Taklimat Sistem Pengurusan Kualiti Perpustakaan p Sultanah Zanariah oleh Wakil Pengurusan 1 April 2013
Apakah ISO? • ISO adalah gelaran kepada International Organization for Standardization (O (Organisasi i i Penyeragaman P A Antarabangsa) t b ) yang telah ditubuhkan 28 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva. • ISO merupakan badan bersekutu yang mengabungkan semua organisasi di seluruh dunia yang bertanggungjawab mengujudkan piawai atau standard di negara masing-masing. • Tujuan T j badan b d iinii adalah d l h untuk t k menggalakkan l kk pengujudan piawai antarabangsa. SO berasal be asa da dari pe perkataan ataa G Greek, ee , isos sos • ISO yang bermaksud sama rata, seragam.
Apakah ISO 9000? • ISO 9000 adalah satu piawai atau standard bertulis yang menetapkan dan menerangkan keperluan p asas yyang gp perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberi oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan setiap kali ia dihasilkan. • Standard sistem pengurusan kualiti siri ISO 9000 t l h diperkenalkan telah di k lk pada d ttahun h 1987 di G Geneva.
Apakah ISO 9000? • Pewujudan ISO 9000 bertujuan memastikan setiap produk dan perkhidmatan yang dihasilkan oleh negara-negara ahli diiktiraf di peringkat antarabangsa (global acceptance). • Perlaksanaan standard akan memastikan bahawa produk serta perkhidmatan yang dihasilkan bertepatan dengan spesifikasi yang telah ditetapkan untuk produk atau perkhidmatan tersebut .
Apakah ISO 9000? • ISO diwujudkan secara generik tanpa memfokus kepada sebarang proses khusus. • Oleh yang demikian, standard ini boleh digunapakai g p di mana-mana organisasi g besar atau kecil, tidak mengira produk atau perkhidmatan di dalam apa jua sektor ekonomi samada pembuatan, perdagangan, perbankan, pendidikan dan lain lain-lain. lain
Standard/ piawai pengurusan kualiti
Apakah ISO
Apakah Sistem Pengurusan Kualiti? • SPK adalah satu sistem kerja yang terancang di mana proses-proses proses proses dikawal bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan yang konsisten kualitinya.
4 Prinsip Penting ISO 1. ISO 9001 adalah standard bertulis bagi sistem pengurusan kualiti dan bukannya standard bagaimana untuk menghasilkan sesuatu perkhidmatan atau produk. 2. ISO 9001 adalah berbentuk dokumentasi iaitu d k dokumenkan k apa yang dib dibuat, t kkemudian di b buatt apa yang didokumenkan dan seterusnya buktikan.
Katakunci ISO… ‘Say what you do’ Mendokumenkan prosedur pelaksanaan sesuatu proses kerja. ‘Do what you say’ Melaksanakan aktiviti kerja sebagaimana dinyatakan dalam prosedur ‘Record what is done’ Senggara rekod aktiviti sebagai bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan ‘Improve Improve, based on result result’ Perbandingan antara apa yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancang. Maklumat tersebut membantu menambahbaik kekurangan kepada sistem kualiti kualiti.
4 Prinsip Penting ISO 3. ISO 9001 memberi penekanan kepada pencegahan dan bukan kepada penyelesaian masalah.
4. ISO 9001adalah satu standard antarabangsa dan ianya hanya menggariskan keperluan-keperluan asas sahaja. h j ( Apa ( A yang perlu l di diadakan d k d dan tid tidak k bagaimana hendak membuatanya)
4 Prinsip Penting ISO Secara ringkasnya, sistem pengurusan yang didokumenkan menyatakan dengan jelas kepada semua ahli organisasi mengenai siapa (who) yang bertanggungjawab melaksanakan apa (what), bila (when), bagaimana (how), mengapa (why) dan di mana (where)
FAEDAH-FAEDAH ISO 1. Mengelakkan serta mengurangkan j j p pembetulan yang y g membabitkan kerja-kerja pihak pengurusan dalam aktiviti operasi harian organisasi melalui penyediaan garis panduan prosedur serta proses kerja panduan, yang tepat dan lengkap. g mengenalpasti g p 2. Membolehkan organisasi tugas-tugas yang bakal dilakukan serta mengkaji setiap langkah yang akan diambil melalui perancangan yang sistematik i t tik sebelum b l melaksanakan l k k sesuatu tugas dengan penyediaan prosedur, standard garis p panduan bagi g membantu kakitangan g serta g mengenalpasti tugas yang sebenarnya.
