Aplikasi dibuat untuk: Memonitor absensi karyawan secara sentralisasi Mengefisienkan penghitungan absen untuk payroll tiap bulannya
Alamat Present Online: ◦ Intranet = 10.39.1.23/absen ◦ Internet = app2.telkomakses.co.id:8023/absen/
Fingerprint /Absen Web
Jam Kerja Hari Libur
Report Absen
Report Payroll
User dan Password SSO
Menu Nama User
Logout
Klik Bagikan Perangkat Terpilih
•Klik “Masuk” untuk absen masuk •Klik “Pulang” untuk absen pulang
Muncul pop up OK saat klik absen masuk maupun pulang
Redirect ke halaman jika berhasil absen masuk Redirect ke halaman jika berhasil absen pulang
Muncul pop up saat mengulang absen
Harap setelah berhasil absen cek kembali data absen anda pada menu Report
Yang menjadi perhitungan untuk payroll adalah jumlah hari kerja, maka pastikan pada report kalender terisi semua.
Login sebagai viewer hanya dapat mengakses menu report
Menu Kalender Klik Report -> Kalender
Menu kalender berisi informasi kehadiran user beserta keterangannya
Menu Report Absen Klik Report -> Report Absen
Data absen anda akan tampil, klik icon excel pada sudut kiri bawah jika ingin mendownload report absen anda.
Login sebagai admin dapat mengakses 2 menu Menu report untuk reporting Menu data untuk penginputan data – data
Menu report kalender pada user admin HR sama seperti viewer. User dapat melihat data absennya sendiri. Menu report absen pada user admin HR dapat melihat semua data karyawan yang telah di flagging. Menu report payroll berisi data report bulanan untuk penggajian karyawan yang telah di flagging. Menu data kalender admin dapat melihat data absen karyawan yang telah di flagging dalam bentuk kalender. Menu tiket absen untuk menginput data absen sakit, ijin, cuti ,PD, pengganti hari libur dan penugasan di luar. Menu list tiket absen untuk melihat status tiket yang telah diinputkan.
Menu Report Absen Klik Report -> Report Absen
> Unit, Witel dan Regional akan terisi secara default > Isikan range tanggal absen yang akan ditampilkan > Klik Submit Filter
>Data absen akan tampil. >Klik ikon excel jika ingin mendownload nya.
Menu Report Payroll Klik Report -> Report Payroll
> Isikan range tanggal absen yang akan ditampilkan > Klik Submit Filter
>Data absen akan tampil. >Klik ikon excel jika ingin mendownload nya.
Arahkan kursor pada header untuk melihat keterangannya
JHK (Jumlah Hari Kerja ) Perhitungan jumlah hari dari range tanggal yang diinputkan tanpa menghitung hari sabtu dan minggu
M (Masuk) Perhitungan jumlah hari karyawan tsb masuk tanpa menghitung absen hari sabtu dan minggu. Jika ada hari libur nasional dihitung masuk TM (Tidak Masuk) Perhitungan jumlah hari karyawan tsb tidak masuk. Pada absen kalender kosong atau pada report absen tdk ada reportnya.
HK (Hari Kerja) Perhitungan jumlah hari untuk payroll dengan rumus 22 – TM. 22 adalah jumlah hari baku yg ditetapkan dari HR untuk perhitungan payroll tiap periode.
Menu Absen Kalender Pilih NIK pegawai
Klik Data -> Absen Kalender
Akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
Menu Tiket Absen Klik Data-> Tiket Absen
>Pilih Witel >Pilih NIK karyawan >Inputkan detail berupa tanggal dan keterangan >Jika satu hari isikan dengan tanggal yang sama >Klik Tambah untuk menambah detail > Klik Hapus untuk menghapus detail >Attach lampiran > Klik simpan untuk menyimpan data
Akan muncul alert jika lampiran tidak di attach
Dalam sekali input dapat menginput lebih dari satu keterangan, misal cuti dan sppd > Jika menginputkan dengan keterangan lebih dari satu harap menggabungkan attachment dalan satu file berupa .pdf atau .jpg > Dalam lampiran harus ada tanda tangan dari atasan yang berwenang. >Lampiran harus berupa .pdf atau .jpg >Untuk range hari dapat diinput sekaligus, jika terdapat tanggal hari libur tidak akan ikut terinput. >Jika dalam range hari tsb ada absennya maka tidak akan dihitung juga. Range tanggal hanya akan menyimpan tanggal dimana ada absen yang kosong
Menu List Tiket Absen Klik Data-> List Tiket Absen
Akan muncul list dari tiket yang sudah pernah diinputkan. Ada 4 status yaitu belum approve, approve , ditolak dan cencel. Admin dapat melihat tiket yang sudah diinputkan dan mengeditnya jika status tiket tersebut belum approve atau ditolak.
Edit Tiket > Pada list tiket klik tombol edit pada tiket yang ingin diedit
>Akan muncul data dari tiket tersebut. >Edit data tiket tersebut >Lampirkan kembali tiket jika ingin mengganti lampiran >Klik “Update” jika ingin mengupdate tiket tersebut >Klik “Cancel Tiket” jika ingin membatalkan tiket
Login sebagai admin regional sama dengan login admin yaitu dapat mengakses 2 menu (report dan data) Yang membedakan dengan menu admin adalah, admin regional dapat melihat data – data karyawan yang ada pada regionalnya. Baik untuk data absen dan data payroll Admin regional tidak datpat membuat tiket absen. Admin regional hanya dapat melihat status tiket yang telah diinputkan oleh para admin di regionalnya
Login sebagai manager dapat mengakses 2 menu Menu report untuk reporting Menu Approval untuk approve absen Menu report pada login manager sama seperti report pada login admin regional yaitu berisi data – data karyawan yang ada di regionalnya.
