APLIKASI BERBASIS WEB UNTUK PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PUPUK BERSUBSIDI (Studi Kasus: Usaha Dagang Selly Sagala, Riau)

APLIKASI BERBASIS WEB UNTUK PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PUPUK BERSUBSIDI (Studi Kasus: Usaha Dagang Selly Sagala, Riau) WEB-BASED APPLICATION FOR STOCK AND SALES ON SUBSIDIZED FERTILIZER (Case Study: Usaha Dagang Selly Sagala, Riau) Andika Kristian H Sagala1, Magdalena Karismariyanti2, Junaedi Abdillah3 1,2,3

1

Prodi D3 Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom [email protected], [email protected], 3 [email protected]

Abstrak UD Selly Sagala adalah pengecer pupuk bersubsidi di Kabupaten Rokan Hulu. Perusahaan masih melakukan pencatatan persediaan dan penjualan secara manual. Pencatatan persediaan dilakukan secara manual dengan mengecek barang di gudang dan merekap data pada secarik kertas. Demikian juga dengan kegiatan penjualan, pencatatan dilakukan secara manual, yaitu mencatat setiap transaksi pada faktur penjualan dan melakukan perhitungan rekap penjualan, yaitu menggunakan kalkulator. Hal tersebut dapat menimbulkan kesalahan perhitungan persediaan dan faktur penjualan mudah hilang serta rusak. Perusahaan juga belum memiliki laporan keuangan melainkan hanya mengumpulkan faktur penjualan dan melakukan perhitungan secara manual. Sebuah Aplikasi Berbasis Web dibangun untuk membantu perusahaan mengelola persediaan dan penjualan. Pengguna aplikasi terdiri dari gudang, admin penjualan dan pelunasan, dan akuntansi. Aplikasi ini menerapkan metode pencatatan persediaan Perpetual dan menggunakan metode First In First Out (FIFO) untuk menentukan nilai persediaan. Alat bantu pembuatan aplikasi tersebut adalah dengan menggunakan pemograman PHP dan database MYSQL. Metode pengembangan perangkat lunak Software Development Life Cycle (SDLC) dengan waterfall. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode black box testing, diperoleh hasil uji fungsionalitas telah berjalan 100% untuk fungsionalitas mengelola pembelian pupuk, mengelola penjualan pupuk, serta menghasilkan laporan berupa jurnal, buku besar, kartu stok, dan laba kotor. Kata kunci: Aplikasi, pembelian, penjualan, persediaan, FIFO, UD Selly Sagala.

Abstract UD Selly Sagala is subsidized fertilizer retailer in Rokan Hulu. The company was doing inventory and sales records manually. Recording of inventory was done manually by checking the goods in the warehouse and data recapping on a piece of paper. Well as sales activities, recording is done manually, which record every transaction on the sales invoice and perform calculations recap of sales by using a calculator. This can lead the miscalculations of inventory and sales invoices easily lost and damaged. The company also does not have the financial statements but merely collects the sales invoices and do the calculations manually. A Web-Based Applicatons is built to help companies to manage inventory and sales. Application users consist of warehouse, sales and settlement admin, and accounting. It embodies the perpetual inventory method of recording and using First In First Out (FIFO) to determine the value of inventories. Tools used in the making of the application are use PHP programming and MySQL database. The method of software development use Software Development Life Cycle (SDLC) with waterfall. Based on test results using balck box testing, results obtainable functionality has been run on 100% for functionality to manage the purchase of fertilizers, manage the sales of fertilizers, as well as generate reports in the form of jurnals, ledgers, stock card, and gross profit. Keywords: Applications, purchase, sales, inventory, FIFO, UD Selly Sagala.

1.

Pendahuluan Usaha Dagang Selly Sagala, yang berada di kota Pekan Baru yang dipimpin oleh Suryanto Sagala adalah pengecer pupuk bersubsidi di Kabupaten Rokan Hulu. Perusahaan ini mengutamakan kualitas dan harga yang terjangkau oleh para petani. Hal ini dilakukan agar para petani mendapatkan kesejahteraan dalam hal bertani. Pupuk yang dijual oleh Usaha Dagang Selly Sagala adalah pupuk untuk kelapa sawit, antara lain; pupuk Nitrogen, Fosfor, Kalium (NPK) dan pupuk Zwavelzure Ammoniak (ZA). Berikut ini tabel pupuk NPK dan ZA. Tabel 1 Tabel Data Pupuk No

