BUKU MANUAL
APLIKASI PENGELOLAAN PRODUK HUKUM KUMTALA V.01 UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA TAHUN 2012
PENGANTAR
Pengelolaan Produk Hukum dan Pengarsipan merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh Sub.Bagian Kumtala, sedangkan kegiatan pengarsipan dilakukan oleh semua unit kerja yang ada di Universitas Negeri Yogyakarta. Administrasi di setiap kegiatan terkait dengan 2 (dua) hal, yaitu legalitas dan efisiensi. a. Legalitas Setiap kegiatan di Universitas Negeri Yogyakarta baik ke Personal maupun antar Unit Kerja dituangkan dalam suatu dokumen, mulai dari perencanaan sampai pada akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggung jawabkan. b. Efisiensi Pelacakan dan pencarian kembali dokumen-dokumen, seperti Produk Hukum, Surat Masuk dan Keluar, Peraturan-Peraturan dan lain-lain yang sudah menumpuk kalau dilakukan secara manual akan memakan waktu lama dan tenaga ekstra.
Melihat permasalahan tersebut, perlu dibuat suatu Aplikasi Pengelolaan Produk Hukum Dan Kearsipan Sub Bagian Kumtala Berbasis Web.
Yogyakarta, Maret 2012 Ka. Sub. Bag. Kumtala,
Rizka, S.H.
ii
DAFTAR ISI
Halaman Sampul Pengantar
……………………………………………………….……………………
i
Daftar Isi
…………………………………………………………………………….
ii
Daftar Gambar
I.
Pendahuluan
……………………………………………………………………… iv
…………………………………………………………………………
1
II. Cara Pengoperasian 1. Level Umum/Publik Halaman utama
………………………………………………………………...
3
2. Level Admin Kumtala a. Halaman Utama Admin Kumtala ………………………………………………
5
b. Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama ……..
5
c. Halaman Master Unit Kerja (tambah, hapus dan ubah)
…….……………….
6
d. Halaman Master Manajemen User (tambah, hapus dan ubah)…………………
7
e. Halaman Master Jenis Arsip (tambah, hapus dan ubah) ………………………
7
f. Halaman Master edit manual/bantuan front user
…………………………..
8
………………………..
9
h. Halaman Inbox Tembusan ……………………..……………………………..
9
g. Halaman Master Edit Manual/Bantuan Admin Unit
i. Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran ……………………… 10 j. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori
………………………………. 10
k. Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori …………………………….. 11 l. Halaman Angket Kepuasan …………………………………….…………….. 11 m. Halaman Pengisian Angket Kepuasan
………………………………..…….. 12
n. Halaman Input Surat Asli/Disposisi dan Judul Produk Hukum ………………. 12 o. Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi ………………………………..…... 13 p. Halaman Contoh Hasil Pencarian Surat Asli/Disposisi ……………………… 14 q. Halaman Upload Surat Asli/Disposisi ………………………………………. 14 r. Halaman Pencarian Untuk Input Proses Pembuatan Produk Hukum ……….. 15 s. Halaman Contoh Hasil Pencarian Produk Hukum
…………………..…… 15
t. Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum, dengan klik act. Dokumen . 16 u. Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK …………………………………. 17 v. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya ……. 18 w. Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen………………………………. 19 iii
x. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan per periode
………….. 20
y. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan /Unit Kerja ……………… 20 z. Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan
……………….. 20
aa. Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan ……. 22 bb. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan …………………. 22 cc. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran
………………………..……….. 23
dd. Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download ……………… 23 ee. Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download
……………….. 23
ff. Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip ……………………… 24 3. Level Admin Unit Kerja a.
Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja
……………………………………. 25
b.
Halaman Profil User …………………………………………………………. 25
c.
Halaman Edit Profil User ……………………………………………………. 26
d.
Halaman Pencarian Proses Produk Hukum yang Diajukan …………………. 27
e.
Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum …………………………… 27
f.
Halaman Detail Proses Produk Hukum ……………………………………… 28
g.
Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran
h.
Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim …………………………… 29
i.
Halaman Angket Kepuasan Master Kategori
j.
Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori ……………………………. 30
k.