Menu List Approval Klik approval -> List Approval
>Data approval akan muncul. >Klik proses untuk memproses tiket absen tersebut
>Data approval tersebut berdasarkan inputan dari admin HR pada menu tiket absen. >Jika admin HR tersebut admin HO maka akan muncul di list Manager HO. > Jika admin yang menginput adalah admin regional maka list akan muncul di approval manager regional tersebut. >Data tiket absen akan muncul >Klik tombol approve untuk menyimpan data tiket absen tersebut >Klik tombol tolak jika tiket tidak sesuai
Karyawan / melalui admin mengajukan cuti
Approve Atasan
Approve HR
Absen cuti terinput
1. Login di aplikasi absen dengan user password SSO 2. Klik menu cuti kemudian pilih Pengajuan cuti 3. Akan muncul informasi tentang approval 4. Jika belum termapping atasannya maka akan muncul alert dan tidak dapat masuk ke menu.
4. Pilih jenis cuti, lalu akan muncul jatah cuti. 5. Masukkan range tanggal cuti. 6. Inputkan alamat selama cuti, nomor telfon dan alsan cuti 7. Jika melebihi jatah akan muncul alert 9. Untuk Cuti keagamaan dan cuti menikah harus attach lampiran. 8. Klik submit untu submit pengajuan cuti
Ketentuan cuti tahunan adalah karyawan PT Telkom Akses yang telah melewati masa bakti selama 12 bulan terus menerus tanpa terputus.
Hak cuti tahunan berjumlah 12 hari untuk 1 (satu) tahun berjalan. Adapun jenis cuti lainnya yang tidak memotong jumlah cuti tahunan adalah : No
Jenis Cuti
1.
Cuti Alasan Penting (CAP) -Menikahkan Anak -Mengkhitankan / Membaptis Anak -Istri melahirkan / keguguran kandungan -Suami / Istri, anak, orangtua / mertua meninggal -Anggota keluarga yang lain dalam satu rumah meninggal (1hari)
Jumlah Hari
Keterangan
Maks 2 hari
2.
Cuti Melahirkan
3 bulan
1,5 bln sblm dan 1,5 bln sesudah melahirkan
3.
Cuti Menikah
Maks 3 hari
Untuk pernikahan pertama
4.
Cuti Keagamaan
Tidak dibatasi
Harus ada lampirannya
1. Klik menu cuti kemudian pilih List Pengajuan Cuti 2. Akan muncul list dari cuti yang telah di ajukan (user) Akan muncul list cuti yang akan di approve (Manager dan HR)
1. Klik menu cuti kemudian pilih List Pengajuan Cuti 2. Akan muncul list dari cuti yang telah di ajukan 3. Jika belum di approve user dapat edit jika terdapat kesalahan penginputan. 4. Klik tombol edit. 5. Edit pengajuan cuti 6. Klik Update untuk menyimpan 7. Klik Cancel jika ingin meng-cancel pengajuan cuti
1. Manager atau HR login lalu masuk ke menu list pengajuan cuti 2. Akan muncul list karyawan yang harus di approve dengan keterangan tombol proses. 3. Jika HR belum ada tombol proses berarti belum di approve oleh Manager 4. Klik proses untuk melihat. 5. Muncul detail dari pengajuan cuti 6. Isi komentar lalu tekan tombol approve jika di approve atau tombol tolak jika di tolak
•
User dapat memantau pengajuan cutinya di list pengajuan cuti dengan meng klik tombol lihat (jika sudah di approve atau di reject) akan muncul detail keterangannya.
•
Jika pengajuan tiket sudah di approve HR maka akan menginput absen dengan keterangan cuti
Q = Naker dengan nik “xxx” tidak ada dalam list admin? Data naker tidak sesuai? A = Hubungi HR untuk masalah data naker, aplikasi hanya menapilkan dari data yg ada
Q = Libur tidak selalu hari sabtu / minggu bagaimana ? Apakah tidak terhitung absen ? A = Jika naker masuk pada hari sabtu / minggu berhak mengganti liburnya di hari lain dengan jangka waktu seminggu. Jika naker tsb libur pada weekday maka admin harus menginputkan tiket pengganti dengan keterangan pengganti hari libur dengan melampirkan keterangan yg menunjukkan bahwa naker tsb masuk pada hari sabtu / minggu. Jika sudah di approve maka akan dihitung masuk
Q = Bagaimana dengan naker yang kerja shift? A = Untuk naker yg menggunakan absen web, dapat ter record jika absen pulang pada hari berikutnya. Contoh : absen masuk pada 10-092015 pada 15:00 absen pulang pada 11-09-2015 pada 03:00. naker tsb dapat absen masuk lagi pada tanggal 11-09-2015 misalnya pada pukul 10:00.
Q=Bagaimana kalau lupa absen? Atau tidak sengaja absen pulang? A=untuk absen fingerprint jika lupa absen atau lupa mengganti keterangan pulang saat absen pulang maka akan default jam 5. Untuk absen web jika lupa absen keluar maka tetap kosong di jam pulang, tetapi tetap dihitung di payroll. Jika tidak sengaja klik absen pulang, bukan tanggung jawab IT karena hal tsb adalah kesalahan user.
Q= Bagaimana dengan absen yang tidak ter record di aplikasi, padahal sudah absen. A= untuk absen fingerprint data di load satu hari setelahnya, dan di load secara manual sehingga masih ada keterlambatan. Jika data sudah di load tetapi belum masuk dapat dilaporkan ke pihak IT. Untuk absen web harap di cek report setelah absen masuk. Kami tidak menerima komplain absen tidak masuk jika sudah melewati hari dan tidak ada efiden.
IT Development © Telkom Akses 2015