Nama Pupuk

1 2

Pembelian/ Bulan

Penjualan/ Bulan

Rp. 135.600

2000 Sak

1800 Sak

Rp. 81.600

1500 Sak

1300 Sak

Harga Beli

Harga Jual

NPK

Rp. 113.000

ZA

Rp. 68.000

Proses bisnis yang berjalan untuk melakukan pencatatan persediaan pupuk dilakukan secara manual, yaitu dengan cara memeriksa sisa barang di gudang setiap akhir hari kemudian merekap sisa persediaan barang pada secarik kertas. Pengelolaan pembelian dimulai dari pemeriksaan stok di gudang. Jika persediaan di gudang tidak mencukupi untuk dijual, maka perusahaan melakukan pemesanan barang kepada distributor (supplier) resmi pupuk bersubsidi. Pencatatan penjualan pupuk masih bersifat manual, yaitu mencatat pada faktur penjualan dan melakukan perhitungan menggunakan kalkulator. Apabila pelanggan melakukan pembayaran secara kredit, maka wajib membayar 50% dari total harga. Penggunaan aplikasi pada usaha kecil menengah sangat berpengaruh terhadap proses kinerja perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu, dilakukan pembuatan aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan pekerjaan pada perusahaan dalam hal pencatatan persedian barang yang akurat, perhitungan total pembayaran atas transaksi, dan menjamin keamanan data transaksi, serta laporan keuangan secara terkomputerisasi yang sesuai dengan standar akuntasi. 2. Dasar Teori 2.1 Persediaan Persediaan adalah asset yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha, proses produksi untuk penjualan, dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Persediaan juga merupakan aset yang penting bagi suatu entitas baik bagi perusahaan ritel, manufaktur, jasa, maupun entitas lainnya [1]. Pada saat pencatatan persediaan terkait juga dengan sistem pencatatan persediaan yang digunakan oleh entitas. Entitas dapat menggunakan metode yaitu metode periodik dan metode perpetua [1]. Pada aplikasi digunakan metode perpetual. Metode perpetual merupakan sistem pencatatan persediaan yang up-to-date terhadap barang persediaan atau dilakukan setiap terjadi perubahan nilai persediaan. Menurut [1] dalam metode perpetual adalah mencatat pembelian dengan cara mendebet akun persediaan barang dan mengkredit akun kas. Untuk menentukan biaya persediaan, aplikasi menggunakan metode First In First Out (FIFO), karena persediaan barang dagangan memiliki kedaluwarsa, maka barang pertama masuk akan pertama keluar untuk dijual [1]. 2.2 Akuntansi Pada Aktivitas Pengelolaan Persediaan Pencatatan akuntansi dari aktivitas persediaan terdiri dari, pembelian dan penjualan. Pembelian menambah persediaan dan penjualan mengurangi persediaan. Pencatatan aktivitas menghasilkan jurnal, buku besar, dan laba kotor. Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis (berdasarkan urut waktu terjadinya) dengan menunjukkan akun yang harus didebet dan dikredit beserta jumlah rupiahnya masing-masing. Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan, sebelum dibukukan ke buku besar, harus dicatat dahulu dalam jurnal [2]. Buku besar (general ledger) merupakan catatan akuntansi yang mengambarkan kenaikan atau penurunan aktiva atau utang atau ekuitas yang dibuat untuk setiap item laporan keuangan [2]. Berikut ini contoh buku besar kas. Penjualan bersih dikurangi dengan harga pokok penjualan akan diperoleh laba kotor. Jumlah ini dinamakan laba kotor karena masih belum memperhitungkan beban operasional yang telah (turut) dikeluarkan dalam rangka penciptaan/ pembentukan pendapatan. Suatu studi atas kecenderungan laba kotor bisa memperlihatkan seberapa sukses perusahaan memanfaatkan sumber daya. Studi serupa juga bisa menjadi dasar untuk memahami bagaimana margin laba telah berubah akibat adanya tekanan persaingan [2]. 2.3 Analisis Sistem Terstruktur Analisis sistem terstruktur adalah proses menguraikan sebuah program secara detail sehingga lebih mudah dipahami dan dapat di temukan sebuah solusi untuk memecahkan masalah suatu program. Analisis Sistem Terstruktur adalah salah satu bentuk pendekatan formal yang pertama dalam sistem informasi. Analisis ini

