APLIKASI HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEB PADA IT DIVISION BINA NUSANTARA

APLIKASI HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEB PADA IT DIVISION BINA NUSANTARA

Idham Zulkarnaen - 1401085165 Kristina Kurnia - 1401103514 Wery Laurensia – 1401119355 Jurike V. Moniaga, S.Kom, M.T.

BINUS UNIVERSITY JL. K. H. SYAHDAN NO.9, KEMANGGISAN – PALMERAH, JAKARTA BARAT 11480 Telp. (021) 53696969 [email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRAK Human Resource Management System (HRMS) merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen Associate Member di IT Division Bina Nusantara. IT Division merupakan departemen IT yang berada di bawah naungan Yayasan Bina Nusantara. IT Division tidak hanya bertanggung jawab untuk menyediakan layanan IT terhadap Universitas Bina Nusantara tetapi juga terhadap seluruh business unit Yayasan Bina Nusantara yang lain. Penelitian ini dibagi menjadi dua tahap yaitu pengumpulan data dan perancangan aplikasi. Tahap pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan wawancara terhadap pihak IT Division dan melakukan observasi ke lapangan. Tahap perancangan aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode Extreme Programming. Hasil dari perancangan dan pengembangan aplikasi ini terdiri dari beberapa menu yaitu Home, Member, Alumni, Calendar, Task, Financial, Competency, dan Settings. Dengan adanya aplikasi HRMS ini dapat memenuhi kebutuhan internal pihak IT Division Bina Nusantara dalam melakukan manajemen seluruh Associate Member, fitur-fitur yang ada telah membantu pengaturan kegiatan seluruh Associate Member menjadi lebih efektif dan efisien, memberikan kemudahan dalam mengatur setiap aktivitas serta peninjauan kinerja dan pengerjaan work module oleh Associate Member, serta memberikan kemudahan dalam pengaturan keuangan dalam bentuk pemberian reward kepada Associate Member.

Kata Kunci Human Resource Management System, Web Application, IT Division, Bina Nusantara

ABSTRACT Human Resource Management System (HRMS) is an web application that used to manage Associate Member in IT Division Bina Nusantara. IT Division is an department in Bina Nusantara. IT Division do not only provide IT services for Bina Nusantara University but for all business units Bina Nusantara. This research is divided into two main steps, which are data collection and application design. Data collection is made through interview and observation. Application design is made through Extreme Programming (XP) method. Result of this web application design and development includes Home, Member, Alumni, Calendar, Task, Financial, Competency, and Settings. This application supply internal requirement from IT Division Bina Nusantara in managing all Associate Members so it can be more effective and efficient, all features help managing all Associate Member’s task, managing all activity and controlling performance and work module, and the last, management of financial in giving reward to Associate Member.

Keywords Human Resource Management System, Web Application, IT Division, Bina Nusantara

