Apakah hotline etika itu? Hotline etika adalah alat komunikasi berbasis telepon dan web yang menyediakan cara rahasia bagi para karyawan Manulife Financial untuk melaporkan tindakan yang tidak etis yang mencurigakan, tidak profesional, melawan hukum atau kecurangan yang dilakukan oleh pihak lain yang terkait dengan Perusahaan. Semua informasi dijaga kerahasiaannya dan semua laporan akan ditanggapi secara serius. Pelapor melalui telepon dan web boleh secara anonim (tanpa nama) Perusahaan sangat menganjurkan agar para karyawan berupaya untuk menyelesaikan berbagai masalah melalui manajemen sebelum menggunakan hotline etika. Apakah hotline etika diperuntukkan bagi para nasabah? Tidak. Hotline etika hanya diperuntukkan bagi para karyawan Manulife Financial. Setiap hal yang berhubungan dengan nasabah harus ditujukan ke bagian layanan nasabah atau unit kepatuhan yang sesuai. Mengapa Manulife Financial memiliki hotline? Hotline etika telah ada dan terus menjadi bagian dari keseluruhan misi Perusahaan untuk melakukan usaha menurut standar kejujuran dan keadilan tertinggi. Penggunaan hotline adalah sebagai alat bantu lainnya yang dapat digunakan oleh para karyawan untuk mencapai tujuan ini. Apakah EthicsPoint itu? EthicsPoint adalah suatu perusahaan independen yang menyediakan alat bantu berbasis Internet dan telepon yang komprehensif dan anonim (tanpa nama) untuk melaporkan kecurangan, penyalahgunaan, perilaku yang keliru dan pelanggaran lainnya di tempat kerja. Dapatkah saya melaporkan dengan menggunakan Internet atau telepon? Ya, anda boleh menggunakannya. Dengan memberikan pilihan kepada anda, EthicsPoint membantu untuk menjamin agar para karyawan bisa mengajukan laporan secara anonim (tanpa nama) dan dengan cara yang paling mudah atau paling sesuai bagi mereka. Apakah manajemen memang menghendaki saya untuk melapor?
Tentu saja. Bahkan, kami membutuhkan anda untuk melapor. Anda mungkin yang pertama mengetahui tentang kegiatan yang bisa perlu mendapatkan perhatian. Laporan anda bisa meminimalkan potensi dampak negatif bagi Perusahaan. Juga, dengan memberikan masukan positif anda dapat membantu dalam mengidentifikasikan masalah-masalah yang bisa memperbaiki cara kerja kita. Tipe situasi apakah yang harus saya laporkan? EthicsPoint adalah alat komunikasi yang menyediakan sarana untuk berbagi informasi tentang segala hal. Sejauh yang saya pahami bahwa setiap laporan yang saya kirim dari komputer perusahaan akan dicatat pada log server yang menunjukkan setiap situs web yang dihubungikan dengan PC saya, dan bukankah log ini bisa mengidentifikasikan saya sebagai pembuat laporan? EthicsPoint tidak membuat atau menyimpan log koneksi internal dalam bentuk apapun pada alamat IP, sehingga tidak ada informasi yang mengaitkan PC anda ke EthicsPoint yang tersedia. Kurang dari 12% laporan dibuat sewaktu jam kerja, kebanyakan orang lebih suka membuat laporan dengan lebih nyaman dari rumah mereka setelah jam kerja dan pada akhir pekan. Dapatkah saya menyampaikan laporan dari rumah dan tetap anonim (tanpa nama)? Laporan dari rumah, komputer tetangga, atau dari portal Internet mana pun akan tetap aman dan anonim (tanpa nama). Suatu portal Internet tidak pernah mengidentifikasikan pengunjungnya lewat nama yang tertera pada layar dan sistem EthicsPoints menghapus alamat-alamat Internet agar keanoniman tetap terjaga sepenuhnya. Lagipula, EthicsPoints terikat suatu komitmen dalam suatu kontrak untuk tidak menyelidiki identitas pelapor. Untuk melapor dari luar Perusahaan, anda cukup dengan mudah pergi ke www.ManulifeEthics.com. Saya khawatir bahwa informasi yang saya berikan ke Ethics Point akhirnya akan mengungkapkan identitas saya. Bagaimana anda bisa menjamin saya bahwa hal itu tidak akan terjadi?
Sistem EthicsPoint dirancang untuk melindungi keanoniman anda. Namun demikian, anda sebagai pihak yang melapor harus memastikan bahwa isi laporan tidak mengungkapkan identitas anda secara tidak sengaja, misalnya, “Dari tempat kerja saya di samping Jan Smith...” atau “Selama 33 tahun saya...” Saya tidak yakin tentang apa yang saya amati atau dengar adalah pelanggaran dari kebijakan perusahaan, atau melibatkan tindakan yang tidak etis, tetapi secara sederhana tampaknya tidak benar bagi saya. Apa yang harus saya lakukan? Ajukan laporan. EthicsPoint bisa membantu anda dalam menyiapkan dan mengajukan laporan anda sehingga laporan anda bisa dipahami sebagaimana mestinya. Kami berhadap anda melaporkan situasi yang ternyata tidak merugikan daripada membiarkan kemungkinan perilaku yang tidak etis berlangsung tanpa diselidiki karena anda merasa tidak yakin. Ke manakah perginya laporan ini? Siapa yang bisa mengaksesnya? Laporan dimasukkan langsung ke dalam server aman dari EthicsPoint demi mencegah segala kemungkinan kebocoran dalam pengamanan. EthicsPoint menyediakan laporan ini hanya bagi orang-orang tertentu dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi jenis pelanggaran dan lokasi kejadian. Setiap dari para penerima laporan ini telah mendapat pelatihan untuk menjaga kerahasiaan laporan dalam derajat kepercayaan tertinggi. Sistem dan staff EthicsPoint telah dilatih dan berkomitmen untuk menjamin bahwa tidak ada laporan yang akan diberitahukan kepada pihak-pihak yang terlibat, rekan-rekan mereka, atau bawahannya. Apa jadinya jika atasan saya atau manajer lainnya terlibat dalam pelanggaran? Apakah mereka tidak akan mendapatkan laporan? Sistem dan distribusi laporan EthicsPoint dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada laporan yang akan diberitahukan kepada pihak-pihak yang terlibat, rekan-rekan mereka, atau bawahan mereka. Jika presiden atau CEO perusahaan terlibat, laporan hanya tersedia bagi pihak luar yang sudah ditentukan dan/atau Boards Ethics Officer [Dewan Pejabat Etika]. Cara ini akah membantu mengurangi hal-hal yang dapat ditutup-tutupi oleh individu yang terlibat.