Halaman Angket Kepuasan
l.
Halaman Pengisian Angket Kepuasan ……………………………………….. 31
………………………………….. 28
……………………………….. 30
…………………………………………………. 31
m. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya.
…. 32
n.
Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload ………………………… 33
o.
Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain yang menjadihakaksesnya ……….. 34
p.
Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan unit kerja per periode…… 34
q.
Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan …………………. 35
r.
Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ………………………………….. 35
s.
Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip
t.
Halaman Detail Download
……………………… 36
………………………………………………….. 36
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Halaman Utama ………………………………………………………….
3
Gambar 2 : Halaman Pencarian……………………………………………………….
3
Gambar 3 : Halaman Bantuan ………………………………………..……………..
4
Gambar 4 : Halaman Info Aplikasi
………………………………………………..
4
……………………………………………………...
4
Gambar 6 : Halaman Hari Libur ……………………………………………………..
5
Gambar 7 : Halaman Utama Admin Kumtala ………………………………………..
5
Gambar 8 : Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama .
6
Gambar 9 : Halaman Master Unit Kerja ……………………………………………..
6
Gambar 10 : Halaman Master Manajemen User ………………………………………
7
Gambar 11 : Halaman Master Jenis Arsip
…………………………………………..
8
Gambar 12 : Master edit manual/bantuan front user ………………………………….
8
Gambar 13 : Halaman Edit Manual Admin Unit ………………………………….…
9
Gambar 14 : Halaman Inbox Tembusan………………………………………………..
9
Gambar 15 : Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran………………….
10
Gambar 16 : Halaman Master Kategori
…………………………………….………
10
Gambar 17 : Halaman Master Sub Kategori …………….……………………………
11
Gambar 18 : Halaman Angket Kepuasan
…………………………………………
11
Gambar 19 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan …………………………………
12
Gambar 20 : Halaman Input Surat Asli/Disposisi ………………………….………..
13
Gambar 21 : Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi
……………………………..
13
Gambar 22 : Halaman Contoh Hasil Pencarian Asli/Disposisi ………………………..
14
Gambar 23 : Halaman Upload Surat Asli/Disposisi ………………………………......
14
Gambar 24 : Halaman Pencarian Judul Produk Hukum ……………………………..
15
Gambar 25 : Halaman Hasil Pencarian Judul Produk Hukum ………………………..
16
Gambar 26 : Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum ………………………
17
Gambar 27 : Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK …………………………….
17
Gambar 28 : Halaman Input Arsip/Dokumen …………………………………………
18
Gambar 29 : Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen ………………………..
19
Gambar 5 : Halaman Statistik
Gambar 30 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar periode tertentu ………………………………………………………………….
20
Gambar 31 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar Unit Kerja tertentu …………………………………………………………………..
21
v
Gambar 32 : Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan berdasar tahun ……………………………………………………………………
23
Gambar 33 : Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan Periode ……………………………………………………………….…..
22
Gambar 34 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan ……..…
22
Gambar 35 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran
……………………………
23
Gambar 36 : Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download ………..
23
Gambar 37 : Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download ……………..
24
Gambar 38 : Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip …………………
24
Gambar 39 : Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja
…………………………
25
…………………………..…………………….
26
…………………………………………….
26
Gambar 42 : Halaman Pencarian Proses Produk Hukum………………………………
27
Gambar 43 : Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum ………………………..
28
Gambar 44 : Halaman Detail Proses Produk Hukum …………………………………
28
Gambar 45 : Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran
……………..………………
29
Gambar 46 : Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim ………………………..
29
Gambar 47 : Halaman Master Kategori ………………………………………….…..
30
Gambar 48 : Halaman Master Sub Kategori …………………………………………
30
Gambar 49 : Halaman Angket Kepuasan …………………………….………………
31
Gambar 50 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan
…………….…………………
31
……………………………………….
32
Gambar 52 : Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload …………………….
33
Gambar 53 : Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain ………………………………
34
Gambar 40 : Halaman Profil User Gambar 41 : Halaman Edit Profil User
Gambar 51 : Halaman Input Arsip/Dokumen
Gambar 54 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan Unit Kerja berdasar periode tertentu
……………………………………………………..