PENDAHULUAN Di dalam sebuah perusahaan dibutuhkan proses untuk mengatur sumber daya manusia (karyawan) dalam melaksanakan kewajiban yang ada sehingga pencapaian tujuan (goal) perusahaan menjadi maksimal. Menurut jurnal yang ditulis oleh Tang Tang dengan judul Human Resource Replacement Cost: Measures and Usefulness (2005), proses manajemen sumber daya saat ini menghadapi lingkungan yang kompleks dan cepat berubah. Manajemen sumber daya dilakukan berdasarkan strategi, rencana, dan tujuan yang telah ditetapkan dan diatur dengan memperhatikan target serta indikator yang akan digunakan. Berdasarkan jurnal yang berjudul Human Resource Information System in Romanian Organizations (2012) yang ditulis oleh Eduard Edelhauser, manajemen sumber daya memungkinkan untuk mengatur dan memantau keadaan karyawan, membantu dalam perancangan dan melakukan verifikasi terhadap struktur organisasi, mendeskripsikan pekerjaan yang akan diberikan kepada karyawan, memantau kemampuan, kualifikasi, kompetensi, dan pengalaman kerja karyawan, serta melakukan pendataan terhadap karyawan yang berpartisipasi dalam mengikuti pelatihan. Menurut Savo Ashtalkosi dan Irena Ashtalkoska dalam jurnal yang berjudul Frustration of Working as A Problem of Human Resources Management (2012) terdapat beberapa faktor yang menghasilkan kepuasan kerja yakni kesuksesan, tanggung jawab, pekerjaan yang dilakukan, kesempatan untuk berkembang, dan penghargaan. Melalui manajemen sumber daya yang efisien maka akan tercipta kepuasan kerja dan peningkatan kinerja karyawan pada suata perusahaan. Dalam jurnal yang berjudul Management of Human Resources in the Aspect of Innovativeness (2011), Marcin Waldemar Staniewski mengungkapkan bahwa setiap karyawan memerlukan motivasi agar mampu melakukan pekerjaan dengan baik. Motivasi yang dapat perusahaan berikan berupa reward atau pemberian upah. Penghargaan yang diberikan oleh perusahaan dengan pertimbangan bahwa setiap kontribusi akan dihargai sama besarnya dengan hasil yang dicapainya, pendelegasian kerja yang sesuai dengan keterampilan setiap karyawan, serta dapat juga berupa pemberian training atau pelatihan kerja sebagai bekal yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan perusahaan. IT Division merupakan divisi yang berada di bawah naungan Yayasan Bina Nusantara. IT Division tidak hanya bertanggung jawab untuk menyediakan layanan IT terhadap Universitas Bina Nusantara tetapi juga terhadap seluruh business unit Yayasan Bina Nusantara yang lain. IT Division memiliki sebuah program bagi pengembangan mahasiswa yang menempuh kuliah di Universitas Bina Nusantara melalui pembuatan program Metamorph. Melalui program ini, mahasiswa diberikan training berupa hard skill untuk mengasah kemampuan bahasa pemrograman dan menganalisis sebuah program serta soft skill untuk meningkatkan kemampuan dalam berhubungan dengan orang lain dan mengatur dirinya sendiri. Mahasiswa yang terlibat dalam program Metamorph dikenal sebagai Associate Member. Di dalam manajemen antara Associate Member dengan pihak IT Division dibutuhkan pendataan dan pengaturan yang baik terhadap jadwal, daftar pekerjaan (work module list), hak, serta kewajiban yang dimiliki oleh mahasiswa yang terlibat dalam program Metamorph. Tentunya, terdapat banyak kesulitan dalam melakukan manajemen terhadap mahasiswa ini dalam hal pengaturan jadwal, pemberian pekerjaan (work module), serta pernyataan hak dan kewajiban yang dimiliki. Oleh karena itu, diperlukan aplikasi yang bertujuan untuk mempermudah manajemen aktivitas Associate Member oleh pihak IT Division. Menurut jurnal dengan judul Research on Technology Development of Human Resource Management Information System (2009) yang ditulis oleh Fan Wei bahwa seiring dengan berkembangnya teknologi internet dan informasi, maka kemajuan human resources dalam teknologi informasi pun turut meningkat. Pengembangan software dengan fokus terhadap manajemen sumber daya dalam suatu perusahaan tentunya semakin diperlukan. Hal ini berkenaan dengan efisiensi penataan dan pengelolaan sumber daya yang ada. Melalui aplikasi ini diharapkan setiap proses manajemen sumber daya di IT Division dapat menjadi lebih efektif, efisien, serta dapat dikelola dengan baik dan teratur. Ruang lingkup yang terdapat dalam penelitian ini terdiri dari pendataan Associate Member, Mentor, Coordinator, dan Alumni, pengaturan struktur organisasi yang diterapkan pada IT Division Yayasan Bina Nusantara, manajemen kalender dan jadwal kerja Associate Member, Mentor, dan Coordinator, manajemen penugasan kerja bagi Associate Member, manajemen pelatihan dan pengembangan kemampuan Associate Member, serta manajemen keuangan yang meliputi pemberian reward atau bonus berdasarkan standar yang telah ditentukan oleh pihak IT Division. Tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan dan pengembangan aplikasi Human Resource Management System (HRMS) adalah untuk memenuhi kebutuhan manajemen seluruh Associate

Member di divisi IT Yayasan Bina Nusantara. Manfaat yang diperoleh melalui penelitian ini terdiri dari membantu pengaturan kegiatan seluruh Associate Member agar lebih efektif dan efisien, memberikan kemudahan dalam mengatur setiap aktivitas serta monitoring kinerja dan pengerjaan work module oleh Associate Member, serta mempermudah pengaturan keuangan dalam bentuk pemberian reward kepada Associate Member.

