APLIKASI PENCATATAN PERSEDIAAN, PENJUALAN, DAN PERSEDIAAN DENGAN METODE PERPETUAL (STUDI KASUS DI PERUSAHAAN PAKAIAN RAJUT KARIMAKE) INVENTORY, SALES, AND ORDER RECORDING APPLICATION USING PERPETUAL METHOD (CASE STUDY AT KARIMAKE KNIT CLOTHING COMPANY) Amiennia Rektiani, Anak Agung Gde Agung, Renny Sukawati Prodi D3 Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak Karimake merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai pakaian rajut. Karimake menerapkan dua tipe produksi, yaitu make to stock atau produksi yang bertujuan untuk dijadikan stok di toko dan make to order atau produksi yang bertujuan untuk memenuhi pesanan dari pelanggan. Masalah yang masih dihadapi oleh perusahaan Karimake adalah pemilik tidak dapat mengetahui jumlah persediaan produk jadi secara langsung ketika tidak berada di toko, serta pernah ditemukan ketidaksesuaian jumlah uang yang didapatkan dengan jumlah produk jadi yang terjual. Oleh sebab itu dibutuhkan pencatatan secara terkomputerisasi yang memudahkan dalam mengecek persediaan, penjualan, serta pesanan yang terjadi. Aplikasi pencatatan persediaan, penjualan, dan pesanan dengan metode perpetual menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Aplikasi ini bertujuan untuk melakukan pencatatan penjualan produk jadi, pencatatan pesanan, pencatatan persediaan produk jadi, pembuatan kartu stok persediaan dengan metode average, dan menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, serta laporan penjualan. Terdapat beberapa fungsionalitas untuk mencapai tujuan tersebut yaitu kelola persediaan, kelola penjualan, kelola pesanan, kelola kartu stok persediaan, kelola laporan. Aplikasi ini dapat mencatat dan menghitung penjualan produk jadi, pesanan, persediaan produk jadi, membuat kartu stok persediaan dengan metode average, dapat menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, dan laporan penjualan. Kata kunci : Karimake, Aplikasi, Pencatatan, Perpetual, Kartu Stok Persediaan Abstract Karimake is manufacturing company which manufactures a wide range of knitwear. Karimake apply two types of production, make to stock or production that aims to become the stock and make to order or production that aims to fulfill orders from customers. Problems that still faced by the company is the owner couldn’t determine the amount of finished products directly when he’s not in the store, and they ever found differences between the amount of money they got and the amount of finished product they sold. Therefore, a computerized recording is needed to facilitate checking inventory, sales, and orders that occur. Inventory, sales, and order application using perpetual method was using programming language PHP and MySQL database. This application aims to record sales and inventory of finished products, order, make card stock inventory using average method, and display journal, general ledger, inventory report, and sales report. There is some functionality to achieve these objectives that is manage inventory, manage sales, manage orders, manage card stock inventory, and manage report. This application could record and calculate the sales of finished products, orders, inventories of finished products, could make card stock inventories using the average method, could display the journal, general ledger, inventory report, and sales report. Keywords: Karimake, Application, Recording, Perpetual, Card Stock Inventory 1. Pendahuluan Karimake ialah salah satu perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai pakaian rajut. Perusahaan ini tergolong perusahaan baru karena didirikan sejak tahun 2012. Karimake menerapkan dua tipe produksi, yaitu make to stock atau produksi yang bertujuan untuk dijadikan stok di toko dan make to order atau produksi yang bertujuan untuk memenuhi pesanan dari pelanggan. Jika tidak terdapat pesanan, Karikame dapat memproduksi 30 lusin pakaian rajut dengan jenis yang berdeda-beda dalam satu minggu, dan jika terdapat pesanan maka produksi akan dikonsentrasikan untuk memenuhi pesanan tersebut. 1 lusin pesanan pakaian rajut dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari. Hingga saat ini Karimake telah memiliki 30 orang pegawai dan 15 mesin rajut yang dapat beroperasi dengan baik.
