. Diagram EntityRelationship (ER) dari basis data Aplikasi Pengendalian Anggaran dipaparkan pada gambar 8, gambar 9 dan gambar 10. Berdasarkan rancangan basis data maka dibutuhkan sebuah basis data yang terdiri dari 19 tabel yaitu: barang, budget_release, divisi, harga, jor,

189

budget_plan


Daftar Pemohon, dan Tambah Pemohon. Admin tidak berhak melakukan persetujuan terhadap transaksi Perencanaan Budget, PR, dan JOR.

Layar Purchase Requirement (PR) Terdapat 2 sub menu pada layar ini yaitu: Daftar PR dan Tambah PR. Pada layar daftar PR berisikan daftar PR beserta detailnya. Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing PR secara detail, mencetaknya sebagai laporan, dan mengubah detail data PR termasuk status PR untuk disetujui atau ditolak. PR akan memilki No PR ketika telah disetujui oleh status dengan status jabatan sebagai GM. Pada layar detail PR terdapat tombol print untuk mencetak laporan detail dari setiap PR, tombol edit untuk mengubah data PR, tombol delete untuk menghapus PR dan tombol approved dan tolak hanya muncul di layar jika status jabatan pengguna adalah GM

Login

Menu Utama

Barang

Budget

Purchase Order

Purchase Requisition

Job Order Request

Surat Perintah Kerja

Statistik

ISSN 2086-8251

Logout

Gambar 11. Navigasi menu utama Form Barang Tampilan form Barang terdiri dari 4 sub menu yaitu Daftar Barang, Tambah Barang-Vendor, Data Barang, dan Data Vendor.

Layar Purchase Order (PO) Terdapat 2 sub menu pada layar ini yaitu: Daftar PO dan Tambah PO. Pada daftar PO terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masingmasing PO secara detail, mencetaknya sebagai laporan, dan mengubah data detail data PO.

Layar Data Vendor Layar ini digunakan untuk melihat data vendor. Pada layar ini terdapat fasilitas pencarian vendor berdasarkan nama, dan tombol edit, untuk mengubah data vendor beserta detail datanya.

Layar Pembelian Langsung (PL) Terdapat 2 sub menu pada layar ini yaitu: Daftar PL dan Tambah PL. Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masingmasing PL secara detail. Daftar PL yang ditampilkan terbagi atas dua sumber, yaitu dari PR dan Budget.

Layar Budget Layar ini berisikan data budget. Pada layar ini terdapat 3 sub menu yaitu Tambah Budget, Daftar Budget, dan Budget Terpakai. Penambahan data budget terdiri dari 3 tahapan, yaitu;(1) Penambahan kode budget, yang secara otomatis disediakan oleh aplikasi yang nantinya akan menghasilkan cost code, kemudian (2) Penambahan program kerja baru dengan merefensikannya kepada cost code yang baru (3) Penambahan data detail budget seperti tahun budget, periode budget, satuan, quantity, harga satuan, dan total harga budget. Sedangkan pada daftar budget menampilkan daftar budget beserta detailnya (Gambar 12), termasuk status approved dari budget tersebut. Tombol detail disediakan untuk mengubah detail budget, termasuk mengubah status approved budget yang hanya dapat dlakukan oleh pengguna dengan status jabatan sebagai GM.

Layar Job Order Request (JOR) Berisikan daftar JOR beserta detailnya (Gambar 13). Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing JOR secara detail. JOR dibuat berdasarkan data Budget yang telah dibuat sebelumnya

Gambar 13. Layar Daftar JOR Layar Surat perintah Kerja (SPK) Berisikan daftar SPK beserta detailnya. Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing SPK secara detail. SPK dibuat berdasarkan data JOR yang telah dibuat sebelumnya dan telah disetujui oleh GM.