METODE PENELITIAN Terdapat dua metode yang digunakan dalam pelaksanaan perancangan dan pengembangan aplikasi HRMS yaitu sebagai berikut: 1. Metode pengumpulan data, terdiri dari : a. Melakukan wawancara langsung terhadap pihak IT Division yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi agar dapat dipelajari lebih lanjut dan sistem yang dibuat memenuhi permintaan perusahaan b. Observasi yaitu melakukan pengamatan terhadap sistem yang sedang berjalan dan menganalisis kekurangan serta permasalahan yang ada. 2. Metode perancangan sistem yang digunakan adalah metode Extreme Programming (XP) yang terdiri dari proses sebagai berikut: a. Planning Aktivitas perencanaan dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan (requirement) dari user untuk memahami proses bisnis dan tujuan serta fitur-fitur utama yang diperlukan. Berdasarkan kebutuhan yang telah dikumpulkan maka akan dibuat story (use case) untuk menggambarkan proses dari fungsi atau fitur yang akan dirancang. Lalu user dan developer akan menentukan jangka waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan aplikasi tersebut. Selama proses pengembangan aplikasi, user dapat menambahkan, mengurangi, atau mengubah story. Para developer akan menyusun dan memodifikasi perancangan berdasarkan story tersebut. b. Design Proses perancangan pada XP mengikuti prinsip KIS (Keep It Simple). Proses perancangan dapat terjadi sebelum dan sesudah tahap coding. Refactoring adalah proses desain yang terjadi secara berkesinambungan ketika sistem dibangun. c. Coding Setelah story dikembangkan dan desain awal dikerjakan, para developer tidak langsung melakukan coding tetapi mengevaluasi setiap story yang telah dirancang. Konsep mendasar yang digunakan selama tahap ini adalah pair programming. d. Testing Dalam tahap ini terdapat dua pengujian yaitu individual unit test dan acceptance test (customer test). Individual unit test merupakan tahap pengujian terhadap validasi fungsionalitas sebuah sistem dan penyelesaian bug atau error sebelum diserahkan ke user untuk diuji kembali. Acceptance test yang dikenal dengan customer test merupakan tahap pengujian terhadap fitur-fitur utama untuk dievaluasi kembali sesuai dengan tahap perencanaan.

HASIL DAN BAHASAN Adapun gambaran garis waktu untuk pembuatan aplikasi HRMS digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1 – Gantt Chart Aplikasi Hunan Resource Management System (HRMS)

Aplikasi HRMS terdiri dari 9 (sembilan) menu dan setiap menu terdiri dari submenu yang berisi beberapa webpart. 1. Menu Login Pada menu Login, User harus memasukkan member id dan password untuk masuk ke halaman Home. Menu Login akan muncul ketika User belum melalukan Login sebelumnya atau User telah melakukan Logout atau session time-nya telah habis. Member id merupakan data binusian id yang dimiliki oleh User. 2. Menu Home Menu Home adalah menu yang akan ditampilkan ketika pengguna telah berhasil melakukan login. Pada halaman ini pengguna dapat melihat daftar notifikasi, profil pengguna. Selain itu pengguna juga dapat mengubah data profil serta mengubah password. 3. Menu Member Menu Member merupakan menu yang digunakan untuk melakukan manajemen terhadap Associate Member, Mentor, Coordinator, dan struktur organisasi. 4. Menu Alumni Menu Alumni merupakan menu yang digunakan untuk melakukan pendataan terhadap alumni yang merupakan anggota Associate Member yang sudah tidak aktif lagi. 5. Menu Calendar Menu Calendar berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap jadwal kehadiran Associate Member. 6. Menu Task Menu Task berfungsi untuk melakukan manajemen penugasan kerja terhadap Associate Member. 7. Menu Financial Menu Financial berfungsi untuk melakukan manajemen keuangan berupa pemberian reward atau bonus kepada Associate Member. 8. Menu Competency Menu Competency berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap kompetensi yang dimiliki oleh Associate Member. 9. Menu Settings Menu Settings berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap hak akses, database, dan attendance machine.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan yang diperoleh berdasarkan hasil perancangan dan pengembangan aplikasi Human Resource Management System (HRMS) adalah aplikasi Human Resource Management System (HRMS) berbasis web telah memenuhi kebutuhan internal pihak IT Division Bina Nusantara dalam melakukan manajemen seluruh Associate Member, fitur-fitur yang ada pada aplikasi HRMS membantu pengaturan kegiatan seluruh Associate Member menjadi lebih efektif dan efisien, aplikasi HRMS memberikan kemudahan dalam mengatur setiap aktivitas serta monitoring kinerja dan pengerjaan work module oleh Associate Member, aplikasi HRMS memberikan kemudahan dalam pengaturan keuangan dalam bentuk pemberian reward kepada Associate Member. Berdasarkan penyusunan yang telah dilakukan, maka terdapat beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut yakni tidak menggunakan flash data untuk setiap hasil atau respon ketika user melakukan insert, update, atau delete pada data sehingga tidak perlu melakukan reload dan mengirimkan notifikasi tidak hanya pada halaman home, namun dikirimkan ke email user yang seharusnya menerima notifikasi sesuai dengan Email 1 (primary email) yang dimiliki user tersebut.

REFERENSI Ashtalkosi, S., & Ashtalkoska, I. (2012). Frustration of Working as A Problem of Human Resources Management. 193-197. Edelhauser, E. (2012). Human Resource Information System in Romanian Organizations. 756-766. Staniewski, W. M. (2011). Management of Human Resources in the Aspect of Innovativeness. 84-88. Tang, T. (2005). Human Resource Replacement Cost: Measures and Usefulness. 14-20. Wei, F. (2009). Research on Technology Development of Human Resource Management Information System. 34-36.

RIWAYAT PENULIS