35
Gambar 55 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan ………
35
Gambar 56 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ……………..………………
35
Gambar 57 : Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip
…………….…..
36
Gambar 58 : Halaman Detail Download ………………………………………….…..
36
vi
vii
PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI PENGELOLAAN PRODUK HUKUM KUMTALA V.01
I. Pendahuluan Aplikasi Pengelolaan Produk Hukum dan Pengelolaan arsip di Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana meliputi : A. Pencatatan proses pembuatan produk hukum, yang berguna bagi bagian kumtala maupun unit kerja pemohon/pengusul untuk mempermudah pelacakan/mengetahui sudah sampai sejauh mana proses pengajuan produk hukum (penelusuran). B. Pengiriman Lampiran Surat Tembusan Pengajuan Produk Hukum ke Kumtala, sehingga mempercepat proses pembuatan produk hokum sebelum Surat Asli sampai ke Kumtala. C. Pengelolaan arsip/dokumen. Semua unit kerja bisa memanfaatkan fitur ini dalam pengelolaan arsip di unit kerja dan bisa mengatur hak aksesnya. Hak akses diatur sebagai berikut : •
Umum, Semua orang bisa akses
•
Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisa kases (melalui login)
•
Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah
•
Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih
D. Kuisioner Kepuasan Pelayanan antar unit kerja di lingkungan UNY, dengan pengaturan sebagai berikut : •
Semua unit kerja bisa mengatur sendiri kategori dan sub kategori yang akan dinilai di unitnya
•
Satu unit kerja hanya bisa menilai unit kerja yang sama satu kali dalam satu bulan
•
Ada laporan skor hasil kuisioner
•
Ada laporan kritik dan saran yang masuk
E. Pengembangan sesuai kebutuhan.
1
Adapun pembagian pengguna aplikasi ini berdasarkan level user, terdiri dari 3 (tiga) tingkatan, yaitu : 1. Level Umum/Publik, semua orang bisa akses asal terkoneksi dengan internet. a. Akses/download dokumen/arsip yang mempunyai hak akses umum. b. Informasi lainnya 2. Level Admin Unit kerja (dengan kewenangan terbatas) a. Melacak proses pembuatan Produk Hukum b. Mengirim surat tembusan ke kumtala c. Mengisi kuisioner dan kritik saran ke unit kerja di lingkungan UNY d. Mengatur kategori dan subkategori yang akan dinilai di unit kerjanya e. Download SK yang pernah diajukan f. Download surat asli g. Download dokumen/arsip yang menjadi hak aksesnya h. Upload dokumen/arsip dan mengatur hak aksesnya. i. Laporan skor hasil kuisioner j. Laporan daftar kritik dan saran yang masuk ke unitnya k. Laporan daftar SK yang pernah diajukannya berdasarkan periode tertentu l. Melihat statistic upload/download dokumen/arsip yang diupload. 3. Level Admin Kumtala (dengan kewenangan penuh) a. Pengelolaan user b. Pengelolaan master aplikasi c. Transaksi proses pembuatan Produk Hukum d. Pengelolaan Kuisioner e. Pengelolaan laporan-laporan proses pembuatan produk hukum f. Laporan-laporan hasil kuisioner g. Data statistik h. Semua kewenangan lainnya.
II. Cara Pengoperasian Untuk lebih mudah penggunaan, dibawah ini adalah screenshot dan penjelasan aplikasi dimaksud berdasarkan level pengguna.
2
1. Level Umum/Publik Halaman utama
Gambar 1 : Halaman Utama Pada halaman utama ini meliputi informasi : •
Menu sebelah kiri : o Daftar produk hukum o Pintu login o Kalender
•
Menu sebelah kanan o Pencarian Produk Hukum yang mempunyai hak akses umum
Kategori/jenis arsip/jenis dokumen
Deskripsi arsip/dokumen yang dicari, tidak harus lengkap dan bisa hanya sebagian teks
Berdasarkan bulan dan tahun arsip (tidak harus diisi)
Gambar 2 : Halaman Pencarian
3
o Cara cari, berisi tata cara pencarian produk hukum
Gambar 3 : Halaman Bantuan o Seputar Aplikasi
Gambar 4 : Halaman Info Aplikasi o Statistik dokumen keseluruhan (termasuk yang mempunyai hak akses privat)
Gambar 5 : Halaman Statistik
4
o Hari Libur, menampilkan data hari libur dan cuti bersama
Gambar 6 : Halaman Hari Libur
2. Level Admin Kumtala a. Halaman Utama Admin Kumtala Adalah halaman utama yang muncul saat admin kumtala melakukan login.