Apa jadinya jika saya mengingat sesuatu yang penting tentang suatu kejadian setelah saya mengajukan laporan? Atau bagaimana jika ada pertanyaan lebih lanjut dari perusahaan mengenai laporan saya tersebut? Ketika anda mengajukan laporan pada situs web atau melalui nomor telepon internasional bebas pulsa, anda akan menerima nama pengguna yang unik dan diminta untuk memilih kata sandi. Anda bisa kembali lagi ke sistem EthicsPoint baik melalui Internet atau telepon dan mengakses laporan awal anda untuk menjawab pertanyaanpertanyaan yang diajukan oleh perwakilan perusahaan dan menambahkan informasi llebih lanjut yang akan membantu menyelesaikan masalah-masalah yang masih belum terselesaikan. Kami sangat menyarankan agar anda kembali ke situs pada waktu yang sudah ditentukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari perusahaan. Anda dan perusahaan sekarang telah menjalin “dialog anonim (tanpa nama) di mana situasinya tidak hanya teridentifikasi tetapi juga dapat diselesaikan, bagaimana pun rumitnya. Apakah laporan lanjutan ini seaman laporan pertama? Semua korespodensi EthicsPoint dilakukan dengan kerahasiaan yang sama ketatnya seperti laporan awal, dilanjutkan di bawah naungan keanoniman. Bagaimana jika saya ingin dikenali pada laporan saya? Ada bagian dalam laporan untuk mengidentifikasikan diri anda, jika anda menghendakinya. Dapatkah saya tetap mengajukan laporan jika saya tidak memiliki akses ke Internet? Anda bisa mengajukan laporan ke EthicsPoint dari komputer manapun yang bisa mengakses Internet dengan membuka situs www.ManulifeEthics.com. Anda bisa mengajukan laporan dari rumah. Banyak lokasi umum, termasuk perpustakaan umum, yang memiliki komputer dengan fasilitas Internet. Jika anda tidak memiliki akses atau merasa tidak nyaman menggunakan komputer, anda bisa menelepon ke hotline bebas pulsa EthicsPoint yang tersedia selama 24 jam sehari, 365 hari setahun. Dari Kanada dan Amerika Serikat, putar nomor bebas pulsa 866-294-9534. Dari negara-negara berikut ini, putar nomor bebas pulsa Kode Akses AT&T seperti tercantum di bawah ini, kemudian putar 866-294-9534 saat diminta.
1-800-872-2881 1-800-872-2881 0-800-100-10 108-888
Saat diminta, masukkan nomor: 866-294-9534 866-294-9534 866-294-9534 866-294-9534
108-11
866-294-9534
Kode Akses AT&T
Negara Barbados Bermuda Belgia China, PRC – Wilayah Utara, Beijing dan sekitarnya China, PRC – Wilayah Selatan, Shanghai dan sekitarnya Jerman Hong Kong (Telepon Hong Kong ) Hong Kong (Telepon New World ) Indonesia Jepang (IDC) Jepang (JT) Jepang (KDDI) Malaysia Filipina (Digitel, Globe, Philcom, PLDT, & Smart) Singapura (Sing Tel) Singapura (StarHub) Taiwan Thailand Inggris (BT) Inggris (C&W) Vietnam
0-800-2255-288 866-294-9534 800-96-1111 866-294-9534 800-93-2266 866-294-9534 001-801-10 866-294-9534 00 665-5111 866-294-9534 00 441-1111 866-294-9534 00 539-111 866-294-9534 1-800-80-0011 866-294-9534 105-11 866-294-9534 800-0111-111 866-294-9534 80-0001-0001 866-294-9534 00-801-10-288-0 866-294-9534 1-800-0001-33 or 866-294-9534 001-999-111-11 0800-89-0011 866-294-9534 0500-89-0011 866-294-9534 Sambungkan ke operator internasional. Minta collect call (biaya ditagih ke pihak yang ditelepon) ke nomor +1-503-7262263. Semua panggilan telepon akan diterima.
Apakah hot line telepon bebas pulsa juga rahasia dan anonim (tanpa nama)? Ya. Anda akan diminta untuk memberikan informasi yang sama sebagaimana anda akan
sampaikan dalam laporan berbasis Internet dan seorang pewawancara akan
mengetikkan jawaban anda ke dalam situs web. Laporan ini memiliki tingkat keamanan dan kerahasiaan yang sama yang diterapkan pada laporan sewaktu pengiriman.