terfokus pada aliran data, proses bisnis dan perangkat lunak [3]. Ada beberapa pemodelan dalam analisis system terstruktur, diantaranya: Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, dan Entity Relationship Diagram (DFD). Model proses merupakan teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur dan aliran data melewati sebuah proses dalam sistem, logika, kebijakan, dan prosedur-prosedur yang akan diimplemetasikan. Alat bantu yang dipergunakan dalam pemodelan proses adalah diagram arus data (data flow diagram) [4]. Kamus data (data dictionary) merupakan daftar elemen data yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem sehingga user dan analisi sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan data storage. Komunikasi dilakukan tentang aliran data yang mengalir ke sistem dan dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram [4]. Model data adalah kumpulan konstruksi deskripsi data level tinggi yang menyembunyikan banyak detail penyimpanan level rendah. Pemodelan data adalah salah satu cara untuk menggambarkan data agar mudah untuk dipahami dengan menggunakan suatu model atau tools tertentu. Kebanyakan sistem manajemen database saat ini didasarkan pada relational data model dan entity relationship model (ER Model/ER Diagram) [5]. 3.

Pembahasan

3.1 Analisis Kebutuhan Fungsional 1. Fungsionalitas mengelola master data a. Mengelola data user Data user dapat dikelola berupa insert, atau edit. Data user dapat dikelola oleh admin dan dilihat oleh admin. b. Mengelola data barang Data barang dapat dikelola berupa insert, atau edit. Data barang disimpan pada file barang. Data barang digunakan untuk mengelola persediaan dan penjualan serta kartu stok. Data barang dikelola oleh admin. c. Mengelola data supplier Data supplier dikelola berupa insert, atau edit. Data supplier digunakan saat melakukan pemesanan. d. Menampilkan data akun Data akun hanya dapat ditampilkan. Data akun digunakan sebagai acuan pembuatan jurnal setelah terjadi transaksi. 2. Fungsionalitas mengelola pemesanan Proses ini dilakukan sebelum melakukan pembelian barang. Proses pemesanan dilakukan oleh bagian gudang. Proses pemesanan dilakukan jika barang tidak mencukupi untuk dijual. 3. Fungsionalitas mengelola pembelian Proses ini dilakukan jika sudah melakukan pemesanan. Pada proses pembelian, jumlah barang tidak bisa lebih dari yang dipesan. Hasil akhir dari proses pembelian adalah menambah persediaan barang. 4. Fungsionalitas mengelola penjualan Proses ini terjadi jika barang di gudang mencukupi untuk dijual. Hasil akhir dari proses penjualan adalah mengurangi persediaan barang. Penjualan barang dikelola oleh admin. Data penjualan lunas akan tersimpan pada file transaksi, file penjualan, dan file jurnal. Data penjualan tidak lunas akan tersimpan pada file transaksi, file penjualan, file pembayaran, dan file jurnal. Data pelunasan diperoleh dari file pembayaran yang akan menghasilkan faktur penjualan lunas. 5. Fungsionalitas generate laporan Generate jurnal: Jurnal akan ditampilkan berdasarkan periode yang diinginkan, generate buku besar: Buku besar akan ditampilkan berdasarkan periode dan akun-akun yang ada pada jurnal, generate kartu stok: Kartu stok ditampilkan berdasarkan periode dan diambil dari file kartu stok dan file barang, generate laba kotor: Laba kotor ditampilkan berdasarkan periode, dan dicetak untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan. 3.2 Diagram Konteks Akuntansi

Periode Jurnal Buku_besar Kartu_stok Laba Kotor

Admin

Data_user Data_barang Data_supplier Data_akun Data_penjualan Faktur_penjualan

Data_user Data_barang Data_supplier Data_akun Data_pembayaran Faktur_penjualan

Periode Jurnal Buku_besar Kartu_stok Laba_kotor

APLIKASI BERBASIS WEB UNTUK PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PUPUK BERSUBSIDI (STUDI KASUS USAHA DAGANG SELLY SAGALA)

Data_pemesanan Data_pembelian

Data_pemesanan Form_pemesanan Data_pembelian

Gambar 1 Diaram Konteks

Bagian Gudang

Gambar di atas menggambarkan bahwa pengguna yang memakai aplikasi tersebut ada tiga kategori pengguna, yaitu admin, bagian gudang, dan akuntansi. 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Data_user Data_barang Data_supplier Data_akun