Gambar 7 : Halaman Utama Admin Kumtala b. Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Halaman ini bermanfaat untuk melakukan penambahan/penghapusan dan perubahan hali libur dan atau cuti bersama. Tujuan memasukkan hari libur nasional dan cuti bersama adalah untuk pengurang lamanya proses pembuatan produk hukum di Sub Bagian Kumtala.
5
Gambar 8 : Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama c. Halaman Master Unit Kerja (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian : •
Tambah Unit, langsung ketik dari baris atas dan tekan tombol simpan
•
Ubah Unit, klik gambar ubah
(bagian kiri), ketik perubahannya dan
tekan tombol ubah •
Hapus Unit, klik gambar silang
(bagiankanan), kemudian muncul
pesan
kalau yakin tekan OK, kalau tidak
tekan Cancel
Gambar 9 : Halaman Master Unit Kerja 6
d. Halaman Master Manajemen User (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian : •
Tambah User, langsung ketik biodata user dari baris atas dan tekan tombol simpan
•
Ubah User, klik gambar ubah
(bagian kiri), ketik perubahannya dan
tekan tombol ubah •
Hapus User, klik gambar silang sil
(bagiankanan), kemudian muncul
pesan
kalau yakin tekan OK, kalau tidak
tekan Cancel
Gambar 10 : Halaman Master Manajemen User
e. Halaman Master Jenis Arsip (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian : •
Tambah Jenis Arsip, Arsip, langsung ketik dari baris atas dan tekan tombol simpan
•
Ubah Jenis Arsip, Arsip klik gambar ubah
(bagian kiri), ketik perubahannya
dan tekan tombol ubah •
Hapus Jenis Arsip, Arsip klik gambar silang muncul pesan
(bagiankanan), kemudian kalau yakin tekan OK, kalau
tidak tekan Cancel 7
Gambar 11 : Halaman Master Jenis Arsip f. Halaman Master edit manual/bantuan front user Cara pengoperasian : •
Edit Manual, lakukan pengetikan perubahan manual aplikasi
•
Tekan tombol simpan
Gambar 12 : Master edit manual/bantuan front user 8
g. Halaman Master Edit Manual/Bantuan Admin Unit Cara pengoperasian : •
Edit Manual, lakukan pengetikan perubahan manual aplikasi
•
Tekan tombol simpan
Gambar 13 : Halaman Edit Manual Admin Unit h. Halaman Inbox Tembusan Cara pengoperasian : •
Gambar
, tembusan belum dibuka
•
Gambar
, tembusan sudah dibuka
•
Buka tembusan tinggal klik gambar
atau gambar
Gambar 14 : Halaman Inbox Tembusan
9
i. Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran Cara pengoperasian : •
Klik gambar
•
Setelah terbuka, download file tembusan dengan meng-klik link download
atau gambar
untuk membuka tembusan
yang tertera.
Gambar 15 : Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran j. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat kategori penilaian pada angket kepuasan, misalnya: Kategori Bagaimana Proses Pelayanan SK di Kumtala?
Gambar 16 : Halaman Master Kategori 10
k. Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat sub kategori penilaian dari kategori yang akan dinilai, Misalnya : Bagaimana Proses pelayanan SK di Kumtala?dengan sub kategori : Sangat cepat dengan nilai 5
Gambar 17 : Halaman Master Sub Kategori l. Halaman Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk memberi penilaian terhadap kinerja unit kerja lainnya, daftar yang muncul hanya unit kerja yang sudah mengisi kategori
Gambar 18 : Halaman Angket Kepuasan
11
m. Halaman Pengisian Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk mengisi angket, selain pilihan juga ada isian kritik dan saran
Gambar 19 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan n. Halaman Input Surat Asli/Disposisi dan Judul Produk Hukum Cara pengoperasian : •
Masukkan no. agenda atau nota atau kalau tidak ada bisa pakai no. surat
•
Isi tanggal agenda, sesuai yang di agenda surat,dengan cara meng-klik gambar
•
tanggal dan tinggal pilih tanggalnya.
