Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha Meliana Christianti, Venilia Bastian Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha Jl. Prof. Drg. Suria Sumantri No. 65 Bandung 40164 Email:
[email protected],
[email protected]
Abstract Lately, technology improvements are growing fast especially in information technology. At this moment technology is very influential in human’s life. With technology all human’s work can be easy to do. With borrowing room system by website hopely can improve services for user. So that, appear an idea to make an application in Academic Department Maranatha Christian University (BAA Maranatha Christian University). This department is a division to handle academic in UKM. One of the job from BAA is to serve borrowing room. At this time BAA's job system still manual, served borrowing room by filling a form. With this Borrowing Room Application hopely can improve efficiency of managing room allocation and borrowing room can be done very well Keywords : information technology, borrowing room.
1. Latar Belakang Dewasa ini, perkembangan teknologi semakin cepat khususnya dalam bidang teknologi informasi. Teknologi yang ada ini sangat berperan besar dalam kehidupan manusia. Dengan adanya teknologi, maka semua pekerjaan manusia dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Hal ini mendorong kebutuhan peminjaman melalui media web site dapat meningkatkan pelayanan kepada user. Oleh karena itu, muncul pemikiran untuk membuat sebuah aplikasi pada Biro Akademik UKM (BAA Universitas Kristen Maranatha). Biro ini merupakan bagian yang menangani hal - hal akademik di lingkungan Universitas Kristen Maranatha. Salah satu tugas yang dilakukan BAA adalah melayani peminjaman ruang. Saat ini, sistem kerja staf BAA masih menggunakan cara – cara manual, yaitu melayani peminjaman ruang dengan mengisi suatu form. Dengan adanya Aplikasi Peminjaman Ruang, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan alokasi ruang dan peminjaman pun dapat terlaksana dengan baik dan teratur. 2. Tujuan Pembuatan Sistem Aplikasi peminjaman ruang bertujuan untuk: • Memudahkan staf BAA dalam melakukan pencarian data tertentu. • Memudahkan staf BAA dalam pengelolaan data-data. • Memudahkan staf BAA dalam menyimpan data. • Memudahkan staf BAA untuk memberitahu ke peminjam jika ruang kelas yang diinginkan sudah disetujui. • Meningkatkan kinerja staf BAA dengan penggunaan aplikasi yang lebih otomatis. 149
Jurnal Informatika, Vol.4, No.2, Desember 2008: 149 - 157
3. Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini merupakan diagram relasional entitas dari aplikasi peminjaman ruang. Dimana, terdapat entitas jurusan, ruangan, semester, hari, selain itu terdapat pula entitas saran. Relasi yang terjadi antar entitas, yaitu relasi peminjaman, penjadwalan, nama ruangan yang dimiliki oleh jurusan – jurusan di lingkungan Universitas Kristen Maranatha. Email
Id_Jurusan Nama_Jurusan
Hak_Akses
Password
Nama Jurusan
Jml_Mhs Nama_MK Tgl_Pinjam
Keterangan
Jam_Mulai
Kode_MK
Jam_Selesai
Penjadwalan
Peminjaman Jam_Mulai
Memiliki No_Peminjaman
No_Penjadwalan
Nama_Dosen
Id_Ruangan
Jam_Selesai Status Kapasitas
Alasan
Ruangan
Id_Semester
No_Saran
Isi_Saran
Semester
Saran Hari
Id_Hari
Nama
Gambar 1 Entity Relationhip Diagram Aplikasi Peminjaman Ruang 4. Data Flow Diagram (DFD) Berikut ini merupakan Data Flow Diagram untuk aplikasi peminjaman ruang. Pada Data Flow Diagram, proses yang terdapat pada level 1 yaitu proses login, menu dan hak menu admin.