Masalah yang masih dihadapi oleh perusahaan Karimake ini adalah pemilik perusahaan tidak dapat mengetahui jumlah persediaan produk jadi yang ada di toko secara langsung ketika ia sedang pergi ke luar kota atau sedang tidak berada di toko. Sang pemilik harus menghubungi salah satu pegawai yang ada di toko untuk menghitung jumlah persediaan produk jadi yang ada, kemudian menginfokannya ke pemilik. Produk jadi disini adalah pakaian rajut yang diproduksi untuk mengisi persediaan di toko dan tujuannya yaitu untuk dijual secara satuan. Pencatatan atas penjualan produk jadi yang ada di toko atau ketika mereka membuka stand di event tertentu hanya ditulis ke dalam satu buku atau di lembaran kertas saja, dan terkadang ketika pemilik sendiri yang melayani pelanggan, pemilik hanya mencatatnya di handphone saja. Pada suatu waktu juga pernah ditemukan ketidak sesuaian jumlah uang yang didapatkan dengan jumlah produk yang terjual. Pencatatan untuk pesanan juga hanya dicatat di lembaran kertas saja dan tidak di-backup ke dalam PC (Personal Computer). Oleh sebab itu sangat penting untuk sebuah perusahaan memiliki pencatatan persediaan yang terkomputerisasi sehingga mudah dalam melihat jumlah persediaan produk jadi yang ada di toko secara langsung tanpa harus menghitungnya kembali. Serta pencatatan penjualan atas produk jadi serta produk berdasarkan pesanan dengan jelas sehingga dapat diketahui kecocokan antara barang yang dijual dengan uang yang didapat, maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola persediaan produk jadi yang ada, mencatat penjualan produk jadi serta produk berdasarkan pesanan, menampilkan jurnal, buku besar, kartu stok persediaan, laporan persediaan, laporan penjualan. Adapun tujuan dari penelitian ini berdasarkan rumusan masalah diatas adalah sebagai berikut: 1. Membangun aplikasi yang dapat mencatat transaksi penjualan produk jadi; 2. Membangun aplikasi yang dapat mencatat transaksi pesanan produk; 3. Membangun aplikasi yang dapat mengelola persediaan yaitu meliputi pencatatan persediaan produk jadi, serta pembuatan kartu stok persediaan produk jadi dengan penilaian persediaan metode average; 4. Membangun aplikasi yang dapat menghasilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, laporan penjualan. Adapun batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi hanya membahas tentang persediaan produk jadi sampai dengan penjualan produk; 2. Aplikasi ini tidak menangani retur penjualan, biaya pengemasan, dan biaya angkut; 3. Aplikasi ini tidak menangani perhitungan harga pokok pesanan; 4. Pencatatan pesanan yaitu mulai dari produk selesai diproduksi; 5. Metode pencatatan yang digunakan adalah perpetual; 6. Metode penilaian persediaan yang digunakan adalah average; 7. Aplikasi akan menampilkan jurnal, buku besar, kartu stok persediaan, laporan persediaan, dan laporan penjualan; 8. Tahap pengembangan aplikasi hanya sampai tahap implementasi dan pengujian; 9. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan basis data MySQL. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Metode Pengerjaan Penelitian ini akan dikerjakan menggunakan metodologi Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall (air terjun). SDLC adalah frase yang meliputi perencanaan, analisis, desain, dan tahap pelaksanaan siklus hidup sistem. Tahap-tahap dari model waterfall adalah sebagai berikut. [1]
Sistem/Rekayasa Informasi
Analisis
Desain
Pengodean
Gambar 1. Model Waterfall
Pengujian