Isi Perihal surat (kalau permohonan SK, tulis SK tentang apa, nantinya digunakan untuk mempermudah pencarian)
•
Pilih jumlah judulSK yang diminta
•
Dari jumlah judul SK yang diminta, maka di bawahnya ada isian judul SK sejumlah yang dipilih.
•
Isi tanggal surat, sesuai yang di surat,dengan cara meng-klik gambar tanggal dan tinggal pilih tanggalnya.
•
Isi nomor surat, sesuai yang di surat aslinya.
•
Isi alamat tujuan surat, sesuai yang di surat aslinya.
•
Isi jumlah lamp. surat, sesuai yang di surat aslinya.
•
Isi nomor/nama rak tempat penyimpanan
•
Upload file dari surat asli yang sudah discan
•
Tekan tombol simpan
12
Gambar 20 : Halaman Input Surat Asli/Disposisi o. Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi Cara pengoperasian : •
Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan perihal atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan tanggal surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan tahun surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, kalau kosong berarti semua akan ditampilkan
•
Klik proses
Gambar 21 : Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi 13
p. Halaman Contoh Hasil Pencarian Surat Asli/Disposisi Cara pengoperasian : •
Dari hasil pencarian,muncul daftar file yang dicari.
•
Hapus file Surat Asli/Disposisi, Asli/Disposisi klik gambar silang
(bagian kanan di
kolom del), kemudian muncul pesan yakin tekan OK, kalau tidak tekan
kalau Cancel
Gambar 22 : Halaman Contoh Hasil Pencarian Asli/Disposisi q. Halaman Upload Surat Asli/Disposisi Halaman ini berfungsi untuk upload surat asli/disposisi
Gambar 23 : Halaman Upload Surat Asli/Disposisi 14
r. Halaman Pencarian Untuk Input Proses Pembuatan Produk Hukum Cara pengoperasian : •
Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan judul atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan tanggal surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan sukkan tahun surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, kalau kosong berarti semua akan ditampilkan
•
Klik proses
Gambar 24 : Halaman Pencarian Judul Produk Hukum s. Halaman Contoh Hasil Pencarian Produk Hukum Cara pengoperasian : •
Dari hasil pencarian muncul daftar proses Produk Hukum yang dicari.
•
Untuk merubah proses Produk Hukum tinggal klik gambar
pada
kolom act.
15
Gambar 25 : Halaman Hasil Pencarian Judul Produk Hukum
t. Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum, dengan klik act act. Dokumen Produk Hukum yang sudah jadi dan diupload, hak akses otomatis hanya terbatas kumtala dan unit kerja yang bersangkutan. Cara pengoperasian : •
Setelah klik gambar
•
Data awal dari surat asli bisa dirubah
•
Masukkan kode konseptor
•
Masukkan masa berlaku
•
Masukkan tanggal proses pembuatan produk hukum sesuai dengan step
pada kolom act muncul form isian
yang dilalui, dengan cara tinggal klik gambar
sesuai tanggal proses
sampai proses produk hu hukum jadi. •
Masukkan No. Produk Hukum dan Tanggalnya, untuk melihat no produk hukum sebelumnya klik gambar
pencarian (apabila lama tidak
muncul, tekan escape dan ulangi pencarian (hasil seperti gambar 27) •
Masukkan tanggal diambil oleh unit pengusul
•
Masukkan nama pengambil oleh unit pengusul
•
Upload file hasil scan Produk Hukum yang sudah jadi dan ber stempel.
•
Klik proses
16
Gambar 26 : Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum u. Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK Cara pengoperasian : •
Masukkan No. SK, untuk pemberian No. SK Perbaikan atau kosongkan untuk penomoran SK baru.
•
Masukkan bulan dan tahun untuk memudahkan melihat urutan nomor yang sudah digunakan.
