Administrativa na počítačích KHT/APC Ing. Pavla Těšinová, Ph.D. Katedra hodnocení textilií Budova E3, 2. patro tel. 3734
[email protected]
Náplň přednášky • • • • • •
Písemná komunikace Obchodní dopis Kupní smlouva Plná moc Objednávka Faktura
Písemná komunikace • Výhody – Příjemce čte kdy si sám určí – Sdělení i složitých informací – Většímu počtu lidí – Trvalé uchování – Delší zpětná vazba negativních informací – Více času na promyšlení odpovědi • Nevýhody – Vyžaduje delší čas – Velmi formální – Zvýšené nebezpečí špatného pochopení – Nelze změnit bezprostředně po odeslání http://inspirace.balustrada.cz/
Úřední dopis • Ujasnění cíle a účelu • Shromáždění informací
• Povinné údaje podle obchodního zákoníku – – – –
Jméno, název firmy Sídlo, místo podnikání Identifikační číslo Zápis do obchodního rejstříku vč. spisové značky v případě zápis do jiné evidence
http://www.tyden.cz
Struktura dopisu – – – – – –
– – –
Adresa Místo a datum Úvodní část, oslovení (5.pád), stručný účel sdělení (Věc) Hlavní část, vlastní sdělení logicky členěné Závěrečná část, obsahuje jakou odezvu odesílatel očekává Poděkování, rozloučení, S pozdravem, S úctou, Na shledanou Podpis Přílohy Rozdělovník
http://www.vrtyhavir.cz/kontakt.html
Stylizace dopisu • • • • • • • • • •
Výstižné vyjádření Věcně správné Srozumitelné Stručné Úplnost Zdvořilost Krátké odstavce Logická návaznost Běžná slova Graficky přehledně, jednotně
• Chyby – slova z jiného stylu – nespisovný jazyk – nepřesný výraz – opakování základu slov – nelogické vazby – řetězení podstatných jmen
Oslovení, tituly • • • • • • • • •
Nekumulujeme titul a jméno Vážená paní, Vážený pane, Vážení Vážený pane Nováku, Pane Nováku Nepoužívat dvojí oslovení s výjimkami podle funkčního zařazení Slavný soude, Vážený pane premiére, Vážený pane inženýre, Vážený pane řediteli Excelence, vévoda, sultán, kníže, princ Pokud víme, oslovujeme, jak si adresát přeje Pátým pádem Pořadí titulů – Akademický titul – vědecká hodnost – vědecko-pedagogická hodnost – čestná hodnost – státnická funkce
Oslovte … • • • • • • •
prezident Ing. Miloš Zeman rektor prof. Dr. Ing. Zdeněk Kůs prorektorka Ing. Soňa Jandová, Ph.D. děkanka Ing. Jana Drašarová, Ph.D. proděkanka Ing. Gabriela Krupincová tajemnice Ing. Daniela Brzezinová Ing. Pavla Těšinová, Ph.D.