FAEDAH-FAEDAH ISO 3. Membantu dalam kaedah penyimpanan maklumat
yang teratur mengenai sistem pengurusan serta cara-cara bekerja yang kemaskini yang boleh dijadikan asas kepada program latihan dan peningkatan prestasi kerja. 4 Mengenalpasti 4. Mengenalpasti, mengatasi serta mengelakkan masalah daripada berulang melalui proses mengenalpasti tindakan-tindakan yang tidak mematuhi amalan dan spesifikasi kerja j yyang g telah ditetapkan.
FAEDAH-FAEDAH ISO 5. Membolehkan organisasi membuktikan kepada pihak yang membuat penilaian ke atas organisasi tersebut tentang kualiti produk dan perkhidmatan yang dihasilkan adalah terkawal mengikut standard yang ditetapkan ditetapkan. 6. Membolehkan pihak pengurusan membuat keputusan dengan lebih tepat berdasarkan maklumat maklumatmaklumat penting hasil daripada audit dalaman, semakan pengurusan dan kawalan maklumat maklumat.
FAEDAH-FAEDAH ISO 7. Membolehkan kakitangan melakukan kerja-kerja mereka dengan betul pada kali pertama dan seterusnya. Ini dilakukan dengan mengamalkan arahan tugas, kawalan yang berkesan, sumber maklumat yang cukup, latihan, dorongan serta persekitaran kerja yang memberangsangkan.
Mengapa ISO? • Fokus Kepuasan Pelanggan • Langkah Pembaharuan Berterusan • Beroperasi dengan berkesan • Lebih berdaya saing
Klausa-Klausa Dalam ISO 9001:2008 Seksyen
Kandungan
0 Pengenalan 0.
0.1 0 1 Am 0.2 Pendekatan Proses 0.3 Hubungkait dengan ISO 9004 0 4 Compatibility dengan sistem 0.4 pengurusan lain
1. Skop
1.1 Am 1 2 Aplikasi 1.2
2. Normative References 3 Terminologi dan Definisi 3. 4. Sistem Pengurusan Kualiti
4.1 Am 4.2 Keperluan Dokumentasi
Klausa-Klausa Dalam ISO 9001:2008 Seksyen
Kandungan
5. Tanggungjawab Pengurusan
5.1 Komitmen Pengurusan 5.2 Keutamaan Pelanggan 5.3 Dasar Kualiti 5.4 Perancangan 5 5 Tanggungjawab, 5.5 Tanggungjawab Kuasa & Komunikasi 5.6 Kajian Semula Pengurusan
6. Pengurusan g Sumber
6.1 Penyediaan y Sumber 6.2 Sumber Tenaga Manusia 6.3 Infrastruktur 6.4 Persekitaran Kerja
7. Penghasilan Produk
7.1 Perancangan Penghasilan Produk 7.2 Proses Berkaitan Dengan Pelanggan 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.4 Perolehan 7.5 Pengeluaran & Penyediaan Perkhidmatan 7.6 Kawalan Alat-Alat Pemantauan & Pengukuran
Klausa-Klausa Dalam ISO 9001:2008 Seksyen 8. Pengukuran, Analisa & Penambahbaikan
Kandungan 8.1 Am 8.2 Pemantauan & Pengukuran 8.3 Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan 8.4 Analisa Data 8.5 Peningkatan
Model Sistem Pengurusan Kualiti
Kitaran PDCA vs Klausa 4 (SPK) •Klausa 5 •Klausa 6 •Klausa 7
•Klausa 8.5 85
•Klausa 8.1 •Klausa Kl 84 8.4
ISO di PSZ
CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405
• U Usaha h b bermula l pada d tahun h 1997 • 1998 - Diiktiraf Diikti f MS ISO 9000 : 1994 • Jabatan pertama di UTM mendapat sijil berkenaan • Penganugerahan Anugerah Kualiti Naib Canselor pada 1999 dan 2009 • 2002 - Naiktaraf ke versi MS ISO 9001 : 2000
Tanggungjawab dan Bidang Kuasa
• Ketua Pustakawan Pengarah Kualiti • Ketua Jabatan Perkhidmatan Maklumat Wakil Pengurusan (dilantik oleh KP) • Jawatankuasa Kualiti Membantu melaksanakan Program Kualiti di PSZ • Jawatankuasa Audit Dalam PSZ
Dokumentasi ISO PSZ
• • • • •
Dokumen penting di dalam perlaksanaan sistem pengurusan kualiti : Dasar dan Objektif Kualiti Manual Kualiti j ((Mandatory y Procedures)) Prosedur Wajib Prosedur Sokongan (Aktiviti) Rekod
Polisi Kualiti PSZ PSZ memberi perkhidmatan kepada pelanggan berpandukan kepada keutamaan kepuasan pelanggan dan pembaharuan berterusan yang boleh tercapai dengan memastikan : 1. Staf PSZ beretika, mahir dan profesional, 2 Peruntukan dan penyediaan sumber mencukupi 2. mencukupi, 3. Keselamatan sumber terpelihara, 4 Proses kerja berkesan dan cekap 4. cekap, dan 5. Penggunaan teknologi ditahap intensif.