File_user Data_pemesanan Form_pemesanan File_supplier

Admin

Data_user Data_barang Data_supplier Data_akun

Data_supplier Data_barang

1.0 mengelola master data

File_barang

2.0 mengelola pemesanan

Data_pemesanan

Bagian Gudang

File_akun File_pemesanan

Data_penjualan Faktur_penjualan

File_saldo_barang

Saldo_barang

4.0 mengelola penjualan

Data_pembayaran Faktur_penjualan

Data_barang

Data_pembelian File_kartu_stock

3.0 mengelola pembelian File_penjualan

Data_pembelian

File_transaksi Data_akun Kartu_stok

Akuntansi

Periode Jurnal Buku_besar Kartu_stok Laba_kotor Periode Jurnal Buku_besar Kartu_stok Laba_kotor

5.0 Generate jurnal, bukubesar, kartu stok, laba kotor

File_jurnal

File_pembelian

Data_transaksi

Jurnal

Gambar 2 Data Flow Diagram Level 0 Dari diagram konteks, aliran data yang ada pada sistem digambarkan dengan lebih rinci menggunakan data flow diagram (DFD). DFD level 0 menggambarkan aliran-aliran data di dalam sistem yang akan dibangun. 1. Mengelola data master Admin memasukan data user, data barang, data supplier, dan data akun dari perusahaan dan nanti akan menjadi data store user, data store barang, data store supplier, dan data store akun. 2. Mengelola Pemesanan Data pemesanan diperoleh dari data supplier dan data barang kemudian disimpan ke dalam data store pemesanan. Bagian gudang mencetak form pemesanan untuk diserahkan ke supplier. 3. Mengelola Pembelian Data pembelian akan disimpan ke dalam data store pembelian dan meng-update data barang yang dibeli oleh sistem. Data pembelian juga akan tersimpan ke dalam data store saldo barang, data store kartu stock, data store transaksi, dan data store jurnal. 4. Mengelola penjualan Pengisian form penjualan dilakukan oleh admin. Form penjualan mengambil data penjualan dari data store barang. Admin hanya memasukan jumlah barang yang akan dijual. Data tersebut akan disimpan dalam data store penjualan, data store transaksi, data store jurnal, dan meng-update data store barang . 5. Generate jurnal, buku besar, kartu stok, dan laba kotor Untuk menampilkan jurnal, buku besar, dan laba kotor data diperoleh dari data store transaksi, data store jurnal, dan data store akun. Sedangkan untuk menampilkan kartu stok data diperoleh dari data store akun, data store barang, data store kartu stock, dan data store saldo barang. 3.4 Entity Relationship Diagram

Gambar 3 Entity Relationship Diagram

Gambar 3 menunjukkan bahwa terdapat 15 tabel yang akan terbentuk di dalam database beberapa diantaranya tabel transaksi, tabel jurnal, tabel pembelian, tabel akun, tabel detail_pembelian, tabel barang, tabel pemesanan, tabel detail_pemesanan, tabel supplier, tabel saldo_barang, tabel kartu_stock, tabel pembayaran, tabel user, tabel penjualan, tabel detail_penjualan. 3.5 Pengembangan Sistem Perangkat lunak yang digunakan dalam pengerjaan aplikasi ini sebagai berikut. 1. Dari sisi server Sistem operasi windows 7, google chrome version 43.0.2357.124, XAMPP, MySQL, PHP 5. 2. Dari sisi client Sistem operasi windows 7 ultimate, dan web browser seperti google chrome 43.0.2357.124. 3.6 Implementasi Aplikasi 1. Halaman Tambah Pembelian

Gambar 5 Halaman Tambah Pembelian Tambah Pembelian dapat dilakukan jika telah dilakukan pemesanan. Pembelian dilakukan untuk menambah persediaan pada perusahaan. Proses pembelian juga akan masuk kedalam jurnal. 2.

Halaman Tambah Penjualan

Gambar 6 Halaman Tambah Penjualan Admin memasukkan jumlah barang yang akan dijual. Jika barang tidak mencukupi untuk dijual maka barang tersebut tidak muncul. Proses penjualan akan mengurangi persediaan pada perusahaan serta masuk ke jurnal. 3.

Halaman Kartu Stok

Gambar 8 Halaman Kartu Stok

Halaman kartu stok menyajikan informasi mengenai data persediaan barang. Pada halaman kartu stok terdapat kode barang yang dipilih dan periode yang dipilih pengguna sesuai dengan yang diinginkan. 4.