2.2 Akuntansi Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), akuntansi adalah suatu kegiatan jasa. Fungsinya adalah menyediakan data kuantitatif, terutama yang mempunyai sifat keuangan, dari kesatuan usaha ekonomi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi dalam memilih alternativealternatif dari suatu keadaan. [2] 2.3 Chart of Account (COA) Chart of account adalah kumpulan account number (nomer perkiraan) yang dipakai perusahaan. Account number adalah nomor perkiraan yang digunakan untuk menggolongkan transaksi-transaksi sejenis. Di dalam suatu account number biasanya terdapat informasi tempat terjadinya pendapatan atau biaya (cost center) dan nama perkiraannya. Setiap perusahaan memiliki pola dan format chart of account yang berbeda-beda. [3] 2.4 Jurnal Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis (berdasarkan urut waktu terjadinya) dengan menunjukkan akun yang harus didebet dan dikredit beserta jumlah rupiah masingmasing. Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan, sebelum dibukukan ke buku besar, harus dicatat dahulu dalam jurnal. Oleh karena itu buku jurnal sering disebut sebagai buku catatan pertama (book of original entry). [4] Format jurnal adalah sebagai berikut. Tabel 1 Format Jurnal Jurnal Tanggal
Halaman: 1
Keterangan
Ref
(2)
(3)
(1)
Jumlah Debet (4)
Kredit (5)
2.5 Buku Besar Setelah transaksi dianalisis dan dicatat ke dalam jurnal, langkah selanjutnya adalah mem-posting (memindahbukukan) setiap saldo akun yang terdapat pada jurnal ke dalam buku besar untuk masing-masing akun. Intinya adalah bahwa setiap saldo akun yang masih “tercerai berai” dalam jurnal akan diakumulasikan ke dalam buku besar sesuai masing-masing akun. Nantinya, buku besar untuk masing-masing akun ini akan memperlihatkan secara terperinci mengenai setiap perubahan (mutasi debet dan mutasi kredit) yang ditimbulkan dari seluruh transaksi yang terjadi selama periode akuntansi. Dengan kata lain, buku besar untuk masing-masing akun merupakan rincian akumulasi saldo akun terkait yang terdapat dalam jurnal. [5] Contoh pencatatan buku besar adalah sebagai berikut. [6] Tabel 2 Contoh Buku Besar Kas Kas Tanggal
Keterangan
1 Jan 2015
Saldo Awal
Ref
No: 111 Debit
Kredit
Saldo Rp 5.000.000
4 Jan 2015
Rp 195.000
Rp -
Rp 5.195.000
5 Jan 2015
Rp 1.000.000
Rp -
Rp 6.195.000
9 Jan 2015
Rp 1.310.000
Rp -
Rp 7.505.000
2.6 Persediaan Persediaan adalah aktiva yang ditujukan untuk dijual atau diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi dan kemudian dijual sebagai kegiatan utama perusahaan. Dalam pengertian ini, aktiva yang dimiliki perusahaan bukan untuk dijual tidak akan diperlakukan sebagai persediaan. [7] 1.
Pengelompokan Persediaan Dalam perusahaan manufaktur, persediaan dikelompokkan menjadi 3 golongan: a. Persediaan barang jadi, adalah hasil produksi yang telah jadi dan siap untuk dijual;
2.
b. Persediaan barang dalam proses, adalah bagian dari barang yang diproduksi yang telah mulai diproses tetapi belum selesai; c. Persediaan bahan mentah, adalah bahan dasar yang akan digunakan dalam produksi, tetapi belum diproses. [4] Sistem Pencatatan Persediaan Terus-menerus/Perpetual Sistem persediaan perpetual merupakan suatu sistem pengelolaan persediaan di mana pencatatan mutasi persediaan dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan sehingga mutasi persediaan selama satu periode termonitor dan setiap saat jumlah maupun nilai persediaan dapat diketahui tanpa melakukan perhitungan secara fisik. Walaupun menggunakan sistem pencatatan terus-menerus, bukan berarti perhitungan secara fisik tidak diperlukan. Perhitungan fisik tetap diperlukan untuk menguji kebenaran pencatatan atau untuk mengetahui hal-hal yang mengakibatkan terjadinya perbedaan antara pencatatan dan keadaan secara fisik. [7]
3.
Metode Penilaian Persediaan Rata-rata Tertimbang (Weighted Average) Dalam metode ini barang-barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok ratarata. [2] Metode biaya perolehan rata-rata mengalokasikan biaya perolehan barang yang siap dijual atas dasar biaya perolehan rata-rata tertimbang per unit yang terjadi. [4] Metode ini didasarkan pada suatu asumsi bahwa nilai persediaan akhir merupakan himpunan harga pokok rata-rata dari persediaan itu sendiri. Berikut adalah contoh kartu persediaan dengan metode perpetual average. [7] Tabel 3 Kartu Stok Perpetual Average Tanggal 2005 1 Jan 12 16 26 29 30 Pembelian Pemakaian Sisa
3.