150
1 Login
Data Penjadwalan, Data Peminjaman, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Status True
Sa ra n at a D
2 Menu
Id_Jurusan, Password
Data Peminjaman
Data Penjadwalan, Data Peminjaman, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan
Info Peminjaman
Data Penjadwalan, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Data Peminjaman, Status True
Data Semester Info Semester Info Jurusan Data Jurusan
Info Penjadwalan
Info Ruangan
Info Jurusan
Data Peminjaman Tabel Peminjaman
Data Penjadwalan
Id_Jurusan, Password
Tabel Jurusan
Tabel Saran
an injam Pem Info
User
TabelRuangan
Data Ruangan
Data Jurusan
Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
Info Penjadwalan
TabelRuangan
Data Penjadwalan
TabelPenjadwalan
Data Jurusan
TabelJurusan Info Semester Info Saran
Data Ruangan
3 Hak Menu Admin Info Ruangan
Admin
Data Penjadwalan, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Data Peminjaman
TabelSemester Data Semester
Tabel Saran
Gambar 2 Data Flow Diagram Level 1 Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 (Proses Menu), terdapat proses peminjaman ruangan, pembatalan ruangan, pengubahan account user, lihat jadwal ruangan, lihat peminjaman, lihat kapasitas ruangan dan saran.
151
Jurnal Informatika, Vol.4, No.2, Desember 2008: 149 - 157 Pesan data peminjaman sedang diproses Data Peminjaman
2.1 Peminjaman Ruangan *
Data Peminjaman Info Peminjaman
Info Peminjaman, Pesan dibatalkan TabelPeminjaman 2.2 Pembatalan Ruangan
Data Peminjaman
2.3 Pengubahan Account User *
Data Penjadwalan Data Penjadwalan = Id_Jurusan +Id_Semester + Id_Hari +Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai
Info
TabelJurusan
Info Jurusan Jurusan = @Id_Jurusan
+
Nama_Jurusan + Password + E-mail + Hak_Akses + Nama
Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai Info Penjadwalan
Data Jurusan
2.4 Lihat Jadwal Ruangan *
Info Peminjaman
Pesan ter-edit
Data Peminjaman
Data Jurusan Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan + Password + E-mail + Hak_Akses + Nama
TabelPenjadwalan Info Penjadwalan Data Penjadwalan
Data Peminjaman Info Peminjaman Info Peminjaman Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs +
2.5 Lihat Peminjaman
Info Peminjaman
TabelPeminjaman
Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan Info Ruangan Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Ruangan Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan
2.6 Lihat Kapasitas Ruangan *
Data Saran Data Saran = No_Saran + Isi_Saran Info Saran Info Saran = No_Saran + Isi_Saran
Data Ruangan
TabelRuangan
Info Ruangan
Data Saran 2.7 Saran *
TabelSaran Info Saran
Gambar 3 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 (Proses Menu) Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 (Proses Hak Menu Admin), terdapat proses peminjaman ruangan, penjadwalan ruangan, data semester, data ruangan, account user admin atau user, dan lihat saran.
152
Data Peminjaman
User
Info Peminjaman
Info Penjadwalan
Info Peminjaman Data Penjadwalan
Data Peminjaman Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan
Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan Info Peminjaman 3.1 Data Peminjaman Peminjaman Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Ruangan Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam +
Info Peminjaman Data Peminjaman
TabelPeminjaman
Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan Info Penjadwalan Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Info Penjadwalan
Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai Data Penjadwalan Data Penjadwalan= Id_Jurusan + Id_Semester +
Id_Hari
+
3.2 Penjadwalan Ruangan
TabelPenjadwalan Data Penjadwalan
Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai
Data Semester Data Semester = @Id_Semester
Admin
Info Semester Info Semester = @Id_Semester
Data Ruangan Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Info Ruangan Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan
Data Semester 3.3 Data Semester
Info Semester
3.4 Data Ruangan
Info Ruangan
TabelSemester
Data Ruangan TabelRuangan
Data Jurusan Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan + Password + E-mail + Hak_Akses + Nama
Info Jurusan
Info Jurusan Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan + Password + E-mail +
3.5 Account User atau Admin
Data Jurusan
3.6 Lihat Saran *
Info Saran
TabelJurusan
Hak_Akses + Nama
Data Saran Data Saran = No_Saran + Isi_Saran Info Saran Info Saran = No_Saran + Isi_Saran
Data Saran TabelSaran
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 5. Hasil Tercapai Pada halaman login, user atau administrator harus memasukkan kode jurusan dan password terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam aplikasi. Berikut ini merupakan tampilan awal untuk mengakses aplikasi.
153
Jurnal Informatika, Vol.4, No.2, Desember 2008: 149 - 157
Gambar 5 Tampilan Login Pada aplikasi peminjaman ruang, terdapat menu yang dapat digunakan oleh user sesuai dengan kebutuhan masing – masing. Tulisan di dalam kotak berfungsi untuk mencatat jumlah pengunjung yang mengakses halaman ini.