Halaman Laba Kotor

Gambar 9 Halaman Laba Kotor Halaman laba kotor menyajikan informasi mengenai pemasukan dan pengeluaran yang ada pada perusahaan. Pada laba kotor terdapat pendapatan penjualan dan harga pokok penjualan. Pendapatan penjualan dan harga pokok penjualan diambil dari jurnal. Pada halaman laba kotor terdapat periode yang dipilih pengguna sesuai dengan yang diinginkan. 3.7 Implementasi Aplikasi

a. Pengujian proses aplikasi tanggal 3 Juni melakukan pembelian pupuk secara tunai, ZA sebanyak 400 sak dan NPK 500 sak.

Gambar 10 Pengujian Aplikasi Tambah Pembelian Tanggal 3 Juni 2015

b. Pengujian proses aplikasi tanggal 4 Juni melakukan penjualan tunai, ZA 200 sak dan NPK 300 sak.

Gambar 11 Pengujian Aplikasi Tambah Penjualan Tanggal 4 Juni 2015

c. Pengujian proses aplikasi tanggal 7 Juni melakukan penjualan kredit, ZA 180 sak dan NPK 190 sak.

Gambar 12 Pengujian Aplikasi Tambah Penjualan Kredit Tanggal 7 Juni 2015

d. Pengujian proses aplikasi menampilkan jurnal umum dari transaksi di atas. Berikut dibawah ini adalah pengujian jurnal umum aplikasi pada bulan Juni 2015 berdasarkan transaksi di atas.

Gambar 13 Pengujian Aplikasi Laporan Jurnal

e. Pengujian proses aplikasi menampilkan buku besar dari transaksi di atas. Berikut dibawah ini adalah pengujian buku besar aplikasi pada bulan Juni 2015 berdasarkan transaksi di atas.

Gambar 14 Pengujian Aplikasi Laporan Buku Besar Kas

f.

Pengujian proses aplikasi menampilkan kartu stok pupuk ZA periode Juni 2015 dari transaksi di atas. Berikut dibawah ini adalah pengujian aplikasi kartu stok pupuk ZA pada bulan Juni 2015 berdasarkan transaksi di atas.

Gambar 15 Pengujian Aplikasi Kartu Stok Pupuk ZA

g. Pengujian proses aplikasi menampilkan laporan laba kotor periode Juni 2015 dari transaksi di atas. Berikut dibawah ini adalah laporan laba kotor pada bulan Juni 2015 berdasarkan transaksi di atas.

Gambar 16 Pengujian Aplikasi Laporan Laba Kotor 4.

Kesimpulan dan Saran

4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian aplikasi yang telah dibangun pada proyek akhir ini maka dapat disimpulkan aplikasi yang dibuat meimiliki kemampuan sebagai berikut. 1. Aplikasi ini mampu mengelola pembelian pupuk sesuai dengan hasil pengujian manual dan pengujian, serta pengujian fungsionalitas menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan 2.

Aplikasi ini mampu mengelola penjualan pupuk setelah laba sebesar 20% sesuai dengan pengujian manual dan pengujian aplikasi, serta pengujian fungsionalitas menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan

3.

Aplikasi ini mampu menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan dan laporan laba kotor. Sesuai dengan pengujian manual dan pengujian aplikasi, serta pengujian fungsionalitas menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan

4.2 Saran Ada beberapa saran yang perlu ditambahkan pada aplikasi ini yang berguna untuk meningkatkan kinerja aplikasi adalah sebagai berikut. 1. Diharapkan mampu menambahkan fungsionalitas pembelian pupuk secara kredit dengan menambah pada fungsionalitas pembelian. 2.

Diharapkan mampu menambahkan fungsionalitas pembayaran atas penjualan menggunakan transfer melalui rekening bank, kartu kredit, dan voucher saldo dengan menambahkan pada fungsionalitas penjualan.

3.

Menambahkan pembayaran gaji dan pengeluaran lainnya menggunakan metode accrual basis dengan menambahkan pada fungsionalitas pembayaran.

4.

Diharapkan mampu menambahkan perhitungan laba rugi setelah pajak dengan mengubah pada fungsionalitas laporan laba rugi.

Daftar Pustaka [1] V. NPS, F. Aria and T. Edward D. Martani, Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK. Jakarta: Salemba Empat, 2012. [2] Jusup A. H, Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: Bagian Penerbiatan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2011. [3] A. L. Puspitawati and S. Dewi, Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2011. [4] Yakub, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. [5] 1 Ed., W. Hidayat, Ed., I. Yuniar and M. Karismayanti, Perancangan Basis Data., 2013.