http://www.hyl.cz/news.php?article=74
http://www.artmagazin.eu/galerievytvarniku/img:-59.panhorama-2007.htm
http://www.fofifo.com/strana6.htm
E-mail • Výhody – – – – – –
Odpověď je možné promyslet, poslat do 48 hodin Komunikační médium je k dispozici stále Zasílání příloh, řešení problémů na dálku Rychlost komunikace vysoká, časově flexibilní Nulové variabilní náklady, archivace, skryté kopie Stejný text více osobám najednou, přeposílání
• Nevýhody – – – – –
Chybí bezprostřední reakce protistrany Doručení emailu není zaručeno Neosobní, možnost spamu, hoaxu Telefon je efektivnější Chyby v odesílání, nepochopení textu
Náležitosti v elektronické formě • • • •
Adresa od koho, komu, kopie Předmět – doporučeno, antispam Přílohy Vlastní dopis – oslovení, hlavní text, pozdrav, jméno odesílatele
Kupní smlouva • Další náležitosti smlouvy – Dodací podmínky – Platební podmínky, měna, způsob platby – Další podmínky: záruka, reklamace … • Vady – Prodávající povinen upozornit – Při neupozornění právo kupujícího na slevu či odstoupení od smlouvy • Odstoupení od smlouvy – Prodávající – nezaplacení kupujícím – Kupující – věc nemá požadované vlastnosti
Kupní smlouva • Základní náležitosti – Smluvní strany (prodávající, kupující) – Prohlášení o vlastnictví, o rozhodnutí koupit – Předmět kupní smlouvy (zboží) – Stanovení kupní ceny – Podpisy (vlevo dodavatel, vpravo odběratel) – Místo a datum vystavení smlouvy
Kupní smlouva • • • • •
Možnost uzavření smlouvy o smlouvě budoucí Určit kdo platí poplatky, dopravu Počet a rozdělení kopií Ověření podpisů Způsob převzetí KS
KUPNÍ SMLOUVA Dnešního dne uzavřeli Alfa s.r.o. se sídlem Praha 8, Karlín, Vyskočilova 215, PSČ 180 00 IČO 48563251 společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 25634, jednající Antonínem Marcipánem (dále jen „Prodávající“) a Petr Mlynář bytem Pod Jezem 658, Dolní Lhota, PSČ 698 03 r.č. 810516/8961 (dále jen „Kupující“) (společně dále také „smluvní strany“) tuto kupní smlouvu uzavřenou dle § 588 a násl. zákona č. 40/1964 Sb. v platném znění, občanský zákoník 1. ÚVODNÍ PROHLÁŠENÍ 1.1 Prodávající je výlučným vlastníkem automobilu Škoda Felica, 1.3, rok výroby 2002, SPZ AK 28-44,č. karoserie: AIC453D678, č. motoru: 44861433 (dále také „Automobil“). 1.2 Prodávající hodlá Automobil prodat Kupujícímu za podmínek stanovených v této smlouvě. 2. PŘEDMĚT SMLOUVY 2.1 Prodávající prodává Automobil uvedený v článku 1.1 této smlouvy se všemi součástmi a příslušenstvím. Kupující, který Automobil kupuje, přijímá ho do svého výlučného vlastnictví. 2.2 Prodávající se zavazuje předat Automobil Kupujícímu, Kupující se zavazuje Automobil převzít a zaplatit kupní cenu specifikovanou v této smlouvě. 3. KUPNÍ CENA 3.1 Kupující a Prodávající se dohodli, že kupní cena za Automobil činí 120.000,- Kč (slovy: sto dvacet tisíc korun českých). 4. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 4.1. Tato smlouva, jakož i práva a povinnosti vzniklé na základě této smlouvy nebo v souvislosti s ní, se řídí zákonem č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů a souvisejícími předpisy. V Praze dne 6.4.2006 V Praze dne 6.4.2006 Prodávající Kupující __________ __________ Alfa s.r.o. Petr Mlynář jednající Antonínem Marcipánem jednatelem
Plná moc • • • • •
Osobní – pro jednotlivce Procesní – na úkon Generální – obecná, pro všechny úkony Kolektivní – více zmocněnců Speciální
• • • • •
Přesné vymezení zplnomocnění jednání se třetími osobami Souhlas obou stran I několik zmocněnců, pak jednají společně Časové období platnosti Datum a místo
Plná moc Já .............................., datum narození ....................... bytem .................................,
ZMOCŇUJI pana/paní ..............................., datum narození ...................... bytem .................................,