Gambar 6 Tampilan Utama User Untuk melakukan peminjaman ruang, user dapat memasukkan data peminjaman ruangan ke dalam form. Form tersebut dapat digunakan untuk permintaan peminjaman ruang, contohnya untuk kelas pengganti atau acara – acara khusus. Berikut ini merupakan tampilan form permintaan peminjaman ruang kelas sementara.
154
Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
Gambar 7 Tampilan Permintaan Peminjaman Ruang Kelas Sementara Selanjutnya, akan diperlihatkan tampilan untuk administrator setelah berhasil melakukan proses login. Administrator akan mendapatkan informasi jika ada peminjaman baru. Sebagai contoh, pada gambar 8. Tulisan “Sistem Informasi” dapat di klik dan halaman akan berpindah ke konfirmasi peminjaman ruangan.
Gambar 8 Tampilan Utama Administrator Pada tampilan ini, administrator dapat mencari data peminjaman ruangan berdasarkan jurusan dan nama jurusan. Selain itu terdapat fitur untuk menambah, mengubah, menghapus, konfirmasi, mencetak data peminjaman dan mencetak peminjaman UTS / UAS.
155
Jurnal Informatika, Vol.4, No.2, Desember 2008: 149 - 157
Gambar 9 Tampilan Peminjaman Ruangan 6. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil pengamatan setelah melakukan analisis dan perancangan maka dihasilkan kesimpulan sebagai berikut : Melalui fitur lihat peminjaman, lihat jadwal ruangan dan cari kapasitas ruangan yang terdapat pada aplikasi peminjaman ruang, dapat membantu user atau administrator mengetahui siapa saja yang meminjam atau dapat juga digunakan untuk mengecek apakah ruang yang ingin kita pinjam sudah ada yang menggunakan atau belum dan pencarian data-data peminjaman atau penjadwalan ruangan berdasarkan sebagian informasi yang diketahui. Melalui fitur “Ada peminjaman baru” yang ter-update setiap 5 menit sekali, dapat membantu administrator mengetahui ada peminjaman yang baru. Pada saat administrator login terdapat fasilitas reminder yang fungsinya mengingatkan staf BAA atau administrator jika besok ada peminjaman. Fasilitas e-mail yang digunakan untuk mengkonfirmasi ke peminjam atau user jika peminjaman sudah disetujui atau terjadi perubahan peminjaman. Adanya pemberitahuan secara detail apabila terjadi kesalahan.
•
• • • •
Berikut ini merupakan saran pengembangan untuk aplikasi peminjaman ruangan. • Untuk menjamin keamanan data dalam aplikasi ini, sebaiknya dilakukan maintenance security secara berkala, untuk meng-update sistem keamanan yang ada di dalam aplikasi ini guna mencegah para hacker atau pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab untuk mengubah, mengambil ataupun menghapus data di dalam aplikasi. • Diperlukan fasilitas untuk meng-convert data dari excel ke database MySQL sehingga administrator tidak kesulitan dalam memasukkan data penjadwalan satu persatu dan fasilitas untuk meng-convert data dari MySQl ke excel atau ke PDF. 156
Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
7. Daftar Pustaka [Bas05] [Ebo08] [Imb06] [Kur07] [Nug08] [Onn06] [Pen05] [San08] [Sid06] [Sut05]
Basis Data Relasional (2005). Maranatha Christian University, Bandung. Ebook. PHP_manual_en.chm. Imbar., Radiant Victor dan Bernard Renaldy. 2006. Pemrograman WebCommerce dengan Oracle dan ASP. Bandung : Informatika. Kurniawan, Rulianto. 2007. 54 Trik Tersembunyi PHP. Palembang : Maxikom. Nugroho, Bunafit. Membuat Aplikasi Penjualan dengan PHP dan MySQL. Magelang : Ardana Media. P.,Onno W dkk. 2006. Buku Sakti Menjadi Programmer Sejati PHP. Jakarta : Solusi Media. Pengantar Basis Data. (2005). Maranatha Christian University, Bandung. Sanjaya, Aryo. Merubah Isi Combobox. Retrieved Maret 16, 2008, from http://www.bengkelprogram.com/pilihancombo.php Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Bandung : Informatika. Bernard Renaldy Suteja dkk. 2005. Mudah dan Cepat Menguasai Pemrograman Web. Bandung : Informatika..
157