Objektif Kualiti PSZ • • • • • • • • •
Mempertingkatkan pengurusan sumber ilmu secara beransur melengkapkan Koleksi Khas dan UTM Institutional Repository(UTM-IR) sehingga tahun kini, Mengkatalog semua penulisan UTM UTM, berperingkat-peringkat sehingga tunggakan sifar, Meningkatkan 5% pendepositan dokumen digital di UTM Institutional Repository p y ((UTM-IR)) bagi g tahun semasa, Memantau dan menganalisis penggunaan sumber elektronik dua kali setahun, Memantau dan menganalisis perlaksanaan komponen-komponen perpustakaan digital, Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan bagi perkhidmatan dan kemudahan Perpustakaan melalui Kajian Kepuasan Pelanggan, Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan bagi Program Pendidikan Penggunaan, Mengganda aktiviti sebaran dan perkongsian ilmu, dan Mengaudit perlaksanaan Standard People Practice sekurang-kurangnya 1 kali setahun
Prosedur Wajib • • • • • •
Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan Prosedur Audit Dalam Prosedur Kawalan Rekod Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan p Prosedur Kawalan Dokumen dan Data Prosedur Tindakan Pembetulan & Pencegahaan
¾ Dikenali juga sebagai Prosedur Mendiri ¾ Disediakan Di di k oleh l hW Wakil kil P Pengurusan ¾ Disahkan oleh Ketua Pustakawan
Prosedur Sokongan (Aktiviti Aktiviti)) • Disediakan oleh Pustakawan (Pemilik Proses) • Disahkan oleh Ket Ketua a Jabatan • Contohnya :- Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar
Keperluan Dokumen • Dokumen disediakan untuk keperluan tugas dan ditempatkan di ruang kerja sebagai rujukan. • Pindaan hanya boleh dibuat oleh pemilik proses dan disahkan oleh pihak bertanggungjawab p ‘controlled’ sebagai g membuktikan • Di cop kesahihan dokumen
Program Audit Dalam PSZ • Audit Dalam PSZ - Setiap tahun - Dua kali ((2005)) atas arahan Ketua Pustakawan. - Audit berfungsi menyemak kepatuhan proses seperti didokumenkan.
Perkembangan ISO PSZ • Penambahan prosedur baru terutama bagi proses kerja yang berkaitan terus dengan kepuasan pelanggan seperti Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat • Mengaudit M dit pelaksanaan l k Standard St d d P People l Practice (SPP) sekurang-kurangnya sekali setahun t h • Praktik SPP dalam tugas harian staf
Program Kualiti Terkini • Kumpulan ICC (Innovative Creative Circle)
Program Kualiti Terkini • Amalan 5 S
Program Kualiti Terkini • Standard People Practice
Budaya Kerja PSZ • Kerja Berpasukan Satu pasukan adalah sekumpulan orang yang mempunyai tahap saling bergantung yang tinggi dan berfokus dalam mencapai tugasan atau matlamat. Semua orang dalam kumpulan itu sebulat suara tentang matlamat atau tugasan yang hendak dicapai. Mereka juga bersetuju proses yang diambil dalam memastikan matlamat atau tugasan tercapai (Parker et al al., 1992)
Budaya Kerja PSZ • Komunikasi PSZ mengamalkan penyampaian dan penukaran maklumat secara terbuka dan dalam bentuk mudah yang boleh difahami semua. 9Mesyuarat peringkat jabatan/ unit 9Pejabat terbuka 9Akses kepada proses kerja jabatan/ unit lain 9Perkongsian maklumat melalui bengkel kerja 9Perjumpaan pagi 9Makluman cepat dan menyeluruh melalui emel
Budaya Kerja PSZ • Displin 9Rekod rasmi keluar masuk pejabat 9Imej bersih sebagai penjawat awam 9Di Di dalam waktu bekerja perlu memberi keutamaan kepada tugas dan tanggungjawab 9Berintegriti, amanah
Budaya Kerja PSZ • Multitasking 9Bersedia menerima tugas luar dari kebiasaan 9Mempersiapkan p p diri dengan g pelbagai kemahiran 9Sentiasa mengambil tahu persekitaran kerja 9Berupaya menjalankan tugas dengan g p pemantauan dan pengawasan yang minima
Budaya Kerja PSZ • Quality is No. 1 9Proses kerja berpandukan prosedur 9Sentiasa amal SPP 9Audit kerja j sendiri ((konsep p muhasabah)
TERIMA KASIH