k zastupování ve všech záležitostech a jednáních před úřady, orgány státní správy a místní samosprávy a dále ve všech záležitostech a jednáních s právnickými a fyzickými osobami, dále jednat mým jménem, činit veškeré úkony včetně podávání písemných návrhů a žádostí, podávat i vzdávat se řádných a mimořádných opravných prostředků v rámci soudních, správních i či jiných řízení, přijímat plnění nároků a vymáhat neplnění povinností třetích osob, případně se nároků vzdávat, uzavírat smíry a narovnání. Tato plná moc se uděluje na dobu neurčitou. V ..................... dne .................... .................................. Zmocnitel Prohlašuji, že výše uvedené zmocnění přijímám: V ..................... dne .................... .................................. Zmocněnec
Písemnosti při obchodování • Uzavírání obchodu – Poptávka – zdroj odkud, proč poptáváme, jaký předmět, podmínky dodávky, výzva k nabídce – Nabídka – poděkování za oslovení nebo důvod zaslání nevyžádaného, předmět, podmínky dodávky, výzva k objednávce – Objednávka – kupující, prodejce, identifikační údaje objednávky, předmět, podmínky, zodpovědná osoba
Objednávka • Kupující, prodejce – zodpovědná osoba
• Identifikační údaje objednávky – číslo objednávky a datum vyhotovení
• Předmět – přesný popis objednávaného zboží (služby), množství, cena
• Podmínky – termín a způsob dodání (např. poštou, osobní odběr …) a způsob placení
• Způsob potvrzení objednávky
http://projekty.sosptu.cz/obk/objednavka.html
Písemnosti při obchodování • Plnění
– Faktura – kupující, prodejce, identifikační údaje faktury, předmět, způsob platby, zodpovědná osoba – Dodací list - kupující, prodejce, identifikační údaje faktury, číslo objednávky/kupní smlouvy, předmět (označení, množství, cena), způsob platby, zodpovědná osoba (převzal), datum vyskladnění zásilky, datum vyhotovení dodacího listu • jako samostatný obchodní dopis (posílá doporučeně) • vložení přímo do zásilky (např. do bedny) • osobní předání (např. při dopravě kupujícího)
se
Faktura •
•
Účetní doklad za provedenou práci nebo dodané zboží Náležitosti: • Označení Faktura (daňový doklad), číslo faktury • Označení prodávajícího a kupujícího (sídlo, IČ, DIČ, bankovní spojení) • Datum vydání a datum splatnosti, způsob platby; • Pokud je faktura určena plátci DPH, musí obsahovat datum zdanitelného plnění; • Pořadové číslo; • Označení dodaných výrobků/služeb a množství • Cena za jednotku, cena celkem, sazba DPH, částka Kč bez DPH, výše DPH • Podpis vystavovatele faktury a razítko (mimo elektronické)
Písemnosti při obchodování • Neplnění – Upomínka – první, druhá, pokus o smír – Reklamace - potvrdit příjem, popis závady, důkazní materiál, potvrzení od dopravce, návrh řešení, identifikační údaje
Kupní smlouva – Vymezení • dle Občanského zákoníku – Kupní smlouva je smlouva, ze které vznikne prodávajícímu povinnost odevzdat kupujícímu předmět koupě a kupujícímu povinnost předmět koupě převzít a zaplatit za něj prodávajícímu dohodnutou cenu. • dle Obchodního zákoníku – Kupní smlouva je smlouva, jíž se prodávající zavazuje dodat kupujícímu movitou věc (zboží) určenou jednotlivě nebo co do množství a druhu a převést na něj vlastnické právo z této věci a kupující se zavazuje zaplatit kupní cenu.
Rozdíly v aplikaci zákoníků • Úprava dle občanského zákoníku se použije – nejde-li o relativní obchod, pokud si smluvní strany písemně nedohodnou, že se smlouva bude řídit obchodním zákoníkem – je-li předmětem koupě nemovitost – nejde-li o mezinárodní kupní smlouvu
• Úprava dle obchodního zákoníku se použije – jedná-li se o obchodní závazkový vztah, tzn. je-li jako relativní obchod sjednán mezi podnikateli v souvislosti s jejich podnikatelskou činností, případně mezi podnikatelem a státem nebo samosprávným územním orgánem při uspokojování veřejných potřeb – je-li smluvními stranami zvolen jako předpis, jímž se bude jejich vztah řídit
• V obou případech je předpokladem, že předmětem kupní smlouvy je věc movitá.