Jumlah 400 300 100 800
Pembelian Pemakaian Persediaan Harga Total Jumlah Harga Total Jumlah Harga Total 200 Rp 100 Rp 20.000 Rp 120 Rp 48.000 600 Rp 113 Rp 68.000 500 Rp 113 Rp 56.665 100 Rp 113 Rp 11.335 Rp 110 Rp 33.000 400 Rp 111 Rp 44.335 200 Rp 111 Rp 22.168 200 Rp 111 Rp 22.167 Rp 120 Rp 12.000 300 Rp 114 Rp 34.167 Rp 93.000 700 Rp 78.833 300 Rp 34.167
Pembahasan
3.1 Analisis Sistem Usulan Gambaran sistem usulan untuk perusahaan Karimake adalah sebagai berikut. Persediaan
Kartu Stok Persediaan
Penjualan
Jurnal
Buku Besar Gambar 2. Sistem Usulan
Pesanan
3.2 Perancangan Sistem Berikut adalah perancangan sistem dari aplikasi pencatatan persediaan, penjualan, dan pesanan dengan metode perpetual. Daftar Akun Data pengadaan, data produk jadi, detail pengadaan Daftar persediaan 1.0 Kelola Persediaan
Daftar persediaan
Data pengadaan, data produk jadi, detail pengadaan
Database persediaan
Daftar persediaan Data penjualan, detail penjualan
Daftar pengadaan, daftar persediaan
jurnal
2.0 Kelola Penjualan
Daftar penjualan
Data pengadaan, data produk jadi,detail pengadaan Daftar Pembayaran Data pembayaran Data pesanan
Pegawai jurnal
Daftar pesanan
Database Jurnal
Detail persediaan
Data penjualan, Detail penjualan Data penjualan, Detail penjualan Database Penjualan
jurnal jurnal 3.0 Kelola Pesanan
jurnal Data pesanan
Data pesanan
5.0 Kelola Laporan
Daftar akun
Nama akun, bulan, tahun
Data pembayaran Daftar Pesanan
Daftar akun
Detail penjualan
Database Pesanan Buku Besar
Nama Bulan, tahun
Daftar akun
Database Akun
Jurnal
Database Pembayaran
Pemilik Daftar Pembayaran
Daftar persediaan
Nama produk jadi
4.0 Kelola Kartu Stok Persediaan
Kartu stok persediaan
Gambar 3. Data Flow Diagram Level 0 Keterangan: Di dalam DFD level 0, terdapat lima proses, yaitu sebagai berikut. 1.0 Kelola Persediaan merupakan proses mengelola persediaan produk jadi. 2.0 Kelola Penjualan merupakan proses mengelola transaksi penjualan produk jadi secara tunai. 3.0 Kelola Pesanan merupakan proses mengelola transaksi pesanan produk dan juga pembayaran atas pesanan produk tersebut. 4.0 Kelola Kartu Stok Persediaan adalah proses pembuatan kartu stok persediaan dan penghitungan harga pokok persediaan. 5.0 Kelola Laporan merupakan proses pembuatan laporan oleh aplikasi secara otomatis.
3.3 Perancangan Basis Data Berikut adalah Entity Relation Diagram (ERD) dari aplikasi pencatatan persediaan, penjualan, dan pesanan dengan metode perpetual. kode_jenis
nama_jenis jumlah
jenis_barang harga_awal
sub_total
tgl_pengadaan
1
kode_barang
memiliki
kode_pengadaan
total_pengadaan
n nama_barang n
barang
n
memiliki
pengadaan
stok n
1
harga_jual
memiliki jumlah memiliki id
sub_total
posisi_dr_cr
no_akun
nama_akun
nominal kode_penjualan n n 1
penjualan
tgl_penjualan
memiliki
n
n
1
n
jurnal
1
akun
memiliki
n
n
total_penjualan memiliki
memiliki
mengacu
1
1
pesanan
1
status_barang
harga
status_pesanan
total
sisa_bayar
uang_muka
tgl_selesai
tgl_pesan
n
memiliki
jumlah
pembayaran
kode_bayar
total_bayar
tgl_bayar
nama
alamat
no_telp
uraian_brg
nama_brg
tgl_jadi
kode_pesanan
Gambar 4. Entity Relationship Diagram 3.4 Implementasi Aplikasi 1.
Input Persediaan Produk Jadi Baru dan Input Persediaan Produk Jadi
Gambar 5. Input Persediaan Produk Jadi Baru (Kiri) dan Input Persediaan Produk Jadi (Kanan) 2.
Daftar Pengadaan dan. Daftar Persediaan Produk Jadi
Gambar 6. Daftar Pengadaan (Kiri) dan. Daftar Persediaan Produk Jadi (Kanan)
3.
Jurnal dan Buku Besar
Gambar 7. Jurnal (Kiri) dan Buku Besar (Kanan) 4.
Kartu Stok Persediaan
Gambar 8. Kartu Stok Persediaan 3.5 Pengujian Fungsionalitas Aplikasi 1.