Gambar 12. Layar detail budget

190


Layar Statistik Terdapat tombol Go untuk mencari statistik budget yang telah dipergunakan per tahunnya. Contoh tampilan terlihat pada gambar 14 berikut ini:

ISSN 2086-8251

Hasil analisis terhadap aplikasi yang dibangun secara keseluruhan telah berfungsi dengan baik dan layak untuk digunakan. IV. KESIMPULAN Berdasarkan pada pada hasil pengujian dapat diuraikan beberapa kesimpulan dalam pembangunan aplikasi Pengendalian Anggaran ini adalah sebagai berikut : a. Pembuatan aplikasi ini untuk memberikan laporan pengeluaran yang sudah terpakai dari anggaran yang sudah direncanakan, sehingga dapat dilakukan pengelolaan data dan pengontrolan anggaran per departemen di PT Kertas Nusantara. b. Aplikasi Pengendalian Anggaran memiliki beberapa fungsi antara lain : mencari data anggaran, menghapus data anggaran, menambah data anggaran, mengubah data anggaran, mencari data pengeluaran, menghapus data pengeluaran, menambah data pengeluaran, mengubah data pengeluaran, mencari data user, menghapus data user, menambah user, mengubah data user, laporan data anggaran per perioda, laporan data pengeluaran per perioda, statistik anggaran per tahun. c. Pihak Manajemen dapat mengontrol pengajuan pengeluaran atas pemakaian anggaran berdasarkan laporan yang di hasilkan oleh aplikasi ini. d. Pada aplikasi yang dibuat ini tidak menangani proses pemberitahuan bahwa ada rencana anggaran atau pengeluaran yang harus mendapat proses approval dan kemudahan bagi manager melakukan proses approval tersebut, baik berupa email maupun sms.

Gambar 14. Layar Laporan Stastistik PENGUJIAN Metode yang digunakan dalam aplikasi ini adalah black-box testing. Metode ini sesuai dengan aplikasi yang akan dibangun, karena metode black-box testing melakukan pengujian dengan cara memberikan sejumlah masukan pada program aplikasi yang akan diproses dengan kebutuhan fungsionalmya untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Halaman login merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika seorang pengguna ingin masuk ke halaman menu utama. Username baru hanya dapat dimasukkan oleh admin, sehingga pengguna tidak dapat memasukkan username. Pilihan status hanya ada 4 yaitu: Admin, GM, Staff, dan User. Kasus uji yang dilakukan adalah memasukkan username, password, dan memilih status jabatan, dengan melakukan dua kelompok uji. Pada kelompok uji normal memasukkan data username, password, dan memilih status yang benar, maka akan menghasilkan tampilan halaman menu utama sesuai status pengguna. Sedangkan pada kelompok uji data salah, username, password, dan memilih status yang salah, sehingga akan muncul pesan kesalahan dan pengguna harus melakukan login ulang. Modul ini telah dilakukan pengujian dan hasilnya dapat dijalankan sesuai dengan rancangan yang telah dibangun. Pada input dan update Barang, Budget, PR, PO, PL, JOR, dan SPK, kasus uji yang dilakukan adalah memasukkan data-data kedalam formulir masingmasing dengan melakukan dua kelompok uji normal dan data salah. Pada kelompok uji normal yaitu memasukkan masing-masing data secara benar, yang akan menghasilkan halaman pesan berhasil. Sedangkan pada kelompok uji data salah, data yang dimasukkan tidak lengkap yang akan menghasilkan halaman pesan kesalahan. Modul ini telah dilakukan pengujian dan atau dapat dijalankan sesuai dengan rancangan yang telah dibangun. Khusus pengguna dengan status jabatan sebagai user, tiidak dapat melakukan input dan update.

V.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Ellen Christina, M. Fuad, 2001, Anggaran Perusahaan : Suatu Pendekatan Praktis. [2] Jae K. Shim, Joel G. Siegel, 2001, Budgeting: Pedoman Lengkap Langkah-Langkah Penganggaran. [3] Mikael Sugianto, 2007, Microsoft Visio 2007: Membuat Beragam Desain Diagram dan Flowchart [4] Nurmatias, SE, MM, “Pengertian dan Ruang Lingkup Anggaran Perusahaan”, 2008 [Online] http://pksm.mercubuana.ac.id/new/elearning/file s_modul/93003-1-970919247478.doc, akses terakhir November 2009 [5]

191

Yourdon, Ed. e-book Structured http://www.yourdon.com, 2005.

Analysis

APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN BERBASIS WEB

Recommend Documents