Povinnosti kupujícího • Dle úpravy podle obchodního zákoníku je kupující především povinen: – zaplatit kupní cenu, a to dohodnutou nebo určenou – sjednat místo, čas a způsob placení – převzít zboží včetně poskytnutí potřebného spolupůsobení – uchovávat zboží
• Dle úpravy podle občanského zákoníku je kupující povinen zejména: – zaplatit kupní cenu ve sjednané době – převzít předmět prodeje – nést náklady spojené s převzetím předmětu koupě
Povinnosti prodávajícího • Dle úpravy podle obchodního zákoníku je prodávající především povinen: – – – – –
odevzdat kupujícímu zboží, a to řádně a včas odevzdat kupujícímu doklady vztahující se ke zboží umožnit kupujícímu nabytí vlastnického práva předat zboží k přepravě uchovávat zboží
• Dle úpravy podle občanského zákoníku je prodávající povinen zejména: – odevzdat předmět koupě – převést vlastnické právo – nést náklady spojené s odevzdáním předmětu koupě
•
• • •
• • •
• • •
• • •
zdroje
FRIDRICHOVÁ, Ludmila. Personální písemnosti : Administrativa na počítačích. [online prezentace]. Liberec : Technická univerzita v Liberci, [cit. 2009-15-02]. Dostupný z WWW:
. Kastner software : Formuláře na počítači [online]. [2008] [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Výpověď : rady-tipy-vzory ke stažení [online]. c2008 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Výplata : mezd, sociálních podor a důchodů [online]. c2002-2009 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Technická univerzita v Liberci : formuláře ke stažení [online]. c2007 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Podnikatel.cz : business securer [online]. c2007-2009 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Smlouva darovací, kupní, pracovní : Pracovní smlouva [online]. c2008 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Wikipedie Otevřená encyklopedie : Pracovní smlouva [online]. 2008 [cit. 2009-03-03]. Dostupný z WWW: . Smlouvy zdarma : pracovní smlouva - vzor ke stažení [online]. 2008 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: . NOUZA, Ladislav. 100 vzorů smluv, dohod a podání ze zákoníku práce. 2. aktualiz. vyd. Praha : Polygon, 1999. 319 s. ISBN 80-85967-90-1. Prezident ČR. Pravomoci prezidenta. [online]. 2009 [cit. 2010-03-02]. Dostupný z WWW: . Tiscali.cz [online]. 2009 [cit. 2010-03-02]. Dostupný z WWW: . Kastner software. Form studio. . [online]. 2010 [cit. 2010-03-02]. Dostupný z WWW: < http://www.formstudio.cz/formulare>.
•
• • • • • • • • • • • •
FRIDRICHOVÁ, Ludmila. Personální písemnosti : Administrativa na počítačích. [online prezentace]. Liberec : Technická univerzita v Liberci, [cit. 2009-15-02]. Dostupný z WWW: . KANDA, Antonín. Kupní smlouva v mezinárodním obchodním styku : Úmluva OSN o mezinárodní koupi zboží. Praha : Linde Praha a.s., 1999. 307 s. ISBN 80-7201-183-9. Podnikatel.cz : business securer [online]. c2007-2009 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: . Hyperinzerce : vzory smluv, dokumenty... [online]. c2003-2009 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: . Vzory.cz : máte na to právo [online]. 2006 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: . Smlouva darovací, kupní, pracovní [online]. c2008 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: . Smlouvy zdarma : plná moc - vzor ke stažení [online]. 2008 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: . Hypoindex.cz : Co nesmí chybět v kupní smlouvě? [online]. 2009 [cit. 2009-03-04]. Dostupný z WWW: . Legis.cz : Kupní smlouva: Náležitosti, které má mít kupní smlouva [online]. 2004 [cit. 2009-03-04]. Dostupný z WWW: . Wikipedie Otevřená encyklopedie : Kupní smlouva [online]. 2008 [cit. 2009-03-03]. Dostupný z WWW: . Smlouvy zdarma : dlužní úpis - vzor ke stažení [online]. 2008 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: < http://www.smlouva-zdarma.cz/dluzni-upis >. Vzory.cz : máte na to právo. Dlužní úpis 2 [online]. 2006 [cit. 2009-03-02]. Dostupný z WWW: . Právník.cz : smlouva o půjčce [online]. 2007 [cit. 2009-02-17]. Dostupný z WWW: < http://www.pravnik.cz/a/79/smlouva-o-pujcce-aktualizovano.html >.