Pengujian Input Persediaan Produk Jadi Baru Input persediaan merupakan proses memasukkan data persediaan ke dalam aplikasi. Aplikasi akan mengecek apakah data yang dimasukkan benar dan lengkap, kemudian akan menyimpannya ke database. Tabel 4 Pengujian Input Persediaan Produk Jadi Baru Nama Field
Masukan Kosong
Kode Pengadaan Tanggal Pengadaan
[{a-z}{A-Z}{0-9}] + karakter spesial mm/dd/yyyy Kosong
Kode Produk Jadi
Jumlah
Otomatis mengambil dari database Kosong [{a-z}{A-Z}] + karakter special Angka <= 0
{0-9} Kosong
Harga Awal
[{a-z}{A-Z}] + karakter special Angka <= 0
{0-9}
Keluaran yang Diharapkan Muncul pesan “Please fill out this field”. Tersimpan
Muncul pesan “Please fill out this field”. Tersimpan
Berhasil
Tersimpan
Tersimpan
Berhasil
Muncul pesan “Please fill out this field”. Tersimpan
Muncul pesan “Please fill out this field”. Tersimpan
Berhasil
Muncul pesan “Please fill out this field”. Muncul pesan “Please enter a number”. Muncul pesan “Value must be greater than or equal 1”. Tersimpan Muncul pesan “Please fill out this field”. Muncul pesan “Please enter a number”. Muncul pesan “Value must be greater than or equal 1”. Tersimpan
Muncul pesan “Please fill out this field”. Muncul pesan “Please enter a number”. Muncul pesan “Value must be greater than or equal 1”. Tersimpan Muncul pesan “Please fill out this field”. Muncul pesan “Please enter a number”. Muncul pesan “Value must be greater than or equal 1”. Tersimpan
Berhasil
Hasil Keluaran
Kesimpulan: Keluaran yang dihasilkan oleh aplikasi sudah sesuai dengan yang diharapkan.
Kesimpulan
Berhasil
Berhasil
Berhasil Berhasil
Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil
Berhasil
2.
Pengujian Melihat Kartu Stok Persediaan Aplikasi mengambil data dari tabel pengadaan, detail_pengadaan, penjualan, detail_penjualan yang ada di database, kemudian menghitung harga pokok persediaan dan menampilkannya. Tabel 5 Pengujian Melihat Kartu Stok Persediaan Masukan Tabel pengadaan, detail_pengadaan, penjualan, detail_penjualan dari database; nama akun.
Keluaran yang Diharapkan Menghitung harga pokok persediaan, menampilkan kartu stok persediaan.
Hasil Keluaran Menghitung harga pokok persediaan, menampilkan kartu stok persediaan.
Kesimpulan Berhasil
Kesimpulan: Keluaran yang dihasilkan oleh aplikasi sudah sesuai dengan yang diharapkan. 4.
Kesimpulan
Berdasarkan analisis terhadap aplikasi serta evaluasi yang dilakukan sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan pengujian fungsionalitas, manual, serta aplikasi, aplikasi ini dapat mencatat dan menghitung transaksi penjualan produk jadi; 2. Aplikasi dapat mencatat dan menghitung transaksi pesanan; 3. Aplikasi dapat mencatat dan menghitung persediaan produk jadi, serta membuat kartu stok persediaan dengan metode average untuk setiap produk jadi yang diinputkan. 4. Aplikasi dapat menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, laporan penjualan. Berikut adalah saran yang dapat menjadi masukan dalam pengembangan aplikasi: 1. Penambahan fungsionalitas seperti menentukan harga pokok produksi yang nantinya dapat digunakan sebagai harga awal dari produk jadi, fungsionalitas retur penjualan dengan memodifikasi basis data pesanan yang sudah ada, dan pembuatan laporan hingga laporan laba rugi dengan menambahkan biaya-biaya yang ada dan menggunakan perhitungan pendapatan dari penjualan yang telah ada. 2. Penambahan fitur seperti notifikasi untuk mengingatkan stok persediaan produk jadi telah mencapai batas minimum.
5.
Daftar Pustaka
[1] Rosa and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung: Informatika, 2013. [2] Z. Baridwan, “Intermediate Accounting,” dalam Intermediate Accounting, Yogyakarta, 2010, pp. 150-166. [3] H. I. Yunarto, Business Concepts Implementation Series: In Sales and Distribution Management, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2006. [4] A. H. Jusup, Dasar-dasar Akuntansi Jilid 1 Edisi 7, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2011, pp. 418-430. [5] Hery, Pengantar Akuntansi 1, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 2008. [6] Suradi, Akuntansi Pengantar 1, Yogyakarta: Gava Media, 2009. [7] I. Santoso, Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate Accounting), Bandung: PT Refika Aditama, 2010, pp. 241-256.