•
Klik proses
Gambar 27 : Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK
17
v. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya. Cara pengoperasian : •
Pilih jenis dokumen/arsip yang akan dimasukkan
•
Tulis deskripsi arsip yang disimpan
•
Tulis nomor dokumen/arsip (misalnya no. sk, no.UU dll.)
•
Tulis tanggal dokumen dengan klik gambar
sesuai yang tertera di
dokumen/arsip •
Masukkan nama pengirim/pembuat (misal Rektor,Menteri, Pemerintah dll)
•
Masukkan penerima (misal unit kerja penerima SK dll.)
•
Masukkan nomor/nama rak penyimpanan
•
Masukkan sifat dokumen, dengan ketentuan : o Umum, Semua orang bisa akses o Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisa kases (melalui login) o Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah o Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih
•
Masukkan file dengan mengklik browse
•
Klik tombol upload
Gambar 28 : Halaman Input Arsip/Dokumen 18
w. Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen Cara pengoperasian : •
Masukkan kategori/jenis dokumen atau kosongkan
•
Masukkan deskripsi atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan pemilik/unit kerja atau kosongkan
•
Masukkan bulan/ tahun dokumen atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan asal/arsip/dokumen (missal Menteri, Pemda, Rektor dll.)
•
Pencarian an dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, kalau kosong berarti semua akan ditampilkan
•
Download dokumen/arsip, klik gambar
•
Hapus dokumen, klik gambar silang pesan
(bagian kiri). (bagiankanan), kemudian muncul kalau yakin tekan tek OK, kalau tidak
tekan Cancel
Gambar 29 : Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen
19
x. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan per periode Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK All untuk periode tertentu.
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan)
•
Klik lihat, Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.
Gambar 30 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar periode tertentu y. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan /Unit Kerja Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK Unit Kerja.
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan unit kerja, periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan)
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.
20
Gambar 31 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar Unit Kerja tertentu z. Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih Rekap SK Bulan.
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun SK
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.
Gambar 32 : Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan berdasar tahun
21
aa. Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik pilih Rekap Lama Proses SK
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan pilih periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan)
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak
Gambar 33 : Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan Periode bb. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih skor angket kuisioner
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak
Gambar 34 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan
22
cc. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih daftar kritik & saran.
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak
Gambar 35 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran dd. Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Unit Kerja Up/Download
•
Selanjutnya muncul data statistiknya
Gambar 36 : Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download ee. Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Jenis Arsip Up/Download
•
Selanjutnya muncul data statistiknya
23
Gambar 37 : Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download ff. Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Downloader
•
Selanjutnya muncul pilihan arsip yang akan dilihat detail downloadernya.
•
Setelah arsip yang akan dilihat downloadernya klik proses.
•
Setelah itu muncul siapa saja dan kapan sajaarsip itu di download.
Gambar 38 : Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip
24
3. Level Admin Unit Kerja
a. Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja
Gambar 39: Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja
b. Halaman Profil User Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik manajemen user
•
Selanjutnya muncul biodata user.
•
Klik gambar
untuk merubah profil (khusus user name tidak bisa
diubah)
25
Gambar 40 : Halaman Profil User
c. Halaman Edit Profil User Cara pengoperasian : •
Setelah klik gambar
•
Setelah diubah sesuai kebutuhan, selanjutnya klik tombol edit
muncul isian form edit user
Gambar 41 : Halaman Edit Profil User
26
d. Halaman Pencarian Proses Produk Hukum yang Diajukan Cara pengoperasian : •
Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan judul atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan tanggal dan tahun surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Klik proses
Gambar 42 : Halaman Pencarian Proses Produk Hukum
e. Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum Cara pengoperasian : •
Proses pembuatan produk hukum h kum bisa dilihat dari tanggal yang tampil
•
Untuk melihat detail, klik gambar
27
Gambar 43 : Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum
f. Halaman Detail Proses Produk Hukum
Gambar 44 : Halaman Detail Proses Produk Hukum
g. Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran Cara pengoperasian : •
Masukkan perihal tembusan
•
Masukkan nomor surat tembusan
•
Masukkan tanggal surat dengan klik gambar
•
Ambil file lampiran surat (apabila lebih dari 1 file,kompres dengan zip atau rar.
•
Isikan isi surat atau tinggal copy paste dari surat tembusan.
•
Klik simpan 28
Gambar 45 : Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran h. Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim Cara pengoperasian : •
Klik daftar tembusan
•
Gambar
, tembusan belum dibuka
•
Gambar
, tembusan sudah dibuka
Gambar 46 : Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim
29
i. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat kategori penilaian pada angket kepuasan, misalnya: Kategori Bagaimana Proses Pelayanan Surat di TU dan Kearsipan?
Gambar 47 : Halaman Master Kategori j. Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat sub kategori penilaian dari kategori yang akan dinilai, Misalnya : Bagaimana Proses pelayanan Surat di TU dan Kearsipan?dengan sub kategori : Sangat cepat dengan nilai 5
Gambar 48 : Halaman Master Sub Kategori
30
k. Halaman Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk memberi penilaian terhadap kinerja unit kerja lainnya, daftar yang muncul hanya unit kerja yang sudah mengisi kategori
Gambar 49 : Halaman Angket Kepuasan l. Halaman Pengisian Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk mengisi angket, selain pilihan juga ada isian kritik dan saran
Gambar 50 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan
31
m. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya. Cara pengoperasian : •
Pilih jenis dokumen/arsip yang akan dimasukkan
•
Tulis deskripsi arsip yang disimpan
•
Tulis nomor dokumen/arsip (misalnya no. sk, no.UU dll.)
•
Tulis tanggal dokumen dengan klik gambar
sesuai yang tertera di
dokumen/arsip •
Masukkan nama pengirim/pembuat (misal Rektor,Menteri, Pemerintah dll)
•
Masukkan penerima (misal unit kerja penerima SK dll.)
•
Masukkan nomor/nama rak penyimpanan
•
Masukkan sifat dokumen, dengan ketentuan : o Umum, Semua orang bisa akses o Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisa kases (melalui login) o Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah o Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih
•
Masukkan file dengan mengklik browse
•
Klik tombol upload
Gambar 51 : Halaman Input Arsip/Dokumen 32
n. Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload Cara pengoperasian : •
Masukkan kategori/jenis dokumen atau kosongkan
•
Masukkan deskripsi atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan pemilik/unit kerja atau kosongkan
•
Masukkan bulan/ tahun dokumen atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan asal/arsip/dokumen (missal Menteri, Pemda, Rektor dll.)
•
Pencarian an dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, kalau kosong berarti semua akan ditampilkan
•
Downloadd dokumen/arsip, klik gambar
•
Hapus dokumen, klik gambar silang pesan
(bagian kiri). (bagiankanan), kemudian muncul kalau yakin tekan OK, kalau tidak
tekan Cancel
Gambar 52 : Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload
33
o. Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain yang menjadihakaksesnya Cara pengoperasian : •
Masukkan kategori/jenis dokumen atau kosongkan
•
Masukkan deskripsi atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Masukkan bulan/ tahun dokumen atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat)
•
Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, kalau kosong berarti semua akan ditampilkan
•
Download dokumen/arsip, klik gambar
(bagian kiri).
Gambar 53 : Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain p. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan unit kerja per periode Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK All untuk periode tertentu.
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan)
•
Klik lihat, Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.
34
Gambar 54 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan Unit Kerja berdasar periode tertentu q. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih skor angket kuisioner
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak
Gambar 55 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan r. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih daftar kritik & saran.
•
Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian
•
Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak
Gambar 56 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran
35
s. Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip Unit Kerja Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik statistik Up/Download
•
Selanjutnya muncul data statistiknya
Gambar 57 : Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip t. Halaman Detail Download, untuk mengetahui waktu dan siapa saja yang sudah download arsip yang diupload Cara pengoperasian : •
Dari menu sebelah kiri klik Downloader
•
Selanjutnya muncul pilihan arsip yang akan dilihat detail downloadernya.
•
Setelah arsip yang akan dilihat downloadernya klik proses.
•
Setelah itu muncul siapa saja dan kapan sajaarsip itu di download.
Gambar 58 : Halaman Detail Download
36
